Directive sur les cotisations syndicales

La présente directive décrit les responsabilités des organisations au sein de l’administration publique centrale (APC) pour assurer l’administration exacte, cohérente et efficace des cotisations syndicales.
Modification : 2025-09-01

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Note aux lecteurs

La présente directive a été mise à jour le 1er septembre 2025. Les modifications entrent en vigueur à cette date.

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive est entrée en vigueur le 1er mars 2011.
  • 1.2Elle remplace le chapitre 11 du Manuel du Conseil du Trésor, Retenue des cotisations syndicales, daté du 1er mai 1995.

2. Autorisations et pouvoirs

  • 2.1La présente directive est émise en vertu des pouvoirs indiqués à la section 2 de la Politique sur les conditions d’emploi. Elle énonce les exigences obligatoires de l'application des cotisations syndicales non spécifiées dans les conventions collectives.
    • 2.1.1Le pouvoir de retenir et de verser les cotisations syndicales aux agents négociateurs est régi par les dispositions pertinentes de la convention collective. En cas de conflit entre une convention collective et la présente directive, les dispositions de la convention collective ont préséance.

3. Objectif et résultats attendus

  • 3.1L’objectif de la présente directive est d’assurer l’administration exacte, cohérente et efficace des cotisations syndicales dans l’ensemble de l’APC.
  • 3.2Les résultats attendus de la présente directive visent l’administration des retenues et du versement des cotisations syndicales dans le respect des dispositions pertinentes des conventions collectives et de la présente directive.

4. Exigences

  • 4.1Il incombe aux cadres supérieurs organisationnels des ressources humaines ou à toute autre personne nommée par l’administratrice générale ou  l’administrateur général de :
    • 4.1.1s’assurer que la structure organisationnelle, les ressources, les systèmes, les normes de service et les contrôles nécessaires sont en place pour faciliter l’exactitude, la cohérence et l’efficacité de l’administration des cotisations syndicales ;
    • 4.1.2surveiller la conformité à la présente directive au sein de leur organisation en examinant, sur une base continue, les processus et procédures associés à l’administration des cotisations syndicales et en mettant en œuvre, s’il y a lieu, les modifications en temps opportun.
  • 4.2Il incombe aux représentantes ou représentants organisationnel-le-s des ressources humaines de :
    • 4.2.1s’assurer que les problèmes relatifs à l’administration des cotisations syndicales sont gérés efficacement, en collaboration avec les administratrices ou administrateurs de la rémunération, au besoin ;
    • 4.2.2fournir en temps opportun aux administratrices ou administrateurs de la rémunération les lettres d’offre, les ententes de détachement ou d’affectation ou tout autre document pertinent aux fins de l’administration efficace des cotisations syndicales et que les informations soient ajoutées dans le système de ressources humaines ;
    • 4.2.3s’assurer que les ententes de détachement ou d’affectation précisent si un poste est non représenté ou a été déclaré comme étant un poste de direction ou de confiance (exclu) et, le cas échéant, l'impact de l’entente sur les cotisations syndicales ;
    • 4.2.4s’assurer que les employé-e-s reçoivent en temps opportun des renseignements exactes sur les cotisations syndicales ;
    • 4.2.5s’assurer que les données soient saisies en temps opportun, de manière précise et complète dans le système de ressources humaines.
  • 4.3Il incombe aux représentantes ou représentants organisationnel-le-s des finances :
    • 4.3.1de retenir les versements liés aux cotisations syndicales (arrérages et remboursements) aux agents négociateurs et aux employé-e-s, conformément aux dispositions pertinentes des conventions collectives et la présente directive.
  • 4.4Il incombe aux administratrices ou administrateurs de la rémunération :
    • 4.4.1de saisir les données des opérations de cotisations syndicales dans les systèmes de rémunération, conformément aux dispositions pertinentes des conventions collectives et la présente directive ;
    • 4.4.2d’informer en temps opportun les agents négociateurs des modifications dans la représentation syndicale et/ou le statut d’emploi.

5. Rôles des autres organisations gouvernementales

  • 5.1Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) :
    • 5.1.1d’informer les organisations au sein de l’APC des modifications dans l’administration des cotisations syndicales et des taux de retenue des cotisations syndicales communiqués par les agents négociateurs;
    • 5.1.2d’aviser l’autorité compétente de cesser les retenues de cotisations syndicales pour des employé-e-s si les circonstances des relations de travail le justifient;
    • 5.1.3de surveiller, au besoin, la conformité des organisations au sein de l’APC à la présente directive, au moyen de la réconciliation des renseignements obtenus par les agents négociateurs, Services publics et approvisionnement Canada (SPAC) et les organisations au sein de l’APC.
  • 5.2Il incombe à SPAC :
    • 5.2.1de retenir, chaque mois, les cotisations syndicales des employé-e-s rémunéré-e-s par le système de rémunération de la fonction publique et de les verser aux agents négociateurs. Les organisations qui ne sont pas desservies par le système de rémunération de la fonction publique sont chargées de déduire les cotisations syndicales de leurs employé-e-s et de les verser aux agents négociateurs.

6. Application

  • 6.1La présente directive s’applique aux employé-e-s et aux organisations visé-e-s à la section 2 de la Politique sur les conditions d’emploi.

7. Références

8. Demandes de renseignements

  • 8.1Les personnes provenant d’organisations au sein de l’APC devraient communiquer avec leur division des ressources humaines pour obtenir des renseignements au sujet de la présente directive.
  • 8.2Les représentant-e-s délégué-e-s au niveau corporatif des relations de travail ou de la rémunération peuvent communiquer avec le groupe suivant :

    Gestion stratégique de la rémunération
    Relations avec les employés et rémunération globale
    Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
    Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Annexe A : Exigences en matière d’administration des cotisations syndicales

A.1 Généralités

  • A.1.1Sauf exceptions précisées dans la présente annexe, les cotisations syndicales sont déduites chaque mois du salaire de l'employé-e et remises à l’agent négociateur.
  • A.1.2Les cotisations syndicales ne sont pas déduites :
    • lorsque l’employé-e est titulaire d’un poste de direction ou de confiance (exclu) ;
    • lorsque l’employé-e est exempté du paiement des cotisations syndicales en raison de son appartenance religieuse, conformément aux dispositions relatives au précompte des cotisations (cotisations syndicales) de la convention collective pertinente ;
    • lorsque l’employé-e est titulaire d’un poste non représenté;
    • lorsqu’une personne n’est pas un-e employé-e, comme le définit la LRTSPF (voir les définitions) ;
    • des heures supplémentaires et des primes ;
    • de la rémunération rétroactive liée à la signature d’une convention collective, sauf lorsque les agents négociateurs ont déterminé que leurs cotisations syndicales sont basées sur un pourcentage du salaire et ont choisi d'appliquer les cotisations syndicales à cette rémunération rétroactive.

A.2 Début des cotisations syndicales

  • A.2.1Nomination initiale au sein de l’APC
    • A.2.1.1La date utilisée pour établir le début des cotisations syndicales est la date d’entrée en vigueur de la nomination. Les retenues des cotisations syndicales commencent :
      • le premier jour du mois si la date d’entrée en vigueur de la nomination initiale est le premier jour de ce mois;
      • le premier jour du mois suivant si la date d’entrée en vigueur de la nomination initiale est un autre jour de ce mois.
  • A.2.2Nominations subséquentes au sein de l’APC (y compris, mais sans s’y limiter, promotions, rétrogradations et nominations intérimaires) mutations, affectations et détachements
    • A.2.2.1La date utilisée pour établir le début des cotisations syndicales est la date d’entrée en vigueur de l’emploi. Les retenues des cotisations syndicales commencent :
      • le premier jour du mois si la date d’entrée en vigueur de la mesure est le premier jour de ce mois ;
      • le premier jour du mois suivant si la date d’entrée en vigueur de la mesure est un autre jour de ce mois.
  • A.2.3Reclassifications ou conversions
    • A.2.3.1La date utilisée pour établir le début des cotisations syndicales est la date d’envoi indiquée dans la lettre avisant l’employé-e de la reclassification ou de la conversion, ou la date d’entrée en vigueur de ladite reclassification ou de la conversion, selon la date la plus tardive. Par souci de clarté, les cotisations syndicales pour les reclassifications ou les conversions sont rajustées sur une base prospective. Les retenues des cotisations syndicales commencent:
      • le premier jour du mois si la date d’envoi indiquée dans la lettre avisant l’employé-e de la reclassification ou de la conversion, ou la date d’entrée en vigueur de ladite reclassification ou conversion, selon la date la plus tardive, est le premier jour de ce mois ;
      • le premier jour du mois suivant si la date d’envoi indiquée dans la lettre avisant l’employé-e de la reclassification ou de la conversion, ou la date d’entrée en vigueur de ladite reclassification ou conversion, selon la date la plus tardive, est un autre jour de ce mois.

A.3 Cessation ou modification des cotisations syndicales

  • A.3.1Nominations subséquentes (à l’exception des reclassifications ou des conversions) et autres options de ressourcement ou lorsque l'employé-e retourne à son poste d'attache
    • A.3.1.1La date utilisé-e pour établir la cessation ou la modification des cotisations syndicales est la date d’entrée en vigueur de la mesure ou celle à laquelle l’employé-e retourne à son poste d’attache. Les retenues des cotisations syndicales cessent ou sont modifiées :
      • le premier jour du mois si la date d’entrée en vigueur de la mesure ou celle à laquelle l’employé-e retourne à son poste d’attache est le premier jour de ce mois ;
      • le premier jour du mois suivant si la date d’entrée en vigueur de la mesure ou celle à laquelle l’employé-e retourne à son poste d’attache est un autre jour de ce mois.
  • A.3.2Appartenance religieuse
    • A.3.2.1Conformément à la convention collective pertinente, dès qu’une demande d’exemption présentée par un-e employé-e est approuvée, par écrit par l’agent négociateur, les retenues de cotisations syndicales cesseront :
      • le premier jour du mois si la date d’entrée en vigueur à laquelle la demande d’exemption a été approuvée est le premier jour de ce mois ;
      • le premier jour du mois suivant si la date d’entrée en vigueur à laquelle la demande d’exemption a été approuvée est un autre jour au cours de ce mois.
  • A.3.3Congé non payé (CNP) et retour d’un CNP
    • A.3.3.1Les cotisations syndicales sont déduites pour le mois de départ. Lorsque le CNP commence le premier jour du mois ou si la rémunération de l’employé-e pour le mois de départ, après la retenue des sommes obligatoires et prévues par la loi, n’est pas suffisante pour permettre le prélèvement des cotisations syndicales, l’employeur n’est pas obligé de les retenir sur les payes ultérieures.
    • A.3.3.2Au retour d’un CNP, les cotisations syndicales sont déduites pour le mois. Si la rémunération de l’employé-e pour le mois de retour d’un CNP, après la retenue des sommes obligatoires et prévues par la loi, n’est pas suffisante pour permettre le prélèvement des cotisations syndicales, l’employeur n’est pas obligé de les retenir sur les payes ultérieures. Cette disposition s'applique également à un-e employé-e qui reprend le travail dans le cadre d'un programme de réadaptation approuvé avec des heures de travail réduites. Dans ce cas, les cotisations syndicales sont déduites selon le statut d’emploi de l'employé-e avant la période d'invalidité.
  • A.3.4Cessation d’emploi
    • A.3.4.1Au moment de la cessation d’emploi, les cotisations syndicales pour le dernier mois d’emploi, sont récupérées sur tout paiement à la cessation d’emploi. Lorsque les paiements sont insuffisants, après la retenue des sommes obligatoires et statutaires, l’employeur n’est pas obligé de les retenir sur des paiements ultérieurs, le cas échéant.
    • A.3.4.2Les arrérages de cotisations syndicales dues par un-e employé-e, qui ont été remises à un agent négociateur, sont perçus sur tout paiement à la cessation d’emploi. S'il reste un solde à payer, un montant dû à la Couronne est créé.
    • A.3.4.3Les remboursements de cotisations syndicales, y compris ceux découverts après la cessation d'emploi, sont remboursés à l’employé-e, dans les 30 jours civils de la découverte de l'erreur, à moins que les parties s'entendent autrement. Les administratrices ou administrateurs de la rémunération informeront l’agent négociateur qui a reçu des cotisations syndicales par erreur.
    • A.3.4.4Les arrérages de cotisations syndicales, y compris ceux découverts après la cessation d'emploi, sont perçus à partir de tout paiement de cessation d'emploi, à moins que les deux parties s’entendent autrement. S'il reste un solde impayé, un montant dû à la Couronne est créé.
  • A.3.5Décès
    • A.3.5.1Au moment du décès, les cotisations syndicales pour le mois du décès sont perçues sur tout paiement à la cessation d’emploi. Lorsque les paiements sont insuffisants, après la retenue des sommes obligatoires et statutaires, l’employeur n’est pas obligé de les retenir sur des paiements ultérieurs, le cas échéant.
    • A.3.5.2Les arrérages de cotisations syndicales dues par un-e employé-e, que l’employeur a remis à un agent négociateur, sont récupérés sur tout paiement à la cessation d’emploi. S'il reste un solde impayé, un montant dû à la Couronne n’est pas créé.
    • A.3.5.3Les arrérages de cotisations syndicales ne sont pas recouvrés. Les remboursements de cotisations syndicales sont versés auprès de la succession par l’employeur. Les administratrices ou administrateurs de la rémunération prendront contact avec l'agent négociateur qui a reçu des cotisations syndicales par erreur pour discuter du montant à rembourser. Les arrérages et les remboursements sont traités dans les 30 jours civils de la découverte de l'erreur, à moins que les deux parties s'entendent autrement.

A.4 Nouvelle proposition de poste de direction ou de confiance (exclu)

  • A.4.1Aucune objection de la part de l’agent négociateur
    • A.4.1.1Le poste devient exclu à la date précisée dans l’ordonnance émise par la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF). Les retenues de cotisations syndicales cessent :
      • le premier jour du mois si la date précisée dans l’ordonnance est le premier jour de ce mois ;
      • le premier jour du mois suivant si la date précisée dans l’ordonnance est un autre jour de ce mois.
  • A.4.2Objection de la part de l’agent négociateur
    • A.4.2.1Conformément à la LRTSPF, si un agent négociateur dépose une objection à l’exclusion d’un poste, les cotisations syndicales demeurent en suspens jusqu’à ce que le cas soit résolu, à compter du :
      • premier jour du mois si la date de l’objection soulevée est le premier jour de ce mois;
      • premier jour du mois suivant si la date de l’objection soulevée est un autre jour de ce mois.
    • A.4.2.2Si la CRTESPF détermine que le poste n’est pas exclu ou si l’employeur retire la proposition, toutes les sommes en suspens relativement à cette proposition sont redirigées vers l’agent négociateur.
    • A.4.2.3la CRTESPF détermine que le poste est exclu ou si l’agent négociateur retire son objection, toutes les sommes détenues en suspens relativement à cette proposition sont remboursées au-x titulaire-s du poste et les retenues de cotisations syndicales cessent :
      • le premier jour du mois si la date de l’ordonnance est le premier jour de ce mois ;
      • le premier jour du mois suivant si la date de l’ordonnance est un autre jour de ce mois.
  • A.4.3Réintégration d’un poste dans l’unité de négociation
    • A.4.3.1La date utilisée pour établir le début des retenues de cotisations syndicales est la date de l’ordonnance de la CRTESPF. Les retenues de cotisations syndicales commencent :
      • le premier jour du mois si la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance est le premier jour de ce mois;
      • le premier jour du mois suivant si la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance est un autre jour de ce mois.

A.5 Arrérages et remboursements de cotisations syndicales

  • A.5.1Les employé-e-s sont responsables de toute sous-déduction ou seront remboursés en cas de sur-déduction résultant d'erreurs. Les administratrices ou administrateurs de la rémunération doivent rembourser aux employés tout trop-payé de cotisations syndicales ou recouvrer tout moins-payé des cotisations syndicales dans les 30 jours civils de la découverte de l'erreur, à moins que l’agent négociateur et l’employeur s'entendent autrement.
  • A.5.2Lorsqu’il est établi que des arrérages de cotisations syndicales sont impayés, le montant dû est versé à l’agent négociateur concerné par un-e représentant-e organisationnel-le des finances dans les 30 jours civils de la découverte de l’erreur par l’administratrice ou l’administrateur de la rémunération, à moins que l’agent négociateur et l’employeur s’entendent autrement par écrit.
  • A.5.3Lorsque les cotisations syndicales ont été versées par erreur à un agent négociateur, l’agent négociateur, à qui les cotisations syndicales ont été versées par erreur, doit rembourser le plein montant des cotisations syndicales à l’employeur dans les 30 jours civils d’être avisé, à moins que l’agent négociateur et l’employeur s’entendent autrement par écrit.
  • A.5.4Dans la mesure du possible, les arrérages et les remboursements sont traités en même temps. Ces montants peuvent faire l'objet d'une validation par l'agent négociateur et des ajustements peuvent avoir lieu par la suite.
  • A.5.5Les administratrices ou administrateurs de la rémunération déduisent le montant dû du salaire de l’employé-e à raison d’un mois de cotisations syndicales pour le mois en cours, en plus du montant équivalent d’un mois additionnel de cotisations. Un taux de recouvrement supérieur à celui indiqué ci-dessus peut être appliqué à la demande écrite de l’employé-e.

Annexe B : Définitions

administratrice ou administrateur de la rémunération (administrator of compensation)
personne responsable de l’administration de la paye au sein des organisations ou au Centre de paye de la fonction publique.
agent négociateur (bargaining agent)
Organisation d’employé-e-s accréditée par la CRTESPF pour représenter les employé-e-s d’une unité de négociation.
arrérages (arrears)
Dans le contexte de la présente directive, signifie un montant dû lorsque les cotisations syndicales n'ont pas été retenues ou un montant erroné de cotisations syndicales a été retenu.
congé non payé (leave without pay)
Congé de travail autorisé et non payé conformément à la convention collective ou aux conditions d’emploi pertinentes, sans qu’il y ait interruption de la continuité d’emploi.
convention collective (collective agreement)
Accord écrit, conclu entre l’employeur et un agent négociateur en vertu de la partie I de la LRTSFP, qui renferme des dispositions sur les conditions d’emploi et d’autres questions connexes.
cotisations syndicalesc(union dues)
A la même signification que les termes « cotisations syndicales » et «  précompte des cotisations » mentionnés dans les conventions collectives. Si ces termes ne sont pas définis dans une convention collective, ils ont alors la même signification que « cotisations syndicales » figurant dans la LRTSPF. Dans tous les cas, les droits d’adhésion, les primes d’assurance, les prélèvements spéciaux ou les amendes sont exclus.
date d’entrée en vigueur (effective date)
Le jour où une mesure, une décision, un document ou une ordonnance, etc., prend effet.
employé-e (employee)
Dans le contexte de la présente directive, a le même sens qu’au paragraphe 2(1) de la LRTSPF.
mois civil complet d’emploi (full calendar month of employment)
Période allant du premier jour du mois jusqu’au dernier jour du mois, inclusivement.
mois complet d’emploi (full month of employment)
A le même sens que mois civil complet d’emploi dont il est question dans certaines conventions collectives.
poste non représenté (unrepresented position)
Poste qui n’est pas représenté par un agent négociateur.
remboursement (refund)
Montant d’argent dû à un agent négociateur, à l’employeur ou à un-e employé-e parce que des cotisations syndicales ont été retenues par erreur ou versées par erreur.
titulaire d'un poste de direction ou de confiance (exclu)(managerial or confidential (excluded) position)
désigne le titulaire ou la personne qui assure l’intérim d’un poste qui a été déclaré être un poste de direction ou de confiance (exclu).
unité de négociation (bargaining unit)
Groupe de deux employé-e-s ou plus qui, d’après la CRTESPF, constitue une unité d’employé-e-s admissible à la négociation collective.

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-09717-6

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