1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er mars 2014.
1.2 Elle remplace ce qui suit:
La présente directive s’applique aux ministères conformément à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux activités des sociétés d’État qui sont tenues d’utiliser le Trésor.
3.1 Le moment choisi pour l’enregistrement d’une transaction de comptabilité d’exercice (c.-à-d. une charge) ne coïncidera peut-être pas avec le moment de l’imputation de la transaction comme dépense sur le crédit puisque la méthode de comptabilité est différente (c.-à-d., comptabilité d’exercice vs comptabilité de caisse modifiée). Aux fins de la présente directive, le terme « créditeur » est utilisé pour représenter des transactions qui sont imputées au crédit à la fin de l’exercice. Par conséquent, la présente directive vise à déterminer si la transaction représente des comptes créditeurs qui doivent être imputés sur des crédits à la fin de l’exercice. Elle ne précise pas si les transactions devraient être enregistrées conformément aux politiques comptables énoncées du gouvernement qui sont fondées sur les Principes comptables généralement reconnus au Canada (PCGR) pour le secteur public. Les éléments de passif, y compris les provisions, devraient être enregistrés conformément aux Normes comptables du Conseil du Trésor et les normes comptables du secteur public qui sont émis par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public.
3.2 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne en décrivant les responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF) en matière d’établissement de pratiques et de contrôle de gestion afin d’enregistrer de façon appropriée les dépenses à la fin de l’exercice financier.
3.3 La précision des rapports financiers repose sur l’assurance que les transactions financières sont dûment enregistrées dans les comptes du Canada.
3.4 Les crédits représentent l’autorisation de dépenser qui est approuvée par le Parlement. Afin de mesurer de manière précise l’utilisation de cette autorisation et de faire preuve de responsabilisation en matière de dépenses ministérielles, il est essentiel de bien enregistrer les comptes créditeurs en fin d’exercice et d’établir des rapports à ce sujet de façon appropriée.
3.5 Dans le cas où un ministère finance une société d’État au moyen de prélèvement de fonds sur le crédit, il incombe au ministère d’enregistrer les montants payables à la société d’État. Toutefois, lorsque la responsabilité et le pouvoir de signature ont été délégués à la société, le ministère doit exiger qu’un agent désigné de la société soit responsable de l’enregistrement des comptes créditeurs ainsi que des charges imputables sur le crédit conformément à cette directive.
3.6 Les comptes créditeurs qui donnent lieu à une imputation sur le crédit sont certifiés conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, suivant la certification en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques par des personnes chargées de l’exécution de la vérification des comptes et qui possèdent le pouvoir de signer des documents financiers.
3.7 La présente directive devrait être lue de concert avec la :
3.8 La présente directive est émise en vertu des articles 7 et 37.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les définitions à utiliser pour l’interprétation de cette directive figurent à l’Annexe A.
Faire en sorte que les comptes créditeurs qui existent en fin d’exercice pour des travaux effectués, des biens reçus, des services rendus et autres, y compris certains paiements de transfert, sont imputés à un crédit d’une manière précise et en temps opportun et enregistrés dans les comptes du Canada.
Lorsqu’un ministère ou une société d’État reçoit des fonds accordés par le Parlement, il incombe au dirigeant principal des finances (ou à son équivalent lorsqu’il s’agit d’une société d’État) de s’assurer que:
6.1.1 Des pratiques et contrôles efficaces de gestion sont établis de sorte que tous les comptes créditeurs qui satisfont aux exigences énoncées dans la présente directive sont identifiés, quantifiés et enregistrés en tant que dépenses et qu’une piste de vérification soit maintenue.
6.2.1 Les comptes créditeurs peuvent être déterminés et enregistrés sur une base individuelle, par groupe ou par catégorie de bénéficiaires, lorsqu’il est pratique et économique de le faire.
6.2.2 Lorsqu’il est impossible de déterminer la valeur exacte du compte créditeur, une estimation est utilisée pour enregistrer le montant d’un compte créditeur à condition qu’une valeur raisonnablement précise puisse y être attribuée. Il importe de maintenir une piste de vérification qui permet de vérifier le caractère raisonnable de l’estimation.
6.2.3 Les comptes créditeurs sont imputés au crédit si les conditions suivantes sont respectées au 31 mars:
6.2.4 Aux termes de l’article 37.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les comptes créditeurs sont imputés aux crédits, même si les dépenses excèdent les crédits approuvés de l’exercice en cours. Le montant du dépassement des crédits devrait être signalé au Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu’il est connu. Cela donnera lieu à une réduction équivalente du pouvoir de dépenser disponible de l’organisation pour l’exercice subséquent.
6.2.5 La valeur des travaux effectués et des services rendus est déterminée en fonction de leur exécution jusqu’à la fin de l’exercice ainsi que des facturations ou estimations de la dette exigible relié à l’exécution de ces travaux/services. Un compte créditeur est enregistré pour les paiements en suspens pour les travaux en cours lorsque le contrat d’achat établie une dette pour ces travaux en cours et que ceux-ci ont été achevés au 31 mars inclusivement.
6.2.6 Un compte créditeur est enregistré et imputé au crédit dans les cas où:
6.2.7 Les salaires et traitements exigibles à la fin de l’exercice, par exemple les salaires réguliers, le temps supplémentaire, le temps compensatoire non utilisé, les services supplémentaires, le travail par quarts, la rémunération au rendement pour le travail effectué à la fin de l’exercice, et les congés annuels non utilisés qui excèdent les dispositions sur les reports maximaux stipulés dans les conventions collectives, sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit pertinent.
6.2.8 Les comptes créditeurs payables aux employés en guise d’indemnité de départ ou d’autres versements de fin d’emploi sont imputés au crédit pertinent lorsqu’ils deviennent exigibles à l’employé. Les circonstances et modalités connexes pour chaque type de versements (p. ex. indemnité de départ, indemnité d’études, mesure de soutien à la transition, etc.) doivent être évaluées au cas par cas afin de déterminer à quel moment les montants deviennent payables à l’employé.
6.2.9 Les montants non payés pour les employés en détachement ou en mutation sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit.
6.2.10 Les règlements salariaux rétroactifs sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit lorsque les ententes contractuelles salariales ont été ratifiées et signées le 31 mars au plus tard.
6.2.11 Les comptes créditeurs pour les paiements anticipés qui sont exigibles à la fin de l’exercice sont enregistrés et imputés au crédit s’ils satisfont aux exigences énoncées dans la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques.
6.2.12 Les comptes créditeurs pour lesquels il y une retenue de garantie relativement à des travaux exécutés, des services rendus ou des biens reçus sont enregistrés et imputés au crédit en fin d’exercice à la fois pour le montant net exigible et la retenue. Les comptes créditeurs se rapportant à des retenues relatives à des paiements de transfert sont enregistrés et imputés au crédit lorsque seulement les montants des retenues sont exigibles en fin d’exercice.
6.2.13 Les comptes créditeurs pour les prêts sont enregistrés et imputés au crédit si, conformément à l’entente de prêt, les modalités de paiement sont satisfaites en fin d’exercice.
6.2.14 Les comptes créditeurs pour les paiements de transfert devraient être imputés au crédit dans la mesure où:
6.2.15 L’obligation du gouvernement ou le droit du bénéficiaire sont établis en fin d’exercice seulement dans les cas suivants:
6.2.16 Les comptes créditeurs ne sont pas enregistrés à la fin de l’exercice relativement à l’admissibilité de certains programmes de prestations continues (p. ex. Sécurité de la vieillesse et assurance-emploi) puisque de tels paiements demeurent valides seulement sur une base mensuelle. Toutefois, les comptes créditeurs doivent être enregistrés pour les paiements admissibles rétroactifs qui ont été vérifiés et quantifiés pour la partie jusqu’à la fin de l’exercice ou pour les montants déjà exigibles aux personnes admissibles, mais pas encore versés à la fin de l’exercice.
6.2.17 Dans certains cas, lorsqu’une provision ou un passif a été enregistré, par exemple, pour une série de paiements dans le cadre d’une entente de financement pluriannuel initial, le montant de la provision précédemment mentionné devrait être réduit par le montant exigible au 31 mars.
6.2.18 Les montants suivants sont enregistrés en tant que comptes créditeurs:
6.2.19 Un compte créditeur n’est pas imputé au crédit pour un paiement à titre gracieux sauf si l’administrateur général ou son délégué a approuvé formellement un tel paiement et que la transaction financière, le cas échéant, a eu lieu avant la fin de l’exercice.
6.2.20 Les comptes créditeurs ne sont imputés au crédit que si toutes les autorisations requises, telles que précisées dans la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux ont été obtenues avant la fin de l’exercice.
6.2.21 Les comptes créditeurs sont imputés aux comptes à fins déterminées, le cas échéant.
6.2.22 Le montant de la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) doit être enregistré dans le compte des avances remboursables de la TPS-TVH lorsque les comptes créditeurs sont imputés à un crédit. De façon semblable, le montant de la taxe de vente du Québec (TVQ), le cas échéant, doit être enregistré dans le compte des avances remboursables de la TVQ lorsque les comptes créditeurs sont imputés à un crédit.
6.2.23 Les comptes créditeurs engagés jusqu’au 31 mars inclusivement, qui dépassent le montant le moins élevé entre 5 000 $ et un demi d’un pour cent du total du crédit ministériel, sont imputés aux crédits annuels ou législatifs et enregistrés dans le compte créditeur approprié tel que décrit selon le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.
6.2.24 Un seuil d’importance relative inférieure, autre que celui dont il est fait mention au paragraphe 6.2.23 ci-dessus, peut être établi, le cas échéant, par les ministères et les organismes.
6.3.1 Les règlements des comptes créditeurs sont débités au compte payable dans lequel ils ont été enregistrés à l’origine tel que précisé selon le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.
6.3.2 Les comptes créditeurs enregistrés au cours de l’exercice ou à la fin de l’exercice sont soient débités lors du règlement ou évalués de nouveau avant la fin de la période comptable subséquente.
6.3.3 Lorsque le montant payé pour régler un compte créditeur est inférieur au montant du compte créditeur enregistré, l’excédent est appliqué, au besoin, contre une autre dette qui avait été sous-estimée ou pour laquelle aucun compte créditeur n’a été enregistré, pourvu que les deux dettes sont imputables au même crédit. Cela signifie que:
6.3.4 Lorsque le montant total de tous les règlements est inférieur au compte créditeur enregistré, tout solde restant doit être crédité aux revenus non fiscaux, non disponibles de l’exercice en cours, plutôt qu’aux crédits de l’exercice en cours.
6.3.5 Lorsque le montant total de tous les règlements dépasse le compte créditeur enregistré, l’excédent doit être imputé au crédit du nouvel exercice.
Le règlement des comptes créditeurs, enregistré au cours de l’exercice ou à la fin de l’exercice, est traité de l’une de deux façons:
6.5.1 Les dettes envers des tiers demeurent enregistrées jusqu’à ce qu’elles soient réglées ou jusqu’à leur extinction. Par conséquent, ils doivent être reportés d’un exercice à l’autre jusqu’à ce qu’ils soient réglés.
6.5.2 Les montants à payer à d’autres ministères et sociétés d’État sont renversés selon une entente réciproque.
6.5.3 Les montants enregistrés qui cessent d’être des comptes créditeurs sont retirés des comptes avant la fin de l’exercice dans lequel ils cessent d’être des dettes. Si cette circonstance survient et se rapporte à un compte créditeur créé pendant l’exercice en cours, celui-ci doit être crédité au crédit d’origine. Si le compte créditeur a été créé au cours d’un exercice précédent, il doit être crédité :
Seules les créances provenant de recouvrements et de transactions de revenus avec d’autres ministères gouvernementaux sont imputées à un crédit à la fin de l’exercice.
Les détails relatifs aux opérations importantes de fin d’exercice qui comportent de l’incertitude ou des circonstances inhabituelles concernant l’interprétation de la présente directive doivent être portés à l’attention du Bureau du contrôleur général du Canada.
6.8.1 Il incombe aux dirigeants principaux des finances d’appuyer leur administrateur général respectif en surveillant la mise en œuvre et le contrôle de la présente directive au sein de leur ministère, en signalant à l’attention de l’administrateur général toute difficulté importante, tout écart en matière de rendement ou de conformité, de mettre au point des propositions visant à les régler et en signalant au Bureau du contrôleur général tout enjeu important lié au rendement ou à la conformité.
6.8.2 Il incombe au contrôleur général d’exercer une surveillance pour veiller à ce que les ministères respectent les exigences de la présente directive et d’effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.
7.1 Dans des cas de non-conformité, il incombe aux administrateurs généraux de prendre des mesures correctrices auprès de ceux, au sein de leur organisation, qui sont responsables de mettre en œuvre les exigences de la présente directive.
7.2 À l’appui de la responsabilité des administrateurs généraux de mettre en œuvre la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, les dirigeants principaux des finances doivent veiller à ce que des mesures correctives aient été prises pour régler des cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Les mesures correctives peuvent comprendre l’exigence d’une formation supplémentaire, des changements apportés aux procédures et aux systèmes, la suspension ou l’annulation du pouvoir délégué, des mesures disciplinaires et d’autres mesures, au besoin.
7.3 Il convient de rappeler que les articles 76 à 81 (Responsabilités civiles et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel peuvent s’appliquer.
La présente section informe les ministères et autres intervenants importants au sujet de la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.
Le receveur général du Canada (RG) au sein de TPSGC est responsable de la diffusion de procédures et de calendriers de fin d’exercice afin que les comptes du Canada et les comptes ministériels réciproques puissent être finalisés.
Le Bureau du contrôleur général est responsable de l’élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive et de la prestation de conseils relatifs à son interprétation.
10.1 Veuillez adresser les demandes de renseignements au sujet de la présente directive à l’administration centrale de votre ministère. Pour toute interprétation de cette directive, l’administration centrale ministérielle doit communiquer avec:
La Division de la politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa ON K1A 0R5
10.2 Les administrations centrales des ministères sont priées d’adresser toute demande de renseignements au sujet des crédits annuels et des affectations à leur analyste de portefeuille de dépenses; elles doivent également lui signaler tout dépassement des dépenses de crédits annuels:
Division des opérations des dépenses et des prévisions budgétaires
Secteur de la gestion des dépenses
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa ON K1A 0R5
10.3 Pour toute demande de renseignements du public au sujet du présent instrument de politique, veuillez communiquer avec le groupe chargé des Demandes de renseignements du SCT.