Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

La directive donne des orientations aux gestionnaires et aux chefs des ressources humaines quant à leurs obligations de prendre des mesures d’adaptation afin d’instaurer un milieu de travail inclusif et sans obstacles qui offre à tous des chances égales au sein de l’administration publique centrale.

Modification : 2021-07-16

Renseignements supplémentaires

Politique :

Gestion des personnes, Politique sur la

Sujet :

Gestion des personnes

Hiérarchie

Gestion des personnes, Politique sur la
- Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

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1. Date d’entrée en vigueur

1.1La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2020.
1.2La présente directive remplace la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du 3 juin 2002.

2. Autorisations et pouvoirs

2.1La présente directive est émise en vertu des pouvoirs figurant à la section 2 de la Politique sur la gestion des personnes.

3. Objectifs et résultats attendus

3.1En plus des objectifs énoncés à la section 3 de la Politique sur la gestion des personnes, la présente directive a pour objectif de créer un milieu de travail inclusif sans obstacle où toutes les personnes ont un accès égal aux possibilités offertes dans l’administration publique centrale.
3.2En plus des résultats attendus énoncés à la section 3 de la Politique sur la gestion des personnes, les résultats attendus de la présente directive sont les suivants :
- 3.2.1les candidats et les personnes employées sont traitées avec dignité et respect, dans un environnement inclusif et sans obstacle;
- 3.2.2lorsqu’il est impossible d’éliminer des obstacles, des mesures d’adaptation sont prises, jusqu’au point de la contrainte excessive les exigences de santé, de sécurité et de coût;
- 3.2.3les mesures d’adaptation sont prises en fonction des circonstances propres à chaque cas et respectent le droit d’une personne à sa vie privée et à la confidentialité.

4. Exigences

4.1Le dirigeant des ressources humaines a les responsabilités suivantes :
- 4.1.1veiller à ce que les candidats et les personnes employées soient informés de ce qui suit :
  - 4.1.1.1leur droit à des mesures d’adaptation en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne,
  - 4.1.1.2toute procédure obligatoire à suivre lorsqu’ils cherchent à bénéficier de mesures d’adaptation;
- 4.1.2veiller à ce que les gestionnaires et les superviseurs connaissent leurs responsabilités et leurs obligations pour ce qui suit :
  - 4.1.2.1offrir des mesures d’adaptation aux personnes lorsque des politiques, des pratiques, des systèmes ou des procédures empêchent ou entravent leur participation entière et égale à l’emploi dans l’administration publique centrale;
  - 4.1.2.2respecter la confidentialité et la vie privée.
4.2Les gestionnaires et les superviseurs ont les responsabilités suivantes :
- 4.2.1préserver la dignité et le respect des personnes employées en répondant à leurs besoins liés au travail sans exiger d’elles une demande officielle de mesures d’adaptation, dans la mesure du raisonnable;
- 4.2.2se conformer à l’obligation juridique de l’employeur de prendre des mesures d’adaptation lorsque les besoins des personnes reposent sur un ou plusieurs motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne, tant que cela ne constitue pas une contrainte excessive, en temps opportun;
- 4.2.3fournir aux personnes employées de l’information relative au travail, notamment les possibilités d’emploi, et ce, dans un format accessible;
- 4.2.4déterminer les ressources nécessaires à intégrer aux plans des opérations et des ressources humaines pour pouvoir s’acquitter de leur obligation de prendre des mesures d’adaptation;
- 4.2.5veiller à ce que les mesures d’adaptation soient revues et mises à jour au moins une fois par année;
- 4.2.6veiller à ce que les personnes employées soient informées de leur responsabilité de respecter les besoins d’adaptation et la vie privée des autres;
- 4.2.7limiter le partage de renseignements au sujet de la demande d’adaptation d’une personne à ceux qui doivent être mis au courant de la mesure d’adaptation. Le type de renseignements requis varie selon les faits propres à chaque cas;
- 4.2.8conserver un dossier écrit des mesures d’adaptation, conformément aux exigences pertinentes en matière de gestion de l’information, s’il y’a lieu;
- 4.2.9veiller à ce que les besoins des personnes qui pourraient avoir besoin de mesures d’adaptation soient pris en compte lors de la planification ou de la conception des processus, des événements ou des conférences qui se rapportent au travail;
- 4.2.10consulter les personnes employées lorsque des changements sont apportés aux structures physiques, aux systèmes ou au matériel, afin que le milieu de travail reste exempt d’obstacles.
4.3Les personnes employées sont responsables de ce qui suit :
- 4.3.1aviser leur gestionnaire de leur limitation fonctionnelle ou de leurs besoins d’adaptation liés au travail;
- 4.3.2fournir l’information nécessaire pour permettre à leur gestionnaire de déterminer les mesures d’adaptation appropriées, y compris des renseignements sur leurs limites et leurs restrictions;
- 4.3.3coopérer et collaborer de bonne foi avec les représentants de leur organisation pour trouver un ou des moyens de répondre aux besoins en question, tout en tenant compte des questions de santé, de sécurité et de coût;
- 4.3.4prévenir leur gestionnaire si leurs besoins d’adaptation changent;
- 4.3.5respecter les besoins d’adaptation et la vie privée des autres.

5. Rôle des autres organisations gouvernementales

5.1Cette section traite du rôle des autres organisations gouvernementales clés au regard de la présente directive. En soi, cette section ne confère aucun pouvoir.

Commission canadienne des droits de la personne

5.2La Commission canadienne des droits de la personne est chargée d’appliquer la Loi canadienne sur les droits de la personne, y compris le processus de traitement des plaintes de discrimination fondées sur les motifs de distinction illicite, c’est-à-dire la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée.

Tribunal canadien des droits de la personne

5.3Régler les plaintes qui lui sont renvoyées par la Commission canadienne des droits de la personne et qui sont liées aux motifs de distinction illicite.

Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral

5.4La Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral est chargée de régler les plaintes liées aux relations de travail sur des questions comme les refus de mesures d’adaptation et les situations où les employés estiment ne pas avoir reçu les mesures d’adaptation appropriées.

Commission de la fonction publique

5.5La Commission de la fonction publique du Canada a les responsabilités suivantes :
- 5.5.1repérer et éliminer les obstacles au recrutement et à la dotation;
- 5.5.2fournir des conseils sur les mesures d’adaptation dans les processus de dotation.

6. Application

6.1La présente directive s’applique aux personnes employées et aux organismes visés à la section 6 de la Politique sur la gestion des personnes.

7. Références

7.1Lois
7.2Instruments de politique connexes

8. Demandes de renseignements

8.1Pour toute question relative à l’interprétation de la présente directive, veuillez communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Annexe. Procédures obligatoires concernant l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

A.1 Date d’entrée en vigueur

A.1.1Les présentes procédures obligatoires entrent en vigueur le 1er avril 2020.

A.2 Procédures

A.1.2Les présentes procédures obligatoires décrivent en détail les exigences énoncées à la section 4 de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
Candidats
- A.2.2En ce qui concerne le paragraphe 4.2, les gestionnaires doivent suivre les procédures suivantes avec les candidats à l’emploi :
  - A.2.2.1Si, après avoir été informé de son droit à des mesures d’adaptation en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, un candidat à l’emploi fait état d’un besoin d’adaptation, vérifier la nature de l’obstacle et les répercussions connexes auprès du candidat;
  - A.2.2.2obtenir du candidat les renseignements et la documentation nécessaires sur ses limites ou ses restrictions et, le cas échéant, sur les évaluations ou les recommandations professionnelles;
  - A.2.2.3consulter des experts en mesures d’adaptation, au besoin;
  - A.2.2.4informer le candidat de la (des) mesure(s) d’adaptation proposée(s);
  - A.2.2.5conserver un dossier portant sur la mesure d’adaptation demandée et fournie dans les registres appropriés du ministère.
Personnes employées
- A.2.3En ce qui concerne le paragraphe 4.2, les gestionnaires doivent suivre les procédures suivantes avec les personnes employées :
  - A.2.3.1si une personne employée manifeste un besoin lié au travail, vérifier la nature de l’obstacle et les répercussions connexes auprès de cette personne;
  - A.2.3.2déterminer, en consultation avec la personne, si le besoin lié au travail peut être satisfait sans recourir à une demande officielle de mesures d’adaptation, par exemple, un changement temporaire des heures de travail, un autre lieu de travail, une solution n’engendrant pas de coût, etc.;
  - A.2.3.3obtenir de la personne les renseignements et la documentation sur ses limites ou ses restrictions et, le cas échéant, sur les évaluations ou les recommandations professionnelles;
  - A.2.3.4demander des renseignements supplémentaires à la personne ou obtenir son consentement avant de demander des renseignements à un professionnel de la santé ou à d’autres tiers à l’appui d’une demande de mesures d’adaptation;
  - A.2.3.5consulter des experts à l’interne en ce qui concerne la ou les mesures d’adaptation, y compris sur les répercussions connexes (par exemple, sur le plan sécuritaire, technologique, financier, etc.), le cas échéant;
  - A.2.3.6travailler avec les représentants des employés lorsque les mesures d’adaptation touchent d’autres personnes, ou lorsque la personne qui fait l’objet des mesures demande que les représentants des employés soient consultés;
  - A.2.3.7informer le candidat de la (des) mesure(s) d’adaptation proposée(s);
  - A.2.3.8fournir de la formation sur l’utilisation du matériel ou des systèmes adaptés aux personnes qui ont bénéficié de mesures d’adaptation;
  - A.2.3.9communiquer des renseignements sur la mesure d’adaptation aux collègues de l’employé uniquement lorsque nécessaire et avec l’accord de l’employé;
  - A.2.3.10conserver un dossier portant sur la mesure d’adaptation demandée et fournie dans les registres appropriés du ministère;
  - A.2.3.11permettre aux personnes employées de conserver les outils techniques, l’équipement et le matériel de soutien s’ils changent de poste dans l’administration publique centrale et qu’ils ont encore besoin de la mesure d’adaptation.