Annulée [2014-01-06] - Lignes directrices sur l'approbation des voyages visant des sous-ministres et des dirigeants d’organismes, de conseils et de commissions (administrateurs généraux)- Novembre 2010
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Objectif
Le présent document vise à fournir une orientation relativement à l'administration des demandes de voyages dans les cas où l'administrateur général est l'employé qui voyage.
Contexte
Au cours du dernier exercice, nous avons reçu de la part des ministères un certain nombre de demandes de renseignements sur les processus de contrôle touchant l'approbation et le remboursement des frais de voyages des administrateurs généraux.
Aux termes des Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein du Bureau du Conseil privé, la plupart des personnes nommées par le gouverneur en conseil sont assujetties aux Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte(CNM).
En particulier, la Directive sur les voyages du CNM stipule que a) tous les voyages doivent être approuvés par le représentant de l'employeur, b) le voyage doit être autorisé avant d'avoir lieu, et c) l'approbation doit être donnée par écrit. En outre, cette directive précise que le voyage doit être approuvé par une personne autre que l'employé qui voyage. Ces principes sont renforcés par la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor,laquelle stipule que les personnes détenant des pouvoirs délégués, notamment les administrateurs généraux, ne peuvent exercer des pouvoirs financiers pour les dépenses dont elles peuvent « bénéficier directement ou indirectement ». Si le voyage n'est pas dûment autorisé, l'employé qui voyage ne peut pas bénéficier intégralement de toutes les protections d'assurance offertes à ceux qui voyagent en service commandé (se reporter à l'appendice A de la Directive sur les voyages du CNM).
Normalement, c'est le superviseur de l'employé devant voyager qui approuve le déplacement de l'employé. Compte tenu du statut particulier des administrateurs généraux, qui sont nommés directement par le gouverneur en conseil, le modèle d'approbation des voyages par le superviseur ne s'applique pas facilement aux administrateurs généraux.
Orientation
Les administrateurs généraux doivent mettre en place un mécanisme d'approbation par un tiers pour leurs propres voyages. Le Secrétariat du Conseil du Trésor recommande que l'administrateur général confie à un « agent désigné » au sein de sa propre organisation la responsabilité de veiller à ce que les voyages de l'administrateur général soient gérés et comptabilisés conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, à la Directive sur les voyages du CNM et aux Autorisations spéciales de voyager.
On recommande aussi de confier au dirigeant principal des finances (DPF) le rôle d'agent désigné au sein de l'organisation pour approuver et signer toutes les demandes de voyages pour lesquelles l'administrateur général est l'employé qui voyage. L'agent désigné ne devrait approuver et signer une demande de voyage que si elle est conforme aux lois et aux instruments de politique.
Fait à noter, les voyages sont approuvés à plusieurs stades pour les employés qui voyagent, et notamment pour les administrateurs généraux :
- quand le voyage est initialement autorisé (c.-à-d., engagement de la dépense). La Directive sur les voyages du CNM permet deux types d'autorisation de voyage initiale : l'autorisation de voyage distinct et l'autorisation générale de voyager. L'autorisation générale de voyager peut être accordée s'il s'agit d'un voyage de nature continue ou répétitive et qu'il n'est ni pratique ni efficace d'approuver des voyages distincts;
- quand les fonds pour le voyage sont visés par l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
- quand des avances sont faites à l'employé — c.-à-d., vérification et attestation en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP; et
- quand l'employé qui voyage présente des pièces justificatives à l'appui des dépenses de voyage réelles dans le cadre d'une demande de remboursement de frais de voyage – laquelle doit être vérifiée et éventuellement attestée aux termes des articles 34 et 33 de la LGFP.
Dans tous les cas, on recommande aux ministères de mettre en place des politiques ou des procédures officielles écrites pour l'approbation et le remboursement des frais de voyages des administrateurs généraux.
Pour toute question relative aux présentes lignes directrices, prière de communiquer avec Tom Bezanson, Secteur de la gestion financière, Bureau du contrôleur général, au 613-952-3215.
Toute question relative à la Directive sur les voyages du CNM ou aux Autorisations spéciales de voyager doit être adressée au coordonnateur désigné des voyages de votre ministère qui, au besoin, communiquera directement avec l'analyste principal des programmes et de la politique en matière de voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor.