Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes

Adapter notamment les méthodes d'enseignement et autres approches pédagogiques, ainsi que l'horaire ou la durée de formation, les méthodes d'évaluation, les locaux et le matériel reliés à la formation, aux besoins des personnes ayant un handicap ou d'un trouble d'apprentissage qui peut nuire à l'apprentissage d'une seconde langue officielle. Voir la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale.

Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « premier dirigeant » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.

Une liste des organismes de services communs se trouve à l'annexe B de la Politique sur les services communs. Le Bureau du Conseil privé, le ministère des Finances et Services partagés Canada sont également des agences centrales dans le contexte de cet instrument de politique.

Un bureau est désigné bilingue pour les communications et les services aux membres du public s'il répond aux critères prévus dans la LLO ou dans le Règlement tels que (liste non exhaustive) :

• le siège ou l'administration centrale d'une institution ;
• un bureau dans la région de la capitale nationale ;
• un bureau d'une institution tenue de rendre compte directement au Parlement ;
• un bureau faisant l'objet d'une demande importante pour des services dans l'une ou l'autre des langues officielles.

Une liste des bureaux désignés bilingues est disponible dans Burolis.

Mode de dotation qui exige que l'on retienne uniquement la candidature de personnes qui satisfont à toutes les qualifications du poste au moment de sa nomination à un poste bilingue, y compris les compétences linguistiques.

L'égalité réelle est réalisée lorsque l'on prend en considération, là où cela est nécessaire, des différences dans les caractéristiques et les circonstances de la communauté minoritaire, en offrant des services avec un contenu distinct ou au moyen d'un mode de prestation différent afin d'assurer que la minorité reçoive les services de la même qualité que la majorité. Cette démarche est la norme en droit canadien. Veuillez également vous référer à la grille d'analyse (égalité réelle).

• Dans les institutions énumérées aux annexes I ou IV de la LGFP, le terme «équivalent» fait référence aux postes approuvés par le CT comme étant équivalents aux postes de sous-ministre adjoint, même si le titre ne comporte pas le terme «sous-ministre adjoint».
• Dans les institutions qui ne figurent pas à ces annexes, «équivalent» fait allusion aux postes de cadre dont le niveau d'autorité exercée et le rôle au sein de l'organisme sont semblables à ceux d'un poste de sous-ministre adjoint (par exemple les fonctions d'un vice-président dans une société d'État), compte tenu des structures administratives et opérationnelles individuelles de ces institutions. 

On entend par institution :

• toute institution assujettie aux parties IV, V, VI et à l'article 91 de la LLO, à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la bibliothèque du Parlement, du bureau du conseiller sénatorial en éthique et du bureau du commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique (pour une définition formelle voir l'article 3 de la LLO);
• toute institution dont la loi constitutive prévoit l'application de la LLO (p.ex. Air Canada et NavCanada).

On entend par institution :

• toute institution assujettie aux parties IV, V, VI et à l'article 91 de la LLO, à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la bibliothèque du Parlement, du bureau du conseiller sénatorial en éthique et du bureau du commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique. (Pour une définition formelle voir l'article 3 de la LLO);
• Toute institution dont la loi constitutive prévoit l'application de la LLO (p.ex. Air Canada et NavCanada).

À titre d'exemple, les outils ou instruments de travail suivants sont disponibles dans les deux langues officielles dans les régions désignées bilingues :

• les recueils de politiques et directives, guides et manuels de procédures;
• les guides et la documentation nécessaires à la prestation des services au public ou aux employés;
• les répertoires terminologiques, les publications officielles de l'institution, les formulaires et gabarits que les employés consultent et d'autres outils semblables qu'ils utilisent dans leurs fonctions.

À noter que cette liste n'est pas limitative. L'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les instruments de travail utilisés répondent au concept « d'usage courant et généralisé ».

En ce qui a trait aux systèmes informatiques, ceux qui sont offerts aux employés comme source d'information ou comme outil de travail doivent permettre la navigation et l'accès à l'information dans l'une ou l'autre langue officielle; l'information doit aussi être disponible dans la langue officielle choisie par l'utilisateur.

• Ceci inclut les logiciels, telle que la suite logicielle de bureautiques (ex. traitement de texte, gestion de documents électroniques, chiffrier, courriel, etc.), mis à la disposition des employés pour qu'ils s'acquittent de leurs fonctions.
• En général, sont exclus les logiciels spécialisés comme ceux que les gestionnaires de systèmes et les assistants techniques utilisent pour installer, configurer, entretenir et gérer les logiciels sous-jacents et l'infrastructure matérielle qui permet à l'institution de mettre cette suite à la disposition des employés.
• Les systèmes informatiques d'usage courant et généralisé, y compris les progiciels, acquis ou produits par l'institution ou pour son compte, à partir du 1^er janvier 1991, sont disponibles dans les deux langues officielles.

Une culture organisationnelle dans laquelle les employés sont systématiquement encouragés à utiliser la langue officielle de leur choix dans le milieu de travail.

Population de langue française à l'extérieur du Québec et population de langue anglaise au Québec.

Tous les éléments d'information, qu'ils soient sous forme physique, électronique ou tout autre, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information.

À l'intérieur du délai initial :

Les situations suivantes peuvent se présenter selon le profil linguistique du poste auquel la personne est mutée :

• Si le poste auquel l'employé est muté (2e poste) a le même profil linguistique que le poste qu'il occupe initialement (1er poste), la période d'exemption initiale continue à courir pour satisfaire aux exigences linguistiques du 2e poste.
• Si le 2e poste a un profil linguistique plus bas, le titulaire n'a plus à satisfaire aux exigences du 1er poste, mais doit satisfaire aux exigences du 2e à l'intérieur du délai d'exemption initial.

Mode de dotation qui permet que l'on retienne, lors d'un processus de sélection pour la nomination à un poste bilingue, la candidature de personnes qui satisfont à toutes les qualifications essentielles à l'exception des compétences linguistiques requises. Le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et le Règlement sur les langues officielles - nominations dans la fonction publique énoncent les circonstances dans lesquelles une dotation non impérative est permise.

Indiquer clairement visuellement et oralement que les membres du public peuvent communiquer en français ou en anglais et obtenir des services d'un bureau désigné dans l'une ou l'autre de ces langues. Des moyens sont pris pour s'assurer que les services sont disponibles dans la langue officielle choisie. La promotion de la disponibilité des communications et services dans les deux langues officielles peut être de plusieurs façons :

• Afficher bien en vue le symbole des langues officielles

 au Québec

 ailleurs au Canada

Les institutions dont le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur peuvent utiliser ce symbole ou un symbole comparable.

• Accueillir les membres du public dans les deux langues officielles, en commençant par la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est situé.
• Faire en sorte que les messages enregistrés du bureau sont intégralement dans les deux langues officielles.
• Afficher ou présenter les formulaires et les dépliants des institutions assujettis à la LLO de manière à ce que l'égalité de statut du français et de l'anglais soit respectée.
• Les affiches permanentes ou temporaires utilisées pour diriger les membres du public à l'intérieur d'un bureau sont dans les deux langues officielles.
• Faire en sorte que les ordinateurs d'accès public permettent l'usage des logiciels et claviers français et anglais.

Lorsque les postes sont indispensables du point de vue linguistique, parce que la prestation de services dépend de la communication directe, orale ou écrite, entre les personnes, et lorsque la qualité et la disponibilité du service dans l'une ou l'autre des langues officielles sera inadéquate sans cette capacité. Voici quelques cas où on devrait avoir recours à la dotation impérative (il ne s'agit pas d'une liste exhaustive) :

• lorsque le poste bilingue est l'un des très peu nombreux dans un bureau offrant des services au public ou aux employés;
• lorsque le poste bilingue est le seul offrant certains services;
• lorsque le poste bilingue est l'un parmi plusieurs offrant des services similaires, mais qu'il n'y a pas assez de titulaires répondant aux exigences linguistiques pour garantir le service dans les deux langues officielles en tout temps;
• lorsque les fonctions du poste requièrent la capacité de communiquer rapidement et précisément dans les deux langues lors de situations où la communication a des conséquences directes sur la santé ou la sécurité du public ou des occupants d'un bureau (p. ex. un poste dont le titulaire est chargé de communiquer des instructions dans le contexte de services de sécurité internes ou de la gestion des situations d'urgence).

Le terme « poste » désigne les postes ou les fonctions.

Toute personne, tout groupe de personnes (associations professionnelles ou autres) ou toute organisation ou entreprise (autre qu'une société d'État) au Canada ou à l'étranger, tout représentant d'un autre palier de gouvernement communiquant avec une institution ou recevant un service d'une institution, sauf les agents et employés des institutions assujetties à la LLO lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions.

La liste des régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail est disponible sur le site Web du SCT.

Toute autre région ne figurant pas dans la liste des régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail.

Dans les régions bilingues, les services personnels et centraux sont offerts à tous les employés dans la langue officielle de leur choix. Ces services sont ceux qui touchent l'employé sur le plan personnel (sa santé, son bien-être, son développement personnel, sa carrière) ou qui sont essentiels pour que l'employé puisse s'acquitter de ses fonctions. 

Exemples de services personnels :

• services de la paie et des avantages sociaux
• services d'orientation professionnelle

Exemples de services centraux :

• services d'informatique
• services juridiques

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles il peut y avoir recours à la dotation par un candidat qui ne répond pas aux exigences linguistiques :

• lorsque le bassin de candidats bilingues possibles est très restreint à cause de la nature hautement spécialisée des fonctions et des connaissances nécessaires pour un poste;
• lorsque l'institution reçoit un nombre insuffisant de candidatures de membres de l'une ou l'autre communauté de langue officielle.

L'unité des langues officielles est une structure dont la taille et le rôle sont en adéquation avec le mandat de l'institution. Cette unité pourrait être distincte ou combinée avec une autre unité au sein de l'institution.