ARCHIVÉ - Dépôt de la paye régulière

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1 Service de d�p�t direct

Depuis le 1^er septembre 1992, le service de d�p�t direct est obligatoire pour toute personne nomm�e pour la premi�re fois de l'ext�rieur de la fonction publique pour une p�riode ind�termin�e ou pour une p�riode d�termin�e de plus de six (6) mois ou se prolongeant au-del� de six (6) mois; celle-ci sera tenue de s'inscrire au d�p�t direct.

Il y a toutefois des situations o�, pour des raisons administratives, il n'est pas possible ou pratique de se conformer � cette nouvelle exigence, par exemple, lorsque les services bancaires sont inad�quats, que les employ�s sont r�mun�r�s sur une base hebdomadaire ou en arr�rages ou que le traitement de l'employ� doit �tre constamment rajust� parce que celui-ci travaille des heures variables ou encore parce qu'il est fr�quemment en cong� non pay�.

Dans ces cas ou dans des cas similaires, les minist�res sont autoris�s � r�mun�rer par ch�que les employ�s nomm�s le 1^er septembre 1992 ou subs�quemment. Cette mesure est temporaire. Les minist�res doivent renseigner les employ�s touch�s, par �crit, qu'ils seront r�mun�r�s temporairement par ch�que et qu'ils seront tenus de s'inscrire au d�p�t direct si leur statut change.

Dans certains cas particuliers, les administrateurs g�n�raux et les chefs d'organismes peuvent, � la demande �crite de l'employ�, autoriser que les paiements soient �mis par ch�que.

Les fonds seront cr�dit�s au compte de l'employ� d�s le d�but de la premi�re heure ouvrable du jour de paye officiel de ces fonds. Par exemple, dans le cas de l'employ� qui touche sa paye toutes les deux (2) semaines, le jour de paye officiel pour la p�riode du 22 mai 2003 au 4 juin 2003 est le mercredi 4 juin 2003.

Les talons de ch�que et les relev�s de paiement par d�p�t direct, indiquant les versements, les retenues et le salaire net continueront � �tre remis aux employ�s. Ces derniers sont tenus d'informer le service du personnel s'ils changent d'adresse de sorte qu'on puisse leur faire parvenir toute information pertinente.

Les paiements suppl�mentaires, les ch�ques r�guliers d'arr�rages et les autres rajustements continueront � �tre vers�s au moyen de ch�ques sur support en papier.

Les employ�s utilisant le service de d�p�t direct doivent remplir le formulaire TPSGC 8437 � Demande d'inscription au d�p�t direct � puis le transmettre � leur bureau du personnel avec un ch�que annul� appropri�. Ce dernier cr�era les entr�es pertinentes (commencer, modifier ou cesser) et les enverra au bureau de paye concern�. Les directives r�gissant l'entr�e de paye sont expos�es � la section 4-4-12 du Guide d'entr�e personnel-paye (GEPP).

Il est � noter que l'employ� qui change de compte bancaire doit laisser l'ancien compte ouvert jusqu'� ce que le syst�me de paye enregistre un d�p�t dans le nouveau compte.

Pour emp�cher le paiement d'�tre cr�dit� au compte du b�n�ficiaire � la suite d'une intervention � ray� de l'effectif (RE) �, � temporairement ray� de l'effectif (T-RE) �, en CNP ou pour tout autre motif de non-versement, les agents du service du personnel doivent suivre les directives relatives � une demande � d'interception � ou de � r�vocation � expos�es aux sections 7-5, 7-5-1 et 7-5-2 du Guide d'entr�e personnel-paye (GEPP).

Parfois, le mouvement de d�p�t direct fait l'objet d'un ordre de � rejet � occasionn� par une erreur et n'est pas accept� � l'occasion des diverses v�rifications de syst�me effectu�es au cours de l'�tape de traitement. Lorsqu'il y a rejet, le bureau de la paye de TPSGC �mettra un ch�que de remplacement de la s�rie 422 au m�me montant qui figurait sur le ch�que rejet� par le service de d�p�t direct. Pour toute autre information ou directive, il faut se reporter aux sections 7.5 et 7.5.3 du Guide d'entr�e personnel-paye (GEPP).

Lorsqu'un employ� avertit que le paiement n'a pas �t� d�pos� � la date pr�vue et qu'on �tablit que le paiement n'a pas fait l'objet d'une interception, d'une r�vocation ou d'un rejet, le minist�re ou l'organisme doit amorcer une � Demande de recherche � pour �claircir la situation. Il faut se reporter aux sections 7-5 et 7-5-3 du Guide d'entr�e personnel-paye (GEPP) pour obtenir de l'information ou des directives suppl�mentaires concernant l'�mission �ventuelle de la reproduction du ch�que.

2 D�p�t manuel

On devrait informer les employ�s qui demandent qu'on envoie leurs ch�ques de paye � une institution financi�re de souscrire au service de d�p�t direct.

On ne pourra consentir � exp�dier les ch�ques de paye par le courrier pour fins de d�p�t dans un compte administr� par une institution financi�re canadienne que dans des cas sp�ciaux. Sous ce rapport, il faudra mettre un terme � l'envoi r�gulier des ch�ques de paye aux institutions financi�res qui se chargent de les d�poser au nom des employ�s, sauf dans les endroits o� les int�ress�s n'ont pas acc�s au service de d�p�t direct. Par exemple, les minist�res pourront consentir � exp�dier un ch�que de paye par le courrier, � une institution financi�re, dans les cas o� l'employ� qui demandera de recourir � ce moyen sera en voyage pendant une courte p�riode, � titre exceptionnel.

L'employ� doit fournir une autorisation �crite et une exon�ration de toute responsabilit�. Cette autorisation doit contenir le nom, la succursale et l'adresse de l'institution financi�re o� le d�p�t sera effectu�, ainsi que le num�ro et le type de compte, s'il y a lieu (par exemple, compte d'�pargne, compte courant, compte ch�ques personnels).

Les ch�ques de salaire � d�poser doivent porter la mention � Pour d�p�t seulement au cr�dit du b�n�ficiaire �. Un avis de d�p�t (bordereau, lettre ou liste) doit �tre rempli en deux exemplaires et porter la date � laquelle l'employ� re�oit habituellement son ch�que de paye ainsi que les autres d�tails indispensables, (num�ros de compte, etc.).

L'original de l'avis de d�p�t et le ch�que de paye doivent �tre post�s de mani�re � parvenir � l'institution financi�re appropri�e la veille du jour de paye afin que le montant puisse �tre d�pos� dans le compte de l'employ� le jour de paye. Le bureau du minist�re qui effectue le versement conserve le double de l'avis de d�p�t.

Avant d'exp�dier le ch�que par la poste, le minist�re doit en d�tacher le talon et l'envoyer � l'employ� avec le double des avis de d�p�t. Les envois recommand�s ne sont pas autoris�s.

On ne doit pas se servir d'agrafes pour fixer les ch�ques car ils doivent �tre trait�s par ordinateur � la Division du contr�le du remboursement des ch�ques de TPSGC ainsi qu'� l'institution financi�re qui fournit ce service.

Le gouvernement ne paiera aucun frais � une institution financi�re en contrepartie de ce service.