Guide de la planification intégrée
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Le schéma du contexte de la planification intégrée vise à illustrer les liens entre les éléments moteurs, les processus et les outils qui servent de fer de lance à l’élaboration et à la mise en œuvre du processus de planification intégrée dans la fonction publique.
Section 1 : Fondement législatif et autres éléments moteurs de la planification intégrée
Fondement législatif
L'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité a établi un contexte législatif global qui régit les obligations de rendre compte des administrateurs généraux dans l'exercice de leurs fonctions de gestion des ministères et organismes. La gestion ministérielle englobe la gestion des ressources humaines de l'organisation et cette fonction comprend la planification intégrée.
La Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, comprises dans la Loi sur la modernisation de la fonction publique, constituent les fondements législatifs de la planification des RH. Parmi les lois connexes, mentionnons la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi sur les langues officielles.
La Loi sur la modernisation de la fonction publique (à travers la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique) précise qu'il appartient à l'employeur de définir les besoins actuels et futurs de la fonction publique, de déterminer les besoins en ressources humaines de la fonction publique et de prévoir la répartition et l'utilisation des ressources humaines dans la fonction publique – toutes ces responsabilités étant des éléments clés du processus de planification intégrée.
Consultez ce lien concernant la Loi sur la modernisation de la fonction publique pour obtenir de plus amples renseignements.
Autres éléments moteurs
Le Guide du sous-ministre, un important document publié par le greffier du Conseil privé, vise à clarifier le rôle des sous-ministres dans l'administration fédérale. Le document met en contexte les éléments clés d'un gouvernement responsable afin de permettre au lecteur de bien comprendre la responsabilité et l'obligation de rendre compte individuelles et collectives des ministres. Le guide définit en outre les responsabilités des sous-ministres ainsi que leurs obligations de rendre compte, y compris en ce qui concerne la gestion des ressources humaines et financières.
Le Guide du sous-ministre indique que « La gestion efficace du ministère implique d'intégrer minutieusement la planification de la gestion des ressources humaines à celle des activités ministérielles ».
Consultez ce lien sur le Guide du sous-ministre pour obtenir de plus amples renseignements
Les Priorités stratégiques du greffier renforcent le principe de la planification intégrée des ressources humaines et des activités; une de ces priorités concerne ainsi la mise en œuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique, y compris le renforcement de la planification des ressources humaines.
Consultez ce lien sur sur les Priorités stratégiques du greffier pour obtenir de plus amples renseignements
Les Observations du vérificateur général concernant la planification des ressources humaines (de 1999 à aujourd'hui) rappellent également que la planification est une fonction essentielle à la saine gestion d'une organisation. Ces observations mettent en lumière une planification insuffisante des ressources humaines dans tous les secteurs de la fonction publique et plus particulièrement, le manque d'efficience et d'efficacité lié à l’absence de processus intégré de planification.
Le Cadre de responsabilisation de la gestion, qui fait suite au rapport Des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens et à l'initiative de Modernisation de la fonction de contrôleur, définit le cadre de responsabilisation des administrateurs généraux. Le Cadre établit également un lien étroit avec les responsabilités et les obligations de rendre compte des sous-ministres, telles que définies dans le Guide du sous-ministre, pour faire en sorte que les conditions d'une saine gestion soient réunies en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens. Le Cadre contient des mesures et des indicateurs de rendement à l'égard de dix résultats attendus. Un de ces résultats est la Composante liée aux personnes, qui concerne la gestion des personnes et vise à mesurer la capacité d'une organisation en matière de ressources humaines, y compris sa capacité à disposer au fil du temps d'un effectif renouvelable et abordable. Cette composante rappelle une fois encore l'importance d'une bonne planification intégrée et d'une gestion efficace des ressources.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Cadre de responsabilisation de la gestion, consultez le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor : http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/index-fra.asp
Le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation fait partie de cette série d'instruments sur la responsabilisation. Il définit les obligations de rendre compte des sous-ministres envers la Commission de la fonction publique en ce qui concerne les systèmes de dotation et les pouvoirs délégués de dotation.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation, consultez le site Web de la Commission de la Fonction Publique : http://www.psc-cfp.gc.ca/plcy-pltq/frame-cadre/acco-resp/smaf-crgd-fra.htm
La loi et les éléments moteurs décrits plus haut tracent la voie aux administrateurs généraux et aux membres de la haute direction afin qu’ils puissent inculquer de saines pratiques de gestion grâce à la planification intégrée et qu'ils réalisent ainsi leurs objectifs stratégiques.
Section 2 : Principes et processus de la planification intégrée
Les six principes de la planification intégrée
La planification intégrée repose sur six principes directeurs (p. 2). Ces principes servent de fondement à l'élaboration et à la mise en œuvre des activités et des processus de planification.
Calendrier de la planification intégrée
En se fondant sur les six principes de la planification intégrée, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada a élaboré un Calendrier de la planification intégrée. Le Calendrier est une démarche en quatre phases que l'on peut utiliser pour harmoniser les ressources humaines et les secteurs d'activités de manière à établir une planification intégrée. Le calendrier propose un échéancier approximatif pour chacune des quatre phases.
Définir et planifier les besoins actuels et futurs : une démarche en cinq étapes
Une démarche en cinq étapes pour déterminer les besoins actuels et futurs et planifier en conséquence a également été mise au point afin d'aider les organisations dans leurs efforts de mise en œuvre de la planification intégrée. La liste de contrôle de la planification intégrée des RH et des activités se veut un modèle concret; elle contient une série de questions importantes que les gestionnaires doivent examiner pour élaborer leurs plans. Plus particulièrement, les cinq étapes se présentent comme suit :
- Étape 1 Détermination des objectifs opérationnels.
- Étape 2 Analyse de l'environnement pour voir si on dispose de l'effectif nécessaire pour répondre aux besoins actuels et futurs.
- Étape 3 Évaluer les écarts en ce qui concerne l'effectif – que manque-t-il, selon la perspective des ressources humaines, pour réaliser les objectifs fixés ?
- Étape 4 Agir et adopter des stratégies pour combler ces écarts et obtenir les ressources requises.
- Étape 5 Examiner, contrôler et mesurer si les efforts portent fruit.
Les six principes directeurs, le calendrier de planification et la démarche en cinq étapes forment un socle à partir duquel seront élaborés les activités, les outils et les instruments de planification.
Section 3 : Outils de planification intégrée
Une fois qu'ils ont mis en place les principaux éléments du processus de planification intégrée, les ministères et organismes peuvent utiliser une panoplie d'instruments et d'outils qui les aideront à combler leurs besoins opérationnels. La dernière section du schéma du Contexte de la planification intégrée présente plusieurs outils qui ont été mis au point par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada afin d’aider les ministères à suivre les procédures établies pour l'élaboration des plans intégrés.
Ces outils sont constamment actualisés et ils complètent la Trousse d’outils de la planification intégrée des ressources humaines et des activités publiée en novembre 2004. Les outils de planification intégrée sont mis à la disposition des sous-ministres, des cadres supérieurs, des gestionnaires et des professionnels des ressources humaines, soit tels quels, soit sous une forme adaptée en fonction des besoins propres de chaque ministère ou organisme.
Plus particulièrement, ces outils comprennent les publications suivantes : Planification intégrée : Un guide pour les sous-ministres et les cadres supérieurs, l'Outil de planification et de gestion de la relève, l'Outil de planification et de gestion de la relève à l’intention des cadres supérieurs et l'Outil de planification et de gestion de la relève pour les gestionnaires. Sont également en cours de préparation les Gabarits de la planification intégrée (voir Annexe 1), qui offriront aux ministères et organismes des directives faciles en vue de mettre en œuvre la démarche en cinq étapes dans leur organisation respective. Les outils mentionnés plus haut sont disponibles sur le site de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada.
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