Annulée [2009-10-01] - Fonction de contrôleur - Politique sur l'administration de la paye

Les ministères doivent s'assurer :

• que le contrôle sur la garde et la distribution des chèques et sur les relevés de paiement par dépôt direct est effectué par une personne qui n'a aucun pouvoir de signature dans les secteurs de la dotation, de la classification, de l'administration de la rémunération, des opérations de dotation et des opérations liées aux documents d'entrée de paye;
• que la personne chargée de la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct doit, à cette fin, suivre l'orientation fonctionnelle donnée par l'agent financier supérieur;
• lorsqu'il n'est pas possible de consigner individuellement les engagements relatifs aux salaires et aux traitements, que les procédures du ministère prévoient d'autres moyens de tenir compte des répercussions de ces engagements (par exemple, les ministères peuvent contrôler les engagements en multipliant le salaire moyen d'une catégorie par le nombre total de postes dans cette catégorie, tout en tenant compte de l'effet des conventions collectives les plus importantes);
• que la vérification des données d'entrée de paye par l'organisation financière n'est pas une répétition du travail déjà effectué par le personnel des Ressources humaines. Elle devrait toutefois comporter une vérification approfondie des secteurs qui ont des responsabilités financières et des éléments qui sont nécessaires au contrôle financier.

1. Afin de réduire le plus possible les possibilités qu'un employé quitte la fonction publique fédérale avec des sommes d'argent ou du matériel appartenant à l'État, (p. ex., avances comptables en souffrance tels une avance de voyage, une avance permanente, une avance de traitement en cas d'urgence, des fonds de petite caisse, de la monnaie d'appoint, etc.; une carte d'achat; une carte de voyage; une carte d'identité; un congé pris en trop, etc.; du matériel, des outils, des manuels ou autres articles empruntés), les ministères doivent établir un rapport et une liste de vérification de départ obligeant les diverses organisations comme les Ressources humaines, la Sécurité, la Gestion du matériel, l'Administration, la Bibliothèque et les Services financiers à donner leur accord avant qu'un paiement final ne soit remis à l'employé.
2. Les organisations financières devraient toujours être les dernières à donner leur accord de sorte que tous les autres secteurs l'aient déjà fait et qu'aucune somme ne soit due à Sa Majesté; seulement alors le paiement final devrait-il être fait. Si le pouvoir délégué aux termes de l'article 33 de la LGFP l'a été à un service ne relevant pas de l'agent financier supérieur, ce service devrait être le dernier à donner son accord.

1. Il faut établir et tenir à jour des procédures internes et des dossiers convenables sur les accords relatifs aux détachements et aux échanges de sorte que le recouvrement, tel que prévu dans les accords respectifs, puisse être effectué.
2. Lorsqu'un employé est détaché auprès d'un autre ministère fédéral, l'accord peut prévoir que les dépenses salariales, notamment la quote-part des avantages sociaux que doit assumer le ministère, seront remboursées par le ministère d'accueil (puisque l'employé demeure sur la feuille de paye du ministère d'attache). De même, les non-fonctionnaires ou les fonctionnaires provinciaux ou municipaux affectés à l'administration fédérale continueront d'être rémunérés par leurs employeurs habituels qui recouvreront ensuite le traitement de ces personnes auprès du ministère d'accueil. Toute différence de traitement sera assumée par les employeurs habituels.
3. Lorsque le ministère d'accueil n'est pas disposé à payer intégralement le salaire versé à l'employé, la différence est assumée par le ministère d'attache.

Les ministères doivent faire des démarches immédiates pour obtenir une avance de traitement en cas d'urgence lorsque le chèque de paye habituel ne peut être remis à l'employé à la date prévue. Pour plus de renseignements, veuillez consulter Administration de la paye - Généralités, publié par le Secrétariat duConseil du Trésor du Canada et le Règlement sur les avances comptables.)

1. La version révisée de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction des pensions a été proclamée le 19 février 1997 et est entrée en vigueur le 1^er mai 1997.
2. La partie I de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction des pensions permet aux créanciers et à d'autres entités de saisir le traitement et toute autre forme de rémunération des employés du gouvernement, de même que les sommes dues à des particuliers dans le cadre de marchés de services.
3. Les ministères doivent nommer les agents de saisie qui agiront comme intermédiaires pour tous les brefs de saisie-arrêt. Dès qu'il reçoit un bref, l'agent de saisie doit immédiatement établir :
   • si la personne visée par le bref est bien un employé du ministère, de l'organisme ou de la société d'État;
   • si la personne travaille à contrat.
4. Lorsqu'une dette de l'État a été cédée ou qu'une procuration ou un bref de saisie-arrêt est en vigueur, les ministères doivent veiller à ce que le paiement soit remis au cessionnaire, au procureur ou au créancier judiciaire, selon le cas.
5. Les ministères disposent, pour remettre les sommes saisies au tribunal ou au bureau indiqué dans le bref de saisie :
   • dans le cas d'un traitement (employés), de 15 jours civils à compter du dernier jour de la période de paye durant laquelle elles sont retenues;
   • dans le cas d'une autre rémunération, y compris les honoraires ou autres indemnités de même nature (entrepreneurs), de 15 jours civils à compter de leur saisie.
6. Les agents financiers doivent se familiariser avec les procédures de saisie-arrêt de traitements. Ces procédures sont décrites dans Retenues sur la paye, publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
7. Les agents financiers doivent en outre se familiariser avec les procédures de saisie-arrêt de traitements des fonctionnaires lorsque la saisie ne peut être effectuée par retenue sur la paye dans le délai requis, ou lorsqu'il s'agit d'un paiement unique. En outre, les agents financiers doivent se renseigner sur la saisie-arrêt de sommes dues à un entrepreneur, dans le cadre d'un marché de services personnels, et sur la marche à suivre pour remettre au tribunal les sommes saisies. Ces procédures sont décrites dans la directive pertinente du receveur général.
8. Les responsables de l'application des dispositions législatives sur les saisies-arrêts doivent bien connaître la loi et son règlement d'application, ainsi que les procédures connexes décrites dans Retenues sur la paye, publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

1. Veuillez consulter Suppléments s'ajoutant à la rémunération de base, publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, pour connaître les montants à inclure dans les formulaires T4-A.
2. Les organisations financières des ministères doivent tenir des dossiers répondant aux exigences de préparation des formulaires T4-A4. Il s'agit notamment de tenir des dossiers comptables appropriés pour s'assurer que le formulaire T4-A4 Supplémentaire est remis à l'employé au plus tard le dernier jour de février.

1. Lorsque l'employé blessé touche son plein traitement au cours de la période prédéterminée établie par l'employeur, il doit remettre au receveur général toute rémunération de remplacement provenant d'autres sources telle une commission d'indemnisation des accidentés du travail, sauf si la rémunération en question provient d'une assurance-invalidité personnelle dont l'employé ou son agent a payé la prime. Selon une décision de Revenu Canada, les sommes versées par une commission d'indemnisation des accidentés du travail ne sont pas imposables.
2. Pour obtenir d'autres renseignements sur les indemnités et les congés pour accidents du travail, les ministères doivent consulter Indemnisation pour accident de travailet Congé pour accident du travail, publiés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

1. Les articles 34 et 33 de la LGFP autorisent les organisations à déléguer ces pouvoirs à des personnes n'appartenant pas à l'organisation des finances. Dans la mesure où le ministre désigne cette personne par écrit, elle peut exercer ces pouvoirs au nom du ministre.
2. Les ministres et administrateurs généraux doivent déléguer et transmettre les pouvoirs financiers d'une manière qui leur permet de maintenir un contrôle sur les dépenses de fonds publics grâce à une répartition appropriée des responsabilités.
3. Les ministères doivent établir des politiques et des procédures pour s'assurer qu'un contrôle adéquat est exercé sur les pouvoirs délégués et que les personnes détenant les pouvoirs délégués comprennent bien leurs responsabilités.
4. Seules les personnes à qui des pouvoirs ont été délégués officiellement peuvent exercer ces pouvoirs.
5. Le traitement doit faire en sorte que les pouvoirs délégués soient authentifiés avant de poursuivre l'opération.
6. Les pouvoirs doivent être délégués aux titulaires de postes désignés par un titre et non à des personnes désignées par leur nom.
7. Nul n'est autorisé à exercer les pouvoirs délégués à un poste avant que l'agent dont relève le titulaire n'ait convenablement autorisé cette personne à le faire.
8. Les agents détenant des pouvoirs délégués ne peuvent déléguer à nouveau ces pouvoirs.

1. Toute opération sur le Trésor (c.-à-d. paiement) doit être vérifiée et attestée en vertu de l'article 34 de la LGFP.
2. La responsabilité première de la vérification des comptes individuels incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et de certifier le bien-fondé de la demande conformément à l'article 34 de la LGFP. Ces agents sont chargés de confirmer l'exactitude de la demande de paiement et de vérifier les comptes suivant les règles. Dans les cas d'opérations relatives à la paye, en vertu de l'article 34, la personne vérifie si :
   • le bénéficiaire est admissible au paiement;
   • les conditions pertinentes du marché ou de l'entente ont été respectées;
   • l'opération est exacte et le bon code financier est indiqué;
   • les lois, les règlements, les décrets et les directives du Conseil du Trésor, notamment la politique sur les heures supplémentaires, ont tous été respectés.
3. Le processus de vérification des comptes doit produire des preuves tangibles de la vérification et permettre de savoir qui a effectué chacune des étapes de la vérification.

1. Les agents qui autorisent un paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent voir à ce qu'il existe un système de vérification des comptes, conformément à l'article 34 de la LGFP, et à ce que ce système soit utilisé comme il se doit et consciencieusement.
2. Les pouvoirs en vertu de l'article 33 de la LGFP peuvent être délégués à une personne ne relevant pas directement de l'agent financier supérieur (AFS) du ministère. En pareils cas, l'AFS, responsable de la qualité générale de la gestion financière, conserve l'entière responsabilité de l'efficacité et de l'efficience de la personne qui exerce les pouvoirs.
3. En conséquence, l'AFS doit établir la procédure à suivre et vraisemblablement un programme de vérification pour s'assurer que les pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP sont exercés conformément aux normes et aux objectifs de contrôle du ministère. De même, l'AFS doit s'assurer que tous les mécanismes nécessaires sont en place pour que la personne détenant des pouvoirs en vertu de l'article 33 de la LGFP puisse vérifier la légalité du paiement et la disponibilité des fonds.

1. Toute personne à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP doit se voir remettre un ensemble d'instructions ou de procédures à suivre pour s'assurer qu'elle respecte toutes les exigences du ministère et les exigences prévues dans la loi et les règlements.
2. Les agents à qui sont délégués les pouvoirs de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent émettre ces instructions et instaurer le système de vérification des comptes et les contrôles financiers connexes.

1. Deux autres principes doivent être respectés :
   • les pouvoirs de signature accordés en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP ne peuvent être exercés par la même personne à l'égard d'un même paiement;
   • nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement, directement ou indirectement.
2. Finalement, lorsque le receveur général a reconnu qu'une dette de l'État a été cédée ou qu'un paiement fait l'objet d'une procuration et que la cession ou la procuration est en vigueur, une procédure doit être établie pour assurer leur traitement adéquat.