Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Rapports annuels

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Généralités

L'article 72 de la Loi stipule que dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit déposer devant le Sénat et la Chambre des communes un rapport sur l'administration de cette Loi en ce qui concerne son institution. Ce rapport sert à attester la responsabilité des institutions quant à leurs actions et leurs décisions. Tous les rapports annuels sont ensuite renvoyés au comité permanent chargé par le Parlement d'examiner l'application de cette Loi. Ces rapports fournissent également les éléments d'un rapport sur l'ensemble du gouvernement.

En outre, les institutions du gouvernement fédéral soumettent au Conseil du Trésor des rapports statistiques annuels sur l'administration de cette Loi. Ces données sont aussi rassemblées en un rapport pour l'ensemble du gouvernement.

Afin de s'assurer que les statistiques recueillies par chaque institution sont comparables, les institutions devraient utiliser des définitions communes pour leurs activités de collecte des données. Pour cette raison, les catégories d'information utilisées dans tous les documents de contrôle ou dans tous les systèmes de contrôle devraient correspondre aux catégories d'information contenues dans le rapport statistique.

Les directives spéciales sur la façon de compiler les rapports annuels sont diffusées aux institutions avec le rappel de la date d'échéance des rapports.

Définitions qui doivent être utilisées pour compiler les statistiques en vertu de la Loi

Remarque : Les définitions suivantes servent uniquement à la compilation des statistiques en vertu de la Loi.

Abandon de la demande (abandoned by applicant) — il s'agit des cas où l'auteur de la demande retire sa demande officiellement en pour n'importe quelle raison, ou lorsqu'il ne répond pas, dans la correspondance qui lui est envoyée.

Aucune communication (exclusion) (nothing disclosed (excluded)) — il n'y a pas eu de communication parce que les renseignements demandés sont exclus en vertu de l'article 69 ou 70 de la Loi.

Aucune communication (exemption) (nothing disclosed (exempt)) — il n'y a pas eu de communication étant donné que tous les renseignements faisaient l'objet d'une exemption.

Communication partielle (disclosed in part) — en raison du principe de prélèvement, seule une partie des renseignements ont été communiqués. Énumérer à la section IV, conformément aux définitions ci-dessous.

Communication totale (all disclosed) — tous les renseignements demandés ont été communiqués.

Copies de l'original (copies given) — s'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en fournissant des copies de document aux requérant. Ne mentionner que les cas où des copies constituent la seule méthode de consultation. Ne pas compter le nombre de page fournies au requérant.

Copies et examen (copies and examination) — mentionner tous les cas où les renseignements on été examinés et copiés, en totalité ou en partie.

Coûts (costs) — rendre compte des coûts relatifs à l'application de la loi en indiquant les ressources (traitement et autres frais de fonctionnement) utilisées au cours de la période visée par le rapport. Ne pas essayer de faire simplement la somme des coûts de traitement des demandes. Il faut indiquer les dépenses totales liées aux activités rattachées directement à l'application de la loi (par exemple, formation, consultation, etc.). Les ressources humaines doivent être déclarées en années-personnes ou sous forme d'une décimale (une année-personne = 220 jours ouvrables; 1 jour ouvrable = 7,5 heures). Ne mentionner que les coûts relatifs aux demandes traitées au cours de la période visée par le rapport. Les coûts relatifs aux demandes reportées seront déclarés dans le rapport suivant. Il importe de distinguer les coûts liés à l'accès se rapportant à la protection des renseignements personnels.

Délai de traitement (completion time) — le délai est calculé sur la base de la période qui s'étend de la date de réception, par l'institution, de la demande complète, à la date où les documents ont été donnés ou envoyés au requérant ou à la date à laquelle un avis de refus de communication est envoyé au requérant. La somme des nombres figurant dans ces sections devrait correspondre au nombre figurant sous la rubrique *Demandes traitées+.

Demande de renseignements (request)

  • est faite par écrit.
  • indique convenablement l'identité de l'individu qui fait la demande et renferme une déclaration signée attestant que cet individu jouit du droit à l'accès en vertu de la Loi.
  • a été adressé à un agent désigné dans Info Source comme étant le point de contact avec l'institution en question, ou a été reçue par cet agent.

Dispositions prises à l'égard des demandes traitées (disposition of requests completed) — indiquer les dispostions prises à l'égard de chaque demande sous l'une des catégories suivantes.

En suspens depuis la période antérieure (outstanding from previous period) — s'applique aux demandes qu'on n'avait pas fini de répondre à la fin de la période visée par le rapport précédent.

Examen de l'original (examination) — s'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en permettant au requérant de consulter les documents visés. Ne mentionner que les cas où aucune copie n'a été transmise.

Exceptions invoquées (exemptions invoked) — pour chaque demande, indiquer les types d'exception invoqués pour justifier un refus de communication. Ainsi, si pour une demande donnée, on a invoqué cinq exceptions différentes, il faudra inscrire une exception sous chaque section pertinente, pour un total de cinq. Si une exception a été invoquée plusieurs fois pour une même demande, on ne l'indiquera qu'une seule fois.

Exclusions citées (exclusions cited) — indiquer, pour chaque demande, le type d'exclusion cité et non le nombre de fois qu'une exclusion particulière est citée.

Méthod de consultation (method of access) — la somme des sous sections devrait correspondre à la somme deCommunication totaleet Communication partielle.

Prorogations des délais (extensions) — indiquer le nombre de demandes de prorogations de délai demandées au cours de la période visée par le rapport, par subdivision.

Reçues au cours de la période visée par le rapport (received during reporting period) — s'applique uniquement aux demandes reçues pour la première fois. La période visée par le rapport s'étend du 1er avril au 31 mars. Cette catégorie ne comprend pas les demandes présentées de nouveau à la suite d'un avis de la part de l'institution fédérale de transmettre plus de renseignements. Cette catégorie ne comprend pas les demandes en vertu de l'alinéa 8(2)e).

Reportées (carried forward) — s'applique au cas où l'accès physique n'a pas encore été accordé ou l'avis de refus de communication n'a pas encore été envoyé à l'auteur de la demande.

Traitées pendant la période visée par le rapport (completed during reporting period)

  • s'applique quand l'institution a donné une réponse finale.
  • s'applique aux demandes qui ont donné lieu à la communication ou au refus de communication d'un document ou aux demandes sans un traitement définitif (abandon, traitement impossible, etc.). Cette catégorie s'applique aussi aux demandes transmises. Dans les cas oû un avis d'intention de donner accès aux documents a été envoyé mais aucune mesure n'a encore été prise, les renseignements devraient être consignés à la rubrique *Reportées+.

Traité de façon non officielle (treated informally) — Les demandes peuvent être considérées comme ayant été traitées de façon non officielle lorsqu'il a été déterminé, par suite de consultations avec l'auteur de la demande, que l'on peut mettre fin au traitement d'une demande officielle afin de communiquer l'information d'une autre façon, à la satisfaction des deux parties. Une demande ainsi traitée de façon non officielle n'est pas considérée comme ayant été abandonnée.

Traitement impossible (unable to process) — cette catégorie comprend les demandes négligées qui ne peuvent être mentionnées sous une autre rubrique : demandes faites en vertu d'une loi qui ne s'y applique pas; demandes qui ne renfermaient pas suffisamment de renseignements pour permettre de leur donner suite; demandes concernant des documents dont il n'existe aucune trace.