Lignes directrices sur la vérification de bénéficiaires aux termes de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive sur les paiements de transfert

Dans le contexte des paiements de transfert, un modèle de gestion du risque au niveau des projets ou des bénéficiaires est un outil qui sert à définir les facteurs de risque pertinents et à les coter de manière à évaluer le risque global associé à un bénéficiaire donné. Il est recommandé d'appliquer le modèle de gestion du risque avant de signer l'accord de contribution avec le bénéficiaire et de l'appliquer pendant toute la durée de l'accord, au besoin.

Le modèle de gestion du risque (dont on trouvera un exemple sommaire ci-après) pourra comporter les éléments suivants :

• Facteurs de risque : éléments de risque définis selon des paramètres comme le rendement (si les objectifs officiels du projet ne sont pas atteints), l'aspect financier (si les fonds ne sont pas utilisés pour les fins prévus ou ne font pas l'objet d'une reddition de comptes exacte) et la tolérance au risque³.
• Échelle d'évaluation du risque ou cotes de risque : cotes pouvant être attribuées à un facteur de risque donné en fonction de critères d'évaluation.
• Critères d'évaluation : conditions servant à coter un facteur de risque relativement à un bénéficiaire donné.
• Pondération des facteurs de risque : valeur attribuée à chaque facteur de risque en fonction de la cote de risque globale calculée, selon l'importance relative ou l'incidence de ce facteur par rapport aux autres facteurs de risque.
• Cote de risque globale : mesure du risque pris dans son ensemble relativement à un bénéficiaire donné, en tenant compte des éléments mentionnés aux quatre points précédents (p. ex., risque faible ou élevé).
• Matrice d'évaluation du risque : niveau de risque d'ensemble d'après la cote de risque globale.

À partir des résultats du modèle de gestion du risque au niveau des projets ou des bénéficiaires, il est possible pour le gestionnaire ministériel d'élaborer un plan fondé sur le risque à l'égard des vérifications de bénéficiaires au niveau d'un programme donné. Aux termes de la disposition 6.5.3 de la Directive sur les paiements de transfert, il incombe au gestionnaire ministériel de « déterminer le moment où il faut procéder à la vérification de bénéficiaires afin de mener à bien d'autres activités ministérielles de surveillance ainsi que d'élaborer et de mettre en œuvre un plan axé sur le risque. »

Certains ministères se doteront d'un système d'évaluation et de gestion du risque auquel le gestionnaire versera les données sur le risque relativement à un bénéficiaire et à une entente de financement donnés. Le système aidera le gestionnaire à déterminer les activités de surveillance qui s'imposent, y compris la vérification de bénéficiaires. Un ministère pourra aussi recourir à un système de nature plus « manuelle » d'évaluation et de gestion du risque, que le gestionnaire pourra utiliser à sa guise afin de déterminer les activités de surveillance à exécuter dans le cas d'un bénéficiaire donné.

Le modèle de gestion du risque commenté à la section 4.1 peut conduire à l'établissement d'une stratégie d'atténuation du risque (voir l'exemple ci-après), où l'on proposera des activités en fonction du niveau de risque évalué. Cette stratégie peut aider le gestionnaire ministériel à préparer un plan fondé sur le risque des programmes en ce qui a trait à la vérification des bénéficiaires. Dans l'exemple qui suit, on suppose qu'une vérification du bénéficiaire est obligatoire si ce dernier obtient une cote de risque globale élevée⁴, tandis que l'on procédera à une sélection au hasard⁵ pour la tenue de vérifications des bénéficiaires dont la cote de risque est faible ou moyenne.

Exemple de stratégie d'atténuation envisageable selon que le risque est faible, moyen ou élevé

Le gestionnaire qui établit un plan fondé sur le risque concernant la vérification des bénéficiaires d'un programme de paiements de transfert doit définir clairement l'objet de ce plan. Dans certains cas, on se concentrera sur la vérification des bénéficiaires qui semblent présenter le risque le plus élevé. À la place, ou en complément, le gestionnaire peut concevoir son plan de manière à formuler des conclusions générales sur la conformité du bénéficiaire au programme, ce qui nécessitera la vérification d'un échantillon statistiquement valide de bénéficiaires.

Le gestionnaire ministériel qui établit un plan fondé sur le risque exercera un pouvoir discrétionnaire lorsqu'il s'agit de juger si la vérification d'un bénéficiaire est requise ou non (il pourra, par exemple, déroger au modèle ministériel de gestion du risque).⁶ Le gestionnaire peut estimer qu'une vérification est inutile parce que d'autres sources fiables peuvent lui permettre d'obtenir les assurances requises, par exemple :

• Une « visite initiale » sur place pour convenir avec le bénéficiaire de la teneur de l'entente de financement et pour préciser les attentes liées aux rapports financiers et à la documentation.
• Une vérification récente du bénéficiaire dans le cadre d'un autre programme ministériel ou par un autre ministère, si les éléments vérifiés sont suffisamment similaires.
• Les observations⁷ soumises par les représentants du bénéficiaire.
• Les observations du vérificateur externe du bénéficiaire.
• Les états financiers vérifiés du bénéficiaire⁸.
• Les rapports du bénéficiaire ou l'exposé de résultats meilleurs que prévu, avec des éléments de preuve suffisants.
• Les résultats des vérifications internes effectuées par le bénéficiaire.
• Les évaluations effectuées par le ministère.

Le plan fondé sur le risque établi par le gestionnaire ministériel au niveau d'un programme peut être utile en vue de la préparation d'un plan de vérification fondé sur le risque consolidé au niveau du ministère. Un tel plan peut aider le ministère à adopter une approche plus coordonnée en regard des vérifications portant sur un même bénéficiaire. L'annexe E présente un exemple de modèle de plan fondé sur le risque; on y souligne aussi la nécessité de bien documenter les processus et les décisions.

Une bonne part des commentaires aux sections 4.1 et 4.2 des présentes lignes directrices concernant les modèles de gestion du risque proviennent du document Orientation relative à la conception et à l'application des outils de gestion des risques en fonction de projets de subventions et de contributions, qui a été rédigé par le Groupe de travail interministériel sur la gestion des risques liés aux subventions et aux contributions.⁹ Une autre source d'information sur les modèles de gestion du risque est le Cadre de gestion intégrée du risque du Conseil du Trésor. Étant donné que les renseignements présentés aux sections 4.1 et 4.2 sont abrégés, il est recommandé de consulter des documents plus détaillés, comme ceux que nous venons de mentionner, avant d'amorcer un projet de gestion du risque.

Les ententes de financement doivent comporter des dispositions relatives aux vérifications si l'on veut procéder à la vérification des bénéficiaires. L'annexe G de la Directive sur les paiements de transfert énonce les éléments requis pour établir le pouvoir du ministère d'effectuer de telles vérifications et d'avoir accès aux locaux et aux documents des bénéficiaires, plus précisément :

• Le droit du ministre d'effectuer une vérification du bénéficiaire afin de déterminer que ce dernier s'est conformé à l'entente de financement.
• Le droit du ministre d'avoir accès aux documents et aux locaux du bénéficiaire pour effectuer une vérification ou pour surveiller la conformité à l'entente de financement.

On rappelle aux ministères que la vérification de bénéficiaires de programmes de paiements de transfert, autres que des programmes de contributions, nécessite des dispositions similaires dans les ententes de financement, ou du moins d'autres pouvoirs juridiques. De plus, il n'est pas toujours nécessaire de prévoir de telles dispositions dans le cas d'ententes de contributions conclues avec d'autres ordres de gouvernement¹⁰ ou avec des bénéficiaires étrangers. En temps normal, les ententes de financement relatives à des subventions ne comporteront pas non plus de telles dispositions, quoique la chose demeure possible si le ministère concerné le juge utile.

En ce qui concerne l'accès aux documents des bénéficiaires, il faut envisager de prévoir le maintien de ce droit d'accès pendant une période minimale après la fin de l'entente de financement, à la discrétion du gestionnaire ministériel ou d'un responsable stratégique ou opérationnel de plus haut niveau. Le ministre a alors le droit de consulter des documents liés à l'entente de financement ayant pris fin (une période de trois à cinq ans semble raisonnable).

Il est recommandé que les ministères consultent leur personnel des marchés et des approvisionnements ou les services juridiques afin de déterminer le libellé précis à incorporer aux ententes de financement pour avoir le droit de procéder à la vérification de bénéficiaires ainsi qu'un droit d'accès.

Le degré d'assurance reflète la confiance du gestionnaire ministériel à l'égard des conclusions du rapport de vérification d'un bénéficiaire. Il est lié à la nature de la mission confiée au vérificateur. Une vérification permet de fournir des assurances élevées ou raisonnables, tandis qu'une mission d'examen donnera un degré d'assurance modéré.

Pour déterminer le degré d'assurance adéquat pour la vérification d'un bénéficiaire, le gestionnaire ministériel tiendra compte du risque que présente le bénéficiaire ainsi que de la nature des différentes missions pouvant être confiées à un vérificateur. Une mission de vérification comportera des procédures variées - inspection, observation, demande de renseignements, confirmation, nouveaux calculs et analyse. Une mission d'examen comportera essentiellement une demande de renseignements, une analyse et des commentaires sur les renseignements fournis par le bénéficiaire; une telle mission exige moins de travail qu'une vérification.

Pour un dossier donné, il faut s'attendre à ce qu'une mission de vérification soit plus onéreuse qu'une mission d'examen, étant donné qu'il faut plus de travail pour obtenir un degré d'assurance plus élevé. Il faut tenir compte des coûts et des avantages découlant d'un degré d'assurance élevé, et bien établir l'objet de la vérification. Il peut être très coûteux de vérifier les dispositions non financières d'une entente de financement pour obtenir un haut degré d'assurance, et un tel degré ne pourra peut-être pas être atteint, compte tenu de l'information disponible ou de la nature de la disposition.

Tout dépendant de l'entente de financement, le gestionnaire ministériel pourra déterminer qu'un degré d'assurance élevé est requis pour certaines dispositions, tandis que des assurances moindres sont appropriées pour d'autres dispositions. Il convient de discuter en détails des modalités d'une telle vérification de bénéficiaires avec le vérificateur.

Le gestionnaire ministériel peut aussi opter pour l'application de procédures de vérification précisées, et demander la présentation de renseignements particuliers concernant certaines dispositions de l'entente de financement. Le vérificateur se contente alors d'appliquer les procédures de vérification précisées par le gestionnaire ministériel. Cette approche ne donnera pas lieu à la formulation d'une opinion de vérification¹¹ ni à une assurance de forme négative¹², mais elle servira à obtenir des données factuelles sur certaines dispositions de l'entente de financement (p. ex., la disponibilité de feuilles de temps permettant d'étayer neuf des dix demandes soumises au ministère). De cette manière, le gestionnaire ministériel pourra confirmer s'il existe véritablement des problèmes et revoir la surveillance du bénéficiaire en conséquence.

L'expression « vérification de bénéficiaires » telle qu'utilisée dans les présentes lignes directrices n'a pas le même sens que le terme « vérification ». Dans la Directive sur les paiements de transfert, une « vérification du bénéficiaire » s'entend d'une évaluation indépendante visant à donner l'assurance qu'un bénéficiaire respecte les conditions d'une entente de financement. La portée d'une vérification de bénéficiaires peut inclure la totalité ou une partie des aspects financiers et non financiers de l'entente de financement.

La vérification d'un bénéficiaire peut prendre l'une des formes suivantes :

• une vérification en bonne et due forme, qui donnera un degré d'assurance élevé ou raisonnable;
• une mission d'examen, qui fournira un degré d'assurance modéré;
• l'application de procédures de vérification précisées qui ne serviront pas à donner des assurances.

Il revient au gestionnaire ministériel de décider de la forme que doit prendre la vérification du bénéficiaire, en fonction de l'évaluation du risque, du degré d'assurance souhaité et des coûts et avantages relatifs.

Le gestionnaire ministériel doit connaître les limites applicables à la vérification de bénéficiaires, par exemple :

• La vérification du bénéficiaire ne permettra pas de donner une assurance absolue; il n'est pas possible de garantir totalement que l'information financière et non financière ne comportera aucune erreur et aucune omission ou que l'entente de financement sera intégralement respectée.
• Le degré d'assurance pourrait être moindre dans le cas des dispositions non financières parce qu'il est difficile en soi d'évaluer de telles dispositions, compte tenu du fait qu'elles ont un caractère moins objectif.
• Il est plus difficile de déceler les fraudes que les erreurs car la personne qui commet une fraude s'efforcera de le cacher.
• Il est très rare que le vérificateur examine la totalité des opérations financières pertinentes; dans certains cas, il ne procédera même pas à un échantillonnage représentatif.¹³
• Les contrôles internes comportent des limites (ils ne peuvent probablement pas déceler les erreurs de jugement, les cas de collusion, les dérogations de la part de la direction et les opérations ou activités inappropriées qui s'expliquent par l'incapacité à séparer comme il se doit les tâches en raison de la taille de l'organisation).
• Bon nombre des éléments de preuve examinés peuvent être convaincants, mais non concluants.

La portée de la vérification d'un bénéficiaire, les normes de vérification appliquées et les critères utilisés sont autant de concepts clés que doit connaître le gestionnaire ministériel. Aux termes de la disposition 6.5.3 de la Directive sur les paiements de transfert, le gestionnaire ministériel est responsable de « la détermination de la portée des vérifications à entreprendre et des normes de vérification à appliquer ». De plus, tel qu'indiqué à la disposition 6.5.4 de cette même directive, le gestionnaire ministériel doit « communiquer au vérificateur la portée de la vérification à entreprendre, les normes à suivre et la nature du rapport à remettre au ministère ».

La portée de la vérification d'un bénéficiaire a trait aux éléments qui feront l'objet d'une vérification. Aux dispositions 6.5.3 et 6.5.4 de la Directive sur les paiements de transfert, il est question de la portée de la vérification du bénéficiaire, et non de la portée du rapport de vérification. La vérification pourra porter, par exemple, sur les montants demandés (tels que définis dans les modalités de l'entente XYZ) au cours de la période allant du 30 avril 20XX au 30 septembre 20XX. Dans le rapport de vérification d'un bénéficiaire, le paragraphe relatif à la portée pourra consister en un exposé des normes appliquées pour la vérification du bénéficiaire, du degré d'assurance et des éléments visés par la vérification.¹⁴

Les normes pouvant être appliquées pour la vérification d'un bénéficiaire constituent les règles auxquelles se conforme le vérificateur dans le cadre de sa mission. L'Institut Canadien des Comptables Agrés (ICCA), par exemple, utilise des normes de vérification généralement reconnues au Canada, qui comprennent des normes générales, des normes d'examen et des normes de rapport pour différents types de missions. L'ICCA a aussi des normes d'examen généralement reconnues au Canada, qui incluent là encore des normes générales, des normes d'examen et des normes de rapport. Pour leur part, les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne portent entre autres sur les attributs et les résultats, et elles fournissent des avis sur les pratiques à préconiser dans le cadre des missions. L'information présentée dans le présent document d'orientation est en grande partie fondée sur les normes de l'ICCA, qui sont généralement utilisées lors des vérifications des bénéficiaires. Cela dit, d'autres normes peuvent être pertinentes, tout dépendant de la mission prévue. Il est recommandé de mentionner dans l'entente de services de vérification et dans le rapport de vérification du bénéficiaire les normes utilisées dans le cadre de la vérification d'un bénéficiaire.

Le gestionnaire ministériel doit avoir une certaine compréhension de la nature des normes utilisées par le vérificateur mais pas nécessairement une connaissance approfondie des normes proprement dites.¹⁵ Précisons que les normes de l'ICCA sont en pleine phase de transition. Il est recommandé au gestionnaire ministériel de demander les conseils de vérificateurs afin de déterminer les normes pertinentes pour les vérifications de bénéficiaires. Le vérificateur doit connaître à fond les normes retenues par le gestionnaire ministériel, et il doit procéder à la vérification du bénéficiaire conformément aux normes en question.

Des critères sont utilisés pour évaluer l'information financière et non financière en fonction des données de référence. La vérification d'états financiers, par exemple, aura pour but de déterminer si les états financiers sont conformes aux principes comptables généralement reconnus. Dans le cas de la vérification d'un bénéficiaire, l'information financière et non financière sera évaluée de manière à déterminer si elle est conforme à l'entente de financement conclue entre le ministère et le bénéficiaire. Au besoin, le vérificateur pourra définir des critères plus détaillés relativement aux dispositions de l'entente de financement qui doivent être examinées. Tout dépendant de la teneur de l'entente, le gestionnaire ministériel pourra avoir la possibilité d'examiner ou d'approuver les critères plus détaillés avant le début de la vérification du bénéficiaire.

L'objet du rapport de vérification du bénéficiaire est de permettre au vérificateur de présenter une conclusion sur les aspects dont le bénéficiaire doit rendre compte au ministère. La teneur de ce rapport dépendra souvent de la nature de la mission et du fait que des points préoccupants ont été ou non observés lors de la mission, y compris le manque d'éléments probants. Le genre de rapport, par exemple, ne sera pas le même selon que l'on effectue une vérification ou un examen. En l'absence d'éléments probants adéquats, le rapport comportera une réserve afin d'expliquer le problème. Le contenu du rapport peut aussi varier selon que la mission a comporté ou non l'examen des dispositions financières et non financières de l'entente de financement.

Le gestionnaire ministériel, avec l'aide du vérificateur, devrait envisager d'incorporer à l'entente de services de vérification un modèle de rapport de vérification du bénéficiaire dont les parties auront convenu.¹⁶ Cette approche servira à préciser les besoins du gestionnaire et à éviter les malentendus sur les résultats attendus.

Le gestionnaire ministériel dispose de plusieurs choix concernant les rapports de vérification des bénéficiaires. Quelques exemples de rapports de vérification de bénéficiaires (selon le degré d'assurance) sont présentés à l'annexe G.

Le gestionnaire dispose des choix suivants lorsqu'il veut choisir un vérificateur indépendant à qui confier la vérification d'un bénéficiaire :

• Services de vérification Canada (SVC).
• Conclusion d'un arrangement en matière d'approvisionnement des services professionnels de soutien à la vérification (AA-SPSV), volet 8 (vérifications des bénéficiaires et des accords de contribution).
• Groupe ministériel responsable de la vérification des bénéficiaires.

Les SVC (qui faisaient auparavant partie de Conseils et Vérification Canada) sont un organisme de service spécial de l'administration fédérale qui fournit des services de vérification et d'assurance ainsi que des services connexes aux ministères et organismes fédéraux. Les ministères peuvent faire appel aux SVC en concluant un protocole d'entente qui décrit les services à fournir et le prix convenu.

Les AA-SPSV constituent une méthode permettant d'obtenir des services de vérification et de gestion financière. L'arrangement est censé constituer une approche de prestation de services rapide, efficace et rationalisée qui fait appel à un bassin de fournisseurs de services préqualifiés et intègre l'arrangement au système d'approvisionnement existant.

Les ministères peuvent choisir les SVC ou les AA-SPSV pour répondre à leurs besoins s'ils ne disposent pas d'un groupe affecté à la vérification des bénéficiaires. Ils peuvent aussi recourir à d'autres moyens s'ils peuvent démontrer à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada que ni l'une ni l'autre de ces approches ne permet de répondre à leurs besoins.

Certains ministères comptent toutefois sur un groupe responsable la vérification des bénéficiaires. Ce groupe devrait être composé d'employés nommés pour une période indéterminée, et on pourrait faire appel aux SVC ou conclure un AA-SPSV au cas où le besoin de personnel supplémentaire se présente.

Peu importe l'approche, le personnel responsable de la vérification des bénéficiaires doit posséder les compétences requises pour effectuer la vérification d'un bénéficiaire selon les dispositions financières et non financières de l'entente de financement. La section 6.2 des présentes lignes directrices traite des cas où il faut faire appel à des spécialistes pour effectuer la vérification de bénéficiaires.

Il est indiqué à la disposition 6.5.4 de la Directive sur les paiements de transfert que le gestionnaire ministériel doit « sélectionner un vérificateur indépendant pour effectuer la vérification du bénéficiaire pour le compte du ministère. » Le terme « vérificateur indépendant » signifie que le vérificateur n'a pas de lien de dépendance avec le bénéficiaire et qu'il n'existe entre eux aucun conflit d'intérêts réel ou apparent. On peut aussi penser qu'il veut dire que le « vérificateur indépendant » n'a aucun parti pris pour la direction du programme ou pour le ministère.

Il y a actuellement dans certains ministères des groupes de vérification interne qui effectuent les vérifications de bénéficiaires. Cette pratique n'est pas recommandée car de telles vérifications ne font pas partie du mandat de la vérification interne et soulèvent des préoccupations relativement à l'indépendance des vérificateurs internes. Le rôle des groupes de vérification interne des ministères consiste à effectuer des évaluations et des examens professionnels, de façon indépendante des cadres hiérarchiques, concernant la gestion du risque ainsi que les contrôles et les processus de gouvernance des ministères. Le personnel de la vérification interne doit préserver son indépendance aux fins de la vérification des processus de surveillance des bénéficiaires, processus qui comprennent notamment la vérification des bénéficiaires. Cependant, les gestionnaires ministériels peuvent demander des conseils généraux aux vérificateurs internes de leur ministère au sujet des concepts liés à la vérification de bénéficiaires comme la portée des vérifications, les normes et les rapports.

On consultera au besoin le personnel ministériel des marchés et des approvisionnements afin de disposer des renseignements à jour sur les approches d'obtention de services de vérification de bénéficiaires.

Le gestionnaire ministériel qui définit la portée de la vérification d'un bénéficiaire peut choisir de vérifier les dispositions financières et non financières de l'entente de financement. Le vérificateur pourra faire appel aux services de spécialistes afin de disposer les compétences nécessaires pour examiner toutes les dispositions (p. ex., celles sur les langues officielles et l'informatique). Le gestionnaire ministériel et le vérificateur envisagé devraient discuter de la nécessité éventuelle de faire appel à des spécialistes et, le cas échéant, documenter ce besoin dans l'entente de services de vérification de bénéficiaires.

Il incombe au gestionnaire ministériel d'informer le bénéficiaire qu'une vérification est prévue et de lui faire part des pouvoirs autorisant la tenue de cette vérification. Le gestionnaire doit aussi tenir compte des besoins ou des conflits éventuels du bénéficiaire lorsqu'il fixe la date de la vérification. Bien entendu, cette date doit convenir au bénéficiaire, au ministère et au vérificateur.

Le gestionnaire peut aussi aborder les points suivants avec le bénéficiaire :

• L'objet de la vérification de bénéficiaires (p. ex., l'évaluation indépendante ayant pour but de donner l'assurance que le bénéficiaire se conforme à l'entente de financement).
• L'identité de la personne qui effectuera la vérification de bénéficiaires.
• Les responsabilités du bénéficiaire au cours de la vérification (p. ex., la disponibilité et l'exhaustivité de l'information financière et non financière à vérifier, l'information relative aux fraudes et aux erreurs éventuelles, les attestations écrites demandées relativement à l'information et le soutien au vérificateur).
• Si le bénéficiaire aura l'occasion d'examiner les résultats de la vérification, d'en discuter avec le vérificateur ou le gestionnaire ministériel ainsi que d'approuver les constatations.

Une fois que le gestionnaire ministériel a informé le bénéficiaire de la vérification et qu'une entente relative aux services de vérification est signée (le cas échéant), le vérificateur peut communiquer avec le bénéficiaire aux fins de la vérification.

Le gestionnaire ministériel devrait entretenir la communication avec le vérificateur tout au long du processus de vérification du bénéficiaire. Selon la disposition 6.5.4 de la Directive sur les paiements de transfert, le gestionnaire ministériel doit « communiquer au vérificateur la portée de la vérification à entreprendre, les normes à suivre et la nature du rapport à soumettre au ministère ». Lors de la planification de la vérification du bénéficiaire, le gestionnaire ministériel devrait informer le vérificateur de tout point soulevant des préoccupations. La portée de la vérification reflétera sans doute ces mêmes points.

Le gestionnaire ministériel pourrait juger bon de prendre part à l'élaboration de critères additionnels et d'approuver ces derniers s'ils sont nécessaires relativement aux dispositions de l'accord de financement devant faire l'objet de la vérification.

Le vérificateur devrait discuter avec le gestionnaire ministériel des résultats de la vérification du bénéficiaire et de la version provisoire du rapport avant de présenter son rapport final.

La planification constitue la première étape du processus de vérification de bénéficiaires. Une fois que l'entente relative aux services de vérification a été négociée et signée, le vérificateur entame la planification de son travail. Il examinera, par exemple, l'entente de financement, les demandes présentées par le bénéficiaire et les vérifications antérieures portant sur ce dernier. Il pourra aussi rencontrer des représentants ministériels pour discuter de questions particulières. C'est à cette étape que le vérificateur pourra examiner les contrôles internes du bénéficiaire relativement à l'entente de financement. À cette fin, il devra peut-être se rendre au bureau du bénéficiaire ou prendre d'autres mesures comme lui soumettre un questionnaire ou une demande de renseignements).

En se fondant sur les questions soulevées, le vérificateur déterminera la nature, la portée et le calendrier des procédures additionnelles de vérification du bénéficiaire. Cette information sera consignée dans un mémoire de planification qui pourra énoncer les objectifs, critères et les programmes applicables, de concert avec un échantillon d'opérations. L'objectif de la vérification du bénéficiaire prend la forme d'un énoncé général des résultats attendus de la vérification (par exemple, évaluer la conformité à l'entente de financement). Les programmes de vérification de bénéficiaires documentent les étapes que suit le vérificateur pour examiner des éléments particuliers comme les coûts directs, les salaires et les autres coûts de main-d'œuvre, les coûts indirects, etc. S'il y a lieu, on établira un échantillon d'opérations (p. ex., les coûts directs) que le vérificateur examinera.

La deuxième étape est l'exécution de la vérification du bénéficiaire, en conformité avec le mémoire de planification, les ajustements pouvant être apportés si des questions sont soulevées au cours de la vérification. Les programmes de vérification de bénéficiaires sont exécutés et les opérations constituant l'échantillon sont examinées (s'il faut obtenir un degré d'assurance raisonnable ou élevé). Le travail exécuté, y compris les données probantes ayant trait aux erreurs éventuelles et aux observations, est documenté dans le dossier de vérification (p. ex., les documents de travail) afin d'étayer les conclusions du vérificateur.

Le rapport de vérification du bénéficiaire constitue la troisième étape du processus. Une fois la vérification achevée, le vérificateur rédige son rapport. L'annexe G contient quelques modèles du rapport.

Tout au long des trois étapes décrites ci-dessus, la vérification du bénéficiaire fait l'objet d'un contrôle de la qualité, qui comprend des mesures ou des procédures mises en œuvre par le vérificateur afin de s'assurer que les objectifs de la mission ont été dûment atteints. Le contrôle de la qualité doit faire partie de toute vérification d'un bénéficiaire et doit être conforme aux normes utilisées par le vérificateur.¹⁹ Voici des exemples de procédures de contrôle de la qualité de la vérification d'un bénéficiaire :

• Planification adéquate de la vérification.
• Équipe de vérification possédant les compétences requises et faisant l'objet de la supervision requise, le cas échéant.
• Examen des documents de la mission afin de déceler les questions non réglées et de déterminer la pertinence des travaux et des conclusions.
• Exigences d'ordre éthique sur des points comme l'indépendance du vérificateur, l'intégrité et les conflits d'intérêts.
• L'examen des documents de travail par une personne ne faisant pas partie de l'équipe de vérification.