Annulée [2009-10-01] - Acceptation des cartes de crédit aux fins du paiement de biens et services fournis par le gouvernement - Circulaire du CT 1987-18

CIRCULAIRE No : 1987-18

No DE LA DÉLIBÉRATION DU C.T. : 804875

DOSSIER No : 4110-05

DATE : le 15 avril 1987

AUX : Sous-chefs des ministères, et chefs des organismes et des établissements publics

OBJET : Acceptation des cartes de crédit aux fins de paiement de biens et services fournis par le gouvernement

1. Cette circulaire indique aux ministères et organismes les modifications apportées à la politique et aux procédures relatives à l'acceptation des cartes de crédit aux fins du paiement de biens et services fournis par le gouvernement.

2. Elle indique les changements résultants apportés à la section 10.5 du Guide d'administration financière, «Réclamation des sommes dues».

3. Cette circulaire s'applique aux «ministères» tels que définis à l'article 2 de la Loi sur l'administration financière (LAF).

4. En 1980, le Conseil du Trésor (CT) adoptait une politique qui prévoyait l'acceptation des cartes de crédit émises par des institutions financières comme moyen de paiement immédiat de biens et services du gouvernement. La politique n'a été mise en oeuvre que par quelques ministères sur une échelle réduite, en vertu d'accords individuels sous réserve de divers «frais de marchands». Toutefois, bon nombre de ministères prévoient accepter les cartes de crédit afin d'accélérer l'entrée des recettes provenant du recouvrement des coûts ou d'activités génératrices de recettes. À cette fin, les accords provisoires approuvés par le Bureau du Contrôleur général (BCG) seront remplacés par des accords cadres uniformes à l'échelle du gouvernement aux principes présentés ci-dessous.

5. Une évaluation menée par le BCG en mai 1985 a révélé qu'une plus grande acceptation des cartes de crédit entraînerait des retombées importantes sur le plan de la gestion de la trésorerie, notamment :

• des rentrées de fonds plus rapides au crédit du Trésor et des réductions de coûts réalisées grâce à :
  • la réception plus rapide des paiements;
  • la réduction de la charge de travail et des dépenses relatives aux fonctions de crédit, et
  • la réduction des comptes débiteurs irrécouvrables;
• une plus grande commodité et facilité de paiement pour le public;
• le règlement immédiat et exact sur les ventes internationales et en devises canadiennes; et
• l'opportunité d'accroître les ventes.

6. Les modifications suivantes apportées à la politique et aux procédures du CT visent à :

• permettre la négociation centrale d'accords cadres dont les frais bancaires (les «frais de marchands») seront uniformes et aussi bas que possible; et
• éviter le double emploi lors de l'établissement et de la mise en oeuvre d'accords et de procédures relatifs à l'acceptation des cartes de crédit.

7. En raison de la diversité des activités qui entraînent le versement de paiements au gouvernement, tout ministère visé par la politique déterminera où l'utilisation des cartes de crédit convient à ses situations financières. L'acceptation des cartes de crédit n'est pas obligatoire.

8. Au moment de prendre une telle décision, les ministères doivent s'assurer que les applications prévues sont justifiées en regard des retombées sur le plan de la gestion de la trésorerie, des frais administratifs et des frais bancaires connexes.

9. Conformément aux accords cadres, lorsqu'une carte de crédit est utilisée pour acquitter une transaction, les ministères ne doivent pas établir de distinction quant aux taux, services ou autres conditions se rattachant à cette transaction. Les ministères doivent s'assurer, toutefois, que les coûts se rattachant aux cartes de crédit soient incorporées dans leurs barèmes de prix et répartis uniformément à toute la clientèle.

10. Les systèmes de cartes de crédit qui répondent aux objectifs de gestion de la trésorerie du gouvernement et à la politique du CT peuvent être utilisés; actuellement, seules les cartes Visa et Mastercard répondent à ces critères. Pour assurer une plus grande commodité au public et optimiser les recettes, ces deux cartes seront acceptées dans chaque cas où l'acceptation de la carte de crédit est mise en oeuvre.

11. L'acquisition de tout matériel relatif aux cartes de crédit (y compris les blocs imprimants manuels ainsi que les terminaux au point de vente) ne doit pas faire partie d'un accord cadre ou de tout addenda à cet accord. Les ministères devraient évaluer la rentabilité de l'achat ou de la location de cet équipement, qui doit être acquis en passant par les voies normales et être conforme aux normes établies par le Receveur général. Lorsque des volumes élevés de ventes et de transactions ainsi que d'autres considérations opérationnelles le justifient (par exemple la rapidité des opérations et des facteurs de productivité), les ministères devraient envisager d'utiliser des terminaux au point de vente électroniques.

12. Une transaction effectuée par carte de crédit ne doit pas entraîner l'imputation de frais, de remboursements ou d'ajustements à même les deniers publics qui doivent être déposés au crédit du Receveur général (par exemple des bordereaux de vente par carte de crédit présentés à une institution financière par un ministère aux fins d'un tel crédit) ou être traitée de façon non conforme au Règlement sur les réquisitions de paiements, au Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics et au Règlement sur l'émission des chèques.

13. Les notes de crédit, qui sont reconnues par le CT comme des effets de paiement en vertu du paragraphe 28(1) de la LAF, doivent constituer la façon normale d'effectuer les remboursements et les ajustements sur les transactions par carte de crédit. Ces notes doivent être émises conformément aux principes de la politique sur les «crédits hors caisse et ajustements» précisés à la section 10.5 du Guide d'administration financière, et conformément au Règlement sur le remboursement de recettes. En outre, à titre d'effets de paiement, elles doivent être autorisées conformément à l'article 26 de la LAF. Les ministères doivent également rappeler aux émetteurs de notes de crédit l'importance d'indiquer avec exactitude la date d'effet afin d'assurer un juste crédit au titulaire de la carte.

14. Les accords cadres susmentionnés s'appliquent à toutes les applications gouvernementales d'acceptation de cartes de crédit. Au besoin, des modalités ne concernant qu'un seul ministère et conformes à la politique du CT seront ajoutées à ces accords par le biais d'addenda.

15. Sous réserve de la politique et des lignes directrices pertinentes du CT, le RG procédera aux négociations nécessaires et exécutera les accords et les addenda qui s'ensuivront aux fins des arrangements concernant l'acceptation de cartes de crédits. Les ministères doivent passer exclusivement par le RG, qui les aidera à mettre en oeuvre les arrangements nécessaires et qui peut émettre des directives précisant les procédures opérationnelles à suivre.

16. En ce qui concerne les frais bancaires, les institutions financières ont convenu de considérer comme un seul client tous les ministères à qui cette politique s'applique. À l'exception des frais spécifiques couvrant des besoins spéciaux qui doivent être payés distinctement par le ministère, les frais bancaires pour toutes les opérations de cartes de crédit seront calculés en utilisant le taux uniforme de l'accord provisoire ou de l'accord cadre qui s'appliquait au moment de l'opération. Ces frais normalisés seront facturés au RG, qui, à compter du 1er avril 1987, les acquittera mensuellement; ils seront imputés sur le crédit du RG visant à compenser les institutions financières pour les services bancaires rendus. Le RG est également responsable du rapprochement, de la comptabilisation et de la vérification de ces frais, et il doit fournir des données suffisantes aux ministères et aux organismes aux fins de la comptabilisation, du rapprochement et du contrôle internes.

17. En raison des répercussions sur les coûts à l'échelle du gouvernement, le BCG (Division de la gestion de la trésorerie) évaluera continuellement l'efficacité de cette politique.

18. Les demandes de renseignements au sujet des aspects opérationnels de ces arrangements doivent être adressées au :

19. Les demandes de renseignements au sujet de cette circulaire doivent être adressées à la :

Le Sous-contrôleur général
Direction de l'élaboration des politiques
J.A. Macdonald