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ARCHIVÉ - Sondage sur les pratiques exemplaires en matière de contrôle

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Conseils et Vrification Canada

Juillet 1997

Rsum

Contexte

Dans son rapport annuel de 1994, le vrificateur gnral (VG) a invit le gouvernement du Canada se pencher sur la fonction de contrleur. Il a plus prcisment recommand aux ministres et organismes fdraux d'examiner les pratiques exemplaires de pays tels que l'Australie et la Nouvelle-Zlande, dans l'espoir que certaines puissent tre reprises ici et nous permettent de raliser des conomies, de simplifier les mcanismes de prestation et d'amliorer la qualit de l'information sur les finances et les oprations de nos programmes.

Comme suite cette recommandation, le Secrtariat du Conseil du Trsor, la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, la Dfense nationale et Sant Canada ont donc uni leurs ressources afin de raliser un sondage sur les pratiques exemplaires des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis. Ils ont confi la ralisation du sondage Conseils et Vrification Canada, un organisme de service spcial rattach au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux Canada.

Dfinition de la fonction de contrleur

Le contrleur gnral du Canada dfinit ainsi la fonction du contrleur :

La fonction de contrleur comprend les processus administratifs essentiels et intgrs dont toute organisation a besoin pour :

  • grer les risques financiers;
  • comprendre les rpercussions financires des dcisions avant qu'elles ne soient prises;
  • rapporter adquatement toutes les transactions financires et les rsultats d'exploitation de toutes les dcisions financires et les suivre de prs;
  • se protger contre la fraude, la ngligence, la contravention aux rgles ou aux principes financiers ainsi que la perte de biens ou de fonds publics.

Afin d'avoir une base objective pour valuer la fonction de contrleur on a eu recours la politique du Conseil du Trsor sur la fonction de contrleur comme cadre de responsabilisation.

Objectif

Le sondage a pour objet d'aider les ministres et organismes susmentionns plus tt examiner et rsumer les pratiques exemplaires de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis en matire de contrle, afin que les enseignements tirs puissent aider l'tat canadien rduire les cots, simplifier les mcanismes de prestation ainsi qu' amliorer la qualit de l'information sur les finances et les oprations de ses programmes.

Porte

Le sondage porte uniquement sur les pratiques exemplaires de nature exceptionnelle, mises en oeuvre en Australie, en Nouvelle-Zlande, au Royaume-Uni ou aux tats-Unis. Les pratiques passes en revue pour le sondage sont toutes documents sur support lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours, notes d'exposs et autres documents accessibles au public).

Mthode

Le sondage comprend les activits suivantes :

  • examen de la fonction de contrleur avec le Bureau du vrificateur gnral et le Secrtariat du Conseil du Trsor;
  • laboration d'un cadre de contrle et des critres d'valuation du sondage;
  • communication avec les personnes-ressources pour expliquer les paramtres du sondage et prciser les besoins de recherche;
  • obtention et examen du matriel de recherche, rsum des constatations et confirmation des rsultats avec les personnes-ressources;
  • formulation de recommandations;

Rsum des constatations

La section qui suit rsume les principales constatations du sondage.

Responsabilit des administrateurs gnraux

Les administrateurs gnraux doivent avoir l'assurance que leurs gestionnaires comprennent les responsabilits financires qui leur sont confies et en rendent compte adquatement.

Aux tats-Unis, six dpartements et agences font actuellement l'essai d'un nouveau rapport de responsabilit, cr en vertu de la Government Management Reform Act. Ce rapport rend compte la fois du rendement et de la gestion financire, renseignements prsents auparavant en deux rapports distincts.

Mthode

Mthode utilise pour runir des donnes et donner des garanties sur les pratiques, systmes et services de gestion financire.

En Nouvelle-Zlande, le rapport annuel des ministres et de la plupart des socits d'tat inclut un nonc sur la performance, dcrivant les indicateurs de rendement pour chaque catgorie de rsultats. Les donnes sur le rendement sont revues par l'Audit Office [bureau de vrification]. Les objectifs de rendement atteindre sont dfinis au dbut de l'anne dans un nonc d'intention (socits d'tat) ou un rapport prvisionnel (ministres).

Dclaration de gestion annuelle

Les hauts fonctionnaires font la preuve de leur rendement en faisant des affirmations (parfois appeles dclaration de gestion) sur l'tat des affaires dans leur sphre de responsabilit.

Aux tats-Unis, huit organismes excutifs font actuellement l'essai d'un rapport de responsabilit qui ressemble un rapport de gestion financire, mais inclut des donnes sur le rendement. Le rapport prsente les indicateurs de rendement de l'organisme, son tat financier, ainsi qu'un bilan des mesures de contrle visant sauvegarder les ressources et l'intgrit des programmes et des activits administratives. 

Gestion des recettes

Initiatives rcentes qui ont trait aux politiques et pratiques de gestion des recettes provenant des services, de la vente de biens ou d'autres sources.

A. Gestion des comptes dbiteurs, y compris les rgles concernant les limites de crdit, la compensation des comptes crditeurs et des comptes dbiteurs, la saisie de biens pour rgler les comptes, etc.

Utilisation des remboursements d'impt pour compenser les crances : En vertu d'une entente avec l'Internal Revenue Service, la General Services Administration tablit une liste informatise de ses cranciers en dfaut qu'elle soumet ensuite afin de permettre un rapprochement avec les fichiers de remboursement de l'impt.

B. Gestion des mouvements de trsorerie (p. ex., utilisation du transfert lectronique de donnes (TD) pour simplifier et acclrer les paiements).

Aux tats-Unis, le march pour la technologie du transfert lectronique de donnes et les technologies apparentes crot de mois en mois. Il semble donc invitable que celle-ci devienne l'outil de prdilection pour les changes commerciaux dans ce pays. Le gouvernement fdral souhaite simplifier et amliorer la gestion des approvisionnements et des autres activits financires aux tats-Unis, de mme qu'en rduire le cot, en implantant de nouvelles mthodes de paiement dans l'ensemble de l'administration fdrale d'ici cinq ans. Ces mthodes incluent :

- les dbits prautoriss (DP);

- l'change lectronique de donnes (D).

Gestion des dpenses

Mthodes de gestion de la trsorerie (p. ex., utilisation de paiements rguliers et prdtermins afin d'viter les intrts pour retard).

Le gouvernement amricain s'est fix comme principal objectif de payer ses factures temps et de recouvrer l'chance l'argent qu'on lui doit. Il ne veut tolrer aucune dette flottante. Pour atteindre cet objectif, il tire parti des techniques modernes, comme le transfert lectronique de donnes, de fonds et de prestations, les cartes de crdit (pour les recouvrements) et les cartes de paiement (pour les voyages, la gestion de la flotte et les petits achats). Le gouvernement fdral est en outre capable de procder des compensations sans que le payeur ou le dbiteur ait intervenir. Voici quelques exemples d'application de ces techniques modernes :

  • Un systme de paiement automatis des marchs de services, appel Fixed Contract Payment System, permet de payer automatiquement une somme fixe intervalles rguliers, sans qu'il soit ncessaire pour le fournisseur de soumettre une facture ou de prsenter un rapport.
  • L'administration fdrale utilise l'International Merchant Purchase Authorization Card (IMPAC) pour ses achats. Cette carte commerciale d'achat permet de simplifier l'acquisition des biens et services dont la valeur ne dpasse pas 2 500 $, et limine ainsi la ncessit de commander des bons de petite caisse.
  • Le transfert lectronique de prestations est une mthode de distribution des allocations (p. ex., scurit sociale) et des prestations en nature (p. ex., coupons d'alimentation) utilisant les cartes de dbit.
  • Le Trsor utilise un service appel Quick Pay, qui paie les factures infrieures un montant dtermin avant mme la confirmation de la livraison.
  • Le service des finances de Rural Development [dveloppement des rgions rurales] a implant la signature et la facturation lectroniques pour certaines dpenses de projet.

Comparaison des rsultats financiers

tablissement d'indicateurs de rendement budgtaires et de jalons pour comparer les rsultats rels.

Le gouvernement de la Nouvelle-Zlande runit et publie une quantit importante de renseignements sur la qualit, le volume et le cot de sa production.

Technologie de l'information

Utilisation de techniques modernes pour saisir les donnes et prsenter la direction et au personnel une information pertinente, dans un format pratique.

En 1996, le prsident des tats-Unis a ratifi l'Information Technology Management Reform Act, crant les postes de dirigeant principal de la technologie de l'information. La Loi oblige aussi l'administrateur principal de l'Office of Management and Budget greffer au processus budgtaire une procdure d'analyse, de suivi et d'valuation des risques et rsultats dcoulant des grands investissements des agences excutives dans les systmes d'information. Elle pousse aussi un cran plus loin les exigences nonces dans la Chief Financial Officers Act concernant les systmes comptables : elle requiert une collaboration entre l'administrateur gnral, le dirigeant principal de la technologie de l'information et le directeur financier pour garantir l'efficacit des systmes (c.--d., leur capacit produire des donnes fiables et compltes pour les tats financiers).

La conscience des organismes

tendre le cadre de responsabilit du contrleur pour y inclure, en plus des fonctions financires, un rle de conscience objective, c'est--dire amener celui-ci porter un jugement sur les donnes et les hypothses des grands projets, ainsi que les rsultats projets.

Aux tats-Unis, le gouvernement a recommand l'utilisation du mot controller la place de comptroller, parce que le premier a, tout comme le directeur financier d'un organisme, pour tche de rgir, diriger et restreindre les dpenses et les finances, aussi bien que de les vrifier. En ce sens, on peut dire que le controller joue un peu le rle de miroir pour les organismes, leur permettant de voir si leurs programmes sont vraiment efficaces.

Autres tendances actuelles

Exemples donns par les tats-Unis :

  • Une disposition de l'Omnibus Appropriation Act prvoit la conversion graduelle aux transferts lectroniques de fonds (TF) pour les salaires, les avantages sociaux, le paiement des fournisseurs, le remboursement des dpenses, les prestations de retraite et autres prestations d'ici 1999.
  • En fvrier 1996, le Trsor a approuv le transfert lectronique des prestations (TP) fdrales au moyen d'une carte de dbit unique dans huit tats du Sud. En 1999, lorsque tous les programmes prvus auront t mis en oeuvre dans l'ensemble des tats, le fdral versera annuellement plus de 100 millions de dollars en prestations au moyen de cette mthode.

Conclusions et recommandations de Conseils et Vrification Canada

Comme l'a rvl le sondage, l'Australie, la Nouvelle-Zlande, le Royaume-Uni et les tats-Unis ont fait des progrs notables dans l'application des thories et principes de contrle la gestion quotidienne des activits. Les rpondants ont fourni des exemples documents et des tudes de cas sur les pratiques exemplaires de diffrents ministres, dpartements ou agences.

Le sondage a par ailleurs permis d'amorcer un dialogue sur la fonction de contrleur entre les parrains du projet et le gouvernement de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis. Il semble donc vital de saisir l'occasion et de prendre des mesures concrtes afin de poursuivre ce dialogue.

Conseils et Vrification Canada recommande aux parrains du sondage de prendre les mesures suivantes :

1) Documentation

Tel qu'indiqu dans les paramtres initiaux, le sondage devait permettre d'obtenir des renseignements sur la fonction de contrleur ainsi que des documents prsentant des exemples de son application dans les pays rpondants.

Tous les pays interrogs ont accept de communiquer aux reprsentants du gouvernement canadien des renseignements et de la documentation sur les applications ou pratiques mentionnes dans leurs rponses.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande au Conseil du Trsor et aux autres parrains du sondage de mettre sur pied une quipe de projet qui aura pour tche de raliser des tudes de cas sur les lments jugs les plus pertinents, puis de faire part des rsultats au reste de l'administration publique canadienne. Cette quipe pourrait tre forme de fonctionnaires l'emploi des ministres et organismes parrains, ainsi que d'lves des coles d'administration publique et de gestion des affaires enrls dans un programme d'change.

2) Rpertoire

Les rponses au sondage incluent le nom, le titre, le numro de tlphone et le numro de tlcopieur de bon nombre de personnes-ressources.

Ces renseignements pourraient faciliter l'change d'information et l'obtention de documentation.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande que l'on dresse une liste de toutes les personnes ayant particip au sondage (quatre pays rpondants et cinq parrains canadiens), y compris leur nom, titre, numro de tlphone, numro de tlcopieur et adresse de courrier lectronique, de manire faciliter l'change d'ides et de renseignements.

3) Groupes d'utilisateurs

Grce l'Accord de libre-change nord-amricain (ALNA), au Programme d'immigration des investisseurs et d'autres programmes, le gouvernement du Canada a acquis une exprience considrable des groupes d'utilisateurs, lesquels permettent de partager objectifs stratgiques et oprationnels communs avec d'autres organismes centraux, d'autres ministres ou d'autres pays (comme le Mexique, l'Australie, la Nouvelle-Zlande et les tats-Unis). Le sondage sur la fonction de contrleur a mis en relief un certain nombre de sujets importants (entre autres la gestion des fonds, les indicateurs de rendement, la gestion des risques, les rapports ministriels annuels et la technologie de l'information), pour lesquels on aurait avantage comparer expriences et projets.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande au Conseil du Trsor de dterminer les sujets qui l'intressent le plus parmi ceux abords dans le sondage, de les classer en ordre de priorit, puis de crer des groupes d'utilisateurs afin de faciliter l'change d'ides et d'exprience.

4) Considrations lgales

L'Information Technology Management Reform Act (ITMRA) encourage les agences et dpartements amricains prendre diverses mesures, notamment :

  • fixer des critres pour valuer les investissements dans la TI, en s'inspirant des pratiques exemplaires du secteur priv;
  • s'inspirer des modles d'une entreprise qui ont produit de bons rsultats;
  • former des groupes interorganisationnels pour partager la technologie et le savoir-faire;
  • chelonner les acquisitions de technologies de l'information, c'est--dire prfrer les petits marchs de service aux gros, de manire pouvoir mieux cibler les achats.

L'enchssement des principes dans une loi incite effectivement et lgalement les organismes exercer un meilleur contrle de la TI.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande au Secrtariat du Conseil du Trsor d'examiner le cadre lgislatif ayant permis d'amliorer la fonction de contrleur aux tats-Unis (y compris l'Information Technology Management Reform Act) et d'incorporer ces principes dans la lgislation canadienne dans la mesure o il juge pratique et pertinent de le faire.

Remerciements

Le Secrtariat du Conseil du Trsor, la Gendarmerie royale du Canada, la Dfense nationale, Transports Canada, Sant Canada, de mme que Conseils et Vrification Canada, souhaitent remercier les personnes et organismes suivants pour leur participation au sondage :

Australie

Jim Stevenson
Anciennement du Department of Finance

Nouvelle-Zlande

Office of the Controller and Auditor-General :

Bruce Anderson
Vrificateur gnral adjoint

Martin Matthews
Vrificateur gnral adjoint

Les ministre et organismes suivants :

Department of Agriculture
Department of Customs
Department of Education
Treasury Board Secretariat
State Services Commission
Bureau du premier ministre et Cabinet
Department of Defence
Department of Housing

Royaume-Uni

John Oughton
Chef, Efficiency Unit
Office of Public Service

Michael J. Bailey
Chef, Finance, Housing and General Division
Department of the Environment

Michael C. Davey
Chef d'quipe
Financial Policy Division
Accounting Officer Issues
Department for Education and Employment

tats-Unis d'Amrique

G. Edward DeSeve
Contrleur
Services excutifs de la Prsidence
Office of Management and Budget

Scott Quehl
Ancien conseiller spcial du contrleur

Les ministres et organismes suivants :

Department of Agriculture (USDA)
Department of Commerce
Department of Defense (DOD)
Department of Education
Department of Energy
Department of Housing and Urban Development (HUD)
Department of the Interior
Department of State
Department of Transportation (DOT)
Department of the Treasury
Department of the Treasury, Financial Management Service (FMS)
Department of Veterans Affairs (VA)
Environmental Protection Agency (EPA)
General Services Administration (GSA)
National Aeronautics and Space Administration (NASA)
National Science Foundation (NSF)
Nuclear Regulatory Commission (NRC)
Social Security Administration (SSA)
Office of Management and Budget (OMB)

Canada

Bureau du vrificateur gnral du Canada

David H. Roth
Ancien vrificateur gnral adjoint

John W. Holmes
Directeur principal

Tom Wileman
Chercheur

Conseils et Vrification Canada

quipe du projet

Kevin Larkin
Shirley James
Suzanne Lavigne
Franois Mongeon
David Roberts

Table des matires

  • Rsum *
  • Remerciements *
  • Introduction *
  • Chapitre I Cadre de responsabilisation des contrleurs *
  • Chapitre II Rponses au questionnaire du sondage et constatations *
    • 1. Responsabilit des administrateurs gnraux *
    • 2. Cadre de responsabilisation des gestionnaires *
    • 3. Mthodes *
    • 4. tats financiers *
    • 5. Dclaration annuelle de gestion *
    • 6. Gestion des recettes *
    • 7. Gestion des dpenses *
    • 8. Analyse comparative des rsultats financiers *
    • 9. Technologie de l'information *
    • 10. Rapports sur la grance *
    • 11. La conscience des organismes *
    • 12. Contrles internes *
    • 13. Vrifications externes *
    • 14. Gestion des risques *
    • 15. Diversification des modes de prestation de services *
    • 16. Leons *
    • 17. Autres tendances actuelles *

Chapitre III Synopsis, conclusions, recommandations et plan d'action *

Introduction

Contexte

Dans son Rapport annuel de 1994, le vrificateur gnral (VG) a invit le gouvernement du Canada se pencher sur la fonction de contrleur. Il a plus prcisment recommand aux ministres et organismes fdraux d'examiner les pratiques exemplaires de pays tels que l'Australie et la Nouvelle-Zlande, dans l'espoir que certaines puissent tre reprises ici et nous permettent de raliser des conomies, de simplifier les mcanismes de prestation et d'amliorer la qualit de l'information sur les finances et les oprations de nos programmes.

Comme suite cette recommandation, le Secrtariat du Conseil du Trsor, la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, la Dfense nationale et Sant Canada ont donc uni leurs ressources afin de raliser un sondage sur les pratiques exemplaires, des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis.

Dfinition de la fonction de contrleur

Le contrleur gnral du Canada dfinit ainsi la fonction du contrleur :

La fonction de contrleur comprend les processus administratifs essentiels et intgrs dont toute organisation a besoin pour :

  • grer les risques financiers;
  • comprendre les rpercussions financires des dcisions avant qu'elles ne soient prises;
  • rapporter adquatement toutes les transactions financires et les rsultats d'exploitation de toutes les dcisions financires et les suivre de prs;
  • se protger contre la fraude, la ngligence, la contravention aux rgles ou aux principes financiers ainsi que la perte de biens ou de fonds publics.

Objectif

Le sondage a pour objet d'aider les ministres et organismes susmentionns examiner et rsumer les pratiques exemplaires de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis en matire de contrle, afin que les enseignements tirs puissent aider l'tat canadien rduire les cots, simplifier les mcanismes de prestation ainsi qu' amliorer la qualit de l'information sur les finances et les oprations de ses programmes.

Porte

Le sondage porte uniquement sur les pratiques exemplaires de nature exceptionnelle, mises en oeuvre en Australie, en Nouvelle-Zlande, au Royaume-Uni ou aux tats-Unis. Les pratiques passes en revue pour le sondage sont toutes documents sur support lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours, notes d'exposs et autres documents accessibles au public).

Mthode

Le sondage comprend les activits suivantes :

  1. examen de la fonction de contrleur avec le Bureau du vrificateur gnral et le Secrtariat du Conseil du Trsor;
  2. laboration d'un cadre de contrle des critres d'valuation du sondage;
  3. laboration d'un questionnaire incluant toutes les activits ou les sujets d'intrt pour les parrains du sondage;
  4. communication avec les reprsentants des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis Ottawa, afin de leur exposer les paramtres du sondage, de demander des documents de base et d'obtenir le nom de personnes-ressources dans leur capitale respective;
  5. communication avec les personnes-ressources pour expliquer les paramtres du sondage et prciser les besoins de recherche;
  6. obtention et examen du matriel de recherche, rsum des constatations et confirmation des rsultats avec les personnes-ressources;
  7. formulation de recommandations;
  8. laboration d'un plan d'action pour la mise en oeuvre des recommandations proposes.

Structure du rapport

Le rapport est divis en trois chapitres.

Le premier chapitre prsente les critres utiliss pour laborer un cadre de la fonction de contrleur pour le sondage.

Le deuxime chapitre prsente les rponses au sondage.

Le dernier chapitre prsente un rsum du sondage, puis expose les grandes conclusions et recommandations, lesquelles sont suivies d'un plan d'action.

Chapitre I Cadre de responsabilisation des contrleurs

Afin d'avoir une base objective pour valuer la fonction de contrleur, on a eu recours la politique du Conseil du Trsor sur la fonction de contrleur comme cadre de responsabilisation.

Les parrains du sondage ont aussi labor des questions traduisant leurs propres proccupations ou portant sur des sujets qu'ils jugeaient importants et d'actualit.

Chapitre II Rponses au questionnaire du sondage et constatations

Le prsent chapitre rsume les rponses au questionnaire du sondage qui ont t donnes par les gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis.

Dans la plupart des cas, les commentaires ont t pris tels quels dans les rponses au questionnaire du sondage qui ont t fournies par les pays susmentionns.

1. Responsabilit des administrateurs gnraux

Les administrateurs gnraux doivent avoir l'assurance que :

A. Leurs gestionnaires administrent les programmes de manire tirer le maximum des ressources publiques.

  • Au Royaume-Uni, l'usage veut que l'administrateur gnral d'un ministre (appel secrtaire permanent) soit aussi son agent comptable. En effet, l'agent comptable rend personnellement compte au ministre de l'organisation, de la gestion et de la dotation gnrales du ministre et, si opportun, des procdures internes, financires ou autres. Le secrtaire permanent veille ce que le ministre dans son ensemble respecte des normes financires leves; utilise des systmes et procdures financires encourageant une administration efficace et conomique des programmes, et garantissant la rgularit des finances; tienne pleinement compte des considrations financires lorsqu'il se prononce sur un nonc de politique. Un agent comptable distinct peut assumer la responsabilit de l'organisation, de la gestion, de la dotation, des procdures financires et d'autres procdures dans un secteur dfini du ministre (une agence, par exemple).
  • Tous les ans, les sous-secrtaires d'tat de Nouvelle-Zlande signent une entente prcisant leurs objectifs de rendement pour l'anne - objectifs qui s'ajoutent ceux qui sont dfinis dans l'nonc gnral des objectifs et rsultats du ministre. Leur rendement en matire de gestion oprationnelle et de gestion stratgique est valu chaque anne par la State Services Commission, qui se fonde pour cela sur l'opinion du ministre concern, des organismes centraux et des autres parties cls. Cette valuation dtermine en partie la rmunration des sous-secrtaires. Il faut ajouter que ces derniers sont nomms pour une priode dtermine et que le renouvellement de leur nomination ou leur affectation un autre poste dpend de cette valuation.

La majorit des sous-secrtaires concluent avec leurs chefs de division des ententes de rendement comparables la leur.

  • Aux tats-Unis, la Government Performance and Results Act a pour but de maximiser le rendement des programmes gouvernementaux. D'autres programmes visant les mmes objectifs ont rcemment vu le jour. Par exemple, le projet de fonds des services concurrentiels place les organismes fdraux en situation de concurrence les uns par rapport aux autres, dans le but d'amliorer l'efficacit des services administratifs courants, d'accrotre leur rapidit et d'abaisser les cots (article 403 de la Government Management Reform Act).
  • L'examen national du rendement qui a t ordonn par le vice-prsident des tats-Unis a rsult dans la formulation d'une recommandation, savoir que la prestation des services administratifs courants soit assujettie des principes de concurrence et de recouvrement des cots. Le gouvernement espre amliorer aussi l'efficacit des oprations gouvernementales dans leur ensemble et, en particulier, accrotre le rendement des gestionnaires de programmes. Le Department of Treasury est l'un des six dpartements fdraux autoriss crer un fonds des services concurrentiels en vertu de la Government Management Reform Act (GMRA). Ce fonds servira financer les services de nature commerciale, notamment : la formation, les services de consultation, le soutien des systmes comptables, le recouvrement de crances et d'autres services administratifs fournis aux agences et dpartements fdraux.

B. Leurs gestionnaires fondent leurs dcisions sur des renseignements, des analyses et des conseils financiers la fois opportuns et fiables.

  • Aux tats-Unis, le Department of Transport a conu pour les cadres un systme de rapport qui prsente des renseignements complets, cohrents, fiables et opportuns, et qui, par sa nature, encourage l'identification, l'analyse, la discussion et la rsolution transsectorielle des problmes. Le systme, baptis Executive Reporting Framework, extrait les renseignements financiers de divers systmes dpartementaux et permet en plus d'accder aux systmes financiers et aux systmes programms de divers organes administratifs. Il contient des renseignements aidant les dcideurs grer les ressources ou renseigner la haute direction sur ces ressources.

C. Il y a des contrles efficaces et conomiques, adapts au contexte gouvernemental, pour protger les biens et garantir la probit.

  • Au Royaume-Uni, les ministres sont dots de mcanismes pour contrler les biens et garantir la probit. Par exemple, tous les biens sont inscrits dans un registre, et des personnes distinctes assument la responsabilit des contrats, des commandes et de la rception des biens.
  • Aux tats-Unis, la Federal Managers' Financial Integrity Act prescrit justement la mise en place de contrles de gestion et de systmes comptables solides afin d'amliorer la gestion des programmes gouvernementaux. La Loi requiert plus particulirement la sauvegarde des biens. Les administrateurs gnraux sont tenus de prsenter chaque anne au Congrs et la Prsidence un rapport certifiant que leur organisme est raisonnablement certain d'utiliser des mcanismes de sauvegarde appropris.
  • Le programme d'assurance de la qualit de l'Environmental Protection Agency des tats-Unis prend appui sur les exigences de la Federal Managers' Financial Integrity Act. Il vise la sauvegarde des biens grce un systme de contrle interne, y compris un chantillonnage statistique des oprations comptables pour vrifier si les politiques et procdures en vigueur sont respectes. Les gestionnaires doivent remplir chaque anne un certificat attestant qu'ils ont vrifi les contrles financiers et se snot assures du respect des principes et normes comptables en vigueur. L'EPA prpare aussi des tats financiers annuels rendant compte de ses affectations. La vrification effectue par le directeur financier inclut une valuation des systmes de contrle internes.

D. Les gestionnaires comprennent leurs responsabilits financires et en rendent compte adquatement.

  • Au Royaume-Uni, tous les gestionnaires du ministre de l'Environnement ayant la charge d'un budget doivent suivre une formation sur leurs responsabilits financires et prparer un rapport de grance la fin de chaque anne pour confirmer qu'ils ont procd un examen rigoureux de leur gestion durant l'anne prcdente, repr les points faibles et dtermin les amliorations les plus importantes. Le rapport de grance a pour objet de dmontrer que le gestionnaire s'est bien assur de l'existence de contrles financiers satisfaisants dans son secteur de responsabilit et d'une gestion efficace des finances. Le service central des finances runit tous les rapports de grance et les soumet l'agent comptable avec un commentaire gnral sur la gestion des ressources pour l'anne vise, accompagn, le cas chant, de conseils sur les leons tirer ou les mesures prendre.
  • Aux tats-Unis, la Chief Financial Officers Act impose des exigences prcises en matire de rapports financiers, lesquelles viennent complter les contrles prescrits dans la Federal Managers' Financial Integrity Act. La plus importante de ces exigences concerne la vrification annuelle des tats financiers gnraux, obligatoire depuis l'exercice de 1996. compter de 1997, il faudra galement produire un tat financier gnral pour l'ensemble de l'administration fdrale, lequel sera vrifi par le General Accounting Office (GAO).
  • Six agences et dpartements amricains font actuellement l'essai d'un nouveau rapport de responsabilit prescrit par la Government Management Reform Act. Ce rapport rend compte la fois du rendement et de la gestion financire, renseignements prsents auparavant en deux rapports distincts.

Le nouveau rapport prsente un rsum de la mission, des objectifs et des indicateurs de rendement du dpartement ou de l'agence; ses tats financiers vrifis; une mise au point sur les contrles de gestion; un compte rendu de l'application de la Prompt Payment Act; un suivi de vrification; ainsi que d'autres renseignements d'intrt pour les gestionnaires et la clientle. Les donnes et les informations figurant dans le rapport englobent tous les secteurs et tous les systmes financiers. L'objectif vis est de donner une vision globale du dpartement ou de l'agence, son rendement par rapport ses objectifs court et long terme. Bref, le rapport a pour objet de rpondre la question : Dans quelle mesure le dpartement a-t-il russi faire ce qu'il s'tait propos de faire?

  • Aux tats-Unis, plusieurs dpartements et agences ont entrepris d'laborer un programme de gestion des cots par activit.
  • Au Royaume-Uni, dans la pratique, l'agent comptable dlgue les responsabilits en matire de gestion financire la division des finances, de mme qu'aux cadres hirarchiques.

Par exemple, au Department of the Environment, la responsabilit du budget d'exploitation est dlgue aux directeurs gnraux, qui la dlguent leur tour aux directeurs et aux chefs de division. Cela signifie que les frais d'exploitation du ministre sont administrs par quelque 90 centres de cots diffrents. La Direction gnrale des finances contrle les dpenses d'exploitation au niveau ministriel, l o se fait l'affectation des crdits parlementaires.

Le Department of the Environment a aussi plus de 100 programmes de financement bnficiant aux ministriels locaux, des organismes non gouvernementaux, des partenariats entre gouvernements locaux et entreprises, des organismes bnvoles, ainsi qu' des particuliers. La planification et le contrle de ces dpenses de programme est officiellement dlgue aux cadres hirarchiques.

Les responsabilits des gestionnaires chargs d'administrer un budget sont dfinies dans un nonc spcial. cela s'ajoutent des rgles strictes ou des exigences fondamentales en matire de gestion des ressources, ainsi que des conseils sur les pratiques exemplaires, runis dans un guide sur la gestion des ressources.

L'nonc sur la gestion des ressources expose en dtail les responsabilits dlgues par le Trsor. Chaque anne, le Parlement approuve les niveaux de ressources pour les programmes et l'administration. Le budget administratif de chaque centre de cots est tabli aprs le cycle ministriel de planification. Si un gestionnaire dlgue des fonctions financires des membres de son personnel, il est tenu de dfinir par crit les limites des responsabilits et pouvoirs dlgus. Les gestionnaires financiers et les gestionnaires de programme ne sont pas autoriss contracter des engagements dpassant les limites fixes sans l'autorisation pralable des Finances et, dans certains cas, du Trsor.

E. L'organisation, les mthodes et les systmes financiers rpondent aux normes oprationnelles de l'organisme.

  • Au Royaume-Uni, le gouvernement a rcemment approuv pour le Department of the Environment une structure et des lignes directrices claires en matire financire, tenant compte de la nature des programmes ministriels et plaant la responsabilit au niveau le plus bas possible pour garantir l'efficacit. Des mthodes et un systme appropris tayent ce nouveau rgime de responsabilit.
  • Aux tats-Unis, la Chief Financial Officers Act stipule quelles fonctions doivent relever des directeurs financiers et exige que ces derniers rendent compte directement l'administrateur gnral de leur dpartement ou agence. Chaque agence et chaque dpartement rgi par la Loi (il y en a en tout 24) doit soumettre un plan organisationnel l'approbation de l'administrateur du Office of Management and Budget. Ce plan dtaille les fonctions et responsabilits de son directeur financier.
  • En bout de ligne, l'administrateur gnral est le principal agent habilit dcider de la structure approprie pour l'administration des finances. Conformment la Chief Financial Officers Act, cette structure doit cependant tre approuve par l'administrateur du Office of Management and Budget.

2. Cadre de responsabilisation des gestionnaires

A. Gestion

i) L'excution des programmes et les principales dcisions sur les projets tiennent gnralement compte de l'aspect financier.

  • Au Royaume-Uni, c'est d'abord aux cadres hirarchiques que revient la responsabilit d'amliorer l'efficience de l'administration, des politiques et des programmes. L'approche d'un ministre doit prendre en considration les mthodes de service qu'il emploie (p. ex., services internes ou prestation par un tiers).
  • La planification long terme des dpenses s'effectue au moyen d'une enqute annuelle sur les dpenses publiques, ralise par le Trsor et le comit du Cabinet sur les dpenses publiques. Par exemple, les fonctionnaires chargs de l'administration d'un budget soumettent la Direction gnrale des finances leurs plans accompagns de priorits stratgiques, conformes aux politiques gouvernementales. Le ministre prsente tous ces plans au comit du Cabinet. Ce dernier formule ensuite des recommandations sur le niveau de ressources accorder chaque ministre. Une fois ces recommandations approuves par l'ensemble du Cabinet, la Direction gnrale des finances informe le secrtaire d'tat de la rpartition des ressources entre les divers programmes.

Ce processus constitue en partie une dcision sur les frais d'exploitation du ministre pour les trois prochaines annes. l'intrieur de ce cadre, les budgets d'administration et la planification long terme pour les directions gnrales sont ngocis et approuvs l'interne, en tenant compte de l'effet qu'a l'volution des grandes priorits sur les budgets.

  • La Direction gnrale des finances examine tous les projets de programme ou d'initiative susceptibles d'avoir des rpercussions financires avant qu'ils ne soient soumis l'approbation du ministre.

B. Les biens, responsabilits, recettes et dpenses sont grs de manire optimiser les mouvements de la trsorerie et limiter les frais d'immobilisation.

  • Les exemples qui suivent illustrent les mthodes employes aux tats-Unis :

- Recouvrement : L'Environmental Protection Agency (PA) utilise des botes postales, Fedwire, des entreprises de recouvrement ainsi que des avocats du Department of Justice pour acclrer la collecte et le traitement. L'EPA examine en ce moment la possibilit d'utiliser des botes postales lectroniques.

- Investissements : L'Environmental Protection Agency s'efforce de transfrer rapidement et efficacement les fonds recouvrs au Trsor, afin de limiter les frais d'emprunt.

- Paiements : L'EPA utilise un systme lectronique d'authentification (SA) pour le paiement des factures, lequel permet de traiter un paiement en un jour, comparativement trois pour le traitement manuel. Le versement des prts et subventions s'effectuent grce une chambre de compensation automatise, c'est--dire un systme lectronique de transfert de fonds.

- Caisse d'avances : Les demandes d'avances ont diminu de 48 % l'EPA grce l'utilisation de cartes de crdit (petits achats), cartes de voyage et traites (autres remboursements).

C. Renseignements et conseils

Les gestionnaires de tous les niveaux ont accs en temps opportun des conseils fiables sur les responsabilits financires du gouvernement.

  • l'Environmental Protection Agency des tats-Unis, les cadres suprieurs de l'administration centrale et des bureaux rgionaux assument maintenant les grandes responsabilits relatives la gestion des ressources en plus de leurs fonctions habituelles. Cet ajout avait pour objet d'intgrer la gestion des ressources aux achats, aux programmes de subvention et la gestion financire. Les fonctions de gestion des ressources incluent la formulation et l'excution de budgets, l'application de la Chief Financial Officers Act, ainsi que la gestion des ressources internes et externes de l'agence. Les fonctionnaires responsables de la gestion des ressources et leur personnel ont accs au systme de gestion financire de l'organisation et peuvent produire des rapports spciaux au moyen d'un autre systme informatis.
  • Executive Window, le systme d'information en direct de la General Services Administration (GSA) donne des renseignements complets sur les finances, les programmes et le rendement, et inclut divers outils permettant d'analyser ces donnes et de les prsenter graphiquement.
  • Le Department of Commerce des tats-Unis travaille actuellement mettre en place un systme de gestion la fine pointe qui remplacera ou intgrera les fonctions des divers systmes financiers et administratifs existants. De plus, le dpartement est en train de dvelopper pour les cadres un systme d'appui au processus dcisionnel qui donnera accs l'information de diffrentes bases de donnes.

3. Mthodes

Les mthodes utilises pour runir des donnes et garantir la ralisation des attentes pourraient avoir les caractristiques suivantes :

A. Les mthodes sont bien cibles (axes sur les pratiques, systmes et services ministriels de gestion financire).

  • Au Royaume-Uni, une unit distincte revoit rgulirement les systmes financiers et les systmes d'exploitation du ministre.
  • En Nouvelle-Zlande, les rapports annuels des ministres et de la plupart des socits d'tat incluent un nonc sur la performance, dcrivant les indicateurs de rendement pour chaque catgorie de rsultats. Les donnes sur le rendement sont revues par le Audit Office. Les objectifs de rendement atteindre sont dfinis au dbut de l'anne dans un nonc d'intention (socits d'tat) ou un rapport prvisionnel (ministres). L'information sur le rendement n'est pas tout fait aussi pertinente qu'elle pourrait l'tre pour assurer la responsabilisation; mais, au moins, la structure est en place.
  • Aux tats-Unis, la gestion financire est principalement la responsabilit des agences individuelles. La Chief Financial Officers Act dcrit les fonctions et responsabilits du directeur financier et de son adjoint, ainsi que le lien hirarchique du directeur avec l'administrateur gnral de l'agence. Le Office of Management and Budget nonce des lignes directrices et fixe les orientations gnrales, mais c'est chaque agence de voir la mise en oeuvre comme telle. Les principaux outils permettant d'attirer l'attention des agences sur les pratiques, systmes et services de gestion financire sont le rapport annuel et les autres rapports obligatoires (p. ex., les rapports requis en vertu de la Chief Financial Officers Act), la vrification annuelle des tats financiers et la dclaration de sauvegarde prsente la Prsidence et au Congrs en vertu de la Federal Managers' Financial Integrity Act.

B. Les mthodes fournissent des renseignements significatifs l'administrateur gnral (les dclarations de sauvegarde ainsi que les rapports sur les correctifs appliqus contiennent assez de dtails).

  • Au Royaume-Uni et en Nouvelle-Zlande, on prsente au secrtaire permanent un rsum des importantes constatations dcoulant de la vrification, ainsi que des correctifs proposs. Les cadres suprieurs reoivent pour leur part des donnes succinctes sur les carts importants entre les objectifs fixs et les rsultats financiers obtenus. Enfin, on prpare toujours un aperu des progrs pour les runions de contrle avec le secrtaire permanent.
  • Aux tats-Unis, le rapport annuel requis en vertu de la Federal Managers' Financial Integrity Act relve, le cas chant, toute faiblesse matrielle et propose un plan de redressement, incluant un calendrier sommaire de mise en oeuvre. Et c'est aux chelons les plus levs des dpartements et agences (administrateur gnral) que cette information est examine.

C. Les mthodes incluent des lignes directrices gnrales (attentes et objectifs communs tous les organismes pour garantir la cohrence).

  • Au Royaume-Uni, le cadre de responsabilisation et les objectifs de gestion financire de chaque ministre sont approuvs par le secrtaire permanent qui peut, l'occasion, les soumettre au comit des cadres suprieurs. Au besoin, on dveloppe des systmes communs pour les paiements, la comptabilit, etc.
  • Le Department of Commerce des tats-Unis a rdig une srie de guides sur les questions relatives la gestion financire : normes et principes comptables, gestion de l'encaisse, gestion du crdit et gestion de la dette. Ces guides sont la principale source d'information sur les directives de gestion financire mises par les diverses agences de contrle (notamment le Office of Management and Budget) ou les politiques spcifiques du dpartement. Ils contiennent aussi des indications sur les autres documents de rfrence, comme les recueils de droit public et les circulaires du Office of Management and Budget, afin d'orienter les gestionnaires qui doivent faire des recherches plus pousses ou rgler un problme plus complexe li la comptabilit ou la reddition de comptes.

D. Les mthodes sont adaptes aux exigences propres chaque organisme, ainsi qu' la nature de ses activits de gestion).

  • Aux tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a mis en place un programme de recouvrement des cots, appel Superfund. Ce programme permet aux parties responsables de la contamination d'un site d'obtenir des renseignements plus dtaills que ceux fournis par le systme comptable de l'agence. Pour rpondre ces besoins d'information, l'EPA s'est dote de deux systmes additionnels (le Superfund Cost Organization and Recovery Enhanced System et le Superfund Cost Recovery Image Processing System). Le premier produit des rapports sommaires sur les oprations concernant un site dtermin et le second contient les images l'appui des tats rcapitulatifs.

E. Les mthodes ne sont pas trop lourdes (c'est--dire que, dans la mesure du possible, les donnes justificatives derrire la dclaration de sauvegarde sont extraites de sources et de mcanismes d'information existants, mettant profit la technologie moderne de l'information.

  • Aux tats-Unis, le rapport de responsabilit l'essai dans six dpartements (Social Security Administration, General Services Administration, National Aeronautics and Space Administration, Nuclear Regulatory Commission, Department of Veterans Affairs et le Department of Treasury) prsente dans un seul document tous les renseignements sur la gestion financire, de manire en faciliter l'accs. Le Office of Management and Budget a aussi consolid en un seul plusieurs de ses rapports sur la gestion financire - rapport intitul Federal Financial Management Status Report and Five-Year Plan.

4. tats financiers

Application des mthodes et principes comptables gnralement accepts.

  • En Nouvelle-Zlande, les ministres et socits d'tat sont tenus lgalement de respecter les mthodes et principes comptables gnralement accepts, y compris en matire de comptabilit d'exercice. Les comptes consolids de l'tat respectent d'ailleurs la lettre ces mthodes et principes.

Les autres points d'intrt concernent la pertinence et la qualit des renseignements contenus dans les bilans financiers, notamment en ce qui a trait l'apprciation du patrimoine et des infrastructures, de mme qu' la reconnaissance des obligations gouvernementales (bien-tre social, pensions, etc.).

  • En 1990, le gouvernement des tats-Unis a cr un conseil consultatif et l'a charg de recommander des normes et principes comptables pour l'administration fdrale. partir de ces recommandations, l'Office of Management and Budget a dict des normes de base pour l'ensemble de l'administration fdrale. Les 24 organismes viss par la Chief Financial Officers Act (version rvise) sont de plus tenus de prparer chaque anne des tats financiers et de les faire vrifier.

5. Dclaration annuelle de gestion

C'est par des affirmations sur l'tat des affaires dans leur sphre de responsabilit que les hauts fonctionnaires dmontrent leur rendement. L'administrateur gnral qui affirme que telle ou telle responsabilit financire a t remplie fait ce qu'on appelle une dclaration de gestion. Pour accrotre le degr de confiance avec lequel ces dclarations sont faites, il faudrait doter les organismes de systmes d'information et de contrle, ainsi que procder divers types d'examens (vrifications internes, valuations de programmes, tudes spciales, etc.).

  • En Nouvelle-Zlande, le rapport annuel des ministres et des socits d'tat doit lgalement inclure un nonc de responsabilit sign par le sous-secrtaire d'tat et par l'agent financier principal.
  • Aux tats-Unis, les hauts fonctionnaires ont plusieurs moyens d'exposer leurs points de vue. Le plan quinquennal et le rapport d'tape sur la gestion des finances fdrales, le rapport requis en vertu de la Federal Managers' Financial Integrity Act et le nouveau rapport de responsabilit permettent la haute direction de se prononcer sur le rendement gnral de leur organisme. cela s'ajoute le rapport semestriel de l'inspecteur gnral au Congrs, qui donne la haute direction l'occasion d'exposer son point de vue sur les grandes questions souleves par l'inspecteur.

Conformment la Government Performance and Results Act, les agences doivent chaque anne laborer un plan stratgique et fixer des objectifs de rendement, puis rendre compte de leurs rsultats. Pour l'anne 1998, les agences et dpartements vont porter une attention particulire la planification stratgique et vont s'attacher dfinir des indicateurs de rendement spcifiques pour leurs programmes. Ces indicateurs permettront aux administrateurs gnraux et aux autres intresss de mesurer les progrs.

  • Huit organismes excutifs font actuellement l'essai d'un rapport de responsabilit qui ressemble un rapport de gestion financire, mais inclut des donnes sur le rendement. Le rapport prsente les indicateurs de rendement de l'organisme, son tat financier, ainsi qu'un bilan des mesures de contrle visant sauvegarder les ressources et l'intgrit des programmes et des activits administratives.

6. Gestion des recettes

Initiatives rcentes qui ont trait aux politiques et pratiques de gestion des recettes provenant des services, de la vente de biens ou d'autres sources.

A. Gestion des comptes dbiteurs, y compris les rgles concernant les limites de crdit, la compensation des comptes crditeurs et des comptes dbiteurs, la saisie de biens pour rgler les comptes, etc.

  • Utilisation des remboursements d'impt pour compenser les crances : En vertu d'une entente avec l'Internal Revenue Service, la General Services Administration tablit une liste informatise de ses cranciers en dfaut et la soumet au Internal Revenue Service afin que celui-ci fasse un rapprochement avec ses fichiers de remboursement de l'impt. Lorsqu'il y a concordance, les remboursements sont retenus et servent acquitter directement la dette. Cette mthode a permis la General Services Administration de recouvrer des dettes qu'elle n'avait pas russi recouvrer par d'autres moyens.
  • Le gouvernement amricain est aussi dot d'une base de donne interactive (Credit Alert Interactive Voice Response System) permettant d'avoir des renseignements sur les dbiteurs en dfaut. Grce cette base de donne, le gouvernement fdral peut viter de prter des personnes lui devant dj de l'argent. C'est--dire que l'tat refuse tout crdit jusqu' ce que le demandeur ait pay sa dette ou ait conclu une entente avec l'organisme auquel il doit de l'argent. En 1995, sur 2,4 millions de requtes, le systme a repr 32 000 dbiteurs fautifs.
  • La Debt Collection Improvement Act de 1996 permet la compensation lectronique lorsqu'un particulier ou une organisation a une dette envers le gouvernement.

B. Gestion des mouvements de trsorerie (p. ex., utilisation du transfert lectronique de donnes pour simplifier et acclrer les paiements).

  • Aux tats-Unis, le march pour la technologie du transfert lectronique de donnes et les technologies apparentes crot de mois en mois. Il semble donc invitable que celle-ci devienne l'outil de prdilection pour les changes commerciaux dans ce pays. Le gouvernement fdral souhaite simplifier et amliorer la gestion des approvisionnements et des autres activits financires aux tats-Unis, de mme qu'en rduire le cot, en implantant de nouvelles mthodes de paiement dans l'ensemble de l'administration fdrale d'ici cinq ans.

- Dbit prautoris : La General Services Administration offre depuis peu ses cranciers de payer par dbit prautoris. Si cette mthode est retenue, l'organisme est assur de recouvrer son argent, parce que le montant d est prlev automatiquement du compte du crancier. Cette mthode de paiement rduit aussi les cots d'administration.

- La General Services Administration est aussi dote d'un systme de paiement lectronique (Paperless Information Exchange Payment System) lui permettant de recevoir par voie lectronique les factures de ses fournisseurs. Elle paie ensuite ces derniers par la chambre de compensation automatise, inscrit la dpense au compte appropri, puis avise les fournisseurs du paiement - tout cela, sans qu'il soit ncessaire de faire une saisie manuelle. On ne procde qu' l'occasion au rapprochement des comptes.

- Le rseau ePay permet aux organismes de payer leurs factures de services publics par voie lectronique et leur permettra bientt de payer galement d'autres services rcurrents. Il suffit que les fournisseurs soient abonns ce rseau commercial. Les instructions de paiement et les autres informations concernant les paiements (p. ex., numro de facture) sont transmises par voie lectronique, et le rglement et le rapprochement se font par le rseau.

- Le Trsor utilise le Federal Financial System, un systme de comptabilit vendu dans le commerce, pour suivre et contrler les dpenses de sept bureaux sur ses 12. Le systme calcule et reporte automatiquement les intrts. Le Trsor utilise aussi un systme appel Report Management System pour rendre compte des activits financires de ses programmes. Ce systme est mis jour quotidiennement. Gestionnaires, comptables, agents de programmes et agents du budget peuvent le consulter. Le Trsor utilise en plus une chambre de compensation automatise qui permet de dposer directement dans le compte des fournisseurs l'argent qui leur est d, ainsi que de transfrer des donnes par voie lectronique. l'avenir, la technologie de transfert lectronique de donnes sera aussi utilise pour les recouvrements et pour le remboursement des contribuables.

C. Facturation des intrts pour les comptes en souffrance.

  • Aux tats-Unis, la Federal Claims Collection Act de 1966 (loi rvise) permet aux administrateurs gnraux de facturer des intrts pour les dettes impayes, d'imposer des frais pour le traitement des crances en dfaut, ainsi que d'imposer des pnalits. Des exemples suivent :

- En aot 1994, Rural Development a mis en place un systme de paiements prautoriss pour le recouvrement des prts aux communauts et aux entreprises. Aprs entente avec l'emprunteur, Rural Development prlve directement du compte de ce dernier les montants dus la date d'chance. Le dbit est effectu et enregistr par le service des finances de Rural Development. Ce systme diminue le nombre de retards et d'arrirs, et limine l'intervention de l'emprunteur dans la procdure de paiement. Rural Development prvoit galement implanter cette mthode de paiement pour les emprunts lectroniques et tlphoniques.

- Rural Development utilise le programme de compensation du Internal Revenue Service pour recouvrer les prts chus qui n'ont pas t rembourss. Rural Development a recouvr grce ce programme 2,2 millions de dollars pour les quatre premiers mois de l'anne 1996. Depuis la cration du programme, en 1997, Rural Development a recouvr des crances totalisant plus de 36 millions de dollars.

- Rural Development collabore actuellement avec une banque prive afin de mettre en place un systme de botes postales pour les emprunts lectroniques et tlphoniques. Les emprunteurs pourront ainsi, grce une chambre de compensation automatise, transfrer eux-mmes des fonds de leur institution financire Rural Development. Le compte de l'organisme sera crdit le jour suivant. La banque fournira sur bande un relev mensuel sur les recouvrements au service des finances de Rural Development, dans un format permettant la mise jour automatique du fichier des emprunteurs. Les tapes subsquentes du projet prvoient la modification des numros de comptes par la banque, le rapprochement des montants pays avec les montants dus, ainsi que le passage au dbit prautoris.

7. Gestion des dpenses

A. Mthodes de gestion de la trsorerie (p. ex., utilisation de paiements rguliers et prdtermins afin d'viter les intrts pour les paiements en retard).

  • Le gouvernement amricain s'est fix comme principal objectif de payer ses factures temps et de recouvrer l'chance l'argent qu'on lui doit. Il ne veut tolrer aucun flottant. Pour atteindre cet objectif, il tire parti de techniques modernes, comme le transfert lectronique de donnes, de fonds et de prestations, les cartes de crdit (pour les recouvrements) et les cartes de paiement (pour les voyages, la gestion du parc automobile et les petits achats). Le gouvernement fdral est en outre capable de procder des compensations sans que le payeur ou le dbiteur ait intervenir. Voici quelques exemples d'application de ces techniques modernes :

- Un systme de paiement automatis des marchs de services, appel Fixed Contract Payment System, permet de payer automatiquement une somme fixe intervalles rguliers, sans qu'il soit ncessaire pour le fournisseur de soumettre une facture ou de prsenter un rapport. Les Finances effectuent automatiquement le paiement 30 jours aprs la dernire journe de service, sans attendre une facture ou un rapport. Le montant vers correspond au paiement mensuel convenu dans l'entente de service, moins dductions, le cas chant. Les marchs de services sont automatiquement retirs du systme un mois avant leur expiration. Les Finances demandent alors un rapport final par la voie habituelle pour vrifier si toutes les exigences du march ont t remplies avant de fermer le dossier. Les Finances attendent pour effectuer le dernier paiement de recevoir le bordereau de rception final ou une autorisation similaire de l'agent ayant pass le march.

- L'administration fdrale utilise l'International Merchant Purchase Authorization Card (IMPAC) pour ses achats. Cette carte commerciale d'achat permet de simplifier l'acquisition des biens et services dont la valeur ne dpasse pas 2 500 $, et limine ainsi la ncessit de commander des bons de petite caisse.

- L'administration fdrale dispose aussi d'un programme de paiement spcial pour les fournisseurs avec lesquels elle fait affaires tous les jours. Aprs expdition de la commande quotidienne au dpartement acheteur, le fournisseur envoie une facture lectronique la socit de crdit de ce dernier. La socit paie le fournisseur et facture le dpartement au moyen de son logiciel de traitement des oprations sur carte de crdit, puis le remboursement est effectu en moins de 24 heures.

- Le transfert lectronique de prestations (TP) est une mthode de distribution des allocations (p. ex., scurit sociale) et des prestations en nature (p. ex., coupons d'alimentation) utilisant les cartes de dbit. L'administration fdrale se donne jusqu'en 1999 pour implanter un systme national de transfert lectronique des prestations (prestations fdrales et prestations propres chaque tat) qui est convivial et ne requiert qu'une seule carte par bnficiaire. Huit des tats amricains exploitent dj un tel systme sur l'ensemble de leur territoire.

- Le Trsor utilise un service appel Quick Pay qui paie les factures infrieures un montant dtermin avant mme la confirmation de la livraison. Il procde ensuite un chantillonnage statistique de ces factures par mesure de contrle. Le Trsor a pour pratique de profiter de tous les escomptes pour paiement anticip, lorsque c'est possible.

B. Escomptes pour paiement anticip

  • Aux tats-Unis, la General Services Administration dploie continuellement des efforts pour amliorer la gestion de la trsorerie. C'est ainsi que, rcemment, elle a dvelopp une page d'accueil permettant aux fournisseurs qui visitent son site Internet de dcouvrir dix faons de se faire rembourser rapidement l'argent qui leur est d par le gouvernement. Cette liste encourage non seulement les fournisseurs s'abonner un systme de transfert lectronique de fonds, mais leur recommande aussi d'offrir des escomptes pour le paiement anticip.
  • Presque tous les paiements rcurrents de la National Aeronautics and Space Administration (NASA) sont acquitts par voie lectronique. L'organisme encourage ses centres de paiement utiliser le plus possible les paiements lectroniques. Grce l'implantation d'un systme lectronique d'authentification dans l'ensemble de ses centres, la NASA a russi raccourcir de deux jours le dlai requis pour obtenir une autorisation de paiement du Trsor. Les rcentes initiatives de rationalisation de l'organisme peuvent tre groupes en deux catgories : pratiques exemplaires et restructuration. Parmi les pratiques exemplaires figurent une rationalisation des pratiques de remboursement pour les frais de voyage (l'organisme fait maintenant un chantillonnage statistique plutt que de vrifier une par une toutes les pices justificatives) et l'utilisation de cartes bancaires et de transferts lectroniques de fonds la place du fonds d'avance. Les initiatives de restructuration, pour leur part, incluent le regroupement des activits de traitement de la paye et de remboursement des frais de voyages.

C. Autres

  • Le service des finances de Rural Development a implant la signature et la facturation lectroniques pour certaines dpenses de projet. l'heure actuelle, ces factures sont postes au centre financier national du Department of Agriculture, la Nouvelle-Orlans, qui s'occupe de la conversion des donnes et du paiement. Grce au systme de facturation lectronique, les bureaux rgionaux de Rural Development pourront eux-mmes contrler leurs fonds et acheminer leurs factures par voie lectronique, y compris authentifier les factures en vue de leur paiement et apporter des modifications aux renseignements figurant sur les factures.

8. Analyse comparative des rsultats financiers

A. tablissement d'indicateurs de rendement budgtaires et de jalons pour comparer les rsultats rels.

  • Le gouvernement de la Nouvelle-Zlande runit et publie une quantit importante de renseignements sur la qualit, le volume et le cot de sa production. Certains ministres comparent leur rendement celui d'autres ministres. Il y a mme eu des tentatives pour tablir des ratios et des indicateurs qui permettraient de comparer les intrants et les mthodes, mais comme les rsultats ont tendance tre uniques chacun, on a fait peu ce chapitre.
  • Aux tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a labor deux sries d'indicateurs pour jauger le rendement dans des domaines critiques de la comptabilit et de la gestion financire. La premire srie porte d'indicateurs sur des responsabilits cls de comptabilit et de gestion financire. Elle englobe les comptes dbiteurs, le paiement des fournisseurs, le versement des subventions, le relev des oprations de caisse et les activits de recouvrement des cots. La deuxime srie d'indicateurs porte sur des aspects plus gnraux de la gestion financire, notamment les marchs de services, les subventions, les immobilisations, la gestion des fonds et la gestion financire des programmes. Les indicateurs sont encore l'essai.

B. Utilisation d'indicateurs de rendement afin de comparer diffrents programmes au sein d'un organisme ou d'un gouvernement national, voire tablir des comparaisons avec le secteur priv et d'autres tats.

  • La Social Security Administration des tats-Unis est dote d'un vaste ventail d'indicateurs de rendement, utiliss dans la formulation et l'excution des budgets, ainsi que la rpartition des cots entre le programme des fonds en fiducie et le programme du fonds d'administration. Pour prvoir les besoins et remplir ses responsabilits lgales en matire de rpartition des cots, l'organisme fait un suivi rgulier de la charge de travail (reus, documents traits, dossiers en suspens), des exercices financiers, de la productivit et des cots l'unit. Il a labor des formules pour valuer le rendement, dtermin la capacit des systmes en place valuer le rendement, consult la clientle et les autres intresss sur les prfrences en matire de service et labor un nouveau plan d'activit qui est bas sur les rsultats de cette consultation. L'organisme utilise aussi certains indicateurs pour contrler les rsultats (notamment l'exactitude des paiements). Son rapport de responsabilit inclut des indicateurs ayant pour objet de dterminer si les programmes donnent les rsultats attendus, si les niveaux de financement conviennent et si les oprations sont efficaces, ainsi que d'valuer les progrs par rapport aux objectifs gnraux.
  • La Joint Commission for the Accreditation of Health Care Organizations value les hpitaux pour anciens combattants et la majorit des institutions qui dispensent des soins de sant aux tats-Unis. Elle utilise pour cela des critres normaliss portant sur la structure, les mthodes de travail et certains rsultats. Ces critres d'valuation permettent de comparer diverses institutions publiques, ainsi que d'tablir des comparaisons avec le secteur priv; en effet tous les tablissements qui dispensent des soins de sant utilisent les mmes critres.

9. Technologie de l'information

Utilisation de techniques modernes pour saisir les donnes et prsenter la direction et au personnel une information pertinente, dans un format pratique.

A. Mise en place de systmes comptables et de systmes de gestion financire efficients, efficaces et conomiques.

  • En 1996, le prsident des tats-Unis a ratifi l'Information Technology Management Reform Act, crant les postes de dirigeant principal de la technologie de l'information (TI). La Loi oblige aussi l'administrateur principal de l'Office of Management and Budget greffer au processus budgtaire une procdure d'analyse, de suivi et d'valuation des risques et rsultats dcoulant des grands investissements des agences excutives dans les systmes d'information. Elle pousse aussi un cran plus loin les exigences nonces dans la Chief Financial Officers Act concernant les systmes comptables : elle requiert une collaboration entre l'administrateur gnral, le dirigeant principal de la TI et le directeur financier pour garantir l'efficacit des systmes (c.--d., leur capacit produire des donnes fiables et compltes pour les tats financiers).
  • Les douanes amricaines utilisent un systme automatis pour recouvrer les droits, taxes et redevances. Le systme permet de suivre et contrler toutes les importations en sol amricain et est reconnu comme l'un des grands systmes administratifs les plus sophistiqus et les mieux intgrs au monde. Grce au transfert lectronique de donnes et l'chantillonnage statistique, il a permis de rduire les cots et la paperasse pour le service des douanes aussi bien que pour les importateurs.
  • L'Environmental Protection Agency utilise un logiciel de gestion financire, de comptabilit prt--utiliser pour grer ses oprations financires. Le logiciel, auquel il a suffi d'apporter quelques modifications pour rpondre aux besoins spciaux de l'EPA, a permis des conomies apprciables. En effet, le dveloppement et le maintien d'un logiciel sur mesure l'interne auraient cot beaucoup plus cher et auraient pu causer beaucoup de problmes. L'EPA fait partie d'un groupe interorganisationnel d'utilisateurs, qui conseille le concepteur du logiciel pour faire en sorte que celui-ci continue de rpondre efficacement et conomiquement aux besoins de l'administration fdrale. Elle procde de plus rgulirement des mises niveau (au moins une fois par anne) afin de suivre l'volution des exigences en matire de gestion financire.

B. Politiques et procdures concernant le dveloppement et la mise en place des systmes de TI.

  • L'Information Technology Management Reform Act de 1996 (aussi appele loi Clinger-Cohen) a radicalement modifi la manire dont le gouvernement amricain planifie et effectue l'acquisition des grands systmes de TI. C'est aux administrateurs gnraux que revient la responsabilit du succs en la matire. De plus, la Loi simplifie et amliore les mthodes employes par l'tat pour grer son important portefeuille d'investissements en TI : i) elle fixe les critres devant servir valuer les programmes d'investissement, critres inspirs des pratiques exemplaires d'entreprises ayant connu elles-mmes du succs dans ce domaine; ii) elle prend exemple sur les russites du secteur priv et cre un poste de dirigeant principal de la TI dans toutes les agences excutives et dans chacune des grandes agences indpendantes, plaant le titulaire sous l'autorit directe de l'administrateur gnral et le dsignant comme principal responsable pour tout ce qui touche la gestion de la TI et l'application de la Paperwork Reduction Act dans l'agence; iii) elle encourage la participation des groupes interorganisationnels afin de permettre le partage de la technologie et du savoir-faire; iv) elle encourage les agences chelonner les acquisitions, de manire pouvoir mieux cibler les achats.

L'Office of Management and Budget demande aux dpartements et aux agences de respecter les lignes directrices suivantes, diffuses dans une note de service en date de fvrier 1997 :

  1. (le systme rpond aux exigences de la mission fondamentale confie l'organisme;
  2. aucun autre organisme, priv ou public, ne peut faire le travail;
  3. les mthodes de travail ont t simplifies afin d'accrotre les chances de trouver un logiciel convenable dans le commerce;
  4. la gestion et l'analyse du portefeuille montrent que l'investissement rapportera autant ou plus qu'un autre investissement en TI;
  5. le systme obit aux normes architecturales de l'organisme et de l'administration fdrale;
  6. on a procd des essais, rduit le plus possible le nombre d'adaptations, fix des indicateurs de progrs et obtenu l'appui des gestionnaires pour rduire les risques et garantir que le produit achet rponde aux attentes;
  7. l'approvisionnement modulaire permet d'acheter des lots plus petits et de faire en sorte que les dlais de livraison ne dpassent pas 18 mois;
  8. les risques sont adquatement rpartis entre le fournisseur et l'organisme, c'est--dire qu'on privilgie l'utilisation de contrats fonds sur le rendement plutt que sur l'effort ou le cot.
  • Rural Development a adopt des politiques et des procdures spcifiques relativement la gestion des demandes de modification, d'amlioration ou de dveloppement de systmes informatiss. Un conseil d'examen, form de cadres suprieurs, approuve l'affectation des ressources en fonction des objectifs stratgiques court et long terme. Un comit d'examen des systmes, constitu de fonctionnaires responsables de la gestion des finances ou de programmes, dtermine l'ordre de priorit des demandes.

C. Intgration des bases de donnes sur les ressources humaines, matrielles et financires.

  • L'Office of Public and Indian Housing, une composante du Department of Housing and Urban Development, a particip un projet visant la mise en place d'un systme intgr permettant de grer les contrles financiers, ainsi que de satisfaire aux exigences en matire de rapports. Le projet avait pour objectif gnral le dveloppement d'un systme comptable intgr rpondant la fois aux besoins du dpartement et de l'organisme central. Il fallait plus particulirement satisfaire aux exigences lgales relatives la comptabilit des dpenses. Le systme, qui fonctionne dans un environnement Windows et est dot d'une interface conviviale, offre un accs direct une base de donnes centrale.
  • Les 12 bureaux du Department of Treasury utilisent un seul et mme processeur pour l'administration de la paye. Cela garantit une plus grande cohrence dans l'administration des diverses primes spcifiques ces bureaux. Et parce que l'information est enregistre dans une seule base de donnes, il est facile de la partager avec d'autres organismes.
  • Le logiciel prt--utiliser de l'Environmental Protection Agency intgres les fonctions de comptabilit, de gestion financire et de budgtisation. L'EPA travaille de plus installer un module additionnel, faisant lui aussi partie du logiciel et intgrant les fonctions de gestion des immobilisations et des biens. Elle a dvelopp des interfaces reliant son systme financier son systme de gestion de la paye et du personnel, de sorte que les donnes peuvent tre transmises rapidement de l'un l'autre, sans qu'il soit ncessaire de faire une nouvelle entre au clavier. Il existe galement une interface pour les systmes servant administrer les subventions et les approvisionnements.

10. Rapports sur la grance

Selon le vrificateur gnral du Canada, un rapport sur la grance rend compte de la gestion et des responsabilits gnrales du ministre et des hauts fonctionnaires. Il couvre l'ensemble de leurs pouvoirs et obligations. Sa porte est beaucoup plus grande que celle du rapport annuel, qui ne traite que du respect des obligations financires. Par exemples, un document public ne donne pas de renseignements dtaills sur la porte des programmes, leurs objectifs stratgiques court et long terme, leur planification et les indicateurs susceptibles d'aider valuer les rsultats finaux ou annuels.

  • Au Royaume-Uni, les fonctionnaires qui administrent un budget doivent produire chaque anne un rapport sur la grance des dpenses lies aux programmes ou l'administration. Les directeurs gnraux rendent compte l'administrateur comptable des messages cls de ce rapport. La Direction gnrale des finances produit un rapport gnral, fixant les priorits pour les actions futures.
  • En Nouvelle-Zlande, le cadre de planification et de rapport du gouvernement se veut aussi complet que possible. Le gouvernement est lgalement tenu de respecter certains principes de gestion financire responsable (dfinis dans la Fiscal Responsibility Act de 1994) et de rendre compte rgulirement de l'application de ces principes. Voici les principaux documents requis :

- Une mise au point sur la situation conomique et fiscale, publie en mme temps que le budget. Ce document, rvis en dcembre et avant chaque lection, est produit par le secrtaire du Trsor plutt que par le gouvernement au pouvoir.

- Un budget des dpenses (inclus dans le budget), dcrivant les grands objectifs de chaque secteur, les montants dpenser, les indicateurs de rendement et les rsultats attendus.

- Un rapport prvisionnel ou un nonc d'intention, donnant des renseignements supplmentaires sur les objectifs gnraux et les objectifs financiers de chaque ministre ou socit d'tat.

- Des tats financiers consolids, publis annuellement pour chaque socit d'tat.

- Un rapport annuel pour chaque ministre et socit d'tat, rendant compte des rsultats obtenus par rapport aux objectifs dfinis dans le rapport prvisionnel ou l'nonc d'intention, ainsi que par rapport certains lments de la prvision des dpenses.

La principale faiblesse de ce rgime de reddition de comptes, c'est que les ministres et les socits d'tat ne font pas rapport sur certains lments du budget des dpenses (principal document sur lequel s'appuie le Parlement pour approuver et contrler les dpenses) ou ne font qu'un rapport partiel.

  • Aux tats-Unis, les tats financiers des agences fdrales doivent inclure des informations sur la grance.
  • Aux tats-Unis, huit agences vont faire l'essai d'un nouveau rapport de responsabilit standard pour l'exercice 1996. Ce rapport prsentera non seulement les informations financires habituelles, mais aussi des dtails sur la mission et le rendement de l'agence.

11. La conscience des organismes

tendre le cadre de responsabilisation du contrleur pour y inclure, en plus des fonctions financires, un rle de conscience objective, c'est--dire amener celui-ci porter un jugement sur les donnes et les hypothses des grands projets, ainsi que les rsultats projets.

  • Au Royaume-Uni, la Direction gnrale des finances revoit et questionne systmatiquement les propositions financires.
  • Aux tats-Unis, le gouvernement a recommand l'utilisation du mot controller la place de comptroller, parce que le premier a, tout comme le directeur financier d'un organisme, pour tche de rgir, diriger et restreindre les dpenses et les finances, aussi bien que de les vrifier. En ce sens, on peut dire que le controller joue un peu le rle de miroir pour les organismes, leur permettant de voir sir leurs programmes sont vraiment efficaces.
  • Aux tats-Unis, un processus d'examen financier exhaustif et, par nature, ouvert permet l'organisation financire de participer pratiquement toutes les initiatives ou aux analyses qu'elle souhaite.
  • Dans ce pays, c'est au directeur financier que revient la responsabilit d'duquer les cadres suprieurs et les chargs de programme sur l'importance de la gestion financire dans l'ensemble de l'organisation. Et la cl de cette ducation, c'est la communication entre les divers groupes.

12. Contrles internes

Ncessit d'amliorer constamment les contrles en cette re des changes lectronique, des bases de donnes interconnectes et des rseaux informatiques.

Les exemples qui suivent viennent des tats-Unis :

  • Traitement des factures lectroniques ligne par ligne : Lorsque la General Services Administration a commenc accepter les factures transmises par voie lectronique, elle a craint des problmes dans le traitement et le paiement en l'absence d'intervention humaine pour vrifier les montants et les obligations. Pour remdier cela, elle a dcid de traiter les factures ligne par ligne; c'est--dire que pour que le paiement se fasse, l'obligation, le bordereau de rception (en cas de besoin) et les factures doivent tous trois porter le numro de commande, le numro d'inventaire, la quantit et le prix unitaire appropris.
  • Grce une interface de courtage et un rseau de communication financire, les transferts lectronique de donnes vont devenir encore plus courants et il sera possible de recouvrer les crances par voie lectronique au Department of Treasury et au service des douanes. L'utilisation du systme pour les recouvrements sera ultrieurement tendue, et on y ajoutera le traitement des remboursements destins au public.
  • Le systme de gestion financire de Veterans Affairs, Austin, accepte les notes de crdit des fournisseurs pour le paiement des factures ouvertes, de manire acclrer le recouvrement des sommes dues au dpartement.
  • Scurit : l'Environmental Protection Agency, l'accs au systme des petits achats est restreint certains employs, dont le nom apparat sur une liste de contrle, l'intrieur du systme. L'accs la liste mme est trs surveill.
  • Intgrit des donnes : l'Environmental Protection Agency, chaque agent aux achats revoit les soumissions prsentes en rponse aux appels d'offres. La soumission doit satisfaire exactement aux exigences stipules dans l'appel d'offre. L'agent communique directement avec le soumissionnaire lorsqu'il veut vrifier une information apparaissant dans la soumission.
  • L'administration fdrale dans son ensemble procde des contrles prventifs, et de mme certaines agences en particulier. Au niveau de l'administration fdrale, le President's Council on Integrity and Efficiency vrifie les grands systmes lectroniques avant qu'ils ne soient mis en place. Il l'a fait pour le systme de transfert lectronique des prestations et, plus rcemment, pour le systme rgissant l'utilisation des cartes de crdit pour les petits achats, les voyages et les activits de la flotte.

13. Vrifications externes

Recours aux services d'entreprises prives pour vrifier les processus et les rapports de l'organisme en matire d'excution et de gestion.

  • Au Royaume-Uni, les comptes ministriels sont vrifis par le National Audit Office, qui publie une lettre annuelle sur la gestion. L'office effectue galement deux ou trois tudes par anne sur le rendement obtenu des divers programmes en contrepartie de l'argent investi. Le comit des comptes publics, form de dputs, tient dans la plupart des cas une audience durant laquelle le responsable de la comptabilit peut faire une prsentation. Le responsable des finances peut galement faire une prsentation sur le rendement de son ministre durant l'anne coule au comit parlementaire appropri, en se basant sur le rapport annuel du ministre.
  • En Nouvelle-Zlande, l'Audit Office tient lieu de vrificateur pour l'ensemble du secteur public, mais a parfois recours aux services de vrificateurs externes pour certains ministres et certaines socits d'tat. Ces vrificateurs sont choisis par adjudication.
  • Aux tats-Unis, les inspecteurs gnraux peuvent faire appel aux vrificateurs du secteur priv pour complter leur personnel interne, en particulier pour la vrification des tats financiers. Les organismes subventionns par l'tat font aussi appel des vrificateurs du secteur priv pour les vrifications annuelles obligatoires.

14. Gestion des risques

Application de techniques de gestion des risques pour maximiser l'efficacit des programmes.

  • En Nouvelle-Zlande, la gestion des risques est un concept bien implant dans les ministres et des progrs considrables ont t raliss en matire d'analyse des risques au cours des deux ou trois dernires annes.
  • Au Royaume-Uni, la gestion des risques est un lment du contrle de la technologie de l'information TI et des projets.
  • Aux tats-Unis, l'Audit Act fixe les exigences en matire de vrifications pour les tats, les gouvernements rgionaux et les organismes but non lucratif qui administrent des fonds fdraux. Les modifications apportes en 1996 requirent l'utilisation d'une approche tenant compte des risques pour la slection des programmes cruciaux (c.--d., ceux qui reoivent le plus d'attention lors des vrifications). Le gouvernement veut ainsi faire en sorte que la rpartition des ressources de vrification cadre mieux avec les risques rels.

15. Diversification des modes de prestation de services

L'utilisation d'organismes de service spciaux, de socits d'tat et de coentreprises, la privatisation ainsi que la sous-traitance comme modes diversifis de prestation des services pour les programmes ministriels du gouvernement fdral.

  • L'Australie et la Nouvelle-Zlande utilisent une vaste gamme de modes diversifis de prestation des services.
  • Le gouvernement du Royaume-Uni a cr un programme d'valuation du march et de sous-traitance, chapeaut par une initiative nationale de promotion de la qualit : Competing for Quality. Cette initiative englobe une vaste gamme de mesures visant accrotre l'efficacit de l'administration publique : suppression de fonctions, privatisation, sous-traitance, valuation du march, cration d'agences, etc.
  • Aux tats-Unis, la Government Management Reform Act de 1994 prvoit notamment la cration d'un fonds des services concurrentiels (en cours d'essai), qui permettra la prestation interorganisationnelle de services courants, tels que l'administration de la paye, des ressources humaines et des tlcommunications.
  • L'exprience du Department of Defense des tats-Unis prouve que la concurrence et l'impartition peuvent produire des conomies apprciables, ainsi qu'amliorer de faon notable l'efficacit. En moyenne, ces modes de prestation ont permis de rduire les frais d'exploitation de 31 % par anne. L'homognit des rsultats montre qu'il pourrait y avoir des avantages pour les organismes ouvrir une bonne partie de leurs oprations et budgets de soutien la concurrence.
  • Aux tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a cr un fonds de roulement pour les services administratifs. Les bureaux des programmes pourront donc obtenir des services administratifs moyennant frais. De cette manire, les gestionnaires de l'agence deviendront plus conscients du cot des services. Cette mesure devrait entraner une amlioration du service la clientle.
  • La direction gnrale des finances environnementales de l'Environmental Protection Agency a publi un rapport proposant plus de 80 solutions de financement de rechange aux gouvernements locaux qui doivent assumer les frais d'exploitation et d'administration de systmes environnementaux. Rgle gnrale, le financement provient des taxes, droits, frais d'utilisation, transferts ou subventions gouvernementales, voir de la privatisation. Le rapport de l'Environmental Protection Agency prsente des techniques de financement additionnelles, y compris des traditionnelles et de toutes nouvelles. Il dcrit aussi des arrangements institutionnels qui peuvent, entre autres, aider influencer l'utilisation des ressources gouvernementales qui sont de plus en plus rares.
  • En septembre 1995, le vice-prsident des tats-Unis a rvl la nature des prochains efforts pour amliorer les services gouvernementaux : les organismes axs sur le rendement (OAR). Pour ces organismes, le client sera roi. L'administration fdrale prvoit ainsi transformer certaines fonctions en services o rgne le clientlisme et o le rendement a une importance capitale. Les agences jouiront d'une marge de manoeuvre considrable, afin de pouvoir apporter les changements qui s'imposent en matire de ressources humaines, d'approvisionnements et de finances. En retour, elles devront atteindre des objectifs prcis et mesurables de service au public.

Avant de dsigner un organisme ax sur le rendement, toute agence devra se doter d'une mission claire et s'assurer l'appui des principaux intresss, en plus d'tre capable de distinguer clairement ses fonctions politiques et rglementaires de ses fonctions de service.

Contrairement aux pratiques habituelles du gouvernement, les chefs de ces organismes seront embauchs pour une priode dtermine. Ils auront des objectifs bien dfinis de rendement, de service et, possiblement, de rduction des cots. Leur traitement sera fonction des taux en vigueur sur le march, et une bonne partie de leur rmunration dpendra de leur rendement.

16. Leons

Exemples de pratiques exemplaires de la fonction de contrleur qui ont caus de grandes dceptions.

  • Au dbut de 1995, la NASA a abandonn un projet important et risqu, visant le dveloppement de systmes internes, parce qu'il ne cadrait plus avec les priorits du gouvernement et ses propres efforts pour simplifier et rationaliser ses oprations.
  • L'Environmental Protection Agency a fait l'acquisition d'un logiciel prt--utiliser pour remplacer son systme de comptabilit. Elle croyait en effet que, ce logiciel tant dj utilis par d'autres agences, il rpondrait ses besoins. Elle esprait aussi raliser des conomies en collaborant avec les autres agences lorsque des amliorations s'avreraient ncessaires. Mais elle a commis deux erreurs. Premirement, le plan d'implantation ne tenait pas assez compte des besoins particuliers de l'agence en matire de production de rapports. Deuximement, l'agence aurait d tester plus fond le logiciel, y compris continuer d'utiliser son ancien systme en parallle au nouveau durant un certain temps afin de permettre une transition sans heurt.
  • En Australie, il est arriv plus d'une fois que les applications informatiques ne produisent pas les avantages attendus.

17. Autres tendances actuelles

Exemples donns par les tats-Unis :

  • Une disposition de la l'Omnibus Appropriation Act prvoit la conversion graduelle aux transferts lectroniques de fonds pour les salaires, les avantages sociaux, le paiement des fournisseurs, le remboursement des dpenses, les prestations de retraite et autres prestations d'ici 1999. Les remboursements d'impt ne sont pas inclus dans le plan.
  • En fvrier 1996, le Trsor a approuv le transfert lectronique des prestations fdrales au moyen d'une carte de dbit unique dans huit tats du Sud. En 1999, lorsque tous les programmes prvus auront t mis en oeuvre dans l'ensemble des tats, le fdral versera annuellement plus de 100 millions de dollars en prestations au moyen de cette mthode.
  • Deux systmes, utilisant la technologie du transfert lectronique de donnes, sont actuellement l'essai dans l'administration fdrale. L'objectif vis est de faciliter l'intgration des fonctions d'acquisition et des fonctions financires pour le commerce lectronique. Le premier systme, appel Prime Pay, permet de payer plus facilement les fournisseurs avec lesquels l'administration fdrale fait continuellement affaire. Le deuxime tire parti de l'enregistrement des fournisseurs sur le rseau commercial ePay.
  • L'Office of Management and Budget a officiellement cr les fonds de services concurrentiels en mai 1996. Les fonds pilotes permettront la prestation intraorganisationnelle et interorganisationnelle de services administratifs, sur une base concurrentielle.
  • Reconception des procdures en matire de voyages :
  1. liminer l'obligation de faire approuver individuellement chaque voyage, et permettre la place aux bureaux de la General Services Administration de choisir la formule qui leur convient le mieux (c.--d., autorisations annuelles, trimestrielles ou ponctuelles). tat : L'Office of the Chief Financial Officer fait l'essai d'autorisations gnrales de voyager, mises sur une base annuelle, depuis le 1er octobre 1995.
  2. Pour les voyages de deux jours ou plus, fixer 75 % le taux de remboursement des repas et faux frais pour les journes partielles (mthode Lodgings Plus). tat : Cette directive, visant tous les voyages en mission temporaire, est entre en vigueur le 1er janvier 1996 la General Services Administration.
  3. Sur prsentation des factures, rembourser jusqu' concurrence de 75 $ les articles divers achets durant les voyages (ne s'applique pas aux frais d'hbergement). tat : Cette directive est entre en vigueur le 5 octobre 1995 la General Services Administration.
  4. Tirer parti des programmes d'escompte et des ententes de facturation directe conclues avec les htels. Les socits de location de voitures offriront bientt elles aussi la facturation directe. tat : La General Services Administration a conclu ses premires ententes de facturation directe avec des htels, le 31 juillet 1995. Le nombre d'htels, initialement de 19, est maintenant pass 26. L'organisme fera sous peu l'essai de la facturation directe pour la location de voitures.
  5. Avoir un seul fournisseur pour le centre de gestion des voyages (CGV).
  • FinanceNet, c'est le site visiter sur Internet pour tout ce qui concerne la gestion des finances publiques. FinanceNet vise plusieurs objectifs : 1) encourager la diffusion des ides, des pratiques exemplaires et des russites par l'inscription 30 listes de distribution publiques et l'adhsion aux groupes de discussions correspondant de Usenet; 2) donner accs une bibliothque financire virtuelle sur les serveurs Gopher, FTP et WWW, afin d'aider les fonctionnaires en charge des oprations et les contribuables prendre des dcisions plus claires. FinanceNet tient aussi lieu de banque mondiale d'information sur la vente de biens publics en tout genre - des immobilisations aux prts, sans oublier les avions, les bateaux, les bijoux, etc. Bref, c'est le site par excellence pour se renseigner sur tout ce que les gouvernements (fdraux, provinciaux, locaux ou internationaux) vendent au grand public par voie lectronique.
  • Fastlane est un programme exprimental de trois ans, qui a pour objet de reconcevoir et simplifier les rapports de la National Science Foundation (NSF) avec le milieu de la recherche, le milieu de l'enseignement et les communauts connexes l'aide de techniques avances de gestion de l'information. Les projets pilotes qui en rsulteront devraient permettre de tester les applications de la TI, ainsi que d'essayer de nouvelles mthodes d'change entre auteurs de propositions, examinateurs, universitaires responsables de l'administration des recherches, personnel de la fondation et systmes administratifs. Le programme prvoit notamment la reconception de nombreuses interactions, reposant actuellement sur l'utilisation d'imprims ou du tlphone, afin de permettre aussi les communications lectroniques par lignes commutes ou par Internet (par l'intermdiaire des serveurs Mosaic ou WWW). Il suffira donc d'un ordinateur personnel standard et d'une souris pour entrer en communication avec le systme de la National Science Foundation, intgrant la plupart des oprations depuis la prsentation d'une proposition jusqu' l'obtention de renseignements sur l'tat des propositions soumises.

Six applications sont actuellement l'essai :

  1. Prsentation d'une proposition : Le serveur de la NSF rserv aux formulaires permettra d'entrer directement les donnes administratives concernant les propositions.
  2. Demande de renseignements sur l'tat des propositions : Le serveur appropri de la NSF permettra aux enquteurs principaux et aux autres utilisateurs autoriss d'obtenir des renseignements sur une proposition.
  3. Rapport final sur le projet : Le serveur de la NSF rserv aux formulaires fournira une version lectronique du rapport, et permettra la prsentation du formulaire et des pices jointes requises par voie lectronique.
  4. Demande de fonds : La NSF donnera accs un systme menus, y compris une fonction automatique d'envoi d'accus de rception et de confirmation par courrier lectronique.
  5. Donnes d'examen : Les personnes charges d'examiner les propositions auront accs un systme menus permettant d'entrer leur valuation, de revoir leurs commentaires, et d'intgrer des informations coupes d'un logiciel de traitement de texte.
  6. Annonce des subventions : Un serveur de la NSF donnera accs une liste des rcentes subventions, y compris des renseignements sur l'institution vise, l'enquteur principal, ainsi que le montant et la dure de la subvention.
  • L'Office of Cost Analysis a labor un modle de programmation linaire permettant au Trsor de dterminer quel agencement de centres tlphoniques, de centres de recouvrement et de centres de traitement des remboursements est le plus efficace. Il a aussi conu un modle pour dterminer l'emplacement des bureaux l'tranger et l'aiguillage de la clientle. Ces modles intgrent une fonction cartographique permettant de prsenter les rsultats.
  • Remboursement lectronique des frais de voyage : L'Environmental Protection Agency et la General Services Administration utilisent actuellement un systme de transfert lectronique de fonds pour rembourser les frais de voyage des fonctionnaires. Un message lectronique est envoy au fonctionnaire concern lorsque le transfert de fonds a lieu. Ce systme limine la ncessit de produire des chques, de mme que les problmes pouvant tre causs par leur perte ou leur vol. Cette mthode de remboursement est aussi beaucoup moins coteuse pour le gouvernement.
  • La Social Security Administration utilise depuis 1976 un systme intgr de comptabilit par activit, qui fait ressortir les cots, facilite les oprations et rduit les frais d'exploitation. Ce systme a plusieurs fonctions, notamment analyser les cots (une obligation lgale de l'organisme) afin de garantir une bonne rpartition des dpenses entre les fonds de fiducie et le fonds d'administration. cette fin, l'organisme fait un suivi de la charge (reus, documents traits, dossiers en suspens), des exercices financiers, de l'utilisation et de la productivit divers niveaux. Les dpenses engages par l'organisme sont alors imputes la charge, aux fonctions, aux activits et aux programmes appropris et, en bout de ligne, aux fonds qui les soutiennent.

Chapitre III Synopsis, conclusions, recommandations et plan d'action

Synopsis

Le sondage avait pour objet de cerner les pratiques exemplaires de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis (rpondants) en matire de contrle, de manire ce que les enseignements tirs aident le Canada rduire les cots, simplifier les mcanismes de prestation ainsi qu' amliorer la qualit de l'information sur les finances et les oprations de ses programmes.

Sa porte tait restreinte aux pratiques exemplaires de nature exceptionnelle, mises en oeuvre par les rpondants et documentes sur support lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours, notes d'exposs et autres documents accessibles au public).

Les constatations ont t groupes selon les catgories suivantes :

  • Responsabilit des administrateurs gnraux et cadre de responsabilisation des gestionnaires;
  • Mthodes;
  • tats financiers et dclaration annuelle de gestion;
  • Gestion des recettes et des dpenses
  • Analyse comparative des rsultats financiers;
  • Technologie de l'information;
  • Grance et conscience des organismes;
  • Vrification internes et externes;
  • Gestion des risques;
  • Diversification des modes de prestation des services;
  • Leons;
  • Autres tendances actuelles.

Conclusions, recommandations et plan d'action

Comme l'a rvl le sondage, l'Australie, la Nouvelle-Zlande, le Royaume-Uni et les tats-Unis ont ralis des progrs notables dans l'application des thories et principes de contrle la gestion quotidienne des activits. Les rpondants ont fourni des exemples documents et des tudes de cas sur les pratiques exemplaires de diffrents ministres, dpartements ou agences.

Le sondage a de plus permis d'amorcer un dialogue sur la fonction de contrleur entre les parrains du projet et le gouvernement de l'Australie, de la Nouvelle-Zlande, du Royaume-Uni et des tats-Unis. Il semble donc vital de saisir l'occasion et de prendre des mesures concrtes afin de poursuivre ce dialogue.

Conseils et Vrification Canada recommande aux parrains du sondage de prendre les mesures suivantes :

1) Documentation

Tel qu'indiqu dans les paramtres initiaux, le sondage devait permettre d'obtenir des renseignements sur la fonction de contrleur ainsi que des documents prsentant des exemples de son application.

Tous les pays interrogs ont accept de communiquer aux reprsentants du gouvernement canadien des renseignements et de la documentation sur les applications ou les pratiques mentionnes dans leurs rponses.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande au Conseil du Trsor et aux autres parrains du sondage de mettre sur pied un groupe de travail qui aura pour tche de runir de l'information ou de raliser des tudes de cas sur les lments jugs les plus pertinents, puis de faire part des rsultats au reste du gouvernement du Canada. Ce groupe de travail pourrait tre form de fonctionnaires l'emploi des ministres et organismes parrains, ainsi que d'lves des coles d'administration publique et de gestion des affaires enrls dans un programme d'change.

2) Rpertoire

Les rponses au sondage incluent le nom, le titre, le numro de tlphone et le numro de tlcopieur de bon nombre de personnes-ressources.

Ces renseignements pourraient faciliter l'change d'informations et l'obtention de documentation.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande de dresser une liste de toutes les personnes ayant particip au sondage (les quatre pays rpondants et les cinq parrains), y compris leur nom, titre, numro de tlphone, numro de tlcopieur et adresse de courrier lectronique, de manire faciliter l'change d'ides et de renseignements.

3) Groupes d'utilisateurs

Grce l'Accord de libre-change nord-amricain (ALNA), au Programme d'immigration des investisseurs de Citoyennet et Immigration Canada et d'autres programmes, le gouvernement du Canada a acquis une exprience considrable des groupes d'utilisateurs, lesquels permettent de partager les objectifs stratgiques et oprationnels communs avec d'autres organismes centraux, d'autres ministres ou d'autres pays (comme le Mexique, l'Australie, la Nouvelle-Zlande et les tats-Unis). Le sondage sur la fonction de contrleur a mis en relief un certain nombre de sujets importants (entre autres la gestion des fonds, les indicateurs de rendement, la gestion des risques, les rapports annuels et la technologie de l'information), pour lesquels on aurait avantage comparer expriences et projets.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande au Conseil du Trsor de dterminer les sujets qui l'intressent le plus parmi ceux abords dans le sondage, de les classer en ordre de priorit, puis d'tablir des groupes d'utilisateurs afin de faciliter l'change d'ides et d'expriences.

4) Considrations lgales

L'Information Technology Management Reform Act encourage les agences et les dpartements amricains prendre diverses mesures, notamment :

  • fixer des critres pour valuer les investissements dans la TI, en s'inspirant des pratiques exemplaires du secteur priv;
  • s'inspirer des modles qui ont produit de bons rsultats pour le secteur priv;
  • former des groupes interorganisationnels pour partager la technologie et le savoir-faire;
  • chelonner les acquisitions, c'est--dire prfrer les petits marchs de service aux gros, de manire pouvoir mieux cibler les achats.

L'enchssement des principes dans une loi incite effectivement et lgalement les organismes exercer un meilleur contrle de la TI.

Recommandation

Conseils et Vrification Canada recommande au Secrtariat du Conseil du Trsor d'examiner le cadre lgislatif ayant permis d'amliorer la fonction de contrleur aux tats-Unis (y compris l'Information Technology Management Reform Act) et d'incorporer ces principes dans la lgislation canadienne dans la mesure o il juge pratique et pertinent de le faire.