Annulée [2017-04-01] - Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace la Politique sur l'utilisation des chèques de voyage, des cartes de voyage et des comptes de voyages (datée du 1er mars 2000).

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne en décrivant les rôles et les responsabilités des dirigeants principaux des finances, des coordonnateurs des cartes de voyage, des gestionnaires de centre de responsabilité et des détenteurs de cartes en vue d'administrer et d'utiliser les cartes de voyage. Elle met aussi de l'avant une approche uniforme qui assure l'application de contrôles financiers efficaces pour l'administration des cartes de voyage dans les ministères.

3.2 Les cartes de voyage constituent un moyen simple et pratique de payer les dépenses autorisées dans le cadre de voyages en service commandé. Les cartes de voyage permettent de réduire ou même d'éliminer l'émission de chèques de voyage ou de chèques du receveur général pour les avances permanentes ou les avances comptables couvrant les dépenses de voyage. Les cartes de voyage doivent être utilisées dans la mesure du possible lorsque cela est à la fois efficace économique et réalisable. Les chèques de voyage peuvent être utilisés dans d'autres circonstances, tel que précisé à la section 6 de la présente directive.

3.3 La carte individuelle de voyage est le mode de paiement recommandé aux employés et au personnel désigné lorsqu'ils engagent des dépenses de voyage en service commandé, par exemple pour l'hébergement, la location d'une automobile, d'autres dépenses engagées en voyage (p. ex., les repas, les taxis, les coûts des transports locaux ou l'achat de chèques de voyage), des frais de transport en commun lorsqu'il est impossible d'utiliser les services de fournisseurs approuvés par le gouvernement et d'engager des dépenses d'accueil approuvées au préalable quand ils sont en situation de voyage.

3.4 La carte ministérielle de frais de voyage, le mode de paiement privilégié pour les frais de voyages en service commandé, est disponible dans les deux formats suivants :

  • Le compte (aucune carte n'est émise) est utilisé pour payer les frais de transport en commun, y compris le transport aérien, ferroviaire, maritime et terrestre, quand les arrangements ont été pris avec le fournisseur approuvé par le gouvernement. Le compte sert aussi à payer les frais de transaction des services de voyage.
  • Une carte est émise au nom d'une personne autorisée dans un centre de responsabilité et elle sert à payer les frais de voyage de groupes composés de fonctionnaires ou de personnes qui ne font pas partie de la fonction publique ainsi qu'à acheter des chèques de voyage. Après avoir consulté les employés qui n'ont pas de carte individuelle de voyage, l'employeur doit utiliser la carte, pour payer d'avance les frais de voyage, dans la mesure du possible. La carte ne sert pas services à payer les frais de voyage des entrepreneurs.

3.5 Le ministère est responsable de tous les frais autorisés figurant sur les relevés des cartes individuelles de voyage dont le solde est en souffrance et des cartes ministérielles de voyage. Le ministère n'est pas responsable des frais non autorisés.

3.6 L'utilisation de la carte de voyage par son détenteur n'exerce aucune une incidence sur la cote de crédit de ce dernier. Non plus, l'émetteur de la carte ne procédera pas à des vérifications de la solvabilité et ne transmettra pas de renseignements de solvabilité à des agences d'évaluation du crédit.

3.7 La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne. Elle doit être lue avec les documents d'accompagnement Autorisations spéciales de voyager, Directive du Conseil national mixte sur les voyages, Politique sur l'accueil et Directive sur les pertes de fonds et de biens dans la mesure où ils s'appliquent au détenteur de carte et au ministère concerné. Il faut également consulter les procédures ministérielles liées aux déplacements et à l'utilisation des cartes de voyage, s'il y a lieu.

3.8 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

Mettre en place une méthode économique, sûre et pratique pour payer les frais de voyage et d'accueil des employés en situation de voyage, tout en assurant le contrôle financier efficace.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon, la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Réduire ou éliminer la nécessité de recourir, pendant la période d'un voyage en service, à des chèques du receveur général à titre d'avances ou à des chèques de voyage pour payer des frais de voyage en service commandé et à d'accueil qui sont approuvées au préalable.

6. Exigences

6.1 Le dirigeant principal des finances doit veiller à la mise en place de pratiques et contrôles de gestion fondés sur le risque afin de garantir une utilisation économique, efficace et sûre des cartes de voyage et des chèques de voyage, selon les modalités suivantes :

6.1.1 désigner un coordonnateur ministériel des cartes de voyage;

6.1.2 communiquer les responsabilités du coordonnateur ministériel des cartes de voyage, des gestionnaires et des détenteurs de cartes de voyage et de chèques de voyage;

6.1.3 veiller à ce que les cartes de voyage soient utilisées, pendant la période d'un voyage en service, uniquement pour payer les frais de voyages en service commandé et d'accueil approuvées au préalable;

6.1.4 veiller à ce que les cartes individuelles de voyage constituent la méthode de privilégiée pour payer les frais de voyage autorisés, et que les chèques de voyage et les avances servent uniquement dans des circonstances exceptionnelles où il n'est pas possible ou économique d'utiliser la carte de voyage ou l'employé décide de ne pas obtenir et utiliser une carte individuelle de voyage..

6.1.5 fournir de la documentation et offrir une formation aux détenteurs de cartes de voyage et de chèques de voyage;

6.1.6 s'assurer que les cadres supérieurs et les employés exclus qui sont régis par les Autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et par la Directive du Conseil national mixte sur les voyages soient informés du fait qu'ils sont tenus par le Conseil du Trésor d'utiliser la carte de voyage pour payer leurs frais de voyages en service commandé.

6.1.7 Recouvrer, en temps opportun, tous les frais autorisés payés par le ministère au nom du détenteur de la carte à même les fonds qui sont dus à ce dernier, y compris par voie de retenue sur le salaire, tel que prévu au paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques,de même que dans la Politique sur les conditions d'emploi et les directives connexes;

6.1.8 établir des modalités de contrôle et de comptabilité appropriées pour le traitement des transactions, pour l'obtention, la garde, le contrôle et l'utilisation des cartes de voyage et des chèques de voyage, ainsi que pour la surveillance de l'utilisation autorisée des cartes de crédit et pour le règlement des comptes en temps opportun;

6.1.9 prendre des dispositions en vue d'assurer la sécurité et le transport des cartes de voyage et des chèques de voyage détenus pendant et après les heures de bureau, en conformité avec les normes de sécurité en vigueur et tel que recommandé par l'agent de la sécurité du ministère;

6.1.10 assurer le paiement rapide des factures de cartes de voyage envoyées directement au ministère par l'émetteur, afin de profiter le plus possible des rabais octroyés au gouvernement et d'éviter les frais d'intérêt et de paiement en retard;

6.1.11 informer Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de tout changement au rapport hiérarchique au sein du ministère ou de tout changement de nom ou d'adresse liés aux cartes ministérielles de frais de voyage;

6.1.12 établir les restrictions suivantes concernant les cartes de voyage, nonobstant les limites d'achat imposées par l'émetteur :

6.1.13 veiller à ce les obligations suivantes relativement au paiement des cartes de voyage soient communiquées :

  • tous les frais autorisés imputés à la carte individuelle de voyage sont payables par le détenteur de la carte;
  • le ministère est responsable des frais autorisés découlant de l'utilisation des comptes de voyage ou des cartes ministérielles de frais de voyage.

6.2 Le coordonnateur ministériel des cartes de voyage a les responsabilités suivantes :

6.2.1 Autoriser l'émission, le renouvellement ou l'annulation de toutes les cartes de voyage des employés et du personnel désigné, en tenant compte des éléments suivants :

  • le détenteur de la carte confirme par écrit qu'il a été informé de ses responsabilités et de ses obligations;
  • le coordonnateur des cartes de voyage de l'ancien ministère est consulté au sujet de tout employé transféré afin de déterminer sa carte de voyage antérieure a été annulée en raison d'un défaut de paiement;
  • déterminer si un employé a perdu le privilège d'utiliser une carte individuelle de voyage en raison de non-paiement de son compte par le passé;
  • prendre en considération les circonstances ayant donné lieu à l'annulation d'une carte de voyage émise antérieurement et déterminer si ces dernières ont changé.

6.2.2 Autoriser toutes modification apportées au nom ou à l'adresse du détenteur de carte ministérielle de frais de voyage.

6.2.3 Autoriser les mesures suivantes relativement à la limite de la carte de voyage :

  • tous les changements liés à la limite de crédit et aux retraits de fonds pour les cartes de voyage, en fonction des restrictions applicables à la carte ainsi que des besoins opérationnels et des risques;
  • autoriser à l'avance les dépenses (faites dans des circonstances exceptionnelles) qui entraîneraient un dépassement de la limite de crédit fixée pour la carte de voyage.

6.2.4 S'assurer que les chèques émis par le receveur général à titre d'avances ou les chèques de voyage ne soient utilisés que dans les circonstances suivantes :

  • l'employé décide de ni obtenir ni utiliser une carte de voyage;
  • il n'est pas possible ou économique d'utiliser une carte de crédit;
  • les retraits de fonds au moyen de la carte de voyage ne sont pas disponibles ou sont assujettis à des restrictions.

6.2.5 S'assurer que l'utilisation et le règlement des comptes des cartes de voyage fassent l'objet d'une surveillance.

6.2.6 Gérer le programme de cartes de voyage et de chèques de voyage au sein du ministère;

6.2.7 Fournir des conseils aux détenteurs de carte sur des questions comme les frais non autorisés, effectuer le suivi des problèmes et apporter les mesures correctives en temps opportun.

6.3 Le gestionnaire de centre de responsabilité a les responsabilités suivantes :

6.3.1 Formuler des recommandations au sujet des fonctionnaires et des membres du personnel désigné qui peuvent présenter une demande de carte individuelle de voyage, en tenant compte des besoins opérationnels et des risques. Le gestionnaire doit aussi réévaluer les limites périodiquement ou lorsque les responsabilités opérationnelles changent.

6.3.2 Déterminer si un centre de responsabilité doit soumettre une demande de carte ministérielle de frais de voyage, et réévaluer périodiquement ce besoin ou lorsque les responsabilités opérationnelles changent.

6.3.3 Recommander au coordonnateur ministériel des cartes de voyage des limites raisonnables de crédit et de retrait de fonds raisonnables pour les cartes de voyage, selon l'utilisation prévue, et réévaluer ces limites périodiquement ou lorsque les responsabilités opérationnelles changent.

6.3.4 Attester les factures de cartes de voyage envoyées directement au ministère, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et s'assurer de payer rapidement toute somme due afin de profiter le plus possible des rabais octroyés au gouvernement et d'éviter de payer des frais d'intérêt et de paiement en retard.

6.3.5 S'assurer que la carte de voyage soit annulée lorsqu'un détenteur de carte ne respecte pas l'attestation signée de responsabilités et d'obligations, lorsqu'il est muté dans un autre ministère ou lorsque son emploi prend fin;

6.3.6 Attester le remboursement des frais associés aux retraits de fonds raisonnables, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

6.3.7 S'assurer que les cartes de voyage et les chèques de voyage ne soient pas fournis à des entrepreneurs et ne servent pas à régler leurs frais de voyage;

6.3.8 S'assurer que les détenteurs de carte ne soient remboursés pour les frais d'intérêt et de paiement en retard seulement lorsque le ministère en est responsable (p. ex., le remboursement au détenteur de la carte n'a pas été fait en temps opportun);

6.3.9 Mener une enquête sur tout retard de paiement des factures et prendre des mesures correctives, y compris le recouvrement des sommes auprès des personnes concernées.

6.4 Les personnes à qui l'on a émis une carte de voyageou des chèques de voyage est responsable de :

6.4.1 Fournir une confirmation écrite indiquant que la personne comprend et accepte ses responsabilités et ses obligations avant l'émission de la carte de voyage par le coordonnateur ministériel des cartes d'achat.

6.4.2 S'assurer que seule la personne dont le nom apparaît sur la carte de voyage ou les chèques de voyage soit autorisée à les utiliser.

6.4.3 S'assurer que les cartes de voyage soient utilisées uniquement pour payer les dépenses de voyage en service commandé suivant les limites énoncées à la section 6.1 de la présente directive.

6.4.4 Veiller à ce que les renseignements sur les cartes de voyage soient protégés en tout temps, conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement et aux normes connexes, et selon la recommandation de l'agent de sécurité du ministère;

6.4.5 Garantir la sécurité au niveau du site Web et obtenir la confirmation que la transaction est effectuée avec le bon fournisseur avant de fournir des renseignements sur la carte de voyage par téléphone ou par Internet.

6.4.6 Informer le coordonnateur ministériel des cartes de voyage et l'émetteur des cartes de voyage en cas de frais erronés ou non autorisés, dès qu'ils sont notés, afin de s'assurer que ni le détenteur de la carte ni le ministère ne soient tenus de payer ces frais.

6.4.7 Informer immédiatement le coordonnateur ministériel des cartes de voyage et l'émetteur de la carte de voyage ou des chèques de voyage en cas de perte ou de vol de la carte ou des chèques de voyage.

6.4.8 Informer rapidement l'émetteur de la carte de voyage de tout changement relatif au nom du détenteurs de la carte ou de l'adresse pertinente.

6.4.9 S'assurer de retourner la carte de voyage au coordonnateur ministériel des cartes de voyage ou au gestionnaire du détenteur de la carte, sur demande ou lorsque le détenteur est muté à un autre ministère ou que son emploi prend fin.

6.4.10 Veiller à ce que tous les frais autorisés imputés à une carte individuelle de voyage soient payables par le détenteur de la carte et que les factures soient payées rapidement afin de d'éviter que le solde dû ne devienne en compte en souffrance.

6.5 Exigences en matière de surveillance et de présentation de rapports

6.5.1 Le dirigeant principal des finances est responsable d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en signalant rapport au Bureau du contrôleur général les problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.5.2 Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres ministères importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de :

  • Lancer les appels d'offres et conclure les marchés avec les Service de voyages du gouvernement, y compris émettre les cartes de voyage et les chèques de voyage;
  • Élaborer et diffuser les instructions opérationnelles concernant l'administration du programme des cartes de voyage et des chèques de voyage;
  • Recevoir et évaluer les demandes des ministères et des organismes concernant l'élargissement possible du programme actuel;
  • Surveiller l'exécution des activités des Services de voyages du gouvernement, y compris les cartes de voyage et les chèques de voyage, et apporter les mesures correctives, s'il y a lieu.

8.2 Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor, est responsable de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive ainsi que de fournir des conseils concernant son interprétation.

8.3 Il incombe aux Relations de travail et opérations de rémunération du Secrétariat du Conseil du Trésor d'assurer l'élaboration des Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres, des Autorisations spéciales de voyager et de la Directive du Conseil national mixte sur les voyages, ainsi que de la prestation de conseils concernant leur interprétation.

9. Références

9.1 Autres lois et règlements pertinents

9.2 Instruments stratégiques et publications connexes

10. Demandes de renseignements

10.1 Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec la :

Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613

10.2 Pour les demandes de renseignements reliées à l'administration du programme des cartes de voyage et des chèques de voyage, les responsables de l'administration centrale devraient communiquer avec la :

Initiative des services de voyage partagés
Politiques et affaires corporatives
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Gatineau (QC) K1A 0S5

Couriel : NCRSTSI.Questions@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Annexe-Définitions

avance comptable (accountable advance)
Somme d'argent émanant d'un crédit parlementaire et avancée à une personne qui doit rendre compte de l'utilisation de cette somme ou rembourser celle-ci en conformité avec l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiqueset le Règlement sur les avances comptables.
avance permanente (standing advance)
Avance comptable d'un montant fixe accordée pour une période indéterminée et qui est ramenée à ce montant chaque fois qu'il y a reddition de comptes pour dépenses.
carte de voyage (travel card)
S'entend à la fois des cartes individuelles de voyage et des cartes ministérielles de frais de voyage.
carte individuelle de voyage (individual designated travel card)
Carte émise à un employé ou à un membre du personnel désigné et qui peut servir payer des dépenses de voyage en service commandé.
carte ministérielle de frais de voyage (departmental travel expense card)

Il existe deux modalités pour ces cartes :

  • Un compte (aucune carte n'est émise) est utilisé pour acheter des services de transport en commun, les arrangements étant pris avec le fournisseur de services approuvé par le gouvernement. Le compte sert aussi à payer les frais de transaction liés aux services de voyage.
  • Une carte est émise au nom d'une personne autorisée dans un centre de responsabilité pour payer les frais de voyage autorisés de groupes composés de fonctionnaires ou d'autre personnes, ou de fonctionnaires ou de particuliers individuels, seuls ou en groupe, ou pour l'achat de chèques de voyage.
chèques de voyage (travellers cheques)
Instruments de paiement émis par une institution financière ou une agence de voyage et servant à payer des frais de voyage ou à obtenir des devises locales afin de payer des frais de voyage.
compte en souffrance (delinquent account)
Solde d'une carte individuelle de voyage demeurant impayé après plus de deux cycles de facturation (60 jours), ou solde d'une carte ministérielle de frais de voyage demeurant impayé après plus d'un cycle de facturation (30 jours). Les comptes en souffrance sont assujettis à des intérêts et à des frais de paiement tardif.
coordonnateur ministériel des cartes de voyage (departmental travel card coordinator)
Fonctionnaire d'un ministère qui représente le ministère concernant toute question liée à la participation de ce dernier au programme de cartes de voyage et qui assure la liaison avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et l'émetteur de la carte.
détenteur de carte (cardholder)
Personne dont le nom apparaît sur la carte et qui reçoit à utilise la carte individuelle de voyage ou la carte ministérielle de frais de voyage, en conformité avec les exigences de la présente directive et d'autres instruments stratégiques établis par le Conseil du Trésor et le ministère auquel est rattachée cette personne.
frais autorisés (authorized charges)
Frais engagés ou retraits de fonds effectués par le détenteur de la carte ou toute personne autorisée dans le cadre d'un voyage en service commandé, et imputés à la carte de voyage ou au compte établi au nom de la personne ou du ministère, en conformité avec les exigences et les politiques établies par le Conseil du Trésor et le ministère concerné.
frais non autorisés (unauthorized charges)
Frais et retraits de fonds imputés à une carte de voyage ou à un compte qui ne sont pas rattachés à un voyage en service commandé ou qui sont engagés ou effectués par une personne autre que le détenteur de la carte ou une personne autorisée, ou encore qui ne sont pas conformes aux exigences et aux politiques établies par le Conseil du Trésor et le ministère concerné.
périodique (periodic)
S'entend d'un intervalle de temps considéré comme raisonnable par le dirigeant principal des finances, compte tenu des risques et de la situation particulière du ministère (p. ex., le volume des opérations, l'automatisation des systèmes, la taille et la structure de l'organisation, etc.).
personne autorisée (authorized person)
Personne rattachée à un centre de responsabilité et autorisée à engager des frais au moyen de la carte ministérielle de frais de voyage.
personnel désigné (designated personnel)
Ministres, ministres d'État, secrétaires parlementaires et employés exonérés des ministres à qui l'on peut attribuer une carte de frais de voyage pour acquitter les frais de voyage en service commandé. Il ne comprennent pas les députés, les non-fonctionnaire, les étudiants, les experts-conseils et les participants au programme Échanges Canada.
pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes permettant à un ministère d'exécuter ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, d'exercer une intendance solide, de remplir ses obligations et d'atteindre ses objectifs.
voyage en service commandé (government travel)
Voyage autorisé par l'employeur. Cette expression est utilisée pour dénoter les circonstances dans lesquelles les dépenses prescrites dans les Autorisations spéciales de voyager, la Directive du Conseil national mixte sur les voyages et d'autres exigences en matière de voyage peuvent être payées ou remboursées à même les fonds publics.