ARCHIVÉ - Systèmes en cours d'élaboration (Guide de verification) - le 1 mars 1991

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L'Environnement du processus d'élaboration des systemes

Introduction

Ce chapitre présente quelques définitions et descriptions fondamentales des facteurs internes et externes affectant le processus d'élaboration des systèmes dans le gouvernement. Son objectif est d'offrir une définition uniforme des termes utilisés dans la description des systèmes, ainsi que de spécifier les facteurs considérés comme importants par les vérificateurs dans l'examen d'un système.

Le chapitre est agencé comme suit :

• définitions
• facteurs importants :
  • infrastructure de gestion du ministère
  • politiques et normes du cycle d'élaboration des systèmes (CES)
  • processus de planification et d'acquisition
  • processus technologiques
  • politiques des organismes centraux
  • exigences en matière de services communs
  • sécurité et protection des renseignements personnels

Définitions

a) Cycle d'élaboration des systèmes (CES)

Il s'agit là d'une approche structurée qui divise un projet de systèmes d'information en étapes distinctes qui sont suivies par des points de décision et des approbations clés. Ceci permet une évaluation ordonnée du problème à résoudre, un processus ordonné d'analyse et d'élaboration, et une mise en oeuvre ordonnée de la solution. Une étape finale permet une rétroaction de la gestion et le contrôle de celle-ci sur toute l'évaluation postérieure à la mise en oeuvre.

b) Méthodologie d'élaboration des systèmes

Il s'agit là de l'adaptation du CES à un ministère donné, qui peut être un ensemble interne de procédures, de formules et de processus pour chaque étape habituelle du CES, ou bien encore un ensemble commercial de logiciels, de procédures, de formules et de processus jugés plus efficaces par le ministère.

c) Projet d'élaboration des systèmes

Il s'agit là d'activités nécessaires pour répondre aux exigences de la méthodologie particulière d'élaboration des systèmes qui est suivie, afin d'atteindre un ensemble d'objectifs ou de résoudre certains problèmes. Ces activités sont menées par une équipe travaillant sous la direction d'un gestionnaire de projet, qui devrait exécuter toutes les activités CES normales de gestion pour la réalisation du projet.

L'environnement de l'élaboration de projets

On a assisté, au cours des années 1980, à une accélération des changements dans la complexité de l'environnement informatique. Non seulement la complexité des activités se rapportant à l'élaboration des systèmes s'est-elle accentuée, mais aussi l'éventail des fonctions intégrées à l'analyse et à l'élaboration des systèmes. Ces changements dans la complexité et l'éventail des fonctions ont été en outre multipliés par une tendance de l'« utilisateur final » à créer des systèmes.

Nous continuerons à voir augmenter l'utilisation des langages de quatrième génération (L4G), la création de prototypes, les mises en oeuvre pilotes et les instruments des logiciels d'étude des systèmes assistée par ordinateur. Dans chaque cas, la vérification interne devra rajuster son approche, mais les principes fondamentaux exposés dans le présent guide demeureront. Les modifications futures du guide traiteront directement de ces progrès récents liés à la méthodologie d'élaboration des systèmes.

Ces tendances ne feront qu'augmenter à l'avenir.

Les vérificateurs internes doivent donc se tenir au courant des facteurs de l'environnement, internes et externes, qui exercent une influence sur le processus d'élaboration des systèmes. La figure 1.1 ci-après et les descriptions qui suivent illustrent ces facteurs.

Figure 1.1 : Cycle d'élaboration des systèmes

Descriptions des facteurs généraux

Infrastructure de gestion du ministère

Le premier domaine à prendre en considération est l'organisation générale du ministère et son infrastructure pour l'élaboration des systèmes. On s'intéressera particulièrement aux rôles et responsabilités de l'organisme (ou des organismes) chargé de la gestion de l'information, aux comités directeurs consultatifs ou se rapportant aux utilisateurs, ainsi qu'aux principaux comités de gestion du ministère.

Le vérificateur doit s'assurer du degré de coordination entre ces organismes et vérifier leurs réalisations antérieures. Ces renseignements permettront d'avoir un certain nombre d'« indices » quant aux questions ou secteurs d'enquête pouvant se présenter et de connaître l'étendue de la participation antérieure de l'utilisateur, ainsi que de vérifier jusqu'à quel point les gestionnaires ont su élaborer des systèmes efficaces dans le cadre des contraintes de temps et de coût.

Politiques et normes du CES

Un deuxième facteur important qui influence l'élaboration des systèmes est l'ensemble des politiques et normes du CES du ministère. Cet ensemble constitue en effet la base de l'élaboration des systèmes; sa raison d'être est de souligner la définition des exigences avant le début de l'étape de conception, ce qui permet de réduire au minimum les modifications coûteuses qui pourraient s'imposer plus tard dans le cycle d'élaboration.

Le vérificateur interne doit, par conséquent, examiner les politiques et les normes du ministère afin de s'assurer, de façon continue et pendant toute la participation au CES, que le projet d'élaboration satisfait bien aux exigences du ministère.

Processus de planification et d'acquisition

Le plan de gestion de l'information (qui découle du plan des systèmes et des techniques d'information (PSTI)) et le budget des immobilisations sont la troisième source principale d'information pour le vérificateur. Ces deux documents de planification sont préparés en tant qu'éléments du plan opérationnel pluriannuel (POP) du ministère.

Bien que le nom et le contenu du processus exigé par le SCT (l'ancien PSTI) aient changé depuis la première édition du présent guide, le principe que le vérificateur doit tout connaître de la planification stratégique, tactique et opérationnelle du ministère, pour assurer les hauts fonctionnaires que le projet appuie ces initiatives de planification, demeure valide.

Le PSTI tient compte des plans informatiques, à la fois pour les activités en cours et pour les nouvelles initiatives, ainsi que de l'affectation des ressources nécessaires à la réalisation des stratégies, des politiques et des programmes relatifs à l'informatique. Le PSTI tient également compte du budget des immobilisations prévu pour les nouvelles acquisitions en informatique.

En outre, l'élaboration doit être conforme aux politiques et procédures des organismes centraux (voir le chapitre 1 - Politiques et procédures des organismes centraux).

Le vérificateur interne doit examiner le PSTI et le budget des immobilisations afin d'établir le lien qui convient entre ces documents de planification et le système particulier qui est en cours d'élaboration. En outre, il est important que le vérificateur s'assure que la planification établie pour le projet d'élaboration des systèmes est reliée au processus d'acquisition en informatique du ministère et est coordonnée avec celui-ci.

Tendances de la technologie dans la fonction publique

L'ensemble des tendances de la technologie ayant une répercussion sur la gestion de l'information dans la fonction publique constitue le premier facteur externe à influencer fortement la façon dont le vérificateur perçoit l'élaboration des systèmes. L'« Aperçu de la politique de gestion de l'information - Orientation stratégique en matière de gestion de la technologie de l'information dans le gouvernement fédéral », publié par le Conseil du trésor en 1987 signale que :

Cet aperçu présente également une évaluation intéressante de la situation actuelle et il convient de noter que chacun des principes énoncés s'applique à la vérification des systèmes en cours d'élaboration :

• les ressources sont utilisées pour appuyer les programmes du gouvernement et ne constituent pas une fin en elles-mêmes;
• c'est le secteur privé qui répond aux besoins du gouvernement, sauf lorsqu'il s'agit de l'intérêt public ou qu'il est plus économique de fournir les services de façon interne;
• les ministères élaboreront des plans annuels contenant de l'information sur les projets, l'équipement et le personnel, et ces plans découleront de plans à plus long terme;
• des efforts seront faits pour cerner les possibilités de partage de plans d'information, de l'information elle-même et des compétences qui s'y rapportent;
• les ministères établiront leurs propres politiques internes;
• l'approbation des projets d'élaboration des systèmes se fera par étapes;
• la politique sur les micro-ordinateurs permettra de prendre également en ligne de compte l'incidence sur les personnes et la nécessité d'une formation. »

L'aperçu continue en esquissant les réajustements qu'il faut opérer dans la portée de l'élaboration des systèmes et qui sont rendus nécessaires par la complexité accrue de l'environnement :

La lecture complète de l'aperçu révèle, en résumé, que le domaine de l'élaboration des systèmes a été élargi, et continuera à l'être. Voici les facteurs contribuant à ce phénomène :

• l'importance de la qualité et de la cohésion des données,
• la capacité de traitement à la disposition de l'utilisation,
• la complexité et l'interactivité des systèmes,
• l'existence, le cas échéant, de meilleurs « instruments » d'élaboration, tels que la création de prototypes, les langages de la quatrième génération, les logiciels d'étude des systèmes assistée par ordinateur et les logiciels de bases de données interactives (avec des dictionnaires de données actifs),
• une augmentation, et non une réduction, des fonds à investir pour le remplacement des systèmes,
• les questions critiques de ressources humaines en informatique,
• l'inclusion ou l'intégration des télécommunications.

Politiques et procédures des organismes centraux

Il existe deux organismes ayant une incidence sur la façon dont les systèmes sont élaborés dans la fonction publique : la Direction de la politique administrative du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et la direction de l'Information et des systèmes de gestion financière du Bureau du Contrôleur général (BCG). La législation a prévu pour ces organismes un rôle directeur dans la gestion et le contrôle de la technologie de l'information. Dans ce rôle, ils ont créé un fonds de politiques administratives, de directives et de lignes directrices connexes qui constituent une stratégie d'orientation et un cadre global que les ministères et les organismes doivent respecter.

La Direction de la politique administrative a élaboré et promulgué des politiques et des directives qui traitent de tous les aspects du cycle de l'information et du CES, tels que la gestion de projets, l'accès à l'information, les services communs, la micrographie, l'informatique, les télécommunications et les micro-ordinateurs.

Cette Direction examine également les plans de gestion de l'information (PGI) soumis par les ministères et organismes et prépare un examen annuel de la technologie et des systèmes d'information utilisés par le gouvernement fédéral. Le paragraphe 1.A.1.2 du chapitre 3 recommande que le vérificateur détermine si le projet est bien intégré aux plans du ministère.

La Direction de l'information et des systèmes de gestion financière (DISGF) encourage l'élaboration de pratiques et de contrôles de gestion solides au sein du gouvernement et surveille leur mise en oeuvre. Pour aider les employés chargés de mettre en place les systèmes financiers, la Direction a fait publier des principes directeurs, des critères et des politiques portant sur l'élaboration des systèmes financiers; elle continue d'en élaborer. L'appendice J (points 13 à 18) renvoie à ces aides en matière d'élaboration des systèmes financiers. Il est très important que les vérificateurs se tiennent au courant de ces critères et normes, au fur et à mesure qu'ils sont publiés, car ils feront partie de l'examen des contrôles que le vérificateur effectuera au moment de l'élaboration des systèmes financiers.

La Direction est également responsable du rôle du BCG dans la stratégie en matière de gestion financière qui commence à apparaître. La référence 19 de l'appendice J décrit cette entreprise commune du BCG et de ASC. A ce stade, il suffit de dire que le vérificateur doit connaître la stratégie et savoir comment elle s'applique aux stratégies ministérielles relatives aux systèmes financiers en voie d'élaboration.

Les vérificateurs devraient également être au courant des négociations de leur ministère dans le cadre du régime d'accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels (APRM) ainsi que des répercussions de ces négociations sur les systèmes financiers en voie d'élaboration. Le Bureau du contrôleur général est le point de référence pour toutes les questions relatives aux exigences en matière de rapport de l'APRM.

Exigences en matière de services communs

La nature et la portée des services communs sont décrites au chapitre 303 du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor, ainsi que dans une série de directives. Les services communs forment un élément important dans les opérations informatiques et leur gestion. Le chapitre 303 précise à ce sujet : « Le gouvernement a pour politique de fournir des biens et des services par des organisations de services communs en vue d'obtenir la valeur maximale en contrepartie de l'argent dépensé et d'assurer l'observation plus uniforme de décisions de politique socio-économique et un respect plus poussé des exigences en matière de prudence et de probité ». Le fait que les services communs s'étendent à tout le gouvernement leur donne les caractéristiques d'un service central. Cela peut exercer une influence importante sur les pratiques de gestion de la technologie de l'information et l'élaboration des systèmes dans le gouvernement.

Le vérificateur doit donc déterminer si la gestion a considéré l'incidence des exigences en matière de services communs (ainsi les services de salaires et pensions, les services d'achat, les services assurés par ASC, TPC, Communications, la BNC (Archives) et les autres services assurés par différents ministères) dans sa stratégies de planification.

Sécurité et protection des renseignements personnels

La question de la sécurité et de la protection des renseignements personnels au sein de l'environnement de la technologie de l'information a reçu beaucoup d'attention depuis quelque temps, en particulier de la part de la Direction de la politique administrative du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Conseil a publié les documents suivants : Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité (révisée en septembre 1987), Sécurité au gouvernement du Canada - Normes provisoires de sécurité : Directives et lignes directrices d'utilisation (1987) et la circulaire 1987-52 du SCT, Examen de la mise en oeuvre de la politique sur la sécurité. On se rapportera à l'appendice J pour une liste de documents complémentaires.

Bien que certains des documents de référence qui suivent ne soient plus à jour, ils peuvent renfermer des renseignements utiles. Le vérificateur doit examiner tout particulièrement le Manuel de la politique administrative de d'autres publications, particulièrement :

• la Politique et les normes en matière de sécurité du gouvernement du Canada (en vigueur);
• l'ébauche du Guide de la vérification de la sécurité du BCG (en vigueur);
• les normes provisoires sur la technologie de l'information (IIIe partie des Normes provisoires de sécurité);
• les mesures en cas d'urgence, GES/NE1-14 - 4.1.2.7;
• les plans en cas de désastre, 4.1.2.7.3;
• la sécurité des logiciels, 4.6;
• l'assurance de la conception, de l'élaboration et de la qualité, 4.6.2.

La sécurité et la protection des renseignements personnels doivent idéalement être envisagées par le vérificateur à chaque étape du processus d'élaboration des systèmes, bien que toutes les exigences pertinentes à la sécurité et à la protection des renseignements personnels doivent être prises en ligne de compte dès le début du projet, en déterminant alors la personne qui assume les responsabilités de coordonnateur de la sécurité en informatique et d'agent de la sécurité pour le ministère. On doit également déterminer au début de la vérification que l'on peut effectivement disposer des rapports pertinents établis par l'équipe d'évaluation et d'inspection de la sécurité de la GRC.