Programme de conseillers aux employés non représentés

 Sa Majesté la Reine du Chef du Canada,
représentée par la présidente du Conseil du Trésor, 2001
No de cat. : BT43-106/2001
ISBN 0-662-66134-6
Cette publication est disponible en médias substituts et sur le site CONNEXIONS RH du réseau Publiservice, à l’adresse suivante : <http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/hr_connexions_rh>
Sélectionnez :
Harcèlement en milieu de travail </hr_connexions_rh/SIGS/harassment/contenu_f.html>
Politique du SCT et politiques et lignes directrices ministérielles <politiques_f.html>

Tables des matières
Visée	1
Objectif	1
Portée	1
Application	1
Rôles et responsabilités	2
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada	2
Ministères	2
Administrateurs du Programme	2
Conseillers	2
Clients	3
Conditions	3
Annexe A - Ministères participants	5
Annexe B - Profil de compétences du conseiller	7
Études/formation	7
Expérience	7
Connaissances	7
Capacités	7
Qualités personnelles	8
Annexe C - Profil du conseiller	9
Annexe D - Lettre type à l’intention des conseillers	11
Annexe  E - Formulaire d’évaluation à l’intention des utilisateurs	13
Annexe F - Formulaire d’évaluation à l’intention des  conseillers	15
Annexe G - Formulaire d’évaluation à l’intention des administrateurs 
du programme	17

Visée
Ce programme complète la Politique du Conseil du Trésor sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail. Il vise à servir de cadre au sein duquel les ministères participants pourront fournir un service consultatif afin d’offrir de l’aide aux employés non représentés et exclus, lors de plaintes formelles de harcèlement.
Nota :  Cette aide ne comporte pas la formulation de plaintes de harcèlement. En outre, le programme ne remplace pas le Programme d’aide aux employés ou tout autre programme similaire grâce auquel les employés peuvent obtenir de l’aide.
Objectif 
Le but du Programme consiste à fournir, de manière rentable, aux ministères participants aux niveaux régional et national, des conseils de qualité et de l’aide à l’intention des employés non représentés et exclus lors de plaintes de harcèlement. Il permettra d’établir une liste de conseillers ministériels compétents s’étant portés volontaires pour fournir leurs services, ce qui favorisera un échange entre personnes neutres par rapport aux questions et aux parties concernées, étant donné qu’elles ne font pas partie du ministère où une plainte a été déposée.
Les ministères sans conseiller dans la liste auront quand même plein accès au Programme, mais ils pourraient être appelés à contribuer à d’autres titres (p.ex., évaluation du Programme).
Portée
Ce programme concerne les plaintes de harcèlement, conformément à la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail.
Application
Par le biais du Programme, ce service est mis à la disposition de tous les employés du groupe exécutif, de tous les employés non représentés par des agents négociateurs ainsi que de tous les employés exclus des unités de négociation, qui pourraient être privés d’accès à un service dont peuvent normalement se prévaloir les employés représentés. Aux fins du Programme, ces gens sont appelés « clients ».
Rôles et responsabilités
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
La première année de fonctionnement du Programme, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) aidera à maintenir la liste des conseillers, au niveau central. À la fin de cette période, il évaluera le Programme et décidera si des modifications doivent y être apportées pour en assurer la viabilité. Le lieu permanent où maintenir la liste de conseillers sera déterminé à ce moment.
Ministères
Il incombe à chaque ministère participant au Programme de dresser et de tenir à jour une liste des employés désirant agir comme conseiller. Pour jouer le rôle de conseiller, un employé doit d’abord obtenir l’autorisation de son superviseur. Les ministères participants doivent aussi s’assurer que les conseillers admis au Programme ont été choisis conformément au profil de compétences du conseiller qui a été établi et que ceux‑ci sont à la disposition des employés non représentés et exclus lors de plaintes de harcèlement (voir l’annexe B).
Administrateurs du Programme
Chaque ministère participant désignera également une seule personne-ressource qui remplira le rôle d’administrateur du Programme. Voici certaines de ses responsabilités : 
•	transmettre au SCT la liste des conseillers, ainsi que leur profil, et la mettre à jour, au besoin;
•	informer chacun des conseillers, par écrit, de leurs rôles et responsabilités (voir l’annexe D);
•	fournir la liste de conseillers aux clients ayant besoin de tels services lors du règlement d’une plainte de harcèlement;
•	répondre aux demandes de renseignements au sujet du Programme et de son administration;
•	traiter des questions administratives découlant de la mise en œuvre et du fonctionnement du Programme;
•	transmettre aux clients le formulaire d’évaluation (voir l’annexe E); 
•	remplir le formulaire d’évaluation de l’administrateur (voir l’annexe G).
Conseillers
Le rôle des conseillers consiste avant tout à fournir de l’aide aux employés non représentés ou exclus (provenant de l’extérieur du ministère du conseiller) qui pourraient nécessiter leurs services lors du processus de règlement de plaintes de harcèlement. Il peut s’agir de plaignants et d’intimés. Il est important de noter que les conseillers ne représenteront pas ces employés aux réunions et aux entrevues, mais plutôt les accompagneront et les conseilleront. Le conseiller doit assumer les responsabilités suivantes :  
•	donner des avis et conseils sur les politiques de harcèlement, les mécanismes de résolution des conflits ainsi que les droits et responsabilités des clients;
•	dispenser des conseils et de l’aide durant le processus de règlement de la plainte, incluant la médiation;
•	assister aux réunions et aux entrevues, le cas échéant;
•	assurer la confidentialité de l’information qui lui est confiée et respecter les principes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels durant et après le règlement de la plainte de harcèlement.
Clients
Les clients doivent assumer les responsabilités suivantes :
•	indiquer à leur gestionnaire délégué ou à l’administrateur du Programme dans leur ministère qu’ils ont besoin de conseils;
•	examiner la liste des conseillers et leur profil, et communiquer directement avec la personne choisie;
•	veiller à ce que, si l’utilisation des services d’un conseiller en particulier donne lieu à des dépenses de voyage, les autorisations écrites requises soient obtenues préalablement du gestionnaire délégué ou de son représentant (dans des situations où l’utilisateur n’a pas l’autorité requise pour autoriser de telles dépenses);
•	remplir un formulaire d’évaluation concernant l’utilisation du Programme (voir l’annexe E).
Conditions
Aucuns frais ne seront exigés des clients pour les services consultatifs offerts dans le cadre de ce programme.
En cas de dépenses de voyage, elles seront approuvées et payées par le ministère recevant le service.
Un conseiller peut, à l’occasion, engager des dépenses mineures, telles que des frais de taxi ou de stationnement. Ces dépenses seront remboursées par le ministère client, sur présentation des reçus pertinents.
Les dépenses de plus de 50 $ doivent être approuvées préalablement, par écrit, par le gestionnaire délégué ou son représentant habilité (dans des situations où l’utilisateur n’a pas l’autorité requise pour autoriser de telles dépenses). Dans le cas où le ministère souhaiterait prendre d’autres mesures, il doit, au moment de retenir ses services, en aviser, par écrit, le conseiller.

Annexe A - Ministères participants

Ministère/Organisme	Nom de la personne-ressource
Nos de téléphone et de télécopieur,  adresse électronique	

		

		

		

Annexe B - Profil de compétences du conseiller
Les compétences suivantes sont fournies à titre de référence pour la sélection des conseillers. Certains pourraient ne pas satisfaire à toutes les exigences, mais être tout de même pris en considération. Ceux ou celles qui ont de l’expérience dans la résolution de conflits et qui sont reconnus pour leurs conseils judicieux lors de situations difficiles et délicates, désireront relever le défi et en profiter pour se perfectionner.
Pour combler les lacunes sur le plan pratique de ceux ou celles ne possédant pas les connaissances théoriques requises, les ministères pourraient offrir de la formation ou de l’encadrement.
Études/formation
•	Formation ou expérience équivalente en matière d’enquêtes relatives au harcèlement.
•	Formation ou expérience équivalente quant aux modes de règlement des différends ou à la résolution de conflits.
Expérience
•	Solide expérience de la prestation d’avis et de conseils au sujet de plaintes de harcèlement et des droits et responsabilités des employés et employeurs à cet égard.
Connaissances
•	Lois et règlements liés à la gestion des ressources humaines.
•	Droits et responsabilités de la direction et des employés en ce qui concerne les ressources humaines et, en particulier, les plaintes de harcèlement.
•	Processus d’enquête relatif aux plaintes de harcèlement utilisé à la fonction publique.
•	Politique du Conseil du Trésor sur la prévention et le règlement du harcèlement.
•	Cas antérieurs (décisions rendues par arbitrage, décisions des tribunaux).
•	Principes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
•	Principes d’équité de la procédure.
Capacités
•	Donner des conseils judicieux et éclairés.
•	Résoudre des situations difficiles à caractère délicat.
•	Écouter ainsi que saisir et résumer l’information.
•	Établir sa crédibilité auprès des gestionnaires.
Qualités personnelles
•	Discrétion, tact, bon jugement, empathie, objectivité, fiabilité, bonnes relations interpersonnelles, respect et professionnalisme.
Annexe C - Profil du conseiller
Nom :		
Titre		
				
Ministère / Organisme :		Région :		
Formation et expérience :		

	

	

	

Langues maîtrisées :	 Français	 Anglais		
Autres (veuillez préciser) : 		
	
Faites-vous partie d’un des groupes désignés suivants (question facultative)?	
	 Femmes	 Minorités visibles	
	 Peuples autochtones 	 Personnes handicapées	
	
Téléphone :		Courriel :		
Télécopieur :			

Information sur le superviseur	
Nom :		
Titre :		
Téléphone :		
Télécopieur :		
Courriel :		
Signature du 
superviseur :		

J’atteste que l’information fournie dans ce document est fiable et décrit adéquatement ma capacité à fournir des services à titre de conseiller aux employés non représentés lors de plaintes de harcèlement. Il va de soi que ces renseignements peuvent être vérifiés.  

Je conviens que je ne recevrai aucune rémunération en sus de mon salaire habituel pour ma participation au Programme et que mes services seront fournis seulement durant des périodes autorisées par mon superviseur.
			
Signature du conseiller		Date	

Annexe D - Lettre type à l’intention des conseillers 
Je vous remercie d’avoir accepté de  participer au Programme de conseillers aux employés non représentés. Il ne fait aucun doute que l’établissement d’un tel service répond à des besoins existant depuis longtemps. Toutes les parties en cause lors d’une plainte de harcèlement pourront désormais se prévaloir de ces services consultatifs.
Votre rôle en tant que conseiller consistera à fournir de l’aide lors de plaintes de harcèlement déposées par des employés non représentés et exclus qui pourraient nécessiter vos services et qui proviennent d’autres ministères que le vôtre. Il est important de noter que vous ne représenterez pas les employés aux réunions ni aux entrevues mais que, plutôt, vous les accompagnerez et les conseillerez. Il vous incombera, notamment : 
•	de donner des conseils sur les politiques de harcèlement, les mécanismes de résolution des conflits ainsi que les droits et responsabilités des utilisateurs;
•	de dispenser des conseils et de l’aide durant le processus de règlement de la plainte, incluant la médiation;
•	d’assister aux réunions et aux entrevues, le cas échéant;
•	d’assurer la confidentialité de l’information qui vous est confiée et respecter les principes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels durant et après le règlement de la plainte de harcèlement.
Étant donné que le Programme est lancé à titre d’essai, nous ferons appel à vous pour obtenir des données statistiques sur le nombre de cas auxquels vous avez participé et vos observations sur l’efficacité du Programme. Nous prévoyons recueillir ces renseignements six mois après le démarrage du Programme et une autre fois six mois plus tard. Par conséquent, nous vous demandons de consigner aux cours des mois à venir ces renseignements aux fins d’usage futur.
Vous trouverez également ci-joint un profil du conseiller. Veuillez le remplir, car ce profil sera inclus dans la liste des conseillers. Ces renseignements seront compilés par le SCT et partagés avec les ministères intéressés, en vue de leur transmission aux personnes voulant se prévaloir des services d’un conseiller. Veuillez retourner le formulaire rempli à l’administrateur du Programme de votre ministère à l’adresse suivante : 
Nom et adresse
Annexe  E - Formulaire d’évaluation à l’intention des utilisateurs
1.	Comment avez-vous appris l’existence du Programme de conseillers aux employés non représentés ?	
	Conseiller en RH 	Ami/collègue 	
	Gestionnaire délégué 	Internet 	
	Votre superviseur 	Autre (veuillez préciser) :		
	Autre superviseur/gestionnaire 		
	
Veuillez répondre aux questions 2 à 4, selon l’échelle suivante :	
(1) pas du tout  (2) un peu  (3) partiellement  (4) principalement  (5) entièrement :	
2.	Le Programme a-t-il satisfait à vos attentes ?	(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	
3.	Était-il facile d’utiliser le Programme ou d’y accéder?	(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	
4.	Le conseiller vous a-t-il donné les avis et les conseils dont vous aviez besoin ?	(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	
	
5.	Avez-vous des commentaires ou suggestions au sujet du Programme ?	

	

	

Annexe F - Formulaire d’évaluation à l’intention des  conseillers
(à remplir après 6 mois et une autre fois 6 mois plus tard)
1.	Au cours des six derniers mois, combien de fois a-t-on fait appel à vous pour aider un employé non représenté ?	
	Plus de 10 		Moins de 5 	
	De 5 à 10 		Aucune 	
	
2.	Au cours des six derniers mois, combien d’employés avez-vous aidés en vertu du Programme ?	
	Plus de 10 		Moins de 5 	
	De 5 à 10 		Aucun 	
	
3.	Au cours des six derniers mois, combien de temps avez-vous consacré à la prestation de conseils et d’avis à des employés non représentés ?	
	Plus de 10 jours 		Moins de 5 jours 	
	De 5 à 10 jours 		Aucun 	
	
4.	Avez-vous des commentaires ou des suggestions au sujet de l’administration du Programme ou du Programme même ?	

	

	

Annexe G - Formulaire d’évaluation à l’intention des administrateurs du programme
(à remplir après 6 mois et une autre fois 6 mois plus tard)
1.	Au cours des six derniers mois, combien de demandes d’information au sujet du Programme avez-vous reçues ?	
	Plus de 10 		Moins de 5 	
	De 5 à 10 		Aucune 	
	
2.	Au cours des six derniers mois, combien de demandes officielles d’orientation vers un conseiller avez-vous reçues ?	
	Plus de 10 		Moins de 5 	
	De 5 à 10 		Aucune 	
	
3.	Au cours des six derniers mois, combien de temps avez-vous consacré à l’administration de ce programme ?	
	Plus de 10 jours 		Moins de 5 jours 	
	De 5 à 10 jours 		Aucun 	
	
4.	Avez-vous des commentaires ou des suggestions au sujet de l’administration du Programme ou du Programme même ?