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ARCHIVÉ - Recouvrement des montants dus à la Couronne

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Recouvrement des montants dus la Couronne

juin 1991




Table des matires

1 Objet

2 Paiements en trop au titre des traitements ou des salaires

3 Avances et prts consentis par la Couronne

4 Frais

5 Retenues volontaires

6 Cession du traitement ou du salaire

7 Autres recouvrements en vertu de documents de rfrence particuliers

8 Arrirs de l'impt sur le revenu

9 Recouvrement de sommes verses en vertu de la Loi sur l'assurance-chmage

10 Recouvrement en vertu de l'article 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques

11 Recouvrement d'autres articles divers

12 Responsabilits de l'employ aux termes du Rglement sur les rclamations

13 Pnalits financires

14 Montants dus en totalit ou en partie une province

15 Recherche des dbiteurs disparus

16 Inscription aux comptes publics

17 Radiation des dettes

 




1 Objet

Le présent chapitre traite des situations où des montants deviennent dus à la Couronne et des politiques et procédures relatives au recouvrement de tels montants.

2 Paiements en trop au titre des traitements ou des salaires

Le receveur général a le pouvoir de recouvrer, sur toute somme d'argent payable par la Couronne à un employé ou à sa succession, les paiements en trop faits audit employé au titre des traitements ou des salaires (Art. 155(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Les paiements en trop sont déduits, si possible, sur les paiements ultérieurs au titre du traitement, mais ils peuvent être également recouvrés sur les prestations de pension de retraite ou de toute autre somme payable à l'employé ou à sa succession ou à une tierce partie en vertu d'une cession ou d'une procuration.

Dans le cas où il y a conflit entre les dispositions de la présente politique et celles d'une convention collective, les conditions de la convention collective seront appliquées.

2.1 Recouvrement sur les premières sommes dûes

Les types de paiement en trop suivants doivent être recouvrés intégralement sur les premières sommes dues à l'employé :

  • les paiements en trop découlant du fonctionnement normal du système de paye (les rajustements au titre des congés non payés sont faits au cours des périodes de paye ultérieures);
  • les paiements en trop au titre des traitements, des salaires ou de la solde et des allocations (voir la section 2.2 pour les exceptions);
  • les avances salariales versées en cas d'urgence;
  • les paiements en trop lors de la cessation d'emploi d'un employé.

2.2 Recouvrement sur une période prolongée

Dans les cas exceptionnels où le recouvrement intégral et immédiat de paiements en trop importants impose de grandes difficultés financières à un employé, le Conseil du Trésor a autorisé les administrateurs généraux et les chefs d'organismes à ordonner que le recouvrement des paiements en trop au titre des salaires et allocations ou des retenues arriérées au titre du loyer soit échelonné sur plusieurs périodes de paye selon un taux de recouvrement minimal de 10 p. 100 du traitement brut par période de paye. Dans certains cas particuliers, les administrateurs généraux et les chefs d'organismes peuvent autoriser un taux de recouvrement moindre. Ce pouvoir ne peut pas être délégué.

Un taux de recouvrement plus élevé peut également être appliqué, à la demande de l'employé ou lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'employé a une part de responsabilité dans le paiement en trop.

Dans les cas où la prolongation de la période de recouvrement est autorisée, il faut veiller à ce que cette prolongation ne compromette pas le recouvrement de la dette impayée en raison de la cessation d'emploi. Soulignons que les «cas exceptionnels» décrits ci-dessus ne sont pas une éventualité normale et que, dans la majorité des cas, la méthode de recouvrement consiste à retenir le montant total du paiement en trop sur le traitement ou le salaire futur. Les paiements en trop au titre du salaire constituent une dette envers la Couronne et le recouvrement n'est donc pas subordonné à l'approbation de l'employé.

Remarque :

Le recouvrement d'une avance salariale versée en cas d'urgence ne peut en aucun cas être échelonné sur une période prolongée.

2.3 Responsabilités

C'est le ministère et non le bureau de paye qui doit s'assurer que tous les paiements en trop au titre du traitement, du salaire, de la solde ou des allocations sont recouvrés sur toute somme d'argent qui peut être due ou payable à un employé ou à un ancien employé.

Responsabilité du bureau de paye

Lorsque le bureau de paye constate un paiement en trop à l'égard d'un employé en service, il doit aviser le ministère ou l'organisme du montant de ce paiement. Le bureau de paye ne prendra aucune autre mesure avant que le ministère ou l'organisme compétent ne lui ait fourni un avis écrit indiquant la méthode, le taux et la période de recouvrement.

Lorsqu'il reste un paiement en trop au titre du salaire après que l'on ait puisé dans toutes les sommes dues à un employé dont l'emploi a pris fin, le bureau de paye informera le ministère ou l'organisme du solde impayé de ce paiement en trop. Une fois que le ministère ou l'organisme a été avisé du montant impayé, le bureau de paye ne prend aucune autre mesure.

Responsabilité du ministère

Lorsqu'un ministère ou un organisme constate un paiement en trop à l'égard d'un employé en service et que le paiement en trop peut être recouvré au cours d'une période déterminée, le rapport envoyé au bureau de paye doit indiquer la méthode, le taux et la période de recouvrement. Si le rapport ne donne aucune directive au bureau de paye, le paiement en trop sera recouvré intégralement sur les premières sommes dues à l'employé.

Lorsque le bureau de paye notifie le ministère ou l'organisme qu'il existe un paiement en trop après que toutes les sommes dues à un ancien employé ont été épuisées :

  • il faut communiquer avec l'ancien employé aussitôt que possible afin de lui demander le paiement volontaire du montant encore dû. À défaut d'un accord amiable, des mesures de recouvrement plus sévères peuvent être entreprises avec l'aide des agents financiers supérieurs des ministères, selon la politique et les lignes directrices régissant le recouvrement des comptes en souffrance;
  • si la personne a droit à une pension à jouissance immédiate, à une indemnité annuelle à jouissance immédiate ou à une pension à puissance différée en vertu de la LPFP, le service du personnel du ministère doit aviser la Direction des pensions de retraite du montant et de la méthode de recouvrement du paiement en trop. Lorsque cette personne commence à toucher la pension de la fonction publique, la Direction des pensions de retraite recouvrera le paiement en trop au taux stipulé par le ministère ou l'organisme ou par versements équivalant à un minimum de 10 p. 100 de la pension de base mensuelle de la personne. Si le paiement en trop est liquidé avant le début du versement de la pension, le ministère ou l'organisme doit en informer la Direction des pensions de retraite.

Lorsque le paiement en trop a été partiellement ou intégralement recouvré sur des prestations de pension, il incombe au ministère ou à l'organisme d'en informer le bureau de paye afin qu'il mette ses dossiers à jour.

Pour éviter les paiements en trop, il convient de continuer à retenir ou à renvoyer aux fins d'annulation ou de modification tous les chèques de paye qui sont, de toute évidence, inexacts. En outre, les ministères doivent mettre tout en oeuvre pour supprimer les paiements en trop en expédiant rapidement les documents d'intervention de paye.

2.4 Traitement payé pour un congé immérité

Lorsqu'un employé cesse d'être employé pour une raison autre que le décès et qu'il lui a été attribué un congé annuel payé d'une durée supérieure à celle à laquelle il a droit, ou un congé payé de maladie d'une durée supérieure à son crédit, ou tout autre genre de congé payé sans avoir rempli les conditions en vertu desquelles le congé lui a été attribué, il faut prendre les mesures de recouvrement qui s'imposent.

Les paiements en trop pour le congé immérité sont recouvrés sur toute somme qui lui est due. Dans le calcul du montant du paiement en trop, la période la plus récente ou les périodes les plus récentes du congé accordé est ou sont censée(s) être la période ou les périodes de congé immérité.

Le Conseil du Trésor a prescrit qu'aux fins de la pension de retraite, un congé annuel à découvert ne pourra être considéré comme étant un congé non payé et assujetti à la cotisation de la pension de retraite. Les bureaux payeurs doivent recouvrer les paiements en trop au titre du traitement sans toutefois prélever la double cotisation de pension de retraite.

Quand un employé a déjà obtenu un congé non payé parce qu'il a épuisé ses congés payés ou parce qu'on ne peut lui en accorder avant qu'une certaine période d'emploi soit écoulée, comme dans le cas de nouveaux employés, la période de congé dépasse six jours de travail consécutifs, les cotisations pour les pensions doivent être recouvrées, s'il y a lieu, au taux de pénalité.

Lorsqu'il y a divergence entre les dispositions de la présente politique et les conditions d'emploi, ce sont les conditions d'emploi qui s'appliquent.

2.5 Le recouvrement et ses conséquences au chapitre de l'impôt sur le revenu

Dans le cas où la personne est tenue de rembourser un paiement en trop au cours de la même année ou d'une année suivante, aucune réduction du revenu n'est autorisée au titre des remboursements (qu'ils soient effectués par retenue sur la rémunération de l'employé ou d'une autre manière). C'est-à-dire que le revenu figurant sur la formule T4 ou le relevé 1 de l'employé doit être réduit pour l'année au cours de laquelle le paiement en trop a été effectué et non pour l'année ou les années au cours desquelles il est recouvré.

2.6 Paiements à des personnes autres que des employés

Dans certains cas, les sommes dues à un employé peuvent être versées à une autre partie. Lorsqu'il se produit un paiement en trop au titre du traitement, du salaire ou de la solde et des allocations, le recouvrement peut être effectué de la même manière que dans le cas des paiements en trop normaux au titre du salaire.

Le recouvrement des autres sommes dues par l'employé (p. ex. la pension de retraite, les gratifications) peut exiger une autorisation volontaire de la part du bénéficiaire. Voir la section 5 du présent chapitre.

Dans les cas où l'autorisation volontaire est refusée, on peut amorcer les mesures de recouvrement prévues à l'article 155.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir la section 10 du présent chapitre.

3 Avances et prêts consentis par la Couronne

En général, le document de référence qui autorise le paiement d'une avance ou d'un prêt à un employé prévoit également son recouvrement sur le salaire ou sur toute autre somme due à l'employé.

Lorsque l'employé auquel une avance ou un prêt a été consenti quitte ses fonctions ou décède sans avoir comptabilisé ni remboursé l'avance ou le prêt, la plupart des documents de référence autorisent le recouvrement sur les sommes payables à cet employé ou à sa succession.

Tous les prêts ou les avances comptables qui ne sont pas remboursés ou comptabilisés doivent être inscrits dans le rapport des comptes publics déposé tous les ans au Parlement.

Par exemple :

  • les avances comptables pour les frais de voyage ou de déménagement (article 38 de la LGFP);
  • avances de salaire d'urgence, lorsque le chèque normal de paye est retardé (article 38 de la LGFP);
  • prêts ou avances recouvrables à l'affectation en vue de la location d'un logement, du paiement des dépôts de garantie, etc, au personnel du service extérieur en vertu du Règlement sur le service extérieur;
  • prêts de subvention de traversée accordés aux immigrants par le ministère de l'Emploi et de l'Immigration (Loi sur l'immigration); et
  • prêts consentis conformément à la Loi sur les terres destinées aux anciens combattants.

4 Frais

4.1 Frais de logement, de mobilier et de services fournis par la Couronne

4.1.1 Retenues sur le traitement

La totalité des frais est retenue à la source sur le traitement et portée au crédit des recettes du ministère ayant charge du logement. Dans le cas des logements en commun administrés par le ministère des Travaux publics, les frais de logement prélevés sont remis annuellement aux Travaux publics.

4.1.2 Recouvrement des arriérés de loyer

Le Conseil du Trésor a autorisé les administrateurs généraux et chefs organismes à ordonner que le recouvrement des arriérés de loyer pour l'occupation d'un logement appartenant au gouvernement, causés par des déductions insuffisantes sur le traitement, puissent être, à la demande de l'employé, étalés sur un certain nombre de périodes de paye à raison de 10 p. 100 de la rémunération brute de l'employé pour chaque période de paye. Dans des circonstances atténuantes, un taux de recouvrement inférieur pourra être autorisé. Un taux supérieur peut être appliqué, à la demande de l'employé ou dans des circonstances particulières, lorsque l'administrateur général estime que l'employé a contribué à occasionner la déduction insuffisante sur son traitement.

4.1.3 Occupation du logement pendant des périodes de suspension ou après la destitution de l'employé

Le Conseil du Trésor a prescrit que l'employé qui est suspendu de ses fonctions peut continuer à occuper un logement appartenant à la Couronne, comme suit :

  • s'il est frappé d'une suspension provisoire, il peut continuer à occuper le logement durant la période de suspension au même taux de location. Le loyer, pour la période de suspension, est payé en espèces ou déduit du traitement lorsque la suspension prend fin.
  • s'il est suspendu et que sa démission est recommandée, il peut continuer à occuper le logement au même taux de location pendant la période de suspension, sans toutefois y demeurer plus de deux semaines au maximum après avoir été informé de la décision de destitution prise par le gouverneur en conseil à son sujet.

Si le loyer n'est pas payé en espèces et ne peut être déduit sur le traitement, il doit être recouvré sur les versements effectués au titre de la pension de retraite ou sur toute somme d'argent due à l'employé par la Couronne, conformément à l'article 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4.2 Frais des repas ou des vivres dans les postes isolés

Bien qu'une indemnité de vie chère ait remplacé la fourniture de repas et de vivres dans la majorité des postes isolés, il existe néanmoins des situations où cette dernière pratique doit se poursuivre. Dans ces cas, à moins que le Conseil du Trésor n'ait autorisé des taux différents dans certains cas précis, les frais des repas et des vivres sont établis conformément aux dispositions du Règlement sur les postes isolés (se reporter au volume Directives sur les postes isolés).

4.3 Frais pour les uniformes

Les indemnités allouées à certains groupes comprennent la fourniture d'uniformes. Dans tous les autres cas où un ministère fournit des uniformes, leur prix devra être calculé et imputé à l'employé sauf autorisation contraire du Conseil du Trésor.

4.4 Frais de stationnement

La politique du gouvernement fédéral en matière de stationnement est énoncée dans le volume Services aux employés.

4.4.1 Sommaire de la politique

Dans les lieux de travail desservis par des transports en commun à horaire fixe, on aménagera le nombre minimal de places de stationnement nécessaire au fonctionnement efficace de l'installation. Les employés devront par ailleurs payer la place de stationnement qui leur est fournie. Par contre, dans les lieux de travail non desservis par des transports en commun à horaire fixe, on mettra gratuitement à la disposition des employés des places de stationnement en quantité suffisante pour répondre à une demande raisonnable.

4.4.2 Champ d'application

La politique sur le stationnement s'applique :

  • à tous les ministères énumérés dans l'annexe A de la Loi sur la gestion des finances publiques, y compris les Forces armées;
  • à toutes les corporations de département énumérées dans l'annexe B de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • à toutes les directions du gouvernement désignées comme ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, y compris la Gendarmerie royale; et
  • à toutes les autres directions désignées comme faisant partie de la fonction publique pour les besoins de l'article 11 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Ne sont pas soumis à cette politique les employeurs distincts énumérés dans la Partie II de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Toutefois, on encourage ces employeurs à adopter des mesures et des lignes directrices similaires pour assurer l'uniformité de cette politique dans la fonction publique. Les employeurs distincts devraient consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor avant d'adopter, en matière de stationnement, une politique ou des lignes directrices sensiblement différentes.

4.4.3 Administration des tarifs de stationnement

Les frais de stationnement des employés seront perçus par retenue sur leur salaire et crédités au Fonds du revenu consolidé.

Les employés pourront être admissibles au remboursement des frais de stationnement seulement dans les cas suivants :

  • lorsqu'ils quittent le bureau central de leur ministère de façon permanente ou pour une période prolongée et annulent leur permis de stationnement au milieu du mois; ou
  • lorsqu'ils commencent à se servir de leur place de stationnement au milieu du mois mais que les frais d'un mois complet ont été retenus sur leur salaire.

Dans chacun de ces cas, le remboursement effectué aux employés se calcule à raison de 1/20 du tarif mensuel pour chaque jour.

Les ministères qui dressent leurs propres listes de paye effectueront de la façon habituelle les retenues pour frais de stationnement.

4.4.4 Bureau du personnel du ministère - Dates d'échéance

Pour les employés ayant un permis de stationnement, les retenues commenceront et se termineront conformément aux modalités consignées au Guide d'entrée personnel-paye.

Si l'on ne parvient pas à traiter à temps les retenues relatives au mois en question, le recouvrement des arriérés sera fait par double retenue au cours des mois suivants. Les remboursements visés par la section 4.4.3 ci-dessus seront traités par le système de paye. Les bureaux du personnel des ministères sont chargés de signaler les sommes remboursables.

4.4.5 Remise des retenues de stationnement

Les bureaux payeurs remettront sur une base courante, la somme globale retenue sous les codes de stationnement au ministère des Travaux publics et/ou à la clientèle du ministère des Travaux publics.

4.5 Autres recouvrements divers

On peut également effectuer divers autres recouvrements sur le traitement, par exemple les frais d'expédition des dépêches personnelles envoyées par les employés affectés dans les régions isolées en utilisant les moyens de communication du ministère.

5 Retenues volontaires

L'employé peut prendre volontairement des dispositions pour régler une dette envers la Couronne en autorisant la retenue du montant de la dette sur les sommes que lui doit la Couronne.

Lorsqu'une personne qui a une dette envers la Couronne autorise par écrit un ministère à retenir le montant de la dette sur les sommes que lui doit la Couronne, le ministère peut prendre les mesures qui s'imposent.

Exemples

  • L'employé qui autorise volontairement une retenue sur son salaire afin qu'elle soit imputée sur une dette envers le Secrétariat d'État à titre de remboursement d'un prêt aux étudiants.
  • L'employé qui autorise volontairement une retenue sur son salaire afin qu'elle soit imputée sur une dette envers Emploi et Immigration Canada découlant du fait qu'il a reçu des prestations d'assurance-chômage dépassant ce à quoi il avait droit.

6 Cession du traitement ou du salaire

L'expression «cession» signifie, à l'égard des sommes dues à une personne, le transfert légal à la personne à qui les sommes reviennent de tous les droits sur celles-ci. Une cession est irrévocable.

Toute cession du traitement ou du salaire d'un fonctionnaire est interdite (paragraphe 68(5) de la LGFP).

Par conséquent, lorsqu'on reçoit un avis de cession relatif au traitement ou au salaire payable à l'employé ou à la solde et aux allocations de membres des Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada, le cessionnaire et le cédant doivent être, tous deux, avisés sur le champ de l'impossibilité d'exécuter la cession.

7 Autres recouvrements en vertu de documents de référence particuliers

Lorsqu'un débiteur fautif n'a pas choisi de prendre volontairement des dispositions pour rembourser sa dette, des mesures peuvent être prises en vertu d'une loi ou d'un règlement permettant la compensation ou le recouvrement.

Exemples

  • La Loi de l'impôt sur le revenu, qui autorise la compensation afin de percevoir des sommes dues en vertu de ladite loi et des impôts dus à une province lorsque le ministre des Finances a conclu un accord avec celle-ci afin de percevoir les impôts pour son compte;
  • la Loi sur la taxe d'accise, qui autorise la compensation afin de percevoir des sommes dues en vertu de cette loi;
  • le Régime de pensions du Canada, qui autorise la compensation afin de percevoir les cotisations, les intérêts, les pénalités et les autres montants payables en vertu de cette loi; et
  • la Loi sur l'assurance-chômage de 1971, qui autorise la compensation afin de percevoir les primes, les intérêts, les pénalités et les autres montants payables en vertu de la partie IV de cette loi.

8 Arriérés de l'impôt sur le revenu

Cette partie ne s'applique qu'à la perception des arriérés de l'impôt fédéral sur le revenu et de l'impôt provincial sur le revenu des neuf provinces pour lesquelles le gouvernement fédéral (Division de l'impôt de Revenu Canada) agit, conformément aux accords de recouvrement des impôts, en qualité de mandataire pour la perception fiscale.

Aucun accord de ce genre n'a été conclu avec la province de Québec et il n'existe pas, par conséquent, d'autorisation de perception des arriérés de l'impôt du Québec.

Lorsqu'un employé ou un ancien employé doit un montant qui constitue un arriéré de l'impôt sur le revenu, autre que l'impôt dû au Québec, la somme exigée est perçue de la manière suivante :

  • sur autorisation écrite du bénéficiaire - lorsqu'un montant représentant le traitement ou le salaire, ou tout autre paiement (par exemple, une gratification de départ à la retraite, une pension de retraite, etc.) est payable, les arriérés de l'impôt sont déduits sur lesdits paiements en vertu d'un autorisation écrite de l'employé ou de son représentant légal et de l'approbation du receveur général (Services juridiques, Approvisionnements et Services Canada);
  • sur demande de la Division de l'impôt - aux termes des règlements de l'impôt sur le revenu et en vertu des accords de recouvrement des impôts conclus avec les provinces, le ministre de Revenu Canada (ou tout directeur de l'impôt agissant en son nom) pourra prescrire par écrit que le montant de l'endettement soit retenu par voie de déduction sur le traitement ou le salaire payable à l'employé, et que la déduction soit effectuée sur ce montant ou sur ces montants de la manière précisée;

L'expression «traitement ou salaire» comprend tout montant au sens de la définition qui en est donnée à la Loi de l'impôt sur le revenu (Se reporter au chapitre 6 du présent volume).

  • conformément à l'article 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, tout montant qui n'est pas recouvré conformément aux dispositions indiquées ci-dessus est perçu sur toute somme d'argent payable à l'employé ou à sa succession.

Étant donné que l'article ci-dessus prévoit le recouvrement de dettes ou d'emprunts sur l'argent payable au débiteur, il s'applique également à la perception de ces dettes sur l'argent payable à la succession de l'employé. Il autorise en outre le recouvrement sur l'argent payable à un tiers en vertu d'une cession ou d'une procuration faite par le débiteur, car la somme ainsi cédée se limite au montant qui serait par ailleurs payable au cédant ou au procureur, soit le montant net.

Toutefois, on ne peut effectuer de retenue sur l'argent auquel a droit une autre personne lors du décès du débiteur (par exemple, une indemnité ou un autre montant payable à un conjoint survivant ou à un enfant) que si la loi traitant de ce sujet l'autorise ou s'il y a approbation écrite du bénéficiaire.

La directive de la Direction de l'impôt est fournie sur une formule T1118 (Demande péremptoire de paiement) adressée au bureau payeur qui a délivré le feuillet T4 à l'égard de l'employé.

9 Recouvrement de sommes versées en vertu de la Loi sur l'assurance-chômage

Une demande d'Emploi et Immigration Canada (auparavant, de la CAC) à un tiers ne suffit pas à autoriser le recouvrement, sur le traitement d'un employé, de prestations d'assurance-chômage versées par erreur. Emploi et Immigration Canada doit se charger d'obtenir l'autorisation de recouvrement conformément à l'article 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

10 Recouvrement en vertu de l'article 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques

Une autorisation particulière pour le recouvrement des paiements en trop faits à l'employé au titre des traitements ou des salaires est indiquée au paragraphe 2 du présent chapitre.

Lorsqu'il n'y a pas d'autorisation particulière pour le recouvrement d'un montant dû à la Couronne, le recouvrement peut être effectué suivant l'une des méthodes suivantes :

Le paragraphe 155(1) prévoit que, lorsqu'une personne a une dette envers la Couronne, le ministre chargé du recouvrement ou de la perception de la dette peut demander qu'elle soit retenue sur toute somme d'argent qui peut être due ou payable par Sa Majesté à cette personne ou à sa succession ou qu'elle soit compensée par cette somme.

Le paragraphe 155(4) de la même loi stipule également qu'aucune somme ne peut être retenue en vertu du paragraphe 155(1) sans le consentement du ministre compétent sous la responsabilité duquel le paiement serait normalement fait. En outre, on ne peut pas recourir à la compensation lorsque la loi régissant le paiement en question stipule que la somme n'est pas saisissable et qu'une compensation ne peut pas être faite à l'égard des paiements provenant des comptes en fiducie.

Normalement, on recourt à cette procédure lorsque l'employé ou sa succession n'autorise pas volontairement le recouvrement, mais on devrait également y recourir lorsque le recouvrement est demandé sur les sommes payables par une autre partie que le ministère employeur ou directement par le receveur général.

Lorsque l'employé entre au service d'un autre ministère, ce qui se traduit par un changement de ministre, le consentement du nouveau ministre responsable du paiement du salaire est requis avant qu'une mesure de recouvrement puisse être entreprise.

Lorsque l'employé cesse d'être employé dans la fonction publique et qu'il est réemployé par le même ministère que celui dans lequel il a cessé d'être employé, il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement du ministre avant d'amorcer les mesures de recouvrement.

Au moment de la cessation d'emploi de la fonction publique, il faut obtenir le consentement du ministre sous la responsabilité duquel les prestations de départ seraient normalement payées avant d'amorcer les mesures de recouvrement.

Lorsqu'une dette doit être recouvrée au moyen d'une compensation à l'égard d'un salaire ou d'une pension, le taux de recouvrement doit être accepté mutuellement par le ministère chargé du recouvrement de la dette et le ministère chargé de faire le paiement. Il faut également veiller à ne pas causer indûment de situation pénible tout en protégeant les intérêts de la Couronne. Cependant, les compensations faites à l'égard de paiements contractuels doivent normalement porter sur le montant intégral.

Il est à noter que le président du Conseil du Trésor est réputé être le ministre chargé du paiement et du remboursement des cotisations de pension de retraite et des prestations de pension.

L'obligation d'obtenir le consentement du ministre payeur ne s'applique pas aux compensations visant le recouvrement des paiements en trop afférents au traitement, au salaire et aux allocations reliées à l'emploi en vertu du paragraphe 155(3).

10.1 Procédures

Sur réception d'une demande écrite d'effectuer une compensation en vertu du paragraphe 155(1) et après avoir obtenu le consentement du ministre payeur conformément au paragraphe 155(4), la mesure peut être traitée comme une retenue manuelle unique ou une retenue permanente.

La demande de compensation doit indiquer :

  • le nom et le numéro d'assurance sociale du débiteur et les autres renseignements nécessaires pour permettre son identification exacte;
  • l'attestation juridique qu'il existe une dette (n'est pas nécessaire pour le recouvrement des paiements législatifs);
  • la raison et le montant de la dette;
  • le taux de recouvrement proposé;
  • l'adresse et le code financier du ministère créancier;
  • les dispositions de remboursement volontaire qui ont échoué.

10.1.1 Retenue manuelle unique

Les procédures suivantes représentent une méthode structurée de traitement des retenues manuelles uniques :

  • envoyer le chèque de paye à la sous-section des services financiers chargée du compte de l'employé.
  • préparer une demande de chèque pour le montant dû à l'employé.
  • demander à la sous-section des services financiers de redéposer le chèque de paye normal de l'employé dans un compte d'attente du ministère, de traiter la demande de chèque pour le solde payable à l'employé et de préparer une formule d'avis de règlement interministériel (ARI) pour le montant de la dette exigible. La sous-section des services financiers aura besoin des renseignements suivants :
  • le montant à envoyer au ministère créancier ou bénéficiaire,
  • l'adresse à laquelle les fonds doivent être transférés,
  • la durée et la fréquence de l'arrangement,
  • le code du ministère bénéficiaire qui lui a été fourni.

10.1.2 Retenues permanentes

Dans le cas des paiements continus, il faut établir une intervention de paye et l'envoyer au bureau de paye du MAS compétent.

Des codes particuliers ont été établis aux fins du recouvrement des dettes envers la Couronne et figurent dans le GEPP, section 9-5-4.

Lorsque aucun code particulier n'a été établi, on peut utiliser le code de retenue 540 «Autres dettes envers la Couronne».

L'utilisation du code particulier permettra le transfert direct du montant au ministère créancier. L'utilisation du code 540 nécessitera le dépôt du montant retenu dans un compte d'attente au moyen du fichier de contrôle des dépenses de paye du ministère d'attache. Les fonds sont ensuite transférés au ministère créancier au moyen d'une formule ARI préparée par la Section des finances du ministère.

Les procédures énoncées relativement à la retenue manuelle unique s'appliquent jusqu'à ce que les retenues à la source soient effectuées.

10.1.3 Procédures relatives au traitement des compensations imputées sur le remboursement de la pension de retraite

Il faut remplir une formule de demande de remboursement des cotisations du MAS (MAS 2009) conformément aux procédures établies, à l'exception de la section concernant les montants à recouvrer qui devrait renvoyer aux pièces jointes telles que celles énumérées ci-dessous.

Les documents annexés doivent comprendre :

  • une brève lettre au MAS contenant les renseignements suivants :
  • la raison et le montant de la dette,
  • que l'on a obtenu le consentement de l'employé ou le consentement du ministère,
  • le code financier et l'adresse à laquelle les fonds doivent être acheminés, et
  • une copie de la lettre faisant état du consentement de l'employé ou une copie du document d'autorisation.

11 Recouvrement d'autres articles divers

Au moment de la cessation d'emploi dans un poste particulier ou dans la fonction publique, les employés sont généralement tenus responsables du retour de différents articles (serviettes, livres, anoraks, etc.). Lorsqu'ils n'ont pas rendu compte de ces articles ou qu'ils ne les ont pas retournés, la valeur de ces articles devient une dette envers la Couronne et est recouvrable en vertu du paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. (Voir la section 10 du présent chapitre.)

12 Responsabilités de l'employé aux termes du Règlement sur les réclamations

Les dommages causés aux biens de la Couronne peuvent être imputés à l'employé et le montant déduit de son traitement.

Pareillement, lorsque la Couronne a payé une indemnité à un tiers pour des dommages ou pour tout autre motif et que l'employé a été reconnu devoir rembourser la Couronne, le montant de l'indemnisation peut être imputé, en totalité ou en partie, à l'employé et déduit de son traitement.

12.1 Obligation d'un fonctionnaire ou préposé de rembourser la Couronne

Si, par suite de l'avis exprimé par le sous-procureur général ou du jugement rendu par un tribunal, la Couronne est tenue de payer une indemnité en réparation de dommages, quelle qu'en soit la cause, et que, de l'avis du sous-procureur général :

  • un fonctionnaire ou préposé est tenu par la loi de rembourser la Couronne; et que
  • l'incident ayant donné lieu à la réclamation n'est pas attribuable à la négligence ou, s'il l'est, que la négligence ne s'est pas produite pendant que le fonctionnaire ou le préposé agissait dans le cadre de ses fonctions ou de son travail,

le ministère intéressé exigera du fonctionnaire ou du préposé le remboursement du plein montant que doit payer la Couronne, sauf que le Conseil du Trésor pourra, en raison de circonstances atténuantes, ordonner que soit exigé un montant moindre ou que rien ne soit exigé.

Sauf instruction contraire du Conseil du Trésor, si un fonctionnaire ou un préposé de la Couronne auquel une demande de paiement est adressée en vertu du présent article ne prend pas, dans un délai raisonnable, des dispositions pour payer la somme demandée, le ministère intéressé renvoie l'affaire au sous-procureur général en lui demandant de prendre des mesures pour obtenir le paiement.

12.2 Recouvrement d'une dette d'un fonctionnaire ou préposé envers la Couronne

Lorsque le fonctionnaire ou préposé en cause admet sa responsabilité et permet que son traitement ou salaire fasse l'objet d'un déduction, cette dernière peut être faite sur l'autorisation du receveur général.

Le montant exigé ne saurait être déduit arbitrairement du traitement du fonctionnaire ou préposé s'il n'admet pas sa responsabilité et n'autorise pas une telle déduction.

Lorsque le fonctionnaire ou préposé en cause ne prend pas, dans un délai raisonnable, les dispositions nécessaires pour payer le montant réclamé par la Couronne, le ministère intéressé doit, à moins d'un ordre contraire du Conseil du Trésor, demander au sous-procureur général de proposer les moyens légaux à prendre pour contraindre le fonctionnaire ou préposé à payer.

Si, après que l'affaire a été remise entre les mains du ministère de la Justice, le fonctionnaire ou préposé n'admet toujours pas sa responsabilité et que l'affaire est portée devant les tribunaux, un jugement en faveur de la Couronne a pour effet d'établir une dette envers la Couronne qui peut être perçue conformément à l'article 155 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

13 Pénalités financières

13.1 Généralités

Le Conseil du Trésor a approuvé le recours aux pénalités financières, conformément à l'article 50 du Règlement sur les conditions d'emploi dans la fonction publique, comme mesure disciplinaire au lieu des suspensions. En approuvant cette mesure, le Conseil du Trésor voulait que l'imposition d'une pénalité financière soit considérée comme une mesure disciplinaire optionnelle dans les cas où elle serait préférable à la suspension, pour des raisons opérationnelles ou économiques.

13.2 Établissement du montant

Les pénalités financières imposées au lieu des suspensions devraient consister en une somme d'argent correspondant approximativement à la rémunération de l'employé pour la période de suspension qu'il aurait dû subir si l'on avait eu recours à cette dernière mesure.

13.3 Bureau du personnel du ministère - Dates d'échéance

Il faut consigner à l'aide du code de retenue 542, le début et la fin de la retenue salariale imposée comme pénalité financière. Les procédures de communication de renseignements sont exposées dans le Guide d'entrée personnel-paye.

13.4 Recouvrement échelonné sur une période prolongée

Dans le recouvrement des pénalités financières, le l'administrateur général peut étendre la période de recouvrement pour tenir compte du rapport entre l'amende et le traitement de l'employé.

13.5 Dettes dues à la Couronne

Toute amende imposée doit être considérée comme une somme due à la Couronne aux fins de l'établissement des priorités touchant les retenues.

13.6 Registre des sommes versées au Conseil du Trésor

Les bureaux de paye remettront la somme retenue au Conseil du Trésor par l'entremise d'une pièce de Journal de source 50 en utilisant le code du Conseil du Trésor 48-045-093-45942-00000. Le montant recouvré sera comptabilisé au «Compte des revenus divers non fiscaux».

13.7 Montant payé en trop

À la suite d'une procédure de grief ou d'arbitrage, tout montant perçu en trop d'un employé lui sera remboursé en utilisant le code de retenue 542 et en imputant le montant du remboursement au «Compte des revenus divers non fiscaux» si le remboursement est mis en marche durant la même année fiscale que la déduction. Le bureau de paye recouvrera le montant à rembourser par une pièce de Journal de source 50 enregistrée au Conseil du Trésor.

Par ailleurs, si le remboursement a été effectué durant l'année financière subséquente à celle de la déduction, le remboursement sera alors imputé aux «Remboursements des montants qui ont rapport aux déductions des années précédentes» en utilisant le code 543 et le code du Conseil du Trésor 22-045-351-32600-00000.

14 Montants dus en totalité ou en partie à une province

Sous réserve des conditions stipulées, les paragraphes 1b) et 2 de l'article 155 de la Loi sur la gestion des finances publiques régissent le recouvrement des types de dettes suivants sur les sommes d'argent payables par le Canada au créancier :

  • la taxe provinciale due à une province avec laquelle le Canada a conclu un accord de perception fiscale; et
  • les montants payés par une province en vertu d'un programme à coût partagé auquel le bénéficiaire ne participe pas.

Les mesures de recouvrement entreprises en vertu du paragraphe 155.1b) doivent être approuvées par le ministre payeur.

15 Recherche des débiteurs disparus

Toute mesure raisonnable doit être prise pour retrouver les débiteurs disparus, compte tenu des sommes dues par rapport aux frais d'administration et de recouvrement qui peuvent être engagés.

La Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que, sous réserve des dispositions de toute autre loi, les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale peuvent être communiqués à n'importe quelle autre institution fédérale en vue de joindre une personne, dans le but de recouvrer la dette de cette personne envers la Couronne ou de lui verser une somme. Cette disposition a pour but de faciliter le recouvrement des dettes envers la Couronne.

En outre, le paragraphe 9(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques habilite le Conseil du Trésor à exiger que tout fonctionnaire public ou mandataire de Sa Majesté fournisse à un ministère les renseignements tirés de comptes, de déclarations, de dossiers, d'états, de documents ou de rapports, qui peuvent être requis pour retrouver un débiteur ou pour effectuer une compensation. En outre, le Conseil du Trésor a ordonné que, sur demande d'un ministère, tout autre ministère ou mandataire de Sa Majesté doit fournir les renseignements suivants au ministère demandeur, à condition que la divulgation des renseignements ne soit pas interdite par la loi :

  • la dernière adresse connue du débiteur;
  • le nom et l'adresse du dernier employeur connu du débiteur; et
  • les paiements devant être versés au débiteur.

La demande de renseignements peut être faite verbalement ou par écrit; cependant, dans le cas d'une demande verbale, il incombe au ministère répondeur de s'assurer de l'authenticité de la demande avant de divulguer les renseignements demandés. En faisant une demande, il n'est pas nécessaire de divulguer le montant ou la nature de la dette.

Les ministères ont pour pratique générale de demander au coordonnateur de la protection des renseignements personnels d'examiner toutes les demandes.

Les renseignements qui doivent être fournis en réponse à une telle demande doivent être tirés d'un document, d'un dossier ou d'un fichier concernant le débiteur et non pas fournis par un tiers tel qu'un parent ou un conjoint, et ils ne doivent pas être utilisés à une autre fin.

16 Inscription aux comptes publics

Tous les paiements en trop au titre du traitement, du salaire ou de la solde et des allocations doivent être inscrits dans les états financiers des Comptes publics présentés au Parlement tous les ans. Ce rapport est généralement coordonné par l'intermédiaire de l'organisation financière du ministère ou de l'organisme.

17 Radiation des dettes

Après que toutes les mesures de recouvrement ont été épuisées et que le règlement de la dette a échoué, on peut envisager la radiation de la dette en vertu du Règlement sur la radiation des dettes.

En règle générale, l'approbation de la radiation des paiements en trop afférents au traitement, au salaire ou aux allocations liées à l'emploi ne sera accordée que dans des cas très exceptionnels. Dans la plupart des cas, le paiement en trop doit être recouvré, même si, lorsque la situation de l'employé le justifie, le recouvrement peut être échelonné sur une période déterminée ou même différé jusqu'à la fin de l'emploi et ensuite appliqué sur l'indemnité de départ ou le remboursement des cotisations des pensions de retraite.

17.1 Employés en service

La radiation des dettes dues par un employé en service doit être approuvée par le Conseil du Trésor, quel que soit le montant.

17.2 Anciens employés

Le Règlement sur la radiation des dettes énonce les autorisations et les critères relatifs à la radiation des dettes des anciens employés.

Il est à noter que la radiation d'une dette ne constitue pas une remise de dette et ne supprime pas l'obligation du débiteur de rembourser le montant dû; elle ne compromet pas non plus le droit de la Couronne d'exécuter le recouvrement n'importe quand à l'avenir.

En conséquence, les ministères doivent conserver une documentation suffisante sur ces dettes afin de pouvoir reprendre les mesures de recouvrement s'il devenait possible de le faire.

Les ministères doivent également conserver de la documentation sur les dettes radiées afin que le BCG les examine et que des mesures puissent être prises à l'avenir.