Directive sur le numéro d'assurance sociale

1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive entre en vigueur le 26 octobre 2022.
  • 1.2La présente directive remplace la Directive sur le numéro d’assurance sociale datée du 1er avril 2008.

2. Pouvoirs

3. Objectifs et résultats escomptés

  • 3.1

    En plus des objectifs énoncés à l’article 3.1 de la Politique sur la protection de la vie privée, les objectifs de la présente directive sont les suivants :

    • 3.1.1Décrire les restrictions précises imposées aux institutions fédérales pour la collecte, l’usage et la communication du numéro d’assurance sociale (NAS).
    • 3.1.2Prescrire le processus à suivre pour l’autorisation d’une nouvelle collecte ou d’un nouvel usage compatible du NAS.
  • 3.2

    Les résultats escomptés de la présente directive sont les suivants :

    • 3.2.1Les institutions fédérales recueillent et utilisent le NAS uniquement à des fins autorisées.
    • 3.2.2Les Canadiens reçoivent un avis uniforme des fins pour lesquelles le NAS est recueilli par les institutions fédérales et des rapports publics sur ces usages.

4. Exigences

  • 4.1

    Les responsables des institutions fédérales et leurs délégués assument les responsabilités suivantes :

    Surveillance et établissement de rapports

    • 4.1.1Surveiller et établir des rapports sur les exigences de la présente directive conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels.
    • 4.1.2Aviser les fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) de toute loi, de tout règlement, de tout programme ou de toute activité nécessitant des modifications à l’annexe A : Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS.
  • 4.2

    Les cadres supérieurs et les hauts fonctionnaires qui gèrent des programmes ou des activités comportant la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels assument les responsabilités suivantes :

    Collecte du NAS

    • 4.2.1Recueillir le NAS uniquement aux fins autorisées en vertu de lois et de règlements particuliers ou en vertu de programmes ou d’activités exécutés en vertu d’une autorité légitime et approuvés par le Conseil du Trésor, comme il est indiqué à l’annexe A : Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS.
    • 4.2.2

      Informer les personnes concernées lorsqu’on collecte leur NAS à des fins administratives ou non administratives, afin qu’elles sachent exactement :

      • 4.2.2.1pourquoi leur NAS est requis;
      • 4.2.2.2comment il sera utilisé;
      • 4.2.2.3les conséquences découlant du fait de ne pas fournir leur NAS; par exemple, l’inadmissibilité à une prestation ou à un privilège.

      L’obligation d’informer ne s’applique pas lorsque l’avis à la personne risquerait de contrarier les fins ou de compromettre l’usage auxquelles les renseignements sont destinés, dans le cas d’une enquête par exemple. Voir l’annexe A : Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS pour obtenir de plus amples renseignements sur les enquêtes licites.

    Usage et communication du NAS

    • 4.2.3Veiller à ce que tous les usages ou toutes les communications du NAS soient compatibles avec les fins énumérées à l’annexe A : Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS et aient un rapport avec ces fins. En d’autres mots, lorsqu’il y a communication du NAS, il faut veiller à ce que l’institution qui recueille le NAS ait l’autorité légitime de le faire. Cela inclut les programmes et les activités de nature intergouvernementale.
    • 4.2.4Conclure un contrat, un accord d’échange de renseignements, ou une entente d’échange de renseignements lorsque la communication du NAS se produit de manière routinière ou de façon systématique.
    • 4.2.5Prévoir des dispositions spécifiques dans les contrats, les accords d’échange de renseignements et les ententes d’échange de renseignements selon lesquelles le NAS ne servira qu’à des fins compatibles avec les modalités dudit contrat, accord d’échange de renseignements ou entente d’échange de renseignements. Les dispositions spécifiques seront utilisées conformément à la présente directive et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    Processus exigé pour l’autorisation d’une nouvelle collecte ou d’un nouvel usage compatible du NAS

    • 4.2.6

      Veiller à ce que toute nouvelle collecte et tout nouvel usage compatible du NAS :

      • 4.2.6.1visent des fins liées à l’administration des pensions, de l’impôt sur le revenu, des programmes sociaux et de santé;
      • 4.2.6.2soient compatibles avec la définition du NAS en vertu de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.
    • 4.2.7

      Établir l’autorité légitime d’une nouvelle collecte et d’un nouvel usage compatible du NAS en :

      • 4.2.7.1

        Faisant expressément référence au NAS dans une loi nouvelle ou modifiée ou dans un règlement nouveau ou modifié :
        Les institutions fédérales se conforment au processus législatif fédéral afin qu’il soit expressément fait référence au NAS dans une loi ou un règlement en vigueur ou nouvellement adopté. Il n’est pas nécessaire d’obtenir l’approbation politique du Conseil du Trésor dans le cadre de ce processus; ou en

      • 4.2.7.2

        Établissant l’autorité légitime implicite :
        Les institutions fédérales doivent avoir l’autorité légitime pour les programmes ou les activités pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales peuvent seulement recueillir les renseignements personnels, y compris le NAS, qui ont un lien direct avec ses programmes ou ses activités. En outre, les institutions fédérales doivent faire la preuve qu’il est nécessaire de recueillir ou d’utiliser le NAS dans le cadre de ces programmes ou activités.

      En ce qui a trait à l’établissement d’un nouvel usage compatible du NAS, le nouvel usage doit se rapporter de façon raisonnable et directe à la fin première pour laquelle les renseignements ont été obtenus ou recueillis.

    • 4.2.8

      Obtenir l’approbation politique des ministres du Conseil du Trésor avant de mettre en œuvre une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS en fonction de l’autorité légitime implicite. Les détails sur le processus à suivre pour obtenir l’approbation politique pour une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS se trouvent à l’annexe B : Obtention de l’approbation politique.

      Nota – Le NAS peut quand même être utilisé ou communiqué conformément au paragraphe 8(2) et aux alinéas 8(2)b) à 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n’est pas nécessaire d’obtenir une approbation politique spéciale pour de tels usage ou communication. Néanmoins, la collecte initiale doit avoir été faite conformément à la présente directive.

    Indication de l’usage du NAS

    • 4.2.9

      Indiquer l’usage du NAS dans les descriptions du fichier de renseignements personnels (FRP) en citant :

      • 4.2.9.1l’autorité légitime en vertu de laquelle NAS a été recueilli;
      • 4.2.9.2les fins auxquelles il est utilisé.

5. Rôles et responsabilités des organisations fédérales

  • 5.1Les rôles et les responsabilités des institutions fédérales en ce qui concerne la présente directive sont définis à la section 5 de la Politique sur la protection de la vie privée.
  • 5.2Cet article décrit les rôles des autres organisations fédérales clés au regard de la présente directive. En soi, cet article ne confère aucun pouvoir.
  • 5.3

    Le SCT assume les responsabilités suivantes :

    • 5.3.1Mettre à jour l’annexe A : Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS à la suite d’une notification en vertu de l’article 4.1.2 et publier les mises à jour chaque année, ou au besoin.
    • 5.3.2Publier, dans un format accessible, un répertoire des programmes et des activités pour lesquels le NAS est recueilli ou utilisé sur les sites Web du gouvernement du Canada et tout autre service désigné par le SCT en vertu de la Directive sur le gouvernement ouvert.
  • 5.4Emploi et Développement social Canada est responsable de la délivrance des NAS et de la tenue du Registre d’assurance sociale, y compris la communication de renseignements contenus dans le Registre d’assurance sociale en vertu du paragraphe 28.2(5) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

6. Application

  • 6.1La présente directive s’applique aux organisations figurant à la section 6 de la Politique sur la protection de la vie privée.
  • 6.2La présente directive ne s’applique pas à l’usage du NAS par les provinces ou les territoires ou dans le secteur privé.
  • 6.3La présente directive ne s’applique pas lorsque le responsable d’une institution fédérale a le pouvoir délégué en vertu du paragraphe 71(6) de la Loi sur la protection des renseignements personnels d’approuver les nouveaux fichiers de renseignements personnels et ceux auxquels on a apporté des changements importants, qui comprennent le NAS. Cependant, le responsable d’une telle institution fédérale doit se conformer aux modalités relatives à la gestion du NAS, telles que précisées dans la délégation.

7. Références

8. Demandes de renseignements


Annexe A – Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS

En vigueur au 8 novembre 2023

Les institutions fédérales doivent limiter la collecte et leur usage du NAS aux fins administratives et non administratives expressément autorisées par une loi ou un règlement, ou aux fins d’un programme ou d’une activité établie en vertu d’une autorité légitime et tel qu’approuvé par le Conseil du Trésor. Les lois et règlements dans lesquels on fait expressément référence au NAS et les activités et programmes autorisés pour la collecte et l’usage du NAS sont énumérés ci‑dessous.

La présente annexe est à jour à la date de publication et peut être modifiée en fonction de l’évolution du programme et des activités. Bien qu’elle n’accorde aucun pouvoir, elle fournit tout de même une représentation exacte des lois et règlements actuels dans lesquels il est fait explicitement référence au NAS et des programmes et activités autorisés à recueillir et utiliser le NAS. Consultez le site Gouvernement ouvert pour un répertoire de toutes les activités et de tous les programmes autorisés à utiliser le NAS avec les fichiers de renseignements personnels enregistrés, y compris ceux autorisés par les lois et les règlements ci‑dessous.

Lois et règlement dans lesquels il est fait explicitement référence au NAS

  • Règlement sur les prêts aux apprentis (Loi sur les prêts aux apprentis et Loi canadienne sur les prêts aux étudiants)
  • Loi canadienne sur l’épargne-invalidité et Règlement sur l’épargne-invalidité
  • Loi canadienne sur l’épargne-études
  • Loi électorale du Canada
  • Loi sur la Prestation canadienne d’urgence
  • Loi sur la prestation canadienne d’urgence pour étudiants
  • Règlement du Canada sur les normes du travail (Code canadien du travail)
  • Règlement sur le Régime de pensions du Canada (Régime de pensions du Canada) 
  • Loi sur les prestations canadiennes de la relance économique
  • Loi fédérale sur l’aide financière aux étudiants et Règlement fédéral sur l’aide financière aux étudiants
  • Règlement canadien sur les prêts aux étudiants (Loi canadienne sur les prêts aux étudiants)
  • Loi sur la prestation canadienne pour les travailleurs en cas de confinement
  • Loi sur la prestation dentaire
  • Loi sur les mesures de réinsertion et d’indemnisation des militaires et vétérans des Forces canadiennes
  • Loi sur les mesures de soins dentaires
  • Règlement sur la citoyenneté (Loi sur la citoyenneté)
  • Code criminel
  • Règlement sur le refus d’autorisation pour l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales)
  • Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social
  • Loi sur le ministère des Anciens Combattants
  • Loi sur l’assurance-emploi, Règlement sur l’assurance-emploi et Règlement sur l’assurance-emploi (pêche)
  • Loi sur la taxe d’accise (partie IX – Taxe sur les produits et services) et Règlement sur la divulgation du numéro d’assurance sociale
  • Loi sur la protection du revenu agricole
  • Règlement sur la saisie-arrêt pour l’exécution d’ordonnances et d’ententes alimentaires (Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales)
  • Règlement sur les demandes de versement au titre de la taxe d’accise sur l’essence et l’essence d’aviation (Loi sur la taxe d’accise)
  • Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre
  • Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés.
  • Loi de l’impôt sur le revenu et Règlement de l’impôt sur le revenu
  • Loi prévoyant l’indemnisation des militaires ayant subi des blessures pendant leur service
  • Loi sur les prestations d’adaptation pour les travailleurs
  • Loi sur le point de service principal du gouvernement du Canada en cas de décès
  • Règlement sur la sécurité de la vieillesse (Loi sur la sécurité de la vieillesse)
  • Loi sur les pensions et Règlement sur la distraction de pensions
  • Règlement sur la radioprotection
  • Règlement sur la communication de renseignements pour l’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales)
  • Règlement sur les ordonnances alimentaires et les dispositions alimentaires (banques et banques étrangères autorisées)
  • Règlement sur le numéro d’assurance sociale
  • Règlement sur les activités liées à la technologie financière (Loi sur les banques)
  • Règlement sur les ordonnances alimentaires et les dispositions de soutien (associations de détail) (Loi sur les associations coopératives de crédit)
  • Règlement sur les ordonnances alimentaires et les dispositions alimentaires (sociétés de fiducie et de prêt)
  • Règlement concernant la Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d’impôt (Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d’impôt)
  • Loi sur le bien-être des vétérans
  • Loi sur le Programme de protection des salariés et Règlement sur le Programme de protection des salariés
  • Loi sur les allocations aux anciens combattants

Programmes ou activités

  • Programmes destinés aux Autochtones (Emploi et Développement social Canada)
  • Subvention incitative aux apprentis (Emploi et Développement social Canada)
  • Réclamations et indemnisation concernant les dommages liés au système de paye Phénix (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)
  • Programme d’aide d’urgence liée aux conditions des glaces (Pêches et Océans Canada)
  • Allocation canadienne aux parents de jeunes victimes de crimes (Emploi et Développement social Canada)
  • Programme d’aide à la réinstallation des immigrants (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada) y compris le Système des comptes à recevoir du programme d’immigration (SCRPI)
  • Programmes du revenu et des soins de santé (Anciens Combattants Canada)
  • Office d’aide à l’adaptation des travailleurs (Emploi et Développement social Canada)
  • Surveillance de l’accès électronique aux renseignements confidentiels (Agence du revenu du Canada)
  • Fichier dosimétrique national du Canada pour la radioexposition professionnelle (Santé Canada)
  • Fonds d’intégration pour les personnes handicapées (Emploi et Développement social Canada)
  • Administration fédérale des pensions (Services publics et Approvisionnement Canada)
  • Programme d’aide sociale et de développement économique (Services aux Autochtones Canada)
  • Appels en matière d’impôt sur le revenu (Agence du revenu du Canada)
  • Prestation universelle pour la garde d’enfants (Agence du revenu du Canada)
  • Programme de protection des salariés (Emploi et Développement social Canada, Instituts de recherche en santé du Canada)
  • Ententes sur le développement de la main‑d’œuvre (Emploi et Développement social Canada)
  • Stratégie emploi jeunesse (Emploi et Développement social Canada)

Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Le NAS des membres du public ainsi que des fonctionnaires fédéraux actuels et anciens recueilli et utilisé à l’appui des services internes communs suivants fournis par les institutions fédérales :

  • Demandesen vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (collecte limitée aux activités ou aux programmes précisés à l’annexe A de la présente directive)
  • Comptes fournisseurs
  • Comptes clients
  • Dossier personnel de l’employé (nominations par le gouverneur en conseil)
  • Membres de conseils d’administration, de comités et de conseils
  • Marchés de services professionnels de paye et d’avantages sociaux

Activités autorisées

Une liste des usages appropriés du NAS en fonction du contexte historique et législatif est présentée ci‑dessous. La collecte du NAS pour les programmes et activités n’est pas effectuée de façon systématique, elle est plutôt la conséquence des obligations découlant de l’administration de ceux‑ci.

Récupération des dossiers historiques

Bibliothèque et Archives Canada et le ministère de la Défense nationale sont autorisés à utiliser le NAS pour récupérer des dossiers historiques, lorsque celui‑ci constitue le seul identificateur disponible pour les anciens fonctionnaires et les anciens militaires. Cette situation découle du fait que le NAS était utilisé avant l’entrée en vigueur du numéro d’identification de l’employé ou du numéro de service militaire. En outre, la Société canadienne d’hypothèques et de logement est autorisée à utiliser le NAS pour récupérer des dossiers et procéder à des demandes de renseignements associés au Programme de logement pour les ruraux et les Autochtones, qui a pris fin en 1993. Les responsables du Programme des rentes du gouvernement du Canada sont autorisés à utiliser le NAS aux fins de l’administration du programme. Il est possible que d’autres institutions fédérales aient des exigences similaires. Toutefois, l’usage du NAS doit se limiter à la récupération des dossiers historiques.

Collecte et usage du NAS dans le cadre d’enquêtes licites

Les entités doivent limiter l’accès au NAS à des circonstances spécifiques lorsque ce numéro s’applique au contexte et est relié directement à une enquête, ou lorsqu’il est recueilli ou fourni dans le cadre du processus de rassemblement de preuves. Ces activités peuvent comprendre des enquêtes ou la recherche de renseignements de la part des institutions fédérales en ce qui concerne le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Autres fins liées à l’application de lois

La Société d’assurance‑dépôts du Canada (SADC) peut recueillir et utiliser le NAS :

  • lorsque la viabilité future d’une institution membre est en cause ou que la faillite de cette dernière est imminente, afin de mener des examens préparatoires au dépôt en temps opportun des indemnités au titre de l’assurance‑dépôts prévues par la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada;
  • lorsqu’une institution membre fait faillite et que la SADC doit verser les indemnités au titre de l’assurance‑dépôts en vertu de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada, en plus de s’acquitter de ses autres obligations en vertu de cette Loi.

Le ministère des Finances Canada est autorisé à communiquer le NAS à l’Agence du revenu du Canada, conformément aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d’accise.

La Commission de la fonction publique est autorisée à obtenir le NAS auprès de Services publics et Approvisionnement Canada aux fins de la création d’un numéro de service client.

À des fins non administratives seulement

Statistique Canada, Bibliothèque et Archives Canada et la vérificatrice générale du Canada sont autorisés à utiliser le NAS à des fins non administratives et d’une manière conforme à l’administration de la Loi sur la statistique, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et de la Loi sur le vérificateur général, respectivement.

Annexe B : Obtention de l’approbation politique

B.1 Évaluation initiale

  • B.1.1

    Les institutions fédérales qui souhaitent déterminer s’il est approprié d’obtenir l’approbation politique pour établir une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS doivent examiner les points ci‑après.

    • B.1.1.1La nécessité d’utiliser le NAS dans le cadre de l’administration du programme ou de l’activité. Il faut établir que la collecte du NAS ne fait pas que comporter des avantages, mais qu’elle est en fait essentielle pour le programme ou l’activité, et il faut pouvoir montrer qu’elle est nécessaire. Cela signifie aussi que l’on doit faire la preuve que le non‑usage du NAS pourrait avoir des incidences nuisibles importantes.
    • B.1.1.2Les raisons pour lesquelles on ne propose pas de modifications législatives visant à autoriser expressément la nouvelle collecte ou le nouvel usage compatible du NAS.
  • B.1.2

    Une institution qui souhaite obtenir l’approbation politique par l’entremise du Conseil du Trésor, après avoir considéré la nécessité d’utiliser le NAS et les raisons pour lesquelles elle n’a pas obtenu une nouvelle autorité légitime expresse, doit tenir compte des éléments suivants :

    • B.1.2.1les autorités fournies en vertu de la loi ou des lois habilitantes de l’institution;
    • B.1.2.2le lien entre tout nouvel usage proposé du NAS et l’usage actuel ou autres usages de nature législative du NAS;
    • B.1.2.3la Loi sur la protection des renseignements personnels et différentes considérations possibles ayant trait à la Charte des droits et libertés; et
    • B.1.2.4la Politique sur la protection de la vie privée et les directives et normes applicables.

Nota : Il est impératif que les institutions établissent l’autorité légitime nécessaire pour effectuer la collecte. Cette autorité constituera aussi le fondement pour refuser un droit, un avantage ou un service à un particulier qui ne fournit pas son NAS. Il convient de préciser que la demande de consentement auprès d’un particulier comme moyen d’obtenir son NAS ne remplace pas l’obligation d’établir une autorité légitime conformément à ce qui est indiqué dans la présente directive.

B.2 Analyse et consultation

  • B.2.1

    Avant d’obtenir l’approbation des ministres du Conseil du Trésor, il faut suivre les étapes suivantes :

    • B.2.1.1Présenter une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dûment remplie ayant trait à la nouvelle collecte ou le nouvel usage compatible à la Division de la protection de la vie privée et des données du SCT, aux fins d’examen.
    • B.2.1.2Aviser le commissaire à la protection de la vie privée conformément à l’article 4.2.2 de la Politique sur la protection de la vie privée et au paragraphe 9(4)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

B.3 Obtention de l’approbation

  • B.3.1

    Obtenir l’approbation des ministres du Conseil du Trésor :

    • B.3.1.1Les institutions fédérales doivent préparer une présentation pour obtenir l’approbation visant une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS, ou intégrer cette demande dans une présentation plus vaste visant un programme ou une activité. Les considérations prises en compte à la section B.1 de la présente annexe doivent également faire partie du texte de la présentation.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN: 978-0-660-09689-6