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ARCHIVÉ - Programme des langues officielles dans les organismes assujettis à la loi : Annexe (Guide de vérification) - mars 1996

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ANNEXE A
- D�finitions

Communication :
(Communication)

inclut toute communication, qu'elle soit �crite, orale, visuelle, t�l�visuelle ou �lectronique. Le contenu et la pr�sentation doivent refl�ter en tout temps l'�galit� de statut des deux langues officielles au sein des institutions f�d�rales. Les communications comprennent la signalisation, les annonces publicitaires, les brochures destin�es au public et aux employ�s, les publications, les rapports aussi bien que les s�ances d'information et les consultations.

Demande importante :
(Significant demand)

pour un bureau ou point de service f�d�ral donn�, la d�termination de la demande importante de services en fran�ais et en anglais comprend deux ensembles de r�gles:

des r�gles d'application g�n�rale qui reposent, pour la plupart, sur les donn�es du recensement (nombre et proportion) sur la population linguistique minoritaire;

des r�gles sur certains services particuliers qui s'appuient, pour la plupart, sur le volume de la demande dans la langue de la minorit� parce que dans ces cas, l'utilisation de donn�es d�mographiques n'est pas pertinente.

Dotation imp�rative :
(Imperative staffing)

s'applique � un poste bilingue dont la dotation exige que le candidat satisfasse aux exigences linguistiques du poste au moment de sa nomination.

Exigences linguistiques :
(Language requirements)

d�signent les exigences linguistiques essentielles dans l'une ou l'autre ou les deux langues officielles qui permettent aux employ�s de remplir leurs fonctions de mani�re � ce que l'institution puisse s'acquitter de ses obligations en mati�re de langues officielles.

Instruments d'usage
courant et g�n�ralis�
 :
(Regularly and widely
used instruments)

outils de travail communs : par exemple, manuels de proc�dures, politiques, directives, formulaires, questionnaires, etc., qu'ils soient distribu�s sur support �lectronique ou sur papier et produits par l'institution ou pour son compte. Peut �galement inclure des logiciels.

Milieu de travail propice :
(Conducive work environment)

environnement de travail tel que l'infrastructure existante facilite l'usage des deux langues officielles et que les employ�s peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.

Offre active :
(Active offer)

moyen d'indiquer spontan�ment et clairement au public que des services de qualit� comparable sont disponibles dans la langue officielle de son choix aux bureaux ou points de service d�sign�s. Dans ce contexte, l'accueil dans les deux langues officielles devient particuli�rement important. Le public doit ressentir qu'il a le choix de s'exprimer dans l'une ou l'autre des deux langues officielles et que le bureau/point de service est en mesure de lui rendre effectivement le service dans la langue officielle de son choix. Par exemple, la r�ception du public devrait se faire de fa�on bilingue afin de permettre au client de choisir la langue dans laquelle il veut s'exprimer et se faire servir.

Participation �quitable :
(Equitable participation)

principe signifiant que, quelle que soit leur origine ethnique ou la premi�re langue officielle qu'ils ont apprise, les Canadiens d'expression fran�aise et d'expression anglaise devraient avoir des chances �gales d'emploi et d'avancement dans les institutions f�d�rales et que, par cons�quent, les effectifs des institutions f�d�rales devraient tendre � refl�ter la pr�sence au Canada des deux groupes linguistiques, compte tenu de la nature de chaque institution, notamment de son mandat, de son public et de l'emplacement de ses bureaux.

Point de service :
(Service point)

lieu o� un service est rendu en personne, par �crit, au t�l�phone, ou par syst�me automatis� tel un guichet, une vid�o, un message enregistr�, un terminal d'ordinateur, etc.

Poste bilingue :
(Bilingual position)

expression utilis�e dans la fonction publique pour d�signer un poste dont au moins une fonction exige la connaissance et l'utilisation des deux langues officielles. Certaines soci�t�s d'�tat n'utilisent pas l'expression �poste bilingue� mais ont des fonctions qui n�cessitent l'utilisation des deux langues officielles.

Syst�me automatis� :
(Automated system)

aux fins du service au public, d�signe un syst�me automatis� mis � la disposition du public par un bureau ou point de service f�d�ral gr�ce auquel le public peut obtenir de la documentation ou de l'information provenant de l'institution; aux fins de la langue de travail, d�signe un syst�me automatis� d'usage courant et g�n�ralis� dans une institution f�d�rale (y compris les claviers, les recueils d'instructions, les dispositifs de navigation et autres logiciels) servant au traitement et � la transmission des donn�es, acquis ou produit par une institution f�d�rale apr�s le 1er janvier 1991 ou mis � jour apr�s cette date.

Services centraux :
(Central services)

services internes qu'une institution offre � ses employ�s pour leur permettre de s'acquitter de leurs fonctions et qui comprennent, par exemple, les services administratifs, financiers, juridiques, de dotation en personnel, d'�valuation, de v�rification et de biblioth�que.

Services conventionn�s :
(Services provided to the travelling public pursuant
to a contract)

services pr�vus dans le R�glement offerts aux voyageurs par des tiers dans les a�roports, gares ferroviaires et gares de traversiers f�d�raux o� la demande est importante. Il s'agit, par exemple, des restaurants, des bureaux de change, des boutiques hors taxes, d'appareils libre service (guichets bancaires), du contr�le et de l'embarquement des passagers, de communications, d'annonces et d'autres renseignements au public et des services fournis par les transporteurs.

Services personnels :
(Personal services)

services internes offerts par une institution qui touchent les employ�s sur le plan personnel et qui comprennent, par exemple, les services de la paye et les avantages sociaux, les services de sant�, l'orientation professionnelle et le counselling.

Syst�me informatique :
(Computer system)

signifie tout syst�me et logiciel utilis� pour fins de communication ou pour accomplir une t�che, par exemple, le courrier �lectronique, les logiciels de traitement de textes, les ordinateurs, les guichets automatis�s, etc.

Vocation du bureau :
(Nature of the office)

s'applique aux services offerts par un bureau dont la nature est telle qu'ils doivent �tre assur�s dans les deux langues officielles quelle que soit l'importance de la demande; il s'agit notamment des bureaux fournissant divers services touchant la sant� et la s�curit� du public (par exemple, la signalisation ou la prestation de services de premiers soins), des bureaux dont l'emplacement justifie la prestation des services dans les deux langues officielles (par exemple, dans les parcs nationaux ou au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest) ou encore des bureaux ayant un mandat national ou international (par exemple, les missions diplomatiques et les bureaux organisant des �v�nements d'envergure nationale ou internationale).


ANNEXE B - Documents � obtenir au d�but de la v�rification

Le plus t�t possible au d�but de la v�rification, les v�rificateurs devraient communiquer avec les responsables des langues officielles de leur institution afin d'obtenir les documents suivants :

  • Cadre de responsabilisation des langues officielles
  • Protocole d'entente entre le Conseil du Tr�sor et le minist�re ou organisme ou accord entre le Conseil du Tr�sor et la soci�t� d'�tat
  • Rapport annuel de gestion au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor dont fait annuellement l'objet le protocole ou l'accord
  • Liste � jour soumise au Conseil du Tr�sor par l'institution pour recenser ses bureaux devant offrir leurs services dans les deux langues officielles (incluant la r�gion de la Capitale nationale) conform�ment � la Loi sur les langues officielles et au R�glement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services
  • Plans de formation linguistique
  • Politiques et proc�dures internes
  • Dossiers des plaintes et mesures correctives prises ou pr�vues
  • Statistiques et donn�es tir�es entre autres du Syst�me d'information sur les postes et la classification (SIPC) telles :
  • postes bilingues et situation des titulaires;
  • formation linguistique (heures de formation et co�ts);
  • traduction (co�ts);
  • prime au bilinguisme;
  • rapports sur la participation �quitable, par r�gion, par groupe professionnel;
  • profils linguistiques des postes et des titulaires;
  • autres.
  • Documentation diverse :
  • dotation (liste de postes identifi�s bilingues, nominations imp�ratives, etc.);
  • organigrammes et num�ros de postes; et
  • rapports de v�rification ant�rieurs et suivis � ces rapports.
  • liste des syst�mes informatiques d'usage courant

Les v�rificateurs sont �galement invit�s � consulter le R�seau d'information des langues officielles (RILO) qui renferme toutes les r�f�rences pertinentes en mati�re de langues officielles, notamment la Loi, le R�glement, les directives et les circulaires, ainsi que des rapports et des statistiques


ANNEXE C - L�gislation et principales politiques

La Charte canadienne des droits et libert�s, 1982

La Loi sur les langues officielles, 1988

Le R�glement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services, 1991

Le D�cret d'exclusion sur les langues officielles dans la Fonction publique et les r�glements y aff�rents

Les Politiques du Conseil du Tr�sor en mati�re de langues officielles, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Tr�sor, juin 1993

D'autres politiques des langues officielles figurent dans d'autres volumes du Manuel du Conseil du Tr�sor ou dans des circulaires du Conseil du Tr�sor :

  • Assistance scolaire pour les enfants d'employ�s, Chapitre 7-3, Appendice B, Manuel du Conseil du Tr�sor, Volume - Services aux employ�s.
  • Directives du Conseil du Tr�sor sur les mutations et le recours aux mutations, Chapitre 1-7, Appendice A, Manuel du Conseil du Tr�sor, Volume - Ressources humaines.
  • Appendice F, Langues officielles, Manuel du Conseil du Tr�sor, Volume - March�s.
  • Annexe A, Langues officielles, Appendice C, Chapitre 1, Manuel du Conseil du Tr�sor, Volume - Communications.
  • Programme de coordination de l'image de marque, Chapitre 2, Manuel du Conseil du Tr�sor, Volume - Communications.
  • Langues officielles et technologie de l'information, Chapitre 2-1, Appendices A et C, et Norme num�ro 5, Appendice A aux lignes directrices, Manuel du Conseil du Tr�sor, Volume - Gestion de l'information

ANNEXE D  - Principales obligations des institutions f�d�rales
en mati�re de langues officielles

I     SERVICE AU PUBLIC

  • Obligation de l'institution f�d�rale de :

1. Communiquer avec le public dans l'une ou l'autre langue officielle :

  • � son si�ge ou � son administration centrale (LLO, art. 22);
  • � ses bureaux dans la r�gion de la Capitale nationale (LLO, art. 22);
  • � ses bureaux situ�s dans les autres r�gions du Canada ou � l'�tranger, qui font l'objet d'une demande importante selon le R�glement sur les langues officielles - communications avec la public et prestation des services (LLO, art. 22 et 23; R�glement);
  • dans les cas, fix�s par le R�glement, o� la vocation du bureau le justifie (LLO, art. 24; R�glement);
  • dans les cas, fix�s par le R�glement, o� il s'agit de services offerts aux voyageurs par des tiers conventionn�s (LLO, art. 23; R�glement);
  • � tout bureau d'une institution f�d�rale, tant au Canada qu'� l'�tranger, tenue de rendre directement compte au Parlement de ses activit�s (LLO, art. 24).

2. Veiller � ce que les services d�crits en 1. soient dispens�s dans les deux langues officielles lorsque ceux-ci sont fournis par un tiers pour le compte d'une institution f�d�rale (LLO, art. 25).

3. Veiller, si une institution f�d�rale r�glemente les activit�s de tiers exerc�es en mati�re de sant� ou de s�curit� du public et si les circonstances le justifient, � ce que le public puisse, gr�ce � cette r�glementation, communiquer avec les organismes r�glement�s et en recevoir les services dans les deux langues officielles (LLO, art 26).

4. Fournir efficacement -- notamment au niveau linguistique requis -- les services d�crits en 1. et 2. dans les deux langues officielles tant sur le plan de l'�crit que de l'oral (LLO, art. 27).

5. Veiller � ce que les services d�crits en 1. et 2. soient offerts de fa�on �active� dans l'une et l'autre langue officielle et ce, en s'assurant que les modalit�s suivantes sont respect�es (LLO, art. 28) :

  • les services d'accueil, soit au t�l�phone soit au bureau m�me, sont bilingues et le suivi se d�roule dans la langue choisie par l'interlocuteur;
  • les services bilingues sont identifi�s � l'aide du symbole prescrit;
  • la signalisation et les avis sont dans les deux langues officielles;
  • les publications sont disponibles dans l'une et l'autre langue officielle.

6. Utiliser les m�dias qui permettent une communication efficace dans l'une et l'autre langue officielle, lorsque l'institution communique avec le public dans les deux langues officielles (LLO, art. 30 et lettre de clarification du 6 mai 1991 sur les obligations d�coulant des articles 11 et 30 de la LLO).

7. Veiller � ce que les panneaux et enseignes identifiant tous ses bureaux soient dans les deux langues officielles et que chaque langue soit �galement en �vidence (LLO, art. 29).

8. Faire para�tre les avis et annonces d�coulant d'une exigence d'une loi f�d�rale dans au moins une publication de langue fran�aise et une de langue anglaise dans chacune des r�gions vis�es ou, en l'absence de telles publications, dans les deux langues officielles dans au moins une publication qui est largement diffus�e dans la r�gion (LLO, art. 11 et lettre de clarification du 6 mai 1991 sur les obligations d�coulant des articles 11 et 30 de la LLO).

9. Fournir dans les deux langues officielles les documents que l'institution d�pose au S�nat ou � la Chambre des communes (LLO, art. 8).

10. Veiller � ce que les accords f�d�raux-provinciaux r�pondant aux crit�res selon la Loi soient �tablis dans les deux langues officielles (LLO, art. 10).

11. Veiller au respect de l'�galit� de statut des deux langues officielles lorsqu'une institution f�d�rale ou un tiers agissant pour son compte organise des foires, expositions, comp�titions ou jeux d'envergure nationale ou internationale ouverts au grand public, y participe ou en est l'h�te (R�glement, alin�as 10(b) et 10(c)).

12. Veiller � ce que les institutions f�d�rales qui accordent des subventions ou des contributions � des organismes b�n�voles non gouvernementaux, lesquels offrent des services au public des deux collectivit�s de langue officielle, prennent les mesures n�cessaires pour s'assurer que ces organismes respectent l'esprit de la LLO.

II     LANGUE DE TRAVAIL

  • Obligation de l'institution f�d�rale de :

1. Veiller � ce que le milieu de travail soit propice � l'usage effectif des deux langues tout en permettant � son personnel d'utiliser l'une et l'autre langue officielle aux endroits suivants :

  • la r�gion de la Capitale nationale;
  • le Nouveau-Brunswick;
  • certaines parties de la Gasp�sie, de l'ouest du Qu�bec et des Cantons de l'Est;
  • la r�gion de Montr�al;
  • certaines parties du nord et de l'est de l'Ontario (LLO, art. 35).

2. Dans les r�gions d�crites en 1 :

  • fournir dans les deux langues officielles les services personnels et centraux, et les instruments de travail d'usage courant et g�n�ralis�, y compris les syst�mes informatis�s d'usage courant et g�n�ralis� acquis ou produits depuis le 1er janvier 1991. (LLO, art. 36);
  • veiller � ce que les sup�rieurs, l� o� il est indiqu� de le faire, soient aptes � communiquer efficacement -- notamment au niveau linguistique requis -- dans l'une et l'autre langue officielle, avec leurs subordonn�s qui occupent des postes bilingues (LLO, art. 36);
  • veiller � ce que la haute direction, en tant que groupe, soit en mesure de fonctionner dans les deux langues officielles (LLO, art. 36) et que les gestionnaires poss�dent les connaissances linguistiques n�cessaires.

3. Dans les r�gions autres que celles d�crites en 1., veiller � ce que dans les bureaux de l'institution, le fran�ais, l� o� il est minoritaire, soit trait� de fa�on comparable � l'anglais, l� o� il est minoritaire, et r�ciproquement, et � ce que le fran�ais, l� o� il est majoritaire, soit trait� de fa�on comparable � l'anglais, l� o� il est majoritaire, et r�ciproquement (LLO, art. 35).

4. Veiller � ce que son si�ge ou administration centrale communique dans la langue ou les langues du bureau qui re�oit la communication.

5. Veiller � ce que les institutions f�d�rales qui ont autorit� sur d'autres institutions f�d�rales (organismes centraux ou organismes de services communs), ou qui les desservent, respectent l'usage des deux langues officielles fait par le personnel de celles-ci (LLO, art. 37).

III     PARTICIPATION �QUITABLE

  • Obligation de l'institution f�d�rale de  :

1. Veiller � ce que tous les Canadiens, tant d'expression fran�aise que d'expression anglaise, aient des chances �gales d'emploi et d'avancement au sein de l'institution, dans le respect total du principe du m�rite (LLO, art. 39).

2. Veiller � ce que ses effectifs tendent � refl�ter la pr�sence au Canada des deux collectivit�s de langue officielle, compte tenu notamment de son mandat, de son emplacement et de son public (LLO, art. 39).

IV    MESURES � L'APPUI DU BILINGUISME INSTITUTIONNEL

EXIGENCES LINGUISTIQUES DES POSTES OU DES FONCTIONS

  • Obligation de l'institution f�d�rale de :

1. Veiller � ce que les exigences linguistiques des fonctions ou des postes soient fond�es sur des exigences r�elles de communication avec le public et entre les fonctionnaires f�d�raux (LLO, art. 91 et lettre du 4 juillet 1991 sur l'article 91 de la LLO et les pratiques d'embauche).

2. Veiller � ce que les politiques du SCT r�gissant la dotation imp�rative et non imp�rative des postes bilingues dans les institutions f�d�rales soient respect�es.

A.     FORMATION LINGUISTIQUE

  • Obligation de l'institution f�d�rale de :

1. Faire en sorte que les employ�s qui r�pondent aux crit�res d'admissibilit� selon les politiques du SCT aient acc�s � la formation linguistique aux frais de l'�tat.

2. Veiller � ce que les politiques du SCT r�gissant la formation linguistique soient respect�es.

B.     PRODUCTION DE TEXTES DANS LES DEUX LANGUES OFFICIELLES

  • Obligation de l'institution f�d�rale de :
    • Veiller � ce que les politiques du SCT r�gissant la production de textes dans les deux langues officielles soient respect�es.

C.    PRIME AU BILINGUISME

  • Obligation de l'institution f�d�rale de :
    • Veiller � ce que les politiques du SCT r�gissant la prime au bilinguisme soient respect�es.

L�gende

DLO�E : Direction des langues officielles et de l'�quit� en emploi du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor

LLO : Loi sur les langues officielles

R�glement : R�glement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services

SCT : Secr�tariat du Conseil du Tr�sor


ANNEXE E - Obligations particuli�res � certains types d'institutions

SERVICE AU PUBLIC (objectifs de v�rification � venir)

1. Utilisation des m�dias (articles 11 et 30 de la Loi sur les langues officielles; Chapitre 1-5, Partie I, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Tr�sor)

2. D�p�t de documents devant le S�nat et la Chambre des communes (article 8 de la Loi sur les langues officielles)

3. Trait�s et conventions conclus avec d'autres �tats, et accords f�d�raux-provinciaux (article 10 de la Loi sur les langues officielles)

4. Subventions et contributions accord�es � des organismes b�n�voles non gouvernementaux qui servent le public (Chapitre 1-4, Partie I, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Tr�sor)

5. Participation � des �v�nements d'envergure nationale ou internationale � l'intention du grand public (alin�as 10 (b) et 10 (c) du R�glement sur les langues officielles et Chapitre 1-3, Partie I, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Tr�sor)

6. Pouvoirs de r�glementation en mati�re de sant� ou de s�curit� publiques (article 26 de la Loi sur les langues officielles)

LANGUE DE TRAVAIL (objectifs de v�rification � venir)

1. Communications entre les bureaux des organismes centraux ou des organismes de services communs qui ont autorit� sur d'autres institutions ou qui les desservent (article 37 de la Loi sur les langues officielles et Chapitre 2-3, Partie II, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Tr�sor)


ANNEXE F  - Guide d'utilisation d'Internet au gouvernement f�d�ral - partie sur l'utilisation des deux langues officielles sur Internet

Question

La Loi sur les langues officielles assure le respect du fran�ais et de l'anglais � titre de langues officielles du Canada, leur �galit� de statut et l'�galit� de droits et privil�ges quant � leur usage dans les institutions f�d�rales, y compris les soci�t�s d'�tat.

Les circonstances dans lesquelles les bureaux f�d�raux qui utilisent le r�seau Internet doivent diffuser leur information dans les deux langues officielles sont indiqu�es ci-apr�s. La marche � suivre indiqu�e ci-dessous refl�te les exigences de la Loi sur les langues officielles et du r�glement aff�rent.

Marche � suivre

  • Les bureaux tenus de servir le public dans les deux langues officielles doivent veiller non seulement � ce que l'information provenant d'eux et diffus�e sur Internet � titre de service au public soit disponible dans les deux langues officielles mais �galement qu'elle soit mise sur Internet dans les deux langues officielles simultan�ment.
  • Les bureaux qui ne sont pas tenus de servir le public dans les deux langues officielles peuvent communiquer sur Internet dans une seule langue officielle avec le public de la r�gion qu'il desservent habituellement, mais ils doivent pr�ciser que ces communications proviennent d'un bureau qui n'est pas tenu de fournir des services dans les deux langues officielles.
  • Toutes les communications diffus�es sur Internet doivent porter la signature minist�rielle bilingue du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) ou une autre identification institutionnelle pr�cisant leur source (le PCIM �nonce les principes r�gissant l'ordre des deux langues officielles dans la signature et dans d'autres applications). De plus, dans le cas des bureaux tenus de communiquer dans les deux langues officielles, le fran�ais et l'anglais doivent �tre pr�sent�s de telle sorte que, d�s l'acc�s au site minist�riel (p. ex. : page d'accueil WWW ou menu Gopher), il soit clair pour les utilisateurs que le style de pr�sentation accorde un traitement �gal � chacune des deux langues. Cela peut se faire, par exemple, en pr�sentant les directives d'acc�s dans les deux langues, puis en fournissant les instructions requises pour diriger les utilisateurs vers la version de leur choix. Voir �galement la section portant sur le PCIM.
  • Lorsqu'ils diffusent sur Internet des renseignements provenant d'un autre bureau f�d�ral, les bureaux qui sont tenus de servir le public dans les deux langues officielles doivent veiller � ce que cette information soit offerte dans les deux langues officielles. Les bureaux f�d�raux peuvent diffuser sur Internet, � titre d'information pouvant int�resser leur client�le, des renseignements unilingues provenant ou rendus disponibles par un organisme non f�d�ral, � condition que le mat�riel ne soit pas modifi� par un bureau f�d�ral et que la source non f�d�rale de ces renseignements soit clairement identifi�e.
  • La politique en mati�re de langue de travail stipule que les institutions f�d�rales situ�es dans les r�gions d�sign�es bilingues aux fins de la langue de travail sont tenues de fournir � leur personnel, dans les deux langues officielles, la documentation et le mat�riel d'usage courant et g�n�ralis� produits par elles-m�mes ou pour leur compte. Ainsi, dans les r�gions d�sign�es bilingues, la documentation diffus�e sur Internet � titre d'instrument de travail de ce genre ou de service central doit �tre disponible dans les deux langues officielles. Les institutions f�d�rales doivent �galement veiller � ce que les logiciels d'usage courant et g�n�ralis� permettant d'acc�der � l'information diffus�e sur Internet puissent �tre utilis�s par leurs employ�s dans l'une ou l'autre des deux langues officielles dans les r�gions bilingues. Dans les r�gions unilingues, ces logiciels doivent �tre disponibles dans la langue de travail habituelle.
  • Lorsque d'autres personnes ou organismes diffusent pour le compte de bureaux f�d�raux des communications destin�es au public sur Internet, ces derniers doivent veiller � ce que ces communications respectent toutes les dispositions relatives aux langues officielles, comme si c'�tait eux-m�mes qui les diffusaient.
  • Le bureaux doivent veiller � ce que la version fran�aise de tout document qu'ils diffusent sur Internet comprenne tous les accents n�cessaires en fran�ais. Les employ�s tenus ou ayant le droit d'utiliser des documents en version fran�aise devraient �galement pouvoir visualiser et imprimer ces documents avec les caract�res accentu�s.