ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (octobre 2006) - Archivé

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Partie 3 Gestion des ressources humaines

3.1 Équité en emploi

Les ministres ne sont pas tenus d'appliquer la législation concernant l'équité en emploi aux fins de la nomination du personnel exonéré. Néanmoins, le gouvernement s'est engagé à appliquer les principes de l'équité en emploi et à en respecter l'esprit. Même si le nombre de personnel exonéré est restreint, les ministres peuvent vouloir s'assurer qu'il y a un équilibre raisonnable entre le nombre d'hommes et de femmes dans leur personnel exonéré, y compris des personnes membres de groupes désignés (c.-à-d., les peuples autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles).

3.2 Dotation

Les ministres nomment leur personnel exonéré conformément à l'article 128 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique; ces nominations ne sont pas assujetties aux procédures de nomination de la fonction publique.

3.2.1 Personnel exonéré des cabinets des ministres

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) indique les titres suivants pour le personnel exonéré des ministres : directeur de cabinet, adjoint spécial et secrétaire particulier. Cependant, d'autres titres existent pour le personnel exonéré. La structure des postes du personnel exonéré est présentée à l'annexe A. Les ministres peuvent déterminer eux-mêmes la composition de l'effectif d'employés exonérés de leur cabinet. Veuillez consulter l'annexe B pour plus d'information sur les budgets.

Un ministre doit respecter les conditions suivantes :

• son cabinet ne doit pas compter plus d'un chef de cabinet;
• il doit observer les règles régissant les titres de poste et les taux maximum des échelles de salaire;
• même si le nombre d'employés exonérés peut varier selon les salaires versés, le budget salarial pour le personnel exonéré alloué à un ministre et dûment confirmé par écrit ne doit jamais être dépassé à moins que le Conseil du Trésor n'ait préalablement donné son approbation.

Un ministre peut utiliser les postes et les échelles de rémunération suivants :

• chef de cabinet (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon EX-2, EX-3 ou EX-4);
• conseiller principal en politiques (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon EX-2);
• directeur des communications (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon EX-2);
• directeur des affaires parlementaires (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon EX-2);
• conseiller en politiques (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-8);
• adjoint spécial principal (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-7);
• adjoint spécial aux communications, aux affaires parlementaires et aux bureaux régionaux (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-5);
• adjoint spécial (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-5);
• secrétaire particulier du ministre (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-6);
• employé de soutien (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-4).

3.2.1.1 Personnel exonéré des bureaux régionaux des ministres (voir l'annexe B pour plus d'information sur les budgets)

Le personnel exonéré suivant est propre aux ministres disposant de budgets de représentation régionale. Le personnel régional exonéré, contrairement aux autres employés exonérés qui travaillent dans les cabinets des ministres, travaille dans les BRM :

• directeur des affaires régionales (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon EX-1);
• conseiller régional en communications (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon IS-5);
• adjoint spécial, affaires régionales (jusqu'à concurrence du traitement maximum à l'échelon AS-5).

Les ministres disposant de budgets de représentation régionale peuvent déterminer eux-mêmes la composition de l'effectif exonéré de leur bureau régional en utilisant les échelles de rémunération approuvées pour le personnel exonéré. Ils doivent toutefois respecter les règles en ce qui concerne les titres des postes et les augmentations de traitement et échelles salariales respectives.

3.2.1.2 Personnel exonéré des cabinets des ministres ayant des secrétaires parlementaires (voir l'annexe B pour plus d'information sur les budgets)

Les ministres qui comptent des secrétaires parlementaires au sein de leur portefeuille peuvent embaucher un employé exonéré chargé d'assurer un soutien au secrétaire parlementaire. La rémunération de l'adjoint du secrétaire parlementaire peut aller jusqu'à concurrence du traitement maximum offert à l'échelon AS-5.

3.2.2 Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet

L'emploi d'une personne faisant partie du personnel exonéré d'un ministre chargé d'un portefeuille prend fin 30 jours civils après que le ministre cesse d'exercer ses fonctions à moins que dans ces 30 jours :

• le ministre nomme cette personne dans son nouveau portefeuille;
• cette personne devienne membre du personnel exonéré d'un autre ministre;
• cette personne soit nommée, si elle est admissible, par la Commission de la fonction publique du Canada à un poste dans la fonction publique.

3.2.2.1 Personnel exonéré demeurant avec le même ministre

• Lorsque le personnel exonéré demeure au sein du cabinet du même ministre, que ce soit dans le portefeuille original ou dans un nouveau portefeuille, ces personnes ne reçoivent pas d'indemnité de départ, ni d'indemnité de cessation d'emploi, ni de rémunération prolongée pendant 30 jours civils parce qu'il n'y a pas de cessation d'emploi.
• Le ministre peut accorder une augmentation de salaire pour une promotion à un niveau de responsabilité supérieur défini dans la Structure des postes du personnel exonéré (voir l'annexe A). Dans les autres cas, le changement de cabinet ne justifie pas une augmentation de salaire. En conséquence, les augmentations de salaire ne sont pas autorisées.
• L'encaissement des crédits de congés annuels accumulés est laissé à la discrétion du ministre et doit s'effectuer conformément aux conditions d'emploi applicables.

3.2.2.2 Personnel exonéré nommé au cabinet d'un autre ministre

Si un autre ministre embauche du personnel exonéré dans les 30 jours civils suivants :

• il continuera de toucher le même taux de rémunération s'il est nommé à un poste de personnel exonéré de même niveau;
• il ne pourrait obtenir une augmentation de salaire que s'il est promu à un poste de personnel exonéré de niveau supérieur (voir l'annexe A);
• il ne touche pas d'indemnité de départ, ni d'indemnité de cessation d'emploi et n'a pas droit à une rémunération prolongée de 30 jours civils parce qu'il n'y a pas cessation d'emploi;
• l'encaissement des crédits de congés annuels accumulés est laissé à la discrétion du ministre (voir la section 3.5.1).

3.2.2.3 Personnel exonéré qui n'est pas embauché par un ministre dans les 30 jours civils

Dans ces cas :

• Il a droit à une indemnité de départ calculée au taux de rémunération de deux semaines pour chaque année de service comme membre du personnel exonéré, établie selon le pourcentage du service effectué au cours de l'année. Il n'y a aucune période d'emploi minimale pour recevoir une indemnité de départ.
• Le personnel exonéré peut recevoir une indemnité de cessation d'emploi qui constitue un paiement discrétionnaire, lequel peut être autorisé uniquement par le ministre. Consulter la section 3.7.2 pour obtenir plus de détails.

3.2.2.4 Personnel exonéré embauché après la période de 30 jours civils

Les ministres sont invités à rendre des décisions, le plus tôt possible dans la période de 30 jours suivant leur nouvelle nomination ou la fin de l'exercice de leurs fonctions, au sujet de la conservation ou de la libération des membres de leur personnel exonéré. Si le membre du personnel exonéré n'est embauché qu'après les 30 jours civils :

• il conserve la totalité de l'indemnité de départ reçue;
• il doit rembourser un montant proportionnel de l'indemnité de cessation d'emploi s'il est à nouveau embauché ou s'il est recruté comme contractuel, soit directement soit par l'intermédiaire d'un entrepreneur fournissant des services au gouvernement, pendant la période visée par le paiement (p. ex., s'il reçoit une indemnité de cessation d'emploi de quatre mois et est embauché deux mois après le départ du ministre ou le changement de portefeuille, il doit rembourser l'équivalent de deux mois d'indemnité de cessation d'emploi).

3.2.3 Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de travail temporaire

Lorsque des marchés sont conclus pour des services professionnels ou des services de travail temporaire, les exigences et les obligations additionnelles présentées dans la partie 7 des présentes lignes directrices doivent également être satisfaites. Ni les marchés de services professionnels ni les marchés de services de travail temporaire ne constituent des contrats de travail. Aucune relation employeur-employé ne peut être créée lorsqu'un tel marché de service est conclu (voir la section 7.2 pour plus de renseignements).

3.2.4 Autres questions relatives à la dotation

Un ministre a le pouvoir discrétionnaire d'affecter un membre de son personnel exonéré à des activités officielles à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Le traitement de cette personne est imputable au budget du personnel exonéré du ministre.

Les noms et postes des employés exonérés ne sont pas considérés confidentiels et peuvent être diffusés en vertu d'une demande d'accès à l'information.

Pour plus d'information sur les questions de sécurité pour les employés, veuillez vous reporter à la section 2.2 du présent document.

3.3 Rémunération

3.3.1 Taux de rémunération

Voici les salaires maximums acceptables pour les postes suivants.

Titre	Traitement maximal ($) Date d'entrée  en vigueur au 1er avril 2006	Traitement maximal ($) Date d'entrée  en vigueur 21 juin 2006
Poste (cabinet de ministre)
Chef de cabinet (EX-4) ou   (EX-3) ou   (EX-2)	jusqu'à 159 500 jusqu'à 138 900 jusqu'à 124 100	aucun changement aucun changement aucun changement
Conseiller principal en politiques (EX-2)	jusqu'à 124 100	aucun changement
Directeur des communications (EX-2)	jusqu'à 124 100	aucun changement
Directeur des affaires parlementaires (EX-2)	jusqu'à 124 100	aucun changement
Conseiller en politiques (AS-8)	jusqu'à 93 767	jusqu'à 96 111
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu'à 88 215	jusqu'à 90 420
Adjoint spécial, communications (AS-5)	jusqu'à 71 140	jusqu'à 72 919
Adjoint spécial, affaires parlementaires (AS-5)	jusqu'à 71 140	jusqu'à 72 919
Adjoint spécial, affaires régionales/ bureau régional (AS-5)	jusqu'à 71 140	jusqu'à 72 919
Adjoint spécial (AS-5)	jusqu'à 71 140	jusqu'à 72 919
Employé de soutien (jusqu'à AS-4)	jusqu'à 59 558	jusqu'à 61 047
Secrétaire particulier du ministre (jusqu'à AS-6)	jusqu'à 79 069	jusqu'à 81 046
Poste (ministres disposant de budgets de représentation régionale)
Directeur des affaires régionales (EX-1)	jusqu'à 110 700	aucun changement
Conseiller régional en communications (IS-5)	jusqu'à 79 069	jusqu'à 81 046
Adjoint spécial, affaires régionales (AS-5)	jusqu'à 71 140	jusqu'à 72 919
Poste (ministre ayant un secrétaire parlementaire)
Adjoint au secrétaire parlementaire (AS-5)	jusqu'à 71 140	jusqu'à 72 919

Nota : Tous les traitements à l'égard du personnel exonéré seront considérés comme comprenant la rémunération des heures supplémentaires.

Les ministres peuvent autoriser le versement d'augmentations de traitement au personnel exonéré jusqu'à concurrence du maximum autorisé. Le traitement maximum ne doit être accordé au personnel exonéré que s'il se justifie par l'expérience et les compétences du titulaire du poste.

Dans des circonstances exceptionnelles, un ministre peut, après avoir obtenu l'approbation du Conseil du Trésor, verser à un membre du personnel exonéré un traitement supérieur au maximum autorisé. Le ministre doit d'abord discuter avec le président du Conseil du Trésor de toute demande à cet égard.

Le Conseil du Trésor peut autoriser d'autres exceptions à ces lignes directrices, dans des circonstances spéciales. Un ministre doit d'abord discuter de toutes ces demandes avec le président du Conseil du Trésor.

3.3.2 Augmentations salariales

Seul le ministre a le pouvoir discrétionnaire d'accorder ou de refuser des augmentations de salaire. Les augmentations de salaire sont accordées en fonction d'un rendement entièrement satisfaisant.

À condition de disposer de fonds suffisants dans son budget du personnel exonéré, un ministre peut accorder les augmentations de la façon suivante :

• pour les membres du personnel exonéré dont le salaire n'est pas encore au maximum autorisé, un ministre accorde les augmentations salariales ci-haut déterminées une fois l'an, jusqu'à l'atteinte du maximum;
• pour les membres du personnel exonéré dont le salaire est au maximum autorisé, un ministre ne peut accorder aucune augmentation salariale à moins qu'elle ne soit approuvée au préalable par le Conseil du Trésor;
• pour les membres du personnel exonéré dont le salaire dépasse le maximum autorisé et a été approuvé par le Conseil du Trésor, des hausses d'un montant n'excédant pas celui correspondant au pourcentage d'augmentation le plus récent autorisé pour le groupe et le niveau correspondants de la fonction publique. Un ministre ne peut accorder les augmentations susmentionnées avant la date anniversaire de la nomination ou de la dernière augmentation de traitement du membre du personnel exonéré, selon celle de ces deux dates qui survient en dernier, à moins que le Conseil du Trésor ne les approuve.

3.3.3 Rémunération d'intérim

Un ministre peut autoriser le versement d'une rémunération d'intérim à un membre de son personnel exonéré qui exerce temporairement des fonctions de niveau plus élevé. Pour avoir droit à la rémunération d'intérim, les membres du personnel exonéré doivent exercer de façon continue les fonctions temporaires pendant une période de 10 jours ouvrables consécutifs.

3.3.4 Heures de travail

La semaine normale de travail est de 37,5 heures, du lundi au vendredi inclusivement, et la journée normale de travail est de 7,5 heures.

Pour de plus amples renseignements sur les indemnités de transport du personnel exonéré pendant les heures supplémentaires, veuillez vous reporter à la section 6.9 du présent document.

3.3.4.1 Personnel exonéré et heures supplémentaires

Les membres du personnel exonéré n'a pas droit à la rémunération des heures supplémentaires. Lorsqu'ils doivent travailler plus que les heures prescrites ou encore travailler ou voyager un jour de repos ou un jour férié, les membres du personnel exonéré peuvent obtenir un congé de direction (payé) autorisé par le ministre, si ce dernier le juge pertinent moyennant une documentation appropriée. Ce congé doit être accordé aussitôt que possible après la période qui a donné droit au congé et ne doit pas dépasser le nombre d'heures de travail supplémentaires ou le temps passé à voyager. Ce congé ne doit jamais être accordé après l'annonce d'élections ni servir à compenser des activités en rapport avec les élections. (Voir la section 3.5.4.)

3.3.4.2 Repas

Un membre du personnel exonéré qui effectue des heures supplémentaires qui s'étendent au-delà de la période normale de repas ou qui travaille au moins trois heures un jour de repos ou un jour férié désigné peut avoir droit au remboursement, s'il présente des reçus, d'un ou de plusieurs repas (selon le nombre de périodes de repas qui surviennent pendant les heures supplémentaires), conformément aux montants payables au titre des repas prescrits dans la Directive sur les voyages d'affaires du Conseil du Trésor, ou au taux de repas négocié pour les groupes et niveaux équivalents assujettis à une convention collective du groupe Services des programmes et de l'administration (PA).

Les taux applicables aux repas sont mis à jour périodiquement; veuillez consulter les Services financiers du ministère pour connaître les taux en vigueur.

3.4 Avantages sociaux

La présente section résume les principales dispositions sur la rémunération non salariale dans le domaine des pensions et de l'assurance. On peut obtenir de plus amples renseignements sur les conditions d'emploi, et de l'aide aux fins de leur application, auprès des services des ressources humaines des ministères.

Aux fins des prestations en vertu des régimes d'assurances collectives de la fonction publique, les chefs de cabinet, les conseillers principaux en politiques, les directeurs des communications, les directeurs des affaires parlementaires et les directeurs des affaires régionales sont rattachés au groupe de la direction tandis que les conseillers en politiques, les adjoints spéciaux principaux, les adjoints spéciaux (communications, affaires parlementaires, bureau régional, affaires régionales, secrétaire parlementaire), les conseillers régionaux en communications, le secrétaire particulier du ministre et le personnel de soutien sont rattachés au groupe PA et sont exclus des conventions collectives.

Les membres du personnel exonéré d'un ministre participent aux régimes décrits ci-dessous :

3.4.1 Régimes obligatoires

3.4.1.1 Pour l'ensemble du personnel exonéré

• Le régime d'assurance emploi;
• Les régimes provinciaux d'assurance maladie;
• Le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec.

3.4.1.2 Régimes obligatoires, sous réserve des critères d'admissibilité du régime en question

• Le Régime de pension de retraite de la fonction publique;
• Le Régime de prestations supplémentaires de décès (partie II de la Loi sur la pension de la fonction publique);
• L'assurance invalidité de longue durée (AILD) (partie du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique);
• Le Régime de soins dentaires de la fonction publique du Canada.

3.4.2 Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement) réservés aux employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique

• En vertu du Régime d'assurance des cadres de gestion de la fonction publique :
  • L'assurance vie de base égale à deux fois le traitement annuel rajusté;
  • L'assurance en cas de mort accidentelle et de mutilation, jusqu'à concurrence de 250 000 $;
  • l'assurance des personnes à charge.

• En vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique :
  • la protection supplémentaire au titre des soins médicaux, pour l'employé et sa famille;
  • l'assurance-hospitalisation, niveau III.

3.4.3 Régimes facultatifs (contributions payées par le membre)

3.4.3.1 Pour les employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel PA de la fonction publique

• le Régime de soins de santé de la fonction publique (Garantie-maladie complémentaire en plus de l'assurance hospitalisation de niveau I #8211; contributions payées par le gouvernement; garantie-hospitalisation facultative de niveaux II et III #8211; contributions payées par le membre);
• les composantes suivantes du Régime d'assurance des cadres de gestion de la fonction publique :
  • l'assurance-vie de base et l'assurance-vie supplémentaire, les deux égales au traitement annuel rajusté;
  • l'assurance en cas de mort accidentelle et de mutilation, jusqu'à concurrence de 250 000 $;
  • l'assurance des personnes à charge.

3.4.3.2 Pour les employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique.

En vertu du Régime d'assurance des cadres de gestion de la fonction publique : l'assurance-vie supplémentaire égale au traitement annuel rajusté.

3.5 Congés

Les coûts relatifs aux congés payés sont imputés aux budgets du personnel exonéré du ministre. Les congés accordés aux employés exonérés dont la rémunération équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique sont assujettis aux conditions applicables au groupe de la direction, qui se trouvent à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_114/termcondemploy-fra.asp. Ces conditions sont modifiées périodiquement. Pour tous les autres membres du personnel exonéré dont la rémunération équivaut à celle du groupe professionnel PA de la fonction publique, les congés sont assujettis aux dispositions de la convention collective de ce groupe, laquelle se trouve à l'adresse suivante : /Pubs_pol/hrpubs/coll_agre/table1-fra.asp, telle que modifiée périodiquement.

3.5.1 Congés annuels

Droits aux congés annuels

Les droits aux congés annuels sont établis conformément à l'article 3.5 ci-dessus, sauf que les années de service servant à calculer les congés annuels en vertu de cette disposition incluent l'emploi pour les ministères énumérés dans la Loi sur la gestion des finances publiques si aucune indemnité de départ n'a été versée à la cessation d'emploi (voir http://laws.justice.gc.ca/fr/F-11/index.html.) Les droits aux congés annuels sont calculés de la manière suivante :

Les employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique	Les employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel PA de la fonction publique
4 semaines par année à la nomination	3 semaines par année à la nomination
5 semaines par année après 8 années de service :	4 semaines par année après 8 années de service
10 années de service en qualité de directeur de cabinet et/ou de membre du groupe de la direction;	4 semaines et 2 jours après 16 années de service
15 années de service dont au moins 5 comme directeur de cabinet ou membre du groupe de la direction; ou	4 semaines et 3 jours par année après 17 années de service
20 années de service	5 semaines par année après 18 années de service
6 semaines par année après 28 années de service	5 semaines et 2 jours par année après 27 années de service
	6 semaines après 28 années de service

Un ministre peut autoriser le paiement anticipé de la rémunération estimative nette de périodes de congé de deux semaines complètes et plus, sur réception d'une demande écrite au moins six semaines avant le dernier jour de paie qui précède le départ en congé annuel.

Lorsque les membres du personnel exonéré sont rappelés d'un congé annuel, ils ont droit, sur présentation de leurs comptes de frais accompagnés de reçus, au remboursement des dépenses raisonnables (selon la définition qu'en donne le Conseil du Trésor) engagées pour se rendre à leur lieu de travail et pour retourner à l'endroit d'où ils ont été rappelés, s'ils reprennent immédiatement leur congé après avoir effectué la tâche pour laquelle ils ont été rappelés. Si le ministre annule ou modifie un congé annuel antérieurement approuvé, l'employé a droit au remboursement des pénalités pécuniaires raisonnables qui découlent de l'annulation de ses réservations.

Si un membre du personnel exonéré du ministre cesse d'être employé ou décède, il lui est versé, à lui ou à sa succession, en remplacement des congés annuels acquis non utilisés, mais à l'exclusion des congés de direction, un montant égal au produit de la formule suivante :

(nombre de jours de congés annuels  non utilisés)

X

(taux de rémunération journalier  le jour de la fin du service)

En cas de cessation d'emploi pour des motifs autres que le décès ou le changement de gouvernement, ou lorsque le ministre cesse d'exercer ses fonctions, les congés annuels non acquis pris par l'employé feront l'objet d'un recouvrement à même les sommes versées à la cessation d'emploi.

3.5.2 Encaissement des congés annuels

Le personnel exonéré peut encaisser tous les congés annuels en tout temps pendant l'année moyennant l'approbation du ministre.

3.5.3 Jours fériés désignés

Les jours suivants sont des jours fériés désignés payés :

• le jour de l'An;
• le Vendredi saint;
• le lundi de Pâques;
• le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil pour la célébration de l'anniversaire de la souveraine;
• la fête du Canada;
• la fête du Travail;
• le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil comme journée nationale d'action de grâces;
• le jour du Souvenir;
• le jour de Noël;
• l'après-Noël;
• le jour reconnu au niveau provincial ou municipal comme jour de fête dans la région où travaille le membre du personnel du ministre, ou le premier lundi d'août dans toute région où un autre jour n'est pas reconnu au niveau provincial ou municipal comme jour de fête.

Un membre du personnel exonéré du ministre qui est en congé non payé toute la journée de travail qui précède et toute celle qui suit immédiatement un jour férié payé n'a pas droit à la rémunération du jour férié.

3.5.4 Congé pour élections

Un membre du personnel exonéré d'un ministre n'est pas tenu de démissionner ou de demander un congé non payé pour pouvoir, avant l'émission du bref d'élection, se porter candidat à l'investiture à des élections fédérales, provinciales ou territoriales, y compris à des élections partielles.

Cependant, après l'émission du bref^[1], la personne qui se porte candidate à l'investiture ou dont la candidature a été approuvée doit démissionner ou se voir accorder un congé non payé comme membre du personnel exonéré, à la discrétion du ministre et ce, au plus tard la veille de l'acceptation par écrit de sa candidature officielle^[2].

Après l'émission d'un décret de convocation des électeurs ou à la dissolution du Parlement, d'une législature provinciale ou d'un conseil territorial, un membre du personnel exonéré d'un ministre doit éviter d'annoncer sa candidature ou que d'autres l'annoncent, tant qu'il n'a pas cessé ses fonctions ou commencé sa période de congé non payé.

Si un membre du personnel exonéré d'un ministre décide de prendre part activement et à plein temps à une campagne visant une élection fédérale, provinciale ou territoriale, ou une élection partielle, il doit demander un congé non payé ou démissionner de son poste. Le membre prenant part à une campagne électorale à temps partiel doit le faire à l'extérieur des heures normales de travail. Aucun congé annuel ou autre congé payé ne sera autorisé pour participer à une campagne électorale.

En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (en cours de révision, veuillez consulter la section 3.7.6), une période de congé non payé constitue une interruption de service afin de déterminer l'admissibilité au statut prioritaire de dotation. Si le membre du personnel exonéré n'est pas admissible au statut prioritaire de dotation avant d'amorcer son congé non payé, cette période de congé doit être compensée à une date ultérieure, conformément aux critères d'admissibilité à la LEFP.

3.5.5 Autres congés

3.5.5.1 Autres circonstances

Un ministre peut accorder un congé payé d'au plus deux semaines quand le lieu de travail est rendu inhabitable et que l'employé ne peut plus exercer ses fonctions tant qu'on ne lui trouve pas un autre lieu de travail, ou quand l'employé est obligé ou instamment pressé de prêter son concours en raison d'une situation d'urgence dans la collectivité.

3.6 Employés du ministère affectés à un cabinet de ministre

Le Conseil du Trésor autorise l'affectation d'employés du ministère au cabinet du ministre. Cet effectif ainsi que les budgets salariaux connexes doivent provenir des ressources existantes du ministère. Conformément à la tradition d'une fonction publique non partisane, ces employés ne doivent dispenser que des conseils ministériels de nature non politique qui font partie des responsabilités du portefeuille du ministre. En outre, ils ne doivent pas exercer de fonctions en matière de relations publiques.

Les fonctions d'un adjoint ministériel affecté à un cabinet de ministre incluraient habituellement la liaison entre le cabinet du ministre et le ministère ainsi que la gestion de l'échange de l'information et des documents. Les fonctions incluraient également la prestation, en collaboration avec le sous-ministre et des cadres supérieurs du ministère, de conseils sur des questions ministérielles au ministre et à son personnel exonéré.

L'effectif ministériel d'un ministre peut compter jusqu'à sept employés, dont l'adjoint ministériel, pourvu que le budget alloué et confirmé par écrit pour le personnel ministériel ne soit pas dépassé. L'adjoint ministériel peut être classifié à un niveau équivalant à PM-6, EX-1 ou EX-2, selon l'étendue des connaissances et du savoir-faire requis pour le poste. Les six autres employés ministériels sont considérés comme des employés de soutien, qui ne peuvent être classifiés que jusqu'au niveau AS-4. Un ministre ne peut avoir qu'un adjoint ministériel. Les maximums budgétaires ne peuvent être dépassés à moins que le Conseil du Trésor n'ait donné préalablement son approbation.

Les salaires maximums pour le personnel ministériel des cabinets de ministre sont indiqués dans les tableaux figurant ci-dessous :

Employés du ministère		Traitement maximal (en dollars)	Traitement maximal (en dollars)
Titre des postes	Niveau (maximal) à la fonction publique*	À compter du 1er avril 2006	À compter du 21 juin 2006
Adjoint ministériel	EX-2 ou EX-1 ou PM-6	124 100 110 700 88 215	aucun changement aucun changement 90 420
Chauffeur d'un ministre	CR-5	46 290	47 447
Personnel de soutien #8211; chef de cabinet	AS-4	59 558	61 047
Personnel de soutien	AS-3	54 365	55 724

* Les niveaux de classification et les augmentations d'échelon salarial de la fonction publique s'appliqueront.

Habituellement, un ministre obtient des services de soutien du personnel du ministère à l'égard d'activités non politiques dans le cadre de ses responsabilités ministérielles. Le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre est à l'emploi du ministère et ne peut être muté avec le ministre lorsque ce dernier change de portefeuille. Les personnes dont les fonctions principales consistent à offrir un service personnel à un ministre (p. ex., les chauffeurs personnels) constituent toutefois une exception, car le service personnel qu'elles offrent est plus important que leurs connaissances de la structure ou des responsabilités du ministère. Par conséquent, deux ministères peuvent s'entendre pour muter ces personnes, pourvu qu'il n'y ait pas dédoublement de rôle.

Le Conseil du Trésor doit examiner toutes les autres demandes de dérogation à cette politique. Dans le cadre de l'élaboration de propositions de dérogation, les ministres doivent tenir dûment compte des répercussions éventuelles sur les employés du ministère qui peuvent être déplacés par d'autres fonctionnaires susceptibles d'être mutés en provenance d'autres portefeuilles.

Le lieu de travail du personnel du ministère peut être situé à proximité du cabinet du ministre, la direction et la supervision étant assurées par le ministre ou par les membres de son personnel exonéré en ce qui concerne les affaires du cabinet du ministre. Le personnel du ministère demeure toutefois partie intégrante des ressources humaines du ministère et, en principe, assujetti au contrôle de ce dernier.

Le personnel du ministère affecté au cabinet d'un ministre ne doit pas assurer des services de soutien qui sont déjà disponibles au sein du ministère. Les ministres doivent consulter leurs sous-ministres pour obtenir les conseils et le soutien professionnels dont ils ont besoin, tant dans le domaine des politiques que dans celui des opérations, pour bien s'acquitter de la gamme complète de leurs responsabilités.

3.7 Cessation d'emploi

Dans tous les cas (c.-à-d. démission, décès, renvoi, mise en disponibilité et départ à la retraite), les indemnités discrétionnaires de cessation d'emploi viennent s'ajouter à l'indemnité de départ à laquelle les employés ont droit.

Le ministre, ou son représentant, est chargé de transmettre rapidement et au moment opportun au Bureau du commissaire à l'éthique le nom et le titre (désignations) de tous les membres du personnel dont l'emploi a pris fin ou qui ont été mutés. Le Bureau du commissaire à l'éthique communiquera avec les membres du personnel exonéré assujettis à la partie III #8211; Mesures d'observation concernant l'après-mandat du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (disponible à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec/en/) au sujet de leurs obligations à l'égard de l'après-mandat en vertu du Code.

3.7.1 Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur

Les employés ont droit à l'indemnité de départ lorsqu'ils cessent leurs fonctions volontairement, sont congédiés, décèdent ou sont mis en disponibilité en raison d'un manque de travail ou de la cessation d'une fonction. L'indemnité de départ ne varie pas en fonction de la cause de la cessation d'emploi, qu'il s'agisse d'une démission, d'un décès, d'un congédiement, d'une mise en disponibilité ou d'un départ à la retraite.

Lorsqu'une personne faisant partie du personnel exonéré d'un ministre cesse ses fonctions, son indemnité de départ est calculée à raison de deux semaines de rémunération (au traitement en vigueur au moment du départ de l'employé) pour chaque année de service. À cette fin, le terme « service » désigne uniquement la période de service en qualité de membre du personnel exonéré. Toute année de service partielle fait l'objet d'un calcul proportionnel. Il n'y a pas de nombre maximal de semaines payées.

Le cas échéant, les indemnités de départ doivent être imputées au budget central (crédit 5 du Conseil du Trésor).

Aux termes de l'indemnité de départ, les ministres peuvent, dans certains cas, accepter de reconnaître (ou « transférer ») les services antérieurs d'un membre du personnel exonéré en qualité d'employé d'un député ou d'employé de la fonction publique tel que décrit dans la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), pourvu que ce service ait précédé immédiatement la nomination comme membre du personnel exonéré dans un cabinet de ministre (c.-à-d. sans interruption de service de plus de trois mois) et qu'aucun versement d'indemnité de départ n'ait été fait par la Chambre des communes ou l'employeur précédent en raison de ses services antérieurs. Pour que le service antérieur soit reconnu, l'employé doit obtenir, dès son embauche à titre de membre du personnel exonéré, l'acceptation du service antérieur par écrit du ministre qui l'embauche et en faire parvenir une copie au bureau de la paie du ministère ainsi qu'à la Chambre des communes ou à l'employeur précédent de la fonction publique. À la fin de l'emploi comme membre du personnel exonéré, l'indemnité de départ pour la période de service à titre d'employé d'un député ou de la fonction publique est calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service (au taux en vigueur au départ de l'employé à titre de membre du personnel exonéré) à condition que le membre du personnel exonéré satisfasse, compte tenu du service antérieur et du service à titre d'employé d'un ministre, aux exigences de l'employeur précédent pour le versement d'une indemnité de départ.

Nota : En ce qui a trait aux membres du personnel exonéré qui seraient partis dans la période de 30 jours, à compter du 4 novembre 1993, et qui auraient été mutés à titre d'employés de député ou de la fonction publique (au sens de la LPFP) au cabinet d'un ministre avant le 1^er avril 1987 (c.-à-d. sans bris de service de plus de trois mois) et qui n'auraient reçu aucune indemnité de départ de la Chambre des communes ou de l'employeur antérieur en vertu de leurs services, les ministères sont avisés, qu'aux fins de l'indemnité de départ, ce service antérieur à titre de membre du personnel d'un député ou de la fonction publique (tel que décrit dans la LPFP) est considéré comme ayant été transféré avec l'employé. L'indemnité de départ en vertu de ce service antérieur doit être calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service à titre d'employé d'un député, au taux en vigueur lors de la fin d'emploi comme membre du personnel exonéré. Ces employés sont également admissibles aux dispositions existantes de l'indemnité de départ pour les membres du personnel exonéré.

3.7.2 Indemnité de cessation d'emploi

Le ministre peut verser une indemnité de cessation d'emploi lorsque les services d'un employé prennent fin. Cette indemnité a pour but de dédommager l'employé de la perte de gains éventuelle due à une cessation d'emploi souvent imprévisible et parfois soudaine.

Un ministre peut autoriser le versement d'une indemnité de cessation d'emploi :

• lorsqu'il congédie un membre de son personnel exonéré sans préavis;
• à la cessation de ses fonctions de ministre;
• lors de son changement de portefeuille ou de responsabilités et que l'employé cesse d'être à son service;
• lorsqu'un membre de son personnel exonéré démissionne, prend sa retraite, est mis en disponibilité ou décède.

3.7.3 Montant à payer

Pour compenser les pertes éventuelles de gains subies par le personnel exonéré, le ministre peut, à sa discrétion, accorder une indemnité de cessation d'emploi d'au plus quatre mois de salaire. Même si le ministre peut autoriser une indemnité de cessation d'emploi jusqu'à concurrence du maximum susmentionné, il convient de préciser qu'une indemnité de cessation d'emploi d'un mois par année de service est jugée raisonnable.

3.7.4 Remboursement

L'indemnité de cessation d'emploi ne doit pas être payée lorsque le membre du personnel exonéré a bénéficié d'un congé non payé de la fonction publique pour accepter un emploi au cabinet du ministre. Dans ce cas, la personne demeure un employé du ministère qui lui a accordé le congé non payé et tout versement futur d'une indemnité de cessation d'emploi relèvera de ce ministère.

Les indemnités de cessation d'emploi doivent être imputées au budget de fonctionnement du ministère et non au budget de fonctionnement ou du personnel exonéré du ministre.

Lorsqu'une personne qui a reçu une indemnité de cessation d'emploi travaille dans ou pour un autre cabinet de ministre ou dans une institution fédérale pendant la période à l'égard de laquelle l'indemnité de cessation d'emploi a été versée, qu'elle soit rémunérée directement en tant qu'employé ou contractuel ou indirectement en tant qu'employé ou sous-traitant d'un contractuel, elle doit rembourser l'indemnité sur une base proportionnelle. Cette disposition vise à éviter le cumul de revenu prélevé des fonds de l'État (c.-à-d. le Trésor). Consulter les documents sur le budget des dépenses et les crédits du gouvernement afin de déterminer les organismes financés à partir du Trésor à l'adresse Internet suivante :  http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estimF.asp.

3.7.5 Droits du personnel exonéré lorsqu'un ministre cesse ses fonctions

Lorsqu'un ministre cesse ses fonctions ou change de portefeuille sans que les membres de son personnel exonéré ne le suivent dans son nouveau portefeuille, ces personnes continuent de recevoir leur traitement pendant 30 jours civils, conformément à l'article 128 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Les ministres autorisent le versement d'une indemnité de cessation d'emploi et le versement commence après cette période de 30 jours. Lorsqu'un ministre cesse ses fonctions à la suite d'un remaniement ministériel ou d'une élection générale, les membres du personnel exonéré qui n'auront pas été réembauchés par un ministre, ou dans la fonction publique, seront considérés comme ayant été mis à pied au terme de la période de 30 jours, aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique et du Régime des soins dentaires de la fonction publique.

Les congés annuels acquis, mais non utilisés, sont remboursés aux membres du personnel exonéré selon la formule suivante :

(nombre de jours de congés annuels  non utilisés)

X

(taux de rémunération journalier  le jour de la fin du service)

Les congés de direction ne devraient pas compter comme congé annuel acquis.

3.7.6 Droit de priorité du personnel exonéré d'un ministre

Veuillez prendre note que ces lignes directrices tiennent compte du cadre législatif actuel et, étant donné que la loi en vigueur fait l'objet d'un examen, il est possible que les conditions d'emploi changent pendant la durée d'emploi. La perte possible du statut prioritaire suivant l'embauche d'un membre du personnel exonéré devrait être mentionnée dès son embauche.

Le droit de priorité du personnel exonéré d'un ministre est prévu à l'article 41 de la LEFP. Ce droit est d'une durée d'un an à compter de la date où l'employé visé cesse d'exercer ses fonctions au cabinet du ministre, c.-à-d. :

• 30 jours après que le ministre ait cessé d'exercer ses fonctions;
• le jour où l'employé visé cesse d'exercer ses fonctions au cabinet du ministre ou à la première des deux dates.

Le droit de priorité s'applique au personnel exonéré que le ministre embauche dans le cadre d'activités relatives à son portefeuille. Cette priorité s'applique lorsque le titulaire :

• était déjà fonctionnaire au moment de devenir employé dans le cabinet du ministre (alinéa 41(2)(a) de la LEFP);
• satisfait aux qualifications essentielles à une nomination à la fonction publique sous le régime de la LEFP par le biais d'un processus de nomination externe, pendant son emploi dans le cabinet du ministre (alinéa 41(2)(b) de la LEFP);
• a travaillé, pendant au moins trois années consécutives, dans le cabinet d'un ministre ou de plusieurs ministres ou a été titulaire successivement de différents postes de direction (paragraphe 41(3) de la LEFP).

Le droit de priorité du personnel d'un ministre s'applique également au personnel exonéré :

• du chef de l'opposition à la Chambre des communes;
• du leader du gouvernement au Sénat;
• du leader de l'opposition au Sénat.

Pour obtenir un complément d'information, veuillez consulter le Guide des droits prioritaires du personnel des cabinets de ministre de la Commission de la fonction publique du Canada. Une version électronique du guide se trouve à l'adresse Internet suivante : http://www.psc-cfp.gc.ca/priority-priorite/index_f.htm 

3.7.7 Aide aux employés : services de placement

Un ministre peut autoriser un versement maximal de 5 000 $ pour couvrir les honoraires de services professionnels de placement à l'égard d'un membre de son personnel exonéré dont l'emploi a pris fin. Un membre du personnel exonéré dont l'emploi prend fin doit s'inscrire auprès d'un cabinet de services professionnels dans les 30 jours suivant sa date de fin d'emploi, ou dans les 30 jours suivant la date où le ministre cesse d'exercer ses fonctions, même si les services peuvent être fournis à une date ultérieure. Cependant, les services d'un cabinet de placement doivent toujours être fournis durant l'année suivant la date de fin d'emploi du membre du personnel exonéré.

Les services professionnels de placement comprennent habituellement les services suivants : la préparation du curriculum vitæ, la préparation à l'entrevue, comment se présenter en entrevue, etc. Les coûts de formation ou de perfectionnement, comme l'utilisation d'un ordinateur ou l'apprentissage d'une autre langue, ne sont pas admissibles.

Habituellement, les cabinets offrant les services de placement concluent des ententes avec les membres du personnel exonéré concernant les services devant être rendus. Les factures doivent être envoyées aux services financiers du ministère. Le coût des services de placement doit être imputé au budget de fonctionnement du ministre.