Rapport final au Parlement sur les mesures prises à la suite du Rapport sur le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de la vérificatrice générale

Rapport déposé par le président du Conseil du Trésor et le commissaire
à la protection de la vie privée du Canada

Avril 2004

Contexte :
Dans son rapport, déposé le 30 septembre 2003, la vérificatrice générale a recommandé que :
Le commissaire à la protection de la vie privée, de concert avec la présidente du Conseil du Trésor, devrait agir immédiatement pour recouvrer toutes les sommes qui ont été versées de manière inappropriée. Cela comprend des paiements non justifiés de crédits de congés annuels, de primes de rendement, d'indemnités de retraite, de frais de voyage et d'accueil ainsi que d'avances.
Elle a également recommandé que :
La présidente du Conseil du Trésor et le commissaire à la protection de la vie privée (par intérim) devraient soumettre au Parlement un rapport décrivant les mesures qui seront prises pour déterminer toutes les sommes qui ont été utilisées de manière inappropriée, les étapes qui seront suivies pour assurer leur remboursement intégral, ainsi que le calendrier d'exécution.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a répondu :
D'accord. La présidente et le commissaire à la protection de la vie privée (par intérim) vont déposer un rapport, avant la fin du mois d'octobre, précisant les mesures à prendre. À cet effet, on devra revoir, avec le Bureau de la vérificatrice générale, les constatations spécifiques de la vérification. Une fois que ces mesures auront été prises, un rapport final sera remis au Parlement.
Plan d’action :
Les paragraphes suivants décrivent les mesures qui ont été ou seront prises en ce qui concerne chaque catégorie de dépenses mentionnées par la vérificatrice générale :
1.	Paiement des congés annuels
Rapport initial (31 oct. 2003)
La vérificatrice générale a identifié quatre cas où, croit-elle, il y a eu paiement inapproprié de congés annuels. Une restitution complète a été effectuée dans deux cas. Dans les deux autres, nous travaillons avec les représentants du Bureau de la vérificatrice générale et nos conseillers juridiques pour déterminer quels montants devraient être remboursés. Après cet examen, les sommes appropriées seront recouvrées.
Le point (avril 2004)
Nous venons de terminer l’analyse des sommes exactes que devraient rembourser deux autres personnes. Dans un cas, le montant total de congés annuels a été récupéré par une déduction de la somme qui autrement aurait été versée à cette personne et par un remboursement du solde net qu’elle a à payer. Elle a remboursé le montant net à payer à l’État et ce cas est maintenant réglé. Dans le deuxième cas, soit celui de l’ancien commissaire, tous les montants relevés comme étant remboursables ont été déduits de l’indemnité de départ à laquelle il a droit. Par conséquent, aucun solde net ne sera versé à l’ancien commissaire. Il en a été informé par écrit par le conseiller juridique en mars 2004.
2.	Primes de rendement
Rapport initial (31 oct. 2003)
Les primes de rendement seront examinées une par une pour déterminer si leur versement était justifié et, si c'était le cas, si les montants appropriés ont été versés. Des arrangements seront alors faits pour recouvrer les versements excessifs et assurer une comptabilisation appropriée des versements réels.
Le point (avril 2004)
On vient de terminer l’étude des primes de rendement pour les trois dernières années. On s’affaire à récupérer le montant intégral des primes versées à trois anciens hauts fonctionnaires au cours de cette période. Dans un cas (le même que celui mentionné à la section 1 précédente), le montant intégral des primes de rendement a été récupéré par une déduction des sommes qui autrement auraient été versées à cette personne qui a également versé le solde net en souffrance. Ce cas est maintenant réglé. Dans les deux autres cas, nous avons également déduit la somme intégrale des primes de rendement précédentes que devrait autrement payer le Commissariat à la protection de la vie privée à ces personnes. Elles contestent toutefois cette décision et prétendent que le montant intégral de ces primes de rendement doit être maintenu. Le conseiller juridique assure maintenant le suivi de ces deux cas en notre nom.
De plus, dans le cas de plusieurs autres cadres toujours à l’emploi du Commissariat à la protection de la vie privée, on a amorcé le remboursement partiel des primes de rendement précédentes. Le total du montant en souffrance a été remboursé par 2 personnes. Dans quatre autres cas, nous avons convenu avec les employés que les sommes seront recouvrées à même d’autres montants auxquels ils auront droit. Ces sommes seront remboursées sur une période de un à trois ans selon les particularités de chaque cas.
3.	Paiement forfaitaire à la retraite
Rapport initial (31 oct. 2003)
Nous avons demandé un avis juridique afin de savoir si une partie ou la totalité de ce paiement peut être recouvrée. L'avis juridique reçu indique que le paiement a été effectué sans excéder les paramètres de l'autorité du commissaire à la protection de la vie privée précédent et qu'il n'est pas recouvrable.
Le point (avril 2004)
Aucune autre mesure requise.
4.	Réclamations des frais de voyage et d’accueil
Rapport initial (31 oct. 2003)
a)	Les formulaires de réclamations et autres documents à l'appui pour chaque transaction seront examinés. Afin de terminer cet examen aussi rapidement que possible et de la façon la plus efficiente possible, les évaluateurs devront avoir accès au personnel du Bureau de la vérificatrice générale et bénéficier de leur entière collaboration. 
b)	Une décision sera prise quant aux montants recouvrables en fonction de cet examen et des avis de nos conseillers juridiques. Les personnes qui doivent de l'argent recevront une demande de remboursement. 
c)	Les mesures de recouvrement appropriées seront alors prises. Cela pourrait inclure la compensation des sommes dues par des retenues sur les sommes versées à ces personnes (p. ex., leur salaire, prestations de retraite, prestations de départ ou de cessation d'emploi) selon un calendrier de remboursement négocié ou, si nécessaire, une action en justice.
Le point (avril 2004)
Le Bureau de la vérificatrice générale nous a fourni les renseignements nécessaires, ce qui nous a permis de terminer l’analyse des opérations effectuées. Nous avons confirmé auprès de notre conseiller juridique que certaines sommes relatives aux frais de voyages et d’accueil présentées dans le rapport de la vérificatrice générale peuvent être recouvrées et nous avons maintenant déterminé le montant total des frais de voyage et d’accueil à recouvrer. Dans le cas de l’ancien commissaire, auquel une grande partie de cette somme s’applique, le total que nous avons relevé comme pouvant être recouvré a été déduit de son indemnité de départ. Par conséquent, comme il est mentionné à la section 1, aucun paiement n’est versé à l’ancien commissaire et le conseiller juridique l’en a informé par écrit en mars 2004. Dans le cas de l’autre personne à laquelle une grande partie de cette somme s’applique, des réclamations de frais de voyages et d’accueil non permises sont également déduites des sommes qui autrement lui auraient été versées. Le conseiller juridique assure maintenant le suivi de cette situation en notre nom.
5.	Avances en cours
Rapport initial (31 oct. 2003)
Les avances en cours accordées à l'ancien commissaire à la protection de la vie privée seront recouvrées à même son indemnité de cessation d'emploi qui n'a pas encore été versée.
Le point (avril 2004)
Cette mesure a été appliquée. Comme il est mentionné précédemment, toutes les sommes que nous avons désignées comme pouvant être recouvrées ont été déduites de l’indemnité de départ de l’ancien commissaire à la protection de la vie privée. Par conséquent, aucun paiement n’est versé à l’ancien commissaire et le conseiller juridique l’en a informé par écrit en mars 2004.
Sommaire 
Jusqu’à ce jour, un total de 199 656 $ a été remboursé directement par les personnes ou bien les personnes visées ont accepté d’effectuer un remboursement, soit par une déduction des sommes qui autrement leur auraient été versées, soit par l’établissement d’un calendrier sur le remboursement accepté par les parties. Une autre somme de 155 059 $ qui a été désignée comme devant être remboursée par trois personnes à l’État fait l’objet d’un contentieux. Nous avons déduit les montants des primes auxquelles ils auraient droit. On ne peut prévoir à ce moment-ci quand ces litiges pourront être réglés.