ARCHIVÉ - Sondage sur les pratiques exemplaires en matière de contrôle
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Conseils
et V�rification Canada
Juillet
1997
R�sum�
Contexte
Dans son rapport annuel de 1994, le v�rificateur g�n�ral (VG) a invit� le
gouvernement du Canada � se pencher sur la fonction de contr�leur. Il a plus
pr�cis�ment recommand� aux minist�res et organismes f�d�raux d'examiner
les pratiques exemplaires de pays tels que l'Australie et la Nouvelle-Z�lande,
dans l'espoir que certaines puissent �tre reprises ici et nous permettent de
r�aliser des �conomies, de simplifier les m�canismes de prestation et
d'am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de
nos programmes.
Comme suite � cette recommandation, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor,
la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, la D�fense nationale et
Sant� Canada ont donc uni leurs ressources afin de r�aliser un sondage sur les
pratiques exemplaires des gouvernements de l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande,
du Royaume-Uni et des �tats-Unis. Ils ont confi� la r�alisation du sondage �
Conseils et V�rification Canada, un organisme de service sp�cial rattach� au
minist�re des Travaux publics et des Services gouvernementaux Canada.
D�finition de la fonction de contr�leur
Le contr�leur g�n�ral du Canada d�finit ainsi la fonction du
contr�leur :
La fonction de contr�leur �comprend les processus administratifs essentiels
et int�gr�s dont toute organisation a besoin pour :
- g�rer les risques financiers;
- comprendre les r�percussions financi�res des d�cisions avant qu'elles
ne soient prises;
- rapporter ad�quatement toutes les transactions financi�res et les
r�sultats d'exploitation de toutes les d�cisions financi�res et les
suivre de pr�s;
- se prot�ger contre la fraude, la n�gligence, la contravention aux
r�gles ou aux principes financiers ainsi que la perte de biens ou de fonds
publics.�
Afin d'avoir une base objective pour �valuer la fonction de contr�leur on a
eu recours � la politique du Conseil du Tr�sor sur la fonction de contr�leur
comme cadre de responsabilisation.
Objectif
Le sondage a pour objet d'aider les minist�res et organismes susmentionn�s
plus t�t � examiner et r�sumer les pratiques exemplaires de l'Australie, de
la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis en mati�re de
contr�le, afin que les enseignements tir�s puissent aider l'�tat canadien
r�duire les co�ts, � simplifier les m�canismes de prestation ainsi qu'�
am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de
ses programmes.
Port�e
Le sondage porte uniquement sur les pratiques exemplaires de nature
exceptionnelle, mises en oeuvre en Australie, en Nouvelle-Z�lande, au
Royaume-Uni ou aux �tats-Unis. Les pratiques pass�es en revue pour le sondage
sont toutes document�s sur support �lectronique ou papier (livres, articles,
documents d'information, discours, notes d'expos�s et autres documents
accessibles au public).
M�thode
Le sondage comprend les activit�s suivantes :
- examen de la fonction de contr�leur avec le Bureau du
v�rificateur g�n�ral et le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor;
- �laboration d'un cadre de contr�le et des crit�res d'�valuation du
sondage;
- communication avec les personnes-ressources pour expliquer les param�tres
du sondage et pr�ciser les besoins de recherche;
- obtention et examen du mat�riel de recherche, r�sum� des constatations
et confirmation des r�sultats avec les personnes-ressources;
- formulation de recommandations;
R�sum� des constatations
La section qui suit r�sume les principales constatations du sondage.
Responsabilit� des administrateurs g�n�raux
Les administrateurs g�n�raux doivent avoir l'assurance que leurs
gestionnaires comprennent les responsabilit�s financi�res qui leur sont
confi�es et en rendent compte ad�quatement.
Aux �tats-Unis, six d�partements et agences font actuellement l'essai d'un
nouveau rapport de responsabilit�, cr�� en vertu de la Government
Management Reform Act. Ce rapport rend compte � la fois du rendement et de
la gestion financi�re, renseignements pr�sent�s auparavant en deux rapports
distincts.
M�thode
M�thode utilis�e pour r�unir des donn�es et donner des garanties sur
les pratiques, syst�mes et services de gestion financi�re.
En Nouvelle-Z�lande, le rapport annuel des minist�res et de la plupart des
soci�t�s d'�tat inclut un �nonc� sur la performance, d�crivant les
indicateurs de rendement pour chaque cat�gorie de r�sultats. Les donn�es sur
le rendement sont revues par l'Audit Office [bureau de v�rification]. Les
objectifs de rendement � atteindre sont d�finis au d�but de l'ann�e dans un
�nonc� d'intention (soci�t�s d'�tat) ou un rapport pr�visionnel
(minist�res).
D�claration de gestion annuelle
Les hauts fonctionnaires font la preuve de leur rendement en faisant des
affirmations (parfois appel�es d�claration de gestion) sur l'�tat des
affaires dans leur sph�re de responsabilit�.
Aux �tats-Unis, huit organismes ex�cutifs font actuellement l'essai d'un
rapport de responsabilit� qui ressemble � un rapport de gestion financi�re,
mais inclut des donn�es sur le rendement. Le rapport pr�sente les indicateurs
de rendement de l'organisme, son �tat financier, ainsi qu'un bilan des mesures
de contr�le visant � sauvegarder les ressources et l'int�grit� des
programmes et des activit�s administratives.
Gestion des recettes
Initiatives r�centes qui ont trait aux politiques et pratiques de
gestion des recettes provenant des services, de la vente de biens ou d'autres
sources.
A. Gestion des comptes d�biteurs, y compris les r�gles concernant les
limites de cr�dit, la compensation des comptes cr�diteurs et des comptes
d�biteurs, la saisie de biens pour r�gler les comptes, etc.
Utilisation des remboursements d'imp�t pour compenser les cr�ances :
En vertu d'une entente avec l'Internal Revenue Service, la General Services
Administration �tablit une liste informatis�e de ses cr�anciers en d�faut
qu'elle soumet ensuite afin de permettre un rapprochement avec les fichiers de
remboursement de l'imp�t.
B. Gestion des mouvements de tr�sorerie (p. ex., utilisation du
transfert �lectronique de donn�es (T�D) pour simplifier et acc�l�rer les
paiements).
Aux �tats-Unis, le march� pour la technologie du transfert �lectronique
de donn�es et les technologies apparent�es cro�t de mois en mois. Il semble
donc in�vitable que celle-ci devienne l'outil de pr�dilection pour les
�changes commerciaux dans ce pays. Le gouvernement f�d�ral souhaite
simplifier et am�liorer la gestion des approvisionnements et des autres
activit�s financi�res aux �tats-Unis, de m�me qu'en r�duire le co�t, en
implantant de nouvelles m�thodes de paiement dans l'ensemble de
l'administration f�d�rale d'ici cinq ans. Ces m�thodes incluent :
- les d�bits pr�autoris�s (DP);
- l'�change �lectronique de donn�es (��D).
Gestion des d�penses
M�thodes de gestion de la tr�sorerie (p. ex., utilisation de
paiements r�guliers et pr�d�termin�s afin d'�viter les int�r�ts pour
retard).
Le gouvernement am�ricain s'est fix� comme principal objectif de payer ses
factures � temps et de recouvrer � l'�ch�ance l'argent qu'on lui doit. Il ne
veut tol�rer aucune dette flottante. Pour atteindre cet objectif, il tire parti
des techniques modernes, comme le transfert �lectronique de donn�es, de fonds
et de prestations, les cartes de cr�dit (pour les recouvrements) et les cartes
de paiement (pour les voyages, la gestion de la flotte et les petits achats). Le
gouvernement f�d�ral est en outre capable de proc�der � des compensations
sans que le payeur ou le d�biteur ait � intervenir. Voici quelques exemples
d'application de ces techniques modernes :
- Un syst�me de paiement automatis� des march�s de services, appel�
Fixed Contract Payment System, permet de payer automatiquement une somme
fixe � intervalles r�guliers, sans qu'il soit n�cessaire pour le
fournisseur de soumettre une facture ou de pr�senter un rapport.
- L'administration f�d�rale utilise l'International Merchant Purchase
Authorization Card (IMPAC) pour ses achats. Cette carte commerciale d'achat
permet de simplifier l'acquisition des biens et services dont la valeur ne
d�passe pas 2 500 $, et �limine ainsi la n�cessit� de
commander des bons de petite caisse.
- Le transfert �lectronique de prestations est une m�thode de distribution
des allocations (p. ex., s�curit� sociale) et des prestations en
nature (p. ex., coupons d'alimentation) utilisant les cartes de d�bit.
- Le Tr�sor utilise un service appel� Quick Pay, qui paie les factures
inf�rieures � un montant d�termin� avant m�me la confirmation de la
livraison.
- Le service des finances de Rural Development [d�veloppement des r�gions
rurales] a implant� la signature et la facturation �lectroniques pour
certaines d�penses de projet.
Comparaison des r�sultats financiers
�tablissement d'indicateurs de rendement budg�taires et de jalons pour
comparer les r�sultats r�els.
Le gouvernement de la Nouvelle-Z�lande r�unit et publie une quantit�
importante de renseignements sur la qualit�, le volume et le co�t de sa
production.
Technologie de l'information
Utilisation de techniques modernes pour saisir les donn�es et pr�senter
� la direction et au personnel une information pertinente, dans un format
pratique.
En 1996, le pr�sident des �tats-Unis a ratifi� l'Information
Technology Management Reform Act, cr�ant les postes de dirigeant principal
de la technologie de l'information. La Loi oblige aussi l'administrateur
principal de l'Office of Management and Budget � greffer au processus
budg�taire une proc�dure d'analyse, de suivi et d'�valuation des risques et
r�sultats d�coulant des grands investissements des agences ex�cutives dans
les syst�mes d'information. Elle pousse aussi un cran plus loin les exigences
�nonc�es dans la Chief Financial Officers Act concernant les
syst�mes comptables : elle requiert une collaboration entre
l'administrateur g�n�ral, le dirigeant principal de la technologie de
l'information et le directeur financier pour garantir l'efficacit� des
syst�mes (c.-�-d., leur capacit� � produire des donn�es fiables et
compl�tes pour les �tats financiers).
La �conscience� des organismes
�tendre le cadre de responsabilit� du contr�leur pour y inclure, en
plus des fonctions financi�res, un r�le de �conscience� objective,
c'est-�-dire amener celui-ci � porter un jugement sur les donn�es et les
hypoth�ses des grands projets, ainsi que les r�sultats projet�s.
Aux �tats-Unis, le gouvernement a recommand� l'utilisation du mot
�controller� � la place de �comptroller�, parce que le premier a, tout
comme le directeur financier d'un organisme, pour t�che de r�gir, diriger et
restreindre les d�penses et les finances, aussi bien que de les v�rifier. En
ce sens, on peut dire que le �controller� joue un peu le r�le de miroir pour
les organismes, leur permettant de voir si leurs programmes sont vraiment
efficaces.
Autres tendances actuelles
Exemples donn�s par les �tats-Unis :
- Une disposition de l'Omnibus Appropriation Act pr�voit la
conversion graduelle aux transferts �lectroniques de fonds (T�F) pour les
salaires, les avantages sociaux, le paiement des fournisseurs, le
remboursement des d�penses, les prestations de retraite et autres
prestations d'ici 1999.
- En f�vrier 1996, le Tr�sor a approuv� le transfert �lectronique
des prestations (T�P) f�d�rales au moyen d'une carte de d�bit unique
dans huit �tats du Sud. En 1999, lorsque tous les programmes pr�vus auront
�t� mis en oeuvre dans l'ensemble des �tats, le f�d�ral versera
annuellement plus de 100 millions de dollars en prestations au moyen de
cette m�thode.
Conclusions et recommandations de Conseils et V�rification Canada
Comme l'a r�v�l� le sondage, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande, le
Royaume-Uni et les �tats-Unis ont fait des progr�s notables dans l'application
des th�ories et principes de contr�le � la gestion quotidienne des
activit�s. Les r�pondants ont fourni des exemples document�s et des �tudes
de cas sur les pratiques exemplaires de diff�rents minist�res, d�partements
ou agences.
Le sondage a par ailleurs permis d'amorcer un dialogue sur la fonction de
contr�leur entre les parrains du projet et le gouvernement de l'Australie, de
la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis. Il semble donc vital de
saisir l'occasion et de prendre des mesures concr�tes afin de poursuivre ce
dialogue.
Conseils et V�rification Canada recommande aux parrains du sondage de
prendre les mesures suivantes :
1) Documentation
Tel qu'indiqu� dans les param�tres initiaux, le sondage devait permettre
d'obtenir des renseignements sur la fonction de contr�leur ainsi que des
documents pr�sentant des exemples de son application dans les pays r�pondants.
Tous les pays interrog�s ont accept� de communiquer aux repr�sentants du
gouvernement canadien des renseignements et de la documentation sur les
applications ou pratiques mentionn�es dans leurs r�ponses.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor et aux
autres parrains du sondage de mettre sur pied une �quipe de projet qui aura
pour t�che de r�aliser des �tudes de cas sur les �l�ments jug�s les plus
pertinents, puis de faire part des r�sultats au reste de l'administration
publique canadienne. Cette �quipe pourrait �tre form�e de fonctionnaires �
l'emploi des minist�res et organismes parrains, ainsi que d'�l�ves des
�coles d'administration publique et de gestion des affaires enr�l�s dans un
programme d'�change.
2) R�pertoire
Les r�ponses au sondage incluent le nom, le titre, le num�ro de t�l�phone
et le num�ro de t�l�copieur de bon nombre de personnes-ressources.
Ces renseignements pourraient faciliter l'�change d'information et
l'obtention de documentation.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande que l'on dresse une liste de
toutes les personnes ayant particip� au sondage (quatre pays r�pondants et
cinq parrains canadiens), y compris leur nom, titre, num�ro de t�l�phone,
num�ro de t�l�copieur et adresse de courrier �lectronique, de mani�re �
faciliter l'�change d'id�es et de renseignements.
3) Groupes d'utilisateurs
Gr�ce � l'Accord de libre-�change nord-am�ricain (AL�NA), au Programme
d'immigration des investisseurs et � d'autres programmes, le gouvernement du
Canada a acquis une exp�rience consid�rable des groupes d'utilisateurs,
lesquels permettent de partager objectifs strat�giques et op�rationnels
communs avec d'autres organismes centraux, d'autres minist�res ou d'autres pays
(comme le Mexique, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande et les �tats-Unis). Le
sondage sur la fonction de contr�leur a mis en relief un certain nombre de
sujets importants (entre autres la gestion des fonds, les indicateurs de
rendement, la gestion des risques, les rapports minist�riels annuels et la
technologie de l'information), pour lesquels on aurait avantage � comparer
exp�riences et projets.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor de
d�terminer les sujets qui l'int�ressent le plus parmi ceux abord�s dans le
sondage, de les classer en ordre de priorit�, puis de cr�er des groupes
d'utilisateurs afin de faciliter l'�change d'id�es et d'exp�rience.
4) Consid�rations l�gales
L'Information Technology Management Reform Act (ITMRA) encourage les
agences et d�partements am�ricains � prendre diverses mesures,
notamment :
- fixer des crit�res pour �valuer les investissements dans la TI, en
s'inspirant des pratiques exemplaires du secteur priv�;
- s'inspirer des mod�les d'une entreprise qui ont produit de bons
r�sultats;
- former des groupes interorganisationnels pour partager la technologie et
le savoir-faire;
- �chelonner les acquisitions de technologies de l'information,
c'est-�-dire pr�f�rer les petits march�s de service aux gros, de
mani�re � pouvoir mieux cibler les achats.
L'ench�ssement des principes dans une loi incite effectivement et
l�galement les organismes � exercer un meilleur contr�le de la TI.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande au Secr�tariat du Conseil du
Tr�sor d'examiner le cadre l�gislatif ayant permis d'am�liorer la fonction de
contr�leur aux �tats-Unis (y compris l'Information Technology Management
Reform Act) et d'incorporer ces principes dans la l�gislation canadienne
dans la mesure o� il juge pratique et pertinent de le faire.
Remerciements
Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, la Gendarmerie royale du Canada, la
D�fense nationale, Transports Canada, Sant� Canada, de m�me que Conseils et
V�rification Canada, souhaitent remercier les personnes et organismes suivants
pour leur participation au sondage :
Australie
Jim Stevenson
Anciennement du Department of Finance
Nouvelle-Z�lande
Office of the Controller and Auditor-General :
Bruce Anderson
V�rificateur g�n�ral adjoint
Martin Matthews
V�rificateur g�n�ral adjoint
Les minist�re et organismes suivants :
Department of Agriculture
Department of Customs
Department of Education
Treasury Board Secretariat
State Services Commission
Bureau du premier ministre et Cabinet
Department of Defence
Department of Housing
Royaume-Uni
John Oughton
Chef, Efficiency Unit
Office of Public Service
Michael J. Bailey
Chef, Finance, Housing and General Division
Department of the Environment
Michael C. Davey
Chef d'�quipe
Financial Policy Division
Accounting Officer Issues
Department for Education and Employment
�tats-Unis d'Am�rique
G. Edward DeSeve
Contr�leur
Services ex�cutifs de la Pr�sidence
Office of Management and Budget
Scott Quehl
Ancien conseiller sp�cial du contr�leur
Les minist�res et organismes suivants :
Department of Agriculture (USDA)
Department of Commerce
Department of Defense (DOD)
Department of Education
Department of Energy
Department of Housing and Urban Development (HUD)
Department of the Interior
Department of State
Department of Transportation (DOT)
Department of the Treasury
Department of the Treasury, Financial Management Service (FMS)
Department of Veterans Affairs (VA)
Environmental Protection Agency (EPA)
General Services Administration (GSA)
National Aeronautics and Space Administration (NASA)
National Science Foundation (NSF)
Nuclear Regulatory Commission (NRC)
Social Security Administration (SSA)
Office of Management and Budget (OMB)
Canada
Bureau du v�rificateur g�n�ral du Canada
David H. Roth
Ancien v�rificateur g�n�ral adjoint
John W. Holmes
Directeur principal
Tom Wileman
Chercheur
Conseils et V�rification Canada
�quipe du projet
Kevin Larkin
Shirley James
Suzanne Lavigne
Fran�ois Mongeon
David Roberts
Table des mati�res
- R�sum� *
- Remerciements *
- Introduction *
- Chapitre I Cadre de responsabilisation des contr�leurs *
- Chapitre II R�ponses au questionnaire du sondage et constatations *
- 1. Responsabilit� des administrateurs g�n�raux *
- 2. Cadre de responsabilisation des gestionnaires *
- 3. M�thodes *
- 4. �tats financiers *
- 5. D�claration annuelle de gestion *
- 6. Gestion des recettes *
- 7. Gestion des d�penses *
- 8. Analyse comparative des r�sultats financiers *
- 9. Technologie de l'information *
- 10. Rapports sur la g�rance *
- 11. La �conscience� des organismes *
- 12. Contr�les internes *
- 13. V�rifications externes *
- 14. Gestion des risques *
- 15. Diversification des modes de prestation de services *
- 16. Le�ons *
- 17. Autres tendances actuelles *
Chapitre III Synopsis, conclusions, recommandations et plan d'action *
Introduction
Contexte
Dans son Rapport annuel de 1994, le v�rificateur g�n�ral (VG) a invit� le
gouvernement du Canada � se pencher sur la fonction de contr�leur. Il a plus
pr�cis�ment recommand� aux minist�res et organismes f�d�raux d'examiner
les pratiques exemplaires de pays tels que l'Australie et la Nouvelle-Z�lande,
dans l'espoir que certaines puissent �tre reprises ici et nous permettent de
r�aliser des �conomies, de simplifier les m�canismes de prestation et
d'am�liorer la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de
nos programmes.
Comme suite � cette recommandation, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor,
la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, la D�fense nationale et
Sant� Canada ont donc uni leurs ressources afin de r�aliser un sondage sur les
pratiques exemplaires, des gouvernements de l'Australie, de la
Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis.
D�finition de la fonction de contr�leur
Le contr�leur g�n�ral du Canada d�finit ainsi la fonction du
contr�leur :
La fonction de contr�leur �comprend les processus administratifs essentiels
et int�gr�s dont toute organisation a besoin pour :
- g�rer les risques financiers;
- comprendre les r�percussions financi�res des d�cisions avant qu'elles
ne soient prises;
- rapporter ad�quatement toutes les transactions financi�res et les
r�sultats d'exploitation de toutes les d�cisions financi�res et les
suivre de pr�s;
- se prot�ger contre la fraude, la n�gligence, la contravention aux
r�gles ou aux principes financiers ainsi que la perte de biens ou de fonds
publics.�
Objectif
Le sondage a pour objet d'aider les minist�res et organismes susmentionn�s
� examiner et r�sumer les pratiques exemplaires de l'Australie, de la
Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis en mati�re de contr�le,
afin que les enseignements tir�s puissent aider l'�tat canadien � r�duire
les co�ts, � simplifier les m�canismes de prestation ainsi qu'� am�liorer
la qualit� de l'information sur les finances et les op�rations de ses
programmes.
Port�e
Le sondage porte uniquement sur les pratiques exemplaires de nature
exceptionnelle, mises en oeuvre en Australie, en Nouvelle-Z�lande, au
Royaume-Uni ou aux �tats-Unis. Les pratiques pass�es en revue pour le sondage
sont toutes document�s sur support �lectronique ou papier (livres, articles,
documents d'information, discours, notes d'expos�s et autres documents
accessibles au public).
M�thode
Le sondage comprend les activit�s suivantes :
- examen de la fonction de contr�leur avec le Bureau du
v�rificateur g�n�ral et le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor;
- �laboration d'un cadre de contr�le des crit�res d'�valuation du
sondage;
- �laboration d'un questionnaire incluant toutes les activit�s ou les
sujets d'int�r�t pour les parrains du sondage;
- communication avec les repr�sentants des gouvernements de l'Australie, de
la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis � Ottawa, afin de
leur exposer les param�tres du sondage, de demander des documents de base
et d'obtenir le nom de personnes-ressources dans leur capitale respective;
- communication avec les personnes-ressources pour expliquer les param�tres
du sondage et pr�ciser les besoins de recherche;
- obtention et examen du mat�riel de recherche, r�sum� des constatations
et confirmation des r�sultats avec les personnes-ressources;
- formulation de recommandations;
- �laboration d'un plan d'action pour la mise en oeuvre des recommandations
propos�es.
Structure du rapport
Le rapport est divis� en trois chapitres.
Le premier chapitre pr�sente les crit�res utilis�s pour �laborer un cadre
de la fonction de contr�leur pour le sondage.
Le deuxi�me chapitre pr�sente les r�ponses au sondage.
Le dernier chapitre pr�sente un r�sum� du sondage, puis expose les grandes
conclusions et recommandations, lesquelles sont suivies d'un plan d'action.
Afin d'avoir une base objective pour �valuer la fonction de contr�leur, on
a eu recours � la politique du Conseil du Tr�sor sur la fonction de
contr�leur comme cadre de responsabilisation.
Les parrains du sondage ont aussi �labor� des questions traduisant leurs
propres pr�occupations ou portant sur des sujets qu'ils jugeaient importants et
d'actualit�.
Le pr�sent chapitre r�sume les r�ponses au questionnaire du sondage qui
ont �t� donn�es par les gouvernements de l'Australie, de la
Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis.
Dans la plupart des cas, les commentaires ont �t� pris tels quels dans les
r�ponses au questionnaire du sondage qui ont �t� fournies par les pays
susmentionn�s.
1.
Responsabilit� des administrateurs g�n�raux
Les administrateurs g�n�raux doivent avoir l'assurance que :
A. Leurs gestionnaires administrent les programmes de mani�re � tirer
le maximum des ressources publiques.
- Au Royaume-Uni, l'usage veut que l'administrateur g�n�ral d'un
minist�re (appel� secr�taire permanent) soit aussi son agent comptable.
En effet, l'agent comptable rend personnellement compte au ministre de
l'organisation, de la gestion et de la dotation g�n�rales du minist�re
et, si opportun, des proc�dures internes, financi�res ou autres. Le
secr�taire permanent veille � ce que le minist�re dans son ensemble
respecte des normes financi�res �lev�es; utilise des syst�mes et
proc�dures financi�res encourageant une administration efficace et
�conomique des programmes, et garantissant la r�gularit� des finances;
tienne pleinement compte des consid�rations financi�res lorsqu'il se
prononce sur un �nonc� de politique. Un agent comptable distinct peut
assumer la responsabilit� de l'organisation, de la gestion, de la
dotation, des proc�dures financi�res et d'autres proc�dures dans un
secteur d�fini du minist�re (une agence, par exemple).
- Tous les ans, les sous-secr�taires d'�tat de Nouvelle-Z�lande signent
une entente pr�cisant leurs objectifs de rendement pour l'ann�e -
objectifs qui s'ajoutent � ceux qui sont d�finis dans l'�nonc�
g�n�ral des objectifs et r�sultats du minist�re. Leur rendement en
mati�re de gestion op�rationnelle et de gestion strat�gique est
�valu� chaque ann�e par la State Services Commission, qui se fonde pour
cela sur l'opinion du ministre concern�, des organismes centraux et des
autres parties cl�s. Cette �valuation d�termine en partie la
r�mun�ration des sous-secr�taires. Il faut ajouter que ces derniers
sont nomm�s pour une p�riode d�termin�e et que le renouvellement de
leur nomination ou leur affectation � un autre poste d�pend de cette
�valuation.
La majorit� des sous-secr�taires concluent avec leurs chefs de division
des ententes de rendement comparables � la leur.
- Aux �tats-Unis, la Government Performance and Results Act a
pour but de maximiser le rendement des programmes gouvernementaux.
D'autres programmes visant les m�mes objectifs ont r�cemment vu le jour.
Par exemple, le projet de fonds des services concurrentiels place les
organismes f�d�raux en situation de concurrence les uns par rapport aux
autres, dans le but d'am�liorer l'efficacit� des services administratifs
courants, d'accro�tre leur rapidit� et d'abaisser les co�ts
(article 403 de la Government Management Reform Act).
- L'examen national du rendement qui a �t� ordonn� par le
vice-pr�sident des �tats-Unis a r�sult� dans la formulation d'une
recommandation, � savoir que la prestation des services administratifs
courants soit assujettie � des principes de concurrence et de
recouvrement des co�ts. Le gouvernement esp�re am�liorer aussi
l'efficacit� des op�rations gouvernementales dans leur ensemble et, en
particulier, accro�tre le rendement des gestionnaires de programmes. Le
Department of Treasury est l'un des six d�partements f�d�raux
autoris�s � cr�er un fonds des services concurrentiels en vertu de la Government
Management Reform Act (GMRA). Ce fonds servira � financer les
services de nature commerciale, notamment : la formation, les
services de consultation, le soutien des syst�mes comptables, le
recouvrement de cr�ances et d'autres services administratifs fournis aux
agences et d�partements f�d�raux.
B. Leurs gestionnaires fondent leurs d�cisions sur des renseignements,
des analyses et des conseils financiers � la fois opportuns et fiables.
- Aux �tats-Unis, le Department of Transport a con�u pour les cadres un
syst�me de rapport qui pr�sente des renseignements complets, coh�rents,
fiables et opportuns, et qui, par sa nature, encourage l'identification,
l'analyse, la discussion et la r�solution transsectorielle des
probl�mes. Le syst�me, baptis� Executive Reporting Framework, extrait
les renseignements financiers de divers syst�mes d�partementaux et
permet en plus d'acc�der aux syst�mes financiers et aux syst�mes
programm�s de divers organes administratifs. Il contient des
renseignements aidant les d�cideurs � g�rer les ressources ou �
renseigner la haute direction sur ces ressources.
C. Il y a des contr�les efficaces et �conomiques, adapt�s au
contexte gouvernemental, pour prot�ger les biens et garantir la probit�.
- Au Royaume-Uni, les minist�res sont dot�s de m�canismes pour
contr�ler les biens et garantir la probit�. Par exemple, tous les biens
sont inscrits dans un registre, et des personnes distinctes assument la
responsabilit� des contrats, des commandes et de la r�ception des biens.
- Aux �tats-Unis, la Federal Managers' Financial Integrity Act
prescrit justement la mise en place de contr�les de gestion et de
syst�mes comptables solides afin d'am�liorer la gestion des programmes
gouvernementaux. La Loi requiert plus particuli�rement la sauvegarde des
biens. Les administrateurs g�n�raux sont tenus de pr�senter chaque
ann�e au Congr�s et � la Pr�sidence un rapport certifiant que leur
organisme est raisonnablement certain d'utiliser des m�canismes
de sauvegarde appropri�s.
- Le programme d'assurance de la qualit� de l'Environmental Protection
Agency des �tats-Unis prend appui sur les exigences de la Federal
Managers' Financial Integrity Act. Il vise la sauvegarde des biens
gr�ce � un syst�me de contr�le interne, y compris un �chantillonnage
statistique des op�rations comptables pour v�rifier si les politiques et
proc�dures en vigueur sont respect�es. Les gestionnaires doivent remplir
chaque ann�e un certificat attestant qu'ils ont v�rifi� les contr�les
financiers et se snot assures du respect des principes et normes
comptables en vigueur. L'EPA pr�pare aussi des �tats financiers annuels
rendant compte de ses affectations. La v�rification effectu�e par le
directeur financier inclut une �valuation des syst�mes de contr�le
internes.
D. Les gestionnaires comprennent leurs responsabilit�s financi�res et
en rendent compte ad�quatement.
- Au Royaume-Uni, tous les gestionnaires du minist�re de l'Environnement
ayant la charge d'un budget doivent suivre une formation sur leurs
responsabilit�s financi�res et pr�parer un rapport de g�rance � la
fin de chaque ann�e pour confirmer qu'ils ont proc�d� � un examen
rigoureux de leur gestion durant l'ann�e pr�c�dente, rep�r� les
points faibles et d�termin� les am�liorations les plus importantes. Le
rapport de g�rance a pour objet de d�montrer que le gestionnaire s'est
bien assur� de l'existence de contr�les financiers satisfaisants dans
son secteur de responsabilit� et d'une gestion efficace des finances. Le
service central des finances r�unit tous les rapports de g�rance et les
soumet � l'agent comptable avec un commentaire g�n�ral sur la gestion
des ressources pour l'ann�e vis�e, accompagn�, le cas �ch�ant, de
conseils sur les le�ons � tirer ou les mesures � prendre.
- Aux �tats-Unis, la Chief Financial Officers Act impose des
exigences pr�cises en mati�re de rapports financiers, lesquelles
viennent compl�ter les contr�les prescrits dans la Federal Managers'
Financial Integrity Act. La plus importante de ces exigences concerne
la v�rification annuelle des �tats financiers g�n�raux, obligatoire
depuis l'exercice de 1996. � compter de 1997, il faudra �galement
produire un �tat financier g�n�ral pour l'ensemble de l'administration
f�d�rale, lequel sera v�rifi� par le General Accounting Office (GAO).
- Six agences et d�partements am�ricains font actuellement l'essai d'un
nouveau rapport de responsabilit� prescrit par la Government
Management Reform Act. Ce rapport rend compte � la fois du rendement
et de la gestion financi�re, renseignements pr�sent�s auparavant en
deux rapports distincts.
Le nouveau rapport pr�sente un r�sum� de la mission, des objectifs et
des indicateurs de rendement du d�partement ou de l'agence; ses �tats
financiers v�rifi�s; une mise au point sur les contr�les de gestion; un
compte rendu de l'application de la Prompt Payment Act; un suivi de
v�rification; ainsi que d'autres renseignements d'int�r�t pour les
gestionnaires et la client�le. Les donn�es et les informations figurant dans
le rapport englobent tous les secteurs et tous les syst�mes financiers.
L'objectif vis� est de donner une vision globale du d�partement ou de
l'agence, son rendement par rapport � ses objectifs � court et � long
terme. Bref, le rapport a pour objet de r�pondre � la question : �Dans
quelle mesure le d�partement a-t-il r�ussi � faire ce qu'il s'�tait
propos� de faire?�
- Aux �tats-Unis, plusieurs d�partements et agences ont entrepris
d'�laborer un programme de gestion des co�ts par activit�.
- Au Royaume-Uni, dans la pratique, l'agent comptable d�l�gue les
responsabilit�s en mati�re de gestion financi�re � la division des
finances, de m�me qu'aux cadres hi�rarchiques.
Par exemple, au Department of the Environment, la responsabilit� du
budget d'exploitation est d�l�gu�e aux directeurs g�n�raux, qui la
d�l�guent � leur tour aux directeurs et aux chefs de division. Cela
signifie que les frais d'exploitation du minist�re sont administr�s par
quelque 90 centres de co�ts diff�rents. La Direction g�n�rale des
finances contr�le les d�penses d'exploitation au niveau minist�riel, l�
o� se fait l'affectation des cr�dits parlementaires.
Le Department of the Environment a aussi plus de 100 programmes de
financement b�n�ficiant aux minist�riels locaux, � des organismes non
gouvernementaux, � des partenariats entre gouvernements locaux et
entreprises, � des organismes b�n�voles, ainsi qu'� des particuliers. La
planification et le contr�le de ces d�penses de programme est
officiellement d�l�gu�e aux cadres hi�rarchiques.
Les responsabilit�s des gestionnaires charg�s d'administrer un budget
sont d�finies dans un �nonc� sp�cial. � cela s'ajoutent des r�gles
strictes ou des exigences fondamentales en mati�re de gestion des
ressources, ainsi que des conseils sur les pratiques exemplaires, r�unis
dans un guide sur la gestion des ressources.
L'�nonc� sur la gestion des ressources expose en d�tail les
responsabilit�s d�l�gu�es par le Tr�sor. Chaque ann�e, le Parlement
approuve les niveaux de ressources pour les programmes et l'administration.
Le budget administratif de chaque centre de co�ts est �tabli apr�s le
cycle minist�riel de planification. Si un gestionnaire d�l�gue des
fonctions financi�res � des membres de son personnel, il est tenu de
d�finir par �crit les limites des responsabilit�s et pouvoirs
d�l�gu�s. Les gestionnaires financiers et les gestionnaires de programme
ne sont pas autoris�s � contracter des engagements d�passant les limites
fix�es sans l'autorisation pr�alable des Finances et, dans certains cas,
du Tr�sor.
E. L'organisation, les m�thodes et les syst�mes financiers r�pondent
aux normes op�rationnelles de l'organisme.
- Au Royaume-Uni, le gouvernement a r�cemment approuv� pour le
Department of the Environment une structure et des lignes directrices
claires en mati�re financi�re, tenant compte de la nature des programmes
minist�riels et pla�ant la responsabilit� au niveau le plus bas
possible pour garantir l'efficacit�. Des m�thodes et un syst�me
appropri�s �tayent ce nouveau r�gime de responsabilit�.
- Aux �tats-Unis, la Chief Financial Officers Act stipule
quelles fonctions doivent relever des directeurs financiers et exige que
ces derniers rendent compte directement � l'administrateur g�n�ral de
leur d�partement ou agence. Chaque agence et chaque d�partement r�gi
par la Loi (il y en a en tout 24) doit soumettre un plan organisationnel
� l'approbation de l'administrateur du Office of Management and Budget.
Ce plan d�taille les fonctions et responsabilit�s de son directeur
financier.
- En bout de ligne, l'administrateur g�n�ral est le principal agent
habilit� � d�cider de la structure appropri�e pour l'administration
des finances. Conform�ment � la Chief Financial Officers Act,
cette structure doit cependant �tre approuv�e par l'administrateur du
Office of Management and Budget.
2.
Cadre de responsabilisation des gestionnaires
A. Gestion
i) L'ex�cution des programmes et les principales d�cisions sur les
projets tiennent g�n�ralement compte de l'aspect financier.
- Au Royaume-Uni, c'est d'abord aux cadres hi�rarchiques que revient la
responsabilit� d'am�liorer l'efficience de l'administration, des
politiques et des programmes. L'approche d'un minist�re doit prendre en
consid�ration les m�thodes de service qu'il emploie (p. ex.,
services internes ou prestation par un tiers).
- La planification � long terme des d�penses s'effectue au moyen d'une
enqu�te annuelle sur les d�penses publiques, r�alis�e par le Tr�sor
et le comit� du Cabinet sur les d�penses publiques. Par exemple, les
fonctionnaires charg�s de l'administration d'un budget soumettent � la
Direction g�n�rale des finances leurs plans accompagn�s de priorit�s
strat�giques, conformes aux politiques gouvernementales. Le ministre
pr�sente tous ces plans au comit� du Cabinet. Ce dernier formule ensuite
des recommandations sur le niveau de ressources � accorder � chaque
minist�re. Une fois ces recommandations approuv�es par l'ensemble du
Cabinet, la Direction g�n�rale des finances informe le secr�taire
d'�tat de la r�partition des ressources entre les divers programmes.
Ce processus constitue en partie une d�cision sur les frais d'exploitation
du minist�re pour les trois prochaines ann�es. � l'int�rieur de ce cadre,
les budgets d'administration et la planification � long terme pour les
directions g�n�rales sont n�goci�s et approuv�s � l'interne, en tenant
compte de l'effet qu'a l'�volution des grandes priorit�s sur les budgets.
- La Direction g�n�rale des finances examine tous les projets de
programme ou d'initiative susceptibles d'avoir des r�percussions
financi�res avant qu'ils ne soient soumis � l'approbation du ministre.
B. Les biens, responsabilit�s, recettes et d�penses sont g�r�s de
mani�re � optimiser les mouvements de la tr�sorerie et � limiter les frais
d'immobilisation.
- Les exemples qui suivent illustrent les m�thodes employ�es aux
�tats-Unis :
- Recouvrement : L'Environmental Protection Agency (PA) utilise des
bo�tes postales, Fedwire, des entreprises de recouvrement ainsi que des
avocats du Department of Justice pour acc�l�rer la collecte et le
traitement. L'EPA examine en ce moment la possibilit� d'utiliser des bo�tes
postales �lectroniques.
- Investissements : L'Environmental Protection Agency s'efforce de
transf�rer rapidement et efficacement les fonds recouvr�s au Tr�sor, afin
de limiter les frais d'emprunt.
- Paiements : L'EPA utilise un syst�me �lectronique
d'authentification (S�A) pour le paiement des factures, lequel permet de
traiter un paiement en un jour, comparativement � trois pour le traitement
manuel. Le versement des pr�ts et subventions s'effectuent gr�ce � une
chambre de compensation automatis�e, c'est-�-dire un syst�me �lectronique
de transfert de fonds.
- Caisse d'avances : Les demandes d'avances ont diminu� de 48 %
� l'EPA gr�ce � l'utilisation de cartes de cr�dit (petits achats), cartes
de voyage et traites (autres remboursements).
C. Renseignements et conseils
Les gestionnaires de tous les niveaux ont acc�s en temps opportun �
des conseils fiables sur les responsabilit�s financi�res du gouvernement.
- � l'Environmental Protection Agency des �tats-Unis, les cadres
sup�rieurs de l'administration centrale et des bureaux r�gionaux
assument maintenant les grandes responsabilit�s relatives � la gestion
des ressources en plus de leurs fonctions habituelles. Cet ajout avait
pour objet d'int�grer la gestion des ressources aux achats, aux
programmes de subvention et � la gestion financi�re. Les fonctions de
gestion des ressources incluent la formulation et l'ex�cution de budgets,
l'application de la Chief Financial Officers Act, ainsi que la
gestion des ressources internes et externes de l'agence. Les
fonctionnaires responsables de la gestion des ressources et leur personnel
ont acc�s au syst�me de gestion financi�re de l'organisation et peuvent
produire des rapports sp�ciaux au moyen d'un autre syst�me informatis�.
- Executive Window, le syst�me d'information en direct de la General
Services Administration (GSA) donne des renseignements complets sur les
finances, les programmes et le rendement, et inclut divers outils
permettant d'analyser ces donn�es et de les pr�senter graphiquement.
- Le Department of Commerce des �tats-Unis travaille actuellement �
mettre en place un syst�me de gestion � la fine pointe qui remplacera ou
int�grera les fonctions des divers syst�mes financiers et administratifs
existants. De plus, le d�partement est en train de d�velopper pour les
cadres un syst�me d'appui au processus d�cisionnel qui donnera acc�s �
l'information de diff�rentes bases de donn�es.
3.
M�thodes
Les m�thodes utilis�es pour r�unir des donn�es et garantir la
r�alisation des attentes pourraient avoir les caract�ristiques
suivantes :
A. Les m�thodes sont bien cibl�es (ax�es sur les pratiques,
syst�mes et services minist�riels de gestion financi�re).
- Au Royaume-Uni, une unit� distincte revoit r�guli�rement les
syst�mes financiers et les syst�mes d'exploitation du minist�re.
- En Nouvelle-Z�lande, les rapports annuels des minist�res et de la
plupart des soci�t�s d'�tat incluent un �nonc� sur la performance,
d�crivant les indicateurs de rendement pour chaque cat�gorie de
r�sultats. Les donn�es sur le rendement sont revues par le Audit Office.
Les objectifs de rendement � atteindre sont d�finis au d�but de
l'ann�e dans un �nonc� d'intention (soci�t�s d'�tat) ou un rapport
pr�visionnel (minist�res). L'information sur le rendement n'est pas tout
� fait aussi pertinente qu'elle pourrait l'�tre pour assurer la
responsabilisation; mais, au moins, la structure est en place.
- Aux �tats-Unis, la gestion financi�re est principalement la
responsabilit� des agences individuelles. La Chief Financial Officers
Act d�crit les fonctions et responsabilit�s du directeur financier
et de son adjoint, ainsi que le lien hi�rarchique du directeur avec
l'administrateur g�n�ral de l'agence. Le Office of Management and Budget
�nonce des lignes directrices et fixe les orientations g�n�rales, mais
c'est � chaque agence de voir � la mise en oeuvre comme telle. Les
principaux outils permettant d'attirer l'attention des agences sur les
pratiques, syst�mes et services de gestion financi�re sont le rapport
annuel et les autres rapports obligatoires (p. ex., les rapports
requis en vertu de la Chief Financial Officers Act), la
v�rification annuelle des �tats financiers et la d�claration de
sauvegarde pr�sent�e � la Pr�sidence et au Congr�s en vertu de la Federal
Managers' Financial Integrity Act.
B. Les m�thodes fournissent des renseignements significatifs �
l'administrateur g�n�ral (les d�clarations de sauvegarde ainsi que les
rapports sur les correctifs appliqu�s contiennent assez de d�tails).
- Au Royaume-Uni et en Nouvelle-Z�lande, on pr�sente au secr�taire
permanent un r�sum� des importantes constatations d�coulant de la
v�rification, ainsi que des correctifs propos�s. Les cadres sup�rieurs
re�oivent pour leur part des donn�es succinctes sur les �carts
importants entre les objectifs fix�s et les r�sultats financiers
obtenus. Enfin, on pr�pare toujours un aper�u des progr�s pour les
r�unions de contr�le avec le secr�taire permanent.
- Aux �tats-Unis, le rapport annuel requis en vertu de la Federal
Managers' Financial Integrity Act rel�ve, le cas �ch�ant, toute
faiblesse mat�rielle et propose un plan de redressement, incluant un
calendrier sommaire de mise en oeuvre. Et c'est aux �chelons les plus
�lev�s des d�partements et agences (administrateur g�n�ral) que cette
information est examin�e.
C. Les m�thodes incluent des lignes directrices g�n�rales (attentes
et objectifs communs � tous les organismes pour garantir la coh�rence).
- Au Royaume-Uni, le cadre de responsabilisation et les objectifs de
gestion financi�re de chaque minist�re sont approuv�s par le
secr�taire permanent qui peut, � l'occasion, les soumettre au comit�
des cadres sup�rieurs. Au besoin, on d�veloppe des syst�mes communs
pour les paiements, la comptabilit�, etc.
- Le Department of Commerce des �tats-Unis a r�dig� une s�rie de
guides sur les questions relatives � la gestion financi�re : normes
et principes comptables, gestion de l'encaisse, gestion du cr�dit et
gestion de la dette. Ces guides sont la principale source d'information
sur les directives de gestion financi�re �mises par les diverses agences
de contr�le (notamment le Office of Management and Budget) ou les
politiques sp�cifiques du d�partement. Ils contiennent aussi des
indications sur les autres documents de r�f�rence, comme les recueils de
droit public et les circulaires du Office of Management and Budget, afin
d'orienter les gestionnaires qui doivent faire des recherches plus
pouss�es ou r�gler un probl�me plus complexe li� � la comptabilit�
ou � la reddition de comptes.
D. Les m�thodes sont adapt�es aux exigences propres � chaque
organisme, ainsi qu'� la nature de ses activit�s de gestion).
- Aux �tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a mis en place un
programme de recouvrement des co�ts, appel� Superfund. Ce programme
permet aux parties responsables de la contamination d'un site d'obtenir
des renseignements plus d�taill�s que ceux fournis par le syst�me
comptable de l'agence. Pour r�pondre � ces besoins d'information, l'EPA
s'est dot�e de deux syst�mes additionnels (le Superfund Cost
Organization and Recovery Enhanced System et le Superfund Cost Recovery
Image Processing System). Le premier produit des rapports sommaires sur
les op�rations concernant un site d�termin� et le second contient les
images � l'appui des �tats r�capitulatifs.
E. Les m�thodes ne sont pas trop �lourdes� (c'est-�-dire que, dans
la mesure du possible, les donn�es justificatives derri�re la d�claration
de sauvegarde sont extraites de sources et de m�canismes d'information
existants, mettant � profit la technologie moderne de l'information.
- Aux �tats-Unis, le rapport de responsabilit� � l'essai dans six
d�partements (Social Security Administration, General Services
Administration, National Aeronautics and Space Administration, Nuclear
Regulatory Commission, Department of Veterans Affairs et le Department of
Treasury) pr�sente dans un seul document tous les renseignements sur la
gestion financi�re, de mani�re � en faciliter l'acc�s. Le Office of
Management and Budget a aussi consolid� en un seul plusieurs de ses
rapports sur la gestion financi�re - rapport intitul� Federal
Financial Management Status Report and Five-Year Plan.
4.
�tats financiers
Application des m�thodes et principes comptables g�n�ralement
accept�s.
- En Nouvelle-Z�lande, les minist�res et soci�t�s d'�tat sont tenus
l�galement de respecter les m�thodes et principes comptables
g�n�ralement accept�s, y compris en mati�re de comptabilit� d'exercice.
Les comptes consolid�s de l'�tat respectent d'ailleurs � la lettre ces
m�thodes et principes.
Les autres points d'int�r�t concernent la pertinence et la qualit� des
renseignements contenus dans les bilans financiers, notamment en ce qui a
trait � l'appr�ciation du patrimoine et des infrastructures, de m�me qu'�
la reconnaissance des obligations gouvernementales (bien-�tre social,
pensions, etc.).
- En 1990, le gouvernement des �tats-Unis a cr�� un conseil consultatif
et l'a charg� de recommander des normes et principes comptables pour
l'administration f�d�rale. � partir de ces recommandations, l'Office of
Management and Budget a �dict� des normes de base pour l'ensemble de
l'administration f�d�rale. Les 24 organismes vis�s par la Chief
Financial Officers Act (version r�vis�e) sont de plus tenus de
pr�parer chaque ann�e des �tats financiers et de les faire v�rifier.
5.
D�claration annuelle de gestion
C'est par des affirmations sur l'�tat des affaires dans leur sph�re de
responsabilit� que les hauts fonctionnaires d�montrent leur rendement.
L'administrateur g�n�ral qui affirme que telle ou telle responsabilit�
financi�re a �t� remplie fait ce qu'on appelle une �d�claration de
gestion�. Pour accro�tre le degr� de confiance avec lequel ces d�clarations
sont faites, il faudrait doter les organismes de syst�mes d'information et de
contr�le, ainsi que proc�der � divers types d'examens (v�rifications
internes, �valuations de programmes, �tudes sp�ciales, etc.).
- En Nouvelle-Z�lande, le rapport annuel des minist�res et des soci�t�s
d'�tat doit l�galement inclure un �nonc� de responsabilit� sign� par
le sous-secr�taire d'�tat et par l'agent financier principal.
- Aux �tats-Unis, les hauts fonctionnaires ont plusieurs moyens d'exposer
leurs points de vue. Le plan quinquennal et le rapport d'�tape sur la
gestion des finances f�d�rales, le rapport requis en vertu de la Federal
Managers' Financial Integrity Act et le nouveau rapport de
responsabilit� permettent � la haute direction de se prononcer sur le
rendement g�n�ral de leur organisme. � cela s'ajoute le rapport
semestriel de l'inspecteur g�n�ral au Congr�s, qui donne � la haute
direction l'occasion d'exposer son point de vue sur les grandes questions
soulev�es par l'inspecteur.
Conform�ment � la Government Performance and Results Act, les
agences doivent chaque ann�e �laborer un plan strat�gique et fixer des
objectifs de rendement, puis rendre compte de leurs r�sultats. Pour
l'ann�e 1998, les agences et d�partements vont porter une attention
particuli�re � la planification strat�gique et vont s'attacher � d�finir
des indicateurs de rendement sp�cifiques pour leurs programmes. Ces
indicateurs permettront aux administrateurs g�n�raux et aux autres
int�ress�s de mesurer les progr�s.
- Huit organismes ex�cutifs font actuellement l'essai d'un rapport de
responsabilit� qui ressemble � un rapport de gestion financi�re, mais
inclut des donn�es sur le rendement. Le rapport pr�sente les indicateurs
de rendement de l'organisme, son �tat financier, ainsi qu'un bilan des
mesures de contr�le visant � sauvegarder les ressources et l'int�grit�
des programmes et des activit�s administratives.
6.
Gestion des recettes
Initiatives r�centes qui ont trait aux politiques et pratiques de
gestion des recettes provenant des services, de la vente de biens ou d'autres
sources.
A. Gestion des comptes d�biteurs, y compris les r�gles concernant les
limites de cr�dit, la compensation des comptes cr�diteurs et des comptes
d�biteurs, la saisie de biens pour r�gler les comptes, etc.
- Utilisation des remboursements d'imp�t pour compenser les
cr�ances : En vertu d'une entente avec l'Internal Revenue Service,
la General Services Administration �tablit une liste informatis�e de ses
cr�anciers en d�faut et la soumet au Internal Revenue Service afin que
celui-ci fasse un rapprochement avec ses fichiers de remboursement de
l'imp�t. Lorsqu'il y a concordance, les remboursements sont retenus et
servent � acquitter directement la dette. Cette m�thode a permis � la
General Services Administration de recouvrer des dettes qu'elle n'avait
pas r�ussi � recouvrer par d'autres moyens.
- Le gouvernement am�ricain est aussi dot� d'une base de donn�e
interactive (Credit Alert Interactive Voice Response System) permettant
d'avoir des renseignements sur les d�biteurs en d�faut. Gr�ce � cette
base de donn�e, le gouvernement f�d�ral peut �viter de pr�ter � des
personnes lui devant d�j� de l'argent. C'est-�-dire que l'�tat refuse
tout cr�dit jusqu'� ce que le demandeur ait pay� sa dette ou ait conclu
une entente avec l'organisme auquel il doit de l'argent. En 1995, sur
2,4 millions de requ�tes, le syst�me a rep�r�
32 000 d�biteurs fautifs.
- La Debt Collection Improvement Act de 1996 permet la
compensation �lectronique lorsqu'un particulier ou une organisation a une
dette envers le gouvernement.
B. Gestion des mouvements de tr�sorerie (p. ex., utilisation du
transfert �lectronique de donn�es pour simplifier et acc�l�rer les
paiements).
- Aux �tats-Unis, le march� pour la technologie du transfert
�lectronique de donn�es et les technologies apparent�es cro�t de mois
en mois. Il semble donc in�vitable que celle-ci devienne l'outil de
pr�dilection pour les �changes commerciaux dans ce pays. Le gouvernement
f�d�ral souhaite simplifier et am�liorer la gestion des
approvisionnements et des autres activit�s financi�res aux �tats-Unis,
de m�me qu'en r�duire le co�t, en implantant de nouvelles m�thodes de
paiement dans l'ensemble de l'administration f�d�rale d'ici cinq ans.
- D�bit pr�autoris� : La General Services Administration offre
depuis peu � ses cr�anciers de payer par d�bit pr�autoris�. Si cette
m�thode est retenue, l'organisme est assur� de recouvrer son argent, parce
que le montant d� est pr�lev� automatiquement du compte du cr�ancier.
Cette m�thode de paiement r�duit aussi les co�ts d'administration.
- La General Services Administration est aussi dot�e d'un syst�me de
paiement �lectronique (Paperless Information Exchange Payment System) lui
permettant de recevoir par voie �lectronique les factures de ses
fournisseurs. Elle paie ensuite ces derniers par la chambre de compensation
automatis�e, inscrit la d�pense au compte appropri�, puis avise les
fournisseurs du paiement - tout cela, sans qu'il soit n�cessaire de
faire une saisie manuelle. On ne proc�de qu'� l'occasion au rapprochement
des comptes.
- Le r�seau ePay permet aux organismes de payer leurs factures de services
publics par voie �lectronique et leur permettra bient�t de payer �galement
d'autres services r�currents. Il suffit que les fournisseurs soient abonn�s
� ce r�seau commercial. Les instructions de paiement et les autres
informations concernant les paiements (p. ex., num�ro de facture) sont
transmises par voie �lectronique, et le r�glement et le rapprochement se
font par le r�seau.
- Le Tr�sor utilise le Federal Financial System, un syst�me de
comptabilit� vendu dans le commerce, pour suivre et contr�ler les d�penses
de sept bureaux sur ses 12. Le syst�me calcule et reporte automatiquement les
int�r�ts. Le Tr�sor utilise aussi un syst�me appel� Report Management
System pour rendre compte des activit�s financi�res de ses programmes. Ce
syst�me est mis � jour quotidiennement. Gestionnaires, comptables, agents de
programmes et agents du budget peuvent le consulter. Le Tr�sor utilise en
plus une chambre de compensation automatis�e qui permet de d�poser
directement dans le compte des fournisseurs l'argent qui leur est d�, ainsi
que de transf�rer des donn�es par voie �lectronique. � l'avenir, la
technologie de transfert �lectronique de donn�es sera aussi utilis�e pour
les recouvrements et pour le remboursement des contribuables.
C. Facturation des int�r�ts pour les comptes en souffrance.
- Aux �tats-Unis, la Federal Claims Collection Act de 1966 (loi
r�vis�e) permet aux administrateurs g�n�raux de facturer des
int�r�ts pour les dettes impay�es, d'imposer des frais pour le
traitement des cr�ances en d�faut, ainsi que d'imposer des p�nalit�s.
Des exemples suivent :
- En ao�t 1994, Rural Development a mis en place un syst�me de
paiements pr�autoris�s pour le recouvrement des pr�ts aux communaut�s et
aux entreprises. Apr�s entente avec l'emprunteur, Rural Development pr�l�ve
directement du compte de ce dernier les montants dus � la date d'�ch�ance.
Le d�bit est effectu� et enregistr� par le service des finances de Rural
Development. Ce syst�me diminue le nombre de retards et d'arri�r�s, et
�limine l'intervention de l'emprunteur dans la proc�dure de paiement. Rural
Development pr�voit �galement implanter cette m�thode de paiement pour les
emprunts �lectroniques et t�l�phoniques.
- Rural Development utilise le programme de compensation du Internal
Revenue Service pour recouvrer les pr�ts �chus qui n'ont pas �t�
rembours�s. Rural Development a recouvr� gr�ce � ce programme
2,2 millions de dollars pour les quatre premiers mois de
l'ann�e 1996. Depuis la cr�ation du programme, en 1997, Rural
Development a recouvr� des cr�ances totalisant plus de 36 millions de
dollars.
- Rural Development collabore actuellement avec une banque priv�e afin de
mettre en place un syst�me de bo�tes postales pour les emprunts
�lectroniques et t�l�phoniques. Les emprunteurs pourront ainsi, gr�ce �
une chambre de compensation automatis�e, transf�rer eux-m�mes des fonds de
leur institution financi�re � Rural Development. Le compte de l'organisme
sera cr�dit� le jour suivant. La banque fournira sur bande un relev�
mensuel sur les recouvrements au service des finances de Rural Development,
dans un format permettant la mise � jour automatique du fichier des
emprunteurs. Les �tapes subs�quentes du projet pr�voient la modification
des num�ros de comptes par la banque, le rapprochement des montants pay�s
avec les montants dus, ainsi que le passage au d�bit pr�autoris�.
7.
Gestion des d�penses
A. M�thodes de gestion de la tr�sorerie (p. ex., utilisation de
paiements r�guliers et pr�d�termin�s afin d'�viter les int�r�ts pour
les paiements en retard).
- Le gouvernement am�ricain s'est fix� comme principal objectif de payer
ses factures � temps et de recouvrer � l'�ch�ance l'argent qu'on lui
doit. Il ne veut tol�rer aucun flottant. Pour atteindre cet objectif, il
tire parti de techniques modernes, comme le transfert �lectronique de
donn�es, de fonds et de prestations, les cartes de cr�dit (pour les
recouvrements) et les cartes de paiement (pour les voyages, la gestion du
parc automobile et les petits achats). Le gouvernement f�d�ral est en
outre capable de proc�der � des compensations sans que le payeur ou le
d�biteur ait � intervenir. Voici quelques exemples d'application de ces
techniques modernes :
- Un syst�me de paiement automatis� des march�s de services, appel�
Fixed Contract Payment System, permet de payer automatiquement une somme fixe
� intervalles r�guliers, sans qu'il soit n�cessaire pour le fournisseur de
soumettre une facture ou de pr�senter un rapport. Les Finances effectuent
automatiquement le paiement 30 jours apr�s la derni�re journ�e de
service, sans attendre une facture ou un rapport. Le montant vers� correspond
au paiement mensuel convenu dans l'entente de service, moins d�ductions, le
cas �ch�ant. Les march�s de services sont automatiquement retir�s du
syst�me un mois avant leur expiration. Les Finances demandent alors un
rapport final par la voie habituelle pour v�rifier si toutes les exigences du
march� ont �t� remplies avant de fermer le dossier. Les Finances attendent
pour effectuer le dernier paiement de recevoir le bordereau de r�ception
final ou une autorisation similaire de l'agent ayant pass� le march�.
- L'administration f�d�rale utilise l'International Merchant Purchase
Authorization Card (IMPAC) pour ses achats. Cette carte commerciale d'achat
permet de simplifier l'acquisition des biens et services dont la valeur ne
d�passe pas 2 500 $, et �limine ainsi la n�cessit� de commander
des bons de petite caisse.
- L'administration f�d�rale dispose aussi d'un programme de paiement
sp�cial pour les fournisseurs avec lesquels elle fait affaires tous les
jours. Apr�s exp�dition de la commande quotidienne au d�partement acheteur,
le fournisseur envoie une facture �lectronique � la soci�t� de cr�dit de
ce dernier. La soci�t� paie le fournisseur et facture le d�partement au
moyen de son logiciel de traitement des op�rations sur carte de cr�dit, puis
le remboursement est effectu� en moins de 24 heures.
- Le transfert �lectronique de prestations (T�P) est une m�thode de
distribution des allocations (p. ex., s�curit� sociale) et des
prestations en nature (p. ex., coupons d'alimentation) utilisant les
cartes de d�bit. L'administration f�d�rale se donne jusqu'en 1999 pour
implanter un syst�me national de transfert �lectronique des prestations
(prestations f�d�rales et prestations propres � chaque �tat) qui est
convivial et ne requiert qu'une seule carte par b�n�ficiaire. Huit des
�tats am�ricains exploitent d�j� un tel syst�me sur l'ensemble de leur
territoire.
- Le Tr�sor utilise un service appel� Quick Pay qui paie les factures
inf�rieures � un montant d�termin� avant m�me la confirmation de la
livraison. Il proc�de ensuite � un �chantillonnage statistique de ces
factures par mesure de contr�le. Le Tr�sor a pour pratique de profiter de
tous les escomptes pour paiement anticip�, lorsque c'est possible.
B. Escomptes pour paiement anticip�
- Aux �tats-Unis, la General Services Administration d�ploie
continuellement des efforts pour am�liorer la gestion de la tr�sorerie.
C'est ainsi que, r�cemment, elle a d�velopp� une page d'accueil
permettant aux fournisseurs qui visitent son site Internet de d�couvrir
dix fa�ons de se faire rembourser rapidement l'argent qui leur est d�
par le gouvernement. Cette liste encourage non seulement les fournisseurs
� s'abonner � un syst�me de transfert �lectronique de fonds, mais leur
recommande aussi d'offrir des escomptes pour le paiement anticip�.
- Presque tous les paiements r�currents de la National Aeronautics and
Space Administration (NASA) sont acquitt�s par voie �lectronique.
L'organisme encourage ses centres de paiement � utiliser le plus possible
les paiements �lectroniques. Gr�ce � l'implantation d'un syst�me
�lectronique d'authentification dans l'ensemble de ses centres, la NASA a
r�ussi � raccourcir de deux jours le d�lai requis pour obtenir une
autorisation de paiement du Tr�sor. Les r�centes initiatives de
rationalisation de l'organisme peuvent �tre group�es en deux
cat�gories : pratiques exemplaires et restructuration. Parmi les
pratiques exemplaires figurent une rationalisation des pratiques de
remboursement pour les frais de voyage (l'organisme fait maintenant un
�chantillonnage statistique plut�t que de v�rifier une par une toutes
les pi�ces justificatives) et l'utilisation de cartes bancaires et de
transferts �lectroniques de fonds � la place du fonds d'avance. Les
initiatives de restructuration, pour leur part, incluent le regroupement
des activit�s de traitement de la paye et de remboursement des frais de
voyages.
C. Autres
- Le service des finances de Rural Development a implant� la signature et
la facturation �lectroniques pour certaines d�penses de projet. �
l'heure actuelle, ces factures sont post�es au centre financier national
du Department of Agriculture, � la Nouvelle-Orl�ans, qui s'occupe de la
conversion des donn�es et du paiement. Gr�ce au syst�me de facturation
�lectronique, les bureaux r�gionaux de Rural Development pourront
eux-m�mes contr�ler leurs fonds et acheminer leurs factures par voie
�lectronique, y compris authentifier les factures en vue de leur paiement
et apporter des modifications aux renseignements figurant sur les
factures.
8.
Analyse comparative des r�sultats financiers
A. �tablissement d'indicateurs de rendement budg�taires et de jalons
pour comparer les r�sultats r�els.
- Le gouvernement de la Nouvelle-Z�lande r�unit et publie une quantit�
importante de renseignements sur la qualit�, le volume et le co�t de sa
�production�. Certains minist�res comparent leur rendement � celui
d'autres minist�res. Il y a m�me eu des tentatives pour �tablir des
ratios et des indicateurs qui permettraient de comparer les intrants et
les m�thodes, mais comme les r�sultats ont tendance � �tre uniques �
chacun, on a fait peu � ce chapitre.
- Aux �tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a �labor� deux
s�ries d'indicateurs pour jauger le rendement dans des domaines critiques
de la comptabilit� et de la gestion financi�re. La premi�re s�rie
porte d'indicateurs sur des responsabilit�s cl�s de comptabilit� et de
gestion financi�re. Elle englobe les comptes d�biteurs, le paiement des
fournisseurs, le versement des subventions, le relev� des op�rations de
caisse et les activit�s de recouvrement des co�ts. La deuxi�me s�rie
d'indicateurs porte sur des aspects plus g�n�raux de la gestion
financi�re, notamment les march�s de services, les subventions, les
immobilisations, la gestion des fonds et la gestion financi�re des
programmes. Les indicateurs sont encore � l'essai.
B. Utilisation d'indicateurs de rendement afin de comparer diff�rents
programmes au sein d'un organisme ou d'un gouvernement national, voire
�tablir des comparaisons avec le secteur priv� et d'autres �tats.
- La Social Security Administration des �tats-Unis est dot�e d'un vaste
�ventail d'indicateurs de rendement, utilis�s dans la formulation et
l'ex�cution des budgets, ainsi que la r�partition des co�ts entre le
programme des fonds en fiducie et le programme du fonds d'administration.
Pour pr�voir les besoins et remplir ses responsabilit�s l�gales en
mati�re de r�partition des co�ts, l'organisme fait un suivi r�gulier
de la charge de travail (re�us, documents trait�s, dossiers en suspens),
des exercices financiers, de la productivit� et des co�ts � l'unit�.
Il a �labor� des formules pour �valuer le rendement, d�termin� la
capacit� des syst�mes en place � �valuer le rendement, consult� la
client�le et les autres int�ress�s sur les pr�f�rences en mati�re de
service et �labor� un nouveau plan d'activit� qui est bas� sur les
r�sultats de cette consultation. L'organisme utilise aussi certains
indicateurs pour contr�ler les r�sultats (notamment l'exactitude des
paiements). Son rapport de responsabilit� inclut des indicateurs ayant
pour objet de d�terminer si les programmes donnent les r�sultats
attendus, si les niveaux de financement conviennent et si les op�rations
sont efficaces, ainsi que d'�valuer les progr�s par rapport aux
objectifs g�n�raux.
- La Joint Commission for the Accreditation of Health Care Organizations
�value les h�pitaux pour anciens combattants et la majorit� des
institutions qui dispensent des soins de sant� aux �tats-Unis. Elle
utilise pour cela des crit�res normalis�s portant sur la structure, les
m�thodes de travail et certains r�sultats. Ces crit�res d'�valuation
permettent de comparer diverses institutions publiques, ainsi que
d'�tablir des comparaisons avec le secteur priv�; en effet tous les
�tablissements qui dispensent des soins de sant� utilisent les m�mes
crit�res.
9.
Technologie de l'information
Utilisation de techniques modernes pour saisir les donn�es et pr�senter
� la direction et au personnel une information pertinente, dans un format
pratique.
A. Mise en place de syst�mes comptables et de syst�mes de gestion
financi�re efficients, efficaces et �conomiques.
- En 1996, le pr�sident des �tats-Unis a ratifi� l'Information
Technology Management Reform Act, cr�ant les postes de dirigeant
principal de la technologie de l'information (TI). La Loi oblige aussi
l'administrateur principal de l'Office of Management and Budget � greffer
au processus budg�taire une proc�dure d'analyse, de suivi et
d'�valuation des risques et r�sultats d�coulant des grands
investissements des agences ex�cutives dans les syst�mes d'information.
Elle pousse aussi un cran plus loin les exigences �nonc�es dans la Chief
Financial Officers Act concernant les syst�mes comptables :
elle requiert une collaboration entre l'administrateur g�n�ral, le
dirigeant principal de la TI et le directeur financier pour garantir
l'efficacit� des syst�mes (c.-�-d., leur capacit� � produire des
donn�es fiables et compl�tes pour les �tats financiers).
- Les douanes am�ricaines utilisent un syst�me automatis� pour
recouvrer les droits, taxes et redevances. Le syst�me permet de suivre et
contr�ler toutes les importations en sol am�ricain et est reconnu comme
l'un des grands syst�mes administratifs les plus sophistiqu�s et les
mieux int�gr�s au monde. Gr�ce au transfert �lectronique de donn�es
et � l'�chantillonnage statistique, il a permis de r�duire les co�ts
et la paperasse pour le service des douanes aussi bien que pour les
importateurs.
- L'Environmental Protection Agency utilise un logiciel de gestion
financi�re, de comptabilit� pr�t-�-utiliser pour g�rer ses
op�rations financi�res. Le logiciel, auquel il a suffi d'apporter
quelques modifications pour r�pondre aux besoins sp�ciaux de l'EPA, a
permis des �conomies appr�ciables. En effet, le d�veloppement et le
maintien d'un logiciel sur mesure � l'interne auraient co�t� beaucoup
plus cher et auraient pu causer beaucoup de probl�mes. L'EPA fait partie
d'un groupe interorganisationnel d'utilisateurs, qui conseille le
concepteur du logiciel pour faire en sorte que celui-ci continue de
r�pondre efficacement et �conomiquement aux besoins de l'administration
f�d�rale. Elle proc�de de plus r�guli�rement � des mises � niveau
(au moins une fois par ann�e) afin de suivre l'�volution des exigences
en mati�re de gestion financi�re.
B. Politiques et proc�dures concernant le d�veloppement et la mise en
place des syst�mes de TI.
- L'Information Technology Management Reform Act de 1996 (aussi
appel�e loi Clinger-Cohen) a radicalement modifi� la mani�re dont le
gouvernement am�ricain planifie et effectue l'acquisition des grands
syst�mes de TI. C'est aux administrateurs g�n�raux que revient la
responsabilit� du succ�s en la mati�re. De plus, la Loi simplifie et
am�liore les m�thodes employ�es par l'�tat pour g�rer son important
portefeuille d'investissements en TI : i) elle fixe les
crit�res devant servir � �valuer les programmes d'investissement,
crit�res inspir�s des pratiques exemplaires d'entreprises ayant connu
elles-m�mes du succ�s dans ce domaine; ii) elle prend exemple sur
les r�ussites du secteur priv� et cr�e un poste de dirigeant principal
de la TI dans toutes les agences ex�cutives et dans chacune des grandes
agences ind�pendantes, pla�ant le titulaire sous l'autorit� directe de
l'administrateur g�n�ral et le d�signant comme principal responsable
pour tout ce qui touche � la gestion de la TI et � l'application de la Paperwork
Reduction Act dans l'agence; iii) elle encourage la
participation � des groupes interorganisationnels afin de permettre le
partage de la technologie et du savoir-faire; iv) elle encourage les
agences � �chelonner les acquisitions, de mani�re � pouvoir mieux
cibler les achats.
L'Office of Management and Budget demande aux d�partements et aux agences
de respecter les lignes directrices suivantes, diffus�es dans une note de
service en date de f�vrier 1997 :
- (le syst�me r�pond aux exigences de la mission fondamentale confi�e
� l'organisme;
- aucun autre organisme, priv� ou public, ne peut faire le travail;
- les m�thodes de travail ont �t� simplifi�es afin d'accro�tre les
chances de trouver un logiciel convenable dans le commerce;
- la gestion et l'analyse du portefeuille montrent que l'investissement
rapportera autant ou plus qu'un autre investissement en TI;
- le syst�me ob�it aux normes architecturales de l'organisme et de
l'administration f�d�rale;
- on a proc�d� � des essais, r�duit le plus possible le nombre
d'adaptations, fix� des indicateurs de progr�s et obtenu l'appui des
gestionnaires pour r�duire les risques et garantir que le produit achet�
r�ponde aux attentes;
- l'approvisionnement �modulaire� permet d'acheter des lots plus petits
et de faire en sorte que les d�lais de livraison ne d�passent pas
18 mois;
- les risques sont ad�quatement r�partis entre le fournisseur et
l'organisme, c'est-�-dire qu'on privil�gie l'utilisation de contrats
fond�s sur le rendement plut�t que sur l'effort ou le co�t.
- Rural Development a adopt� des politiques et des proc�dures
sp�cifiques relativement � la gestion des demandes de modification,
d'am�lioration ou de d�veloppement de syst�mes informatis�s. Un
conseil d'examen, form� de cadres sup�rieurs, approuve l'affectation des
ressources en fonction des objectifs strat�giques � court et � long
terme. Un comit� d'examen des syst�mes, constitu� de fonctionnaires
responsables de la gestion des finances ou de programmes, d�termine
l'ordre de priorit� des demandes.
C. Int�gration des bases de donn�es sur les ressources humaines,
mat�rielles et financi�res.
- L'Office of Public and Indian Housing, une composante du Department of
Housing and Urban Development, a particip� � un projet visant la mise en
place d'un syst�me int�gr� permettant de g�rer les contr�les
financiers, ainsi que de satisfaire aux exigences en mati�re de rapports.
Le projet avait pour objectif g�n�ral le d�veloppement d'un syst�me
comptable int�gr� r�pondant � la fois aux besoins du d�partement et
de l'organisme central. Il fallait plus particuli�rement satisfaire aux
exigences l�gales relatives � la comptabilit� des d�penses. Le
syst�me, qui fonctionne dans un environnement Windows et est dot� d'une
interface conviviale, offre un acc�s direct � une base de donn�es
centrale.
- Les 12 bureaux du Department of Treasury utilisent un seul et m�me
processeur pour l'administration de la paye. Cela garantit une plus grande
coh�rence dans l'administration des diverses primes sp�cifiques � ces
bureaux. Et parce que l'information est enregistr�e dans une seule base
de donn�es, il est facile de la partager avec d'autres organismes.
- Le logiciel pr�t-�-utiliser de l'Environmental Protection Agency
int�gres les fonctions de comptabilit�, de gestion financi�re et de
budg�tisation. L'EPA travaille de plus � installer un module
additionnel, faisant lui aussi partie du logiciel et int�grant les
fonctions de gestion des immobilisations et des biens. Elle a d�velopp�
des interfaces reliant son syst�me financier � son syst�me de gestion
de la paye et du personnel, de sorte que les donn�es peuvent �tre
transmises rapidement de l'un � l'autre, sans qu'il soit n�cessaire de
faire une nouvelle entr�e au clavier. Il existe �galement une interface
pour les syst�mes servant � administrer les subventions et les
approvisionnements.
10.
Rapports sur la g�rance
Selon le v�rificateur g�n�ral du Canada, un rapport sur la g�rance
rend compte de la gestion et des responsabilit�s g�n�rales du ministre et des
hauts fonctionnaires. Il couvre l'ensemble de leurs pouvoirs et obligations. Sa
port�e est beaucoup plus grande que celle du rapport annuel, qui ne traite que
du respect des obligations financi�res. Par exemples, un document public ne
donne pas de renseignements d�taill�s sur la port�e des programmes, leurs
objectifs strat�giques � court et � long terme, leur planification et les
indicateurs susceptibles d'aider � �valuer les r�sultats finaux ou annuels.
- Au Royaume-Uni, les fonctionnaires qui administrent un budget doivent
produire chaque ann�e un rapport sur la g�rance des d�penses li�es aux
programmes ou � l'administration. Les directeurs g�n�raux rendent compte
� l'administrateur comptable des messages cl�s de ce rapport. La Direction
g�n�rale des finances produit un rapport g�n�ral, fixant les priorit�s
pour les actions futures.
- En Nouvelle-Z�lande, le cadre de planification et de rapport du
gouvernement se veut aussi complet que possible. Le gouvernement est
l�galement tenu de respecter certains principes de gestion financi�re
responsable (d�finis dans la Fiscal Responsibility Act de 1994) et
de rendre compte r�guli�rement de l'application de ces principes. Voici
les principaux documents requis :
- Une mise au point sur la situation �conomique et fiscale, publi�e en
m�me temps que le budget. Ce document, r�vis� en d�cembre et avant chaque
�lection, est produit par le secr�taire du Tr�sor plut�t que par le
gouvernement au pouvoir.
- Un budget des d�penses (inclus dans le budget), d�crivant les grands
objectifs de chaque secteur, les montants � d�penser, les indicateurs de
rendement et les r�sultats attendus.
- Un rapport pr�visionnel ou un �nonc� d'intention, donnant des
renseignements suppl�mentaires sur les objectifs g�n�raux et les objectifs
financiers de chaque minist�re ou soci�t� d'�tat.
- Des �tats financiers consolid�s, publi�s annuellement pour chaque
soci�t� d'�tat.
- Un rapport annuel pour chaque minist�re et soci�t� d'�tat, rendant
compte des r�sultats obtenus par rapport aux objectifs d�finis dans le
rapport pr�visionnel ou l'�nonc� d'intention, ainsi que par rapport �
certains �l�ments de la pr�vision des d�penses.
La principale faiblesse de ce r�gime de reddition de comptes, c'est que les
minist�res et les soci�t�s d'�tat ne font pas rapport sur certains
�l�ments du budget des d�penses (principal document sur lequel s'appuie le
Parlement pour approuver et contr�ler les d�penses) ou ne font qu'un rapport
partiel.
- Aux �tats-Unis, les �tats financiers des agences f�d�rales doivent
inclure des informations sur la g�rance.
- Aux �tats-Unis, huit agences vont faire l'essai d'un nouveau rapport de
responsabilit� standard pour l'exercice 1996. Ce rapport pr�sentera non
seulement les informations financi�res habituelles, mais aussi des d�tails
sur la mission et le rendement de l'agence.
11.
La �conscience� des organismes
�tendre le cadre de responsabilisation du contr�leur pour y inclure, en
plus des fonctions financi�res, un r�le de �conscience� objective,
c'est-�-dire amener celui-ci � porter un jugement sur les donn�es et les
hypoth�ses des grands projets, ainsi que les r�sultats projet�s.
- Au Royaume-Uni, la Direction g�n�rale des finances revoit et questionne
syst�matiquement les propositions financi�res.
- Aux �tats-Unis, le gouvernement a recommand� l'utilisation du mot
�controller� � la place de �comptroller�, parce que le premier a, tout
comme le directeur financier d'un organisme, pour t�che de r�gir, diriger
et restreindre les d�penses et les finances, aussi bien que de les
v�rifier. En ce sens, on peut dire que le �controller� joue un peu le
r�le de miroir pour les organismes, leur permettant de voir sir leurs
programmes sont vraiment efficaces.
- Aux �tats-Unis, un processus d'examen financier exhaustif et, par nature,
ouvert permet � l'organisation financi�re de participer pratiquement �
toutes les initiatives ou aux analyses qu'elle souhaite.
- Dans ce pays, c'est au directeur financier que revient la responsabilit�
d'�duquer les cadres sup�rieurs et les charg�s de programme sur
l'importance de la gestion financi�re dans l'ensemble de l'organisation. Et
la cl� de cette �ducation, c'est la communication entre les divers
groupes.
12.
Contr�les internes
N�cessit� d'am�liorer constamment les contr�les en cette �re des
�changes �lectronique, des bases de donn�es interconnect�es et des r�seaux
informatiques.
Les exemples qui suivent viennent des �tats-Unis :
- Traitement des factures �lectroniques ligne par ligne : Lorsque la
General Services Administration a commenc� � accepter les factures
transmises par voie �lectronique, elle a craint des probl�mes dans le
traitement et le paiement en l'absence d'intervention humaine pour v�rifier
les montants et les obligations. Pour rem�dier � cela, elle a d�cid� de
traiter les factures ligne par ligne; c'est-�-dire que pour que le paiement
se fasse, l'obligation, le bordereau de r�ception (en cas de besoin) et les
factures doivent tous trois porter le num�ro de commande, le num�ro
d'inventaire, la quantit� et le prix unitaire appropri�s.
- Gr�ce � une interface de �courtage� et � un r�seau de communication
financi�re, les transferts �lectronique de donn�es vont devenir encore
plus courants et il sera possible de recouvrer les cr�ances par voie
�lectronique au Department of Treasury et au service des douanes.
L'utilisation du syst�me pour les recouvrements sera ult�rieurement
�tendue, et on y ajoutera le traitement des remboursements destin�s au
public.
- Le syst�me de gestion financi�re de Veterans Affairs, � Austin, accepte
les notes de cr�dit des fournisseurs pour le paiement des factures
�ouvertes�, de mani�re � acc�l�rer le recouvrement des sommes dues au
d�partement.
- S�curit� : � l'Environmental Protection Agency, l'acc�s au
syst�me des petits achats est restreint � certains employ�s, dont le nom
appara�t sur une liste de contr�le, � l'int�rieur du syst�me. L'acc�s
� la liste m�me est tr�s surveill�.
- Int�grit� des donn�es : � l'Environmental Protection Agency,
chaque agent aux achats revoit les soumissions pr�sent�es en r�ponse aux
appels d'offres. La soumission doit satisfaire exactement aux exigences
stipul�es dans l'appel d'offre. L'agent communique directement avec le
soumissionnaire lorsqu'il veut v�rifier une information apparaissant dans
la soumission.
- L'administration f�d�rale dans son ensemble proc�de � des contr�les
pr�ventifs, et de m�me certaines agences en particulier. Au niveau de
l'administration f�d�rale, le President's Council on Integrity and
Efficiency v�rifie les grands syst�mes �lectroniques avant
qu'ils ne soient mis en place. Il l'a fait pour le syst�me de transfert
�lectronique des prestations et, plus r�cemment, pour le syst�me
r�gissant l'utilisation des cartes de cr�dit pour les petits achats, les
voyages et les activit�s de la flotte.
13.
V�rifications externes
Recours aux services d'entreprises priv�es pour v�rifier les processus
et les rapports de l'organisme en mati�re d'ex�cution et de gestion.
- Au Royaume-Uni, les comptes minist�riels sont v�rifi�s par le National
Audit Office, qui publie une lettre annuelle sur la gestion. L'office
effectue �galement deux ou trois �tudes par ann�e sur le rendement obtenu
des divers programmes en contrepartie de l'argent investi. Le comit� des
comptes publics, form� de d�put�s, tient dans la plupart des cas une
audience durant laquelle le responsable de la comptabilit� peut faire une
pr�sentation. Le responsable des finances peut �galement faire une
pr�sentation sur le rendement de son minist�re durant l'ann�e �coul�e
au comit� parlementaire appropri�, en se basant sur le rapport annuel du
minist�re.
- En Nouvelle-Z�lande, l'Audit Office tient lieu de v�rificateur pour
l'ensemble du secteur public, mais a parfois recours aux services de
v�rificateurs externes pour certains minist�res et certaines soci�t�s
d'�tat. Ces v�rificateurs sont choisis par adjudication.
- Aux �tats-Unis, les inspecteurs g�n�raux peuvent faire appel aux
v�rificateurs du secteur priv� pour compl�ter leur personnel interne, en
particulier pour la v�rification des �tats financiers. Les organismes
subventionn�s par l'�tat font aussi appel � des v�rificateurs du secteur
priv� pour les v�rifications annuelles obligatoires.
14.
Gestion des risques
Application de techniques de gestion des risques pour maximiser
l'efficacit� des programmes.
- En Nouvelle-Z�lande, la gestion des risques est un concept bien implant�
dans les minist�res et des progr�s consid�rables ont �t� r�alis�s en
mati�re d'analyse des risques au cours des deux ou trois derni�res
ann�es.
- Au Royaume-Uni, la gestion des risques est un �l�ment du contr�le de la
technologie de l'information TI et des projets.
- Aux �tats-Unis, l'Audit Act fixe les exigences en mati�re de
v�rifications pour les �tats, les gouvernements r�gionaux et les
organismes � but non lucratif qui administrent des fonds f�d�raux. Les
modifications apport�es en 1996 requi�rent l'utilisation d'une approche
tenant compte des risques pour la s�lection des programmes cruciaux
(c.-�-d., ceux qui re�oivent le plus d'attention lors des v�rifications).
Le gouvernement veut ainsi faire en sorte que la r�partition des ressources
de v�rification cadre mieux avec les risques r�els.
15.
Diversification des modes de prestation de services
L'utilisation d'organismes de service sp�ciaux, de soci�t�s d'�tat et
de coentreprises, la privatisation ainsi que la sous-traitance comme modes
diversifi�s de prestation des services pour les programmes minist�riels du
gouvernement f�d�ral.
- L'Australie et la Nouvelle-Z�lande utilisent une vaste gamme de modes
diversifi�s de prestation des services.
- Le gouvernement du Royaume-Uni a cr�� un programme d'�valuation du
march� et de sous-traitance, chapeaut� par une initiative nationale de
promotion de la qualit� : �Competing for Quality�. Cette initiative
englobe une vaste gamme de mesures visant � accro�tre l'efficacit� de
l'administration publique : suppression de fonctions, privatisation,
sous-traitance, �valuation du march�, cr�ation d'agences, etc.
- Aux �tats-Unis, la Government Management Reform Act de 1994
pr�voit notamment la cr�ation d'un fonds des services concurrentiels (en
cours d'essai), qui permettra la prestation interorganisationnelle de
services courants, tels que l'administration de la paye, des ressources
humaines et des t�l�communications.
- L'exp�rience du Department of Defense des �tats-Unis prouve que la
concurrence et l'impartition peuvent produire des �conomies appr�ciables,
ainsi qu'am�liorer de fa�on notable l'efficacit�. En moyenne, ces modes
de prestation ont permis de r�duire les frais d'exploitation de 31 %
par ann�e. L'homog�n�it� des r�sultats montre qu'il pourrait y avoir
des avantages pour les organismes � ouvrir une bonne partie de leurs
op�rations et budgets de soutien � la concurrence.
- Aux �tats-Unis, l'Environmental Protection Agency a cr�� un fonds de
roulement pour les services administratifs. Les bureaux des programmes
pourront donc obtenir des services administratifs moyennant frais. De cette
mani�re, les gestionnaires de l'agence deviendront plus conscients du co�t
des services. Cette mesure devrait entra�ner une am�lioration du service
� la client�le.
- La direction g�n�rale des finances environnementales de l'Environmental
Protection Agency a publi� un rapport proposant plus de 80 solutions
de financement de rechange aux gouvernements locaux qui doivent assumer les
frais d'exploitation et d'administration de syst�mes environnementaux.
R�gle g�n�rale, le financement provient des taxes, droits, frais
d'utilisation, transferts ou subventions gouvernementales, voir de la
privatisation. Le rapport de l'Environmental Protection Agency pr�sente des
techniques de financement additionnelles, y compris des traditionnelles et
de toutes nouvelles. Il d�crit aussi des arrangements institutionnels qui
peuvent, entre autres, aider � influencer l'utilisation des ressources
gouvernementales qui sont de plus en plus rares.
- En septembre 1995, le vice-pr�sident des �tats-Unis a r�v�l� la
nature des prochains efforts pour am�liorer les services
gouvernementaux : les organismes ax�s sur le rendement (OAR). Pour ces
organismes, le client sera roi. L'administration f�d�rale pr�voit ainsi
transformer certaines fonctions en services o� r�gne le client�lisme et
o� le rendement a une importance capitale. Les agences jouiront d'une marge
de manoeuvre consid�rable, afin de pouvoir apporter les changements qui
s'imposent en mati�re de ressources humaines, d'approvisionnements et de
finances. En retour, elles devront atteindre des objectifs pr�cis et
mesurables de service au public.
Avant de d�signer un organisme ax� sur le rendement, toute
agence devra se doter d'une mission claire et s'assurer l'appui des principaux
int�ress�s, en plus d'�tre capable de distinguer clairement ses fonctions
politiques et r�glementaires de ses fonctions de service.
Contrairement aux pratiques habituelles du gouvernement, les chefs de ces
organismes seront embauch�s pour une p�riode d�termin�e. Ils auront des
objectifs bien d�finis de rendement, de service et, possiblement, de
r�duction des co�ts. Leur traitement sera fonction des taux en vigueur sur
le march�, et une bonne partie de leur r�mun�ration d�pendra de leur
rendement.
16.
Le�ons
Exemples de pratiques exemplaires de la fonction de contr�leur qui ont
caus� de grandes d�ceptions.
- Au d�but de 1995, la NASA a abandonn� un projet important et risqu�,
visant le d�veloppement de syst�mes internes, parce qu'il ne cadrait plus
avec les priorit�s du gouvernement et ses propres efforts pour simplifier
et rationaliser ses op�rations.
- L'Environmental Protection Agency a fait l'acquisition d'un logiciel
pr�t-�-utiliser pour remplacer son syst�me de comptabilit�. Elle croyait
en effet que, ce logiciel �tant d�j� utilis� par d'autres agences, il
r�pondrait � ses besoins. Elle esp�rait aussi r�aliser des �conomies en
collaborant avec les autres agences lorsque des am�liorations
s'av�reraient n�cessaires. Mais elle a commis deux erreurs. Premi�rement,
le plan d'implantation ne tenait pas assez compte des besoins particuliers
de l'agence en mati�re de production de rapports. Deuxi�mement, l'agence
aurait d� tester plus � fond le logiciel, y compris continuer d'utiliser
son ancien syst�me en parall�le au nouveau durant un certain temps afin de
permettre une transition sans heurt.
- En Australie, il est arriv� plus d'une fois que les applications
informatiques ne produisent pas les avantages attendus.
17.
Autres tendances actuelles
Exemples donn�s par les �tats-Unis :
- Une disposition de la l'Omnibus Appropriation Act pr�voit la
conversion graduelle aux transferts �lectroniques de fonds pour les
salaires, les avantages sociaux, le paiement des fournisseurs, le
remboursement des d�penses, les prestations de retraite et autres
prestations d'ici 1999. Les remboursements d'imp�t ne sont pas inclus dans
le plan.
- En f�vrier 1996, le Tr�sor a approuv� le transfert �lectronique des
prestations f�d�rales au moyen d'une carte de d�bit unique dans huit
�tats du Sud. En 1999, lorsque tous les programmes pr�vus auront �t� mis
en oeuvre dans l'ensemble des �tats, le f�d�ral versera annuellement plus
de 100 millions de dollars en prestations au moyen de cette m�thode.
- Deux syst�mes, utilisant la technologie du transfert �lectronique de
donn�es, sont actuellement � l'essai dans l'administration f�d�rale.
L'objectif vis� est de faciliter l'int�gration des fonctions d'acquisition
et des fonctions financi�res pour le commerce �lectronique. Le premier
syst�me, appel� Prime Pay, permet de payer plus facilement les
fournisseurs avec lesquels l'administration f�d�rale fait continuellement
affaire. Le deuxi�me tire parti de l'enregistrement des fournisseurs sur le
r�seau commercial ePay.
- L'Office of Management and Budget a officiellement cr�� les fonds de
services concurrentiels en mai 1996. Les fonds pilotes permettront la
prestation intraorganisationnelle et interorganisationnelle de services
administratifs, sur une base concurrentielle.
- Reconception des proc�dures en mati�re de voyages :
- �liminer l'obligation de faire approuver individuellement chaque
voyage, et permettre � la place aux bureaux de la General Services
Administration de choisir la formule qui leur convient le mieux (c.-�-d.,
autorisations annuelles, trimestrielles ou ponctuelles). �tat :
L'Office of the Chief Financial Officer fait l'essai d'autorisations
g�n�rales de voyager, �mises sur une base annuelle, depuis le 1er octobre 1995.
- Pour les voyages de deux jours ou plus, fixer � 75 % le taux de
remboursement des repas et faux frais pour les journ�es partielles
(m�thode Lodgings Plus). �tat : Cette directive, visant tous les
voyages en mission temporaire, est entr�e en vigueur le 1er janvier 1996
� la General Services Administration.
- Sur pr�sentation des factures, rembourser jusqu'� concurrence de
75 $ les articles divers achet�s durant les voyages (ne s'applique
pas aux frais d'h�bergement). �tat : Cette directive est entr�e en
vigueur le 5 octobre 1995 � la General Services Administration.
- Tirer parti des programmes d'escompte et des ententes de facturation
directe conclues avec les h�tels. Les soci�t�s de location de voitures
offriront bient�t elles aussi la facturation directe. �tat : La
General Services Administration a conclu ses premi�res ententes de
facturation directe avec des h�tels, le 31 juillet 1995. Le
nombre d'h�tels, initialement de 19, est maintenant pass� � 26.
L'organisme fera sous peu l'essai de la facturation directe pour la
location de voitures.
- Avoir un seul fournisseur pour le centre de gestion des voyages (CGV).
- FinanceNet, c'est le site � visiter sur Internet pour tout ce qui
concerne la gestion des finances publiques. FinanceNet vise plusieurs
objectifs : 1) encourager la diffusion des id�es, des pratiques
exemplaires et des r�ussites par l'inscription � 30 listes de
distribution publiques et l'adh�sion aux groupes de discussions
correspondant de Usenet; 2) donner acc�s � une biblioth�que
financi�re virtuelle sur les serveurs Gopher, FTP et WWW, afin d'aider les
fonctionnaires en charge des op�rations et les contribuables � prendre des
d�cisions plus �clair�es. FinanceNet tient aussi lieu de �banque
mondiale� d'information sur la vente de biens publics en tout genre -
des immobilisations aux pr�ts, sans oublier les avions, les bateaux, les
bijoux, etc. Bref, c'est le site par
excellence pour se renseigner sur tout ce que les gouvernements (f�d�raux,
provinciaux, locaux ou internationaux) vendent au grand public par voie
�lectronique.
- Fastlane est un programme exp�rimental de trois ans, qui a pour objet de
reconcevoir et simplifier les rapports de la National Science Foundation
(NSF) avec le milieu de la recherche, le milieu de l'enseignement et les
communaut�s connexes � l'aide de techniques avanc�es de gestion de
l'information. Les projets pilotes qui en r�sulteront devraient permettre
de tester les applications de la TI, ainsi que d'essayer de nouvelles
m�thodes d'�change entre auteurs de propositions, examinateurs,
universitaires responsables de l'administration des recherches, personnel de
la fondation et syst�mes administratifs. Le programme pr�voit notamment la
reconception de nombreuses interactions, reposant actuellement sur
l'utilisation d'imprim�s ou du t�l�phone, afin de permettre aussi les
communications �lectroniques par lignes commut�es ou par Internet (par
l'interm�diaire des serveurs Mosaic ou WWW). Il suffira donc d'un
ordinateur personnel standard et d'une souris pour entrer en communication
avec le syst�me de la National Science Foundation, int�grant la plupart
des op�rations depuis la pr�sentation d'une proposition jusqu'�
l'obtention de renseignements sur l'�tat des propositions soumises.
Six applications sont actuellement � l'essai :
- Pr�sentation d'une proposition : Le serveur de la NSF r�serv�
aux formulaires permettra d'entrer directement les donn�es
administratives concernant les propositions.
- Demande de renseignements sur l'�tat des propositions : Le serveur
appropri� de la NSF permettra aux enqu�teurs principaux et aux autres
utilisateurs autoris�s d'obtenir des renseignements sur une proposition.
- Rapport final sur le projet : Le serveur de la NSF r�serv� aux
formulaires fournira une version �lectronique du rapport, et permettra la
pr�sentation du formulaire et des pi�ces jointes requises par voie
�lectronique.
- Demande de fonds : La NSF donnera acc�s � un syst�me � menus, y
compris une fonction automatique d'envoi d'accus� de r�ception et de
confirmation par courrier �lectronique.
- Donn�es d'examen : Les personnes charg�es d'examiner les
propositions auront acc�s � un syst�me � menus permettant d'entrer
leur �valuation, de revoir leurs commentaires, et d'int�grer des
informations �coup�es� d'un logiciel de traitement de texte.
- Annonce des subventions : Un serveur de la NSF donnera acc�s �
une liste des r�centes subventions, y compris des renseignements sur
l'institution vis�e, l'enqu�teur principal, ainsi que le montant et la
dur�e de la subvention.
- L'Office of Cost Analysis a �labor� un mod�le de programmation
lin�aire permettant au Tr�sor de d�terminer quel agencement de centres
t�l�phoniques, de centres de recouvrement et de centres de traitement des
remboursements est le plus efficace. Il a aussi con�u un mod�le pour
d�terminer l'emplacement des bureaux � l'�tranger et l'aiguillage de la
client�le. Ces mod�les int�grent une fonction cartographique permettant
de pr�senter les r�sultats.
- Remboursement �lectronique des frais de voyage : L'Environmental
Protection Agency et la General Services Administration utilisent
actuellement un syst�me de transfert �lectronique de fonds pour rembourser
les frais de voyage des fonctionnaires. Un message �lectronique est envoy�
au fonctionnaire concern� lorsque le transfert de fonds a lieu. Ce syst�me
�limine la n�cessit� de produire des ch�ques, de m�me que les
probl�mes pouvant �tre caus�s par leur perte ou leur vol. Cette m�thode
de remboursement est aussi beaucoup moins co�teuse pour le gouvernement.
- La Social Security Administration utilise depuis 1976 un syst�me
int�gr� de comptabilit� par activit�, qui fait ressortir les co�ts,
facilite les op�rations et r�duit les frais d'exploitation. Ce syst�me a
plusieurs fonctions, notamment analyser les co�ts (une obligation l�gale
de l'organisme) afin de garantir une bonne r�partition des d�penses entre
les fonds de fiducie et le fonds d'administration. � cette fin, l'organisme
fait un suivi de la charge (re�us, documents trait�s, dossiers en
suspens), des exercices financiers, de l'utilisation et de la productivit�
� divers niveaux. Les d�penses engag�es par l'organisme sont alors
imput�es � la charge, aux fonctions, aux activit�s et aux programmes
appropri�s et, en bout de ligne, aux fonds qui les soutiennent.
Synopsis
Le sondage avait pour objet de cerner les pratiques exemplaires de
l'Australie, de la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis
(r�pondants) en mati�re de contr�le, de mani�re � ce que les enseignements
tir�s aident le Canada � r�duire les co�ts, � simplifier les m�canismes de
prestation ainsi qu'� am�liorer la qualit� de l'information sur les finances
et les op�rations de ses programmes.
Sa port�e �tait restreinte aux pratiques exemplaires de nature
exceptionnelle, mises en oeuvre par les r�pondants et document�es sur support
�lectronique ou papier (livres, articles, documents d'information, discours,
notes d'expos�s et autres documents accessibles au public).
Les constatations ont �t� group�es selon les cat�gories suivantes :
- Responsabilit� des administrateurs g�n�raux et cadre de
responsabilisation des gestionnaires;
- M�thodes;
- �tats financiers et d�claration annuelle de gestion;
- Gestion des recettes et des d�penses
- Analyse comparative des r�sultats financiers;
- Technologie de l'information;
- G�rance et �conscience� des organismes;
- V�rification internes et externes;
- Gestion des risques;
- Diversification des modes de prestation des services;
- Le�ons;
- Autres tendances actuelles.
Conclusions, recommandations et plan d'action
Comme l'a r�v�l� le sondage, l'Australie, la Nouvelle-Z�lande, le
Royaume-Uni et les �tats-Unis ont r�alis� des progr�s notables dans
l'application des th�ories et principes de contr�le � la gestion quotidienne
des activit�s. Les r�pondants ont fourni des exemples document�s et des
�tudes de cas sur les pratiques exemplaires de diff�rents minist�res,
d�partements ou agences.
Le sondage a de plus permis d'amorcer un dialogue sur la fonction de
contr�leur entre les parrains du projet et le gouvernement de l'Australie, de
la Nouvelle-Z�lande, du Royaume-Uni et des �tats-Unis. Il semble donc vital de
saisir l'occasion et de prendre des mesures concr�tes afin de poursuivre ce
dialogue.
Conseils et V�rification Canada recommande aux parrains du sondage de
prendre les mesures suivantes :
1) Documentation
Tel qu'indiqu� dans les param�tres initiaux, le sondage devait permettre
d'obtenir des renseignements sur la fonction de contr�leur ainsi que des
documents pr�sentant des exemples de son application.
Tous les pays interrog�s ont accept� de communiquer aux repr�sentants du
gouvernement canadien des renseignements et de la documentation sur les
applications ou les pratiques mentionn�es dans leurs r�ponses.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor et aux
autres parrains du sondage de mettre sur pied un groupe de travail qui aura pour
t�che de r�unir de l'information ou de r�aliser des �tudes de cas sur les
�l�ments jug�s les plus pertinents, puis de faire part des r�sultats au
reste du gouvernement du Canada. Ce groupe de travail pourrait �tre form� de
fonctionnaires � l'emploi des minist�res et organismes parrains, ainsi que
d'�l�ves des �coles d'administration publique et de gestion des affaires
enr�l�s dans un programme d'�change.
2) R�pertoire
Les r�ponses au sondage incluent le nom, le titre, le num�ro de t�l�phone
et le num�ro de t�l�copieur de bon nombre de personnes-ressources.
Ces renseignements pourraient faciliter l'�change d'informations et
l'obtention de documentation.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande de dresser une liste de toutes
les personnes ayant particip� au sondage (les quatre pays r�pondants et les
cinq parrains), y compris leur nom, titre, num�ro de t�l�phone, num�ro de
t�l�copieur et adresse de courrier �lectronique, de mani�re � faciliter
l'�change d'id�es et de renseignements.
3) Groupes d'utilisateurs
Gr�ce � l'Accord de libre-�change nord-am�ricain (AL�NA), au Programme
d'immigration des investisseurs de Citoyennet� et Immigration Canada et �
d'autres programmes, le gouvernement du Canada a acquis une exp�rience
consid�rable des groupes d'utilisateurs, lesquels permettent de partager les
objectifs strat�giques et op�rationnels communs avec d'autres organismes
centraux, d'autres minist�res ou d'autres pays (comme le Mexique, l'Australie,
la Nouvelle-Z�lande et les �tats-Unis). Le sondage sur la fonction de
contr�leur a mis en relief un certain nombre de sujets importants (entre autres
la gestion des fonds, les indicateurs de rendement, la gestion des risques, les
rapports annuels et la technologie de l'information), pour lesquels on aurait
avantage � comparer exp�riences et projets.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande au Conseil du Tr�sor de
d�terminer les sujets qui l'int�ressent le plus parmi ceux abord�s dans le
sondage, de les classer en ordre de priorit�, puis d'�tablir des groupes
d'utilisateurs afin de faciliter l'�change d'id�es et d'exp�riences.
4) Consid�rations l�gales
L'Information Technology Management Reform Act encourage les agences
et les d�partements am�ricains � prendre diverses mesures, notamment :
- fixer des crit�res pour �valuer les investissements dans la TI, en
s'inspirant des pratiques exemplaires du secteur priv�;
- s'inspirer des mod�les qui ont produit de bons r�sultats pour le secteur
priv�;
- former des groupes interorganisationnels pour partager la technologie et
le savoir-faire;
- �chelonner les acquisitions, c'est-�-dire pr�f�rer les petits march�s
de service aux gros, de mani�re � pouvoir mieux cibler les achats.
L'ench�ssement des principes dans une loi incite effectivement et
l�galement les organismes � exercer un meilleur contr�le de la TI.
Recommandation
Conseils et V�rification Canada recommande au Secr�tariat du Conseil du
Tr�sor d'examiner le cadre l�gislatif ayant permis d'am�liorer la fonction de
contr�leur aux �tats-Unis (y compris l'Information Technology Management
Reform Act) et d'incorporer ces principes dans la l�gislation canadienne
dans la mesure o� il juge pratique et pertinent de le faire.