Foire aux questions

Rôle du SCT et du SVI

Quels produits de vérification le Secrétariat du Conseil du Trésor s'attend-il à voir en vertu de la Politique?

Les exigences de la Politique sur la vérification interne sont claires à cet égard.

En premier lieu, les administrateurs généraux doivent s'assurer que le SCT " obtienne, en temps opportun, une version électronique dans les deux langues officielles de tous les rapports de vérification interne complétés ". L'annexe B de la politique contient l'énoncé suivant : " On entend par rapports de vérification interne complétés les rapports approuvés par le Comité de vérification interne et qui, s'il y a lieu, comportent les plans d'action de la gestion requis ". Les rapports de vérification interne qui correspondent à cette définition de rapport de vérification interne complété, qu'ils découlent d'une mission d'assurance ou de consultation, doivent être transmis au SCT.

Indépendamment de l'envoi de rapports sur la vérification interne complétés au SCT, la Politique sur la vérification interne exige que les administrateurs généraux informent le SCT, de manière opportune, des questions importantes touchant les risques ou autres problèmes relatifs aux pratiques de gestion, qu'ils surviennent ou non dans le cadre d'une vérification. Cette exigence va dans le même sens que celle de la Politique sur la surveillance active qui stipule que les ministères doivent informer le SCT, de manière opportune, au sujet des préoccupations importantes en matière de gestion. Il est essentiel que le SCT soit informé sans attendre afin de satisfaire à son obligation d'alerter rapidement le gouvernement. Par conséquent, lorsque des préoccupations surviennent dans le cadre d'une vérification, la prestation d'information au SCT, en vertu de ces exigences, ne devrait pas attendre la publication du rapport de vérification interne.

En dernier lieu, la Politique sur la vérification interne stipule que les administrateurs généraux doivent remettre au SCT des copies des plans annuels de vérification interne décrivant les activités de vérification interne qui ont été approuvées par le comité de vérification du ministère. Le SCT devrait également être informé de toute modification au plan de vérification annuel qui a reçu l'aval du comité de vérification.

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Que fait le Secteur de la vérification interne avec l'information transmise par les groupes de vérification interne?

La Section de Interface avec le BVG, analyse de l'environnement et avertissements du Secteur de la vérification interne examine tous les rapports de vérification interne, les plans de vérification interne et autre information fournie par les groupes de vérification interne. Cet examen permet de satisfaire à plusieurs des responsabilités du SVI, notamment :

• signaler, sans tarder, aux ministres du Conseil du Trésor et aux autres secrétariats les nouveaux problèmes identifiés et les points faibles potentiels en suggérant des solutions;
• déterminer des priorités de la vérification interne à l'échelle du gouvernement afin que le Conseil de gestion les examine;
• suivre les activités de vérification interne dans tous les ministères;
• évaluer la qualité des rapports de vérification interne dans l'ensemble du gouvernement;
• donner de la rétroaction aux ministères sur leurs plans de vérification interne.

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À qui au Secrétariat du Conseil du Trésor les ministères doivent -ils envoyer leurs rapports de vérification complétés et leurs plans annuels de vérification approuvés?

Comme l'exige la Directive sur les dirigeants principaux de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général, les administrateurs généraux doivent veiller à ce que l'on remette au contrôleur général, en temps opportun, les documents ci-dessous :

• Plans annuels de vérification axés sur les risques
• Rapports de vérification^[1]
• Rapports annuels du dirigeant principal de la vérification
• Rapports annuels du comité ministériel de vérification
• Lettres de recommandations découlant des vérifications du Bureau du vérificateur général
• Rapports des inspections professionnelles / examens externes

Les ministères et organismes doivent également faire parvenir au BCG les documents suivants :

• Ordres du jour des réunions du comité ministériel de vérification
• Procès-verbaux des réunions du comité ministériel de vérification

Le BCG analysera ces produits puis fournira une rétroaction au sujet de la qualité des documents ainsi que des tendances dégagées à la suite des analyses pangouvernementales.

Le BCG s'attend à recevoir, dans des conditions normales, tous les produits de vérification interne dans un délai d'un mois après leur approbation, rédigés dans une des deux langues officielles. Les versions traduites doivent suivre le plus rapidement possible.

Les documents ne contenant pas d'information sensible (classification de sécurité « Protégé A » ou inférieure) doivent être envoyés par courriel au Registraire du Secteur de la vérification interne. Quant aux documents sensibles (classification « Protégé B » ou supérieure), une version électronique et une copie papier doivent être envoyées par la poste ou par messagerie aux coordonnées suivantes :

Registraire
Secteur de la vérification interne
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, avenue Laurier Ouest, 9^e étage, tour Ouest
Ottawa (Ontario)  K1A OR5

Les ministères et organismes sont tenus d'aviser le Registraire, par courriel, au moins une semaine avant que des rapports de vérification interne ne soient affichés sur leur site Web. Ils doivent aussi lui faire parvenir les documents de communication et les réponses aux médias connexes. Une fois qu'un rapport est affiché dans le site Web, les ministères et organismes doivent en aviser le Registraire et leur communiquer l'adresse Web correspondante. Enfin, le Registraire doit être avisé en temps opportun de tout changement dans les adresses Web des rapports de vérification.

[1] Y compris les rapports de suivi des vérifications. Tous les rapports de vérification doivent être envoyés dans leur version finale et non expurgée.

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Le Secteur de la vérification interne sera-t-il représenté par des membres siégeant à titre de membres aux comités de vérification interne des ministères?

Les représentants du Secteur de la vérification interne ne participeront pas à titre de membres des comités. La prise de décisions relative à la vérification interne au sein d'un ministère relève de celui-ci, non pas du Secrétariat du Conseil du Trésor.

La Politique sur la vérification interne prévoit que le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du vérificateur général doivent avoir accès au comité de vérification, au besoin, pour traiter de questions d'intérêt mutuel ou de préoccupations communes. Cela permet au président du comité de vérification et au Secrétariat du Conseil du Trésor de prévoir la présence de représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor au besoin.

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Le Secteur de la vérification interne veut-il examiner les cadres de référence de la vérification interne devant être effectuée par les ministères avant le début de la vérification interne?

Non. Il revient habituellement au ministère d'établir les cadres de référence des vérifications internes, et le SVI ne veut pas examiner les cadres de référence de chacune des vérifications internes. La seule exception pourrait s'appliquer aux vérifications internes menées à la demande expresse du Secrétariat du Conseil du Trésor.

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Normes de vérification interne

Existe-t-il des différences dans l'application des normes de vérification interne aux missions de consultation en fonction de la manière dont la mission est engagée (p.ex. dans le cadre d'un plan de vérification axé sur les risques, d'une demande spéciale du comité de vérification ou d'une demande de la gestion des programmes?

Non. Les normes sont appliquées quels que soient les projets. Comme l'énonce l'avis concernant la pratique de l'IIA 1000.C1-2, un vérificateur interne est d'abord et avant tout un vérificateur interne. Par conséquent, dans le cadre de la prestation de tous les services, le vérificateur interne est guidé par les normes d'attribut et de rendement des normes professionnelles régissant la vérification interne.

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Rôle de la vérification interne

Les groupes de vérification interne devraient-ils participer aux exercices ministériels d'évaluation des risques?

La Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne énonce que le rôle principal de la vérification interne est de fournir des services d'assurance auprès des cadres supérieurs des ministères. Ce qui n'empêche pas la fonction de vérification interne de fournir des services de vérification interne qui, selon la définition de l'IIA, comprend des services de consultation. L'IIA définit les services de consultation comme des activités consultatives liées aux services à la clientèle dont la nature et la portée sont convenues avec le client et qui visent à donner une valeur ajoutée à l'organisation et à améliorer ses opérations. Ils peuvent comprendre notamment des conseils, des avis, la facilitation, la conception du processus et la formation.

La participation d'un groupe de vérification interne aux exercices d'évaluation des risques pourrait clairement s'inscrire dans la définition de services de consultation.

Le vérificateur interne qui effectue ce travail doit être guidé par les normes de vérification interne. Il est particulièrement important que le chef de la vérification informe la haute direction et le comité de vérification de toutes questions graves en matière de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (norme 2440.C2 de l'IIA).

Dans le cadre des missions de consultation, il faut éviter de compromettre l'indépendance et l'objectivité. La vérification interne ne peut pas assumer une fonction décisionnelle.

(8)

Quel est le rôle de la vérification interne dans le cadre de la surveillance active?

La Politique sur la surveillance active stipule qu'il incombe aux ministères de :

• de se doter d'une capacité pour surveiller activement, de façon continuelle, les pratiques et les contrôles de gestion;
• de développer et de conserver une capacité à détecter et à communiquer au sein de l'organisation, dès que possible, les risques importants, les lacunes éventuelles ou réelles de contrôle et d'autres faiblesses importantes de la gestion.

Bien que la gestion soit principalement responsable de la surveillance active, la fonction de vérification interne fait clairement partie de la capacité des administrateurs généraux de surveiller les pratiques et contrôle en matière de gestion et de contribuer à la détection des risques, des lacunes en matière contrôle et autres faiblesses. Il est également clair que les vérificateurs internes sont tenus d'informer la haute direction de toutes questions importantes en matière de gestion des risques, de contrôle ou de gouvernance.

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Publication des documents de vérification interne

La politique du Conseil du Trésor demande-t-elle aux ministères de rendre leurs plans de vérification interne accessibles au public?

Non. La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor stipule que les rapports de vérification interne complétés doivent être facilement accessibles au public, mais cette exigence ne s'étend pas aux plans de vérification interne. Par contre ces documents peuvent toujours être accessibles par le biais de l'accès à l'information.

La Politique sur la vérification interne demande aux administrateurs généraux de transmettre au Secrétariat du Conseil du Trésor des copies des plans annuels de vérification interne qui décrivent les activités de vérification interne approuvées par leur comité de vérification ministériel.