Ce guide a été publié le .
Ce guide remplace les dispositions sur les réclamations de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux datée du .
Le présent guide s’applique aux organisations énumérées à la section 6 de la Politique sur la gestion financière.
Le présent guide a pour but d’aider les ministères à gérer les réclamations contre l’État ou déposées par l’État.
Le guide appuie la Directive sur les paiements et la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs. Il ne contient aucune nouvelle exigence obligatoire pour régler les réclamations déposées par État ou contre l’État. Les exemples sont donnés à titre indicatif seulement et peuvent ne pas s’appliquer à tous les ministères ou à toutes les situations.
Le guide explique la façon d’évaluer et de gérer diverses réclamations conformément aux autorisations et pouvoirs décrits dans les directives susmentionnées, ainsi qu’à d’autres pouvoirs de payer et instruments du gouvernement.
La section 3 définit les réclamations et énonce les principes de gestion des réclamations. Elle met également l’accent sur l’importance de consulter les services juridiques ministériels lorsqu’une réclamation est déposée par l’État ou contre l’État.
La section 4 explique les différents types de réclamations, et à quel moment la Directive sur les paiements s’applique.
Les sections 5 et 6 décrivent les processus de gestion des réclamations déposées par l’État ou contre l’État.
La section 7 présente le traitement comptable des réclamations.
Lorsqu’un incident entraînant des pertes, des dépenses ou des dommages se produit entre deux parties, une partie peut demander à l’autre de l’indemniser au moyen d’une réclamation.
La Directive sur les paiements définit une réclamation comme une demande au titre de l’indemnisation de dépenses engagées, de pertes ou de dommages subis par l’État ou par une autre partie (le réclamant).
Les gestionnaires auxquels a été délégué le pouvoir d’effectuer des paiements de réclamations contre l’État ou qui envisagent de déposer une réclamation par l’État doivent :
Lorsqu’un incident se produit, le gestionnaire ministériel délégué est responsable de gérer le risque associé au traitement de toute réclamation faite entre un ministère et d’autres entités (par exemple, le réclamant).
En raison de la nature juridique des réclamations, les gestionnaires impliqués dans une réclamation devraient toujours demander des conseils aux services juridiques de leur ministère. Cependant, dans certaines situations, les gestionnaires doivent les consulter. Par exemple, lorsqu’une réclamation s’accompagne de procédures judiciaires ou lorsqu’un versement d’un montant de plus de 25 000 $ est envisagé, les cadres supérieurs des ministères ont la responsabilité de renvoyer la réclamation aux services juridiques du ministère pour déterminer si des obligations juridiques existent (en vertu de la sous-section A.2.2.2.2 de la Directive sur les paiements).
Les réclamations impliquant des fonctionnaires de l’État (soit une réclamation contre l’État par un fonctionnaire de l’État, ou par l’État contre un fonctionnaire de l’État) sont généralement négociées par le ministère de la Justice ou en collaboration avec ce dernier, sans avoir recours aux tribunaux, et en conformité avec les pouvoirs et les procédures qui s’appliquent. Voir la définition de « fonctionnaire de l’État » dans la Directive sur les paiements.
Cette section explique les différents types de réclamations et à quel moment les exigences de la Directive sur les paiements s’appliquent. Les réclamations doivent être traitées conformément aux autorités, aux politiques ou aux instruments directeurs existants, par exemple :
Même si certaines des réclamations décrites dans cette section sont couvertes par d’autres autorités, les politiques et les instruments directeurs et qu’elles ne sont donc pas visées en vertu de la Directive sur les paiements, les gestionnaires peuvent tout de même se référer au présent guide lorsqu’ils gèrent des réclamations, puisque certaines des étapes à suivre sont applicables (par exemple, mener une enquête ou obtenir un avis juridique).
Les réclamations fondées sur un contrat doivent être réglées conformément aux conditions du contrat et à la loi applicable. Les ministères doivent s’assurer que les intérêts de l’État sont protégés et que tous les droits pertinents sont exercés. Ce genre de réclamation n’est pas régi par la Directive sur les paiements.
Par exemple, un ministère annule un contrat avec un fournisseur. Ce dernier dépose une réclamation fondée sur un contrat liée aux dommages. La réclamation est de nature contractuelle et devrait être prise en charge conformément au contrat et à la loi applicable.
Les réclamations de nature délictuelle (ou responsabilité extracontractuelle au Québec) sont les réclamations qui ne surviennent pas dans le contexte d’un accord contractuel écrit, verbal ou sous-entendu. Les réclamations de nature délictuelle entre l’État et les réclamants sont assujetties aux exigences de la Directive sur les paiements.
Par exemple, un organisme du gouvernement fédéral abat un arbre sur une propriété fédérale. Lorsqu’il tombe, il endommage la propriété personnelle d’un voisin. Le voisin dépose une réclamation en dommages-intérêts. Cette réclamation serait considérée comme une réclamation de nature délictuelle parce que les actions de l’État ont entraîné des pertes en ce qui concerne la propriété personnelle d’un résident.
En règle générale, aucun ministère fédéral ne peut réclamer un paiement pour des dommages à un autre ministère fédéral et recevoir un paiement de ce dernier. Ces réclamations sont traitées d’une façon qui empêche les ministères de se demander mutuellement des dommages-intérêts (par exemple, selon le principe de non-intervention réciproque).
Les ministères et les sociétés d’État utilisent des ententes pour régler les réclamations. Toutefois, lorsqu’une réclamation a lieu, chaque partie doit fournir à l’autre de plein gré tous les renseignements dont elle dispose. Si les parties ne peuvent s’entendre sur le bien-fondé d’une réclamation et sur l’attribution de la responsabilité, les conseillers juridiques des deux organisations doivent tenter de parvenir à une entente. Si les conseillers juridiques ne parviennent pas à une entente, l’affaire est soumise au sous-procureur général du Canada pour arbitrage.
Les réclamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) sont assujetties aux exigences en matière d’enquête et de conciliation de la LCDP. La négociation et le paiement des règlements ainsi que les ordonnances du tribunal rendues en vertu de la LCDP sont assujettis aux exigences de la Directive sur les paiements.
Les exigences de la Directive sur les paiements ne s’appliquent pas aux plaintes fondées sur le principe de parité salariale pour l’exécution de fonctions équivalentes en vertu de l’article 11 de la LCDP. Ces plaintes sont traitées avec les instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor concernant la gestion des personnes et avec d’autres autorités.
Le tableau 1 présente des exemples de réclamations visées par d’autres instruments directeurs et non par la Directive sur les paiements. Les instruments de la colonne de droite comportent des exigences précises pour les réclamations qui surviennent lors des situations énumérées dans la colonne de gauche. Par exemple, les réclamations déposées par l’État pour recouvrer les pertes de fonds publics sont visées par la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor. Par conséquent, ces réclamations doivent être traitées conformément à ces instruments de politique et non en vertu de la Directive sur les paiements.
Situation | Instrument directeur |
---|---|
Les réclamations pour le recouvrement de pertes de fonds publics | La Directive sur les fonds publics et les comptes débiteurs |
Les réclamations au titre des différends relatifs à l’exécution de marchés | La Politique sur les marchés |
Les réclamations au titre de la réinstallation de biens mobiliers ou de demandes de remboursement de frais de voyage | La Directive sur la réinstallation du CNM et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) |
Les réclamations déposées par l’État découlant d’accidents de la route et les réclamations déposées par l’État ou contre l’État à des propriétaires de véhicules et leurs assureurs, relativement à des collisions | La législation provinciale relative aux dommages matériels subis par les véhicules automobiles Remarque : Les spécialistes des services juridiques ministériels ou de la gestion du matériel et des parcs de véhicules devraient être consultés, car les dispositions diffèrent selon les provinces (voir l’annexe B pour de plus amples renseignements). |
La figure 1 montre le processus à suivre lorsqu’une réclamation est déposée contre l’État. Les sous-sections 5.1.1 à 5.1.6 décrivent en détail les étapes importantes de ce processus.
En vertu de la sous-section A.2.2.2.1 de la Directive sur les paiements, lorsqu’une réclamation est déposée contre l’État à la suite d’un incident, les cadres supérieurs des ministères auxquels a été délégué le pouvoir d’effectuer des paiements dans le cas des réclamations déposées contre l’État doivent, sans préjudice et sans admission de responsabilité, obtenir les documents originaux et les détails des réclamants, tels que :
Une enquête devrait être effectuée le plus rapidement possible, dans une mesure raisonnable. Le gestionnaire ministériel délégué devrait décider de communiquer ou non avec l’agent de sécurité du ministère, selon le type d’incident et le montant de la réclamation. L’enquête devrait être documentée officiellement.
La portée de l’enquête dépend du type d’incident, du montant de la réclamation et des coûts possibles de l’enquête.
Il est recommandé que l’enquête comprenne ce qui suit, s’il y a lieu :
Les agents de sécurité du ministère doivent généralement :
Les gestionnaires doivent déterminer si un avis juridique est requis. Cette décision sera fondée sur l’ampleur et la complexité de la situation. Voir la sous-section 3.2.1 du présent guide pour de plus amples renseignements.
Si le gestionnaire décide qu’un avis juridique est requis, il renvoie la réclamation aux services juridiques ministériels et leur fait parvenir les documents officiels de l’enquête (voir la sous-section 5.1.2 du présent guide) et tout autre renseignement reçu du réclamant (voir la sous-section 5.1.1 du présent guide).
L’avis juridique doit aborder les questions suivantes :
Conformément à la sous-section A.2.2.3.1 de la Directive sur les paiements, si l’avis juridique détermine qu’il y a une potentielle responsabilité légale pour l’État, le gestionnaire ministériel délégué doit suivre les étapes suivantes pour régler la réclamation :
Si l’avis juridique détermine qu’il n’y a pas de responsabilité légale pour l’État, le gestionnaire ministériel délégué pourra décider, en consultant les services juridiques ministériels, de régler ou de rejeter la réclamation. L’avis pourrait être utilisé pour la justification du rejet de la réclamation, et le gestionnaire ministériel délégué informera le réclamant du rejet.
Conformément à la sous-section A.2.2.2.4 de la Directive sur les paiements, lorsque l’État doit effectuer un paiement pour régler une réclamation, le cadre supérieur du ministère doit obtenir une quittance signée par le réclamant. Un exemple de formulaire de quittance est inclus à l’annexe A du présent guide. Les services juridiques ministériels peuvent aussi donner des conseils à propos des éléments à inclure dans un formulaire de quittance.
Conformément à la sous-section A.2.2.3.1 de la Directive sur les paiements, lorsqu’il faut décider s’il convient d’effectuer le paiement d’une réclamation contre l’État, les gestionnaires ministériels délégués doivent :
Cette section décrit le processus à suivre dans le cas des réclamations déposées par des fonctionnaires de l’État contre l’État. Le présent guide ne s’applique pas aux réclamations déposées par des fonctionnaires de l’État contre l’État visées par d’autres autorités, instruments directeurs ou politiques. Par exemple :
En vertu de la sous-section A.2.2.2.3 de la Directive sur les paiements, les cadres supérieurs des ministères doivent faire enquête sur les incidents signalés concernant des réclamations d’un fonctionnaire de l’État incluant celles portant sur la détérioration, la perte, le vol ou la destruction d’effets personnels dans l’exercice de ses fonctions. Cette enquête doit être menée avec l’aide des agents de sécurité du ministère, s’il y a lieu. Voir la section 5.1.2 du présent guide pour de plus amples renseignements sur la réalisation d’enquêtes.
Lorsqu’une réclamation est déposée par un fonctionnaire de l’État contre l’État à la suite d’un incident où les effets personnels du fonctionnaire de l’État ont été endommagés, perdus, volés ou détruits, le gestionnaire ministériel délégué doit enquêter et consulter les services juridiques ministériels pour déterminer s’il y a une responsabilité potentielle. Les critères suivants s’appliquent :
Les paiements à titre gracieux ne peuvent être versés aux employés du gouvernement du Canada. Voir le Guide sur les paiements à titre gracieux et à titre gratuit pour de plus amples renseignements.
Par exemple, un fonctionnaire de l’État place plusieurs dossiers sur le bureau d’un collègue et endommage accidentellement les lunettes de ce dernier. Le collègue demande au gestionnaire une indemnisation pour remplacer les lunettes endommagées. Le gestionnaire enquête et détermine qu’il s’agissait d’un incident commis par inadvertance pendant l’exécution des fonctions du fonctionnaire de l’État et qu’il n’y avait pas d’autres modes d’indemnisation. Dans ce cas, le gestionnaire auquel a été délégué le pouvoir peut approuver un paiement pour régler la réclamation.
Les gestionnaires doivent déployer tous les efforts raisonnables pour optimiser les ressources dans le règlement de la réclamation déposée par l’État. Ils doivent tenir compte des coûts administratifs, du niveau d’effort, et du rapport coût-efficacité lorsqu’ils déposent la réclamation.
La figure 2 montre le processus à suivre lorsqu’une réclamation est déposée par l’État. Les sous-sections 6.1.1 à 6.1.4 décrivent en détail les étapes importantes de ce processus.
Lorsqu’un incident survient, les gestionnaires ministériels délégués doivent mener une enquête sur l’incident et le documenter. Voir la section 5.1.2 du présent guide pour obtenir de plus amples renseignements sur la réalisation d’une enquête.
Conformément à la sous-section A.2.2.2.2.1 de la Directive sur les paiements, les cadres supérieurs des ministères doivent renvoyer toutes les réclamations déposées par l’État qui s’accompagnent de procédures judiciaires aux services juridiques de leur ministère.
De plus, les cadres supérieurs des ministères doivent obtenir un avis juridique quand :
Comme condition pour recevoir un paiement afin de résoudre une réclamation déposée par l’État, le formulaire de quittance pourrait devoir être signé par le gestionnaire auquel a été délégué le pouvoir de régler des réclamations et la partie contre qui la réclamation est déposée. Le gestionnaire doit demander aux services juridiques du ministère de vérifier la quittance avant de la signer.
Lorsque la mesure de recouvrement découlant d’une réclamation déposée par l’État est prise, le processus de recouvrement doit être conforme aux exigences de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, y compris la prise de mesures de recouvrement rapides et rentables.
En règle générale, les réclamations déposées par l’État contre les fonctionnaires de l’État relativement à des incidents où des activités liées au travail sont négociées sans recours aux tribunaux, conformément aux procédures et autorités pertinentes.
Lorsqu’un fonctionnaire de l’État n’est pas couvert en vertu de la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation, le gestionnaire peut obtenir le recouvrement des fonds de toute somme due au fonctionnaire de l’État par l’État après :
Tous les paiements des réclamations déposées contre l’État doivent être présentés dans les Comptes publics de l’exercice financier durant lequel le paiement est effectué. Voir le chapitre 15 du Manuel du receveur général pour obtenir de plus amples renseignements.
Tous les paiements à recevoir du fait d’une réclamation déposée par l’État doivent être traités en tant que compte débiteur. La section sur les comptes débiteurs du Manuel de comptabilité selon la SIF fournit des conseils pour savoir comment rendre compte des débiteurs.
Les membres du public peuvent communiquer avec le Service des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor pour toute question concernant le présent guide.
Les employés des ministères devraient communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère pour toute question concernant le présent guide.
Les employés d’un groupe ministériel responsable des politiques financières du ministère peuvent communiquer avec Demandes de gestion financière en ce qui concerne l’interprétation du présent guide.
Soyez avisés par les présentes que (nom et adresse du réclamant) libère et donne quittance à jamais à Sa Majesté la Reine du chef du Canada et (nom du ou des agents ou fonctionnaires de l’État en cause) de toute poursuite, réclamation ou revendication, quels qu’en soient le genre ou la nature, que (nom du réclamant) a déjà formulé, formule ou pourra formuler par la suite en raison de dommages causés ou d’une lésion corporelle infligée, ou des deux (énoncer ici l’objet des dommages), par suite de (indiquer ici l’incident et la date, l’heure et le lieu où il s’est produit).
Il est entendu et convenu que la présente quittance ne prend effet que lorsque la somme de ____ $ aura été payée à (nom du réclamant) au nom de Sa Majesté.
Il est en outre entendu que Sa Majesté la Reine du chef du Canada n’accepte aucune responsabilité envers (nom du réclamant) par l’acceptation de la présente quittance ou par le paiement de ladite somme de ____ $.
Signé, scellé et délivré en présence de
EN FOI DE QUOI, j’ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____.
Nom en caractère d’imprimerie _________________________
Signature _________________________
Numéro de téléphone (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ _
EN FOI DE QUOI, j’ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____.
Nom en caractère d’imprimerie _________________________
Signature _________________________
Numéro de téléphone (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ _
EN FOI DE QUOI, j’ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____.
Nom en caractère d’imprimerie _________________________
Signature _________________________
Numéro de téléphone (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ _
EN FOI DE QUOI, j’ai aux présentes apposé ma signature et mon sceau ce ___ jour de ____ 20____.
Nom en caractère d’imprimerie _________________________
Signature _________________________
Numéro de téléphone (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ _
Cette annexe présente les réclamations déposées par l’État ou contre ce dernier émanant d’accidents de la route.
Elle fournit des renseignements généraux et n’a pas pour objet de fournir des avis juridiques. Les services juridiques des ministères doivent être consultés lorsqu’un accident de la route se produit.
Contexte :
Le processus pour obtenir une indemnité du fonds provincial d’indemnisation est complexe et couteux. Par conséquent, les ministères devraient d’abord essayer d’avoir recours à d’autres moyens pour régler une réclamation faite par l’État et résultant d’un accident de la route.
Dans les cas où ils doivent chercher à obtenir une indemnité du fonds provincial d’indemnisation, les ministères doivent :
Le président du Conseil du Trésor, de concert avec le ministre de la Justice, a le pouvoir d’obliger les ministères et les organismes fédéraux (voir la section 6 de la Politique sur la gestion financière) à :
Par conséquent, l’État fédéral a :
Cette section s’applique aux dommages matériels causés aux véhicules automobiles lors d’un accident en Ontario. Les réclamations qui découlent de ces dommages matériels et le règlement de ces réclamations doivent être traitées conformément aux dispositions du Régime de protection des automobilistes de l’Ontario.
À compter du , en conformité avec l’entente qui a été déposée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada auprès de la Commission des assurances de l’Ontario :
Les dispositions suivantes s’appliquent aux collisions survenues au Québec à partir du 1er janvier 1997 :
En vertu de l’article 173 de la Loi sur l’assurance automobile du Québec, le GAA a établi une Convention d’indemnisation directe (CID) (PDF, 2 601 KO) qui stipule que chaque conducteur est indemnisé directement par son propre assureur, et la responsabilité de chaque partie impliquée dans une collision est établie en utilisant le barème de responsabilité de la CID.
Un arrangement officieux qui a été conclu avec le GAA en qualité de représentant des assureurs au Québec prévoit les modalités suivantes :
Les conditions suivantes s’appliquent à cet arrangement officieux avec le GAA :
Lorsque le propriétaire d’un véhicule exempté a choisi de couvrir son véhicule par un contrat d’assurance de responsabilité civile automobile, alors les dispositions de la CID s’appliquent au règlement d’une réclamation découlant d’un accident qui implique ces catégories de véhicules. Ces dispositions comprennent celles relativement :
Des lésions corporelles subies par un fonctionnaire de l’État en service lors d’un accident de la route doivent être traitées comme un accident de travail, conformément aux instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor suivants : l’indemnisation pour accident du travail et le congé pour accident du travail.
Les questions concernant les prestations d’un fonctionnaire de l’État en vertu du régime d’assurance-invalidité de la fonction publique ou du régime d’assurance-invalidité de longue durée du Régime d’assurance pour les cadres de la fonction publique peuvent être dirigées au secteur des pensions et des avantages sociaux du Secrétariat du Conseil du Trésor.