Annulée [2011-03-01] - Retenue des cotisations syndicales
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Objet
La retenue et la remise de cotisations syndicales aux agents négociateurs accrédités constituent un moyen efficace et efficient d'assurer le soutien financier des syndicats de la fonction publique tout en réservant aux employés le droit de ne pas se joindre à ces syndicats.
Pendant la négociation collective, le Conseil du Trésor a convenu, en sa qualité d'employeur :
- de retenir les cotisations syndicales sur la rémunération des employés qui sont membres d'unités de négociation;
- de verser ces cotisations aux agents négociateurs accrédités compétents.
Application
Le présent chapitre vise tous les employés d'organismes énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) qui sont membres d'unités de négociation représentées par un agent négociateur accrédité (syndicat), que l'employé soit ou non membre du syndicat.
L'expression « fonctionnaire » aux termes de la LRTFP désigne une personne employée dans la fonction publique à l'exclusion des personnes :
- nommées par le gouverneur en conseil en vertu d'une loi fédérale à un poste prévu par cette loi;
- recrutées sur place à l'étranger;
- dont la rétribution pour l'exercice des fonctions normales de leur poste ou de leur charge consiste en honoraires ou dépend des recettes du bureau où elles sont employées;
- qui ne sont pas ordinairement astreintes à travailler plus du tiers du temps normalement exigé des personnes exécutant des tâches semblables;
- qui sont membres, ou gendarmes auxiliaires, de la Gendarmerie royale du Canada, ou y sont employées sensiblement aux mêmes conditions que les membres de la Gendarmerie;
- employées du Service canadien du renseignement de sécurité et ne faisant pas partie de la catégorie professionnelle « soutien administratif »;
- employées à titre occasionnel ou temporaire et ayant travaillé à ce titre pendant moins de six mois;
- employées par la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) ou relevant de son autorité; ou
- occupant un poste de direction ou de confiance, ce qui signifie toute personne qui :
- occupe un poste de confiance auprès du gouverneur général, d'un ministre fédéral, d'un juge de la Cour suprême du Canada ou de la Cour fédérale, de l'administrateur général d'un ministère ou du premier dirigeant de tout autre secteur de la fonction publique;
- est employée en qualité de conseiller juridique au ministère de la Justice; ou
- est employée dans la fonction publique et sur désignation de la Commission, dans le cas d'une demande d'accréditation
d'un agent négociateur pour une unité de négociation, ou, si un tel agent a déjà été accrédité par la Commission,
sur désignation dans les formes réglementaires par l'employeur, ou par cette dernière lorsque l'agent négociateur
s'y oppose, est classée comme :
- ayant des fonctions dirigeantes en ce qui touche l'établissement et l'application de programmes du gouvernement;
- occupant un poste dont les attributions comprennent les fonctions d'administrateur du personnel, ou l'amènent à participer directement au processus de négociations collectives pour le compte de l'employeur;
- s'occupant officiellement pour le compte de l'employeur, en raison de ses attributions, d'un grief présenté selon la procédure établie en application de la présente Loi;
- occupant un poste de confiance auprès de l'une des personnes mentionnées aux sous-alinéas (i), (ii) ou (iii) ou à l'alinéa b); ou
- ne devant pas, selon la Commission, bien que non mentionnée aux sous-alinéas (i) à (iv), faire partie d'une unité de négociation en raison de ses attributions auprès de l'employeur.
Exigences
1. Généralités
Les ministères doivent retenir les cotisations syndicales sur la rémunération de tous les employés à moins :
- qu'ils ne soient exclus d'une unité de négociation en vertu de la LRTFP;
- qu'ils ne soient exemptés de payer des cotisations syndicales en raison de leur appartenance religieuse conformément à des dispositions précises de la convention collective; ou
- qu'ils ne fassent partie d'un groupe professionnel qui n'est pas représenté par un syndicat.
Les groupes non représentés sont les suivants :
- Direction (EX)
- Enseignement universitaire (UT)
- Gestion supérieure (SM)
- Organisation et méthode (OM)
- Gestion du personnel (PE)
- Stagiaire en administration (AT).
Les retenues doivent être effectuées sur le dernier chèque du mois si des fonds suffisants existent après retenue des sommes statutaires et obligatoires.
2. Exemption
À l'heure actuelle, toutes les conventions collectives (sauf celle des contrôleurs aériens) prévoient une disposition d'exemption à l'égard des employés membres d'organismes religieux dont la doctrine leur interdit de verser des contributions pécuniaires à une association d'employés.
Pour demander une telle exemption, l'employé doit faire parvenir une demande (voir l'appendice A) au ministère ou à l'organisme employeur.
Les ministères et organismes doivent transmettre ces demandes à la Division des relations de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor à qui il incombe de les accepter ou de les refuser.
3. Commencement des retenues
3.1. Premières nominations
Les cotisations doivent être retenues par les ministères et organismes à l'égard du premier mois civil complet (sauf dans le cas de l'unité de négociation des météorologues où la retenue commence le mois de la nomination).
Dans le cas d'employés nommés pour une période déterminée, les retenues commencent le premier mois qui suit le sixième mois consécutif d'emploi sans interruption de plus de cinq jours.
Les retenues des employés des unités de négociation représentées par l'Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) doivent commencer à un taux uniforme prescrit. Approvisionnements et Services Canada (ASC) modifiera par la suite ce taux selon les directives de l'AFPC.
Les ministères doivent utiliser les documents d'entrée de la paye (MAS 2517T ou MAS 2549) pour autoriser les retenues.
Remarque :
Les ministères doivent remplir et distribuer la formule AFPC 26 RO2-89 (Pièce d'identité – appendice B)
chaque fois qu'en raison d'une nomination, un employé devient membre d'une unité de négociation représentée
par l'AFPC ou qu'il continue de l'être.
3.2. Nominations ultérieures à des postes de l'unité de négociation
Les ministères doivent considérer les employés nommés pour la première fois à des postes exclus ou non représentés qui sont par la suite nommés à des postes de l'unité de négociation comme des employés nommés pour la première fois.
3.3. Retrait de l'exclusion (poste de direction ou de confiance)
Lorsque les fonctions d'un employé changent et qu'il n'occupe plus un poste de direction ou de confiance, les ministères doivent commencer à retenir les cotisations syndicales le premier jour du deuxième mois qui suit :
- l'entente conclue entre le Conseil du Trésor et le syndicat; ou
- l'avis de la décision prise par la CRTFP si le Conseil du Trésor et le syndicat ne sont pas d'accord.
4. Changement des retenues
4.1. Nominations ultérieures (promotions, rétrogradations, mutations) à des postes de l'unité de négociation
Dans le cas de nominations qui donnent lieu à un changement de syndicat, les ministères doivent cesser les retenues de cotisations syndicales et les recommencer aux nouveaux taux. Les ministères doivent également remplir la formule TBC/CTC 340-8 (Avis de modification de l'affiliation syndicale : appendice B).
Lorsqu'il n'y a qu'un changement d'agent de négociations, les ministères doivent changer les retenues de cotisations syndicales le premier jour du mois qui suit :
- la date réelle de nomination; ou
- la date d'émission du Rapport d'opération de dotation (ROD), si celle-ci lui est postérieure.
Les nominations qui ne donnent pas lieu à un changement de syndicat n'exigent aucune mesure.
Dans de tels cas, les changements apportés aux retenues des cotisations syndicales de certains employés seront autorisés par le syndicat pertinent au moyen d'une lettre au bureau de paye compétent.
4.2. Révision de la structure des cotisations
Les agents négociateurs devront informer la Division des relations de travail du Conseil du Trésor lorsqu'il y a un changement général d'augmentation des cotisations.
ASC effectuera ces changements, après avis de la Division des relations de travail du Conseil du Trésor, à la date précisée.
Le Conseil du Trésor informera les ministères et les organismes.
5. Arrêt des retenues
5.1. Cessation d'emploi
Les ministères doivent effectuer les retenues pour le mois où cesse l'emploi s'il existe suffisamment de fonds après la retenue.
Les ministères doivent retenir à la cessation d'emploi tous les arrérages de cotisations perçus s'il existe suffisamment de fonds (les retenues doivent être faites sur le traitement et non sur la pension de retraite ou le remboursement des contributions).
Les ministères doivent demander à l'ancien employé de verser les arrérages de cotisations après la cessation d'emploi si le syndicat l'exige et transmettre toutes les précisions à la Division des relations de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor si le paiement n'est pas fait.
5.2. Statut de non-employé (soit pour des motifs autres que l'exclusion en raison d'un poste de direction ou de confiance)
Exemples : nomination à un statut de non-employé dont une nomination par le gouverneur en conseil, pour une période déterminée, à temps partiel pour moins du tiers (1/3) des heures normales.
Les ministères cesseront de retenir les cotisations le premier jour du mois qui suit :
- la date réelle de nomination ou
- la date d'émission du ROD ou d'un autre document de nomination,
si celle-ci lui est postérieure.
5.3. Exclusion (c'est-à-dire en raison d'un poste de direction ou de confiance) :
5.3.1 L'employé est exclu en raison de son propre poste.
Les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois qui suit la date de l'entente par le syndicat ou de la décision de la CRTFP. Le Conseil du Trésor informe les ministères et les organismes au moyen de la formule TBS/SCT 340-13 (Rév. 1990/08). Voir l'appendice B.
5.3.2 L'employé remplace une personne exclue.
Les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois suivant la date d'émission du Rapport des transactions valides de la formule A. (Pour une explication, voir la rubrique Processus au chapitre 2).
6. Affectations intérimaires
Dans le cas d'un employé d'une unité de négociation qui reçoit une affectation intérimaire :
- pour remplacer un autre employé de l'unité de négociation, les ministères doivent retenir les cotisations comme si l'affectation était une nomination;
- pour remplacer un employé d'un groupe non représenté, les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du mois qui suit la date réelle d'affectation;
- pour remplacer un employé exclu parce qu'il occupe un poste de direction ou de confiance, les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois qui suit la notification à la CRTFP (Rapport des transactions valides de la formule A)
Si l'employé est exclu, les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois qui suit la date de l'entente avec le syndicat ou de la décision de la CRTFP.
Remarque :
Si l'affectation intérimaire se termine avant l'entrée dans le système de paye (soit la période
d'application), aucune modification ne sera apportée aux cotisations.
7. Programme de rémunération d'affectation spéciale (PRAS)
Tout employé d'une unité de négociation qui accepte une nomination en vertu du PRAS continue d'être assujetti aux dispositions de la convention collective, ce qui comprend celles relatives à la retenue des cotisations. Toutefois, si l'employé :
- devait être nommé à un poste où il ne serait plus visé par la définition de fonctionnaire selon la LRTFP; ou
- s'il devait être proposé comme personne occupant un poste de direction ou de confiance et que cette proposition soit acceptée ou visée par une décision,
les ministères cesseront de retenir les cotisations à son égard comme dans le cas de toute autre nomination en pareilles circonstances.
8. Emploi multiple
L'employeur a un engagement contractuel de retenir les cotisations pour tous les postes qu'un employé occupe. Lorsqu'une personne occupe plusieurs postes représentés par le même agent négociateur, les ministères et organismes doivent obtenir l'autorisation du syndicat de n'opérer qu'une seule retenue.
9. Emploi à temps partiel
Les ministères doivent retenir le montant total de cotisations mensuelles pour tous les syndicats sauf l'AFPC. Cette dernière calcule les cotisations en fonction du nombre d'heures attribuées à l'employé par rapport aux heures normales. Les ministères et organismes commencent les retenues au taux mensuel courant. L'AFPC calcule le taux qui s'applique et en informe ASC.
10. Congé non payé
Les ministères ne doivent retenir aucune cotisation syndicale pour les mois entiers au cours desquels l'employé est en congé non payé. Ils doivent retenir des cotisations pour le mois du retour de l'employé si les gains couvrent le plein montant de la cotisation. (Voir le volume Administration de la paye, chapitre 10, Administration de la paye – Généralités, pour connaître l'ordre de priorité des retenues sur la paye.)
11. Arrérages
Les ministères doivent percevoir les cotisations exigibles mais non payées en déduisant un montant correspondant au taux mensuel courant de cotisation jusqu'à ce que le plein montant ait été remboursé.
Remarque :
Dans le cas des employés membres d'unités de négociation représentées par l'AFPC, seuls les arrérages
correspondant aux cotisations pour un an peuvent être perçus.
12. Remboursement des cotisations
Pour corriger les cotisations perçues par erreur, les ministères et organismes doivent présenter des formules d'entrée de paye au bureau de la paye d'ASC. Toutefois, s'il s'agit d'employés représentés par l'AFPC, ils doivent envoyer à ce syndicat une demande de remboursement (DSS-MAS 2595 (10/88) : appendice B) dans laquelle ils décrivent la transaction qui a donné lieu à la demande de remboursement.
Si l'AFPC est d'accord, les ministères et les organismes peuvent remettre les formules d'entrée de paye à ASC. Si elle n'est pas d'accord, les ministères et organismes doivent consulter la Division des relations de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor.
13. Primes d'assurance du syndicat
Les syndicats sont autorisés à commencer, à modifier et à arrêter le prélèvement de primes d'assurance pour leurs membres en transmettant un document d'entrée à ASC.
Lorsque les primes d'assurance du syndicat sont retenues à part des cotisations syndicales, les ministères et organismes doivent commencer et cesser (au besoin) de retenir ces primes lorsqu'ils commencent à retenir les cotisations pour un autre syndicat ou lorsqu'ils cessent de retenir des cotisations.
Les demandes de remboursement des primes d'assurance n'intéressent que l'employé et le syndicat.
Remarque :
Il incombe aux employés de voir à ce qu'ils aient une protection d'assurance suffisante lorsque
les cotisations syndicales cessent d'être retenues.
Responsabilités
Secrétariat du Conseil du Trésor
Le SCT est chargé :
- d'informer les ministères et les organismes ainsi que ASC des changements généraux apportés aux cotisations;
- d'approuver ou de rejeter les demandes d'exemption pour des motifs religieux;
- d'administrer la politique et de coordonner les activités en sa qualité de mandataire de l'employeur.
Ministères et organismes
Les ministères et organismes sont chargés :
- de commencer et de cesser de retenir les cotisations;
- de modifier les retenues de cotisations lorsqu'il y a un changement d'unité de négociation;
- de remplir et de distribuer les formulaires requis;
- de percevoir les arrérages et les remboursements de cotisations payées en trop.
Approvisionnements et Services Canada
ASC est chargé :
- d'appliquer les instructions sur les retenues des ministères;
- de remettre les retenues et les listes d'employés visés aux agents négociateurs;
- d'appliquer les augmentations générales sur avis du Conseil du Trésor;
- de modifier les cotisations individuelles calculées par les agents négociateurs.
Agents négociateurs
Les agents négociateurs sont chargés :
- d'informer le Conseil du Trésor des changements généraux apportés aux cotisations;
- de calculer les cotisations individuelles à retenir et en informer ASC;
- (AFPC seulement) d'approuver les remboursements.
Demandes de renseignements
Toute demande de renseignements doit être adressée au :
Secrétaire adjoint
Division des relations de travail
Direction de la politique du personnel
Secrétariat du Conseil du Trésor
Appendice A
Ministère de ___________________
Déclaration assermentée
Opposition à la retenue de cotisations syndicales
pour motifs religieux
Province/Territoire _______________ Au sujet d'une convention entre le _____________ Conseil du Trésor et (agent négociateur) Comté
visant les employés du (groupe)
Je, ____________ de _______________________________
(nom et initiales en lettres moulées) (ville, village)
du comté de __________ province/territoire d __________, jure
1. que je suis membre de ________________,
__________________________________ (nom de l'organisme religieux)
2. qu'en vertu de la doctrine de ________________ (nom de l'organisme religieux)
je ne puis en toute conscience verser une contribution financière à un organisme d'employés et
que je verserai à _________________________ (nom d'un organisme de charité)
______ des contributions correspondant aux cotisations que je devrais payer en vertu de
______ la convention visée par l'affidavit.
ATTESTÉ SOUS SERMENT devant moi à _____________
_____________ (ville) ______________ (signature de l'employé)
dans le comté de ______________________
ce ______ jour de ______ 19__
__________________________ (signature et charge du
__________________________ représentant de l'organisme religieux)
__________________________ (commissaire à la prestation de serments ou notaire)
__________________________ (numéro d'enregistrement aux fins de la Loi de l'impôt sur le revenu)
Appendice B
| Titre du formulaire | Numéro du formulaire | Publié par | Distribué par | no de tél. no de télécopieur |
|---|---|---|---|---|
| AFPC pièce d'identité | AFPC 26 R02-89 | AFPC | SCT | 613-952-2982 613-957-4190 |
| Identification d'un agent négociateur – Avis de modification | TBS/SCT 340-51 | SCT | MAS | 613-957-1097 613-954-1424 |
| Nouvelles désignations | TBS/SCT 340-13 | SCT | S/O | S/O |
| d'exclusion agrées ou contestées par l'agent négociateur | (Rév. 8/90) | |||
| Demande de remboursement des cotisations de l'AFPC | DSS/MAS 2595 (Rév. 10/88) |
MAS | « Formules décentralisées » | |
| imprimées sur demande, communiquer avec la gestion des formules ou les services des achats. |