Annulée [2009-10-01] - Politique sur les dépôts

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1. Entrée en vigueur

Ce document contient le texte complet de la politique révisée le 1 ier juillet 1995. Cette politique remplace les sections 10.7.1 à 10.7.6 du Guide d'administration financière pour les ministères et les organismes du gouvernement du Canada, révision consolidée, avril 1991.

2. Objectif de la politique

Protéger les fonds de l'État et réduire ses besoins d'emprunt.

3. Énoncé de la politique

Le gouvernement a pour politique de veiller à ce que les fonds publics qu'il reçoit soient déposés dans les meilleurs délais, afin de prévenir et de limiter le plus possible les cas d'erreurs, de fraude ou d'omission et de réduire les besoins d'emprunt.

4. Application

Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

5. Exigences de la politique

  1. Tous les fonds publics doivent être déposés au Trésor, le plus rapidement possible, mais au minimum à la fréquence et selon les modalités exigées dans le Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics.
  2. Tous les fonds publics perçus ou reçus doivent être déposés dans un compte établi à cette fin par le receveur général, auprès d'une institution financière, auprès d'un service de dépôt ou auprès d'un autre agent financier désigné. Référez à l'appendice A pour des informations relatives aux dépôts électroniques.
  3. Quiconque perçoit ou reçoit des deniers publics doit aussi maintenir un registre de toutes les rentrées de fonds et de tous les dépôts conformément à ce même règlement.
  4. Toute somme reçue doit être versée au Trésor avant de pouvoir être remboursée conformément au règlement sur le remboursement des recettes.
  5. La garde des fonds publics, y inclus les fonds devant être déposés, doit être assurée en tout temps.
  6. Toute réception de fausse monnaie doit être signalée immédiatement à la police. Les ministères doivent alors établir ou rétablir rapidement un compte débiteur; si ils peuvent identifier la personne qui a remis la fausse monnaie; sinon, ils doivent radier la somme pour perte d'argent.
  7. Les déficits de caisse sont habituellement la responsabilité des employés qui les encourent et devraient être recouvrés des intéressés conformément aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphe 76(4) ou article 78. Ils doivent faire l'objet d'un rapport et d'une enquête et être comptabilisés de la façon indiquée au chapitre 4-7, Politique sur les pertes de deniers et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne.
  8. Les excédents de caisse non identifiables doivent être déposés, inscrits comme tels aux livres comptables ministériels et portés au crédit d'un compte de recettes non fiscales. Si un excédent peut être relié à un paiement en particulier, il doit être traité comme un paiement en trop et remboursé conformément au Règlement sur le remboursement des recettes.
  9. Les ministères doivent suivre les exigences décrites à l'appendice B lorsqu'ils traitent dépôts de garantie des entrepreneurs suite à un appel d'offre. Les chèques certifiés reçus à titre de dépôt de garantie pour des fins autres qu'une soumission faite dans le cadre d'un appel d'offres doivent être versés immédiatement au Trésor.

6. Modalités d'application

6.1 Fonds reçus par le courrier

  1. Les ministères doivent veiller à ce que les procédures d'ouverture du courrier et le contenu du registre quotidien des recettes répondent aux exigences financières minimales énoncées dans le guide intitulé La gestion du courrier dans les ministères et organismes du gouvernement, publié par les Archives nationales du Canada.
  2. Deux personnes doivent être présentes lors de l'ouverture du courrier et les recettes doivent être inscrites immédiatement.
  3. Tous les chèques et autres titres négociables reçus doivent être endossés rapidement de la façon suivante : «Pour dépôt au compte du receveur général du Canada».

6.2 Garde des fonds publics

L'agent financier supérieur doit s'assurer que les dispositions prises pour la garde et le transport des fonds répondent aux normes administrées par l'agent de sécurité du ministère et qu'il y a une délimitation claire des responsabilités et une attribution de la responsabilisation.

6.3 Reçus des institutions financières

Les ministères doivent obtenir et conserver les reçus de dépôts remis par les institutions financières au moment du dépôt.

6.4 Chèques postdatés

Les ministères doivent assurer un contrôle efficace de tous les chèques postdatés. Les procédures de contrôle doivent inclure: inscrire tous les détails au moment de leur réception; garder les chèques en lieu sûr jusqu'à leur encaissement; noter sur le registre des débiteurs la date où ils pourront être encaissés; administrer un système de rappel pour s'assurer que les chèques postdatés sont toujours déposés à la date d'échéance.

6.5 Rapprochement des dépôts

Il incombe aux ministères de veiller à ce que leurs registres de dépôts concordent avec les rentrées déclarées à la Banque du Canada. Pour plus de renseignements, prière de consulter la Directive du receveur général 1986-8, «Dépôt électronique des deniers publics au crédit du receveur général du Canada».

6.6 Chèques sans provision

Lorsqu'un chèque sans provision a été déposé au Trésor, le ministère concerné doit établir ou rétablir rapidement un compte débiteur, puis demander au tireur du chèque sans provision soit de faire certifier le chèque soit de le remplacer par un chèque valide.

6.7 Sécurité physique

Les ministères doivent avoir des systèmes, auxquels sont intégrées des méthodes de contrôle efficaces incluant la responsabilisation et des contrôles internes, afin de protéger les fonds publics gardés pendant et après les heures de travail. L'appendice A contient les lignes directrices sur la sécurité physique.

7. Surveillance

  1. Les ministères doivent s'assurer du fonctionnement efficace et efficient de leurs activités de dépôt.
  2. Les ministères devraient effectuer des examens et des vérifications périodiques de leur activités de dépôt afin de s'assurer que ces dernières sont établies et fonctionnent conformément à la présente politique.
  3. Le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifiera l'efficacité de la présente politique par l'examen des rapports ministériels de surveillance de la vérification et de l'exécution.

8. Références

8.1 Autorité

Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.

8.2 Législation pertinente

Articles 2, 17, 17.1, 17(3), 20, 76(4) et 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C. 1985, chapitre F-11).

Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics, C.R.C., c. 728, tel que modifié par DORS/80-449, 83-828 et 94-402.

Règlement sur le remboursement de recettes, C.R.C., c. 729, modifié par DORS/81-920 et le DORS/93-258.

Partie VI du Règlement sur les marchés de l'État C.P. 1987-1355, 30 juin 1987 (DORS/87-402, tel que modifié par DORS/91-651 et DORS/92-503).

8.3 Publications du Secrétariat du conseil du trésor

Politique sur les inscriptions des rentrées et des créances (débiteurs), chapitre 3-2, volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.

Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne, chapitre 4-7, volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.

8.4 Autres publications

Directive du receveur général 1986-8, Dépôt électronique des deniers publics au crédit du receveur général du Canada.

Directive du receveur général 1987-7, Acceptation de cartes de crédit aux fins du paiement de biens et services fournis par le gouvernement.

Directive du receveur général 1995-2, Renseignements qui doivent figurer sur les chèques reçus pour dépôt au crédit du receveur général du Canada.

Archives nationales du Canada; La gestion du courrier dans les ministères et organismes du gouvernement, collection de la gestion des documents, 1979.

Ordre en conseil C.P. 1970-300, 17 février 1970.

9. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à cette politique à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la politique, les agents de l'administration centrale des ministères doivent communiquer avec :

En ce qui a trait à la politique générale,

Division de la politique de la gestionfinancière
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5

Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613

En ce qui a trait aux procédures de dépôt de fonds publics,

Directeur, Direction des accords interbancaires
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie
Travaux publics et services gouvernementaux Canada
8A1
Place du portage, Phase III
11 rue Laurier
Hull, Québec
>K1A 0S5

Téléphone: (819) 956-2945
Télécopieur: (819) 956-7595

Appendice A - Lignes directrices

1. Définition : dépôts de garantie des entrepreneurs suite à un appel d'offre

Les dépôts de garantie des entrepreneurs suite à un appel d'offre comprennent : des chèques certifiés, des obligations garanties par le gouvernement (dont les bons du Trésor du gouvernement du Canada) et des obligations de cautionnement émises par des compagnies de cautionnement reconnues qui ont été approuvées par le Conseil du Trésor.

2. Dépôts électroniques

Les ministères peuvent accepter de leurs clients des paiements effectués au moyen d'un transfert électronique de fonds (TEF). Le receveur général offre aussi aux ministères la possibilité d'enregistrer électroniquement les transactions de cartes de débit et de crédit au point de vente. Ces systèmes permettent de réduire les frais administratifs et, dans certains cas, de verser plus rapidement les fonds au Trésor et de réduire ainsi les frais d'intérêt du gouvernement.

3. Sécurité physique

Les contrôles pour la sécurité physique consistent au moins habituellement à restreindre le nombre et la circulation des clés, à exiger que deux personnes soient présentes pour avoir accès aux coffres-forts, aux chambres fortes et aux caisses enregistreuses, et à établir des procédures en ce qui concerne :

  • le prompt dépôt et la prompte comptabilisation des fonds reçus (les dépôts représentant des sommes importantes devraient être effectués avant 14h00, heure d'Ottawa);
  • le comptage à effectuer et la signature à obtenir lorsque des sommes d'argent changent de main;
  • les dispositions à prendre pour modifier les itinéraires et les heures de dépôts;
  • les dépôts fréquents qu'il faut effectuer afin d'avoir en main le moins d'argent possible;
  • le recours aux services de dépôt de nuit pour éviter que de fortes sommes d'argent ne soient gardées dans les locaux au cours de la nuit; et
  • l'utilisation de camions blindés lorsque la valeur des numéraires inclus dans le dépôt le justifie.

Appendice B - Exigences de la politique pour les dépôts de garantie des entrepreneurs suite à un appel d'offre

1. Dépôts de garantie, information générale

  1. Les chèques certifiés et les obligations garanties par le gouvernement qui sont versés à titre de dépôts de garantie doivent être consignés à la fois à l'actif et au passif dans les registres comptables du ministère et dans les comptes publics du Canada, peu importe s'ils sont conservés par le ministère ou versés au Trésor.
  2. Les ministères doivent entreposer en lieu sûr les chèques de dépôt de garantie non encaissés et les obligations, conformément à la partie VI du Règlement sur les marchés de l'État, ou, s'ils ne disposent pas des installations nécessaires, en confier la garde à la Division des dépôts de valeurs, du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

2. Chèques certifiés

  1. Un chèque certifié remis à titre de dépôts de garantie à la suite d'un appel d'offre doit être conservé sans être encaissé jusqu'à ce que l'adjudicataire du marché soit choisi, et ce, pendant une période maximale d'un an.
  2. Lorsque la soumission est acceptée et que le chèque certifié est alors requis à titre de cautionnement jusqu'au terme du marché, le chèque doit être versé au Trésor, à moins que l'entrepreneur ne demande au ministère de ne pas l'encaisser.
  3. Tout chèque certifié non encaissé doit être remplacé par un chèque certifié valide avant qu'il ne devienne périmé; un chèque est habituellement périmé six mois après la date inscrite sur le chèque.
  4. Si la soumission est rejetée, ou si elle est acceptée et que le chèque certifié accompagnant la soumission n'est pas requis à titre de cautionnement jusqu'au terme du marché, le chèque doit être retourné à l'entrepreneur.

3. Intérêts sur les dépôts de garantie

  1. Des intérêts simples doivent être payés sur tous les dépôts de garantie versés au Trésor. Si l'échéance du dépôt est de moins de 12 mois, l'intérêt doit être payé au moment du retour du dépôt à l'entrepreneur. Si l'échéance est de 12 mois ou plus, l'intérêt doit être payé annuellement, à la date anniversaire du versement du dépôt de garantie, ou à la fin de l'exercice si le ministère juge qu'il est plus facile ainsi d'administrer les paiements d'intérêts. L'intérêt couru qui demeure impayé à la fin de l'exercice est assujetti à la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) (voir le chapitre 5-5). Aucun intérêt ne doit être versé sur des chèques qui sont détenus mais non encaissés ou lorsque l'entrepreneur remet une caution, ou présente une valeur mobilière ou un instrument de garantie de bonne exécution qui est tout simplement placé en fiducie.
  2. L'intérêt doit être calculé selon les taux que le ministère des Finances publie tous les mois. Conformément au décret C.P. 1970-300, du 17 février 1970, le taux d'intérêt doit correspondre à 90 p. 100 de la moyenne arithmétique simple des taux d'adjudication hebdomadaires reconnus des bons du Trésor de trois mois pour le mois qui précède immédiatement le mois à l'égard duquel l'intérêt est payé.
  3. L'intérêt payé sur les dépôts de garantie constitue une dépense législative et peut être recouvré auprès de la Section de la dette publique, Division des services financiers, ministère des Finances. Les ministères et organismes qui établissent et présentent des pièces de journal pour récupérer des frais d'intérêt à l'égard de dépôts de garantie doivent fournir tous les renseignements pertinents concernant l'intérêt payé.