1 Service de dépôt direct
Depuis le 1er septembre 1992, le service de dépôt direct est obligatoire pour toute personne nommée pour la première fois de l'extérieur de la fonction publique pour une période indéterminée ou pour une période déterminée de plus de six (6) mois ou se prolongeant au-delà de six (6) mois; celle-ci sera tenue de s'inscrire au dépôt direct.
Il y a toutefois des situations où, pour des raisons administratives, il n'est pas possible ou pratique de se conformer à cette nouvelle exigence, par exemple, lorsque les services bancaires sont inadéquats, que les employés sont rémunérés sur une base hebdomadaire ou en arrérages ou que le traitement de l'employé doit être constamment rajusté parce que celui-ci travaille des heures variables ou encore parce qu'il est fréquemment en congé non payé.
Dans ces cas ou dans des cas similaires, les ministères sont autorisés à rémunérer par chèque les employés nommés le 1er septembre 1992 ou subséquemment. Cette mesure est temporaire. Les ministères doivent renseigner les employés touchés, par écrit, qu'ils seront rémunérés temporairement par chèque et qu'ils seront tenus de s'inscrire au dépôt direct si leur statut change.
Dans certains cas particuliers, les administrateurs généraux et les chefs d'organismes peuvent, à la demande écrite de l'employé, autoriser que les paiements soient émis par chèque.
Les fonds seront crédités au compte de l'employé dès le début de la première heure ouvrable du jour de paye officiel de ces fonds. Par exemple, dans le cas de l'employé qui touche sa paye toutes les deux (2) semaines, le jour de paye officiel pour la période du 22 mai 2003 au 4 juin 2003 est le mercredi 4 juin 2003.
Les talons de chèque et les relevés de paiement par dépôt direct, indiquant les versements, les retenues et le salaire net continueront à être remis aux employés. Ces derniers sont tenus d'informer le service du personnel s'ils changent d'adresse de sorte qu'on puisse leur faire parvenir toute information pertinente.
Les paiements supplémentaires, les chèques réguliers d'arrérages et les autres rajustements continueront à être versés au moyen de chèques sur support en papier.
Les employés utilisant le service de dépôt direct doivent remplir le formulaire TPSGC 8437 « Demande d'inscription au dépôt direct » puis le transmettre à leur bureau du personnel avec un chèque annulé approprié. Ce dernier créera les entrées pertinentes (commencer, modifier ou cesser) et les enverra au bureau de paye concerné. Les directives régissant l'entrée de paye sont exposées à la section 4-4-12 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).
Il est à noter que l'employé qui change de compte bancaire doit laisser l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que le système de paye enregistre un dépôt dans le nouveau compte.
Pour empêcher le paiement d'être crédité au compte du bénéficiaire à la suite d'une intervention « rayé de l'effectif (RE) », « temporairement rayé de l'effectif (T-RE) », en CNP ou pour tout autre motif de non-versement, les agents du service du personnel doivent suivre les directives relatives à une demande « d'interception » ou de « révocation » exposées aux sections 7-5, 7-5-1 et 7-5-2 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).
Parfois, le mouvement de dépôt direct fait l'objet d'un ordre de « rejet » occasionné par une erreur et n'est pas accepté à l'occasion des diverses vérifications de système effectuées au cours de l'étape de traitement. Lorsqu'il y a rejet, le bureau de la paye de TPSGC émettra un chèque de remplacement de la série 422 au même montant qui figurait sur le chèque rejeté par le service de dépôt direct. Pour toute autre information ou directive, il faut se reporter aux sections 7.5 et 7.5.3 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).
Lorsqu'un employé avertit que le paiement n'a pas été déposé à la date prévue et qu'on établit que le paiement n'a pas fait l'objet d'une interception, d'une révocation ou d'un rejet, le ministère ou l'organisme doit amorcer une « Demande de recherche » pour éclaircir la situation. Il faut se reporter aux sections 7-5 et 7-5-3 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) pour obtenir de l'information ou des directives supplémentaires concernant l'émission éventuelle de la reproduction du chèque.
2 Dépôt manuel
On devrait informer les employés qui demandent qu'on envoie leurs chèques de paye à une institution financière de souscrire au service de dépôt direct.
On ne pourra consentir à expédier les chèques de paye par le courrier pour fins de dépôt dans un compte administré par une institution financière canadienne que dans des cas spéciaux. Sous ce rapport, il faudra mettre un terme à l'envoi régulier des chèques de paye aux institutions financières qui se chargent de les déposer au nom des employés, sauf dans les endroits où les intéressés n'ont pas accès au service de dépôt direct. Par exemple, les ministères pourront consentir à expédier un chèque de paye par le courrier, à une institution financière, dans les cas où l'employé qui demandera de recourir à ce moyen sera en voyage pendant une courte période, à titre exceptionnel.
L'employé doit fournir une autorisation écrite et une exonération de toute responsabilité. Cette autorisation doit contenir le nom, la succursale et l'adresse de l'institution financière où le dépôt sera effectué, ainsi que le numéro et le type de compte, s'il y a lieu (par exemple, compte d'épargne, compte courant, compte chèques personnels).
Les chèques de salaire à déposer doivent porter la mention « Pour dépôt seulement au crédit du bénéficiaire ». Un avis de dépôt (bordereau, lettre ou liste) doit être rempli en deux exemplaires et porter la date à laquelle l'employé reçoit habituellement son chèque de paye ainsi que les autres détails indispensables, (numéros de compte, etc.).
L'original de l'avis de dépôt et le chèque de paye doivent être postés de manière à parvenir à l'institution financière appropriée la veille du jour de paye afin que le montant puisse être déposé dans le compte de l'employé le jour de paye. Le bureau du ministère qui effectue le versement conserve le double de l'avis de dépôt.
Avant d'expédier le chèque par la poste, le ministère doit en détacher le talon et l'envoyer à l'employé avec le double des avis de dépôt. Les envois recommandés ne sont pas autorisés.
On ne doit pas se servir d'agrafes pour fixer les chèques car ils doivent être traités par ordinateur à la Division du contrôle du remboursement des chèques de TPSGC ainsi qu'à l'institution financière qui fournit ce service.
Le gouvernement ne paiera aucun frais à une institution financière en contrepartie de ce service.
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