ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1979-35: Administration de la paye

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1. Objet

La présente circulaire a pour but d'appuyer l'objectif de la circulaire 1977-37 du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux responsabilités des ministères à l'égard de l'administration de la paye et de souligner aux ministères l'importance d'adapter leur organisation selon les besoins pour y intégrer les mesures de contrôle nécessaires, notamment la répartition judicieuse des fonctions.

Lorsque l'administration de la paye demande d'adapter l'organisation, il sera peut-être nécessaire dans certaines circonstances de mettre en application des répartitions de fonctions quelque peu différentes de celles recommandées dans la circulaire 1977-37 du Conseil du Trésor. Cependant, dans tous les cas on s'attend à ce que les ministères établissent des séparations de fonctions judicieuses qui respectent le contrôle interne et les principes ci-décrits.

2. Historique

La rémunération des employés (la paye) fait partie intégrante de la gestion du personnel. Compte tenu de ce fait, la responsabilité de la coordination de l'administration de la paye des fonctionnaires fédéraux, au nom du Conseil du Trésor, incombe à la Direction de la politique du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor. De même, le fonctionnement du processus d'administration de la paye au sein des ministères relève de leur organisation des services du personnel.

La comptabilité de la paye et le contrôle financier du processus de paye font partie intégrante de la gestion financière. La responsabilité de coordonner l'établissement de contrôles internes appropriés et la comptabilité de la paye au nom du Conseil du Trésor demeure attachée à la direction de l'Administration Financière du Bureau du Contrôleur général. Les contrôles financiers exercés par les ministères dans le cadre du processus de paye et de la comptabilité des dépenses de paye relèvent de leur organisation des services financiers.

3. Principes

Les organisations et les procédures des ministères doivent tenir compte des principes suivants :

• l'établissement et l'application de contrôles financiers suffisants au sein de l'élément ministériel du processus de paye sont une fonction financière;
• le pouvoir d'engager des dépenses doit être exercé par les gestionnaires des centres de responsabilité;
• l'établissement du droit à la paye et la préparation des documents d'entrée de paye sont des fonctions du personnel;
• la vérification indépendante, la mise en lots et la certification des documents d'entrée de paye en vertu de l'article 27 de la Loi sur l'administration financière (LAF) constituent une fonction du personnel, qui doit être effectuée conformément aux procédures stipulées et contrôlées par les services financiers;
• la demande et la certification en vertu de l'article 26 de la LAF sont une fonction financière et, si effectuée par des personnes qui ne sont pas préposées aux finances, à cause des circonstances spéciales, ces personnes effectuent cette fonction sous conseil du haut fonctionnaire chargé de l'administration financière;
• la garde et la distribution des chèques de paye dans les ministères doivent être assurées par des personnes qui, par ailleurs, ne participent pas au processus de paye et qui reçoivent à cette fin leurs directives fonctionnelles du premier agent financier;
• la vérification des registres ou autres rapports relatifs à la paye pour s'assurer que les opérations d'entrée sont dûment exécutées et que le ministère des Approvisionnements et Services a amorcé la vérification des modifications est une fonction du personnel;
• la conciliation des totaux des registres de paye avec les chiffres de contrôle des ministères et les relevés de caisse des organismes centraux pour s'assurer que les dépenses de paye déclarées sont complètes, exactes et convenablement consignées est une fonction financière;
• l'examen des rapports de distribution des salaires par centre de responsabilité pour exactitude, assurant que les opérations telles que la mutation des employés, les cessations d'emploi et l'inscription à l'effectif qui ont été effectuées relève des gestionnaires axiaux.

4. Précisions

Les données figurant sur les documents d'entrée de paye, notamment le taux de rémunération applicable, le droit aux indemnités et les autres conditions d'emploi, sont déterminées par les employées du personnel. Les renseignements nécessaires pour vérifier l'exactitude de ces documents sont disponibles dans les bureaux du personnel. Donc, la vérification des documents d'entrée de paye et leur certification en vertu de l'article 27 de la LAF demeurent en toute logique une responsabilité des bureaux du personnel.

Normalement, les documents d'entrée de paye ne contiennent pas le montant en dollars de la paye nette ou brute, mais seulement les éléments nécessaires pour permettre au système de paye du ministère des Approvisionnements et Services de calculer ces montants. En conséquence, les personnes qui ont reçu le pouvoir délégué d'autoriser des paiements en vertu des articles 27 et 26 doivent s'assurer que les opérations de paye qu'ils ont autorisées sont correctement exécutées par le ministère des Approvisionnements et Services en conciliant les documents d'entrée de paye avec les rapports et les chèques de paye produits, comme on le décrit à l'article 3 ci-dessus.

5. Mise en oeuvre

Plusieurs ministères ont mis en oeuvre les procédures de traitement nécessaires pour se conformer à l'esprit de la circulaire 1977-37. D'autres ministères en sont à différentes étapes de l'élaboration de leurs procédures révisées, mais n'ont pas encore atteint le stade de la mise en oeuvre.

En prévision de la nécessité d'assumer la responsabilité de la paye de leurs employés, les ministères qui ne l'ont pas déjà fait, doivent établir les mesures de contrôle nécessaires à l'égard de leur processus de paye en respectant les principes spécifiés à la section 3 précédente.

Les changements au système de paye régional, qui permettront aux ministères d'assumer progressivement une plus grande responsabilité dans la façon de payer leurs employés, s'effectueront sur une période de temps. Pendant la mise en oeuvre de ces différentes phases, tous les efforts seront faits afin de s'assurer que le transfert des responsabilités du ministère des Approvisionnements et Services aux ministères se fasse d'une manière contrôlée et harmonieuse.

Les ministères seront informés de la cadence et de l'impact des changements avant leur mise en oeuvre. Ceci, permettra une planification adéquate et la formation des employés.

6. Évaluation

Un point de liaison central pour l'administration de la paye a été établi au sein de la Direction de la politique du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor. La Section de la coordination de l'administration de la paye (SCAP) assume la responsabilité globale de la coordination de l'administration de la paye, y compris l'interprétation de la politique de rémunération. La SCAP a entrepris de travailler en étroite collaboration avec la Direction de l'administration financière du Bureau du Contrôleur général pour résoudre les questions de nature financière.

Avant le transfert des fonctions du processus de paye actuellement exercées par le ministère des Approvisionnements et Services, une évaluation formelle sera faite sur la capacité des ministères d'assumer ces dites fonctions. Ils seront examinés par la S.C.A.P. de concert avec le Bureau du Contrôleur général en regard de leurs méthodes de contrôle et de l'exactitude de leurs données de paye. La SCAP vérifiera l'efficacité des ministères au moyen de relevés statistiques produits par le système du ministère des Approvisionnements et Services.

7. Champ d'application

La présente circulaire s'applique à tous égards aux ministères et organismes énumérés à l'annexe I de la Partie 1 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique (LRTFP).

Les politiques et les pratiques concernant le contrôle financier des dépenses de paye s'appliquent aussi à tous les ministères et sociétés visés par les annexe A et B de la LAF et à toutes les directions désignées comme ministères par le gouverneur en conseil en vertu de l'article 2 de la LAF. Les mesures de contrôle du traitement préconisées dans la présente s'appliquent à tous les systèmes de paye exploités au sein ou au nom de ces corps administratifs.

Lorsque, en vertu de sa loi d'autorisation, un ministère se voit déléguer la responsabilité de payer les groupes de son personnel au moyen de son propre système de paye, il lui faut appliquer les principes décrits à l'article 3 ci-dessus.

8. Demandes de renseignements

Pour de plus amples renseignements concernant la présente circulaire, veuillez communiquer avec la :

Section de la coordination de l'administration de la paye
Direction de la politique du personnel
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
(Téléphone 995-1270)

Le sous-secrétaire à la Direction
de la politique du personnel,
Secrétariat du Conseil du Trésor
Wm. McWhinney

Le sous-secrétaire à la Direction
de l'administration financière
Bureau du Contrôleur général
S. Mensforth