Réponse de la direction du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à la suite de l'évaluation quinquennale du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Table des matières

• 1.0 Aperçu
• 2.0 Recommandations de l'évaluation et réponse de la direction du SCT
  • Recommandation 1 : Approche axée sur les risques
  • Recommandation 2 : Principes directeurs
  • Recommandation 3 : Gouvernance
  • Recommandation 4 : Communications et mobilisation
  • Recommandation 5 : Gestion horizontale

1.0 Aperçu

Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) s'inscrit dans le cadre des efforts qui sont déployés pour rendre le gouvernement plus efficace en favorisant et en appuyant la mise en place d'un régime de gestion qui est fondé sur les principes, qui tient compte du risque et qui est axé sur les résultats. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) reconnaît qu'un régime traditionnel de commandement et de contrôle peut donner lieu à une perte d'efficience et limiter la créativité et l'esprit d'innovation car il est caractérisé par une aversion au risque, par des règles invariables en toutes circonstances, par l'accent sur les processus et par un important fardeau redditionnel.

Il faut élargir la portée des activités des ministères et des organismes et leur accorder plus de latitude afin que leurs réalisations correspondent davantage aux défis et aux possibilités de l'heure, et ce, pour obtenir de meilleurs résultats pour la population du Canada. Les efforts déployés afin d'améliorer l'efficacité du gouvernement contribuent aussi à renforcer la responsabilisation et l'intendance en précisant les attentes et les responsabilités du SCT et des administrateurs généraux au chapitre de la gestion du risque et de la conformité. Le CRG permet d'acquérir des connaissances détaillées au sujet du rendement de la gestion, de la capacité et des risques à l'échelle des ministères et de l'administration publique.

Le rôle du SCT consiste à s'assurer que les ministères sont bien gérés, rendent des comptes et affectent les ressources en vue d'obtenir des résultats. Le CRG a été élaboré dans le but de clarifier les attentes liées aux responsabilités de gestion des administrateurs généraux et d'aider le SCT à comprendre la capacité de gestion globale et le rendement des organisations.

Plus précisément, le CRG a pour objectif de :

• préciser les attentes en matière de gestion pour les administrateurs généraux en vue de les aider à gérer leur organisation;
• permettre au SCT d'acquérir une perspective générale et détaillée des enjeux et des défis de gestion afin d'orienter l'engagement du SCT auprès des organisations;
• déterminer les tendances pangouvernementales et les problèmes de gestion globaux dans le but de fixer les priorités et d'axer les efforts en ce sens.

Comme l'évaluation quinquennale du CRG l'a souligné, les administrateurs généraux se servent de plus en plus de cet outil afin de guider leurs décisions ainsi que leurs discussions au sujet du rendement avec le greffier du Conseil privé et la haute direction du ministère.

Le SCT utilise également le CRG pour gérer ses relations et ses opérations avec les ministères. Par exemple, il est pris en compte lorsque le SCT examine des présentations au Conseil du Trésor (CT) qui visent à obtenir l'approbation de nouvelles initiatives ou des autorisations de dépenser. Le CRG sert aussi à surveiller la conformité aux politiques du Conseil du Trésor comme celles régissant la passation de marchés ou les biens immobiliers). Le SCT examinera comment une utilisation plus systémique des résultats du CRG peut appuyer ses activités de surveillance comme les présentations au CT ou les examens stratégiques. Dans le cadre des efforts qui sont fournis afin de rendre le gouvernement plus efficace, il est en outre prévu que le CRG pourrait être utilisé pour déterminer la possibilité d'accroître ou non la marge de manoeuvre et les pouvoirs des administrateurs généraux et les mesures qui devraient être alors adoptées. Il va sans dire que la réalisation de cette initiative sera appuyée par l'élaboration de principes directeurs pour l'évaluation et la méthodologie du CRG afin de s'assurer plus particulièrement que les organismes centraux se servent de cet outil d'une manière transparente et claire.

Le SCT tient à souligner que l'évaluation du CRG a conclu que ce cadre atteint ses objectifs et demeure efficace et pertinent. De plus, l'évaluation a conclu que le CRG repose sur une assise solide et donne un aperçu complet du rendement et de la capacité de gestion dans l'ensemble du gouvernement ainsi qu'au sein des ministères et des organismes. À l'échelle internationale, l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) considère que le CRG est l'un des systèmes de pratiques de gestion les plus perfectionnés. L'évaluation quinquennale a reconnu le fait que le CRG a évolué au fil des six dernières rondes d'évaluation. Il a d'abord été un outil servant à faciliter le dialogue entre les administrateurs généraux et le SCT mais s'est progressivement transformé en un mécanisme d'évaluation du rendement plus structuré et plus rigoureux qui aide les administrateurs généraux et le SCT à comprendre les pratiques de gestion et les processus décisionnels des ministères. 

Depuis la mise en oeuvre du CRG en 2003, le SCT y a apporté un certain nombre d'améliorations afin d'en garantir la pertinence et l'efficience dont les suivantes :

• Une importante réduction du fardeau redditionnel pour les ministères et les organismes. Plus précisément, le nombre de composantes de gestion a été ramené de 41 à 21, et on a réduit de moitié le nombre de documents soumis à titre d'éléments probant.
• D'autres mesures de rationalisation ont été prises, notamment une modification de procédure consistant à ramener de deux à un le nombre de versions provisoires des évaluations et l'instauration d'une approche d'évaluation particulière pour les très petits organismes.
• Un portail du CRG a été lancé et il est devenu un outil essentiel, tant pour le SCT que pour les ministères et organismes. Il a notamment facilité la réalisation du processus du CRG et la transmission des documents ministériels au SCT à titre d'éléments probants pour les évaluations et les cotes du CRG.
• Les initiatives de sensibilisation et de mobilisation auprès des ministères et des organismes ont été accrues afin de renforcer les pratiques de gestion à l'échelle de l'administration publique et d'aider le SCT à mieux comprendre le rendement de gestion des ministères. On met notamment sur pied des activités qui visent à partager les pratiques exemplaires en la matière.
• Des améliorations sont constamment apportées au CRG dans le cadre d'analyses rétrospectives à l'interne et à l'externe.

Le SCT accepte les recommandations du rapport d'évaluation en vue d'appuyer l'évolution constante du CRG à titre d'instrument habilitant en matière de rendement et d'outil d'évaluation pour le SCT. Ces recommandations contribueront à la progression du programme de gestion du gouvernement et à la transition vers une approche axée sur les risques. L'objectif d'ensemble consiste à faire du CRG un outil plus stratégique afin de mieux appuyer la fonction de surveillance du SCT et la prise de décisions par les administrateurs généraux, de réduire le fardeau redditionnel, d'éliminer des éléments qui entraînent des pertes d'efficience et de déterminer les tendances et les risques de gestion systémiques ou pangouvernementaux. Pour ce faire, il sera toutefois important de maintenir l'équilibre entre les progrès et la nécessité d'assurer une certaine stabilité.

Des consultations auront lieu en juin et en juillet auprès des intervenants du SCT, des représentants des collectivités fonctionnelles du gouvernement et du Comité directeur des sous-ministres en vue de mettre en oeuvre les recommandations du rapport d'évaluation lors de la ronde VII qui commencera en septembre 2009.

2.0 Recommandations de l'évaluation et réponse de la direction du SCT

Recommandation 1 : Approche axée sur les risques

Approche axée sur les risques pour les grands ministères et organismes

L'un des principaux objectifs du programme gestion du gouvernement est d'assurer la transition vers l'adoption d'une approche axée sur les risques. Le SCT mettra en oeuvre une telle approche pour le CRG qui prendra en compte les composantes de gestion qui devraient être considérées comme obligatoires, l'harmonisation avec les priorités fédérales, la taille du ministère ou de l'organisme, les risques et les résultats des évaluations antérieures. Il faudra aussi tenir compte de la nécessité de maintenir un juste équilibre entre la mise en oeuvre et la nécessité d'une stabilité au niveau des indicateurs afin d'évaluer les progrès accomplis d'une année à l'autre. C'est pourquoi on procédera de façon graduelle.

L'approche axée sur les risques, qui est décrite ci-dessous, intégrera les observations qui ont été reçues des représentants des ministères et des organismes. Elle mettra l'accent sur les principales composantes de gestion qui sont propres au mandat et aux activités de chaque organisation, et elle aidera à réduire le fardeau redditionnel. Lorsqu'il aura recours à l'approche axée sur les risques afin d'évaluer les organisations, le SCT tiendra également compte des autres contextes organisationnels, tels que la nomination d'un nouvel administrateur général. Dans un tel cas, le SCT pourrait envisager de mener une évaluation intégrale qui porterait sur toutes les composantes de gestion lors de la prochaine ronde du CRG.

À compter de la ronde VII, les grands ministères et organismes seront évalués en fonction de quatre catégories de composantes de gestion, soit les composantes de gestion, les composantes de gestion propres aux ministères, les composantes de gestion de rattrapage et les composantes de gestion cycliques. Voici les éléments qui composent l'approche axée sur les risques.

Composantes de gestion fondamentales (évaluation annuelle)

Ces composantes de gestion sont essentielles dans le cadre du régime de gestion du gouvernement, et elles ont une incidence sur toutes les activités. Elles regroupent les fonctions de gestion obligatoires qui doivent faire l'objet d'une évaluation annuelle.

Composantes de gestion propres aux ministères

Le choix de ces composantes de gestion se fera à la lumière du dialogue entre lessecrétaires adjoints des programmes du SCT et les membres de la haute direction et en fonction de leur pertinence par rapport au mandat et aux activités de l'organisation. Voici certains des facteurs pouvant être pris en compte pour déterminer quelles composantes de gestion il convient d'évaluer :

• les changements importants qui touchent les lois et les politiques et qui ont une incidence sur la structure de gouvernance;
• les rajustements importants aux niveaux de référence ou au financement des secteurs de programmes précis;
• le degré de maturité de la composante de gestion propre à l'organisation et à l'administration publique dans son ensemble;
• les modifications de l'architecture des activités des programmes qui sont liées au rendement de la composante de gestion;
• la gestion de l'information sous-jacente et de l'infrastructure de technologie de l'information;
• les changements apportés au niveau de la haute direction ou la nomination d'un nouveau sous-ministre;
• les modifications des priorités et des enjeux clés des intervenants.

Composantes de rattrapage

Cette catégorie de composantes de gestion prendra en compte les secteurs qui sont considérés comme présentant un risque ou une faiblesse (notes « Attention requise »et « Possibilité d'amélioration »), ainsi que les priorités relevées par le SCT lors de la ronde précédente du CRG.

Composantes de gestion cycliques

Un cycle de trois ans sera établi pour les autres composantes de gestion qui n'appartiennent pas aux catégories « fondamentales », « propres aux ministères » ou « rattrapage » afin que tous les ministères et organismes soient évalués en fonction de l'ensemble des composantes de gestion.

Traitement des petits organismes

Le cycle d'évaluation de trois ans pour les petits organismes est encore en vigueur. Conformément à l'approche axée sur les risques, les composantes de gestion qui ne sont pas importantes au regard du mandat et des activités de l'organisme ne seront pas évaluées. Toutefois, l'organisme qui obtient de mauvais résultats à la suite d'une évaluation pourra être évalué plus fréquemment. Une telle décision sera prise à la suite de discussions entre les secrétaires adjoints des programmes et les hauts fonctionnaires ministériels.

Traitement des très petits organismes

Aucun changement au processus actuel n'est proposé pour les très petits organismes. Dans le but d'alléger davantage leur fardeau redditionnel, la définition des très petits organismes, qui s'appliquait aux organisations de 50 employés à plein temps (ÉTP) ou moins et dont le budget annuel était inférieur à 10 millions de dollars, s'applique désormais aux organisations comptant moins de 150 ÉTP dont le budget annuel est inférieur à 40 millions de dollars.

Recommandation 2 : Principes directeurs

Réponse 2.1 : Principes directeurs

Étant donné l'importance qu'il y a à maintenir la stabilité du processus d'évaluation du CRG au fil du temps, le SCT adoptera une approche progressive en vue d'élaborer et de mettre en oeuvre les principes directeurs, et ce, dans une optique de prévisibilité et de continuité ainsi qu'aux fins d'analyse des progrès accomplis d'une année à l'autre.

• En prévision de la ronde VII qui aura lieu en septembre 2009, les responsables des composantes de gestion du SCT incorporeront, au besoin, les principes proposés dans le rapport d'évaluation à la méthodologie d'évaluation, sans perdre de vue la nécessité de maintenir la stabilité d'ensemble des indicateurs.
• Au cours de la prochaine année, la Direction du CRG du SCT et les responsables des composantes de gestion entreprendront un examen de la méthodologie connexe avant l'application intégrale des principes directeurs lors de la ronde VIII en septembre 2010.
• Outre l'élaboration de critères et la détermination d'une orientation clairs concernant l'application de chacun des principes directeurs, cet examen comportera une analyse de la méthodologie et des critères d'évaluation en vue de cerner les lacunes, les chevauchements et les contradictions.
• Le SCT examinera les critères de notation des composantes de gestion dans le but d'inclure l'innovation comme critère essentiel pour l'obtention de la note « Fort ».
• Il sera important de consulter les représentants des collectivités fonctionnelles afin d'assurer la clarté et la transparence de tous les changements pouvant être apportés à la méthodologie et aux mesures des composantes de gestion.

Réponse 2.2 : Reconnaître et récompenser les pratiques de gestion innovatrices

Comme il faut stimuler l'innovation dans la fonction publique, le SCT encouragera et récompensera l'innovation, à la fois au niveau des composantes de gestion et dans les organisations en général. Il prendra notamment les mesures suivantes :

• Des prix d'excellence en gestion s'inspirant des prix d'excellence de la fonction publique seront décernés au titre de l'innovation. Les organisations seront ainsi invitées à mettre de l'avant, de leur plein gré, leurs pratiques de gestion innovatrices. Une telle reconnaissance permettrait de transformer le CRG en un outil qui favorise l'implantation d'une culture de l'innovation dans la fonction publique fédérale.
• On encouragera une mise en commun systémique et régulière des pratiques exemplaires, et ces dernières seront affichées sur le site Web du CRG.

Réponse 2.3 : Poursuivre les efforts afin d'alléger le fardeau redditionnel

Le SCT poursuivra ses efforts dans le but d'alléger le fardeau redditionnel. Ainsi, les composantes de gestion 10, 11 et 21, qui ont trait aux ressources humaines seront fusionnées en une seule et même composante de gestion des personnes (fardeau redditionnel nul). De plus, en consultation avec les représentants des collectivités fonctionnelles, le SCT cherchera à réduire encore plus le nombre et le volume des documents à présenter à propos d'autres composantes de gestion. Nous avons comme objectif d'atteindre une réduction de 20 % environ pour la ronde VII. Cette réduction s'ajoute à celle de 50 % qui a été réalisée lors de la ronde VI.

Recommandation 3 : Gouvernance

Plus précisément, le SCT prévoit prendre les mesures suivantes :

• Faire appel deux fois par année au Comité consultatif de gestion de la fonction publique pour obtenir des conseils sur l'orientation des résultats globaux à partir des rondes précédentes du CRG, notamment les priorités et les lacunes en matière de gestion à l'échelle du gouvernement (printemps) ainsi que l'orientation des plans et de la méthodologie pour les prochaines rondes du CRG (automne).
• Sensibiliser et mobiliser toutes les organisations au moyen de présentations aux hauts fonctionnaires ministériels.

Recommandation 4 : Communications et mobilisation

Plus précisément, le SCT prendra les mesures suivantes :

• Maintenir un dialogue valable entre les secrétaires adjoints des programmes du SCT et les hauts fonctionnaires ministériels au sujet des résultats des évaluations du CRG, ce qui comprend la détermination des priorités et l'élaboration de plans pour traiter des lacunes qui ont été décelées dans les ministères et les organismes.
• Tirer profit des activités de sensibilisation actuelles, y compris les analyses rétrospectives du CRG, les séances de lancement et les séances sur les pratiques de gestion de pointe.
• Mobiliser les membres des collectivités fonctionnelles pour l'application des principes directeurs à la méthodologie du CRG, et communiquer rapidement tout changement du processus d'évaluation.
• Améliorer la capacité du portail du CRG à titre d'outil de communication clé entre le SCT et les ministères et organismes, y compris l'affichage des ressources additionnelles et l'amélioration de la fonctionnalité et de la sécurité.
• Examiner les possibilités de diffuser plus largement les pratiques de gestion en vigueur au gouvernement auprès des parlementaires et des Canadiens.
• Collaborer avec les partenaires afin de mettre en évidence et étudier les pratiques exemplaires en matière de l'excellence de la gestion.

Recommandation 5 : Gestion horizontale

Plus précisément, le SCT renforcera la capacité au sein de la Direction du CRG afin d'atteindre les objectifs suivants :

• Travailler avec les responsables des composantes de gestion afin de s'assurer que les principes directeurs sont appliqués uniformément à la méthodologie du CRG et aux critères de notation;
• Déterminer et évaluer les enjeux globaux grâce notamment à l'analyse des tendances au cours des rondes du CRG et examiner les conséquences des changements apportés au processus du CRG à la suite des recommandations de l'évaluation quinquennale;
• Encourager une utilisation plus systémique et plus transparente des résultats du CRG en vue d'appuyer les activités de surveillance du SCT comme les autorisations ministérielles, les présentations au CT et les examens stratégiques.