Guide de gestion du portefeuille et stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers

3.1 Favoriser l’atteinte des objectifs stratégiques et contribuer aux priorités du gouvernement

Les biens immobiliers soutiennent la prestation de programmes et de services aux Canadiens et permettent de faire progresser des objectifs stratégiques plus larges (par exemple, carboneutralité des opérations, apport à la résilience climatique, avancement de la réconciliation avec les Autochtones, facilitation de la transformation numérique, amélioration de l’accessibilité, conservation de la valeur patrimoniale et stimulation de l’économie).

3.2 Recourir à la gestion de l’information

Des informations complètes, fiables et à jour sur les biens immobiliers et l’utilisation d’un système de gestion de l’information pour faciliter l’analyse des données constituent l’épine dorsale de la gestion de portefeuille fondée sur des éléments probants.

3.3 Analyser les segments, et pas seulement les biens individuellement

Les biens semblables sont examinés ensemble pour permettre une perspective de plus haut niveau du portefeuille, généralement organisé par fonction, type de biens, priorité et emplacement. Cette perspective de plus haut niveau favorise la découverte de possibilités dans les segments et entre ceux-ci, par exemple, le regroupement, le partage des ressources, la mobilité des talents, la collaboration à l’échelle du gouvernement et les économies d’échelle.

3.4 Utiliser des techniques d’établissement des coûts du cycle de vie

Les décisions relatives aux biens immobiliers doivent être fondées sur une évaluation des coûts du cycle de vie au complet. L’établissement des coûts du cycle de vie est un processus logique et systématique permettant d’estimer les coûts totaux d’un bien immobilier pendant toute sa durée de vie, de la planification initiale à l’acquisition, l’utilisation et la disposition^{Note de bas de page 8}.

3.5 Mettre en évidence les domaines de risque

La gestion des risques consiste à cerner, équilibrer et atténuer les facteurs de risque internes et externes (environnementaux, juridiques, opérationnels, financiers et liés à la réputation) afin de réaliser efficacement les résultats escomptés du portefeuille des biens immobiliers^{Note de bas de page 9}.

4.1 Comprendre l’état actuel du portefeuille des biens immobiliers (l’offre)

Déterminer le rendement du portefeuille à l’aide d’indicateurs de rendement et de repères. Surveiller la fonctionnalité, l’utilisation et le rendement physique, environnemental et financier des biens immobiliers tout au long de leur cycle de vie.

4.2 Faciliter l’élaboration d’une vision de portefeuille

Décrire l’état souhaité du portefeuille et inclure des objectifs et des priorités stratégiques, comme les opérations carboneutres. Les cadres supérieurs responsables de la prestation des programmes et des services doivent participer à l’élaboration de la vision du portefeuille, notamment aux discussions de planification stratégique avec l’organe de gouvernance ou le conseil consultatif supérieur compétent. La vision oriente la prise de décision pour le reste du processus de gestion de portefeuille.

4.3 Comprendre les exigences relatives au portefeuille des biens immobiliers (la demande)

Faciliter la prise de décisions éclairées et intégrées en matière de gestion des biens immobiliers grâce à la collaboration entre les responsables des biens immobiliers et les chefs de programme. Analyser et prévoir la demande dans le temps en recherchant de nouvelles façons de soutenir la vision du portefeuille, y compris des solutions qui peuvent ne pas être liées aux biens immobiliers.

4.4 Comparer et analyser l’offre et la demande

Évaluer l’offre actuelle par rapport à la demande, ce qui comprend la vision du portefeuille, afin d’orienter les décisions touchant l’obtention des ressources et l’ordonnancement, ainsi que le plan d’investissement. Tenir compte des résultats d’une analyse de l’environnement (par exemple, conditions du marché, taux d’inflation, disponibilité de la main-d’œuvre et services et chaînes d’approvisionnement).

4.5 Explorer les options pour combler l’écart entre l’offre et la demande

Effectuer une analyse des écarts et examiner les moyens les plus efficaces d’optimiser le portefeuille tout en minimisant l’écart entre l’offre et la demande. Évaluer les compromis pour minimiser l’écart tout en tenant compte des contraintes en matière de ressources et du degré de tolérance aux risques. Rendre pleinement compte des ressources financières et non financières qui sont consacrées au portefeuille, dont les ressources humaines, les services immobiliers sous contrat et les sources de financement (notamment toute contrainte liée aux dépenses).

4.6 Préparer la stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers et le plan de mise en œuvre du portefeuille

La stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers aide les décideurs et les intervenants à comprendre ce qui sera réalisé à long terme dans le cadre du portefeuille et comment les objectifs stratégiques seront atteints. Elle prévoit un horizon de planification d’au moins dix ans et s’accompagne d’un plan de mise en œuvre du portefeuille à plus court terme, soit sur une période de cinq ans.

La stratégie relative au portefeuille comprend les éléments suivants :

• un aperçu du portefeuille des biens immobiliers et de son rendement;
• un résumé de la demande, notamment la vision du portefeuille;
• une description de l’écart entre l’offre et la demande et le plan pour combler cet écart;
• un résumé des investissements à faible risque et des investissements importants prévus^{Note de bas de page 11};
• un résumé de la manière dont les priorités socio-économiques sont abordées (par exemple, accessibilité et conservation du patrimoine), y compris la manière dont les engagements de la Stratégie pour un gouvernement vert seront honorés^{Note de bas de page 12};
• les ressources financières et non financières nécessaires pour appuyer et entretenir le portefeuille;
• une évaluation des risques;
• les indicateurs de rendement clés et les cibles;
• un plan de mise en œuvre quinquennal.

Le plan de mise en œuvre quinquennal présente en détail les investissements prévus. Il comprend un calendrier de mise en œuvre, les affectations précises de ressources financières et non financières et les interdépendances clés. Le plan de mise en œuvre est utilisé dans le processus de planification des investissements.

Pour plus d’informations sur le contenu de la stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers, voir la section ci-dessous intitulée « Contenu de la stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers » du présent document.

4.7 Mettre en œuvre et surveiller le plan approuvé

La mise en œuvre fait référence à l’exécution du plan de mise en œuvre. La surveillance permet de garantir que les progrès sont régulièrement évalués et communiqués en fonction d’une base de référence. Elle permet aussi de s’assurer que la mise en œuvre reste sur la bonne voie et que le portefeuille des biens immobiliers produit les résultats escomptés^{Note de bas de page 13}.

Figure 1 - version textuelle

La figure 1 montre les sept étapes du processus de gestion du portefeuille des biens immobiliers.

1. Comprendre l’état actuel du portefeuille des biens immobiliers (l’offre).
2. Faciliter l’élaboration d’une vision de portefeuille.
3. Comprendre les exigences relatives au portefeuille des biens immobiliers (la demande).
4. Comparer et analyser l’offre et la demande.
5. Explorer les options pour combler l’écart entre l’offre et la demande.
6. Préparer la stratégie relative au portefeuille et le plan de mise en œuvre du portefeuille.
   • Entre les étapes 6 et 7, la stratégie et le plan de mise en œuvre relatifs au portefeuille sont soumis à l’approbation du comité ou du conseil de planification intégrée des investissements.
7. Mettre en œuvre et surveiller le plan approuvé.

Table des matières

Il est utile d’inclure une table des matières.

Résumé

Le résumé fournit aux lecteurs l’essentiel du document. Ceux-ci doivent pouvoir lire uniquement le résumé et savoir en gros ce que contient le document.

Introduction

L’introduction présente le contenu du document.

Elle peut expliquer ce qu’est une stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers et décrire l’objectif de celle-ci.

Elle peut également indiquer comment la stratégie aidera :

• à combler les lacunes dans le portefeuille et les politiques et priorités qui influent sur la gestion du portefeuille des biens immobiliers;
• à réaliser les résultats stratégiques prévus et les priorités du gouvernement.

Méthodologie

Cette section explique comment la stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers a été élaborée.

Les gardiens qui n’ont pas encore élaboré une stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers doivent se servir de cette section pour décrire leur plan d’élaboration d’une telle stratégie qui comprend les délais et les principaux jalons.

Portefeuille actuel

Cette section décrit le portefeuille actuel des biens immobiliers (l’offre).

Elle porte sur des documents tels que les suivants :

• les rapports sur l’état des biens;
• les plans de gestion des biens;
• les rapports sur l’environnement;
• les rapports financiers.

La description doit comprendre l’information suivante sur le portefeuille actuel :

• la taille;
• la valeur de remplacement estimée;
• la composition (types de biens, par exemple, laboratoire, entrepôt, espace de bureau à usage général);
• la répartition des biens (par exemple, rapport entre les biens appartenant à l’État et les biens loués);
• le rendement environnemental, les émissions de gaz à effet de serre (GES), le risque climatique et la résilience;
• l’utilisation;
• la fonctionnalité;
• l’état physique, y compris l’âge moyen;
• le nombre et l’état des biens excédentaires;
• le rendement financier, notamment les dépenses annuelles pour entretenir le portefeuille (par exemple, fonctionnement et entretien, capital et paiement tenant lieu d’impôts), et les responsabilités financières (par exemple, pour l’entretien différé).

Vision de portefeuille

Cette section décrit l’état futur souhaité du portefeuille. Elle peut comprendre des objectifs et des priorités stratégiques qui aideront à orienter la prise de décision tout au long du processus de gestion du portefeuille.

Les objectifs et les priorités peuvent être liés aux éléments suivants :

• les mandats et politiques nouveaux ou en vigueur;
• les exigences des programmes axés sur l’avenir;
• la promotion de la réconciliation avec les Autochtones;
• la démonstration d’un leadership dans la lutte contre les changements climatiques, y compris les opérations carboneutres et l’amélioration de la résilience face aux changements climatiques;
• l’amélioration de l’accessibilité;
• la promotion d’une plus grande la diversité, notamment l’identité et l’expression de genre;
• la conservation de la valeur du patrimoine;
• l’appui à la transformation numérique;
• la promotion de la croissance économique et du développement des capacités;
• l’accroissement de l’offre locale de logements abordables;
• le soutien au développement de l’éducation dans les communautés;
• la promotion de l’utilisation d’installations partagées au sein du gouvernement fédéral et dans les collectivités où le gouvernement fédéral exerce ses activités.

Exigences relatives à la demande de portefeuille

Cette section décrit ce qui est nécessaire pour soutenir la réalisation de la vision du portefeuille.

Voici des sujets possibles à traiter :

• les types de biens (par exemple, laboratoire, entrepôt, espace à usage spécial);
• la gestion de l’information et technologie de l’information (GI-TI);
• la sécurité physique;
• la sécurité des TI;
• le matériel;
• les ressources humaines nécessaires à la gestion du portefeuille.

Analyse de l’écart entre l’offre et la demande : principaux défis et risques

Cette section :

• présente une analyse de l’écart entre l’offre et la demande;
• indique les défis ou les risques importants liés à la réduction de l’écart;
• contient des recommandations pour remédier aux risques cernés.

Voici des exemples de défis ou de risques :

• les contraintes financières;
• les pressions sur les ressources humaines;
• les conditions de marché difficiles;
• les risques liés à la réalisation d’un portefeuille carboneutre d’ici 2050 et les risques liés aux impacts des changements climatiques;
• les défis liés à la détermination de la taille optimale du portefeuille;
• les longs délais pour la disposition et l’acquisition de biens immobiliers.

Optimisation du portefeuille

Cette section explique comment le gardien prévoit :

• d’optimiser le rendement du portefeuille;
• de combler l’écart entre l’offre et la demande;
• de répondre aux défis et aux risques indiqués dans la section de l’analyse de l’écart entre l’offre et la demande.

Cette section peut comprendre les éléments suivants :

• un résumé des investissements prévus et à faible risque et un résumé plus détaillé des investissements importants (en d’autres termes, les investissements complexes, à risque élevé, sensibles ou extraordinaires) qui devraient être portés à l’attention de l’administrateur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
• un résumé de la façon dont les exigences actuelles de la Stratégie pour un gouvernement vert seront respectées (ce qui comprend la façon dont les mesures prévues par le gardien contribueront à l’atteinte d’un portefeuille de biens immobiliers carboneutre et résilient face aux changements climatiques);
• un aperçu de la façon dont le gardien répondra aux priorités du gouvernement en matière de conformité environnementale (par exemple, priorités relatives aux sites contaminés, à l’eau potable, à l’amiante et au radon);
• un aperçu de la manière dont la stratégie relative au portefeuille contribuera à la réalisation des priorités socio-économiques du gouvernement (par exemple, accessibilité, conservation du patrimoine et intérêts des Autochtones);
• une stratégie d’élimination pour tous les biens jugés excédentaires ou dans un état critique et dont la durée de vie utile est encore supérieure à cinq ans;
• un résumé de haut niveau des ressources financières et non financières nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers;
• le taux cible estimé de réinvestissement afin de maintenir le portefeuille dans un état acceptable et de remédier à tout entretien différé.

Plan de mise en œuvre

Cette section contient le plan quinquennal visant la mise en œuvre de la stratégie.

Elle contient un calendrier de mise en œuvre et de l’information détaillée sur les éléments suivants :

• les investissements et les activités à court terme;
• les affectations prévues pour les ressources financières, humaines, matérielles et de GI/TI;
• les méthodes d’approvisionnement;
• les risques, les défis et le manque de ressources.

Mesure du rendement et rapports

Cette section énumère les indicateurs de rendement clés et les cibles qui seront utilisés pour mesurer le succès de la stratégie relative au portefeuille et du plan de mise en œuvre.

Les cibles doivent :

• être précises et mesurables;
• reposer sur des données de base;
• porter sur des éléments qui relèvent des responsabilités du gardien.

Cette section doit également décrire :

• comment les indicateurs de rendement clés seront mesurés;
• à quelle fréquence ils le seront;
• à qui les résultats connexes seront communiqués.

Surveillance

Cette section décrit le processus et la fréquence de la surveillance de la mise en œuvre de la stratégie relative au portefeuille des biens immobiliers et de la mise à jour de celle-ci.