ARCHIVÉ - RPP 2007-2008
Service administratif des tribunaux judiciaires

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SECTION II – ANALYSE DES ACTIVITÉS DE PROGRAMMES PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE

Analyses détaillées des activités de programme

Le Service administratif des tribunaux judiciaires vise l'atteinte du résultat stratégique suivant :

Le public a accès, de façon efficace et équitable, au processus judiciaire de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt en temps opportun, dans l'une ou l'autre des langues officielles.

Les principales initiatives énumérées, qui appuient le résultat stratégique et les priorités de l’organisation ont pour objectif de rendre les Cours plus accessibles au public et d’assurer un traitement plus efficace des affaires et un meilleur appui aux Cours auxquels le Service offre ses services, tout en assurant la transparence et la responsabilité complète de l’utilisation des fonds publics.

Le Service a comme principale priorité de continuer à assurer une prestation de services de qualité supérieure au public avec diligence raisonnable en ce qui a trait à l’utilisation des fonds publics. À cette fin, nous avons établi des indicateurs de rendement préalables pour chaque activité de programme. Les indicateurs de rendement seront peaufinés en parallèle avec à la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des dossiers. Le Service accorde la plus haute importance aux priorités du gouvernement visant une plus grande responsabilisation et une meilleure transparence. Nous prenons particulièrement soin de bien consigner les résultats concernant les initiatives clés énoncées dans le présent rapport et d’assurer l’élaboration et l’affinement de mesures du rendement. En outre, l’évaluation prévue dans le Cadre de responsabilisation de gestion a aidé le Service à repérer les éléments qui gagneraient à être améliorés et, par le fait même, à consolider ses méthodes de gestion.

Description des activités de programme dans la composante du programme

Le Service a un seul secteur d’activité, soit la prestation de services administratifs aux tribunaux judiciaires. Il a pour but de fournir à la population canadienne les services nécessaires pour garantir une utilisation responsable des fonds publics afin d’appuyer l’administration de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l’impôt, et afin de faciliter l’accès aux Cours sans compromettre le principe d’indépendance judiciaire. Ce secteur d’activité est divisé en trois activités de programmes interdépendantes : les services de greffe, les services judiciaires et les services intégrés.

• Fournir des services du greffe – Les service du greffe fournissent un soutien administratif aux tribunaux judiciaires afin d’assurer le fonctionnement convenable et efficient du processus judiciaire.

Ces services comprennent le traitement des documents déposés par les plaideurs ou destinés à ces derniers, d’assister aux audiences, d’en dresser le compte rendu, d’informer les plaideurs, de conserver les dossiers et les bases de données nécessaires aux tribunaux et de produire des actes juridiques afin de faire executer les décisions.

• Fournir des services judiciaires – Ce secteur de services fournit un soutien judiciaire aux juges, notamment par la voie des adjoints judiciaires, des huissiers-audienciers et des autres employés qui soutiennent directement les juges dans l’exercice de leurs fonctions.

Ces services comprennent aussi les auxiliaires juridiques et les services de bibliothèque.

• Fournir des services ministériels – (cette activité sera traitée dans la section IV – Autres sujets d’intérêt)

Deux de nos activités de programme, soit la prestation de services de greffe et la prestation de services judiciaires, sont conçues pour donner des résultats prévus qui maximisent nos processus et de l’information qui vient appuyer les services que nous fournissons à la magistrature et au public canadien. Les résultats prévus feront en sorte que le système de services judiciaires sera équitable, transparent et prompt.

Nom de l’activité de programme : Fournir des services de greffe

Ressources financières : (millions)

2007-2008	2008-2009	2009-2010
39.7 M$	37.6 M$	37.6 M$

Ressources humaines :

2007-2008	2008-2009	2009-2010
418	418	418

Nom de l'activité de programme : Fournir des services judiciaires

Ressources financières : (millions)

2007-2008	2008-2009	2009-2010
21.9 M$	20.8 M$	20.8 M$

Ressources humaines :

2007-2008	2008-2009	2009-2010
231	231	231

Activités de programmes appuyant la priorité 1

Priorité 1: Modernisation de nos processus administratifs et des activités des services de greffe

A. Activité de programme - Fournir des services du greffe

Principales initiatives

Services électroniques

À la suite de la mise en œuvre réussie du projet pilote de dépôt et de production électronique de documents dans les affaires concernant la propriété intellectuelle, nous comptons étendre la fonction de dépôt électronique à d’autres types d’affaires, comme les affaires concernant l’immigration, l’amirauté et l’impôt sur le revenu. Le Service est également en train d’élaborer une stratégie visant à mettre en place de l’équipement d’enregistrement numérique dans ses salles d’audience. Avec l’appui des juges en chef, nous serions en mesure d’acheter le matériel nécessaire et d’installer le système d’enregistrement numérique dans les salles d’audience. Chacune de ces initiatives s’amorcent avec une implication complète du comité de la technologie de l’information comprenant des juges des Cours et des professionnels en technologie de l’information.

Technologie et restructuration de la gestion des dossiers

L’intégration des systèmes actuels de gestion des dossiers demeure une priorité pour l’année 2007-2008. Les exigences des utilisateurs concernant le nouveau système de gestion des dossiers ont été déterminées avec la tenue de mises à l’essai en groupes de consultation. Le travail effectué lors de ces mises à l’essai servira de fondement pour la conception fonctionnelle du nouveau système. Nous solliciterons les conseils d’experts à différentes étapes du projet afin d’assurer que le tout cadre avec la politique du SCT. Grâce à un nouveau système de gestion des dossiers, les greffes seront mieux équipés pour répondre aux besoins du public et les processus internes seront harmonisés. D’autres projets, comme la numérisation de documents et l’accès à distance, aident les utilisateurs internes dans la prestation de services.

Examen et restructuration des services de greffe

Nous poursuivrons la restructuration des processus et des systèmes afin de faire le meilleur usage possible de la technologie et d’assurer l’efficacité de la prestation de services de greffe et de services judiciaires auprès du public. Également, nous accordons toujours une grande importance à la formation réciproque des employés du greffe à l’échelle nationale. Tous les employés du greffe seront donc en mesure de mieux servir les clients des quatre Cours. Il s’agit ici de mesures qui nous permettent de faire une meilleure utilisation des ressources et de mieux servir le public à l’aide d’un point d’accès commun.

B. Activité de programme - Fournir des services judiciaires

Principale initiative

Activités de sensibilisation

Le Service s'efforcera de bien coordonner l'information qu'il met à la disposition du public au sujet des Cours auxquelles il offre ses services, notamment la publication des jugements, que ce soit par l'entremise des sites Web des Cours ou au moyen d'autres outils de communication. De plus, le Service et les Cours continueront d'utiliser des activités de sensibilisation comme des portes ouvertes, des procès fictifs, des symposiums, la Journée du droit et les comités de la cour et du barreau auquel siègent des membres du Service, pour mieux faire connaître au public le principe de l'indépendance judiciaire.

D'autres efforts seront déployés pour promouvoir le programme des auxiliaires juridiques afin d'attirer les meilleurs candidats.

Le Service intensifiera par ailleurs ses efforts de consultation et de collaboration avec ses partenaires. (Nous entretenons des relations avec d'autres ministères et organismes.) Nous privilégions une participation étroite, qui va au-delà de la simple exécution des opérations.

Résultats prévus	Indicateurs de rendement (*)
Processus efficaces, pour rendre le greffe accessible en temps opportun aux Canadiens et répondre aux besoins des juges.	Durée moyenne de chaque étape du processus, en fonction de l’index de complexité des causes. Durée moyenne de chaque processus opérationnel exécuté par le greffe, en fonction de l’index de complexité des causes.
Système viable de services aux tribunaux qui optimise l’utilisation de la technologie et des ressources et le rendement de l’argent investi.	Nombre et type de plaintes des utilisateurs concernant l’usage de la technologie. Pourcentage du temps de travail pendant lequel les salles d’audience restent vacantes. Coût par appel et par dossier.
Gestion des dossiers et de l’information de nature à générer l’information de la meilleure qualité à l’adresse des utilisateurs.	Pourcentage d’erreurs attribuables à une information inexacte ou manquante. Pourcentage du temps de travail pendant lequel le système est inaccessible. Estimation des économies générées par la gestion électronique des dossiers.
Connaissance et compréhension accrue du SATJ et des tribunaux de la part de tous les intéressés	Nombre et type des demandes d’information. Nombre et type de plaintes du public et des juges. Statistiques d’utilisation du site Web. Nombre de candidats au programme d’auxiliaires juridiques.

(*) Ces indicateurs seront raffinés dans le cadre du développement du cadre de gestion du rendement.

Activités de programme appuyant la priorité 2

Priorité 2: Mise sur pied d'un environnement de travail bien conçu, dynamique et pleinement intégré qui favorisera la prestation de nos services aux clients et à la magistrature.

A. Activité de programme - Fournir des services du greffe

Principales initiatives

Regroupement du personnel de la région de la capitale nationale

Les employés travaillant à l'édifice Lorne, à Ottawa, fournissent des services de greffe à la Cour d'appel fédérale et à la Cour fédérale du Canada. Depuis plusieurs années, de nombreux problèmes de santé et de sécurité ont été observés. Il faut donc déplacer ces employés à brève échéance pour leur assurer un milieu de travail convenable. Les discussions se poursuivent avec TPSGC pour trouver des bureaux appropriés.

Élaboration d’un cadre de gestion du rendement intégré, fondé sur les valeurs et l’éthique

Le SATJ élaborera un cadre de gestion du rendement (CGR) exhaustif, qui énoncera clairement les attentes en matière de rendement. Le CGR doit aider le Service à choisir ses indicateurs et des repères, à saisir et analyser les données sur les rendements, puis à interpréter les résultats et à prendre les mesures correctives nécessaires. Les cibles ne seront pas choisies arbitrairement mais dépendront plutôt des exigences des clients et de l’élaboration concomitante du nouveau système de gestion des causes. Le CGR intégrera les mesures de rendement aux actuels processus de planification, d’établissement du budget et d’évaluation. Enfin, le CGR sera inspiré des valeurs et du code d’éthique communs de la fonction publique, puisque le Service est très sensible à la nécessité d’agir toujours de manière a mériter la confiance du public.

Planification des capacités de l’effectif et de la relève

L’économie du savoir appelle de grands investissements dans le capital humain. En préparation de l’avenir, nous cherchons constamment des moyens d’attirer de nouveaux employés du  meilleur calibre et de nous attacher les employés actuels les plus compétents. La planification des ressources humaines passe par la prévision des besoins à venir de l’effectif et par la satisfaction de ses besoins. Des efforts particuliers seront déployés pendant tout l’horizon de planification de la relève pour faire de réels progrès en ce qui concerne :

• le développement des compétences de base,
• le perfectionnement et le soutien des cadres intermédiaires,
• l’officialisation de l’avancement professionnel continu dans le Secteur des opérations du greffe.

B. Activité de programme - Fournir des services judiciaires

Principale initiative

Examen des Services judiciaires

Des études entreprises dans le cadre de la fusion du Service se poursuivront en 2007 2008 afin de cerner les différentes formes de soutien judiciaire qui existaient dans les anciens greffes de la Cour fédérale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt. Les services judiciaires offerts aux juges, aux juges surnuméraires, aux juges suppléants, aux protonotaires, aux juges-arbitres et aux assesseurs seront examinés et définis. Les rôles des administrateurs judiciaires, des adjointes judiciaires et des auxiliaires juridiques sont aussi passés en revue afin de développer une plus grande compréhension de la corrélation qu'il y a entre les fonctions de ces postes et les postes des agents du greffe.

Qui plus est, nous allons examiner l'ensemble des services (bibliothèque, huissiers-audienciers et chauffeurs) qui sont offerts aux juges et aux officiers de justice des Cours afin de déterminer comment les regrouper avec efficacité, pour assurer aux Services judiciaires une structure telle que les ressources appropriées seront attribuées conformément aux exigences, tout en améliorant la responsabilité financière et la prestation de services. Cette analyse est importante; sans le type et le niveau appropriés de soutien, en effet, les juges et autres officiers de justice doivent effectuer certaines tâches qu'il vaudrait mieux déléguer à des employés de soutien qualifiés.

Résultats prévus	Indicateurs de rendement
Maintien de services efficaces et rentables pour épauler les tribunaux	Degré d’équité, d’accessibilité et de transparence perçu par les clients. Nombre et type de plaintes du public et des juges.
Rapports de meilleure qualité sur les résultats et l’optimisation des ressources financières à l’adresse de la population et du Parlement	Économies par réutilisation et recyclage de l’équipement et du mobilier et de l’espace vacant et réduction des frais de déplacement par le regroupement des services sous un même toit. Économies estimées de la gestion électronique des documents. Coût par dossier. Respect du cadre de gestion du rendement.
Amélioration du bien-être des employés	Degré de satisfaction et de maintien en poste au SATJ des employés.
Excellence et professionnalisme de l’effectif	Respect de la politique et du plan d’apprentissage. Nombre d’employés formés en pourcentage du nombre total de ceux qui ont besoin de formation, ventilé par type de formation. Temps d’attente moyen avant la formation Satisfaction des employés.

(*)Ces indicateurs seront raffinés dans le cadre du développement du cadre de gestion du rendement.