Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.2 – gestion des voyages

La présente ligne directrice définit les opérations liées à la gestion des voyages qui commencent par la planification des voyages selon un budget approuvé et se terminent par le règlement des réclamations de frais de voyage. Ce processus opérationnel commun en gestion financière porte sur les voyages effectués en service commandé par les fonctionnaires (employés) et les voyageurs du gouvernement du Canada.

La présente ligne directrice aborde les trois groupes de sous-processus suivants :

• Plans et demandes de voyage
• Administration des voyages et remboursement des frais de voyage
• Règlement des réclamations de frais de voyage

Les dépenses ou les paiements non liés à des déplacements en service commandé, tels que les opérations avec les employés autres que les salaires et les paiements relatifs à la relocalisation des employés, sont décrits dans le processus opérationnel 3.3 de la Gestion des autres paiements. Les paiements liés aux déplacements des conseillers sont décrits dans le processus opérationnel 3.1 de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement. Les paiements en faveur d'autres ministères sont décrits dans le processus opérationnel 2.2 de la Gestion des règlements interministériels.

Certaines activités de gestion financière décrites dans la présente ligne directrice sont aussi liées aux contrôles internes. Le but est ni de fournir une liste complète des contrôles ni de produire un cadre de contrôle, mais la description du processus pourrait servir à la mise en place d'un cadre de contrôle dans les ministères.

Le contenu proprement dit de la ligne directrice est présenté comme suit. La section 4 donne un aperçu des rôles organisationnels qui interviennent dans la gestion des voyages, et la section 5 donne une description détaillée du processus opérationnel de la Gestion des voyages, c'est-à-dire les groupes de sous-processus, les sous-processus, les activités et les rôles responsables. L'annexe A contient la définition des termes utilisés dans la présente ligne directrice et l'annexe B, les abréviations pertinentes. La méthode utilisée pour préparer la présente ligne directrice est décrite à l'annexe C, et les rôles et responsabilités dont traite la section 4 sont décrits en détail à l'annexe D. Ajoutons qu'en raison des particularités des cartes de voyage, des diagrammes d'exécution distincts sont présentés à l'annexe E.  

Les sources de référence suivantes s'appliquent à la présente ligne directrice.

3.3.1 Lois et règlements

• Loi fédérale sur la responsabilité
• Loi sur la gestion des finances publiques

3.3.2 Instruments de politique

• Autorisation spéciale de voyager
• Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
• Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière
• Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences
• Directive sur la vérification des comptes
• Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
• Directive sur les avances comptables
• Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
• Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques
• Directive sur les voyages du Conseil national mixte
• Ligne directrice sur les avances comptables
• Normes sur les connaissances en matière de formation indispensable
• Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
• Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière
• Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière
• Politique sur le contrôle interne
• Politiques à l'intention des cabinets des ministres
• Supplément à la Politique sur les voyages – Cadres et groupes exclus

3.3.3 Autres sources de références

• Cadre de contrôle du receveur général
• Cadre de responsabilisation de gestion
• Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein
• Manuel du receveur général
• Lignes directrices sur l'approbation des voyages visant des sous-ministres et des dirigeants d'organismes, de conseils et de commissions (administrateurs généraux) – Novembre 2010
• Services de voyage partagés (lignes directrices et guides variés)

Les rôles organisationnels suivants agissent en appui aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et ils définissent les politiques et les procédures à suivre.

• Le Secteur de la gestion financière – Bureau du contrôleur général est l'autorité en matière de politiques de gestion financière.
• L'administrateur général est responsable d'exercer le leadership en faisant preuve de responsabilité en matière de finances, de transparence, de responsabilisation et de conduite éthique dans la gestion des finances et des ressources, y compris la conformité aux lois, règlements, politiques du Conseil du Trésor et pouvoirs financiers ^{Voir la note en bas de page [5]}.
• Le mandat du Conseil national mixte est de promouvoir l'efficience de la fonction publique et le bien-être des fonctionnaires par la tenue de consultations régulières entre le gouvernement en tant qu'employeur et les agents de négociation représentant les employés qui sont assujettis à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique ^{Voir la note en bas de page [6]}. Le Conseil voit au traitement équitable des employés qui doivent voyager en service commandé par l'application de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ^{Voir la note en bas de page [7]}.
• Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) soutient les administrateurs généraux, les gestionnaires et la collectivité des ressources humaines en s'acquittant de leurs responsabilités en matière de gestion des personnes. Son secteur de la rémunération et des relations de travail représente l'employeur au Conseil national mixte ^{Voir la note en bas de page [8]}.

Les rôles suivants agissent selon les exigences des processus et des politiques de gestion financière établies par le Secteur de la gestion financière du Bureau du contrôleur général et les administrateurs généraux.

• La fonction ministérielle des finances soutient les administrateurs généraux et les dirigeants principaux des finances dans leurs obligations redditionnelles en matière de gestion financière. Elle s'acquitte de ce rôle en élaborant, en communiquant et en mettant à jour un cadre ministériel de gestion financière et en exerçant le leadership voulu et en supervisant l'application et le suivi de la gestion des finances au ministère ^{Voir la note en bas de page [9]}.
• Le rôle des services financiers (ministériels) est de s'acquitter des opérations courantes de gestion financière.
• Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable de l'exercice des pouvoirs délégués suivants :
  • Engager les dépenses
  • Contrôler les engagements en vertu de l'article 32 de la LGFP
  • Appliquer les procédures de vérification des comptes et attester les dépenses en vertu de l'article 34 de la LGFP
• Les activités de ce rôle peuvent être confiées à une personne ou à un groupe de personnes. Veuillez noter que dans la présente ligne directrice, le gestionnaire du centre de responsabilité est aussi désigné sous le nom de « gestionnaire ».

Les rôles organisationnels suivants fournissent un service central aux autres ministères.

• Les Services de voyages partagés fournissent des services de voyage aux fonctionnaires et aux voyageurs, et ils mettent à la disposition des ministères des processus simplifiés à cet effet.
• Le secteur de la Gestion bancaire et de la trésorerie du receveur général est responsable de gérer les fonctions de trésorerie du gouvernement, qui consistent notamment à émettre les paiements au nom du gouvernement et à contrôler les comptes bancaires du gouvernement.

Les rôles organisationnels suivants sont spécifiques au processus opérationnel de la Gestion des voyages.

• Un fonctionnaire (employé) est une personne à l'emploi de la fonction publique ^{Voir la note en bas de page [10]}. Il est responsable de consulter les instruments de politique et d'obtenir l'autorisation de voyager, de gérer sa carte de voyage et de remplir et présenter ses réclamations de frais de voyage. À noter qu'un fonctionnaire peut être un voyageur mais qu'un voyageur n'est pas nécessairement un fonctionnaire (ou employé).
• Un voyageur est une personne qui est autorisée à voyager en service commandé pour le gouvernement fédéral ^{Voir la note en bas de page [11]}. Il est responsable de consulter les instruments de politique et d'obtenir l'autorisation de voyager, de gérer sa carte de voyage et de remplir et présenter ses réclamations de frais de voyage. À noter qu'un fonctionnaire peut être un voyageur mais qu'un voyageur n'est pas nécessairement un fonctionnaire (ou employé).
• Le coordonnateur ministériel désigné des voyages est responsable d'interpréter les dispositions des politiques sur des questions liées aux voyages dans son ministère qui ont trait à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, aux tarifs et aux indemnités ainsi qu'aux autorisations spéciales de voyager.
• Le coordonnateur ministériel des cartes de voyage est le représentant officiel pour toutes questions liées à la participation de son ministère au programme des cartes de voyage. Il assure la liaison avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et la société émettrice des cartes de voyage ^{Voir la note en bas de page [12]}.

Comme le montre la figure 3, le processus opérationnel de niveau 2 Gestion des voyages comporte neuf sous-processus (3.2.1 à 3.2.9) qui sont répartis en trois groupes de sous-processus : Plans et demandes de voyages, Administration des voyages et Demandes de remboursement des frais de voyage et Règlement des réclamations de frais de voyage.

Les sous-processus de chaque groupe ainsi que les rôles et les responsabilités qui s'y rapportent sont résumés ci-dessous.

Plans et demandes de voyages

• Gérer les plans de voyages (sous-processus 3.2.1) : Sur la base du budget approuvé pour l'exercice issu du processus opérationnel 1.1 de la Gestion de la planification et de la budgétisation, les voyages sont planifiés en détail en conformité avec les instruments de politique en vigueur.
• Gérer l'autorisation générale de voyager (sous-processus 3.2.2) : Une autorisation générale de voyager peut être demandée pour un employé qui voyage sur une base régulière ou continue, dont les conditions de voyage ne varient pas et pour qui il serait ni pratique ni efficient sur le plan administratif que l'employeur approuve chaque voyage ^{Voir la note en bas de page [13]}. Habituellement, cette autorisation est donnée au début de l'exercice.
• Gérer les demandes de voyage (sous-processus 3.2.3) : Ce sous-processus se met en branle à l'approche du voyage. La personne qui voyage remplit une demande d'autorisation et d'avance de voyage en conformité avec les politiques en vigueur. La demande de voyage est approuvée par la personne qui détient le pouvoir d'engagement des dépenses. Ce sous-processus est exécuté en même temps que les sous-processus 3.2.4 Vérifier le solde non grevé et 3.2.5 Gérer l'engagement.
• Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.2.4) : Avant d'approuver la demande de voyage, le gestionnaire doit vérifier qu'il reste suffisamment de fonds dans un crédit ^{Voir la note en bas de page [14]}.
• Gérer l'engagement (sous-processus 3.2.5) : À la confirmation qu'il y a suffisamment de fonds, le gestionnaire enregistre et met à jour l'engagement suivant la politique de son ministère ^{Voir la note en bas de page [15]}.

Administration des voyages et demandes de remboursement des frais de voyage

• Gérer l'administration des voyages (sous-processus 3.2.6) : Une fois que le voyage a été approuvé, la personne qui voyage est responsable d'obtenir un Numéro d'autorisation de voyage (NAV), s'il y a lieu, afin de pouvoir prendre les dispositions de voyage comme réserver le vol. Les dispositions de voyage sont prises en choisissant l'itinéraire et en faisant des réservations en conformité avec la demande de voyage approuvée et les instruments de politique en vigueur. À son retour, la personne qui a fait le voyage prépare une réclamation de ses frais de voyage si des dépenses ont été engagées. Cette réclamation devient la donnée d'entrée du sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances.
• Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances (sous-processus 3.2.7) : À la réception de la réclamation des frais de voyage ou de la demande d'avance de voyage, la vérification des comptes est effectuée en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Le pouvoir d'attestation est exercé par le gestionnaire ^{Voir la note en bas de page [16]}, et une demande de paiement est préparée et envoyée aux Services financiers (ministériels).

Règlement des réclamations de frais de voyage

• Autoriser le paiement (sous-processus 3.2.8) : Ce sous-processus commence à la réception de la demande de paiement. À l'étape du paiement, les Services financiers (ministériels) effectuent un contrôle de qualité aux fins de l'autorisation accordée en vertu de l'article 33 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [17]}.
• Effectuer le paiement (receveur général) (sous-processus 3.2.9) : Une fois autorisée, la demande de paiement est envoyée au receveur général dont le rôle est d'émettre le paiement. Les fichiers de demande de paiement sont révisés et vérifiés, et les paiements sont ensuite versés par le receveur général, qui produit un fichier de retour générique contenant les références des paiements utiles à des fins de contrôle. Les fiches des paiements sont mises à jour par les Services financiers (ministériels) dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel ^{Voir la note en bas de page [18]}, ce qui met fin au processus opérationnel 3.2 de la Gestion des voyages. Si le contrôle de la qualité n'est pas effectué, les opérations se poursuivent jusqu'au processus opérationnel 8.1 de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement. Si le contrôle de la qualité est effectué, les opérations se poursuivent jusqu'au processus opérationnel 8.2 de la Gestion de la clôture financière.

Le groupe de sous-processus Plans et demandes de voyages est le début du processus opérationnel de la Gestion des voyages, qui commence par l'approbation du budget et du plan dans le cadre du processus opérationnel 1.1 de la Gestion de la planification et de la budgétisation. Ce groupe de sous-processus consiste à planifier les voyages en détail en conformité avec les instruments de politique en vigueur. Une autorisation générale de voyager pourra être demandée ou fournie au début de l'exercice. À l'approche du voyage, la personne qui voyage remplit une demande d'autorisation et d'avance de voyage en conformité avec les politiques en vigueur. La demande de voyage est approuvée par la personne détenant le pouvoir d'engager des dépenses. Les activités de ce groupe de sous-processus consistent à s'assurer qu'il reste suffisamment de fonds et à créer et mettre à jour les engagements en vertu de l'article 32 de la LGFP, avant que soit approuvée ou modifiée la demande de voyage et l'autorisation générale de voyager. Le gestionnaire est responsable de la gestion de ses engagements suivant la politique de son ministère.

Toute demande d'avance de voyage est présentée au gestionnaire qui doit attester l'opération en vertu de l'article 34 de la LGFP dans le groupe de sous-processus Administration des voyages et demandes de remboursement de frais de voyage avant que la demande soit envoyée aux Services financiers (ministériels) qui s'occuperont du paiement dans le groupe de sous-processus Règlement des réclamations de frais de voyage.

5.2.1 Gérer les plans de voyages (sous-processus 3.2.1)

Sur la base du budget approuvé pour l'exercice issu du processus opérationnel 1.1 de la Gestion de la planification et de la budgétisation, les voyages sont planifiés en détail en conformité avec les instruments de politique en vigueur. La figure 4 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer les plans de voyages.

5.2.1.1 Activités

Le processus opérationnel de la Gestion des voyages commence par l'approbation du budget ministériel issu du processus opérationnel 1.1 de la Gestion de la planification et de la budgétisation, y compris le budget annuel des voyages approuvé par l'administrateur général ^{Voir la note en bas de page [19]}. À partir de ce point, les plans de voyages sont détaillés par les gestionnaires du centre de responsabilité du ministère. C'est à cette étape que l'exigence d'émettre une autorisation générale de voyager est examinée et que des mesures sont prises en conséquence.

Avant de finaliser le plan des voyages, il est important de déterminer quelle autorisation-cadre s'applique et quels instruments de politique sont pertinents (activité 3.2.1.1 – Déterminer l'autorisation-cadre) afin que les bonnes dispositions de voyage soient prises. Les principaux instruments de politiques sont établis ci-dessous :

• Autorisations spéciales de voyager
• Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein
• Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences
• Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
• Directive sur les voyages du Conseil national mixte
• Lignes directrices sur l'approbation des voyages visant des sous-ministres et des dirigeants d'organismes, de conseils et de commissions (administrateurs généraux) (novembre 2010)
• Politiques à l'intention des cabinets des ministres
• Politiques ministérielles régissant les voyages
• Supplément à la Politique sur les voyages du Conseil du Trésor (cadres et employés exclus)

Il est important de mentionner que plus qu'une politique pourra s'appliquer. Les normes et les conditions régissant les voyages en service commandé des personnes nommées à temps plein par le gouverneur en conseil, par exemple, sont énoncées dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor. Par ailleurs, le Bureau du Conseil privé pourrait imposer d'autres règles par décret.

Les conditions sous lesquelles les instruments de politique s'appliquent dépendent des facteurs suivants :

• Fonctionnaire ou voyageur : Les dispositions régissant les voyages diffèrent selon que la personne qui voyage est un fonctionnaire (employé) ou un voyageur. Ainsi, selon la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, les fonctionnaires (employés de la fonction publique) ont le droit de se faire rembourser des frais de garde de personnes à charge ou les frais engagés pour le retour à la maison le week-end, tandis que les voyageurs (personnes autorisées à voyager en service commandé pour le gouvernement fédéral) n'y ont pas droit.
• Catégorie, groupe et niveau d'emploi des fonctionnaires (employés) : Certains employés peuvent faire partie du groupe de la direction ou de celui des employés exclus (c'est-à-dire non représentés par une unité de négociation pour des raisons de gestion ou de confidentialité). Pour ces employés, ce sont les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et le Supplément à la Politique sur les voyages du Conseil du Trésor (cadres et personnel exclu) qui s'appliquent. Pour les employés représentés, les instruments de politique devraient être consultés en même temps que les conventions collectives pertinentes.
• Loi habilitante : Une loi, habilitante ou autre, pourrait conférer au Conseil du Trésor ou aux ministères et organismes des pouvoirs leur permettant d'élaborer ou de proposer une politique distincte sur les voyages, par exemple, les mandataires du Parlement, l'Agence du revenu du Canada, les Forces canadiennes et la Gendarmerie royale du Canada. Ces organisations pourraient s'inspirer des instruments de politique existants pour préparer leur propre politique sur les voyages.
• Directive du Cabinet : Les directives issues du Cabinet ou du Budget du gouvernement du Canada pourraient imposer des limites générales au programme des voyages, quant au nombre de voyages ou aux frais donnant droit à un remboursement, par exemple.

Une fois que les instruments de politique ont été établis, les plans de voyages détaillés sont élaborés (activité 3.2.1.2 – Définir les plans de voyages détaillés). Plusieurs éléments doivent être pris en considération à l'étape de la planification des voyages ^{Voir la note en bas de page [20]}, notamment les points suivants :

• Les frais de voyage devraient être évités chaque fois qu'il existe une solution de rechange raisonnable et plus économique, jugée suffisante au regard de l'objectif prévu (utilisation des installations du gouvernement, téléconférences/vidéoconférences).
• Les réservations pour le transport, l'hébergement et les installations où se tiendra une conférence devraient se faire suffisamment à l'avance pour pouvoir obtenir les meilleurs tarifs possibles.
• Le nombre des personnes envoyées à une activité, y compris à une conférence, devrait se limiter au nombre nécessaire pour assurer une suite efficace aux activités gouvernementales. On fera aussi appel autant que possible aux personnes qui se trouvent à proximité de l'endroit où se tiendra l'activité.
• Dans le cas de voyages périodiques ou multiples vers une même destination ou lorsque plusieurs personnes sont envoyées aux mêmes événements ou aux mêmes activités, y compris à des conférences, on tentera d'en minimiser les coûts en planifiant et en coordonnant les voyages de manière efficace.

À l'étape de la planification détaillée, il faut évaluer les dispositions de voyage récurrentes pour s'assurer qu'elles restent pertinentes pour le ministère. Il faut aussi s'efforcer de minimiser les coûts des voyages planifiés en examinant d'autres solutions possibles de participation aux activités (p. ex., des téléconférences) en réduisant la durée ou l'ampleur du voyage, en faisant des réservations à l'avance pour profiter de tarifs réduits et en optimisant l'utilisation des ressources lorsqu'il s'agit de déterminer l'endroit et le nombre de participants ^{Voir la note en bas de page [21]}.

Dans le cadre de la planification et de la gestion des voyages au sein d'un ministère, il y aurait lieu de penser à des dispositions particulières pour les voyages de groupe qui pourraient être plus efficientes et plus économiques. On pourrait aussi utiliser tous les crédits disponibles. Des fournisseurs accordent des crédits pour des voyages non utilisés, et certaines compagnies aériennes autorisent le transfert de ces crédits aux organisations. Le fournisseur de services de voyage du gouvernement envoie au ministère un rapport des crédits non utilisés et partiellement utilisés.

Une fois que les plans de voyage ont été confirmés et finalisés au début de l'exercice, ils sont généralement communiqués aux parties intéressées. Il est important de suivre les budgets de voyage annuels du ministère tout au long de la période pour s'assurer que chaque plan de voyage est conforme aux objectifs et aux priorités du ministère et que seuls les coûts nécessaires sont engagés.

Le sous-processus Gérer les plans de voyage prend fin une fois que les plans de voyage ont été définis et finalisés et condensés dans un plan détaillé. À ce point du processus, plusieurs options sont possibles :

• Le sous-processus 3.2.2 Gérer l'autorisation générale de voyager est lancé lorsque les employés voyagent sur une base continuelle ou répétitive et que les modalités des voyages ne changent pas ^{Voir la note en bas de page [22]}.
• Le sous-processus Gérer les cartes de voyage (Consultez l'annexe E) est lancé lorsque les employés doivent obtenir une carte de voyage.
• Le sous-processus 3.2.3 Gérer les demandes de voyage est lancé lorsqu'un voyage précis est entrepris.

5.2.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable de la préparation des plans de voyage suivant le budget approuvé. Il pourrait être nécessaire de consulter le coordonnateur ministériel désigné des voyages pour déterminer les instruments de politiques qui s'appliquent.

Le tableau 1 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 1. Analyse RACI du sous-processus 3.2.1 Gérer les plans de voyages

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances CMDV : Coordonnateur ministériel désigné des voyages SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : Fonctionnaire (employé) FIN : Services financiers (ministériels) BDPRH : Bureau du dirigeant principal des ressources humaines GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité VOY : Voyageur
3.2.1.1 Déterminer l'autorisation-cadre	Personne qui voyage Instruments de politique pertinents Données sur le voyage (dates, destination, durée, but)	GCR	GCR	FIN, CMDV, BDPRH	FONCT, VOY	SMGFM
3.2.1.2 Définir les plans de voyages détaillés	Budget approuvé Coûts estimatifs par centre de responsabilité Instruments de politique pertinents Données sur le voyage (dates, destination, durée, but)	GCR	GCR	FI, FONCT, BDPRH, VOY	FONCT, VOY	SMGFM

5.2.2 Gérer l'autorisation générale de voyager (sous-processus 3.2.2)

Une autorisation générale de voyager pourra être demandée pour un fonctionnaire qui voyage sur une base continuelle ou répétitive si les modalités de voyage ne changent pas et s'il est ni pratique ni efficient sur le plan administratif de faire approuver au préalable chaque voyage ^{Voir la note en bas de page [23]}. En général, l'autorisation générale de voyager est donnée au début de l'exercice. La figure 5 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer l'autorisation générale de voyager.

5.2.2.1 Activités

Les autorisations générales de voyager sont généralement documentées par le fonctionnaire (employé) ou le gestionnaire du centre de responsabilité au début de l'exercice, à la phase de la planification (sous-processus 3.2.1 Gérer les plans de voyages). Elles pourront par ailleurs être créées en cours d'exercice (activité 3.2.2.1 – Remplir le formulaire d'autorisation générale de voyager). Cette activité consiste à fournir des détails tels que le nombre de jours consécutifs du voyage, la valeur monétaire estimative de chaque voyage, le lieu et les dates de départ et de retour. Le gabarit du formulaire d'autorisation générale de voyager est disponible à l'annexe E de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte pour les ministères qui n'auraient pas de formulaire standard à cet effet.

Une fois l'autorisation générale de voyager remplie, le niveau d'autorisation est ensuite déterminé en consultant les documents de délégation des pouvoirs (activité 3.2.2.2 – Établir le niveau d'autorisation approprié).

La personne ayant le pouvoir délégué à cette fin autorise l'engagement des dépenses (activité 3.2.2.3 – Exercer le pouvoir d'autorisation). Une fois que le gestionnaire délégué a approuvé l'autorisation générale de voyager, il faut s'assurer qu'il reste suffisamment de fonds (sous-processus 3.2.4 Vérifier le solde non grevé) et qu'un engagement a été enregistré (sous-processus 3.2.5 Gérer l'engagement). Si l'autorisation générale de voyager n'est pas approuvée, que les conditions d'un voyage s'éloignent des conditions rattachées à l'autorisation générale de voyager ou qu'un NAV ou une avance de voyage est requis, l'employé enclenche le sous-processus 3.2.3 Gérer les demandes de voyage en remplissant une demande d'autorisation et d'avance de voyage afin de faire approuver le voyage.

5.2.2.2 Rôles et responsabilités

• Pour les activités 3.2.2.1 et 3.2.2.2, deux scénarios sont possibles : l'autorisation générale de voyager est amorcée par le fonctionnaire (scénario 1) ou par le gestionnaire du centre de responsabilité (scénario 2).
• Pour l'activité 3.2.2.3, le gestionnaire est responsable d'exercer le pouvoir d'approuver l'autorisation générale de voyager.

Le tableau 2 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 2. Analyse RACI du sous-processus 3.2.2 Gérer l'autorisation générale de voyager

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : Fonctionnaire (employé) FIN : Services financiers (ministériels) GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité S1 : Scénario 1 S2 : Scénario 2 Retour à la tableau 2 Note A: Dans certains cas, le gestionnaire du centre de responsabilité exerçant le pouvoir d'autorisation pourra être un autre que celui qui prépare l'autorisation générale de voyager.
3.2.2.1 Remplir le formulaire d'autorisation générale de voyager	Valeur monétaire du voyage Date de retour Lieu Date de départ Dates du voyage	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : GCR	S1 : GCR	S1 : SMGFM S2 : SMGFM
3.2.2.2 Déterminer le niveau d'autorisation approprié	Formulaire de l'autorisation générale de voyager Documents de délégation Politiques pertinentes	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FI, GCR S2 : FI	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI	S1 : SMGFM S2 : SMGFM
3.2.2.3 Exercer le pouvoir d'autorisation	Budget approuvé Formulaire de l'autorisation générale de voyager	GCR( Voir la tableau 2 Note A)	GCR	FI, FONCT	FI, FONCT, FIN	SMGFM

5.2.3 Gérer les demandes de voyage (sous-processus 3.2.3)

Le sous-processus Gérer les demandes de voyage commence à l'approche du voyage. La personne qui voyage remplit la demande d'autorisation et d'avance de voyage en conformité avec les politiques en vigueur. La demande est approuvée par la personne qui détient le pouvoir d'engagement de dépenses.

Qu'il y ait ou non des dépenses à prévoir, les voyages en service commandé devraient être autorisés à l'avance par écrit pour s'assurer que toutes les dispositions de voyage se conforment à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ^{Voir la note en bas de page [24]} ou à une autre politique appropriée, et qu'elles sont prises par une agence autorisée à cause des couvertures d'assurance en jeu.

Le sous-processus Gérer les demandes de voyage est exécuté en même temps que les sous-processus Vérifier le solde non grevé et Gérer l'engagement. Si une avance de fonds est demandée, le gestionnaire l'atteste en vertu de l'article 34 de la LGFP dans le sous-processus Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances avant de l'envoyer aux Services financiers (ministériels) pour paiement dans le groupe de sous-processus Règlement des réclamations de frais de voyage.

La figure 6 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer les demandes de voyage.

5.2.3.1 Activités

Dans sa demande de voyage, la personne qui voyage en définit les conditions : dates, but, destination et durée. Cette information est fournie dans le plan des voyages et s'obtient du gestionnaire du centre de responsabilité. La personne qui voyage est responsable de veiller à ce que les instruments de politique soient suivis et appliqués. Pour l'activité 3.2.3.1 – Estimer les coûts de voyage, par exemple, la personne qui voyage doit s'assurer que les solutions de rechange les plus économiques et les plus efficaces ont été examinées ^{Voir la note en bas de page [25]}. 

Une fois que les coûts du voyage ont été estimés, une demande d'autorisation et d'avance de voyage est remplie (activité 3.2.3.2 – Remplir la demande d'autorisation et d'avance de voyage). Pour ce faire, la personne qui voyage consulte les politiques appropriées pour s'assurer qu'elle utilise les montants de remboursement et les indemnités auxquels elle a droit. De plus, la personne qui voyage s'assure que l'autorisation-cadre appropriée est appliquée comme le dicte l'activité 3.2.1.1 – Déterminer l'autorisation-cadre du sous-processus 3.2.1 Gérer les plans de voyage. Si une autorisation générale de voyager a été approuvée, une demande d'autorisation et d'avance de voyage pourrait quand même être nécessaire si un NAV a été émis automatiquement ou si une avance est nécessaire.

Le moyen le plus efficace d'obtenir une avance de voyage est par la carte de voyage. Le groupe de la direction et les employés exclus dont les voyages sont régis par les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte devraient savoir que le Conseil du Trésor leur impose d'utiliser la carte de voyage pour les voyages en service commandé autorisés, comme le dicte la Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyages ^{Voir la note en bas de page [26]}. Les employés qui n'utilisent pas de carte de voyage présenteront une demande d'avance de voyage ^{Voir la note en bas de page [27]}. Il faut noter que seuls les employés voyageant en service commandé peuvent obtenir une avance de voyage.

Après avoir rempli le formulaire de voyage, la personne qui voyage détermine le niveau de pouvoir d'engagement des dépenses approprié en consultant les documents de délégation des pouvoirs (activité 3.2.3.3 – Déterminer le niveau de pouvoir d'engagement des dépenses).

Le gestionnaire qui approuve le formulaire est responsable de s'assurer que les dépenses de voyage sont rentables, nécessaires à l'exécution du mandat et des priorités du ministère et alignées sur ses objectifs ^{Voir la note en bas de page [28]} (activité 3.2.3.4 – Exercer le pouvoir d'autoriser le voyage et l'avance). Le gestionnaire du centre de responsabilité s'assure que les instruments de politique appropriés sont appliqués et que, pour l'avance de voyage, le fonctionnaire a considéré la possibilité d'utiliser une carte de voyage. La façon d'obtenir une carte de voyage est décrite à l'annexe E. Dans le cas où le voyage n'est pas approuvé, il y aurait lieu de redéfinir les conditions du voyage ou de mettre fin au processus.

Une fois que l'engagement des dépenses a été autorisé, il faut s'assurer qu'il reste suffisamment de fonds dans un crédit ^{Voir la note en bas de page [29]} (sous-processus 3.2.4 Vérifier le solde non grevé). Si c'est le cas, un engagement sera créé (sous-processus 3.2.5 Gérer l'engagement) en conformité avec la politique du ministère. La demande approuvée devient une donnée d'entrée du sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyage.

Même si le fonctionnaire détient une autorisation générale de voyager (sous-processus 3.2.2 Gérer l'autorisation générale de voyager), les coûts de voyage sont estimés pour vérifier qu'ils se situent en deçà de la valeur monétaire autorisée de chaque voyage et que les fonds non grevés restent disponibles (sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances).

Si une avance de voyage a été demandée et approuvée, son traitement est confié aux Services financiers (ministériels) (activité 3.2.3.5 – Présenter la demande d'avance de voyage). Autrement, les opérations passent au sous-processus 3.2.6 Gérer l'administration des voyages pour les dispositions de voyage à prendre. Seul un fonctionnaire peut demander une avance de voyage pour autant qu'il y ait droit en vertu de son contrat, de sa convention collective ou d'une directive du Conseil du Trésor ^{Voir la note en bas de page [30]}. Pour l'émission de l'avance de voyage, le gestionnaire est responsable de s'assurer que les crédits admissibles ont été utilisés lors de la réservation du transport ou de l'hébergement et que d'autres moyens, tels que les cartes de voyage, ont été examinés ^{Voir la note en bas de page [31]}.

Il est possible d'obtenir une avance de voyage en tout temps au cours du sous-processus 3.2.3 Gérer les demandes de voyage. Il est par ailleurs important de prévoir un délai de traitement suffisant à cet effet.

Une fois que la demande d'avance de voyage a été présentée au gestionnaire, qui l'atteste en vertu de l'article 34 de la LGFP au cours du sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances, les fonds sont déboursés à l'employé par les Services financiers (ministériels) dans le groupe de sous-processus Règlement des réclamations de frais de voyage. Pour le traitement des avances de voyage, il peut s'avérer pratique de mettre en place un mécanisme permettant de rapprocher les avances aux réclamations de frais de voyage subséquentes.

Pendant que les Services financiers (ministériels) traitent le décaissement de l'avance, le fonctionnaire peut entreprendre les préparatifs du voyage dans le sous-processus 3.2.6 Gérer l'administration des voyages. De plus, il est de bonne pratique pour le gestionnaire de surveiller les avances de voyage en circulation et de s'assurer qu'elles sont traitées de manière adéquate.

5.2.3.2 Rôles et responsabilités

La personne qui voyage est responsable d'estimer les coûts du voyage et de remplir la demande d'autorisation et d'avance de voyage avant d'en obtenir l'approbation.

• Pour les activités 3.2.3.1, 3.2.3.2 et 3.2.3.3, il y a deux scénarios possibles :
  • Dans le scénario 1, le fonctionnaire est responsable d'estimer les coûts de voyage, de remplir la demande d'autorisation et d'avance de voyage et de déterminer le niveau d'autorisation approprié. Seuls les fonctionnaires (employés) ont droit à une autorisation générale de voyager. Les voyageurs n'y ont pas droit.
  • Dans le scénario 2, le voyageur est responsable de définir les conditions du voyage, d'en estimer les coûts, etc. Cependant, le gestionnaire du centre de responsabilité exécute certaines activités au nom du voyageur comme remplir la demande d'autorisation de voyage et déterminer le niveau d'autorisation approprié. Le gestionnaire du centre de responsabilité est alors responsable au nom du voyageur. Les voyageurs n'ont pas droit à une autorisation générale de voyager. Seuls les fonctionnaires (employés) y ont droit.
• Pour l'activité 3.2.3.4, le gestionnaire est responsable d'exercer le pouvoir d'autoriser le voyage et l'avance.
• Pour l'activité 3.2.3.5, le fonctionnaire est responsable de présenter la demande d'avance de voyage, s'il y a lieu.

Le tableau 3 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus dans une analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 3. Analyse RACI du sous-processus 3.2.3 Gérer les demandes de voyage

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : Fonctionnaire (employé) FIN : Services financiers (ministériels) S/O : Sans objet GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité S1 : Scénario 1 S2 : Scénario 2 SVP : Services de voyage partagés VOY : Voyageur Note A : Selon le degré d'utilisation des SVP par le ministère, la source faisant autorité appartiendra au ministère ou aux SVP. Note B : Seuls les employés en service commandé ont le droit d'obtenir une avance de voyage.
3.2.3.1 Estimer les coûts de voyage	Coûts estimatifs Données sur le voyage (dates, destination, durée, but)	S1 : FONCT S2 : VOY	S1 : FONCT S2 : VOY	S1 : GCR S2 : GCR	S1 : GCR S2 : GCR	S1 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 3 Note A) S2 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 3 Note A)
3.2.3.2 Remplir la demande d'autorisation et d'avance de voyage	Données sur l'avance (montant, devise, date à laquelle elle est requise, type d'avance) Autorisation générale de voyager (s'il y a lieu) Coûts estimatifs Données sur le voyage (dates, destination, durée, but) Demande d'autorisation et d'avance de voyage	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FIN, GCR S2 : FIN	S1 : GCR	S1 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 3 Note A) S2 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 3 Note A)
3.2.3.3 Déterminer le niveau de pouvoir d'engagement des dépenses	Autorisation générale de voyager (s'il y a lieu) Document de délégation des pouvoirs Demande d'autorisation et d'avance de voyage	S1 : FONCT S2 : GCR( Voir la tableau 3 Note B)	S1 : FONCT S2 : GCR( Voir la tableau 3 Note B)	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI, FIN( Voir la tableau 3 Note B)	S/O	S1 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 3 Note A) S2 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 3 Note A)
3.2.3.4 Exercer le pouvoir d'autoriser le voyage et l'avance	Autorisation générale de voyager (s'il y a lieu) Documents de délégation Coûts estimatifs Demande d'autorisation et d'avance de voyage Données sur le voyage (dates, destination, durée, but)	GCR	GCR	FI, FONCT, VOY	FONCT, VOY	SMGFM/SVP( Voir la tableau 3 Note A)
3.2.3.5 Présenter la demande d'avance de voyage	Données sur l'avance (détails particuliers, montant, date à laquelle elle est requise) Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Coûts estimatifs Code financier Données sur le voyage (dates, destination, durée, but)	FONCT	FONCT	GCR	GCR	SMGFM

5.2.4 Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.2.4)

Avant d'approuver la demande de voyage (sous-processus 3.2.3 Gérer les demandes de voyage), le gestionnaire du centre de responsabilité s'assure qu'il y a suffisamment de fonds dans un crédit ^{Voir la note en bas de page [32]}. La figure 7 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Vérifier le solde non grevé.

L'administrateur général est responsable d'élaborer et de mettre en œuvre des politiques et des procédures de contrôle des engagements du ministère. De plus, les ministères doivent se doter de processus pour s'assurer que des fonds sont disponibles au moment où les dépenses sont engagées et avant que les demandes de voyage sont approuvées ^{Voir la note en bas de page [33]}. Le pouvoir d'engager des fonds est délégué par écrit aux cadres du ministère par l'administrateur général (délégation des pouvoirs). La création et la tenue à jour des documents de délégation ne font pas partie du processus opérationnel de la Gestion des voyages. Ces activités relèvent d'un processus distinct, le processus opérationnel 7.4 de la Gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser. Le contrôle des engagements se fait sur une base continue tout au long du processus.

5.2.4.1 Activités

Le cadre délégataire, habituellement le gestionnaire du centre de responsabilité, est responsable de s'assurer qu'il y a suffisamment de fonds avant d'approuver le voyage ^{Voir la note en bas de page [34]} (activité 3.2.4.1 – Établir le solde non grevé). Les plans de voyage permanents couvrant plusieurs exercices exigent que des engagements permanents distincts soient tenus pour l'exercice en cours et les exercices suivants dans le plus récent budget approuvé ^{Voir la note en bas de page [35]}.

Si les fonds ne sont pas suffisants, il faudra :

• Réaffecter les budgets
• Revoir le budget approuvé et les conditions des voyages ou
• Mettre fin au processus opérationnel de la Gestion des voyages

Si les fonds sont suffisants, les fonctions relatives au pouvoir d'engager des fonds sont exécutées. Les autorisations en vertu de l'article 32 doivent être étayées de manière adéquate (activité 3.2.4.2 – Donner l'autorisation), comme le prévoient les politiques et les procédures du ministère ^{Voir la note en bas de page [36]}.

5.2.4.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable de s'assurer qu'il y a suffisamment de fonds. Le tableau 4 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 4. Analyse RACI du sous-processus 3.2.4 Vérifier le solde non grevé

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel S/O : Sans objet GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
3.2.4.1 Déterminer le solde non grevé	Coûts estimatifs Code financier (autorisation, article, centre de responsabilité, sous-activité) Données financières (budget, engagements, dépenses réelles cumulées) Budget de voyage	GCR	GCR	FI	FI	SMGFM
3.2.4.2 Donner l'autorisation	Coûts estimatifs Code financier (autorisation, article, centre de responsabilité, sous-activité) Spécimens de signature Données sur le voyage (dates, destination, durée, but)	GCR	GCR	FI	S/O	SMGFM

5.2.5 Gérer l'engagement (sous-processus 3.2.5)

En même temps que le solde non grevé est vérifié, le gestionnaire du centre de responsabilité enregistre et met à jour l'engagement en conformité avec la politique du ministère. Une fois le solde des fonds disponibles confirmé et l'engagement contrôlé, la certification en vertu de l'article 32 de la LGFP est donnée. La figure 8 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer l'engagement.

5.2.5.1 Activités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable de s'assurer que l'engagement, y compris un engagement permanent ayant une incidence sur les exercices subséquents, est enregistré en conformité avec les politiques du ministère. Tout au long du processus opérationnel de la Gestion des voyages, l'engagement est suivi et mis à jour si nécessaire (par exemple, si les coûts du voyage ont changé) (activité 3.2.5.1 – Enregistrer ou mettre à jour l'engagement).

Une fois la réclamation de frais de voyage attestée en vertu de l'article 34 de la LGFP, l'engagement est fermé (activité 3.2.5.2 – Fermer l'engagement). Si la réclamation de frais de voyage est associée à une autorisation générale de voyager, l'engagement est fermé seulement à la date d'expiration ou au retour du dernier voyage effectué. Le sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances reprend. L'objectif des sous-processus Gérer la demande de voyage, Vérifier le solde non grevé et Gérer l'engagement est de faire en sorte que les engagements soient contrôlés et que les gestionnaires ne dépassent pas les budgets ou les crédits ^{Voir la note en bas de page [37]}.

Ce serait sans doute non réaliste d'enregistrer en bonne et due forme un engagement pour chaque voyage, surtout s'il s'agit d'un voyage à faibles frais. Les ministères pourront adopter une autre méthode comptable pour ces engagements pourvu que leur politique définisse les conditions sous lesquelles cette méthode est permise et la manière de comptabiliser ces engagements ^{Voir la note en bas de page [38]}. Les engagements sont comptabilisés selon le budget approuvé du ministère. Ils quantifient les répercussions financières des conditions prévues des voyages. Pour des arrangements de voyage permanents couvrant plusieurs exercices, les engagements seront enregistrés sur une base annuelle.

5.2.5.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable de ses engagements. Le tableau 5 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 5. Analyse RACI du sous-processus 3.2.5 Gérer l'engagement

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FIN : Services financiers (ministériels) GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
3.2.5.1 Enregistrer ou mettre à jour l'engagement	Autorisation de l'engagement Code financier Données financières (budget, engagements, dépenses réelles cumulées) Demande de voyage (y compris les coûts estimatifs et les mises à jour)	GCR	GCR	FIN	FI	SMGFM
3.2.5.2 Fermer l'engagement	Données sur l'engagement Données financières Relevé de la carte de crédit prépayée Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FIN	FI	SMGFM

Les activités du groupe Administration des voyages et demandes de remboursement des frais de voyage consistent à obtenir un Numéro d'autorisation de voyage (NAV), si nécessaire, prendre des dispositions de voyage conformes à la demande de voyage approuvée et aux instruments de politique, traiter les demandes d'avance ou les réclamations de frais de voyage, procéder à la vérification des comptes et attester les transactions en vertu de l'article 34 de la LGFP. Une fois que le voyage a eu lieu ou que les dépenses ont été engagées, la personne qui a voyagé remplit une réclamation de frais de voyage et la présente, accompagnée des pièces justificatives appropriées, au gestionnaire pour approbation. À la réception de la réclamation, le gestionnaire du centre de responsabilité procède à la vérification des comptes et atteste les transactions en vertu de l'article 34. Une demande de paiement est ensuite préparée et envoyée aux Services financiers (ministériels).

5.3.1 Gérer l'administration des voyages (sous-processus 3.2.6)

Une fois que le voyage a été approuvé, la personne qui voyage est responsable d'obtenir un Numéro d'autorisation de voyage (NAV), si nécessaire, afin de prendre des dispositions pour le voyage, comme réserver un vol. La personne qui voyage choisit un itinéraire et fait les réservations en conformité avec la demande de voyage et les instruments de politique en vigueur. Une fois que le voyage a eu lieu ou que des dépenses ont été engagées, la personne qui a voyagé remplit une réclamation de frais de voyage accompagnée des documents justificatifs, qu'elle soumet au gestionnaire pour obtenir son approbation. Si le voyage est annulé et aucune dépense n'a été engagée, l'engagement est fermé et le processus opérationnel de la Gestion des voyages prend fin. La figure 9 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer l'administration des voyages.

5.3.1.1 Activités

Une fois que la demande d'autorisation et d'avance de voyage a été approuvée ou qu'une autorisation générale de voyager a été obtenue, la personne qui voyage devra déterminer si elle a besoin d'un  Numéro d'autorisation de voyage (NAV). Il s'agit d'un numéro unique attribué à chaque déplacement autorisé ^{Voir la note en bas de page [39]}. Les NAV sont nécessaires pour faire des réservations de voyage par l'intermédiaire des Services de voyage partagés du gouvernement du Canada. Les NAV sont attribués par le détenteur des NAV du ministère qui peut utiliser les NAV en ligne par le truchement de l'Outil de gestion des dépenses, si le ministère a mis l'outil en œuvre, ou utiliser les NAV hors ligne, un processus effectué sur papier ^{Voir la note en bas de page [40]}. Dans certains cas, l'attribution de NAV au sein du ministère est automatisée. Si un NAV est attribué pour une personne qui n'est pas fonctionnaire, il faut prévoir des contrôles, par exemple, confier la tâche de faire les réservations de voyage au personnel du ministère (activité 3.2.6.1 – Obtenir un Numéro d'autorisation de voyage). Il incombe au ministère de tenir à jour les NAV et d'en assurer l'intégrité.

Munie d'un NAV, la personne qui voyage peut faire les réservations nécessaires en utilisant son code d'identificateur unique (activité 3.2.6.2 – Prendre les dispositions pour le voyage en conformité avec l'autorisation). Le code d'identification de l'utilisateur est associé à son profil : coordonnées, personne à joindre en cas d'urgence et préférences. La personne qui voyage est responsable de maintenir son profil à jour. On privilégie l'utilisation de la carte de voyage afin d'obtenir la protection d'assurance nécessaire et de faciliter la création du rapport des dépenses dans l'Outil de gestion des dépenses par la transmission automatisée des données pour les ministères qui ont mis en œuvre l'outil facultatif. Les fonctionnaires (employés) qui voyagent en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles. Si le fonctionnaire doit utiliser une carte individuelle de voyage pour accéder à ces fournisseurs, services et produits, il doit avoir accepté de s'en servir ^{Voir la note en bas de page [41]}. L'utilisation de la carte de voyage est obligatoire pour les fonctionnaires du groupe de la direction et ceux qui occupent un poste exclu. Les dispositions de voyage devraient être prises longtemps à l'avance afin d'obtenir les meilleurs tarifs possibles. L'option la plus économique disponible sera choisie pour le  mode de transport, après avoir bien considéré le coût, la durée, la sécurité et l'aspect pratique, dans l'esprit de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ^{Voir la note en bas de page [42]}. Le pouvoir d'exécuter une opération est exercé lorsque les dispositions pour le voyage sont prises et que la personne qui voyage conclut une entente avec le fournisseur de services.

En prenant des dispositions de voyage, le voyageur doit tenir compte des aspects suivants :

• Les dispositions de voyage respectent l'autorisation de voyager (y compris l'autorisation générale de voyager) et les politiques applicables.
• On utilise le plus possible les crédits des transporteurs aériens disponibles.
• Les réservations sont faites en ligne pour profiter d'une réduction des frais administratifs.
• Pour les voyages de groupe, on prend en compte les rabais supplémentaires, les tarifs de groupe ou les gains d'efficacité possibles.
• On utilise les montants des indemnités qui sont prévus aux annexes de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, par exemple :
  • Appendice B – Taux par kilomètre, Modules 1, 2 et 3
  • Appendice C – Indemnités, Modules 1, 2 et 3
  • Appendice D – Indemnités, Module 4
• D'autres instruments de politique pertinents ont été considérés.

Après le voyage ou l'engagement de dépenses, la personne qui a voyagé prépare et atteste la réclamation des frais de voyage en n'oubliant pas d'y inclure tous les éléments payés d'avance (p. ex., les avances de voyage et les montants payés au moyen de la carte de voyage du ministère, par exemple, les billets d'avion) (activité 3.2.6.3 – Préparer et attester la réclamation des frais de voyage). Dans le cas où le voyage est annulé, c'est-à-dire qu'il n'a pas eu lieu, des dépenses peuvent quand même avoir été engagées, par exemple, les dépenses au titre des dépôts non remboursables ou des frais de réservation. Une réclamation devra alors être présentée pour ces dépenses. La donnée de sortie (ou extrant) de ce sous-processus est une réclamation des frais de voyage qui comprend les documents justificatifs et l'attestation de la personne qui voyage.

Si les dispositions pour le voyage, par exemple, les billets d'avion, ont été payées au moyen de la carte ou du compte ministériel de frais de voyage, le paiement du relevé de la carte de voyage est décrit dans la catégorie Paiement périodique du processus opérationnel 3.3 de la Gestion des autres paiements. Il sera important d'inclure dans la réclamation des frais de voyage la portion payée au moyen de la carte ou du compte ministériel de frais de voyage.

Si le voyage n'a pas eu lieu et qu'aucune dépense n'a été engagée, le gestionnaire passe au sous-processus 3.2.5 Gérer l'engagement pour fermer l'engagement. Si le voyage n'a pas eu lieu et que le fonctionnaire a obtenu une avance de voyage, il faut recouvrer les fonds qui lui ont été versés. Il est de bonne pratique de suivre les avances de voyage en circulation pour s'assurer de les appliquer aux bonnes réclamations de frais de voyage ou de recouvrer les fonds. Le recouvrement des fonds est décrit dans le processus opérationnel 2.1 de la Gestion des revenus, créances et recettes. Si l'avance de voyage a été obtenue au moyen d'une carte de voyage, le fonctionnaire devra en régler le solde.

5.3.1.2 Rôles et responsabilités

La personne qui voyage est responsable d'obtenir un NAV, de prendre les dispositions pour le voyage et de préparer la réclamation des frais de voyage. Dans certains cas, le gestionnaire du centre de responsabilité choisira d'obtenir un NAV et de prendre les dispositions de voyage au nom d'un voyageur lorsque ce dernier n'est pas un employé.

Deux scénarios sont possibles :

• Dans le scénario 1, le fonctionnaire est responsable d'obtenir un NAV et de prendre les dispositions pour le voyage.
• Dans le scénario 2, le voyageur est responsable, mais le gestionnaire du centre de responsabilité peut exécuter certaines activités au nom du voyageur comme obtenir un NAV et prendre les dispositions pour le voyage. Dans ce cas, le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable au nom du voyageur.

Le tableau 6 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 6. Analyse RACI  du sous-processus 3.2.6 Gérer l'administration des voyages

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : Fonctionnaire (employé) FIN : Services financiers (ministériels) GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité S1 : Scénario 1 S2 : Scénario 2 SVP : Services de voyage partagés VOY : Voyageur Note A : Selon le degré d'utilisation des SVP par le ministère, la source faisant autorité appartiendra au ministère ou aux SVP.
3.2.6.1 Obtenir un Numéro d'autorisation de voyage (NAV)	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Registre des NAV	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FIN, GCR, SVP S2 : FIN, SVP	S1 : GCR	S1 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 6 Note A) S2 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 6 Note A)
3.2.6.2 Prendre les dispositions pour le voyage en conformité avec l'autorisation	Numéro de confirmation Instruments de politique Données sur le voyage (dates, destination, durée, but) Itinéraire de voyage NAV	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FIN, GCR, SVP S2 : FIN, SVP	S1 : GCR	S1 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 6 Note A) S2 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 6 Note A)
3.2.6.3 Préparer et attester la réclamation des frais de voyage	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Documents justificatifs Réclamation des frais de voyage	S1 : FONCT S2 : VOY	S1 : FONCT S2 : VOY	S1 : FIN, GCR S2 : FIN, GCR	S1 : GCR S2 : GCR	S1 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 6 Note A) S2 : SMGFM/ SVP( Voir la tableau 6 Note A)

5.3.2 Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances (sous-processus 3.2.7)

Le présent sous-processus comprend le traitement des demandes d'avance de voyage ou des réclamations de frais de voyage, la vérification des comptes et l'attestation aux termes de l'article 34 de la LGFP. À la réception de la réclamation des frais de voyage, les éléments suivants ont lieu :

• Vérification des comptes
• Le gestionnaire du centre de responsabilité exerce le pouvoir d'attester l'opération aux termes de l'article 34 de la LGFP.
• On prépare une demande de paiement à transmettre aux Services financiers (ministériels).

La figure 10 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances.

Le sous-processus de la Gestion des réclamations de frais de voyage et des avances comprend la réception des demandes d'avance de voyage, des réclamations de frais de voyage ou d'autres documents de la personne qui voyage ainsi que la vérification et la validation des renseignements fournis dans la réclamation des frais de voyage. La demande d'autorisation et d'avance de voyage fait partie du processus de la vérification des comptes.

La vérification des comptes fournit la preuve que :

• Les bons montants ont été réclamés en conformité avec les règlements en vigueur.
• L'opération est exacte.
• Toutes les autorisations ont été respectées ^{Voir la note en bas de page [43]}.

La responsabilité première de vérifier chaque compte incombe au gestionnaire délégataire du pouvoir de confirmer et d'attester les paiements admissibles en vertu de l'art. 34 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [44]}. Ces étapes reposent sur la réclamation de frais de voyage attestée dans le sous-processus 3.2.5 Gérer l'engagement et sur la demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée du sous-processus 3.2.3 Gérer les demandes de voyage. À la réception de ces documents, il incombe au gestionnaire du centre de responsabilité de vérifier l'intégralité des documents justificatifs. Tous les paiements et les règlements doivent être attestés aux termes de l'article 34 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [45]}.

Pour garantir une répartition adéquate des tâches, les fonctions suivantes sont séparées lorsque la responsabilité est assignée aux personnes intervenant dans le processus des voyages ^{Voir la note en bas de page [46]} :

• Détermination des frais donnant droit à un remboursement ou à une indemnité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) (sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances)
• Certification de la demande de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la LGFP (autorisation de paiement) (activité 3.2.8.3)
• Si les circonstances, ou le processus, ne permettent pas une telle répartition des tâches, d'autres mesures de contrôle sont mises en œuvre et documentées.

5.3.2.1 Activités

Le sous-processus Gérer les réclamations de frais de voyage et les avances comporte les activités suivantes aux fins de l'attestation et de la vérification des comptes aux termes de l'art. 34 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [47]} :

• Confirmer que la réclamation des frais de voyage concorde avec la demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée (activité 3.2.7.1 – Confirmer que les conditions d'autorisation du voyage ont été respectées)
• Confirmer que le destinataire du paiement y a droit ou est y admissible, c'est-à-dire vérifier que le bon destinataire est indiqué, en particulier dans le cas d'une saisie-arrêt ou d'une compensation (destinataire différent) (activité 3.2.7.2 – Confirmer que le destinataire du paiement y a droit)
• S'assurer que les documents comme la réclamation des frais de voyage ou l'avance de voyage, les documents justificatifs (p. ex., reçus originaux) et la demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée, concordent (activité 3.2.7.3 – Vérifier que les documents concordent)
• S'assurer que les données sur le destinataire sont exactes et complètes. Elles devraient être comparées aux données du dossier des fournisseurs. Si des modifications s'imposent pour corriger l'information, le processus opérationnel 7.1 de la Gestion du dossier des fournisseurs renseigne sur la procédure à suivre pour modifier la fiche fournisseur ou pour en créer une nouvelle (activité 3.2.7.4 – Vérifier l'exactitude de l'information sur le destinataire du paiement)
• S'assurer que le code financier fourni est correct et complet (activité 3.2.7.5 – Vérifier que le code financier est correct)
• Vérifier que les lois, les règlements, les décrets, les politiques et les directives et d'autres obligations légales applicables ont été suivis (activité 3.2.7.6 – Vérifier que les règlements, politiques et directives en vigueur ont été suivis)
• Confirmer que la transaction est exacte, notamment que le paiement n'a pas déjà été effectué, que les avances comptables, les remises ou crédits ont été déduits, que les frais non payables ont été soustraits, que le total de la réclamation des frais de voyage ou de l'avance, y compris les sommes payées sur la carte de crédit ministérielle, ont été bien calculés (activité 3.2.6.7 – Vérifier que l'opération est exacte)

Si des montants sont dus au gouvernement du Canada, la réclamation pourrait être déduite du montant à recevoir; une demande de paiement ne serait alors pas nécessaire. Le processus opérationnel 2.1 de la Gestion des revenus, des créances et des recettes en traite plus à fond.

Certains instruments de politique doivent être consultés lorsqu'il est question de transactions particulières : Autorisations spéciales de voyager, Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage, Directive sur les voyages (du Conseil national mixte),Lignes directrices sur l'approbation des voyages visant des sous-ministres et des dirigeants d'organismes, de conseils et de commissions, Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences. Certains de ces documents ne sont pas cités dans les sources de référence de la section 3.2.

La vérification des comptes comprend également la confirmation que les avances de voyage satisfont aux exigences pertinentes ^{Voir la note en bas de page [48]} conformément à la Directive sur les avances comptables et à la Ligne directrice sur les avances comptables.

Si une différence apparaît au cours du processus de vérification des comptes ou si l'information est incomplète, le gestionnaire du centre de responsabilité la résout en identifiant la cause (activité 3.2.7.8 – Résoudre les différences). La vérification des comptes peut ensuite reprendre ou recommencer du début.

Une fois que la réclamation de frais de voyages ait été vérifiée et qu'aucune différence ou problème n'ait été noté, la vérification des comptes est terminée et attestée en vertu de l'article 34 de la LGFP (activité 3.2.7.9 – Faire attester ou exercer le pouvoir d'attestation), normalement au moyen d'un bloc-signature sur la réclamation ou d'une liste de contrôle de la vérification des comptes. La réclamation est enregistrée, et l'engagement est ensuite fermé pour confirmer que la réclamation a été reçue. Le produit final de ce sous-processus est une réclamation de frais de voyage attestée sous la forme d'une demande de paiement en faveur de l'employé. Si l'avance de voyage est supérieure au total des dépenses engagées, il faut recouvrer du fonctionnaire le montant versé en trop.

La vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP consiste aussi à conserver des éléments probants de la vérification effectuée (le processus montre qui a fait la vérification des comptes et qu'une piste de vérification existe) ^{Voir la note en bas de page [49]}.

5.3.2.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable d'exécuter la vérification des comptes et d'attester les factures en vertu de l'article 34 de la LGFP. Le tableau 7 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 7. Analyse RACI du sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyages et les avances

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances CMDV : Coordonnateur ministériel désigné des voyages SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : Fonctionnaire (employé) FIN : Services financiers (ministériels) S/O : Sans objet BDPRH : Bureau du dirigeant principal des ressources humaines GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité VOY : Voyageur
3.2.7.1 Confirmer que les conditions d'autorisation du voyage ont été respectées	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FIN	S/O	SMGFM
3.2.7.2 Confirmer que le destinataire du paiement y a droit	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FIN	S/O	SMGFM
3.2.7.3 Vérifier que les documents concordent	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FIN	S/O	SMGFM
3.2.7.4 Vérifier l'exactitude de l'information sur le destinataire du paiement	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage Données sur le fournisseur	GCR	GCR	FI, FIN	S/O	SMGFM
3.2.7.5 Vérifier que le code financier est exact	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Code financier Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FIN	S/O	SMGFM
3.2.7.6 Vérifier que les règlements, politiques et directives en vigueur sont suivis	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Instruments de politique Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FIN, CMDV, BDPRH	S/O	SMGFM
3.2.7.7 Vérifier que l'opération est exacte	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Code financier Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FIN	S/O	SMGFM
3.2.7.8 Résoudre les différences	Demande d'autorisation et d'avance de voyage approuvée Instruments de politique Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage	GCR	GCR	FI, FONCT, FIN, CMDV, BDPRH, VOY	FIN	SMGFM
3.2.7.9 Faire attester ou exercer le pouvoir d'attestation	Pouvoir d'attestation Documents de délégation Pouvoir d'engagement de dépenses Pouvoir d'exécuter une opération	GCR	GCR	FI	S/O	SMGFM

Le groupe de sous-processus Règlement des réclamations de frais de voyage met fin au processus opérationnel de la Gestion des voyages. Ses activités consistent à exécuter un contrôle de la qualité, s'il y a lieu, à autoriser le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP, à préparer et à présenter la demande de paiement et à finaliser l'opération de paiements.

5.4.1 Autoriser le paiement (sous-processus 3.2.8)

Le sous-processus Autoriser le paiement commence à la réception d'une demande de paiement. Au cours du processus de paiement, les Services financiers (ministériels) effectuent l'assurance de la qualité dans le cadre de l'autorisation du paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP. La figure 11 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Autoriser le paiement.

5.4.1.1 Activités

 La demande de paiement est envoyée aux Services financiers (ministériels) (activité 3.2.8.1 – Recevoir une demande de paiement) en vue de faire produire le paiement. Elle comprend les données sur la réclamation, les données relatives au paiement (date de réception, date du paiement et montant de la réclamation), les données sur le fournisseur, le type de paiement (ordinaire ou prioritaire) et le code financier. En ce qui a trait aux intérêts sur les paiements aux employés (remboursement des réclamations de frais de voyage), le terme de paiement standard de 30 jours ne s'applique pas parce que, comme les employés doivent être payés le plus tôt possible ^{Voir la note en bas de page [50]}, il n'est pas nécessaire de calculer des intérêts.

L'agent financier ayant le pouvoir délégué d'attester les opérations en vertu de l'article 33 de la LGFP effectue l'assurance de la qualité (activité 3.2.8.2 – Effectuer l'assurance de la qualité). L'agent financier autorise le paiement, et il est responsable de certifier et de garantir ce qui suit ^{Voir la note en bas de page [51]} :

• Il existe des preuves tangibles démontrant que la vérification des comptes a été effectuée et que celle-ci a été certifiée par une personne ayant le pouvoir délégué de signer des documents financiers en vertu de l'article 34 de la LGFP.
• Aucun paiement n'est effectué si le paiement entraîne les conditions suivantes :
  • Imputation non légitime sur un crédit
  • Dépense supérieure au crédit
  • Solde insuffisant du crédit afin de couvrir les engagements imputés sur celui-ci
• En exerçant le pouvoir de payer :
  • Toutes les transactions à risque élevé font l'objet d'un examen complet
  • Un échantillon des transactions à risque moyen et faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement de l'échantillon, et sont assujettis à un examen les aspects les plus importants de chaque transaction choisie.
• Le receveur général reçoit la certification des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP (Système normalisé des paiements) ^{Voir la note en bas de page [52]}.

Si une différence apparaît, la demande de paiement est retournée au gestionnaire du centre de responsabilité pour qu'il la résolve.

Le ministère est responsable de définir les niveaux de risque « faible », « modéré » et « élevé » selon son niveau de tolérance. Le processus opérationnel 8.1 de la Gestion de la vérification après paiement décrit les exigences en matière de contrôle de la qualité liées à la certification en vertu de l'article 33 de la LGFP pour l'échantillonnage des opérations à risque modéré ou faible. De plus, l'agent financier est responsable de demander des mesures correctives lorsqu'une erreur critique est trouvée au cours du processus d'assurance de la qualité à l'étape de l'autorisation du paiement ^{Voir la note en bas de page [53]}.

La prochaine étape est de déterminer si des montants sont à recouvrer (remise). Un recouvrement est à prévoir lorsque l'avance de voyage qui a été consentie est plus élevée que la réclamation des frais de voyage ou lorsqu'un fonctionnaire est redevable envers l'État pour une raison ou une autre. Dans ces cas, la réclamation n'est pas remboursée au fonctionnaire, et les fonds sont recouvrés dans le processus opérationnel 2.1 de la Gestion des revenus, créances et recettes.

De plus, conformément à la section 6.2.2 de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, les personnes détenant le pouvoir délégué d'autoriser le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP ne doivent pas exercer les pouvoirs suivants :

• Pouvoir d'attestation et pouvoir de payer relativement à un même paiement
• Pouvoir de dépenser, pouvoir d'attester ou pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne)

Une fois convaincu que toutes les exigences ont été satisfaites, l'agent financier autorise le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP, et le processus d'autorisation et d'authentification électroniques est effectué (activité 3.2.8.3 – Attester l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE)).

La demande de paiement est ensuite préparée et envoyée au receveur général (activité 3.2.8.4 – Présenter la demande de paiement au receveur général) en conformité avec ce qui suit :

• Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques
• Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement
• Manuel du receveur général, chapitre 4, Le Système normalisé des paiements et les ministères

Les demandes contenues dans le fichier des paiements contiennent des données complètes sur les paiements : nom, date, montant, adresse de livraison, information sur la transmission à l'institution financière, détails du talon de chèque (si nécessaire) et type de paiement. Les ministères attribuent un numéro unique à chaque lot de paiements ^{Voir la note en bas de page [54]}.

Le Cadre de contrôle du receveur général et le Manuel du receveur général donnent plus d'explications et les étapes à suivre pour présenter la demande de paiement de manière appropriée au receveur général. Les demandes de paiement peuvent être payées au moyen de plusieurs types de paiement. Il y a plusieurs aspects à considérer dans le choix du type de paiement. Le tableau 8 résume les sources de référence et les principales caractéristiques des types de paiement les plus courants utilisés pour régler les réclamations de frais de voyage et débourser les avances de voyage.

Tableau 8. Types de paiement

Type de paiement	Cadre de contrôle du receveur général Voir la note en bas de page [55]	Caractéristiques
Paiement ordinaire	Section 7.2	Le fichier des paiements doit contenir les données complètes sur chaque paiement
Paiement prioritaire	Section 7.8	Mesures de contrôle interne appliquées aux chèques Préavis de la date d'échéance du paiement Enregistrement au préalable des données sur le destinataire Indicateur Échéance à respecter
Dépôt direct (DD)	Section 7.2	Informations bancaires fiables Code de paiement Fournisseur confirmé

5.4.1.2 Rôles et responsabilités

Les Services financiers (ministériels) sont responsables de gérer les demandes de paiement et de les certifier en vertu de l'article 33 de la LGFP. Le tableau 9 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 9. Analyse RACI du sous-processus 3.2.8 Autoriser le paiement

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : Fonction ministérielle des finances SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FIN : Services financiers (ministériels) S/O : Sans objet GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité GBT-RG : Gestion bancaire et trésorerie – Receveur général
3.2.8.1 Recevoir une demande de paiement	Documents justificatifs Réclamation de frais de voyage Données sur le fournisseur	FIN	FIN	GCR	GCR	SMGFM
3.2.8.2 Effectuer l'assurance de la qualité	Documents de délégation Vérification et attestation en vertu de l'article 34 Spécimens de signature Documents justificatifs Formulaire de demande d'avance de voyage Réclamation de frais de voyage Données sur le fournisseur	FIN	FIN	GCR	GCR	SMGFM
3.2.8.3 Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE)	Solde du crédit Demande de paiement approuvée Documents de délégation Résultats du contrôle de la qualité Certification en vertu de l'article 33 (signature)	FIN	FIN	FI	S/O	SMGFM
3.2.8.4 Présenter la demande de paiement au receveur général	Données de l'autorisation et de l'authentification électroniques en vertu de l'article 33 Données sur le paiement Données sur la réclamation de frais de voyage Données sur le fournisseur	FIN	FIN	S/O	GBT-RC	SMGFM

5.4.2 Émettre le paiement (sous-processus 3.2.9)

Une fois que le paiement a été autorisé en vertu de l'article 33 de la LGFP, la demande de paiement est envoyée au receveur général pour émission du paiement. Les fichiers de demandes de paiement sont révisés et validés, et les paiements sont émis par le receveur général. Ce dernier produit un fichier de retour générique contenant les données de référence uniques des paiements servant pour le contrôle. Les fichiers des paiements devraient alors être mis à jour dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel ^{Voir la note en bas de page [56]}. Le processus opérationnel 3.2 de la Gestion des voyages prend fin sur cette activité, et le processus opérationnel 8.1 Gestion de la vérification après paiement ou le processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière commence.

La figure 12 illustre les opérations de niveau 3 du sous-processus Émettre le paiement.

5.4.2.1 Activités

Le ministère de Travaux publics et Services gouvernementaux émet les chèques du receveur général en dollars canadiens ou en d'autres devises au moyen du Système normalisé des paiements (SNP) (activité 3.2.9.1 – Émettre le paiement). Tous les paiements relatifs aux programmes, aux comptes créditeurs et à la rémunération sont émis par le receveur général pour tous les ministères et organismes définis au sens de l'article 2 de la LGFP, et tirés sur le Trésor ^{Voir la note en bas de page [57]}. Le SNP est un système intégré, constitué de diverses fonctions et de divers menus qui reprennent l'ensemble du processus de traitement des paiements ^{Voir la note en bas de page [58]}. Le chapitre 4 du Manuel du receveur général renseigne sur les étapes du traitement des paiements du SNP.

Les opérations après paiement telles que le remplacement d'un chèque et les exceptions font partie du processus opérationnel 8.2 de la Gestion de la clôture financière.

Les ministères sont informés au moyen du fichier de retour que leurs paiements ont été émis par le SNP. Les ministères traitent le fichier de retour des paiements (activité 3.2.9.2 – Traiter le fichier de retour des paiements) et finalisent et enregistrent ensuite les données sur les paiements (numéro de référence, date) dans leur système ministériel de gestion des finances (activité 3.2.9.3 – Finaliser l'opération de paiement).

Les ministères rapprochent régulièrement les demandes de paiement soumises au SNP avec le fichier de notification/retour des paiements envoyé par le SNP. Ils rapprochent également les soldes des comptes de contrôle du système ministériel de gestion des finances et du matériel avec les totaux des comptes de contrôle reçus quotidiennement du Grand livre général du receveur général, selon les données de contrôle reçues du SNP. Le rapprochement des soldes des comptes de contrôle fait partie du processus opérationnel 8.2 de la Gestion de la clôture financière.

5.4.2.2 Rôles et responsabilités

Le secteur de la Gestion bancaire et de la trésorerie du receveur général est responsable d'émettre les paiements, les Services financiers (ministériels), d'enregistrer les paiements effectués. Le tableau 10 donne un aperçu des rôles et des responsabilités de ce sous-processus selon l'analyse RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé). Ils sont décrits en détail à l'annexe D.

Tableau 10. Analyse RACI du sous-processus 3.2.9 Émettre le paiement

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : Fonctionnaire (employé) FIN : Services financiers (ministériels) S/O : Sans objet GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité GBT-RG : Gestion bancaire et de la trésorerie du receveur général VOY : Voyageur
3.2.9.1 Émettre le paiement	Données sur le paiement Fichier de retour des paiements	GBT-RC	GBT-RC	FIN	FIN	SMGFM
3.2.9.2 Traiter le fichier de retour des paiements	Fichier de retour des paiements Numéro de référence des paiements Numéro de demande	FIN	FIN	GBT-RC	S/O	SMGFM
3.2.9.3 Finaliser l'opération de paiement	Données sur le paiement Fichier de retour des paiements Numéro de référence des paiements Numéro de demande	FIN	FIN	GBT-RC	FONCT, GCR, VOY	SMGFM