ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (2005-09) - Archivé

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Annexe E - Information sur les droits prioritaires du personnel exonéré des cabinets de ministre - Commission de la fonction publique du Canada

Introduction

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) régit les nominations aux postes à pourvoir dans la fonction publique fédérale et vise à promouvoir et à protéger les valeurs de dotation associées au principe de sélection au mérite. Certaines dispositions de la LEFP accordent exceptionnellement à différentes catégories de personnes le droit d'être nommées en priorité absolue avant les autres si elles satisfont aux critères d'admissibilité prévus. L'article 39 de la LEFP accorde notamment un droit de nomination prioritaire à certaines personnes qui ont été recrutées directement par un ministre (« personnel exonéré »).

Vous trouverez ci-après des renseignements généraux sur l'admissibilité du personnel exonéré des cabinets de ministre à une nomination prioritaire et les formalités administratives à suivre pour demander à la Commission de la fonction publique (CFP) d'évaluer si une personne ayant travaillé dans un cabinet de ministre est effectivement admissible à une nomination prioritaire. Ces renseignements intéresseront principalement le personnel des cabinets de ministre, les personnes qui songent à accepter un tel emploi et les responsables des services de gestion des ressources humaines dans les cabinets de ministre et dans les ministères.

Admissibilité

Certaines des personnes qui sont employées dans un cabinet de ministre pour exécuter des tâches directement liées à la direction du portefeuille ministériel ou pour assumer d'autres fonctions officielles peuvent être admissibles à une nomination prioritaire. Les nominations prioritaires du personnel exonéré des ministres s'appliquent également au personnel exonéré des ministres d'État. Le personnel du Chef de l'opposition à la Chambre des communes, du leader du gouvernement au Sénat ainsi que du leader de l'opposition au Sénat est aussi admissible à ce type de nomination prioritaire [LEFP, paragraphe 39(6)].

Les personnes embauchées par un ministre en sa qualité de député fédéral pour travailler à la Chambre de communes ou dans son bureau de circonscription et les fonctionnaires qui font partie de « l'effectif ministériel » du ministre NE SONT PAS ADMISSIBLES à ce type de nomination prioritaire.

L'expression « personnel exonéré » est tirée des Lignes directrices à l'intention des cabinets de ministre, dans les Pratiques administratives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Autrement dit, même si la LEFP autorise un ministre à « nommer le personnel de son cabinet, notamment son directeur de cabinet », ce type de nomination n'est pas soumis aux dispositions de la LEFP. Certains arrangements spéciaux sont prévus pour distinguer les fonds affectés à la rémunération du « personnel exonéré » et le budget salarial réservé pour le personnel travaillant dans le bureau du ministre à la Chambre des communes ou dans son bureau de circonscription. Les lignes directrices du SCT incluent une structure des postes du personnel exonéré qui précise les titres des postes, les types d'emplois et les genres de postes habituellement inclus dans le personnel des cabinets de ministre.

Droits prioritaires (LEFP, article 39)

Quand une personne ayant travaillé dans un cabinet de ministre en qualité d'employé exonéré est jugée admissible à une nomination prioritaire, elle a le droit d'être nommée sans concours et en priorité absolue à n'importe quel poste de la fonction publique pour lequel elle est jugée qualifiée; elle doit donc être nommée avant toute autre personne sauf les fonctionnaires excédentaires qui doivent être replacés dans leur ministère d'attache [LEFP, alinéa 29(1.1)] et les fonctionnaires en congé qui sont aussi admissibles à une nomination prioritaire conformément aux dispositions de l'article 30 de la LEFP. Le droit à une nomination prioritaire est accordé pour un an et prend effet à la date de cessation d'emploi dans un cabinet de ministre. La priorité vient à échéance dès que la personne intéressée est nommée à la fonction publique. Ce type de nomination prioritaire est soustrait aux dispositions de l'article 21 de la LEFP sur le droit d'appel. Un recours peut être exercé par voie de plainte, conformément aux dispositions de l'article 6 et du paragraphe 7.1 de la LEFP.

Critères d'admissibilité

La personne intéressée doit avoir effectivement cessé de travailler dans un cabinet de ministre et sera jugée admissible à une nomination prioritaire :

• si elle avait le statut de fonctionnaire immédiatement avant d'entrer à l'emploi d'un cabinet de ministre [alinéa 39(3)(a)];
• statut de « fonctionnaire » : quiconque a été nommé (pour une durée indéterminée ou une période déterminée) à un poste dans la fonction publique conformément aux dispositions de la LEFP a le statut de « fonctionnaire », sauf le « personnel temporaire » [paragraphe 21.2 de la LEFP];
• peu importe à quel titre ou pendant combien de temps exactement elle a travaillé dans un cabinet de ministre;

ou

• si elle est devenue admissible à une nomination à la fonction publique sous le régime de la LEFP alors qu'elle était à l'emploi d'un cabinet de ministre [alinéa 39(3)(b)];
• elle est « admissible à une nomination » si elle a été jugée dûment qualifiée dans le cadre d'un concours public soumis aux dispositions de la LEFP et a été par conséquent inscrite sur une liste d'admissibilité;
• peu importe à quel titre ou pendant combien de temps exactement elle a travaillé dans un cabinet de ministre;

ou

• si elle a exercé, pendant au moins trois années de service continu, les fonctions de directeur de cabinet, adjoint spécial ou secrétaire particulier d'un ministre ou a été titulaire successivement de ces postes [alinéa 39(4)];
• « au moins trois ans » signifie trois années consécutives;
• ces trois années d'emploi continu peuvent avoir été cumulées en travaillant dans le cabinet de différents ministres, à condition qu'il n'y ait pas eu interruption d'emploi;
• elle doit avoir été continuellement à l'emploi d'un cabinet de ministre et avoir effectivement exercé ces fonctions pendant trois ans ou plus, sans tenir compte des périodes où elle était en affectation ou en congé (notamment pour briguer les suffrages ou participer à une campagne électorale). Les périodes d'affectation temporaire ou de congé ne constituent cependant pas une interruption d'emploi qui obligerait de reprendre à zéro le calcul du nombre d'années accumulées;
• les titres « directeur de cabinet », « adjoint spécial » et « secrétaire particulier » s'appliquent aux postes de niveau supérieur, PAS aux postes de soutien administratif; le titulaire doit aider le ministre en sa qualité de ministre seulement (pas à titre de député au Parlement) notamment en fournissant des conseils en matière de politiques ou de communications ou en dirigeant les services administratifs d'un cabinet de ministre (comme adjoint spécial aux opérations ou adjoint administratif);
• il n'est pas nécessaire que le titulaire fasse directement rapport au ministre;
• les titres indiqués dans la LEFP sont parfois désignés autrement pour des raisons pratiques (par exemple, adjoint législatif, conseiller en communications, etc.). Voir la liste des titres équivalents dans la Structure des postes du personnel exonéré pour le personnel exonéré des ministres.

Entrée en vigueur / durée / échéance de la période ouvrant droit à une nomination prioritaire

Le droit à une nomination prioritaire prend effet à la date officielle de cessation d'emploi dans un cabinet de ministre. La personne intéressée demeure admissible à une nomination prioritaire pendant un an. Elle cesse d'être admissible à une nomination prioritaire un an plus tard ou aussitôt qu'elle est nommée à un poste pour une durée indéterminée ou une période déterminée dans la fonction publique fédérale. La date d'entrée en vigueur et la durée de la période ouvrant droit à une nomination prioritaire sont fixées par la LEFP. Elles ne peuvent donc pas être changées (par exemple, pour accorder un délai de grâce aux personnes qui s'inscrivent en retard au répertoire de la CFP ou pour remettre à plus tard l'application de leur droit à une nomination prioritaire si elles trouvent entre-temps du travail dans un autre cabinet de ministre).

La raison de la cessation d'emploi, démission ou autre, n'entre pas en compte. Il n'est pas nécessaire que le ministre ait cessé d'exercer ses fonctions. Par contre, dans les cas où un ministre quitte son poste, les employés qui ne démissionnent pas cessent d'être à l'emploi du cabinet de ministre 30 jours après le départ du ministre. [LEFP, paragraphe 39(2)]

Rôles de la Commission de la fonction publique (CFP) et des ministères

La CFP doit d'abord déterminer si la personne intéressée satisfait aux critères d'admissibilité prévus, en tenant compte des particularités de chaque cas. La CFP maintient un répertoire de bénéficiaires de priorité et veille à ce que le personnel des cabinets de ministre et les autres personnes admissibles à une nomination prioritaire soient dûment pris en considération lorsque les ministères ont des postes vacants à pourvoir. Les ministères doivent évaluer la candidature des bénéficiaires de priorité et les nommer aux postes à pourvoir, le cas échéant, conformément aux pouvoirs de dotation qui leur ont été délégués. La CFP demeure toutefois responsable des nominations aux postes de direction (peu fréquentes) et utilise la même méthode que pour tous les autres aspirants au groupe de la direction pour évaluer les compétences en gestion des bénéficiaires de priorité avant de les nommer à un poste correspondant à leurs titres et qualités.

La CFP considère que les nominations aux termes de l'article 39 constituent une dérogation exceptionnelle aux dispositions et principes fondamentaux de la Loi car la LEFP vise essentiellement à assurer le respect du principe de sélection au mérite dans les nominations à la fonction publique fédérale. Jugeant qu'il est important d'appliquer les dispositions et principes de la Loi conformément aux intentions initiales du Parlement, la Commission interprète habituellement de façon restrictive les dispositions de l'article 39 de la LEFP pour éviter de multiplier indûment les cas d'exception.

Procédure à suivre pour soumettre une demande d'évaluation

La demande d'évaluation peut être soumise à la CFP par la personne intéressée ou, le plus souvent, par un représentant du cabinet du ministre agissant en son nom. En règle générale, la demande d'évaluation est soumise par le chef des ressources humaines du ministère ou par un cadre supérieur à la direction des ressources humaines agissant comme conseiller en ressources humaines auprès du cabinet du ministre, de façon à simplifier le suivi administratif.

Vous trouverez en annexe le formulaire « Demande d'évaluation - Admissibilité du personnel des cabinets de ministre à une nomination prioritaire » à l'adresse Internet suivante :http://www.psc-cfp.gc.ca/priority-priorite/index_f.htm. Tous les renseignements exigés par la CFP sont indiqués sur le formulaire électronique.

La demande d'évaluation doit être signée par la personne intéressée ainsi que par le directeur de cabinet du ministre. Cependant, si la personne intéressée était chef de cabinet, la demande d'évaluation doit être signée par le ministre.

En signant le formulaire de Demande d'évaluation, toutes les parties intéressées confirment que les renseignements fournis à la CFP sont exacts et complets et que les fonctions exercées par la personne intéressée respectent effectivement les critères d'admissibilité prévus pour le personnel des cabinets de ministre en ce qui concerne la nature, le type et la durée de l'emploi (notamment, le titre du poste, les responsabilités du titulaire, les dates de nomination et de cessation d'emploi ainsi que les périodes de congé et d'affectation à l'extérieur du cabinet de ministre). Dans les cas où il est impossible d'obtenir la signature du chef de cabinet ou du ministre, un cadre supérieur à la direction des ressources humaines du ministère peut être désigné pour fournir les attestations exigées.

Le formulaire dûment signé doit être transmis au responsable désigné, à la direction des ressources humaines du ministère, pour qu'il soumette la demande d'évaluation à la CFP.

Si la personne intéressée souhaite que sa demande d'évaluation soit tenue confidentielle (ne soit pas portée à l'attention des cadres supérieurs du cabinet de ministre), la CFP peut à la rigueur accepter que les attestations soient fournies par le chef des ressources humaines ou un cadre supérieur à la direction des ressources humaines du ministère. Si les signatures ne sont disponibles, la CFP pourrait offrir une évaluation préliminaire en attente des attestations exigées.

La demande d'évaluation doit être adressée à :

La CFP communiquera en même temps sa décision à l'expéditeur de la demande d'évaluation et à la personne intéressée. Si elle satisfait aux critères d'admissibilité, la CFP informera la personne intéressée de la procédure à suivre pour se prévaloir de son droit à une nomination prioritaire.

Procédure à suivre pour s'inscrire au répertoire des bénéficiaires de priorité

Si elle reçoit une lettre de la CFP l'avisant qu'elle est admissible à une nomination prioritaire, la personne intéressée devra communiquer avec le bureau de la CFP approprié quand elle cessera de travailler dans un cabinet de ministre, pour confirmer qu'elle désire se prévaloir de son admissibilité à une nomination prioritaire. Sa candidature sera alors inscrite au répertoire national où sont inscrites toutes les personnes qui sont admissibles à une nomination prioritaire conformément aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. Si elle souhaite que sa candidature soit prise en considération pour les postes de direction :

• Dans la plupart des cas, la candidature des bénéficiaires de priorité sera uniquement présentée à des postes de divers niveaux sauf aux postes de direction. Si la personne intéressée possède les compétences requises et aimerait postuler un emploi de direction, elle est invitée à demander à la CFP d'évaluer ses aptitudes en gestion en utilisant la même méthode que pour tout autre aspirant au groupe de la direction. S'il est établi que la personne intéressée possède toutes les compétences requises pour être nommée à un poste de direction, la CFP inscrit son nom sur une liste d'attente. La Commission se chargera directement de la nommer à un poste si une possibilité de placement se présente à un poste approprié, tant qu'elle sera admissible à une nomination prioritaire.
• Pour éviter tout conflit d'intérêts, réel ou apparent, les outils de sélection et d'évaluation suivants sont appliqués dans tous les cas :
• un test d'évaluation au centre de psychologie du personnel de la CFP;
• une entrevue devant un jury pour évaluer ses titres de compétence et antécédents professionnels;
• une vérification systématique des références;
• un examen de compétence en langue seconde, si elle souhaite que sa candidature soit prise en considération pour les postes bilingues.

Procédure à suivre pour jumeler les candidatures aux postes à pourvoir

Le ministère doit d'abord aviser la CFP de son intention de pourvoir à un poste vacant. Pour la majorité des postes (sauf les postes de direction), c'est le bureau régional de la CFP qui présente au ministère la candidature des bénéficiaires de priorité potentiellement qualifiés. Le ministère doit ensuite évaluer leur candidature plus en profondeur et informer la CFP du résultat de l'évaluation :

• Si un seul bénéficiaire de priorité est jugé qualifié, le ministère doit nommer cette personne au poste à pourvoir. Par contre, si plusieurs bénéficiaires de priorité sont jugés qualifiés, le ministère doit respecter l'ordre de préséance des divers types de nominations prioritaires selon la LEFP et le REFP (autrement dit, le ministère doit nommer d'abord les fonctionnaires excédentaires du ministère, ensuite les fonctionnaires qui reviennent d'un congé, le personnel des ministres et les autres bénéficiaires de priorité). Si aucun bénéficiaire de priorité n'est disponible ou si personne ne possède les qualités exigées, le ministère peut pourvoir au poste par d'autres moyens.

Pour les nominations aux postes de direction, c'est la direction des programmes pour les cadres de direction qui vérifie au répertoire des bénéficiaires de priorité possédant les aptitudes requises pour accéder au groupe de la direction, consulte le ministère et, le cas échéant, recommande la candidature de la personne intéressée à la CFP si elle semble convenir pour le poste à pourvoir. Si sa candidature est retenue, la CFP se chargera directement de la nommer au poste à pourvoir.

La personne intéressée peut non seulement s'inscrire au répertoire des bénéficiaires de priorité afin que la CFP présente sa candidature aux ministères, mais peut aussi, comme tout autre bénéficiaire de priorité, prendre l'initiative de soumettre personnellement sa candidature aux ministères en réponse à un avis de concours ou si elle apprend par d'autres moyens l'existence d'un poste à pourvoir. Elle doit évidemment prendre soin d'informer le ministère qu'elle est admissible à une nomination prioritaire. Les gestionnaires du ministère doivent alors vérifier auprès de la CFP si cette personne est inscrite au répertoire des bénéficiaires de priorité. Si elle est effectivement admissible à une nomination prioritaire et possède toutes les qualités exigées, le ministère est obligé de la nommer au poste à pourvoir avant les autres candidats et candidates, comme si sa candidature avait été présentée par la CFP.

Références

1. Loi sur l'emploi dans la fonction publique, article 39, « Personnel des cabinets de ministre » (disponible sur le site Web CFP http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/psea-lefp/index_f.htm).
2. Commission de la fonction publique (CFP) : Manuel de dotation, chapitre 5, « Priorités » (http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/pol-guid/chap_05/index_f.htm) (porte sur les droits prioritaires en général).
3. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : « Pratiques administratives : Lignes directrices à l'intention des cabinets de ministre ». Ce document est disponible à l'adresse Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/mg-ldm/gfmo-fra.asp
4. Vous pouvez aussi accéder au manuel de dotation de la CFP à partir de la page sur les ressources humaines de Publiservice (http://publiservice.gc.ca/hr/hr_f.html) sous la rubrique Documentation de référence sur la dotation (accessible uniquement aux abonnés du gouvernement fédéral à Publiservice).

Renseignements complémentaires

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, n'hésitez pas à communiquer avec la Section de l'administration des priorités à la Commission de la fonction publique, au (613) 995-4636.