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ARCHIVÉ - Sondage sur les pratiques exemplaires en matière de contrôle

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Conseils et V�rification Canada

Juillet 1997

R�sum�

Contexte

Dans son rapport annuel de 1994, le v�rificateur g�n�ral (VG) a invit� le gouvernement du Canada � se pencher sur la fonction de contr�leur. Il a plus pr�cis�ment recommand� aux minist�res et organismes f�d�raux d'examiner les pratiques exemplaires de pays tels que l'Australie et la Nouvelle-Z�lande, dans l'espoir que certaines puissent �tre reprises ici et nous permettent de r�aliser des �conomies, de simplifier les m�canismes de prestation et d'am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de nos programmes.

Comme suite � cette recommandation, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, la D�fense nationale et Sant� Canada ont donc uni leurs ressources afin de r�aliser un sondage sur les pratiques exemplaires des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis. Ils ont confi� la r�alisation du sondage � Conseils et V�rification Canada, un organisme de service sp�cial rattach� au minist�re des Travaux publics et des Services gouvernementaux Canada.

D�finition de la fonction de contr�leur

Le contr�leur g�n�ral du Canada d�finit ainsi la fonction du contr�leur :

La fonction de contr�leur �comprend les processus administratifs essentiels et int�gr�s dont toute organisation a besoin pour :

  • g�rer les risques financiers;
  • comprendre les r�percussions financi�res des d�cisions avant qu'elles ne soient prises;
  • rapporter ad�quatement toutes les transactions financi�res et les r�sultats d'exploitation de toutes les d�cisions financi�res et les suivre de pr�s;
  • se prot�ger contre la fraude, la n�gligence, la contravention aux r�gles ou aux principes financiers ainsi que la perte de biens ou de fonds publics.�

Afin d'avoir une base objective pour �valuer la fonction de contr�leur on a eu recours � la politique du Conseil du Tr�sor sur la fonction de contr�leur comme cadre de responsabilisation.

Objectif

Le sondage a pour objet d'aider les minist�res et organismes susmentionn�s plus t�t � examiner et r�sumer les pratiques exemplaires de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis en mati�re de contr�le, afin que les enseignements tir�s puissent aider l'�tat canadien r�duire les co�ts, � simplifier les m�canismes de prestation ainsi qu'� am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de ses programmes.

Port�e

Le sondage porte uniquement sur les pratiques exemplaires de nature exceptionnelle, mises en oeuvre en Australie, en Nouvelle-Z�lande, au Royaume-Uni ou aux �tats-Unis. Les pratiques pass�es en revue pour le sondage sont toutes document�s sur support �lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours, notes d'expos�s et autres documents accessibles au public).

M�thode

Le sondage comprend les activit�s suivantes :

  • examen de la fonction de contr�leur avec le Bureau du v�rificateur g�n�ral et le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor;
  • �laboration d'un cadre de contr�le et des crit�res d'�valuation du sondage;
  • communication avec les personnes-ressources pour expliquer les param�tres du sondage et pr�ciser les besoins de recherche;
  • obtention et examen du mat�riel de recherche, r�sum� des constatations et confirmation des r�sultats avec les personnes-ressources;
  • formulation de recommandations;

R�sum� des constatations

La section qui suit r�sume les principales constatations du sondage.

Responsabilit� des administrateurs g�n�raux

Les administrateurs g�n�raux doivent avoir l'assurance que leurs gestionnaires comprennent les responsabilit�s financi�res qui leur sont confi�es et en rendent compte ad�quatement.

Aux �tats-Unis, six d�partements et agences font actuellement l'essai d'un nouveau rapport de responsabilit�, cr�� en vertu de la Government Management Reform Act. Ce rapport rend compte � la fois du rendement et de la gestion financi�re, renseignements pr�sent�s auparavant en deux rapports distincts.

M�thode

M�thode utilis�e pour r�unir des donn�es et donner des garanties sur les pratiques, syst�mes et services de gestion financi�re.

En Nouvelle-Z�lande, le rapport annuel des minist�res et de la plupart des soci�t�s d'�tat inclut un �nonc� sur la performance, d�crivant les indicateurs de rendement pour chaque cat�gorie de r�sultats. Les donn�es sur le rendement sont revues par l'Audit Office [bureau de v�rification]. Les objectifs de rendement � atteindre sont d�finis au d�but de l'ann�e dans un �nonc� d'intention (soci�t�s d'�tat) ou un rapport pr�visionnel (minist�res).

D�claration de gestion annuelle

Les hauts fonctionnaires font la preuve de leur rendement en faisant des affirmations (parfois appel�es d�claration de gestion) sur l'�tat des affaires dans leur sph�re de responsabilit�.

Aux �tats-Unis, huit organismes ex�cutifs font actuellement l'essai d'un rapport de responsabilit� qui ressemble � un rapport de gestion financi�re, mais inclut des donn�es sur le rendement. Le rapport pr�sente les indicateurs de rendement de l'organisme, son �tat financier, ainsi qu'un bilan des mesures de contr�le visant � sauvegarder les ressources et l'int�grit� des programmes et des activit�s administratives. 

Gestion des recettes

Initiatives r�centes qui ont trait aux politiques et pratiques de gestion des recettes provenant des services, de la vente de biens ou d'autres sources.

A. Gestion des comptes d�biteurs, y compris les r�gles concernant les limites de cr�dit, la compensation des comptes cr�diteurs et des comptes d�biteurs, la saisie de biens pour r�gler les comptes, etc.

Utilisation des remboursements d'imp�t pour compenser les cr�ances : En vertu d'une entente avec l'Internal Revenue Service, la General Services Administration �tablit une liste informatis�e de ses cr�anciers en d�faut qu'elle soumet ensuite afin de permettre un rapprochement avec les fichiers de remboursement de l'imp�t.

B. Gestion des mouvements de tr�sorerie (p. ex., utilisation du transfert �lectronique de donn�es (T�D) pour simplifier et acc�l�rer les paiements).

Aux �tats-Unis, le march� pour la technologie du transfert �lectronique de donn�es et les technologies apparent�es cro�t de mois en mois. Il semble donc in�vitable que celle-ci devienne l'outil de pr�dilection pour les �changes commerciaux dans ce pays. Le gouvernement f�d�ral souhaite simplifier et am�liorer la gestion des approvisionnements et des autres activit�s financi�res aux �tats-Unis, de m�me qu'en r�duire le co�t, en implantant de nouvelles m�thodes de paiement dans l'ensemble de l'administration f�d�rale d'ici cinq ans. Ces m�thodes incluent :

- les d�bits pr�autoris�s (DP);

- l'�change �lectronique de donn�es (��D).

Gestion des d�penses

M�thodes de gestion de la tr�sorerie (p. ex., utilisation de paiements r�guliers et pr�d�termin�s afin d'�viter les int�r�ts pour retard).

Le gouvernement am�ricain s'est fix� comme principal objectif de payer ses factures � temps et de recouvrer � l'�ch�ance l'argent qu'on lui doit. Il ne veut tol�rer aucune dette flottante. Pour atteindre cet objectif, il tire parti des techniques modernes, comme le transfert �lectronique de donn�es, de fonds et de prestations, les cartes de cr�dit (pour les recouvrements) et les cartes de paiement (pour les voyages, la gestion de la flotte et les petits achats). Le gouvernement f�d�ral est en outre capable de proc�der � des compensations sans que le payeur ou le d�biteur ait � intervenir. Voici quelques exemples d'application de ces techniques modernes :

  • Un syst�me de paiement automatis� des march�s de services, appel� Fixed Contract Payment System, permet de payer automatiquement une somme fixe � intervalles r�guliers, sans qu'il soit n�cessaire pour le fournisseur de soumettre une facture ou de pr�senter un rapport.
  • L'administration f�d�rale utilise l'International Merchant Purchase Authorization Card (IMPAC) pour ses achats. Cette carte commerciale d'achat permet de simplifier l'acquisition des biens et services dont la valeur ne d�passe pas 2 500 $, et �limine ainsi la n�cessit� de commander des bons de petite caisse.
  • Le transfert �lectronique de prestations est une m�thode de distribution des allocations (p. ex., s�curit� sociale) et des prestations en nature (p. ex., coupons d'alimentation) utilisant les cartes de d�bit.
  • Le Tr�sor utilise un service appel� Quick Pay, qui paie les factures inf�rieures � un montant d�termin� avant m�me la confirmation de la livraison.
  • Le service des finances de Rural Development [d�veloppement des r�gions rurales] a implant� la signature et la facturation �lectroniques pour certaines d�penses de projet.

Comparaison des r�sultats financiers

�tablissement d'indicateurs de rendement budg�taires et de jalons pour comparer les r�sultats r�els.

Le gouvernement de la Nouvelle-Z�lande r�unit et publie une quantit� importante de renseignements sur la qualit�, le volume et le co�t de sa production.

Technologie de l'information

Utilisation de techniques modernes pour saisir les donn�es et pr�senter � la direction et au personnel une information pertinente, dans un format pratique.

En 1996, le pr�sident des �tats-Unis a ratifi� l'Information Technology Management Reform Act, cr�ant les postes de dirigeant principal de la technologie de l'information. La Loi oblige aussi l'administrateur principal de l'Office of Management and Budget � greffer au processus budg�taire une proc�dure d'analyse, de suivi et d'�valuation des risques et r�sultats d�coulant des grands investissements des agences ex�cutives dans les syst�mes d'information. Elle pousse aussi un cran plus loin les exigences �nonc�es dans la Chief Financial Officers Act concernant les syst�mes comptables : elle requiert une collaboration entre l'administrateur g�n�ral, le dirigeant principal de la technologie de l'information et le directeur financier pour garantir l'efficacit� des syst�mes (c.-�-d., leur capacit� � produire des donn�es fiables et compl�tes pour les �tats financiers).

La �conscience� des organismes

�tendre le cadre de responsabilit� du contr�leur pour y inclure, en plus des fonctions financi�res, un r�le de �conscience� objective, c'est-�-dire amener celui-ci � porter un jugement sur les donn�es et les hypoth�ses des grands projets, ainsi que les r�sultats projet�s.

Aux �tats-Unis, le gouvernement a recommand� l'utilisation du mot �controller� � la place de �comptroller�, parce que le premier a, tout comme le directeur financier d'un organisme, pour t�che de r�gir, diriger et restreindre les d�penses et les finances, aussi bien que de les v�rifier. En ce sens, on peut dire que le �controller� joue un peu le r�le de miroir pour les organismes, leur permettant de voir si leurs programmes sont vraiment efficaces.

Autres tendances actuelles

Exemples donn�s par les �tats-Unis :

  • Une disposition de l'Omnibus Appropriation Act pr�voit la conversion graduelle aux transferts �lectroniques de fonds (T�F) pour les salaires, les avantages sociaux, le paiement des fournisseurs, le remboursement des d�penses, les prestations de retraite et autres prestations d'ici 1999.
  • En f�vrier 1996, le Tr�sor a approuv� le transfert �lectronique des prestations (T�P) f�d�rales au moyen d'une carte de d�bit unique dans huit �tats du Sud. En 1999, lorsque tous les programmes pr�vus auront �t� mis en oeuvre dans l'ensemble des �tats, le f�d�ral versera annuellement plus de 100 millions de dollars en prestations au moyen de cette m�thode.

Conclusions et recommandations de Conseils et V�rification Canada

Comme l'a r�v�l� le sondage, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande, le Royaume-Uni et les �tats-Unis ont fait des progr�s notables dans l'application des th�ories et principes de contr�le � la gestion quotidienne des activit�s. Les r�pondants ont fourni des exemples document�s et des �tudes de cas sur les pratiques exemplaires de diff�rents minist�res, d�partements ou agences.

Le sondage a par ailleurs permis d'amorcer un dialogue sur la fonction de contr�leur entre les parrains du projet et le gouvernement de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis. Il semble donc vital de saisir l'occasion et de prendre des mesures concr�tes afin de poursuivre ce dialogue.

Conseils et V�rification Canada recommande aux parrains du sondage de prendre les mesures suivantes :

1) Documentation

Tel qu'indiqu� dans les param�tres initiaux, le sondage devait permettre d'obtenir des renseignements sur la fonction de contr�leur ainsi que des documents pr�sentant des exemples de son application dans les pays r�pondants.

Tous les pays interrog�s ont accept� de communiquer aux repr�sentants du gouvernement canadien des renseignements et de la documentation sur les applications ou pratiques mentionn�es dans leurs r�ponses.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor et aux autres parrains du sondage de mettre sur pied une �quipe de projet qui aura pour t�che de r�aliser des �tudes de cas sur les �l�ments jug�s les plus pertinents, puis de faire part des r�sultats au reste de l'administration publique canadienne. Cette �quipe pourrait �tre form�e de fonctionnaires � l'emploi des minist�res et organismes parrains, ainsi que d'�l�ves des �coles d'administration publique et de gestion des affaires enr�l�s dans un programme d'�change.

2) R�pertoire

Les r�ponses au sondage incluent le nom, le titre, le num�ro de t�l�phone et le num�ro de t�l�copieur de bon nombre de personnes-ressources.

Ces renseignements pourraient faciliter l'�change d'information et l'obtention de documentation.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande que l'on dresse une liste de toutes les personnes ayant particip� au sondage (quatre pays r�pondants et cinq parrains canadiens), y compris leur nom, titre, num�ro de t�l�phone, num�ro de t�l�copieur et adresse de courrier �lectronique, de mani�re � faciliter l'�change d'id�es et de renseignements.

3) Groupes d'utilisateurs

Gr�ce � l'Accord de libre-�change nord-am�ricain (AL�NA), au Programme d'immigration des investisseurs et � d'autres programmes, le gouvernement du Canada a acquis une exp�rience consid�rable des groupes d'utilisateurs, lesquels permettent de partager objectifs strat�giques et op�rationnels communs avec d'autres organismes centraux, d'autres minist�res ou d'autres pays (comme le Mexique, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande et les �tats-Unis). Le sondage sur la fonction de contr�leur a mis en relief un certain nombre de sujets importants (entre autres la gestion des fonds, les indicateurs de rendement, la gestion des risques, les rapports minist�riels annuels et la technologie de l'information), pour lesquels on aurait avantage � comparer exp�riences et projets.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor de d�terminer les sujets qui l'int�ressent le plus parmi ceux abord�s dans le sondage, de les classer en ordre de priorit�, puis de cr�er des groupes d'utilisateurs afin de faciliter l'�change d'id�es et d'exp�rience.

4) Consid�rations l�gales

L'Information Technology Management Reform Act (ITMRA) encourage les agences et d�partements am�ricains � prendre diverses mesures, notamment :

  • fixer des crit�res pour �valuer les investissements dans la TI, en s'inspirant des pratiques exemplaires du secteur priv�;
  • s'inspirer des mod�les d'une entreprise qui ont produit de bons r�sultats;
  • former des groupes interorganisationnels pour partager la technologie et le savoir-faire;
  • �chelonner les acquisitions de technologies de l'information, c'est-�-dire pr�f�rer les petits march�s de service aux gros, de mani�re � pouvoir mieux cibler les achats.

L'ench�ssement des principes dans une loi incite effectivement et l�galement les organismes � exercer un meilleur contr�le de la TI.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor d'examiner le cadre l�gislatif ayant permis d'am�liorer la fonction de contr�leur aux �tats-Unis (y compris l'Information Technology Management Reform Act) et d'incorporer ces principes dans la l�gislation canadienne dans la mesure o� il juge pratique et pertinent de le faire.

Remerciements

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, la Gendarmerie royale du Canada, la D�fense nationale, Transports Canada, Sant� Canada, de m�me que Conseils et V�rification Canada, souhaitent remercier les personnes et organismes suivants pour leur participation au sondage :

Australie

Jim Stevenson
Anciennement du Department of Finance

Nouvelle-Z�lande

Office of the Controller and Auditor-General :

Bruce Anderson
V�rificateur g�n�ral adjoint

Martin Matthews
V�rificateur g�n�ral adjoint

Les minist�re et organismes suivants :

Department of Agriculture
Department of Customs
Department of Education
Treasury Board Secretariat
State Services Commission
Bureau du premier ministre et Cabinet
Department of Defence
Department of Housing

Royaume-Uni

John Oughton
Chef, Efficiency Unit
Office of Public Service

Michael J. Bailey
Chef, Finance, Housing and General Division
Department of the Environment

Michael C. Davey
Chef d'�quipe
Financial Policy Division
Accounting Officer Issues
Department for Education and Employment

�tats-Unis d'Am�rique

G. Edward DeSeve
Contr�leur
Services ex�cutifs de la Pr�sidence
Office of Management and Budget

Scott Quehl
Ancien conseiller sp�cial du contr�leur

Les minist�res et organismes suivants :

Department of Agriculture (USDA)
Department of Commerce
Department of Defense (DOD)
Department of Education
Department of Energy
Department of Housing and Urban Development (HUD)
Department of the Interior
Department of State
Department of Transportation (DOT)
Department of the Treasury
Department of the Treasury, Financial Management Service (FMS)
Department of Veterans Affairs (VA)
Environmental Protection Agency (EPA)
General Services Administration (GSA)
National Aeronautics and Space Administration (NASA)
National Science Foundation (NSF)
Nuclear Regulatory Commission (NRC)
Social Security Administration (SSA)
Office of Management and Budget (OMB)

Canada

Bureau du v�rificateur g�n�ral du Canada

David H. Roth
Ancien v�rificateur g�n�ral adjoint

John W. Holmes
Directeur principal

Tom Wileman
Chercheur

Conseils et V�rification Canada

�quipe du projet

Kevin Larkin
Shirley James
Suzanne Lavigne
Fran�ois Mongeon
David Roberts

Table des mati�res

  • R�sum� *
  • Remerciements *
  • Introduction *
  • Chapitre I Cadre de responsabilisation des contr�leurs *
  • Chapitre II R�ponses au questionnaire du sondage et constatations *
    • 1. Responsabilit� des administrateurs g�n�raux *
    • 2. Cadre de responsabilisation des gestionnaires *
    • 3. M�thodes *
    • 4. �tats financiers *
    • 5. D�claration annuelle de gestion *
    • 6. Gestion des recettes *
    • 7. Gestion des d�penses *
    • 8. Analyse comparative des r�sultats financiers *
    • 9. Technologie de l'information *
    • 10. Rapports sur la g�rance *
    • 11. La �conscience� des organismes *
    • 12. Contr�les internes *
    • 13. V�rifications externes *
    • 14. Gestion des risques *
    • 15. Diversification des modes de prestation de services *
    • 16. Le�ons *
    • 17. Autres tendances actuelles *

Chapitre III Synopsis, conclusions, recommandations et plan d'action *

Introduction

Contexte

Dans son Rapport annuel de 1994, le v�rificateur g�n�ral (VG) a invit� le gouvernement du Canada � se pencher sur la fonction de contr�leur. Il a plus pr�cis�ment recommand� aux minist�res et organismes f�d�raux d'examiner les pratiques exemplaires de pays tels que l'Australie et la Nouvelle-Z�lande, dans l'espoir que certaines puissent �tre reprises ici et nous permettent de r�aliser des �conomies, de simplifier les m�canismes de prestation et d'am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de nos programmes.

Comme suite � cette recommandation, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, la D�fense nationale et Sant� Canada ont donc uni leurs ressources afin de r�aliser un sondage sur les pratiques exemplaires, des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis.

D�finition de la fonction de contr�leur

Le contr�leur g�n�ral du Canada d�finit ainsi la fonction du contr�leur :

La fonction de contr�leur �comprend les processus administratifs essentiels et int�gr�s dont toute organisation a besoin pour :

  • g�rer les risques financiers;
  • comprendre les r�percussions financi�res des d�cisions avant qu'elles ne soient prises;
  • rapporter ad�quatement toutes les transactions financi�res et les r�sultats d'exploitation de toutes les d�cisions financi�res et les suivre de pr�s;
  • se prot�ger contre la fraude, la n�gligence, la contravention aux r�gles ou aux principes financiers ainsi que la perte de biens ou de fonds publics.�

Objectif

Le sondage a pour objet d'aider les minist�res et organismes susmentionn�s � examiner et r�sumer les pratiques exemplaires de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis en mati�re de contr�le, afin que les enseignements tir�s puissent aider l'�tat canadien � r�duire les co�ts, � simplifier les m�canismes de prestation ainsi qu'� am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de ses programmes.

Port�e

Le sondage porte uniquement sur les pratiques exemplaires de nature exceptionnelle, mises en oeuvre en Australie, en Nouvelle-Z�lande, au Royaume-Uni ou aux �tats-Unis. Les pratiques pass�es en revue pour le sondage sont toutes document�s sur support �lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours, notes d'expos�s et autres documents accessibles au public).

M�thode

Le sondage comprend les activit�s suivantes :

  1. examen de la fonction de contr�leur avec le Bureau du v�rificateur g�n�ral et le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor;
  2. �laboration d'un cadre de contr�le des crit�res d'�valuation du sondage;
  3. �laboration d'un questionnaire incluant toutes les activit�s ou les sujets d'int�r�t pour les parrains du sondage;
  4. communication avec les repr�sentants des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis � Ottawa, afin de leur exposer les param�tres du sondage, de demander des documents de base et d'obtenir le nom de personnes-ressources dans leur capitale respective;
  5. communication avec les personnes-ressources pour expliquer les param�tres du sondage et pr�ciser les besoins de recherche;
  6. obtention et examen du mat�riel de recherche, r�sum� des constatations et confirmation des r�sultats avec les personnes-ressources;
  7. formulation de recommandations;
  8. �laboration d'un plan d'action pour la mise en oeuvre des recommandations propos�es.

Structure du rapport

Le rapport est divis� en trois chapitres.

Le premier chapitre pr�sente les crit�res utilis�s pour �laborer un cadre de la fonction de contr�leur pour le sondage.

Le deuxi�me chapitre pr�sente les r�ponses au sondage.

Le dernier chapitre pr�sente un r�sum� du sondage, puis expose les grandes conclusions et recommandations, lesquelles sont suivies d'un plan d'action.

Chapitre I Cadre de responsabilisation des contr�leurs

Afin d'avoir une base objective pour �valuer la fonction de contr�leur, on a eu recours � la politique du Conseil du Tr�sor sur la fonction de contr�leur comme cadre de responsabilisation.

Les parrains du sondage ont aussi �labor� des questions traduisant leurs propres pr�occupations ou portant sur des sujets qu'ils jugeaient importants et d'actualit�.

Chapitre II R�ponses au questionnaire du sondage et constatations

Le pr�sent chapitre r�sume les r�ponses au questionnaire du sondage qui ont �t� donn�es par les gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis.

Dans la plupart des cas, les commentaires ont �t� pris tels quels dans les r�ponses au questionnaire du sondage qui ont �t� fournies par les pays susmentionn�s.

1. Responsabilit� des administrateurs g�n�raux

Les administrateurs g�n�raux doivent avoir l'assurance que :

A. Leurs gestionnaires administrent les programmes de mani�re � tirer le maximum des ressources publiques.

  • Au Royaume-Uni, l'usage veut que l'administrateur g�n�ral d'un minist�re (appel� secr�taire permanent) soit aussi son agent comptable. En effet, l'agent comptable rend personnellement compte au ministre de l'organisation, de la gestion et de la dotation g�n�rales du minist�re et, si opportun, des proc�dures internes, financi�res ou autres. Le secr�taire permanent veille � ce que le minist�re dans son ensemble respecte des normes financi�res �lev�es; utilise des syst�mes et proc�dures financi�res encourageant une administration efficace et �conomique des programmes, et garantissant la r�gularit� des finances; tienne pleinement compte des consid�rations financi�res lorsqu'il se prononce sur un �nonc� de politique. Un agent comptable distinct peut assumer la responsabilit� de l'organisation, de la gestion, de la dotation, des proc�dures financi�res et d'autres proc�dures dans un secteur d�fini du minist�re (une agence, par exemple).
  • Tous les ans, les sous-secr�taires d'�tat de Nouvelle-Z�lande signent une entente pr�cisant leurs objectifs de rendement pour l'ann�e - objectifs qui s'ajoutent � ceux qui sont d�finis dans l'�nonc� g�n�ral des objectifs et r�sultats du minist�re. Leur rendement en mati�re de gestion op�rationnelle et de gestion strat�gique est �valu� chaque ann�e par la State Services Commission, qui se fonde pour cela sur l'opinion du ministre concern�, des organismes centraux et des autres parties cl�s. Cette �valuation d�termine en partie la r�mun�ration des sous-secr�taires. Il faut ajouter que ces derniers sont nomm�s pour une p�riode d�termin�e et que le renouvellement de leur nomination ou leur affectation � un autre poste d�pend de cette �valuation.

La majorit� des sous-secr�taires concluent avec leurs chefs de division des ententes de rendement comparables � la leur.

  • Aux �tats-Unis, la Government Performance and Results Act a pour but de maximiser le rendement des programmes gouvernementaux. D'autres programmes visant les m�mes objectifs ont r�cemment vu le jour. Par exemple, le projet de fonds des services concurrentiels place les organismes f�d�raux en situation de concurrence les uns par rapport aux autres, dans le but d'am�liorer l'efficacit� des services administratifs courants, d'accro�tre leur rapidit� et d'abaisser les co�ts (article 403 de la Government Management Reform Act).
  • L'examen national du rendement qui a �t� ordonn� par le vice-pr�sident des �tats-Unis a r�sult� dans la formulation d'une recommandation, � savoir que la prestation des services administratifs courants soit assujettie � des principes de concurrence et de recouvrement des co�ts. Le gouvernement esp�re am�liorer aussi l'efficacit� des op�rations gouvernementales dans leur ensemble et, en particulier, accro�tre le rendement des gestionnaires de programmes. Le Department of Treasury est l'un des six d�partements f�d�raux autoris�s � cr�er un fonds des services concurrentiels en vertu de la Government Management Reform Act (GMRA). Ce fonds servira � financer les services de nature commerciale, notamment : la formation, les services de consultation, le soutien des syst�mes comptables, le recouvrement de cr�ances et d'autres services administratifs fournis aux agences et d�partements f�d�raux.

B. Leurs gestionnaires fondent leurs d�cisions sur des renseignements, des analyses et des conseils financiers � la fois opportuns et fiables.

  • Aux �tats-Unis, le Department of Transport a con�u pour les cadres un syst�me de rapport qui pr�sente des renseignements complets, coh�rents, fiables et opportuns, et qui, par sa nature, encourage l'identification, l'analyse, la discussion et la r�solution transsectorielle des probl�mes. Le syst�me, baptis� Executive Reporting Framework, extrait les renseignements financiers de divers syst�mes d�partementaux et permet en plus d'acc�der aux syst�mes financiers et aux syst�mes programm�s de divers organes administratifs. Il contient des renseignements aidant les d�cideurs � g�rer les ressources ou � renseigner la haute direction sur ces ressources.

C. Il y a des contr�les efficaces et �conomiques, adapt�s au contexte gouvernemental, pour prot�ger les biens et garantir la probit�.

  • Au Royaume-Uni, les minist�res sont dot�s de m�canismes pour contr�ler les biens et garantir la probit�. Par exemple, tous les biens sont inscrits dans un registre, et des personnes distinctes assument la responsabilit� des contrats, des commandes et de la r�ception des biens.
  • Aux �tats-Unis, la Federal Managers' Financial Integrity Act prescrit justement la mise en place de contr�les de gestion et de syst�mes comptables solides afin d'am�liorer la gestion des programmes gouvernementaux. La Loi requiert plus particuli�rement la sauvegarde des biens. Les administrateurs g�n�raux sont tenus de pr�senter chaque ann�e au Congr�s et � la Pr�sidence un rapport certifiant que leur organisme est raisonnablement certain d'utiliser des m�canismes de sauvegarde appropri�s.
  • Le programme d'assurance de la qualit� de l'Environmental Protection Agency des �tats-Unis prend appui sur les exigences de la Federal Managers' Financial Integrity Act. Il vise la sauvegarde des biens gr�ce � un syst�me de contr�le interne, y compris un �chantillonnage statistique des op�rations comptables pour v�rifier si les politiques et proc�dures en vigueur sont respect�es. Les gestionnaires doivent remplir chaque ann�e un certificat attestant qu'ils ont v�rifi� les contr�les financiers et se snot assures du respect des principes et normes comptables en vigueur. L'EPA pr�pare aussi des �tats financiers annuels rendant compte de ses affectations. La v�rification effectu�e par le directeur financier inclut une �valuation des syst�mes de contr�le internes.

D. Les gestionnaires comprennent leurs responsabilit�s financi�res et en rendent compte ad�quatement.

  • Au Royaume-Uni, tous les gestionnaires du minist�re de l'Environnement ayant la charge d'un budget doivent suivre une formation sur leurs responsabilit�s financi�res et pr�parer un rapport de g�rance � la fin de chaque ann�e pour confirmer qu'ils ont proc�d� � un examen rigoureux de leur gestion durant l'ann�e pr�c�dente, rep�r� les points faibles et d�termin� les am�liorations les plus importantes. Le rapport de g�rance a pour objet de d�montrer que le gestionnaire s'est bien assur� de l'existence de contr�les financiers satisfaisants dans son secteur de responsabilit� et d'une gestion efficace des finances. Le service central des finances r�unit tous les rapports de g�rance et les soumet � l'agent comptable avec un commentaire g�n�ral sur la gestion des ressources pour l'ann�e vis�e, accompagn�, le cas �ch�ant, de conseils sur les le�ons � tirer ou les mesures � prendre.
  • Aux �tats-Unis, la Chief Financial Officers Act impose des exigences pr�cises en mati�re de rapports financiers, lesquelles viennent compl�ter les contr�les prescrits dans la Federal Managers' Financial Integrity Act. La plus importante de ces exigences concerne la v�rification annuelle des �tats financiers g�n�raux, obligatoire depuis l'exercice de 1996. � compter de 1997, il faudra �galement produire un �tat financier g�n�ral pour l'ensemble de l'administration f�d�rale, lequel sera v�rifi� par le General Accounting Office (GAO).
  • Six agences et d�partements am�ricains font actuellement l'essai d'un nouveau rapport de responsabilit� prescrit par la Government Management Reform Act. Ce rapport rend compte � la fois du rendement et de la gestion financi�re, renseignements pr�sent�s auparavant en deux rapports distincts.

Le nouveau rapport pr�sente un r�sum� de la mission, des objectifs et des indicateurs de rendement du d�partement ou de l'agence; ses �tats financiers v�rifi�s; une mise au point sur les contr�les de gestion; un compte rendu de l'application de la Prompt Payment Act; un suivi de v�rification; ainsi que d'autres renseignements d'int�r�t pour les gestionnaires et la client�le. Les donn�es et les informations figurant dans le rapport englobent tous les secteurs et tous les syst�mes financiers. L'objectif vis� est de donner une vision globale du d�partement ou de l'agence, son rendement par rapport � ses objectifs � court et � long terme. Bref, le rapport a pour objet de r�pondre � la question : �Dans quelle mesure le d�partement a-t-il r�ussi � faire ce qu'il s'�tait propos� de faire?�

  • Aux �tats-Unis, plusieurs d�partements et agences ont entrepris d'�laborer un programme de gestion des co�ts par activit�.
  • Au Royaume-Uni, dans la pratique, l'agent comptable d�l�gue les responsabilit�s en mati�re de gestion financi�re � la division des finances, de m�me qu'aux cadres hi�rarchiques.

Par exemple, au Department of the Environment, la responsabilit� du budget d'exploitation est d�l�gu�e aux directeurs g�n�raux, qui la d�l�guent � leur tour aux directeurs et aux chefs de division. Cela signifie que les frais d'exploitation du minist�re sont administr�s par quelque 90 centres de co�ts diff�rents. La Direction g�n�rale des finances contr�le les d�penses d'exploitation au niveau minist�riel, l� o� se fait l'affectation des cr�dits parlementaires.

Le Department of the Environment a aussi plus de 100 programmes de financement b�n�ficiant aux minist�riels locaux, � des organismes non gouvernementaux, � des partenariats entre gouvernements locaux et entreprises, � des organismes b�n�voles, ainsi qu'� des particuliers. La planification et le contr�le de ces d�penses de programme est officiellement d�l�gu�e aux cadres hi�rarchiques.

Les responsabilit�s des gestionnaires charg�s d'administrer un budget sont d�finies dans un �nonc� sp�cial. � cela s'ajoutent des r�gles strictes ou des exigences fondamentales en mati�re de gestion des ressources, ainsi que des conseils sur les pratiques exemplaires, r�unis dans un guide sur la gestion des ressources.

L'�nonc� sur la gestion des ressources expose en d�tail les responsabilit�s d�l�gu�es par le Tr�sor. Chaque ann�e, le Parlement approuve les niveaux de ressources pour les programmes et l'administration. Le budget administratif de chaque centre de co�ts est �tabli apr�s le cycle minist�riel de planification. Si un gestionnaire d�l�gue des fonctions financi�res � des membres de son personnel, il est tenu de d�finir par �crit les limites des responsabilit�s et pouvoirs d�l�gu�s. Les gestionnaires financiers et les gestionnaires de programme ne sont pas autoris�s � contracter des engagements d�passant les limites fix�es sans l'autorisation pr�alable des Finances et, dans certains cas, du Tr�sor.

E. L'organisation, les m�thodes et les syst�mes financiers r�pondent aux normes op�rationnelles de l'organisme.

  • Au Royaume-Uni, le gouvernement a r�cemment approuv� pour le Department of the Environment une structure et des lignes directrices claires en mati�re financi�re, tenant compte de la nature des programmes minist�riels et pla�ant la responsabilit� au niveau le plus bas possible pour garantir l'efficacit�. Des m�thodes et un syst�me appropri�s �tayent ce nouveau r�gime de responsabilit�.
  • Aux �tats-Unis, la Chief Financial Officers Act stipule quelles fonctions doivent relever des directeurs financiers et exige que ces derniers rendent compte directement � l'administrateur g�n�ral de leur d�partement ou agence. Chaque agence et chaque d�partement r�gi par la Loi (il y en a en tout 24) doit soumettre un plan organisationnel � l'approbation de l'administrateur du Office of Management and Budget. Ce plan d�taille les fonctions et responsabilit�s de son directeur financier.
  • En bout de ligne, l'administrateur g�n�ral est le principal agent habilit� � d�cider de la structure appropri�e pour l'administration des finances. Conform�ment � la Chief Financial Officers Act, cette structure doit cependant �tre approuv�e par l'administrateur du Office of Management and Budget.

2. Cadre de responsabilisation des gestionnaires

A. Gestion

i) L'ex�cution des programmes et les principales d�cisions sur les projets tiennent g�n�ralement compte de l'aspect financier.

  • Au Royaume-Uni, c'est d'abord aux cadres hi�rarchiques que revient la responsabilit� d'am�liorer l'efficience de l'administration, des politiques et des programmes. L'approche d'un minist�re doit prendre en consid�ration les m�thodes de service qu'il emploie (p. ex., services internes ou prestation par un tiers).
  • La planification � long terme des d�penses s'effectue au moyen d'une enqu�te annuelle sur les d�penses publiques, r�alis�e par le Tr�sor et le comit� du Cabinet sur les d�penses publiques. Par exemple, les fonctionnaires charg�s de l'administration d'un budget soumettent � la Direction g�n�rale des finances leurs plans accompagn�s de priorit�s strat�giques, conformes aux politiques gouvernementales. Le ministre pr�sente tous ces plans au comit� du Cabinet. Ce dernier formule ensuite des recommandations sur le niveau de ressources � accorder � chaque minist�re. Une fois ces recommandations approuv�es par l'ensemble du Cabinet, la Direction g�n�rale des finances informe le secr�taire d'�tat de la r�partition des ressources entre les divers programmes.

Ce processus constitue en partie une d�cision sur les frais d'exploitation du minist�re pour les trois prochaines ann�es. � l'int�rieur de ce cadre, les budgets d'administration et la planification � long terme pour les directions g�n�rales sont n�goci�s et approuv�s � l'interne, en tenant compte de l'effet qu'a l'�volution des grandes priorit�s sur les budgets.

  • La Direction g�n�rale des finances examine tous les projets de programme ou d'initiative susceptibles d'avoir des r�percussions financi�res avant qu'ils ne soient soumis � l'approbation du ministre.

B. Les biens, responsabilit�s, recettes et d�penses sont g�r�s de mani�re � optimiser les mouvements de la tr�sorerie et � limiter les frais d'immobilisation.

  • Les exemples qui suivent illustrent les m�thodes employ�es aux �tats-Unis :

- Recouvrement : L'Environmental Protection Agency (PA) utilise des bo�tes postales, Fedwire, des entreprises de recouvrement ainsi que des avocats du Department of Justice pour acc�l�rer la collecte et le traitement. L'EPA examine en ce moment la possibilit� d'utiliser des bo�tes postales �lectroniques.

- Investissements : L'Environmental Protection Agency s'efforce de transf�rer rapidement et efficacement les fonds recouvr�s au Tr�sor, afin de limiter les frais d'emprunt.

- Paiements : L'EPA utilise un syst�me �lectronique d'authentification (S�A) pour le paiement des factures, lequel permet de traiter un paiement en un jour, comparativement � trois pour le traitement manuel. Le versement des pr�ts et subventions s'effectuent gr�ce � une chambre de compensation automatis�e, c'est-�-dire un syst�me �lectronique de transfert de fonds.

- Caisse d'avances : Les demandes d'avances ont diminu� de 48 % � l'EPA gr�ce � l'utilisation de cartes de cr�dit (petits achats), cartes de voyage et traites (autres remboursements).

C. Renseignements et conseils

Les gestionnaires de tous les niveaux ont acc�s en temps opportun � des conseils fiables sur les responsabilit�s financi�res du gouvernement.

  • � l'Environmental Protection Agency des �tats-Unis, les cadres sup�rieurs de l'administration centrale et des bureaux r�gionaux assument maintenant les grandes responsabilit�s relatives � la gestion des ressources en plus de leurs fonctions habituelles. Cet ajout avait pour objet d'int�grer la gestion des ressources aux achats, aux programmes de subvention et � la gestion financi�re. Les fonctions de gestion des ressources incluent la formulation et l'ex�cution de budgets, l'application de la Chief Financial Officers Act, ainsi que la gestion des ressources internes et externes de l'agence. Les fonctionnaires responsables de la gestion des ressources et leur personnel ont acc�s au syst�me de gestion financi�re de l'organisation et peuvent produire des rapports sp�ciaux au moyen d'un autre syst�me informatis�.
  • Executive Window, le syst�me d'information en direct de la General Services Administration (GSA) donne des renseignements complets sur les finances, les programmes et le rendement, et inclut divers outils permettant d'analyser ces donn�es et de les pr�senter graphiquement.
  • Le Department of Commerce des �tats-Unis travaille actuellement � mettre en place un syst�me de gestion � la fine pointe qui remplacera ou int�grera les fonctions des divers syst�mes financiers et administratifs existants. De plus, le d�partement est en train de d�velopper pour les cadres un syst�me d'appui au processus d�cisionnel qui donnera acc�s � l'information de diff�rentes bases de donn�es.

3. M�thodes

Les m�thodes utilis�es pour r�unir des donn�es et garantir la r�alisation des attentes pourraient avoir les caract�ristiques suivantes :

A. Les m�thodes sont bien cibl�es (ax�es sur les pratiques, syst�mes et services minist�riels de gestion financi�re).

  • Au Royaume-Uni, une unit� distincte revoit r�guli�rement les syst�mes financiers et les syst�mes d'exploitation du minist�re.
  • En Nouvelle-Z�lande, les rapports annuels des minist�res et de la plupart des soci�t�s d'�tat incluent un �nonc� sur la performance, d�crivant les indicateurs de rendement pour chaque cat�gorie de r�sultats. Les donn�es sur le rendement sont revues par le Audit Office. Les objectifs de rendement � atteindre sont d�finis au d�but de l'ann�e dans un �nonc� d'intention (soci�t�s d'�tat) ou un rapport pr�visionnel (minist�res). L'information sur le rendement n'est pas tout � fait aussi pertinente qu'elle pourrait l'�tre pour assurer la responsabilisation; mais, au moins, la structure est en place.
  • Aux �tats-Unis, la gestion financi�re est principalement la responsabilit� des agences individuelles. La Chief Financial Officers Act d�crit les fonctions et responsabilit�s du directeur financier et de son adjoint, ainsi que le lien hi�rarchique du directeur avec l'administrateur g�n�ral de l'agence. Le Office of Management and Budget �nonce des lignes directrices et fixe les orientations g�n�rales, mais c'est � chaque agence de voir � la mise en oeuvre comme telle. Les principaux outils permettant d'attirer l'attention des agences sur les pratiques, syst�mes et services de gestion financi�re sont le rapport annuel et les autres rapports obligatoires (p. ex., les rapports requis en vertu de la Chief Financial Officers Act), la v�rification annuelle des �tats financiers et la d�claration de sauvegarde pr�sent�e � la Pr�sidence et au Congr�s en vertu de la Federal Managers' Financial Integrity Act.

B. Les m�thodes fournissent des renseignements significatifs � l'administrateur g�n�ral (les d�clarations de sauvegarde ainsi que les rapports sur les correctifs appliqu�s contiennent assez de d�tails).

  • Au Royaume-Uni et en Nouvelle-Z�lande, on pr�sente au secr�taire permanent un r�sum� des importantes constatations d�coulant de la v�rification, ainsi que des correctifs propos�s. Les cadres sup�rieurs re�oivent pour leur part des donn�es succinctes sur les �carts importants entre les objectifs fix�s et les r�sultats financiers obtenus. Enfin, on pr�pare toujours un aper�u des progr�s pour les r�unions de contr�le avec le secr�taire permanent.
  • Aux �tats-Unis, le rapport annuel requis en vertu de la Federal Managers' Financial Integrity Act rel�ve, le cas �ch�ant, toute faiblesse mat�rielle et propose un plan de redressement, incluant un calendrier sommaire de mise en oeuvre. Et c'est aux �chelons les plus �lev�s des d�partements et agences (administrateur g�n�ral) que cette information est examin�e.

C. Les m�thodes incluent des lignes directrices g�n�rales (attentes et objectifs communs � tous les organismes pour garantir la coh�rence).

  • Au Royaume-Uni, le cadre de responsabilisation et les objectifs de gestion financi�re de chaque minist�re sont approuv�s par le secr�taire permanent qui peut, � l'occasion, les soumettre au comit� des cadres sup�rieurs. Au besoin, on d�veloppe des syst�mes communs pour les paiements, la comptabilit�, etc.
  • Le Department of Commerce des �tats-Unis a r�dig� une s�rie de guides sur les questions relatives � la gestion financi�re : normes et principes comptables, gestion de l'encaisse, gestion du cr�dit et gestion de la dette. Ces guides sont la principale source d'information sur les directives de gestion financi�re �mises par les diverses agences de contr�le (notamment le Office of Management and Budget) ou les politiques sp�cifiques du d�partement. Ils contiennent aussi des indications sur les autres documents de r�f�rence, comme les recueils de droit public et les circulaires du Office of Management and Budget, afin d'orienter les gestionnaires qui doivent faire des recherches plus pouss�es ou r�gler un probl�me plus complexe li� � la comptabilit� ou � la reddition de comptes.

D. Les m�thodes sont adapt�es aux exigences propres � chaque organisme, ainsi qu'� la nature de ses activit�s de gestion).

  • Aux �tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a mis en place un programme de recouvrement des co�ts, appel� Superfund. Ce programme permet aux parties responsables de la contamination d'un site d'obtenir des renseignements plus d�taill�s que ceux fournis par le syst�me comptable de l'agence. Pour r�pondre � ces besoins d'information, l'EPA s'est dot�e de deux syst�mes additionnels (le Superfund Cost Organization and Recovery Enhanced System et le Superfund Cost Recovery Image Processing System). Le premier produit des rapports sommaires sur les op�rations concernant un site d�termin� et le second contient les images � l'appui des �tats r�capitulatifs.

E. Les m�thodes ne sont pas trop �lourdes� (c'est-�-dire que, dans la mesure du possible, les donn�es justificatives derri�re la d�claration de sauvegarde sont extraites de sources et de m�canismes d'information existants, mettant � profit la technologie moderne de l'information.

  • Aux �tats-Unis, le rapport de responsabilit� � l'essai dans six d�partements (Social Security Administration, General Services Administration, National Aeronautics and Space Administration, Nuclear Regulatory Commission, Department of Veterans Affairs et le Department of Treasury) pr�sente dans un seul document tous les renseignements sur la gestion financi�re, de mani�re � en faciliter l'acc�s. Le Office of Management and Budget a aussi consolid� en un seul plusieurs de ses rapports sur la gestion financi�re - rapport intitul� Federal Financial Management Status Report and Five-Year Plan.

4. �tats financiers

Application des m�thodes et principes comptables g�n�ralement accept�s.

  • En Nouvelle-Z�lande, les minist�res et soci�t�s d'�tat sont tenus l�galement de respecter les m�thodes et principes comptables g�n�ralement accept�s, y compris en mati�re de comptabilit� d'exercice. Les comptes consolid�s de l'�tat respectent d'ailleurs � la lettre ces m�thodes et principes.

Les autres points d'int�r�t concernent la pertinence et la qualit� des renseignements contenus dans les bilans financiers, notamment en ce qui a trait � l'appr�ciation du patrimoine et des infrastructures, de m�me qu'� la reconnaissance des obligations gouvernementales (bien-�tre social, pensions, etc.).

  • En 1990, le gouvernement des �tats-Unis a cr�� un conseil consultatif et l'a charg� de recommander des normes et principes comptables pour l'administration f�d�rale. � partir de ces recommandations, l'Office of Management and Budget a �dict� des normes de base pour l'ensemble de l'administration f�d�rale. Les 24 organismes vis�s par la Chief Financial Officers Act (version r�vis�e) sont de plus tenus de pr�parer chaque ann�e des �tats financiers et de les faire v�rifier.

5. D�claration annuelle de gestion

C'est par des affirmations sur l'�tat des affaires dans leur sph�re de responsabilit� que les hauts fonctionnaires d�montrent leur rendement. L'administrateur g�n�ral qui affirme que telle ou telle responsabilit� financi�re a �t� remplie fait ce qu'on appelle une �d�claration de gestion�. Pour accro�tre le degr� de confiance avec lequel ces d�clarations sont faites, il faudrait doter les organismes de syst�mes d'information et de contr�le, ainsi que proc�der � divers types d'examens (v�rifications internes, �valuations de programmes, �tudes sp�ciales, etc.).

  • En Nouvelle-Z�lande, le rapport annuel des minist�res et des soci�t�s d'�tat doit l�galement inclure un �nonc� de responsabilit� sign� par le sous-secr�taire d'�tat et par l'agent financier principal.
  • Aux �tats-Unis, les hauts fonctionnaires ont plusieurs moyens d'exposer leurs points de vue. Le plan quinquennal et le rapport d'�tape sur la gestion des finances f�d�rales, le rapport requis en vertu de la Federal Managers' Financial Integrity Act et le nouveau rapport de responsabilit� permettent � la haute direction de se prononcer sur le rendement g�n�ral de leur organisme. � cela s'ajoute le rapport semestriel de l'inspecteur g�n�ral au Congr�s, qui donne � la haute direction l'occasion d'exposer son point de vue sur les grandes questions soulev�es par l'inspecteur.

Conform�ment � la Government Performance and Results Act, les agences doivent chaque ann�e �laborer un plan strat�gique et fixer des objectifs de rendement, puis rendre compte de leurs r�sultats. Pour l'ann�e 1998, les agences et d�partements vont porter une attention particuli�re � la planification strat�gique et vont s'attacher � d�finir des indicateurs de rendement sp�cifiques pour leurs programmes. Ces indicateurs permettront aux administrateurs g�n�raux et aux autres int�ress�s de mesurer les progr�s.

  • Huit organismes ex�cutifs font actuellement l'essai d'un rapport de responsabilit� qui ressemble � un rapport de gestion financi�re, mais inclut des donn�es sur le rendement. Le rapport pr�sente les indicateurs de rendement de l'organisme, son �tat financier, ainsi qu'un bilan des mesures de contr�le visant � sauvegarder les ressources et l'int�grit� des programmes et des activit�s administratives.

6. Gestion des recettes

Initiatives r�centes qui ont trait aux politiques et pratiques de gestion des recettes provenant des services, de la vente de biens ou d'autres sources.

A. Gestion des comptes d�biteurs, y compris les r�gles concernant les limites de cr�dit, la compensation des comptes cr�diteurs et des comptes d�biteurs, la saisie de biens pour r�gler les comptes, etc.

  • Utilisation des remboursements d'imp�t pour compenser les cr�ances : En vertu d'une entente avec l'Internal Revenue Service, la General Services Administration �tablit une liste informatis�e de ses cr�anciers en d�faut et la soumet au Internal Revenue Service afin que celui-ci fasse un rapprochement avec ses fichiers de remboursement de l'imp�t. Lorsqu'il y a concordance, les remboursements sont retenus et servent � acquitter directement la dette. Cette m�thode a permis � la General Services Administration de recouvrer des dettes qu'elle n'avait pas r�ussi � recouvrer par d'autres moyens.
  • Le gouvernement am�ricain est aussi dot� d'une base de donn�e interactive (Credit Alert Interactive Voice Response System) permettant d'avoir des renseignements sur les d�biteurs en d�faut. Gr�ce � cette base de donn�e, le gouvernement f�d�ral peut �viter de pr�ter � des personnes lui devant d�j� de l'argent. C'est-�-dire que l'�tat refuse tout cr�dit jusqu'� ce que le demandeur ait pay� sa dette ou ait conclu une entente avec l'organisme auquel il doit de l'argent. En 1995, sur 2,4 millions de requ�tes, le syst�me a rep�r� 32 000 d�biteurs fautifs.
  • La Debt Collection Improvement Act de 1996 permet la compensation �lectronique lorsqu'un particulier ou une organisation a une dette envers le gouvernement.

B. Gestion des mouvements de tr�sorerie (p. ex., utilisation du transfert �lectronique de donn�es pour simplifier et acc�l�rer les paiements).

  • Aux �tats-Unis, le march� pour la technologie du transfert �lectronique de donn�es et les technologies apparent�es cro�t de mois en mois. Il semble donc in�vitable que celle-ci devienne l'outil de pr�dilection pour les �changes commerciaux dans ce pays. Le gouvernement f�d�ral souhaite simplifier et am�liorer la gestion des approvisionnements et des autres activit�s financi�res aux �tats-Unis, de m�me qu'en r�duire le co�t, en implantant de nouvelles m�thodes de paiement dans l'ensemble de l'administration f�d�rale d'ici cinq ans.

- D�bit pr�autoris� : La General Services Administration offre depuis peu � ses cr�anciers de payer par d�bit pr�autoris�. Si cette m�thode est retenue, l'organisme est assur� de recouvrer son argent, parce que le montant d� est pr�lev� automatiquement du compte du cr�ancier. Cette m�thode de paiement r�duit aussi les co�ts d'administration.

- La General Services Administration est aussi dot�e d'un syst�me de paiement �lectronique (Paperless Information Exchange Payment System) lui permettant de recevoir par voie �lectronique les factures de ses fournisseurs. Elle paie ensuite ces derniers par la chambre de compensation automatis�e, inscrit la d�pense au compte appropri�, puis avise les fournisseurs du paiement - tout cela, sans qu'il soit n�cessaire de faire une saisie manuelle. On ne proc�de qu'� l'occasion au rapprochement des comptes.

- Le r�seau ePay permet aux organismes de payer leurs factures de services publics par voie �lectronique et leur permettra bient�t de payer �galement d'autres services r�currents. Il suffit que les fournisseurs soient abonn�s � ce r�seau commercial. Les instructions de paiement et les autres informations concernant les paiements (p. ex., num�ro de facture) sont transmises par voie �lectronique, et le r�glement et le rapprochement se font par le r�seau.

- Le Tr�sor utilise le Federal Financial System, un syst�me de comptabilit� vendu dans le commerce, pour suivre et contr�ler les d�penses de sept bureaux sur ses 12. Le syst�me calcule et reporte automatiquement les int�r�ts. Le Tr�sor utilise aussi un syst�me appel� Report Management System pour rendre compte des activit�s financi�res de ses programmes. Ce syst�me est mis � jour quotidiennement. Gestionnaires, comptables, agents de programmes et agents du budget peuvent le consulter. Le Tr�sor utilise en plus une chambre de compensation automatis�e qui permet de d�poser directement dans le compte des fournisseurs l'argent qui leur est d�, ainsi que de transf�rer des donn�es par voie �lectronique. � l'avenir, la technologie de transfert �lectronique de donn�es sera aussi utilis�e pour les recouvrements et pour le remboursement des contribuables.

C. Facturation des int�r�ts pour les comptes en souffrance.

  • Aux �tats-Unis, la Federal Claims Collection Act de 1966 (loi r�vis�e) permet aux administrateurs g�n�raux de facturer des int�r�ts pour les dettes impay�es, d'imposer des frais pour le traitement des cr�ances en d�faut, ainsi que d'imposer des p�nalit�s. Des exemples suivent :

- En ao�t 1994, Rural Development a mis en place un syst�me de paiements pr�autoris�s pour le recouvrement des pr�ts aux communaut�s et aux entreprises. Apr�s entente avec l'emprunteur, Rural Development pr�l�ve directement du compte de ce dernier les montants dus � la date d'�ch�ance. Le d�bit est effectu� et enregistr� par le service des finances de Rural Development. Ce syst�me diminue le nombre de retards et d'arri�r�s, et �limine l'intervention de l'emprunteur dans la proc�dure de paiement. Rural Development pr�voit �galement implanter cette m�thode de paiement pour les emprunts �lectroniques et t�l�phoniques.

- Rural Development utilise le programme de compensation du Internal Revenue Service pour recouvrer les pr�ts �chus qui n'ont pas �t� rembours�s. Rural Development a recouvr� gr�ce � ce programme 2,2 millions de dollars pour les quatre premiers mois de l'ann�e 1996. Depuis la cr�ation du programme, en 1997, Rural Development a recouvr� des cr�ances totalisant plus de 36 millions de dollars.

- Rural Development collabore actuellement avec une banque priv�e afin de mettre en place un syst�me de bo�tes postales pour les emprunts �lectroniques et t�l�phoniques. Les emprunteurs pourront ainsi, gr�ce � une chambre de compensation automatis�e, transf�rer eux-m�mes des fonds de leur institution financi�re � Rural Development. Le compte de l'organisme sera cr�dit� le jour suivant. La banque fournira sur bande un relev� mensuel sur les recouvrements au service des finances de Rural Development, dans un format permettant la mise � jour automatique du fichier des emprunteurs. Les �tapes subs�quentes du projet pr�voient la modification des num�ros de comptes par la banque, le rapprochement des montants pay�s avec les montants dus, ainsi que le passage au d�bit pr�autoris�.

7. Gestion des d�penses

A. M�thodes de gestion de la tr�sorerie (p. ex., utilisation de paiements r�guliers et pr�d�termin�s afin d'�viter les int�r�ts pour les paiements en retard).

  • Le gouvernement am�ricain s'est fix� comme principal objectif de payer ses factures � temps et de recouvrer � l'�ch�ance l'argent qu'on lui doit. Il ne veut tol�rer aucun flottant. Pour atteindre cet objectif, il tire parti de techniques modernes, comme le transfert �lectronique de donn�es, de fonds et de prestations, les cartes de cr�dit (pour les recouvrements) et les cartes de paiement (pour les voyages, la gestion du parc automobile et les petits achats). Le gouvernement f�d�ral est en outre capable de proc�der � des compensations sans que le payeur ou le d�biteur ait � intervenir. Voici quelques exemples d'application de ces techniques modernes :

- Un syst�me de paiement automatis� des march�s de services, appel� Fixed Contract Payment System, permet de payer automatiquement une somme fixe � intervalles r�guliers, sans qu'il soit n�cessaire pour le fournisseur de soumettre une facture ou de pr�senter un rapport. Les Finances effectuent automatiquement le paiement 30 jours apr�s la derni�re journ�e de service, sans attendre une facture ou un rapport. Le montant vers� correspond au paiement mensuel convenu dans l'entente de service, moins d�ductions, le cas �ch�ant. Les march�s de services sont automatiquement retir�s du syst�me un mois avant leur expiration. Les Finances demandent alors un rapport final par la voie habituelle pour v�rifier si toutes les exigences du march� ont �t� remplies avant de fermer le dossier. Les Finances attendent pour effectuer le dernier paiement de recevoir le bordereau de r�ception final ou une autorisation similaire de l'agent ayant pass� le march�.

- L'administration f�d�rale utilise l'International Merchant Purchase Authorization Card (IMPAC) pour ses achats. Cette carte commerciale d'achat permet de simplifier l'acquisition des biens et services dont la valeur ne d�passe pas 2 500 $, et �limine ainsi la n�cessit� de commander des bons de petite caisse.

- L'administration f�d�rale dispose aussi d'un programme de paiement sp�cial pour les fournisseurs avec lesquels elle fait affaires tous les jours. Apr�s exp�dition de la commande quotidienne au d�partement acheteur, le fournisseur envoie une facture �lectronique � la soci�t� de cr�dit de ce dernier. La soci�t� paie le fournisseur et facture le d�partement au moyen de son logiciel de traitement des op�rations sur carte de cr�dit, puis le remboursement est effectu� en moins de 24 heures.

- Le transfert �lectronique de prestations (T�P) est une m�thode de distribution des allocations (p. ex., s�curit� sociale) et des prestations en nature (p. ex., coupons d'alimentation) utilisant les cartes de d�bit. L'administration f�d�rale se donne jusqu'en 1999 pour implanter un syst�me national de transfert �lectronique des prestations (prestations f�d�rales et prestations propres � chaque �tat) qui est convivial et ne requiert qu'une seule carte par b�n�ficiaire. Huit des �tats am�ricains exploitent d�j� un tel syst�me sur l'ensemble de leur territoire.

- Le Tr�sor utilise un service appel� Quick Pay qui paie les factures inf�rieures � un montant d�termin� avant m�me la confirmation de la livraison. Il proc�de ensuite � un �chantillonnage statistique de ces factures par mesure de contr�le. Le Tr�sor a pour pratique de profiter de tous les escomptes pour paiement anticip�, lorsque c'est possible.

B. Escomptes pour paiement anticip�

  • Aux �tats-Unis, la General Services Administration d�ploie continuellement des efforts pour am�liorer la gestion de la tr�sorerie. C'est ainsi que, r�cemment, elle a d�velopp� une page d'accueil permettant aux fournisseurs qui visitent son site Internet de d�couvrir dix fa�ons de se faire rembourser rapidement l'argent qui leur est d� par le gouvernement. Cette liste encourage non seulement les fournisseurs � s'abonner � un syst�me de transfert �lectronique de fonds, mais leur recommande aussi d'offrir des escomptes pour le paiement anticip�.
  • Presque tous les paiements r�currents de la National Aeronautics and Space Administration (NASA) sont acquitt�s par voie �lectronique. L'organisme encourage ses centres de paiement � utiliser le plus possible les paiements �lectroniques. Gr�ce � l'implantation d'un syst�me �lectronique d'authentification dans l'ensemble de ses centres, la NASA a r�ussi � raccourcir de deux jours le d�lai requis pour obtenir une autorisation de paiement du Tr�sor. Les r�centes initiatives de rationalisation de l'organisme peuvent �tre group�es en deux cat�gories : pratiques exemplaires et restructuration. Parmi les pratiques exemplaires figurent une rationalisation des pratiques de remboursement pour les frais de voyage (l'organisme fait maintenant un �chantillonnage statistique plut�t que de v�rifier une par une toutes les pi�ces justificatives) et l'utilisation de cartes bancaires et de transferts �lectroniques de fonds � la place du fonds d'avance. Les initiatives de restructuration, pour leur part, incluent le regroupement des activit�s de traitement de la paye et de remboursement des frais de voyages.

C. Autres

  • Le service des finances de Rural Development a implant� la signature et la facturation �lectroniques pour certaines d�penses de projet. � l'heure actuelle, ces factures sont post�es au centre financier national du Department of Agriculture, � la Nouvelle-Orl�ans, qui s'occupe de la conversion des donn�es et du paiement. Gr�ce au syst�me de facturation �lectronique, les bureaux r�gionaux de Rural Development pourront eux-m�mes contr�ler leurs fonds et acheminer leurs factures par voie �lectronique, y compris authentifier les factures en vue de leur paiement et apporter des modifications aux renseignements figurant sur les factures.

8. Analyse comparative des r�sultats financiers

A. �tablissement d'indicateurs de rendement budg�taires et de jalons pour comparer les r�sultats r�els.

  • Le gouvernement de la Nouvelle-Z�lande r�unit et publie une quantit� importante de renseignements sur la qualit�, le volume et le co�t de sa �production�. Certains minist�res comparent leur rendement � celui d'autres minist�res. Il y a m�me eu des tentatives pour �tablir des ratios et des indicateurs qui permettraient de comparer les intrants et les m�thodes, mais comme les r�sultats ont tendance � �tre uniques � chacun, on a fait peu � ce chapitre.
  • Aux �tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a �labor� deux s�ries d'indicateurs pour jauger le rendement dans des domaines critiques de la comptabilit� et de la gestion financi�re. La premi�re s�rie porte d'indicateurs sur des responsabilit�s cl�s de comptabilit� et de gestion financi�re. Elle englobe les comptes d�biteurs, le paiement des fournisseurs, le versement des subventions, le relev� des op�rations de caisse et les activit�s de recouvrement des co�ts. La deuxi�me s�rie d'indicateurs porte sur des aspects plus g�n�raux de la gestion financi�re, notamment les march�s de services, les subventions, les immobilisations, la gestion des fonds et la gestion financi�re des programmes. Les indicateurs sont encore � l'essai.

B. Utilisation d'indicateurs de rendement afin de comparer diff�rents programmes au sein d'un organisme ou d'un gouvernement national, voire �tablir des comparaisons avec le secteur priv� et d'autres �tats.

  • La Social Security Administration des �tats-Unis est dot�e d'un vaste �ventail d'indicateurs de rendement, utilis�s dans la formulation et l'ex�cution des budgets, ainsi que la r�partition des co�ts entre le programme des fonds en fiducie et le programme du fonds d'administration. Pour pr�voir les besoins et remplir ses responsabilit�s l�gales en mati�re de r�partition des co�ts, l'organisme fait un suivi r�gulier de la charge de travail (re�us, documents trait�s, dossiers en suspens), des exercices financiers, de la productivit� et des co�ts � l'unit�. Il a �labor� des formules pour �valuer le rendement, d�termin� la capacit� des syst�mes en place � �valuer le rendement, consult� la client�le et les autres int�ress�s sur les pr�f�rences en mati�re de service et �labor� un nouveau plan d'activit� qui est bas� sur les r�sultats de cette consultation. L'organisme utilise aussi certains indicateurs pour contr�ler les r�sultats (notamment l'exactitude des paiements). Son rapport de responsabilit� inclut des indicateurs ayant pour objet de d�terminer si les programmes donnent les r�sultats attendus, si les niveaux de financement conviennent et si les op�rations sont efficaces, ainsi que d'�valuer les progr�s par rapport aux objectifs g�n�raux.
  • La Joint Commission for the Accreditation of Health Care Organizations �value les h�pitaux pour anciens combattants et la majorit� des institutions qui dispensent des soins de sant� aux �tats-Unis. Elle utilise pour cela des crit�res normalis�s portant sur la structure, les m�thodes de travail et certains r�sultats. Ces crit�res d'�valuation permettent de comparer diverses institutions publiques, ainsi que d'�tablir des comparaisons avec le secteur priv�; en effet tous les �tablissements qui dispensent des soins de sant� utilisent les m�mes crit�res.

9. Technologie de l'information

Utilisation de techniques modernes pour saisir les donn�es et pr�senter � la direction et au personnel une information pertinente, dans un format pratique.

A. Mise en place de syst�mes comptables et de syst�mes de gestion financi�re efficients, efficaces et �conomiques.

  • En 1996, le pr�sident des �tats-Unis a ratifi� l'Information Technology Management Reform Act, cr�ant les postes de dirigeant principal de la technologie de l'information (TI). La Loi oblige aussi l'administrateur principal de l'Office of Management and Budget � greffer au processus budg�taire une proc�dure d'analyse, de suivi et d'�valuation des risques et r�sultats d�coulant des grands investissements des agences ex�cutives dans les syst�mes d'information. Elle pousse aussi un cran plus loin les exigences �nonc�es dans la Chief Financial Officers Act concernant les syst�mes comptables : elle requiert une collaboration entre l'administrateur g�n�ral, le dirigeant principal de la TI et le directeur financier pour garantir l'efficacit� des syst�mes (c.-�-d., leur capacit� � produire des donn�es fiables et compl�tes pour les �tats financiers).
  • Les douanes am�ricaines utilisent un syst�me automatis� pour recouvrer les droits, taxes et redevances. Le syst�me permet de suivre et contr�ler toutes les importations en sol am�ricain et est reconnu comme l'un des grands syst�mes administratifs les plus sophistiqu�s et les mieux int�gr�s au monde. Gr�ce au transfert �lectronique de donn�es et � l'�chantillonnage statistique, il a permis de r�duire les co�ts et la paperasse pour le service des douanes aussi bien que pour les importateurs.
  • L'Environmental Protection Agency utilise un logiciel de gestion financi�re, de comptabilit� pr�t-�-utiliser pour g�rer ses op�rations financi�res. Le logiciel, auquel il a suffi d'apporter quelques modifications pour r�pondre aux besoins sp�ciaux de l'EPA, a permis des �conomies appr�ciables. En effet, le d�veloppement et le maintien d'un logiciel sur mesure � l'interne auraient co�t� beaucoup plus cher et auraient pu causer beaucoup de probl�mes. L'EPA fait partie d'un groupe interorganisationnel d'utilisateurs, qui conseille le concepteur du logiciel pour faire en sorte que celui-ci continue de r�pondre efficacement et �conomiquement aux besoins de l'administration f�d�rale. Elle proc�de de plus r�guli�rement � des mises � niveau (au moins une fois par ann�e) afin de suivre l'�volution des exigences en mati�re de gestion financi�re.

B. Politiques et proc�dures concernant le d�veloppement et la mise en place des syst�mes de TI.

  • L'Information Technology Management Reform Act de 1996 (aussi appel�e loi Clinger-Cohen) a radicalement modifi� la mani�re dont le gouvernement am�ricain planifie et effectue l'acquisition des grands syst�mes de TI. C'est aux administrateurs g�n�raux que revient la responsabilit� du succ�s en la mati�re. De plus, la Loi simplifie et am�liore les m�thodes employ�es par l'�tat pour g�rer son important portefeuille d'investissements en TI : i) elle fixe les crit�res devant servir � �valuer les programmes d'investissement, crit�res inspir�s des pratiques exemplaires d'entreprises ayant connu elles-m�mes du succ�s dans ce domaine; ii) elle prend exemple sur les r�ussites du secteur priv� et cr�e un poste de dirigeant principal de la TI dans toutes les agences ex�cutives et dans chacune des grandes agences ind�pendantes, pla�ant le titulaire sous l'autorit� directe de l'administrateur g�n�ral et le d�signant comme principal responsable pour tout ce qui touche � la gestion de la TI et � l'application de la Paperwork Reduction Act dans l'agence; iii) elle encourage la participation � des groupes interorganisationnels afin de permettre le partage de la technologie et du savoir-faire; iv) elle encourage les agences � �chelonner les acquisitions, de mani�re � pouvoir mieux cibler les achats.

L'Office of Management and Budget demande aux d�partements et aux agences de respecter les lignes directrices suivantes, diffus�es dans une note de service en date de f�vrier 1997 :

  1. (le syst�me r�pond aux exigences de la mission fondamentale confi�e � l'organisme;
  2. aucun autre organisme, priv� ou public, ne peut faire le travail;
  3. les m�thodes de travail ont �t� simplifi�es afin d'accro�tre les chances de trouver un logiciel convenable dans le commerce;
  4. la gestion et l'analyse du portefeuille montrent que l'investissement rapportera autant ou plus qu'un autre investissement en TI;
  5. le syst�me ob�it aux normes architecturales de l'organisme et de l'administration f�d�rale;
  6. on a proc�d� � des essais, r�duit le plus possible le nombre d'adaptations, fix� des indicateurs de progr�s et obtenu l'appui des gestionnaires pour r�duire les risques et garantir que le produit achet� r�ponde aux attentes;
  7. l'approvisionnement �modulaire� permet d'acheter des lots plus petits et de faire en sorte que les d�lais de livraison ne d�passent pas 18 mois;
  8. les risques sont ad�quatement r�partis entre le fournisseur et l'organisme, c'est-�-dire qu'on privil�gie l'utilisation de contrats fond�s sur le rendement plut�t que sur l'effort ou le co�t.
  • Rural Development a adopt� des politiques et des proc�dures sp�cifiques relativement � la gestion des demandes de modification, d'am�lioration ou de d�veloppement de syst�mes informatis�s. Un conseil d'examen, form� de cadres sup�rieurs, approuve l'affectation des ressources en fonction des objectifs strat�giques � court et � long terme. Un comit� d'examen des syst�mes, constitu� de fonctionnaires responsables de la gestion des finances ou de programmes, d�termine l'ordre de priorit� des demandes.

C. Int�gration des bases de donn�es sur les ressources humaines, mat�rielles et financi�res.

  • L'Office of Public and Indian Housing, une composante du Department of Housing and Urban Development, a particip� � un projet visant la mise en place d'un syst�me int�gr� permettant de g�rer les contr�les financiers, ainsi que de satisfaire aux exigences en mati�re de rapports. Le projet avait pour objectif g�n�ral le d�veloppement d'un syst�me comptable int�gr� r�pondant � la fois aux besoins du d�partement et de l'organisme central. Il fallait plus particuli�rement satisfaire aux exigences l�gales relatives � la comptabilit� des d�penses. Le syst�me, qui fonctionne dans un environnement Windows et est dot� d'une interface conviviale, offre un acc�s direct � une base de donn�es centrale.
  • Les 12 bureaux du Department of Treasury utilisent un seul et m�me processeur pour l'administration de la paye. Cela garantit une plus grande coh�rence dans l'administration des diverses primes sp�cifiques � ces bureaux. Et parce que l'information est enregistr�e dans une seule base de donn�es, il est facile de la partager avec d'autres organismes.
  • Le logiciel pr�t-�-utiliser de l'Environmental Protection Agency int�gres les fonctions de comptabilit�, de gestion financi�re et de budg�tisation. L'EPA travaille de plus � installer un module additionnel, faisant lui aussi partie du logiciel et int�grant les fonctions de gestion des immobilisations et des biens. Elle a d�velopp� des interfaces reliant son syst�me financier � son syst�me de gestion de la paye et du personnel, de sorte que les donn�es peuvent �tre transmises rapidement de l'un � l'autre, sans qu'il soit n�cessaire de faire une nouvelle entr�e au clavier. Il existe �galement une interface pour les syst�mes servant � administrer les subventions et les approvisionnements.

10. Rapports sur la g�rance

Selon le v�rificateur g�n�ral du Canada, un rapport sur la g�rance rend compte de la gestion et des responsabilit�s g�n�rales du ministre et des hauts fonctionnaires. Il couvre l'ensemble de leurs pouvoirs et obligations. Sa port�e est beaucoup plus grande que celle du rapport annuel, qui ne traite que du respect des obligations financi�res. Par exemples, un document public ne donne pas de renseignements d�taill�s sur la port�e des programmes, leurs objectifs strat�giques � court et � long terme, leur planification et les indicateurs susceptibles d'aider � �valuer les r�sultats finaux ou annuels.

  • Au Royaume-Uni, les fonctionnaires qui administrent un budget doivent produire chaque ann�e un rapport sur la g�rance des d�penses li�es aux programmes ou � l'administration. Les directeurs g�n�raux rendent compte � l'administrateur comptable des messages cl�s de ce rapport. La Direction g�n�rale des finances produit un rapport g�n�ral, fixant les priorit�s pour les actions futures.
  • En Nouvelle-Z�lande, le cadre de planification et de rapport du gouvernement se veut aussi complet que possible. Le gouvernement est l�galement tenu de respecter certains principes de gestion financi�re responsable (d�finis dans la Fiscal Responsibility Act de 1994) et de rendre compte r�guli�rement de l'application de ces principes. Voici les principaux documents requis :

- Une mise au point sur la situation �conomique et fiscale, publi�e en m�me temps que le budget. Ce document, r�vis� en d�cembre et avant chaque �lection, est produit par le secr�taire du Tr�sor plut�t que par le gouvernement au pouvoir.

- Un budget des d�penses (inclus dans le budget), d�crivant les grands objectifs de chaque secteur, les montants � d�penser, les indicateurs de rendement et les r�sultats attendus.

- Un rapport pr�visionnel ou un �nonc� d'intention, donnant des renseignements suppl�mentaires sur les objectifs g�n�raux et les objectifs financiers de chaque minist�re ou soci�t� d'�tat.

- Des �tats financiers consolid�s, publi�s annuellement pour chaque soci�t� d'�tat.

- Un rapport annuel pour chaque minist�re et soci�t� d'�tat, rendant compte des r�sultats obtenus par rapport aux objectifs d�finis dans le rapport pr�visionnel ou l'�nonc� d'intention, ainsi que par rapport � certains �l�ments de la pr�vision des d�penses.

La principale faiblesse de ce r�gime de reddition de comptes, c'est que les minist�res et les soci�t�s d'�tat ne font pas rapport sur certains �l�ments du budget des d�penses (principal document sur lequel s'appuie le Parlement pour approuver et contr�ler les d�penses) ou ne font qu'un rapport partiel.

  • Aux �tats-Unis, les �tats financiers des agences f�d�rales doivent inclure des informations sur la g�rance.
  • Aux �tats-Unis, huit agences vont faire l'essai d'un nouveau rapport de responsabilit� standard pour l'exercice 1996. Ce rapport pr�sentera non seulement les informations financi�res habituelles, mais aussi des d�tails sur la mission et le rendement de l'agence.

11. La �conscience� des organismes

�tendre le cadre de responsabilisation du contr�leur pour y inclure, en plus des fonctions financi�res, un r�le de �conscience� objective, c'est-�-dire amener celui-ci � porter un jugement sur les donn�es et les hypoth�ses des grands projets, ainsi que les r�sultats projet�s.

  • Au Royaume-Uni, la Direction g�n�rale des finances revoit et questionne syst�matiquement les propositions financi�res.
  • Aux �tats-Unis, le gouvernement a recommand� l'utilisation du mot �controller� � la place de �comptroller�, parce que le premier a, tout comme le directeur financier d'un organisme, pour t�che de r�gir, diriger et restreindre les d�penses et les finances, aussi bien que de les v�rifier. En ce sens, on peut dire que le �controller� joue un peu le r�le de miroir pour les organismes, leur permettant de voir sir leurs programmes sont vraiment efficaces.
  • Aux �tats-Unis, un processus d'examen financier exhaustif et, par nature, ouvert permet � l'organisation financi�re de participer pratiquement � toutes les initiatives ou aux analyses qu'elle souhaite.
  • Dans ce pays, c'est au directeur financier que revient la responsabilit� d'�duquer les cadres sup�rieurs et les charg�s de programme sur l'importance de la gestion financi�re dans l'ensemble de l'organisation. Et la cl� de cette �ducation, c'est la communication entre les divers groupes.

12. Contr�les internes

N�cessit� d'am�liorer constamment les contr�les en cette �re des �changes �lectronique, des bases de donn�es interconnect�es et des r�seaux informatiques.

Les exemples qui suivent viennent des �tats-Unis :

  • Traitement des factures �lectroniques ligne par ligne : Lorsque la General Services Administration a commenc� � accepter les factures transmises par voie �lectronique, elle a craint des probl�mes dans le traitement et le paiement en l'absence d'intervention humaine pour v�rifier les montants et les obligations. Pour rem�dier � cela, elle a d�cid� de traiter les factures ligne par ligne; c'est-�-dire que pour que le paiement se fasse, l'obligation, le bordereau de r�ception (en cas de besoin) et les factures doivent tous trois porter le num�ro de commande, le num�ro d'inventaire, la quantit� et le prix unitaire appropri�s.
  • Gr�ce � une interface de �courtage� et � un r�seau de communication financi�re, les transferts �lectronique de donn�es vont devenir encore plus courants et il sera possible de recouvrer les cr�ances par voie �lectronique au Department of Treasury et au service des douanes. L'utilisation du syst�me pour les recouvrements sera ult�rieurement �tendue, et on y ajoutera le traitement des remboursements destin�s au public.
  • Le syst�me de gestion financi�re de Veterans Affairs, � Austin, accepte les notes de cr�dit des fournisseurs pour le paiement des factures �ouvertes�, de mani�re � acc�l�rer le recouvrement des sommes dues au d�partement.
  • S�curit� : � l'Environmental Protection Agency, l'acc�s au syst�me des petits achats est restreint � certains employ�s, dont le nom appara�t sur une liste de contr�le, � l'int�rieur du syst�me. L'acc�s � la liste m�me est tr�s surveill�.
  • Int�grit� des donn�es : � l'Environmental Protection Agency, chaque agent aux achats revoit les soumissions pr�sent�es en r�ponse aux appels d'offres. La soumission doit satisfaire exactement aux exigences stipul�es dans l'appel d'offre. L'agent communique directement avec le soumissionnaire lorsqu'il veut v�rifier une information apparaissant dans la soumission.
  • L'administration f�d�rale dans son ensemble proc�de � des contr�les pr�ventifs, et de m�me certaines agences en particulier. Au niveau de l'administration f�d�rale, le President's Council on Integrity and Efficiency v�rifie les grands syst�mes �lectroniques avant qu'ils ne soient mis en place. Il l'a fait pour le syst�me de transfert �lectronique des prestations et, plus r�cemment, pour le syst�me r�gissant l'utilisation des cartes de cr�dit pour les petits achats, les voyages et les activit�s de la flotte.

13. V�rifications externes

Recours aux services d'entreprises priv�es pour v�rifier les processus et les rapports de l'organisme en mati�re d'ex�cution et de gestion.

  • Au Royaume-Uni, les comptes minist�riels sont v�rifi�s par le National Audit Office, qui publie une lettre annuelle sur la gestion. L'office effectue �galement deux ou trois �tudes par ann�e sur le rendement obtenu des divers programmes en contrepartie de l'argent investi. Le comit� des comptes publics, form� de d�put�s, tient dans la plupart des cas une audience durant laquelle le responsable de la comptabilit� peut faire une pr�sentation. Le responsable des finances peut �galement faire une pr�sentation sur le rendement de son minist�re durant l'ann�e �coul�e au comit� parlementaire appropri�, en se basant sur le rapport annuel du minist�re.
  • En Nouvelle-Z�lande, l'Audit Office tient lieu de v�rificateur pour l'ensemble du secteur public, mais a parfois recours aux services de v�rificateurs externes pour certains minist�res et certaines soci�t�s d'�tat. Ces v�rificateurs sont choisis par adjudication.
  • Aux �tats-Unis, les inspecteurs g�n�raux peuvent faire appel aux v�rificateurs du secteur priv� pour compl�ter leur personnel interne, en particulier pour la v�rification des �tats financiers. Les organismes subventionn�s par l'�tat font aussi appel � des v�rificateurs du secteur priv� pour les v�rifications annuelles obligatoires.

14. Gestion des risques

Application de techniques de gestion des risques pour maximiser l'efficacit� des programmes.

  • En Nouvelle-Z�lande, la gestion des risques est un concept bien implant� dans les minist�res et des progr�s consid�rables ont �t� r�alis�s en mati�re d'analyse des risques au cours des deux ou trois derni�res ann�es.
  • Au Royaume-Uni, la gestion des risques est un �l�ment du contr�le de la technologie de l'information TI et des projets.
  • Aux �tats-Unis, l'Audit Act fixe les exigences en mati�re de v�rifications pour les �tats, les gouvernements r�gionaux et les organismes � but non lucratif qui administrent des fonds f�d�raux. Les modifications apport�es en 1996 requi�rent l'utilisation d'une approche tenant compte des risques pour la s�lection des programmes cruciaux (c.-�-d., ceux qui re�oivent le plus d'attention lors des v�rifications). Le gouvernement veut ainsi faire en sorte que la r�partition des ressources de v�rification cadre mieux avec les risques r�els.

15. Diversification des modes de prestation de services

L'utilisation d'organismes de service sp�ciaux, de soci�t�s d'�tat et de coentreprises, la privatisation ainsi que la sous-traitance comme modes diversifi�s de prestation des services pour les programmes minist�riels du gouvernement f�d�ral.

  • L'Australie et la Nouvelle-Z�lande utilisent une vaste gamme de modes diversifi�s de prestation des services.
  • Le gouvernement du Royaume-Uni a cr�� un programme d'�valuation du march� et de sous-traitance, chapeaut� par une initiative nationale de promotion de la qualit� : �Competing for Quality�. Cette initiative englobe une vaste gamme de mesures visant � accro�tre l'efficacit� de l'administration publique : suppression de fonctions, privatisation, sous-traitance, �valuation du march�, cr�ation d'agences, etc.
  • Aux �tats-Unis, la Government Management Reform Act de 1994 pr�voit notamment la cr�ation d'un fonds des services concurrentiels (en cours d'essai), qui permettra la prestation interorganisationnelle de services courants, tels que l'administration de la paye, des ressources humaines et des t�l�communications.
  • L'exp�rience du Department of Defense des �tats-Unis prouve que la concurrence et l'impartition peuvent produire des �conomies appr�ciables, ainsi qu'am�liorer de fa�on notable l'efficacit�. En moyenne, ces modes de prestation ont permis de r�duire les frais d'exploitation de 31 % par ann�e. L'homog�n�it� des r�sultats montre qu'il pourrait y avoir des avantages pour les organismes � ouvrir une bonne partie de leurs op�rations et budgets de soutien � la concurrence.
  • Aux �tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a cr�� un fonds de roulement pour les services administratifs. Les bureaux des programmes pourront donc obtenir des services administratifs moyennant frais. De cette mani�re, les gestionnaires de l'agence deviendront plus conscients du co�t des services. Cette mesure devrait entra�ner une am�lioration du service � la client�le.
  • La direction g�n�rale des finances environnementales de l'Environmental Protection Agency a publi� un rapport proposant plus de 80 solutions de financement de rechange aux gouvernements locaux qui doivent assumer les frais d'exploitation et d'administration de syst�mes environnementaux. R�gle g�n�rale, le financement provient des taxes, droits, frais d'utilisation, transferts ou subventions gouvernementales, voir de la privatisation. Le rapport de l'Environmental Protection Agency pr�sente des techniques de financement additionnelles, y compris des traditionnelles et de toutes nouvelles. Il d�crit aussi des arrangements institutionnels qui peuvent, entre autres, aider � influencer l'utilisation des ressources gouvernementales qui sont de plus en plus rares.
  • En septembre 1995, le vice-pr�sident des �tats-Unis a r�v�l� la nature des prochains efforts pour am�liorer les services gouvernementaux : les organismes ax�s sur le rendement (OAR). Pour ces organismes, le client sera roi. L'administration f�d�rale pr�voit ainsi transformer certaines fonctions en services o� r�gne le client�lisme et o� le rendement a une importance capitale. Les agences jouiront d'une marge de manoeuvre consid�rable, afin de pouvoir apporter les changements qui s'imposent en mati�re de ressources humaines, d'approvisionnements et de finances. En retour, elles devront atteindre des objectifs pr�cis et mesurables de service au public.

Avant de d�signer un organisme ax� sur le rendement, toute agence devra se doter d'une mission claire et s'assurer l'appui des principaux int�ress�s, en plus d'�tre capable de distinguer clairement ses fonctions politiques et r�glementaires de ses fonctions de service.

Contrairement aux pratiques habituelles du gouvernement, les chefs de ces organismes seront embauch�s pour une p�riode d�termin�e. Ils auront des objectifs bien d�finis de rendement, de service et, possiblement, de r�duction des co�ts. Leur traitement sera fonction des taux en vigueur sur le march�, et une bonne partie de leur r�mun�ration d�pendra de leur rendement.

16. Le�ons

Exemples de pratiques exemplaires de la fonction de contr�leur qui ont caus� de grandes d�ceptions.

  • Au d�but de 1995, la NASA a abandonn� un projet important et risqu�, visant le d�veloppement de syst�mes internes, parce qu'il ne cadrait plus avec les priorit�s du gouvernement et ses propres efforts pour simplifier et rationaliser ses op�rations.
  • L'Environmental Protection Agency a fait l'acquisition d'un logiciel pr�t-�-utiliser pour remplacer son syst�me de comptabilit�. Elle croyait en effet que, ce logiciel �tant d�j� utilis� par d'autres agences, il r�pondrait � ses besoins. Elle esp�rait aussi r�aliser des �conomies en collaborant avec les autres agences lorsque des am�liorations s'av�reraient n�cessaires. Mais elle a commis deux erreurs. Premi�rement, le plan d'implantation ne tenait pas assez compte des besoins particuliers de l'agence en mati�re de production de rapports. Deuxi�mement, l'agence aurait d� tester plus � fond le logiciel, y compris continuer d'utiliser son ancien syst�me en parall�le au nouveau durant un certain temps afin de permettre une transition sans heurt.
  • En Australie, il est arriv� plus d'une fois que les applications informatiques ne produisent pas les avantages attendus.

17. Autres tendances actuelles

Exemples donn�s par les �tats-Unis :

  • Une disposition de la l'Omnibus Appropriation Act pr�voit la conversion graduelle aux transferts �lectroniques de fonds pour les salaires, les avantages sociaux, le paiement des fournisseurs, le remboursement des d�penses, les prestations de retraite et autres prestations d'ici 1999. Les remboursements d'imp�t ne sont pas inclus dans le plan.
  • En f�vrier 1996, le Tr�sor a approuv� le transfert �lectronique des prestations f�d�rales au moyen d'une carte de d�bit unique dans huit �tats du Sud. En 1999, lorsque tous les programmes pr�vus auront �t� mis en oeuvre dans l'ensemble des �tats, le f�d�ral versera annuellement plus de 100 millions de dollars en prestations au moyen de cette m�thode.
  • Deux syst�mes, utilisant la technologie du transfert �lectronique de donn�es, sont actuellement � l'essai dans l'administration f�d�rale. L'objectif vis� est de faciliter l'int�gration des fonctions d'acquisition et des fonctions financi�res pour le commerce �lectronique. Le premier syst�me, appel� Prime Pay, permet de payer plus facilement les fournisseurs avec lesquels l'administration f�d�rale fait continuellement affaire. Le deuxi�me tire parti de l'enregistrement des fournisseurs sur le r�seau commercial ePay.
  • L'Office of Management and Budget a officiellement cr�� les fonds de services concurrentiels en mai 1996. Les fonds pilotes permettront la prestation intraorganisationnelle et interorganisationnelle de services administratifs, sur une base concurrentielle.
  • Reconception des proc�dures en mati�re de voyages :
  1. �liminer l'obligation de faire approuver individuellement chaque voyage, et permettre � la place aux bureaux de la General Services Administration de choisir la formule qui leur convient le mieux (c.-�-d., autorisations annuelles, trimestrielles ou ponctuelles). �tat : L'Office of the Chief Financial Officer fait l'essai d'autorisations g�n�rales de voyager, �mises sur une base annuelle, depuis le 1er octobre 1995.
  2. Pour les voyages de deux jours ou plus, fixer � 75 % le taux de remboursement des repas et faux frais pour les journ�es partielles (m�thode Lodgings Plus). �tat : Cette directive, visant tous les voyages en mission temporaire, est entr�e en vigueur le 1er janvier 1996 � la General Services Administration.
  3. Sur pr�sentation des factures, rembourser jusqu'� concurrence de 75 $ les articles divers achet�s durant les voyages (ne s'applique pas aux frais d'h�bergement). �tat : Cette directive est entr�e en vigueur le 5 octobre 1995 � la General Services Administration.
  4. Tirer parti des programmes d'escompte et des ententes de facturation directe conclues avec les h�tels. Les soci�t�s de location de voitures offriront bient�t elles aussi la facturation directe. �tat : La General Services Administration a conclu ses premi�res ententes de facturation directe avec des h�tels, le 31 juillet 1995. Le nombre d'h�tels, initialement de 19, est maintenant pass� � 26. L'organisme fera sous peu l'essai de la facturation directe pour la location de voitures.
  5. Avoir un seul fournisseur pour le centre de gestion des voyages (CGV).
  • FinanceNet, c'est le site � visiter sur Internet pour tout ce qui concerne la gestion des finances publiques. FinanceNet vise plusieurs objectifs : 1) encourager la diffusion des id�es, des pratiques exemplaires et des r�ussites par l'inscription � 30 listes de distribution publiques et l'adh�sion aux groupes de discussions correspondant de Usenet; 2) donner acc�s � une biblioth�que financi�re virtuelle sur les serveurs Gopher, FTP et WWW, afin d'aider les fonctionnaires en charge des op�rations et les contribuables � prendre des d�cisions plus �clair�es. FinanceNet tient aussi lieu de �banque mondiale� d'information sur la vente de biens publics en tout genre - des immobilisations aux pr�ts, sans oublier les avions, les bateaux, les bijoux, etc. Bref, c'est le site par excellence pour se renseigner sur tout ce que les gouvernements (f�d�raux, provinciaux, locaux ou internationaux) vendent au grand public par voie �lectronique.
  • Fastlane est un programme exp�rimental de trois ans, qui a pour objet de reconcevoir et simplifier les rapports de la National Science Foundation (NSF) avec le milieu de la recherche, le milieu de l'enseignement et les communaut�s connexes � l'aide de techniques avanc�es de gestion de l'information. Les projets pilotes qui en r�sulteront devraient permettre de tester les applications de la TI, ainsi que d'essayer de nouvelles m�thodes d'�change entre auteurs de propositions, examinateurs, universitaires responsables de l'administration des recherches, personnel de la fondation et syst�mes administratifs. Le programme pr�voit notamment la reconception de nombreuses interactions, reposant actuellement sur l'utilisation d'imprim�s ou du t�l�phone, afin de permettre aussi les communications �lectroniques par lignes commut�es ou par Internet (par l'interm�diaire des serveurs Mosaic ou WWW). Il suffira donc d'un ordinateur personnel standard et d'une souris pour entrer en communication avec le syst�me de la National Science Foundation, int�grant la plupart des op�rations depuis la pr�sentation d'une proposition jusqu'� l'obtention de renseignements sur l'�tat des propositions soumises.

Six applications sont actuellement � l'essai :

  1. Pr�sentation d'une proposition : Le serveur de la NSF r�serv� aux formulaires permettra d'entrer directement les donn�es administratives concernant les propositions.
  2. Demande de renseignements sur l'�tat des propositions : Le serveur appropri� de la NSF permettra aux enqu�teurs principaux et aux autres utilisateurs autoris�s d'obtenir des renseignements sur une proposition.
  3. Rapport final sur le projet : Le serveur de la NSF r�serv� aux formulaires fournira une version �lectronique du rapport, et permettra la pr�sentation du formulaire et des pi�ces jointes requises par voie �lectronique.
  4. Demande de fonds : La NSF donnera acc�s � un syst�me � menus, y compris une fonction automatique d'envoi d'accus� de r�ception et de confirmation par courrier �lectronique.
  5. Donn�es d'examen : Les personnes charg�es d'examiner les propositions auront acc�s � un syst�me � menus permettant d'entrer leur �valuation, de revoir leurs commentaires, et d'int�grer des informations �coup�es� d'un logiciel de traitement de texte.
  6. Annonce des subventions : Un serveur de la NSF donnera acc�s � une liste des r�centes subventions, y compris des renseignements sur l'institution vis�e, l'enqu�teur principal, ainsi que le montant et la dur�e de la subvention.
  • L'Office of Cost Analysis a �labor� un mod�le de programmation lin�aire permettant au Tr�sor de d�terminer quel agencement de centres t�l�phoniques, de centres de recouvrement et de centres de traitement des remboursements est le plus efficace. Il a aussi con�u un mod�le pour d�terminer l'emplacement des bureaux � l'�tranger et l'aiguillage de la client�le. Ces mod�les int�grent une fonction cartographique permettant de pr�senter les r�sultats.
  • Remboursement �lectronique des frais de voyage : L'Environmental Protection Agency et la General Services Administration utilisent actuellement un syst�me de transfert �lectronique de fonds pour rembourser les frais de voyage des fonctionnaires. Un message �lectronique est envoy� au fonctionnaire concern� lorsque le transfert de fonds a lieu. Ce syst�me �limine la n�cessit� de produire des ch�ques, de m�me que les probl�mes pouvant �tre caus�s par leur perte ou leur vol. Cette m�thode de remboursement est aussi beaucoup moins co�teuse pour le gouvernement.
  • La Social Security Administration utilise depuis 1976 un syst�me int�gr� de comptabilit� par activit�, qui fait ressortir les co�ts, facilite les op�rations et r�duit les frais d'exploitation. Ce syst�me a plusieurs fonctions, notamment analyser les co�ts (une obligation l�gale de l'organisme) afin de garantir une bonne r�partition des d�penses entre les fonds de fiducie et le fonds d'administration. � cette fin, l'organisme fait un suivi de la charge (re�us, documents trait�s, dossiers en suspens), des exercices financiers, de l'utilisation et de la productivit� � divers niveaux. Les d�penses engag�es par l'organisme sont alors imput�es � la charge, aux fonctions, aux activit�s et aux programmes appropri�s et, en bout de ligne, aux fonds qui les soutiennent.

Chapitre III Synopsis, conclusions, recommandations et plan d'action

Synopsis

Le sondage avait pour objet de cerner les pratiques exemplaires de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis (r�pondants) en mati�re de contr�le, de mani�re � ce que les enseignements tir�s aident le Canada � r�duire les co�ts, � simplifier les m�canismes de prestation ainsi qu'� am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de ses programmes.

Sa port�e �tait restreinte aux pratiques exemplaires de nature exceptionnelle, mises en oeuvre par les r�pondants et document�es sur support �lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours, notes d'expos�s et autres documents accessibles au public).

Les constatations ont �t� group�es selon les cat�gories suivantes :

  • Responsabilit� des administrateurs g�n�raux et cadre de responsabilisation des gestionnaires;
  • M�thodes;
  • �tats financiers et d�claration annuelle de gestion;
  • Gestion des recettes et des d�penses
  • Analyse comparative des r�sultats financiers;
  • Technologie de l'information;
  • G�rance et �conscience� des organismes;
  • V�rification internes et externes;
  • Gestion des risques;
  • Diversification des modes de prestation des services;
  • Le�ons;
  • Autres tendances actuelles.

Conclusions, recommandations et plan d'action

Comme l'a r�v�l� le sondage, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande, le Royaume-Uni et les �tats-Unis ont r�alis� des progr�s notables dans l'application des th�ories et principes de contr�le � la gestion quotidienne des activit�s. Les r�pondants ont fourni des exemples document�s et des �tudes de cas sur les pratiques exemplaires de diff�rents minist�res, d�partements ou agences.

Le sondage a de plus permis d'amorcer un dialogue sur la fonction de contr�leur entre les parrains du projet et le gouvernement de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis. Il semble donc vital de saisir l'occasion et de prendre des mesures concr�tes afin de poursuivre ce dialogue.

Conseils et V�rification Canada recommande aux parrains du sondage de prendre les mesures suivantes :

1) Documentation

Tel qu'indiqu� dans les param�tres initiaux, le sondage devait permettre d'obtenir des renseignements sur la fonction de contr�leur ainsi que des documents pr�sentant des exemples de son application.

Tous les pays interrog�s ont accept� de communiquer aux repr�sentants du gouvernement canadien des renseignements et de la documentation sur les applications ou les pratiques mentionn�es dans leurs r�ponses.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor et aux autres parrains du sondage de mettre sur pied un groupe de travail qui aura pour t�che de r�unir de l'information ou de r�aliser des �tudes de cas sur les �l�ments jug�s les plus pertinents, puis de faire part des r�sultats au reste du gouvernement du Canada. Ce groupe de travail pourrait �tre form� de fonctionnaires � l'emploi des minist�res et organismes parrains, ainsi que d'�l�ves des �coles d'administration publique et de gestion des affaires enr�l�s dans un programme d'�change.

2) R�pertoire

Les r�ponses au sondage incluent le nom, le titre, le num�ro de t�l�phone et le num�ro de t�l�copieur de bon nombre de personnes-ressources.

Ces renseignements pourraient faciliter l'�change d'informations et l'obtention de documentation.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande de dresser une liste de toutes les personnes ayant particip� au sondage (les quatre pays r�pondants et les cinq parrains), y compris leur nom, titre, num�ro de t�l�phone, num�ro de t�l�copieur et adresse de courrier �lectronique, de mani�re � faciliter l'�change d'id�es et de renseignements.

3) Groupes d'utilisateurs

Gr�ce � l'Accord de libre-�change nord-am�ricain (AL�NA), au Programme d'immigration des investisseurs de Citoyennet� et Immigration Canada et � d'autres programmes, le gouvernement du Canada a acquis une exp�rience consid�rable des groupes d'utilisateurs, lesquels permettent de partager les objectifs strat�giques et op�rationnels communs avec d'autres organismes centraux, d'autres minist�res ou d'autres pays (comme le Mexique, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande et les �tats-Unis). Le sondage sur la fonction de contr�leur a mis en relief un certain nombre de sujets importants (entre autres la gestion des fonds, les indicateurs de rendement, la gestion des risques, les rapports annuels et la technologie de l'information), pour lesquels on aurait avantage � comparer exp�riences et projets.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor de d�terminer les sujets qui l'int�ressent le plus parmi ceux abord�s dans le sondage, de les classer en ordre de priorit�, puis d'�tablir des groupes d'utilisateurs afin de faciliter l'�change d'id�es et d'exp�riences.

4) Consid�rations l�gales

L'Information Technology Management Reform Act encourage les agences et les d�partements am�ricains � prendre diverses mesures, notamment :

  • fixer des crit�res pour �valuer les investissements dans la TI, en s'inspirant des pratiques exemplaires du secteur priv�;
  • s'inspirer des mod�les qui ont produit de bons r�sultats pour le secteur priv�;
  • former des groupes interorganisationnels pour partager la technologie et le savoir-faire;
  • �chelonner les acquisitions, c'est-�-dire pr�f�rer les petits march�s de service aux gros, de mani�re � pouvoir mieux cibler les achats.

L'ench�ssement des principes dans une loi incite effectivement et l�galement les organismes � exercer un meilleur contr�le de la TI.

Recommandation

Conseils et V�rification Canada recommande au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor d'examiner le cadre l�gislatif ayant permis d'am�liorer la fonction de contr�leur aux �tats-Unis (y compris l'Information Technology Management Reform Act) et d'incorporer ces principes dans la l�gislation canadienne dans la mesure o� il juge pratique et pertinent de le faire.