1.1 La présente ligne directrice entre en vigueur le 1er octobre 2009.
1.2 Elle remplace les annexes A, B et D de la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux (datée le 1er juin 1998).
2.1 La présente ligne directrice a pour but d'aider les gestionnaires et leurs employés à prendre de meilleures décisions, à assurer le règlement efficace, rapide et opportun des réclamations déposées par l'État ou contre l'État et ses fonctionnaires, et à traiter les paiements à titre gracieux.
2.2 La présente ligne directrice appui la Directive sur les réclamations et paiements à titre gracieux (ci-après appelée la directive).
2.3 Même si la présente ligne directrice complète la directive, elle n'établit pas de nouvelles exigences obligatoires.
2.4 Les réclamations peuvent être classées comme suit :
Réclamations au sein d'un ministère
Lorsqu'un incident survient dans un ministère, que des biens publics sont endommagés, le dédommagement et la remise en état des biens relèvent du ministère sinistré. Dans des cas très exceptionnels, un financement provisoire peut être accordé au moyen du crédit 5 pour éventualités du Conseil du Trésor.
Réclamations entre ministères
Conformément à la directive, aucun ministère du gouvernement ne peut réclamer un paiement pour des dommages et à un autre ministère du même gouvernement. La règle générale est que les ministères s'abstiennent de se demander mutuellement réparation.
Réclamations entre ministères et sociétés d'État
La directive ne vise pas les réclamations entre ministères et sociétés d'État. Toutefois, lorsqu'une telle réclamation se produit, les parties doivent arriver à une entente. Il est recommandé que chaque partie fournisse à l'autre, de plein gré, toute l'information dont elle dispose.
Dans le cas où il est impossible de s'entendre par correspondance sur le bien fondé d'une réclamation et sur l'attribution de la responsabilité, les conseillers juridiques du ministère et de la société d'État doivent tenter de parvenir à une entente.
Comme le stipule la directive, si la négociation échoue, les questions de droit et de fait sur lesquelles il y a un désaccord sont soumises au sous-procureur général du Canada qui peut arbitrer le différend par l'entremise de représentants du ministère de la Justice ou confier l'arbitrage à une tierce partie.
2.5 Parmi les exceptions, mentionnons :
Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente ligne directrice figurent à l'annexe A de la directive.
4.1 Lorsqu'un incident s'est produit, la gestion des risques fait généralement partie du traitement de toute réclamation faite entre un ministère et d'autres entités.
4.2 Une réclamation peut se traduire par un montant dû, ou que l'on prétend être dû, ou encore l'amorce d'une mesure prise relativement à des dommages subis par l'État ou par un demandeur ou une demanderesse.
4.3 Une distinction nette est établie entre le règlement et le paiement d'une réclamation. Le règlement est le processus par lequel les parties respectives négocient et concluent un accord. Le paiement est le déboursement de fonds effectué à la suite du règlement ou du jugement d'un tribunal compétent.
4.4 De façon globale, il existe deux grandes catégories de réclamations, à savoir celles résultant de délits et celles qui sont fondées sur des contrats.
4.5 Les réclamations résultant de délits sont celles pour lesquelles, de l'avis du ministère de la Justice, il n'existe aucune entente contractuelle verbale, écrite, ou implicite entre l'État et le demandeur. L'État peut devoir assumer la responsabilité de ces réclamations.
4.6 Les réclamations fondées sur un contrat doivent être réglées selon les conditions du contrat et conformément à la loi applicable. Les ministères doivent s'assurer que les intérêts de l'État sont protégés et qu'on exerce tous les droits pertinents.
4.7 Les réclamations résultant d'un délit (toutes les provinces sauf le Québec) ou d'une responsabilité extracontractuelle (au Québec seulement) sont assujetties aux exigences de la Directive sur les réclamations et paiements à titre gracieux.
4.8 En général, les réclamations déposées par l'État ou contre l'État ou contre ses fonctionnaires sont négociées sans avoir recours au tribunal ou de concert avec le ministère de la Justice, en conformité avec les pouvoirs et les procédures qui s'appliquent.
4.9 Un aperçu de haut niveau du processus à suivre dans le cas des réclamations déposées par l'État ou contre l'État est présenté à l'annexe B et à l'annexe C, respectivement.
5.1 La négociation et le paiement des réclamations ainsi que l'exécution des ordonnances du tribunal rendues en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) sont assujettis à la directive, alors que la LCDP s'applique en ce qui concerne les exigences en matière de procédures d'enquête et de conciliation.
5.2 La directive ne s'applique pas aux plaintes fondées sur le principe de parité salariale pour l'exécution de fonctions équivalentes déposées en vertu de l'article 11 de la LCDP. Ces plaintes sont traitées en conformité avec les dispositions de la politique du Conseil du Trésor relativement au personnel et d'autres règles.
5.3 Une pratique discriminatoire, au sens de la LCDP, ne constitue pas un délit, mais il est recommandé que les ministères traitent les plaintes formulées en vertu de la LCDP comme s'il s'agissait d'un délit.
5.4 En ce qui concerne les ordonnances de tribunal qui sont devenues des ordonnances de la Cour fédérale, les paiements constituent une imputation législative au Trésor aux termes de la Loi sur la Cour fédérale.
5.5 Les administrateurs généraux peuvent déléguer le pouvoir d'autorisation de paiement en tenant compte des usages ministériels et de la nature délicate des questions touchant les droits de la personne.
6.1 Conformément à la directive, les agents de sécurité du ministère (ASM) sont généralement responsables de diriger et d'exécuter des enquêtes ministérielles internes ou d'aider les gestionnaires dans l'exécution de telles enquêtes, sauf si le ministère n'a établi une organisation particulière à cet effet. Les ASM sont également responsables de composer avec l'organisme chargé de l'exécution de la loi dans un tel cas. Les enquêtes sur des réclamations sont exécutées en fonction du type d'incident et du montant en jeu.
6.2 Conformément à la directive, qui exige que le gestionnaire doit mener les enquêtes relatives aux incidents susceptibles de donner lieu à une réclamation déposée par l'État ou contre l'État ou contre un fonctionnaire, il est recommandé de procéder à l'enquête le plus rapidement possible et de rédiger un rapport d'enquête. Le ministère doit mener son enquête en fonction des montants en jeu, et obtenir, selon le cas :
En vertu de la directive, lorsqu'une réclamation est déposée contre l'État, le gestionnaire doit, sans parti pris et sans admettre sa responsabilité, demander au plaignant de présenter les renseignements suivants :
Lorsqu'une réclamation, ainsi que le rapport d'enquête et tout renseignement fournis par le demandeur, sont transmis aux Services juridiques conformément à la directive, il est recommandé que l'avis juridique porte sur ce qui suit :
Aux termes de la directive, le gestionnaire doit mener une enquête sur les incidents signalés des réclamations pour des effets personnels d'un fonctionnaire qui ont été endommagés, perdus, volés ou détruits. Ces réclamations ne doivent pas être traitées au moyen de paiements à titre gracieux. De plus, on recommande au gestionnaire de tenir compte des critères suivants pour déterminer les montants à payer :
Conformément à la directive, le gestionnaire auquel on a délégué le pouvoir de demander des paiements est tenu de prendre en considération les facteurs ci-dessous pour décider s'il y a lieu d'effectuer un paiement à titre gracieux :
Conformément à la directive, en contrepartie des paiements effectués pour conclure une entente négociée, le gestionnaire doit obtenir une quittance, sauf si cela n'est pas opportun sur le plan administratif ou le gestionnaire est confiant que le paiement règlera la réclamation. La quittance peut prendre la forme indiquée à l'annexe A, ou être établie d'après les instructions des Services juridiques. Pour les paiements à titre gracieux, la quittance n'est pas normalement requise.
Aux termes des exigences en matière de déboursement de la directive, le gestionnaire auquel on a délégué le pouvoir d'effectuer des paiements doit comptabiliser les déboursements liés à des réclamations contre l'État et les paiements à titre gracieux en tenant compte de ce qui suit :
Conformément à la directive, il incombe aux gestionnaires de mettre tous les efforts raisonnables pour optimiser les ressources dans le règlement des réclamations déposées par l'État. Il est recommandé que le gestionnaire tienne compte de la rapidité et du rapport coût-efficacité du processus administratif pour résoudre les réclamations.
Conformément à la directive, il incombe au gestionnaire de transmettre aux Services juridiques toute les réclamation donnant lieu à une procédure juridique et d'obtenir un avis juridique dans le cas où des sommes importantes sont en jeu ou s'il existe un manque de preuves ou des preuves conflictuelles ou encore si les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.
Il peut arriver que l'État fasse une réclamation contre un fonctionnaire non visé par la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers. Aux termes de la directive, si cette situation se produit, avant de procéder au recouvrement des sommes par le biais d'une retenue sur la paye ou d'une réduction de toute somme due ou payable par l'État au fonctionnaire, le gestionnaire doit prendre les mesures suivantes :
Aux termes de la directive, il incombe au gestionnaire d'obtenir le paiement des réclamations déposées par l'État conformément aux dispositions de la Directive sur la gestion des comptes débiteurset de la Directive sur les rentrées, dépôt et comptabilisation des rentrées de fonds. Les sommes recueillies, y compris tout produit des assurances, doivent être déposées au crédit du receveur général et ne peuvent pas être remises dans un compte de crédit, sauf dans les circonstances suivantes :
Conformément à la directive, le gestionnaire auquel on a délégué le pouvoir de régler des réclamations peut signer une quittance en tant que condition du paiement effectué pour résoudre une réclamation de l'État.
Soyez avisés par les présentes que (nom et adresse du réclamant) libère et donne quittance à jamais à Sa Majesté la Reine du chef du Canada et (nom du ou des agents ou fonctionnaires de l'État en cause) de toute poursuite, réclamation ou revendication, quels qu'en soient le genre ou la nature, que (nom du réclamant) a déjà formulé, formule ou pourra formuler par la suite en raison de dommages causés ou d'une lésion corporelle infligée, ou des deux (énoncer ici l'objet des dommages), par suite de (indiquer ici l'incident et la date, l'heure et le lieu où il s'est produit).
Il est entendu et convenu que la présente quittance ne prend effet que lorsque la somme de ____ $ aura été payée à (nom du réclamant) au nom de Sa Majesté.
Il est en outre entendu que Sa Majesté la Reine du chef du Canada n'accepte aucune responsabilité envers (nom du réclamant) par l'acceptation de la présente quittance ou par le paiement de ladite somme de ____ $.
Signé, scellé et livré en présence de
Témoin : | Pour (nom du ministère ou de l'organisme) : |
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EN FOI DE QUOI, j'ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____. | EN FOI DE QUOI, j'ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____. |
Nom en caractères | Nom en caractères |
Signature _________________________ | Signature _________________________ |
Numéro de | Numéro de |
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Témoin : | Pour le réclamant ou la personne dûment autorisée par celui-ci : |
EN FOI DE QUOI, j'ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____. | EN FOI DE QUOI, j'ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____. |
Nom en caractères | Nom en caractères |
Signature _________________________ | Signature _________________________ |
Numéro de | Numéro de |
Responsabilités du gestionnaire
Services juridiques
Processus de paiement
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Responsabilités des Services juridiques
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