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Lignes directrices pour la préparation des plans d'entreprise


I. BUT

Les présentes lignes directrices ont pour but d'aider la direction d'une société d'État, en collaboration avec le conseil d'administration, à élaborer un plan d'entreprise. Elles étoffent et précisent les principales exigences relatives au contenu des plans d'entreprise qui sont énoncées dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et dans le Règlement sur les plans d'entreprise, les budgets et les résumés des sociétés d'État.

Les présentes lignes directrices ne visent pas à limiter les renseignements qu'une société estime pertinents ou à en modifier la forme de présentation au ministre de tutelle ou au Cabinet.

II. PRINCIPES GÉNÉRAUX

  1. Le plan d'entreprise constitue la pierre angulaire du régime de responsabilisation adopté par le Parlement à l'égard des sociétés d'État. Ce régime accorde plus de latitude aux sociétés d'État qu'aux ministères sur le plan de la gestion pour leur permettre d'appliquer avec efficacité et efficience des objectifs de nature commerciale ou relevant de l'intérêt public, en réduisant le plus possible l'intervention de l'État. En retour, le régime exige que les sociétés d'État informent le gouvernement de leurs activités, questions stratégiques et plans, et qu'elles lui fassent périodiquement rapport sur l'application des objectifs énoncés dans le plan.
  2. Comme pour les entreprises du secteur privé, le plan d'entreprise d'une société d'État doit découler d'une analyse approfondie de la société et de son environnement effectuée par la haute direction et le conseil d'administration. Il doit imposer à la société une orientation stratégique envisagée pour la période de planification (p. ex. ses buts/objectifs, ses stratégies, etc).
  3. Fondé sur une évaluation de la position stratégique actuelle de la société, le plan d'entreprise doit présenter cette évaluation, y compris une analyse de l'environnement commercial et opérationnel de la société. Le plan doit déterminer avec précision les principales questions stratégiques auxquelles la société devra faire face au cours de la période de planification. Il doit présenter un aperçu des mesures prévues pour y donner suite.
  4. Les plans d'entreprise doivent établir d'étroits rapports entre les questions stratégiques, les objectifs pour la période de planification, et les stratégies élaborées pour réaliser ces objectifs. Ils doivent également renfermer des indicateurs de rendement connexes accompagnés d'objectifs servant de repères lors de l'examen des résultats dans les plans d'entreprise subséquents.
  5. Les sociétés doivent se servir du plan d'entreprise comme un système de pré-alerte permettant de signaler au gouvernement les événements à venir. Il convient d'y énoncer et d'évaluer les principales manifestations et décisions anticipées auxquelles le gouvernement devra vraisemblablement donner suite au cours de la période de planification.

III. DÉFINITIONS

Les définitions applicables aux présentes lignes directrices sont celles énoncées dans la Loi sur la gestion des finances publiques et dans le Règlement sur les plans d'entreprise, les budgets et les résumés des sociétés d'État.

IV. CONTENU DU PLAN D'ENTREPRISE

Le plan d'entreprise doit renfermer les éléments suivants :

1. UN RÉSUMÉ

Le résumé doit faire ressortir les questions stratégiques à étudier au cours de la période de planification, les principaux objectifs de la société et les stratégies envisagées. Il convient d'examiner les principales décisions qui devront être prises par la société au cours de la période de planification, par exemple au sujet des grands projets d'investissement, des nouveaux programmes ou activités, et des plans de financement.

2. LE MANDAT

La description du mandat de la société (y compris les dispositions législatives et les décisions connexes du Cabinet) doit comprendre une description du rôle de la société sur le plan de l'intérêt public.

3. UN PROFIL DE LA SOCIÉTÉ

Ce court aperçu des activités de la société doit aborder, par exemple, les antécédents de la société, ses principaux programmes ou domaines d'activité, sa structure organisationnelle et sa situation financière et, s'il y a lieu, renfermer des statistiques sommaires. Le cas échéant, ces renseignements doivent être accompagnés d'un aperçu des secteurs économiques ou stratégiques dans lesquels la société exerce son activité, ainsi qu'une description des débouchés, menaces et changements importants auxquels la société fait face. Cette section doit également renfermer un bref résumé de la concurrence exercée dans chacun des grands secteurs d'activité de la société et de tout autre programme d'aide publique (fédéral et provincial) destiné à une même clientèle.

4. LES QUESTIONS STRATÉGIQUES POUR LA PÉRIODE DE PLANIFICATION

Il convient de préciser les principales questions stratégiques auxquelles la société est confrontée. Ce processus doit se fonder sur des évaluations du rendement récent, de l'environnement commercial externe anticipé, et des points forts et des faiblesses de la société. Ces questions, qui sont déterminées par la direction et le conseil d'administration de la société, doivent constituer le fondement de la stratégie de la société pour la période de planification. Cette section doit englober les éléments suivants :

(A) UNE ÉVALUATION DES RÉSULTATS

Au départ, il convient de fonder l'analyse des questions stratégiques sur une évaluation et une explication, comportant des renseignements quantitatifs, des écarts importants entre les résultats récents réels (projetés) et le rendement prévu.

(B) UNE ANALYSE DE L'ENVIRONNEMENT COMMERCIAL EXTERNE

L'analyse, par la société, du contexte économique et commercial externe anticipé pour la période de planification représente un élément important du plan d'entreprise. Elle doit porter en grande partie sur les principaux facteurs externes de réussite, y compris le niveau de concurrence auquel la société fait face, les marchés, les relations de travail, le taux d'inflation et les taux d'intérêt. Cet exposé doit permettre de bien saisir les questions stratégiques relatives à l'environnement opérationnel externe (tant sur le plan des menaces que sur celui des débouchés) de la société.

(C) UNE ÉVALUATION DES RESSOURCES À LA DISPOSITION DE LA SOCIÉTÉ

Une auto-évaluation des points forts et des faiblesses de la société, à partir du rendement réel par rapport aux objectifs fixés et au rendement des concurrents, devrait être présentée. Cette évaluation permet souvent de déterminer les questions stratégiques qui nécessiteront des redressements au cours de la période de planification. Par exemple, il faudrait peut-être accroître la productivité de la main-d'oeuvre ou augmenter les marges bénéficiaires, se dessaisir d'activités commerciales non essentielles, mieux cibler les services, améliorer les systèmes d'information de gestion, établir une meilleure concordance entre l'actif et le passif au chapitre des échéances, etc.

5. DES OBJECTIFS, DES STRATÉGIES ET DES INDICATEURS DE RENDEMENT

Cette section constitue le corps du plan d'entreprise; il faut donc y indiquer de façon exacte, pour chacun des grands secteurs d'activité, les intentions de la société pour les cinq prochains exercices, les objectifs que la société entend atteindre, de quelle manière elle prévoit d'arriver à ses fins (stratégies) et les indicateurs de rendement servant à évaluer les progrès.

La description des objectifs de la société, de ses stratégies et des objectifs de rendement s'y rattachant, qui est approuvée par la direction et le conseil d'administration pour la période de planification, doit se fonder sur la précédente analyse des questions stratégiques. Elle devrait comprendre:

(A) L'ÉTABLISSEMENT DES OBJECTIFS

Les objectifs de la société pour chacun de ses principaux secteurs d'activité pour les cinq prochains exercices doivent être clairement énoncés. Ils doivent être précis, découler des questions stratégiques établies pour la période de planification et y être liés. (On ne doit pas uniquement y reprendre les éléments du mandat de la société.) Par exemple, les objectifs peuvent comprendre des déclarations visant à garantir la viabilité financière, à accroître la capacité de la société en matière de concurrence et à maintenir sa position sur le plan de l'actif, etc.

(B) UNE DESCRIPTION DES STRATÉGIES

La description des stratégies retenues doit indiquer de quelle façon leur mise en oeuvre permettra d'atteindre les objectifs fixés. Parmi les stratégies, mentionnons par exemple, des mesures visant à contenir ou à réduire les coûts, des projets de modernisation ou d'agrandissement nécessitant de nouvelles immobilisations, des initiatives ayant pour but d'accroître la part du marché et des mesures pour assainir les relations de travail, etc. On doit, dans la mesure du possible, quantifier les répercussions anticipées de chaque stratégie sur les politiques, le fonctionnement, les activités ou les pratiques de gestion ou de fonctionnement de la société.

(C) L'ÉTABLISSEMENT D'INDICATEURS ET D'OBJECTIFS DE RENDEMENT

Pour chacun des objectifs précisés, il convient de fixer des indicateurs et objectifs de rendement, tant sur le plan des opérations que sur celui des finances. Les indicateurs de rendement peuvent, par exemple, porter sur l'augmentation de la productivité (%) ou la réduction des coûts ($) par rapport à la situation qui prévaudrait si aucun changement n'était apporté. Il faut préciser dans le plan les raisons pour lesquelles ces objectifs seraient accessibles.

Pour ce qui est des objectifs, les indicateurs de rendement doivent porter sur des questions que la société maîtrise relativement bien. Les indicateurs de rendement adoptés pour le premier exercice du plan sont évidemment particulièrement importants. En règle générale, pour faciliter la reddition de comptes, il convient d'établir au plus deux indicateurs de rendement pour chaque objectif.

Il est reconnu que le niveau d'incertitude inhérent à l'établissement des objectifs, stratégies et indicateurs de rendement, de même qu'aux projections financières, augmente au cours des derniers exercices de la période de planification. Néanmoins, ces éléments devraient être logiquement répartis sur la durée intégrale de la période de planification de cinq ans.

6. LES ÉTATS FINANCIERS

Le plan d'entreprise doit comprendre des états financiers portant sur les deux exercices précédant la période de planification (les résultats réels pour le premier exercice et des projections pour l'exercice courant) et des états pro forma pour chacun des cinq exercices suivants :

(A) ÉTATS DES REVENUS

Ce document doit indiquer les catégories de recettes et de dépenses dans chacun des grands domaines d'activité et comprendre des états des bénéfices non répartis.

(B) BILAN

(C) EXPOSÉ DE L'ÉVOLUTION DE LA SITUATION FINANCIÈRE

Ce document doit énoncer tous les mouvements de trésorerie, notamment toutes les opérations budgétaires et non budgétaires effectuées sur le Trésor. Pour les sociétés financées par affectations de crédits, des états doivent être déposés pour l'exercice de la société et pour celui du gouvernement, si les dates de clôture de ces exercices diffèrent.

Le plan d'entreprise devrait également présenter une analyse des états financiers englobant:

  • une description des hypothèses détaillées à la base des prévisions de la société;
  • pour les principales hypothèses, une analyse de la sensibilité des projections du plan (p. ex. la rentabilité et les mouvements de trésorerie) par rapport à l'évolution des hypothèses;
  • une description des principales immobilisations envisagées et leur importance par rapport aux questions stratégiques et aux objectifs énoncés pour la période de planification;
  • des détails concernant les plans d'emprunt et d'investissement, le cas échéant, et des stratégies connexes, y compris ceux qui ont trait aux risques de change et de taux d'intérêt. Les plans d'emprunt devraient indiquer la valeur globale des emprunts, les remboursements de capital et la valeur du solde impayé dans le cas des emprunts dont l'échéance est de plus d'un an. En ce qui concerne les emprunts dont l'échéance porte à au plus un an, on doit indiquer la valeur maximale et le solde global impayé. On doit également indiquer les détails touchant la mise en correspondance des échéances et des emprunts et de la durée de vie utile des éléments d'actif.

(D) NOMBRE D'EMPLOYÉS

Le plan d'entreprise doit également indiquer le nombre d'employés que compte la société à la fin de l'exercice précédant de façon immédiate l'exercice en cours, ainsi que le nombre prévu pour l'exercice en cours et pendant toute la période de planification. L'assise sur laquelle repose l'état de ces données (notamment les années-personnes, les équivalents temps plein ou les employés à temps plein) doit être nettement précisée.

7. AUTORISATIONS PARTICULIÈRES, NOTIFICATION DES OPÉRATIONS RESTREINTES ET PLAN D'UTILISATION DES TERRAINS

Les sociétés doivent habituellement faire approuver leurs budgets d'investissement par le Cabinet (et leurs budgets de fonctionnement, dans le cas des sociétés de la Partie I de l'annexe III) dans le cadre du dépôt de leur plan d'entreprise (les exigences relatives au contenu sont énoncées à l'annexe I). Elles peuvent également profiter du processus d'approbation des plans d'entreprise pour obtenir d'autres autorisations du Conseil du Trésor ou du gouverneur en conseil, par exemple pour faire approuver des opérations restreintes. Les autorisations requises doivent être clairement indiquées.

On devrait également profiter de la présentation du plan d'entreprise (ou de la modification ultérieure du plan d'entreprise) pour signaler au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor les opérations restreintes entreprises par la société depuis la présentation du dernier plan d'entreprise.

Lorsque la société est mandataire de la Couronne et possède des biens immobiliers, elle doit divulguer ses plans concernant toute aliénation ou acquisition importante, ce qui comprend les baux.

8. APPUI DES POLITIQUES GOUVERNEMENTALES

Le plan d'entreprise peut également être utilisé pour faire rapport au gouvernement, le cas échéant, sur la mise en oeuvre de diverses politiques (p. ex. les compressions salariales).

9. EXIGENCES RELATIVES À LA PAGE TITRE

Pour faciliter le traitement en temps opportun des plans d'entreprise, du budget des investissements et du budget de fonctionnement ou des modifications qui y sont apportées, par les ministères et les cabinets des ministres de tutelle, la page titre de chaque plan d'entreprise, de chaque budget des investissements et de chaque budget de fonctionnement ou des modifications apportées à ces documents devrait afficher les renseignements suivants :

  • le nom de la société d'État mère
  • le titre du document
  • la période de planification (dans le cas des plans d'entreprise) ou l'année budgétaire (dans le cas des budgets) visée par le document.

Exemple

Plan d'entreprise pour la période de planification allant de 1994 à 1998
Budget des investissements pour l'année budgétaire 1994
Budget de fonctionnement pour l'année budgétaire 1994
Plan d'entreprise modifié pour la période de planification allant de 1994 à 1998.

V. CONFIDENTIALITÉ

Les plans d'entreprise sont très confidentiels. Ils renferment des renseignements de nature extrêmement délicate et souvent confidentielle sur le plan commercial. À titre de présentations au Cabinet et de documents confidentiels destinés au Conseil privé, ils sont traités d'une façon comparable aux mémoires au Cabinet et sont assujettis aux mêmes mesures de protection rigoureuses. Les sociétés sont priées de maintenir ce niveau de protection en adoptant leurs propres mesures de sécurité, notamment en restreignant le nombre d'exemplaires du plan et en les numérotant.

Il convient d'établir une distinction entre le plan d'entreprise et son résumé, qui est déposé au Parlement. Les renseignements de nature délicate contenus dans les plans (p. ex. les renseignements commerciaux nuisibles dont il est question au paragraphe 153(1) de la LGFP) ne doivent évidemment pas être intégrés au résumé du plan d'entreprise, ce dernier étant destiné à être publié.

VI. RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

Les documents de référence sur la préparation et l'utilisation des plans d'entreprise sont très nombreux et présentent parfois différents concepts et définitions. Une brève bibliographie à l'intention des sociétés figure à l'annexe.

Les sociétés sont priées d'acheminer leurs questions ou commentaires sur les lignes directrices à leur analyste ou à la Direction des politiques et de l'information sur les sociétés, du Secteur des sociétés d'État et de la privatisation, au poste (613) 957-0120.

BIBLIOGRAPHIE

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Ansoff, H. Igor: Implementing Strategic Management (see Chapter 5.3 - Strategic Issue Management), USA: Prentice Hall International Inc., 1984.

Focus on Strategy - A Guide for Evaluating Corporate Strategies and Business Plans, Toronto: Woods Gordon/Arthur Young International.

Laventhol and Horwath: How to Write a Business Plan, American Management Association, Third Edition, 1990.

Moskow, Michael H.: Strategic Planning in Business and Government, New York: Committee for Economic Development, Fourth Printing, 1981.

Nakahara, Toshio and Isono, Yutaha: "Strategic Planning for Canon; the Crisis and the New Vision," Long Range Planning, Vol. 25, No. 1, pp. 63 to 72, Great Britain: Pargamon Press, 1992.



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