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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et organismes

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Constatations détaillées et recommandations

Première constatation : Orientation politique et stratégique


La mise en œuvre d'une orientation stratégique pour la tenue de documents électroniques dans les PMO en est encore aux premières étapes.

Nous avons examiné l'orientation stratégique que le Secrétariat a fournie aux PMO pour coordonner les activités de GI dans l'ensemble du gouvernement. Nous avons vérifié les progrès réalisés relativement à la mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada dans les PMO, y compris les politiques ministérielles, les plans, les organigrammes et les mandats des comités. Enfin, nous avons vérifié comment les professionnels de la GI surveillent les progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans.

L'orientation stratégique interministérielle commune assure l'uniformité de l'approche relative à la tenue de documents électroniques du gouvernement. Les stratégies de GI font en sorte que les professionnels de la GI bénéficient d'une orientation établie pour les activités de GI qui satisfont aux exigences ministérielles de l'ensemble des politiques sur la GI. La mesure du rendement et la surveillance aident la haute direction à déterminer si les plans de GI sont mis en œuvre de façon à atteindre les objectifs de la direction.  

L'orientation stratégique de la GI est coordonnée à l'échelle du gouvernement.

Le Secrétariat dirige les efforts visant à renforcer les activités de tenue des documents électroniques à l'échelle du gouvernement. Le Secrétariat a dirigé l'élaboration de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada – de concert avec BAC et les membres de comités de divers ministères et organismes – qui fournit l'orientation stratégique pour la tenue de documents électroniques dans l'ensemble du gouvernement. La stratégie définit les risques pangouvernementaux et établit les activités des organismes centraux requises pour atténuer ces risques. Un plan d'action avec des échéanciers définis a été élaboré pour mettre en œuvre la stratégie, et de multiples documents d'orientation ont été produits pour aider les professionnels de la GI et le personnel des ministères.

La collectivité des PMO a créé un réseau de comités chargés de discuter des défis communs et d'échanger des renseignements touchant les petits organismes, qui ont habituellement moins de ressources et moins de besoins en matière d'infrastructure. Ce réseau est appelé la Collectivité des organismes fédéraux[2]. Ses comités facilitent l'échange de renseignements et les discussions en vue d'apporter des solutions aux défis communs des PMO pour respecter les exigences du gouvernement. Aucun de ces comités n'aborde actuellement les défis en matière de GI des PMO. Cependant, le Comité des chefs de la TI a annoncé son intention d'inclure les préoccupations liées à la GI dans le cadre de ses réunions futures. L'inclusion de la GI dans le mandat de ce comité permettra aux PMO de tirer parti des connaissances et de l'expérience de chacun en la matière.

Le cadre de contrôle de la gestion pour la gestion de l'information au sein des PMO intègre les exigences des politiques du Conseil du Trésor.

Nous avons constaté que les exigences contenues dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor et ses directives connexes étaient appropriées, compte tenu de l'ampleur et la portée des activités de GI dans les PMO. La politique est fondée sur des principes et fournit un cadre raisonnable définissant les rôles et les responsabilités des organismes centraux et des différents ministères et organismes. Conformément à la politique du Conseil du Trésor, les PMO ont fait de la GI un élément distinct de leur structure organisationnelle. La plupart ont nommé un agent principal responsable de la GI qui est en mesure d'informer la haute direction des risques liés aux activités de la GI et est responsable de l'élaboration de consignes connexes. Certains PMO ont établi des comités distincts qui ont des mandats précis en matière de GI. La plupart des PMO discutent de la GI au besoin dans le cadre de leurs comités de direction ou opérationnels existants. Afin de renforcer les cadres de contrôle de gestion, les PMO devraient s'assurer que la GI est incluse dans les rôles et les responsabilités d'un comité de haute direction afin que les risques connexes et les autres exigences soient abordés, au besoin.

La planification de la GI et le contrôle de sa mise en œuvre en sont à leurs premières étapes.

Même si certains PMO se sont dotés de plans de GI, la plupart ne l'ont pas fait. En ce qui a trait aux PMO qui ont mis de tels plans en place, la plupart ne contrôlent pas encore l'état d'avancement de ceux-ci. Un PMO a officialisé son plan de GI et contrôle l'état d'avancement en temps opportun. Ce plan est adapté à l'ampleur et à la portée de ses exigences en matière de GI et a un caractère officiel suffisant pour assurer la réussite des initiatives. En ce qui a trait aux PMO qui ont peu de besoins en matière de GI, il serait tout de même opportun d'inclure la planification de la GI dans leur plan ministériel général afin de garantir qu'on tient compte des besoins en la matière. Au fur et à mesure que d'importantes priorités en GI se présenteront et exigeront des ressources supplémentaires, il sera important pour les PMO de tenir compte de ces besoins dans leurs activités de planification ministérielles. Les PMO gagneraient à élaborer des indicateurs de rendement pour les aider à contrôler l'efficacité de leurs plans en matière de GI.

Recommandation
  1. Les PMO devraient élaborer des plans de GI adaptés à l'ampleur et à la portée de leurs besoins en matière de GI, y compris des indicateurs de rendement mesurables, afin de pouvoir contrôler l'efficacité des plans.

Deuxième constatation : Conservation de l'information ayant une valeur opérationnelle


La plupart des PMO n'ont pas encore établi un cadre pour cerner et gérer l'information ayant une valeur opérationnelle.

Nous avons examiné les méthodologies utilisées par les PMO pour déterminer la valeur opérationnelle de l'information générée. Nous avons aussi examiné de quelle façon les ministères utilisent les outils et les applications liés à la tenue de documents électroniques. Nous avons examiné les processus de conservation et d'élimination et les consignes fournies à l'ensemble du personnel. Enfin, nous avons examiné la méthode qu'utilise BAC pour octroyer des pouvoirs d'élimination aux ministères qui ont montré leur capacité d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et de la conserver, réduisant ainsi le risque d'éliminer des renseignements qui représentent un avantage à long terme pour le gouvernement du Canada et un intérêt national.

En l'absence de méthode pour cerner l'information ayant une valeur opérationnelle, les PMO pourraient surcharger leurs systèmes avec de l'information qui n'a aucune valeur opérationnelle à long terme pour le ministère. Cette situation accroît aussi la complexité au moment de récupérer l'information ayant une valeur opérationnelle lorsqu'elle est nécessaire à la prise de décisions ou en réponse à des demandes d'information des Canadiens. Sans les outils et les applications nécessaires pour gérer l'information de façon centralisée, les processus de conservation et d'élimination pourraient devenir de plus en plus complexes. Après avoir déterminé l'efficacité des processus ministériels de conservation et d'élimination de l'information, BAC accorde des autorisations de disposition de documents aux ministères, ce qui permet aux PMO d'éliminer l'information qui n'a aucune valeur opérationnelle au moyen d'un processus établi, augmentant ainsi l'efficacité de l'élimination et réduisant les coûts à long terme liés à la conservation d'information sans valeur à long terme.

La plupart des PMO n'ont pas encore défini l'information ayant une valeur opérationnelle.

La plupart des PMO n'ont pas encore défini la valeur opérationnelle en fonction des besoins de GI de leur organisation, et offrent habituellement peu de consignes au personnel ministériel, voire aucune. La plupart des PMO ne donnent des précisions que pour des produits ou documents précis (p. ex., les mémoires au Cabinet), mais aucune consigne supplémentaire pouvant être interprétée par le personnel des ministères pour les autres documents générés quotidiennement. La plupart des PMO classent encore les documents selon le niveau de sécurité et/ou les restrictions relatives à l'accès; la valeur opérationnelle n'entre pas en ligne de compte. Par conséquent, il est possible que les PMO dépensent des ressources pour faire le suivi, conserver et archiver de l'information qui n'a aucune valeur opérationnelle à long terme pour le gouvernement du Canada. 

Les systèmes de tenue de documents électroniques ne sont pas utilisés de manière uniforme par le personnel des ministères.

Dans la plupart des PMO, l'utilisation d'applications organisationnelles pour la tenue de documents électroniques varie d'un employé à un autre. De fait, les systèmes de tenue de documents électroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est libre à chacun dans la plupart des PMO. Par conséquent, les documents électroniques sont sauvegardés sur des lecteurs partagés, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, au lieu d'un système organisationnel intégré. Certains PMO utilisent également de multiples applications organisationnelles pour différents secteurs opérationnels, dont certaines ne sont pas interexploitables. Puisque l'information existe dans de multiples plateformes au sein des PMO, il est possible que l'information ne soit pas facilement accessible pour permettre aux décideurs d'atteindre les objectifs de programme. Il est important que les PMO veillent à ce que leurs systèmes soient interexploitables avant de mettre en œuvre leur stratégie de GI.

Il convient de signaler que les systèmes de tenue de documents électroniques organisationnels peuvent être trop coûteux pour certains ministères. Les PMO devraient envisager d'autres options comme travailler avec des partenaires, y compris d'autres ministères gouvernementaux ou dans le cadre d'initiatives de services partagés, pour acheter des systèmes efficaces à moindre coût.

Un PMO conserve des dossiers papier en raison d'une exigence législative. D'autres PMO conservent des systèmes papier parce qu'ils ne sont pas encore passés à une tenue de documents électroniques. Ces PMO créent souvent des documents électroniques qui sont ensuite imprimés pour être inclus dans le dossier physique. Cela peut limiter l'efficience des activités de GI et augmenter le risque de fournir des documents inexacts aux décideurs. La Politique sur la gestion de l'information exige des administrateurs généraux qu'ils s'assurent qu'on privilégie les systèmes électroniques pour créer, utiliser et gérer l'information au sein d'un ministère. Les PMO devraient mettre en place des plans afin de respecter cette exigence.

Les processus de conservation et d'élimination ne reflètent pas l'environnement électronique.

La plupart des stratégies de conservation et d'élimination ont été élaborées pour une tenue de dossiers papier. À mesure que les PMO adoptent des systèmes de tenue de documents électroniques, il est de plus en plus difficile pour eux de conserver et d'éliminer des versions multiples des documents électroniques. L'élimination de documents électroniques est principalement effectuée de façon ponctuelle par le personnel et n'est pas liée aux processus établis de conservation et d'élimination. En théorie, le personnel pourrait supprimer des renseignements qui sont importants pour les décideurs; réciproquement, la conservation de documents électroniques inutile pourrait accroître le fardeau sur la capacité de stockage.

BAC a commencé à mettre en œuvre une méthodologie normalisée pour l'octroi d'autorisations de disposition de documents.

BAC a lancé sa méthodologie d'octroi d'autorisation de disposition de documents en mai 2011. Cela inclut une évaluation de la capacité du ministère à effectuer un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et de la conserver, réduisant ainsi le risque d'éliminer des renseignements qui pourrait représenter un avantage à long terme pour le gouvernement du Canada et être dans l'intérêt national. Auparavant, le processus d'octroi d'autorisations de disposition était effectué de façon ponctuelle et occasionnait souvent de longs délais. La nouvelle méthodologie donne la possibilité à BAC de simplifier le processus et d'accroître l'efficience. Il sera important pour BAC de surveiller la progression de sa nouvelle méthodologie et de continuer à améliorer le processus de manière à optimiser l'efficience du processus de disposition de documents électroniques à l'échelle du gouvernement.

Recommandations
  1. Les PMO devraient définir l'information ayant une valeur opérationnelle pour leur organisation et élaborer des méthodes pour veiller à ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stockée de manière efficace.
  2. Les PMO devraient élaborer des stratégies pour accroître l'utilisation de systèmes organisationnels de tenue de documents électroniques au sein de leur ministère.
  3. Les PMO, en collaboration avec BAC, devraient élaborer des processus de conservation et d'élimination officiels pour l'ensemble du personnel des ministères.

Troisième constatation : Apprentissage et sensibilisation

Les PMO tiennent compte des besoins en formation et en sensibilisation pour leurs professionnels de la GI, mais pas de ceux de l'ensemble du personnel.

Nous avons examiné l'orientation fonctionnelle du Secrétariat pour les professionnels de la GI, et les cours élaborés pour la collectivité de la GI. Nous avons vérifié la formation obligatoire sur la GI que les PMO donnent à leurs professionnels de la GI. Enfin, nous avons aussi examiné la formation sur la GI donnée à tout le personnel des PMO autre que celui de la fonction de GI, et vérifié si les professionnels de la GI sont capables de déterminer si la formation actuelle est suffisante pour faciliter la mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

En collaboration avec l'École de la fonction publique du Canada, le Secrétariat est en mesure de coordonner les nouveaux développements ou les nouvelles méthodes liés à la formation sur la tenue de documents électroniques et de les communiquer de manière efficace à tous les ministères pour promouvoir l'uniformité à l'échelle du gouvernement. Les plans de formation officiels font en sorte que les ministères disposent d'une fonction de GI professionnelle et bien informée pour mettre en œuvre la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. La formation de GI offerte à l'ensemble du personnel aide les employés à comprendre leur rôle lié à la tenue de documents électroniques, y compris comprendre comment faire un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et la conserver. Puisque chaque employé est maintenant considéré comme étant jusqu'à un certain point responsable de la gestion de documents électroniques, il est important que le personnel du ministère ait les connaissances et la formation requises pour atteindre les objectifs stratégiques de la GI.

Le gouvernement du Canada dirige les efforts visant à renforcer la formation et la sensibilisation à l'égard des fonctions ministérielles relatives à la GI.

Le Secrétariat et BAC président de multiples comités et groupes de travail interministériels afin de mieux déterminer les besoins en formation et en sensibilisation de la collectivité, et pour faire part des faits nouveaux uniformément dans l'ensemble de la collectivité. Le Secrétariat dirige l'élaboration de cours de formation (de concert avec l'École de la fonction publique du Canada) pour les professionnels de la GI. En travaillant directement avec les professionnels de la GI dans les ministères et les organismes, le Secrétariat et BAC peuvent garantir que les consignes centralisées sont adaptées aux divers niveaux opérationnels qui mettront en œuvre les stratégies de GI.

La formation pour les professionnels de la GI est planifiée et coordonnée.

La plupart des PMO comptent du personnel formé et chevronné au sein de leurs fonctions de GI. Le taux de roulement des professionnels de la GI est faible, et les exigences en matière de formation peuvent être planifiées efficacement à long terme. Les professionnels de la GI des PMO sont en mesure de mettre en œuvre plus d'avancées relatives à la tenue de documents électroniques pour les ministères.

De la formation sur la GI est fournie au personnel des ministères, mais les besoins en matière d'apprentissage n'ont pas été cernés.

La plupart des PMO n'ont pas établi de stratégies d'apprentissage en matière de GI pour l'ensemble de leur personnel. La plupart des PMO ont mis au point une ou deux séances de formation pour l'ensemble du personnel, mais n'ont pas clairement défini les objectifs d'apprentissage. Certains PMO offrent à leurs nouveaux employés des séances individuelles avec des professionnels de la GI du ministère. Un PMO offre une formation par rotation de postes aux professionnels de la GI et au personnel du ministère afin de promouvoir la sensibilisation à la GI à l'échelle de l'organisation. Les PMO n'ont pas encore mis au point leurs analyses des besoins d'apprentissage en matière de tenue des documents électroniques pour le personnel des ministères, car ils procèdent encore à la mise en œuvre de leurs stratégies de GI. Les équipes de la GI ne peuvent garantir que les employés des ministères comprennent ce qu'on attend d'eux relativement à la mise en œuvre de la stratégie de GI, y compris le besoin d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et de la récupérer, et quelles formations pourraient être requises.

Recommandation
  1. Les PMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation en matière de tenue des documents électroniques du personnel des ministères et mettre en œuvre les mesures requises.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite à la présente vérification ont été soumises aux ministères et organismes visés par la vérification. Le Bureau du contrôleur général a demandé à chaque ministère et organisme ayant reçu des recommandations à la suite de la vérification de préparer un plan d'action de la direction comportant des mesures détaillées.