Guide sur le contrôle interne en matière de gestion financière

Le présent guide vise à aider les gestionnaires et les employés à élaborer et à mettre en œuvre les principaux cadres et mesures de contrôle interne décrits dans la Politique sur la gestion financière. Le guide explique la forme et le contenu devant s’appliquer aux éléments suivants : les renseignements sommaires sur le contrôle interne en matière de gestion financière; la déclaration des résultats de l’évaluation et les renseignements qui accompagnent la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, laquelle est produite annuellement.
Modification : 2020-05-01

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1. Date de publication

Le présent guide a été partagé avec les ministères le 22 novembre 2019.

Il remplace les Lignes directrices sur la « Politique sur le contrôle interne » du Conseil du Trésor (du 1er avril 2009).

2. Application, objet et portée

Le présent guide s’applique aux organisations qui figurent à la section 6 de la Politique sur la gestion financière.

Il vise à aider les gestionnaires et les employés à élaborer et à mettre en œuvre les principaux cadres et mesures de contrôle interne décrits dans la Politique sur la gestion financière.

Le guide explique la forme et le contenu devant s’appliquer aux éléments suivants :

  • les renseignements sommaires sur le contrôle interne en matière de gestion financière;
  • la déclaration des résultats de l’évaluation;
  • les renseignements qui accompagnent la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, laquelle est produite annuellement.

Des exemples sont fournis à titre d’illustration dans les annexes du présent guide. Toutefois, certains de ces exemples pourraient ne pas s’appliquer à tous les ministèresFootnote 1 ou à toutes les situations.

3. Contexte

Les Canadiens s’attendent :

  • à ce que les ressources financières du gouvernement du Canada soient bien gérées et protégées au moyen de contrôles internes;
  • à des rapports fiables qui montrent la transparence et la responsabilité du gouvernement quant à l’utilisation des fonds publics en vue d’obtenir des résultats.

De nombreux cadres de contrôle interne ont été élaborés par des associations de professionnels du contrôle interne et d’autres organisations connexes. L’un des cadres les plus reconnus est celui du « Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission » (COSO), qui a été établi aux États-Unis en 1985. Dans le cadre intégré du COSO, tous les employés d’une organisation sont responsables, dans une certaine mesure, du contrôle interne.

Après l’adoption de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor en 2009, les ministères ont procédé à un examen approfondi de leur contrôle interne en matière de rapports financiers, un volet du contrôle interne en matière de gestion financière. Les ministères :

  • ont repéré les éléments des états financiers et les processus connexes qui présentaient le plus haut risque de causer des inexactitudes financières;
  • ont établi des processus pour documenter, évaluer et améliorer les principaux contrôles.

La plupart des ministères en sont maintenant au stade de la surveillance continue Footnote 2 du contrôle interne en matière de rapports financiers.

La Politique sur le contrôle interne a été abrogée et remplacée par la Politique sur la gestion financière. L’adoption de la Politique sur la gestion financière en 2017 n’a rien changé quant à la nécessité d’effectuer un contrôle interne en matière de gestion financière, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers. L’exigence relative au maintien d’un système fiable de contrôle interne en matière de gestion financière s’applique toujours, mais à mesure que les ministères évoluent, les éléments suivants évoluent également :

  • personnes;
  • processus (y compris les documents d’orientation et les procédures);
  • systèmes et les structures;
  • contrôles internes.

Les ministères doivent continuer de revoir leur système de contrôle interne pour s’assurer qu’il est efficace. Il pourrait être nécessaire de modifier les contrôles existants ou d’en mettre de nouveaux en place

L’adoption de la Politique sur la gestion financière n’a aucune incidence sur l’étape de la surveillance continue pour les ministères qui ont terminé leur première évaluation complète du contrôle interne en matière de rapports financiers.

Les ministères qui n’ont pas achevé les évaluations des éléments de contrôle interne en matière de gestion financière qui n’ont rien à voir avec le contrôle interne en matière de rapports financiers doivent déterminer la façon dont ces éléments seront pris en compte dans le cadre de leurs plans fondés sur les risques.

4. Aperçu du contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers

4.1 Responsabilités et exigences relatives aux politiques

Les responsabilités de l’administrateur général sont décrites à l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques et traitées plus à fond à la sous-section 4.1.6 de la Politique sur la gestion financière.

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux, à titre d’administrateurs des comptes, ont l’obligation de comparaître devant les comités du Sénat et de la Chambre des communes au sujet de leurs responsabilités en matière de gestion financière, notamment en ce qui a trait aux éléments suivants :

  • les mesures prises pour conserver un système de contrôle interne efficace;
  • les contrôles en place;
  • le fonctionnement des contrôles;
  • les mesures prises pour assurer l’efficacité des contrôles.

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor précise en outre ces responsabilités de la façon suivante :

l’administrateur général doit veiller à l’établissement, à la surveillance et au maintien d’un système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur les risques.

De plus, la Politique sur la gestion financière décrit les responsabilités du dirigeant principal des finances et des cadres supérieurs du ministère (les gestionnaires qui relèvent directement de l’administrateur général).

Conformément aux sous-sections 4.2.8 et 4.2.9 de la politique, il incombe au dirigeant principal des finances d’établir, de surveiller et de tenir à jour :

  • un système de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur les risques pour fournir une assurance raisonnable que :
    • les ressources publiques sont utilisées prudemment et de façon économique,
    • les processus de gestion financière sont efficaces et efficients,
    • les lois, les règlements et les instruments de politique de gestion financière pertinents sont respectés;
  • un système de contrôle interne en matière de rapports financiers axé sur les risques, comme le souligne la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère.

Conformément aux sous-sections 4.3.6 et 4.3.7 de la Politique sur la gestion financière, les cadres supérieurs du ministère ont les responsabilités suivantes :

  • mettre en œuvre et tenir à jour un système de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur les risques dans leur domaine de responsabilité;
  • aviser le dirigeant principal des finances des faiblesses du contrôle importantes;
  • s’assurer que des mesures correctives sont prises rapidement lorsque de telles faiblesses sont cernées dans leur domaine de responsabilité.

La sous-section 4.2 du présent guide décrit le système de contrôle interne plus en détail.

4.2 Système de contrôle interne

Le contrôle interne est exécuté par l’organe de surveillance, la direction et d’autres employés d’une organisation dans le but d’offrir une assurance raisonnable que les objectifs de l’organisation seront atteints.

La gestion des contrôles internes donne une assurance que les organisations ont mis en place des structures de gouvernance et de reddition de comptes bien établies pour appuyer l’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Plus précisément, la gestion des contrôles internes permet de s’assurer des éléments suivants :

  • les principaux contrôles internes sont évalués et réévalués régulièrement en fonction du risque aux fins de surveillance au moyen d’une approche axée sur les risques;
  • des mesures correctives sont prises au besoin (sous-section 4.2.10 de la Politique sur la gestion financière);
  • une surveillance officielle des activités est effectuée grâce à une gouvernance efficace, y compris l’établissement d’un cadre de gestion des contrôles internes et la présentation de rapports périodiques à la haute direction, à l’administrateur général et au Comité ministériel d’audit.

Comme le montre la figure 1, l’administrateur général est responsable de l’ensemble du système de contrôles internes à l’échelle du ministère. La sous-section 4.1.6 de la Politique sur la gestion financière et l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques contiennent d’autres renseignements sur les rôles et les responsabilités de l’administrateur général. Le DPF est responsable du système de contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers. Les sous-sections 4.2.8, 4.2.9 et 4.2.10 de la Politique sur la gestion financière renferment d’autres renseignements sur les rôles et les responsabilités du DPF. Les cadres supérieurs du ministère assument des responsabilités liées à l’ensemble du système de contrôle interne (dont le contrôle interne en matière de gestion financière et le contrôle interne en matière de rapports financiers) dans le cadre d’activités relevant de leur domaine de responsabilité. Les sous-sections 4.3.6 et 4.3.7 de la Politique sur la gestion financière contiennent d’autres renseignements sur les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère. Le présent guide porte principalement sur les deux cercles intérieurs liés au contrôle interne en matière de gestion financière et au contrôle interne en matière de rapports financiers.

Figure 1. Système de contrôle interne

Figure 1. Version textuelle ci-dessous:
Figure 1 - Version textuelle

Figure 1. Système de contrôle interne

La figure 1 montre 3 cercles superposés qui représentent, du plus grand au plus petit, le système de contrôle interne, le système de contrôle interne en matière de gestion financière ou le CIGF et le système de contrôle interne en matière de rapports financiers ou le CIRF.

L’administrateur général est responsable du système de contrôle interne dans l’ensemble du ministère, selon l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la sous-section 4.1.6 de la Politique sur la gestion financière. Le dirigeant principal des finances est responsable du système de contrôle interne en matière de gestion financière et du système de contrôle interne en matière de rapports financiers, selon les sous-sections 4.2.8, 4.2.9 et 4.2.10 de la Politique sur la gestion financière.

Légende
CIGF : contrôle interne en matière de gestion financière
CIRF : contrôle interne en matière de rapports financiers

4.2.1 Contrôle interne en matière de gestion financière

Le contrôle interne en matière de gestion financière :

  • comprend des mesures et des activités qui offrent une assurance raisonnable de l’efficacité et de l’efficience des activités de gestion financière du ministère;
  • porte sur les rapports financiers et sur les activités qui permettent d’assurer une gestion prudente et économique des ressources publiques.

En plus des processus opérationnels à l’appui de l’établissement de rapports financiers (par exemple, la clôture financière, les rapports financiers, l’approvisionnement jusqu’au paiement et les immobilisations), le contrôle interne en matière de gestion financière pourrait comprendre, sans toutefois s’y limiter :

  • la planification et l’établissement du budget;
  • l’établissement des coûts;
  • la planification des investissements;
  • les attestations du dirigeant principal des finances (comprises dans les présentations au Cabinet).

Le contrôle interne en matière de gestion financière peut aussi comprendre la détermination des nouveaux risques afférents aux processus opérationnels visant la production de rapports financiers. Par exemple, il est possible de trouver d’autres contrôles liés à la gestion des engagements dans le processus de l’approvisionnement au paiement qui a été évalué dans le cadre du système actuel de contrôle interne en matière de rapports financiers. Même si elle n’est pas directement liée au contrôle interne en matière de gestion financière, la gestion des engagements s’avère pertinente lorsqu’il est question du contrôle interne en matière de gestion financière et de l’utilisation prudente des ressources. De même, le processus de paie peut être élargi pour tenir compte des éléments suivants :

  • le contrôle interne en matière de prévisions salariales;
  • les activités effectuées pour s’assurer que les prévisions salariales sont complètes, exactes et mises à jour en temps utile.

4.2.2 Contrôle interne en matière de rapports financiers

Le contrôle interne en matière de rapports financiers :

  • est un volet du système de contrôle interne en matière de gestion financière;
  • comprend des mesures et des activités qui fournissent une assurance raisonnable que les états financiers du ministère sont exacts et complets.

Les résultats de l’évaluation de ces contrôles doivent être présentés dans l’annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. L’annexe, qui est examinée et approuvée par les cadres supérieurs du ministère, renforce la déclaration selon laquelle il y a en place un système de contrôle interne en matière de rapports financiers qui fonctionne efficacement.

4.2.3 Avantages d’un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers

Le contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers :

  • offre de nombreux avantages à une organisation;
  • permet à la direction et aux décideurs de se sentir plus en confiance quant à l’atteinte des objectifs;
  • donne un aperçu du fonctionnement de l’organisation.

Voici d’autres avantages d’un contrôle interne efficace en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers :

  • des renseignements valides et cohérents sur l’établissement des coûts qui permettent de comparer les coûts des programmes et qui facilitent l’évaluation du rendement global des programmes;
  • des dépenses conformes aux pouvoirs délégués, où les transactions non autorisées qui pourraient avoir des répercussions importantes sur les états financiers sont évitées ou repérées en temps opportun;
  • des ressources financières qui sont protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d’abus, d’une mauvaise gestion, d’erreurs, de fraudes, d’omissions et d’autres irrégularités;
  • des pratiques uniformes relatives au traitement des transactions qui permettent :
    • d’appuyer la qualité de l’information et des communications dans l’ensemble de l’organisation,
    • d’améliorer la fiabilité de la consignation et du règlement des transactions,
    • d’assurer la tenue de documents fiables et l’intégrité continue des données;
  • des rapports et une gestion financière fiables qui appuient les décideurs sur des questions comme :
    • l’utilisation des ressources publiques,
    • l’efficacité des processus de gestion financière (par exemple, budgétisation et prévisions, établissement des coûts et planification des investissements),
    • la conformité aux lois, aux règlements ainsi qu’aux politiques du Conseil du Trésor pertinents.

5. Rapports sur l’évaluation annuelle du contrôle interne

Les exigences en matière de rapports pour le contrôle interne en matière de rapports financiers n’ont pas changé depuis la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne en 2009 (cette politique a été abrogée et remplacée par la Politique sur la gestion financière).

En vertu de la sous-section 4.2.13.4.1 de la Politique sur la gestion financière, les ministères doivent faire rapport de leur évaluation annuelle du contrôle interne en matière de rapports financiers dans l’annexe de leur Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. Le contenu de l’annexe dépendra du niveau de maturité du programme de contrôle interne du ministère, c’est-à-dire si le ministère a atteint ou non l’étape de la surveillance continue de son évaluation. Les ministères qui ont terminé leur première évaluation complète et qui en sont à l’étape de la surveillance continue peuvent se reporter à l’appendice A pour obtenir un exemple de la façon de présenter leurs résultats annuels.

Les ministères ne sont pas tenus de faire rapport sur le contrôle interne en matière de gestion financière dans leur annexe. Ils peuvent toutefois inclure des détails sur les processus des évaluations connexes dans leurs plans de surveillance continue. Les ministères doivent par contre évaluer leurs processus de contrôle interne en matière de gestion financière et déclarer les résultats à l’interne, en plus des résultats de l’évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers, ce qui permet aux administrateurs généraux et aux dirigeants principaux des finances de s’assurer qu’il y a en place au sein de leur ministère un système de contrôle interne robuste en matière de gestion financière.

5.1 Rapports sur le contrôle interne en matière de rapports financiers

L’annexe est une occasion pour les ministères de mettre en relief les éléments suivants :

  • l’efficacité de leur gestion du contrôle interne en matière de rapports financiers;
  • l’état d’avancement des évaluations par rapport à leurs plans de surveillance continue axée sur les risques du contrôle interne en matière de rapports financiers.

Les ministères peuvent également rendre compte des progrès réalisés depuis l’exercice précédent. Les ministères devraient fournir une vue d’ensemble de l’état d’avancement général du processus de l’évaluation complète, y compris ce qui a été réalisé depuis le début (ou depuis le plan de l’exercice précédent).

Le plan de l’exercice précédent devrait être le point de départ pour la déclaration des résultats de l’évaluation annuelle dans l’annexe. Les ministères sont invités à expliquer les écarts par rapport au plan de l’exercice précédent et à décrire tout changement important de la portée du plan ministériel de surveillance continue axée sur les risques. Le ministère doit démontrer qu’il a pris en considération les changements ou les nouveaux risques dans son environnement et qu’il en a tenu compte dans son évaluation annuelle.

Des renseignements supplémentaires sur l’annexe sont fournis à la sous-section 6.1 du présent guide.

5.2 Surveillance continue

La première étape du processus d’évaluation des contrôles est la consignation des informations sur les contrôles clés. Viennent ensuite les mises à l’essai pour vérifier l’efficacité opérationnelle et de la conception, puis la surveillance continue, qui est la dernière étape. Les ministères qui ont terminé leur évaluation initiale du contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris les essais pour vérifier l’efficacité opérationnelle et de la conception, doivent ensuite effectuer une évaluation annuelle axée sur les risques. Ces ministères sont considérés comme étant à l’étape de la surveillance continue de leur programme de contrôles internes. La surveillance continue permet de s’assurer que le contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers continue de fonctionner efficacement et comme prévu.

Une fois qu’une organisation atteint l’étape de la surveillance continue, elle demeurera à cette étape, même lorsque de nouveaux processus sont mis en œuvre ou lorsque la portée du programme est rajustée pour tenir compte des changements apportés aux opérations du ministère ou des nouveaux éléments de contrôle interne en matière de gestion financière. Les cadres supérieurs du ministère doivent s’assurer de tenir leur engagement à l’égard d’une saine gestion du système de contrôle interne en matière de gestion financière au sein de leur ministère, notamment :

  • en réalisant annuellement l’évaluation de l’efficacité opérationnelle et de la conception des contrôles internes du ministère selon une approche axée sur les risques;
  • en déterminant les mesures qui seront nécessaires pour corriger toute faiblesse importante.

Le Guide de surveillance continue du contrôle interne en matière de gestion financière contient d’autres renseignements sur l’élaboration et la tenue à jour d’un plan de surveillance continue.

5.3 Fournisseurs de services communs

Dans le contexte du contrôle interne en matière de gestion financière, les fournisseurs de services communsFootnote 3 sont les ministères qui fournissent des services et des renseignements clés ou qui exécutent une activité, une fonction ou un processus opérationnel au nom d’autres ministères. La prestation de ces services à l’ensemble de la collectivité gouvernementale a une incidence sur les états financiers des ministères bénéficiaires. Voici les 4 fournisseurs de services communs ainsi que les services qu’ils offrent :

  • Services publics et Approvisionnement Canada, qui gère le paiement des salaires et l’acquisition de biens et de services et fournit des services de gestion des locaux;
  • Services partagés Canada, qui offre des services d’infrastructure de technologie de l’information;
  • le ministère de la Justice du Canada, qui fournit des services juridiques;
  • le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi.

En vertu de la sous-section 4.2.13.4.2 de la Politique sur la gestion financière, les fournisseurs de services communs doivent faire état dans leur annexe des résultats de leur évaluation annuelle du système de contrôle interne pour les services qu’ils fournissent aux ministères bénéficiaires. Cette exigence assure la transparence de l’état des contrôles dans les organisations de services communs en ce qui a trait aux services qu’elles fournissent aux ministères bénéficiaires.

La sous-section A.5 de l’appendice A du présent guide permet aux fournisseurs de services communs de présenter les résultats annuels de leur évaluation du contrôle interne pour les services communs qu’ils offrent. Cette sous-section est consacrée aux 4 fournisseurs de services communs indiqués ci-dessus. Toutes les autres organisations ne doivent pas tenir compte de cette sous-section du modèle lorsqu’elles remplissent leur annexe.

Lorsqu’ils évaluent le contrôle pour les services fournis aux ministères bénéficiaires, les fournisseurs de services communs sont invités à utiliser une approche axée sur les risques qui est semblable à celle qu’utilisent les ministères pour évaluer le contrôle interne en matière de rapports financiers.

Si un fournisseur de services communs détermine que ses contrôles pour les services communs ne feront pas l’objet d’une évaluation au cours d’un exercice donné, il devrait l’indiquer à la sous-section A.5 de l’appendice A du présent guide. Les fournisseurs de services communs peuvent plutôt présenter un compte rendu des mesures correctives en cours.

Il convient de souligner que, bien que les fournisseurs de services communs doivent rendre compte du système de contrôle interne pour les services communs qu’ils fournissent, ils n’ont pas à fournir une assurance de la fiabilité de l’information dans les états financiers des ministères bénéficiaires.

Les ministères bénéficiaires qui utilisent les services d’un fournisseur de services communs demeurent responsables de l’environnement de contrôle au sein de leur propre organisation et conservent la responsabilité de certains éléments, par exemple :

  • approuver l’accès à divers systèmes;
  • s’assurer que les renseignements envoyés au fournisseur de services communs sont complets et exacts;
  • s’assurer que les services reçus sont appropriés et conformes aux protocoles d’entente et aux contrats;
  • gérer la relation avec le fournisseur de services communs, notamment en participant à des organes de gouvernance, au besoin.

6. Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

Selon la sous-section 4.2.13.4 de la Politique sur la gestion financière, une déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers annuelle, signée par l’administrateur général et le DPF, doit accompagner les états financiers ministériels qui sont liés aux rapports sur les résultats ministériels et qui sont publiés en même temps que ceux-ci.

La déclaration :

  • atteste de la responsabilité de la direction à l’égard du maintien d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers;
  • fait référence à l’évaluation annuelle de l’efficacité du système ainsi qu’au plan d’action connexe du prochain exercice et des exercices subséquents.

La déclaration est également accompagnée d’une annexe, qui résume les mesures prises par le ministère pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Un résumé de l’évaluation et du plan d’action doit être joint à la déclaration, sauf lorsque le ministère a fait l’objet d’un audit des contrôles de base.

En signant la déclaration, l’administrateur général et le DPF donnent une assurance raisonnable, à tout le moins, à l’égard des éléments suivants :

  • les documents conservés correspondent fidèlement à toutes les transactions financières et les appuient;
  • la consignation des transactions financières facilite la préparation d’information, de rapports et d’états financiers internes et externes, conformément aux instruments de politique relatifs à la gestion financière;
  • les dépenses sont engagées dans le respect de la délégation des pouvoirs, et les transactions non autorisées qui pourraient avoir des répercussions importantes sur les états financiers sont évitées ou repérées en temps opportun;
  • les ressources financières sont protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d’abus, d’une mauvaise gestion, d’erreurs, de fraudes, d’omissions et d’autres irrégularités;
  • des mesures correctives sont prises rapidement lorsque des faiblesses dans les contrôles et des risques importants non atténués sont détectés, y compris le risque de fraude, dans le système de contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers.

Selon la Directive sur les normes comptables : GC 4500 États financiers ministériels, il faut joindre aux états financiers ministériels une déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. Des exemples d’états financiers ministériels sont affichés sur GCpédia (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Des exemples distincts y sont fournis pour les grands ministères non assujettis aux audits des contrôles de base et pour les petits ministères qui y sont assujettis. Les fournisseurs de services communs doivent prendre l’exemple fourni pour les grands ministères qui ne font pas l’objet d’audits des contrôles de base. Ces ministères peuvent inclure dans leur déclaration sur l’évaluation annuelle du système des renseignements au sujet du contrôle interne des services qu’ils offrent aux organismes bénéficiaires.

Les audits des contrôles de base des petits ministères sont effectués par le Bureau du contrôleur général selon un cycle quinquennal et ont pour but d’évaluer la conformité d’un ministère aux contrôles clés de la politique du Conseil du Trésor.

En ce qui concerne les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base, il existe des exemples distincts pour les ministères ayant fait l’objet d’un audit et ceux au sein desquels aucun audit n’a eu lieu.

Lorsqu’un audit des contrôles de base a été réalisé, la déclaration doit faire référence au rapport d’audit et au plan d’action connexe. Puisque ces documents sont réputés fournir une communication appropriée sur la gestion des contrôles internes, les ministères n’ont pas à fournir une annexe.

6.1 Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

L’annexe présente aux utilisateurs des états financiers de l’information sommaire indiquant comment le ministère gère son système de contrôle interne en matière de rapports financiers (évaluations annuelles, plans d’action connexes et plans d’évaluation futurs). Les ministères sont invités à utiliser le modèle d’annexe qui reflète le plus leur réalité et d’adapter le niveau de détail, le contenu et les messages clés en fonction de leurs besoins.

Il existe 2 types d’annexes courants.

Dans l’annexe normalisée pour les grands ministères non assujettis aux audits des contrôles de base, les ministères font état des efforts d’évaluation déployés et des progrès réalisés depuis l’exercice précédent. Comme la plupart des ministères ont atteint l’étape de la surveillance continue de leur système de contrôle interne, cette annexe décrit le plan du ministère pour la surveillance des contrôles au cours des années à venir, y compris la capacité de faire rapport sur l’évaluation annuelle du ministère. L’appendice A du présent guide donne un exemple de l’annexe à l’étape de la surveillance continue.

L’annexe simplifiée pour les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base est utilisée par les ministères qui n’ont pas eu d’audit des contrôles de base. Comme son nom l’indique, cette annexe est une version plus simple de l’annexe normalisée et tient compte des attentes à l’égard des petits ministères qui sont assujettis aux audits des contrôles de base. L’appendice B du présent guide donne des exemples des exigences en matière de rapports pour les petits ministères qui font l’objet d’un audit des contrôles de base.

Les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base devraient s’assurer que leurs contrôles des transactions financières (articles 32 à 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) continuent de donner les résultats prévus. En outre, ces ministères devraient prendre les mesures appropriées pour surveiller les autres secteurs de risque relatifs à leur système de contrôle interne. Des audits périodiques des contrôles de base permettent de suivre les progrès et la surveillance de la gestion ministérielle de faire en sorte qu’ils se poursuivent.

7. Références

Loi

Instruments de politique et documents d’orientation connexes

8. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’ils ont des questions au sujet du présent guide.

Les employés des ministères devraient communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère s’ils ont des questions au sujet du présent guide.

Les employés du groupe responsable des politiques financières au sein des ministères peuvent communiquer avec le personnel chargé des Demandes de renseignements concernant la gestion financière en ce qui concerne l’interprétation du présent guide.


Appendice A - Annexe normalisée pour les grands ministères non assujettis aux audits des contrôles de base

Les sous-sections A.1 et A.2 de la présente annexe s’appliquent à tous les ministères.

Les sous-sections A.3 et A.4 sont adaptées aux besoins des ministères qui en sont à l’étape de la surveillance continue pour tous les secteurs de contrôle (voir l’exemple).

La sous-section A.5 doit être remplie par les fournisseurs de services communs seulement. Ceux-ci doivent utiliser cette sous-section pour rendre compte de l’évaluation annuelle du système de contrôle interne des services qu’ils offrent aux organisations bénéficiaires.

Les ministères qui obtiennent des services de Services partagés Canada devraient continuer de présenter dans l’annexe les résultats de l’évaluation de tout contrôle général des technologies de l’information (TI), par exemple les systèmes sources ou les applications financières que les ministères continuent à gérer.

L’appendice A est fournie à titre d’exemple seulement. Les instructions pour remplir l’annexe sont indiquées entre crochets. Les ministères peuvent suivre ces instructions et insérer leurs données dans les tableaux. Les tableaux ci-dessous sont présentés principalement à titre d’illustration, même s’ils ont des caractéristiques semblables à des modèles.

Pour assurer une plus grande clarté de présentation, les ministères devraient envisager de présenter les renseignements sous forme de tableaux plutôt que sous forme de texte dans les sections appropriées de leur annexe.

Annexe : contrôle interne en matière de rapports financiers

  • A.1

    Introduction

    Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le [nom du ministère] pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

    Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel de l’exercice [AAAA] à [AAAA] et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l’exercice [AAAA] à [AAAA] [titres des rapports et liens vers ceux-ci].

  • A.2

    Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

    • A.2.1 Gestion des contrôles internes

      Le [nom du ministère] est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes, approuvé par l’administrateur général, a été adopté et englobe :

      • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion des contrôles internes en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
      • les valeurs et l’éthique;
      • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
      • la surveillance de la gestion des contrôles internes, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à l’administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel d’audit.

      Le Comité ministériel d’audit fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

    • A.2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

      Le [nom du ministère] compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

      • A.2.2.1Dispositions relatives aux services communs
        • Services publics et Approvisionnement Canada, qui gère le paiement des salaires et l’acquisition de biens et de services, et fournit des services de gestion des locaux;
        • Services partagés Canada, qui offre des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI);
        • le ministère de la Justice du Canada, qui fournit des services juridiques;
        • le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi.

        Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.

        Le [nom du ministère] compte sur d’autres fournisseurs de services externes ou ministères, ou les deux, pour le traitement de certaines informations ou transactions qui sont consignées dans ses états financiers comme le présentent les paragraphes suivants.

      • A.2.2.2Dispositions particulières
        • Un fournisseur de services externe qui a conclu un marché avec le gouvernement du Canada, gère le [nom du programme ou de l’activité] pour le programme du [nom du ministère]. Le fournisseur de services externes a le pouvoir et la responsabilité de faire en sorte que les [transactions ou les paiements particuliers] soient réalisés conformément aux modalités établies dans le cadre du programme du [nom du ministère]. Par conséquent, le ministère compte sur les procédures de contrôle du fournisseur de services externes.
        • Le [nom du ministère] fournit à [nom de l’organisation concernée] une plateforme de système financier SAP pour consigner et déclarer toutes les transactions financières.

Ministères qui sont entièrement à l’étape de la surveillance continue

  • A.3

    Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice [AAAA] à [AAAA]

    Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent.

    Progrès réalisés au cours de l’exercice [AAAA] à [AAAA]
    Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours État d’avancement

    Contrôles au niveau de l’entité, subventions et contributions, clôture financière et données principales sur les fournisseurs et les clients

    Activité réalisée comme prévu; aucune mesure corrective nécessaire

    Dépenses en capital

    Activité réalisée comme prévu; mesures correctives entreprises

    Au cours de l’exercice [AAAA] à [AAAA], le ministère a effectué les mises à l’essai pour vérifier l’efficacité opérationnelle et de la conception d’un nouveau système de paie, en plus des progrès réalisés au titre de la surveillance continue.

    Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés à la sous-section A.3.1.

    • A.3.1Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés

      Au cours de l’exercice en cours, il n’y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation. Des mises à l’essai pour vérifier l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle ont été effectuées relativement aux contrôles clés d’un nouveau système de paie. Il n’y a pas eu lieu d’apporter d’importants rajustements pour les nouveaux contrôles clés.

    • A.3.2Programme de surveillance continue

      Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le ministère a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l’entité et de ses contrôles financiers dans le contexte des processus opérationnels liés aux éléments suivants :

      • subventions et contributions;
      • dépenses en capital;
      • clôture financière;
      • données principales sur les fournisseurs et les clients.

      Dans la plupart des cas, les contrôles clés mis à l’essai ont donné les résultats prévus. Les mesures correctives décrites ci-après ont été apportées. Par exemple, d’importants problèmes de contrôle liés à la séparation des tâches et à l’accès au système pour les gardiens de biens ont été cernés dans le secteur des dépenses en immobilisations. Un plan d’action de la direction a été élaboré par le responsable du processus afin de donner suite aux recommandations.

  • A.4

    Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents

    Le plan cyclique de surveillance continue du [nom du ministère] au cours des 3 prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :

    • une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
    • les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu.
    Plan cyclique de surveillance continue*
    Secteurs de contrôle clés Exercice [AAAA] à [AAAA] Exercice [AAAA] à [AAAA] Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Contrôles au niveau de l’entité

    Oui

    Oui

    Oui

    Contrôles généraux des TI gérés par le ministère

    Oui

    Oui

    Oui

    Subventions et contributions

    Oui

    Oui

    Oui

    Dépenses d’exploitation

    Oui

    Non

    Oui

    Dépenses en capital

    Non

    Oui

    Non

    Clôture financière

    Non

    Oui

    Non

    Données principales sur les fournisseurs et les clients

    Non

    Oui

    Non

    Paie

    Oui

    Non

    Oui

    Revenu

    Non

    Oui

    Non

    * La durée du plan de surveillance continue est laissée à la discrétion du ministère et dépendra de la fréquence à laquelle le ministère effectue son évaluation axée sur les risques. Par exemple, un plan pourrait viser un cycle de 1 an, de 3 ans ou de 5 ans.

    (Insérer le texte suivant, selon le cas : Outre le plan cyclique de surveillance continue, le [nom du ministère] entend réaliser les activités d’évaluation suivantes [insérer par exemple les contrôles clés prévus, nouveaux ou considérablement modifiés, les travaux de contrôle différés et les mesures correctives à mettre en œuvre] au cours des exercices indiqués.)

    (Signaler tout écart par rapport au plan de surveillance continue de l’exercice précédent.)

  • A.5

    Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs pour l’exercice [AAAA] à [AAAA]

    Le [nom du ministère], à titre de fournisseur de services communs de [services communs fournis], a effectué une évaluation axée sur les risques des contrôles internes pour ces services. Les résultats de cette évaluation sont décrits ci-dessous.

    État d’avancement de l’évaluation des services communs
    Secteurs de contrôle clés Mises à l’essai pour vérifier l’efficacité de la conception et mesures correctives Mises à l’essai pour vérifier l’efficacité opérationnelle et mesures correctives Cycle de surveillance continue*

    Contrôles généraux des TI

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Coûts des services juridiques

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Services de la paie

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercices à venir

    Assurance de la fonction publique

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    * La fréquence de la surveillance continue des secteurs de contrôle clés est fondée sur les risques et peut s’étaler sur plusieurs années.

    À la suite des mises à l’essai pour vérifier l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle et de la surveillance continue des contrôles clés, le ministère a déterminé que les mesures correctives décrites ci-après s’imposaient.

    [Détails des mesures correctives.]

  • A.6

    État d’avancement ministériel et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

    Grâce aux progrès réalisés à ce jour, le [nom du ministère] est en mesure de terminer l’évaluation complète de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers pendant l’exercice [AAAA] à [AAAA]. À ce moment-là, le ministère appliquera son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles en fonction des risques dans tous les secteurs de contrôle. Le tableau suivant présente l’état d’avancement des travaux et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle désignés pour le prochain exercice et les exercices suivants.

    État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants
    Secteurs de contrôle clés Mises à l’essai pour vérifier l’efficacité de la conception et mesures correctives Mises à l’essai pour vérifier l’efficacité opérationnelle et mesures correctives Cycle de surveillance continue*

    Contrôles au niveau de l’entité

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Contrôles généraux des TI gérés par le ministère

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Immobilisations

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Éléments du passif liés à l’environnement

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercices à venir

    Charges d’exploitation et comptes créditeurs

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Paie et avantages sociaux

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Paiements de transfert

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercices à venir

    Revenus et comptes débiteurs

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Clôture financière et rapports

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Remarque - Les engagements particuliers en vue du prochain exercice doivent être définis. Les engagements au-delà du prochain exercice doivent être définis à l’exercice prévu d’achèvement ou, si cette date est inconnue, sous « exercices à venir ».

    *La durée du plan de surveillance continue est laissée à la discrétion de l’organisation et dépendra de la fréquence à laquelle le ministère effectue son évaluation axée sur les risques.

    [Signaler tout écart par rapport au plan d’action de l’exercice précédent après le tableau.]

  • A.7

    Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs pour l’exercice [AAAA] à [AAAA]

    Le [nom du ministère], à titre de fournisseur de services communs de [services communs fournis], a effectué une évaluation axée sur les risques des contrôles internes pour ces services. Les résultats de cette évaluation sont présentés ci-dessous.

    État d’avancement de l’évaluation des services communs
    Secteurs de contrôle clés Mises à l’essai pour vérifier l’efficacité de la conception et mesures correctives Mises à l’essai pour vérifier l’efficacité opérationnelle et mesures correctives Cycle de surveillance continue*

    Contrôles généraux des TI

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Coûts des services juridiques

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Services de la paie

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    Exercices à venir

    Assurance de la fonction publique

    Terminées

    Terminées

    Exercice [AAAA] à [AAAA]

    * La fréquence de la surveillance continue des secteurs de contrôle clés est fondée sur les risques et peut s’étaler sur plusieurs années.

    À la suite des mises à l’essai pour vérifier l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle et de la surveillance continue des contrôles clés, le ministère a déterminé que les mesures correctives énoncées ci-après s’imposaient :

    [Détails des mesures correctives.]

Appendice B - Annexe simplifiée pour les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base qui n’ont pas encore fait l’objet d’un audit

L’appendice B est fourni à titre d’exemple seulement. Les instructions pour remplir l’annexe sont indiquées entre crochets. Les ministères peuvent suivre ces instructions et modifier le texte au besoin.

Annexe : contrôle interne en matière de rapports financiers

  • B.1

    B.1 Introduction

    À l’appui d’un système efficace de contrôle interne, le [nom du ministère] évalue annuellement le rendement de ses contrôles financiers afin de s’assurer que :

    • les dispositions financières ou les marchés ne sont conclus que lorsque les fonds sont suffisants;
    • les paiements pour les biens et les services sont effectués seulement lorsque les biens ou les services sont reçus ou que les modalités du marché ou d’autres ententes sont satisfaites;
    • les paiements ont été autorisés comme il se doit.

    Le [nom du ministère] tirera parti des résultats des audits périodiques des contrôles de base menés par le Bureau du contrôleur général. Un résumé des résultats de l’évaluation effectuée au cours de l’exercice [AAAA] à [AAAA] est présenté à la sous-section B.2.

  • B.2

    Résultats de l’évaluation de l’exercice [AAAA] à [AAAA]

    Dans une grande mesure, les contrôles relatifs au paiement pour les biens et les services et les pouvoirs de paiement fonctionnent bien et constituent une base appropriée pour le système de contrôle interne du ministère. Au cours de l’exercice, certaines lacunes liées à la séparation des tâches ont été décelées et des rajustements ont été apportés afin d’améliorer.

  • B.3

    Plan d’évaluation

    Le [nom du ministère] continuera de surveiller le rendement de son système de contrôle interne, en particulier sur les contrôles de base relatifs aux transactions financières.

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