Surveillance des médias électroniques par le gouvernement du Canada - Matériel d'enquête pour la collecte annuelle de données

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Le gouvernement du Canada, représenté par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), et l'Agence des droits des radiodiffuseurs canadiens (ADRC) ont conclu un contrat de licence concernant l'utilisation par les institutions du gouvernement du Canada du contenu d'émissions radiodiffusées et télédiffusées par les membres de l'ADRC. Aux termes de l'entente, le gouvernement du Canada doit :

• fournir de l'information sur chaque signal surveillé sous forme d'un ensemble de calendriers d'enregistrement/de surveillance, ventilés par signal;
• produire une liste des indicatifs et des réseaux d'affiliation de chaque signal surveillé;
• préciser les redevances à acquitter au titre de chaque signal;
• mener une enquête annuelle dont l'objet est de fixer les coûts de surveillance bruts (CSB) engagés par les institutions qui surveillent des signaux ou enregistrent des émissions ou des extraits d'émissions;
• se fonder sur les résultats de l'enquête, qui doit être effectuée en octobre chaque année, pour calculer les redevances à verser à l'ADRC.

Méthodologie

Institutions participantes

Le bassin des institutions qui sont soumises à l'enquête annuelle est constitué des institutions du gouvernement du Canada qui participent au programme de Suivi électronique des médias (SEM) et toutes autres institutions connues ou dont on croit, en toute vraisemblance, qu'elles surveillent de façon systématique des émissions ou des signaux de membres de l'ADRC. Une liste des utilisateurs du programme SEM, mise à jour en février 2005, énumère 78 institutions, dont bon nombre ont participé à des enquêtes antérieures.

Personne-ressource au sein de l'institution

Le chef des communications de chacune des institutions désignera une personne de l'unité de surveillance des médias qui :

• sera invitée à assister à des séances d'information au besoin;
• fournira l'information requise;
• servira de point central pour la collecte et la déclaration des données sur les CSB.

Séance d'information

Les participants seront informés de la tenue d'une séance d'information à laquelle :

1. un sommaire des données recueillies lors d'enquêtes antérieures, par exemple celles de novembre 2003 et janvier 2005, sera distribué aux représentants de chaque institution;
2. le Matériel d'enquête pour la collecte annuelle de données sera distribué;
3. des exemplaires vierges de chaque formulaire de collecte de données qui sera utilisé dans le cadre de l'enquête annuelle seront distribués;
4. les tâches à réaliser seront décrites;
5. les dates du début et de la fin de l'enquête seront annoncées;
6. des renseignements seront offerts sur les modalités et conditions de l'entente;
7. les participants apprendront que les formulaires de collecte de données remplis doivent parvenir au chercheur responsable avant la fin de la deuxième semaine suivant la période de l'enquête;
8. les participants pourront poser des questions.

Matériel pour la collecte de données

La forme et le contenu des formulaires de collecte de données utilisés aux fins de l'enquête ont évolué grâce à l'expérience et à la rétroaction des institutions participantes.

Une brève description de chaque formulaire suivra. Il s'agit du registre de surveillance d'émissions, du dossier du personnel de surveillance, du dossier d'investissement, du dossier des dépenses de fonctionnement, du dossier sur l'usage d'extraits en format électronique restreint.

Le registre de surveillance d'émissions, reproduit à l'annexe A, sert à indiquer :

1. l'indicatif de tout signal de radiodiffusion surveillé par l'institution au cours de la période de l'enquête;
2. le réseau auquel est affilié chaque signal;
3. le calendrier de surveillance de chaque signal.

Exemple :

Si l'émission surveillée est Canada AM, qui est radiodiffusée de 6 h 30 à 8 h 30, du lundi au vendredi, à l'antenne de CJOH, membre du réseau CTV, le calendrier de surveillance se présenterait comme il suit.

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Registre de surveillance d'émissions de télévision - version textuelle

Le registre de surveillance d'émissions de radio se remplit de la même façon.

Le dossier du personnel de surveillance, reproduit à l'annexe B, sert à recueillir de l'information sur le poste et l'emploi (groupe et niveau) :

1. du personnel et des gestionnaires qui participent directement ou de façon importante à la surveillance d'émissions de radio ou de télévision;
2. des membres du personnel qui préparent les extraits, les transcriptions et les notes sommaires à l'intention des utilisateurs de l'institution;
3. le pourcentage de temps que chacun d'eux consacre à la surveillance d'émissions radiophoniques ou télévisées.

Exemple :

Inscrivez le nom de l'institution et la date du dernier jour de la période d'enquête dans les espaces prévus, puis inscrivez le titre et la classification des personnes qui surveillent la radiodiffusion d'émissions de radio et de télévision et le pourcentage du temps de chacun consacré à la surveillance et à des activités connexes. Voici un exemple de formulaire rempli.

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Le dossier d'investissement, reproduit à l'annexe C, sert à identifier les dépenses en immobilisations consacrées à la surveillance d'émissions de radio et de télévision. Il s'agit des renseignements suivants :

1. le type de matériel acheté à cette fin, y compris ordinateurs, magnétoscopes et autres;
2. le coût du matériel;
3. la date d'achat de chaque article.

Exemple :

Inscrivez le nom de l'institution et la date du dernier jour de la période d'enquête dans les espaces prévus, puis décrivez chaque article et précisez-en le coût et la date d'acquisition.

Voici un exemple de dossier rempli.

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La première section du dossier des dépenses de fonctionnement, reproduit à l'annexe D, sert à noter les dépenses de fonctionnement engagées lors de la surveillance de signaux radiodiffusés. Il s'agit, notamment, d'y inscrire :

1. les locations d'équipement, les achats de licences de logiciels, les fournitures de bureau, les services de téléphone et de réseau;
2. le coût de chaque article.

Exemple :

Inscrivez le nom de l'institution et le dernier jour de la période d'enquête dans les espaces prévus, puis décrivez l'article loué à court ou à long terme ou acheté, précisez-en le coût et la date d'acquisition dans les espaces réservés à cette fin. Voici un exemple de formulaire rempli :

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La deuxième section du dossier des dépenses de fonctionnement est réservée aux particularités des locaux occupés par l'unité de surveillance des médias. Les institutions doivent y préciser :

1. le nom de l'immeuble ou le nom de la rue et l'adresse municipale;
2. l'étage sur lequel est située l'unité;
3. le nombre de mètres carrés consacrés à la surveillance des signaux radiodiffusés.

Voici un exemple de dossier rempli.

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Le dossier sur l'usage d'extraits en format électronique restreint, reproduit à l'annexe E, sert à indiquer les spécifications utilisées dans la production de copies électroniques d'extraits offerts aux utilisateurs.

Aux termes du contrat de licence, une institution peut offrir aux utilisateurs, sous forme de pièces jointes à des courriels ou de fichiers accessibles sur son site intranet, des copies électroniques d'extraits en format électronique restreint seulement. La résolution du format ne peut être supérieure à 352 pixels sur 288, et la fréquence des trames ne doit pas dépasser 12 par seconde.

Comme c'est les cas des autres formulaires, la première étape consiste à inscrire le nom de l'institution et la période visée dans les espaces réservés à cette fin.

La deuxième étape consiste à préciser si des copies électroniques des extraits sont offertes aux utilisateurs sous forme de pièces jointes à des courriels ou de fichiers accessibles dans l'intranet. Si la case « Non » est cochée, il n'est nécessaire de fournir aucun autre renseignement. Si la case « Oui » est cochée, les autres sections du formulaire doivent être remplies.

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Si la réponse est « Oui », l'institution doit préciser la résolution et la fréquence de trames des extraits électroniques accessibles aux utilisateurs en remplissant la section suivante.

Exemple :

Une institution qui reproduit des extraits électroniques dont la résolution est de 352 pixels sur 288 et dont la fréquence de trames est de 20 par seconde remplirait la section comme il suit.

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Calendrier de collecte de données

Semaine de l'enquête

La semaine de l'enquête, le représentant ou la représentante de l'institution remplit le registre de surveillance d'émissions pour chaque station de radio ou de télévision surveillée de même que la section sur les locaux occupés du dossier des dépenses de fonctionnement, comme il est décrit ci-dessus.

De plus, le personnel de l'unité de surveillance des médias extrait des systèmes d'information financière et autres les données dont il a besoin pour remplir le dossier sur l'usage d'extraits en format électronique restreint, le dossier d'investissement et le dossier des dépenses de fonctionnement. L'information ainsi obtenue est inscrite sur les formulaires respectifs de la manière prescrite.

Première semaine suivant la semaine de l'enquête

Des retards sont à prévoir à cause de problèmes éventuels de récupération de l'information financière. Par conséquent, la semaine qui suit celle de l'enquête est considérée comme une période de grâce.

Deuxième semaine suivant la semaine de l'enquête

La deuxième semaine suivant la semaine de l'enquête, la représentante ou le représentant de chaque institution est invité à faire le point sur la situation par téléphone. À ce moment, le recherchiste juge si l'obtention de l'information requise d'une institution particulière pose problème. Le cas échéant, il tente de résoudre les problèmes.

Troisième semaine suivant la semaine de l'enquête

Le mercredi de la troisième semaine suivant la semaine de l'enquête, les institutions doivent avoir rempli tous les formulaires de collecte de données, et ces derniers doivent parvenir au recherchiste avant la fermeture des bureaux le vendredi suivant.

Quatrième semaine suivant la semaine de l'enquête

La quatrième semaine suivant la semaine de l'enquête, le recherchiste relance les représentants qui n'ont pas rendu les formulaires de collecte de données remplis et leur rappelle qu'ils ont dépassé la date limite.

Si le recherchiste constate qu'une institution n'a pas rempli les formulaires à la fermeture des bureaux le vendredi de la quatrième semaine suivant la semaine de l'enquête, il amorce le processus de traitement des données manquantes. La première étape consiste à consulter le rapport sur le rattachement des populations¹ du gouvernement du Canada pour connaître le nombre d'employés que compte chaque institution. Le recherchiste se fonde sur le nombre d'employés pour classer les institutions dans les catégories petite, moyenne et grande.

Dépouillement et analyse des données

Données manquantes

Là où il manque des données, un ensemble de données corrigé doit être produit. À cette fin, le recherchiste calcule la moyenne des données de la catégorie à laquelle appartient l'institution concernée, et la moyenne remplace les données manquantes.

Correction de données

Comme le précise le contrat de licence, l'ensemble de données corrigé sera modifié afin de prévenir la divulgation inopportune des dépenses engagées par des institutions chargées de l'application de la loi, de la sécurité nationale et d'interventions d'urgence. À cette fin, les dépenses d'immobilisations, de personnel, de fonctionnement et de loyers des organismes suivants sont additionnées et forment une seule entrée sous la rubrique « Services de maintien de l'ordre, de la sécurité et des mesures d'urgence » :

1. Service canadien du renseignement de sécurité;
2. Protection des infrastructures essentielles et protection civile;
3. Gendarmerie royale du Canada.

Dépouillement des données

Enfin, les dépenses correspondant aux quatre composantes des CSB - dépenses d'immobilisations, de personnel de fonctionnement et de loyers - de chaque institution visée par l'enquête sont additionnées pour calculer les CSB du gouvernement du Canada.

Le montant des redevances à payer est ensuite calculé conformément aux dispositions du contrat de licence.

L'ADRC doit examiner et approuver tout changement au matériel d'enquête pour la collecte de données décrit aux présentes avant que débute la collecte de données. De plus, l'ADRC doit examiner et approuver les résultats de l'enquête.

Questions

Prière d'adresser toute demande de renseignements à :

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