Lignes directrices en matière de langue de travail dans les régions « bilingues »

Introduction

Pour que les employés des institutions fédérales situées dans des régions bilingues puissent davantage travailler dans la langue officielle de leur choix, il importe de créer un milieu de travail propice à l’usage du français et de l’anglais comme langues de travail. Cela comporte des facteurs quantitatifs et qualitatifs. Sur le plan quantitatif, pour qu’une unité de travail soit propice à l’usage des deux langues, il doit y exister un « noyau ou seuil critique » d’employés capables de travailler ensemble dans les deux langues officielles. Ceci variera d’une unité à l’autre en fonction, entre autres, de la taille de l’unité, de la nature des fonctions des employés, du nombre d’employés appartenant à chaque groupe linguistique, de leur capacité bilingue ainsi que de leurs relations au sein de l’équipe. Sur le plan qualitatif, un milieu de travail propice permet au personnel des deux groupes linguistiques d’y apporter une contribution professionnelle maximale dans leur langue officielle préférée. Pour créer un tel milieu, le personnel des deux groupes linguistiques doit non seulement exercer son droit de travailler dans la langue officielle de son choix mais aussi avoir une attitude ouverte et réceptive envers les collègues de l’autre groupe linguistique qui ont le même droit.
Tant la haute direction que les superviseurs et les employés ont un rôle déterminant à jouer dans la création et le maintien d’un milieu de travail propice à l’usage courant du français et de l’anglais comme langues de travail.

Haute direction

La haute direction, en tant que groupe, exerce un effet d’entraînement au sein d’une institution. Les membres de la haute direction ont une double responsabilité en ce qui concerne la création d’un milieu de travail propice à l’usage du français et de l’anglais. À titre de gestionnaires, ils devraient accorder une attention particulière aux obligations de leur institution et assurer le leadership voulu dans le domaine des langues officielles. En tant qu’individus, ils devraient donner l’exemple en utilisant l’une et l’autre langue officielle dans leurs activités quotidiennes et encourager les autres à faire de même. Plus précisément :
à titre de gestionnaires, en plus de veiller à ce que les exigences de la Politique sur la langue de travail soient respectées, les membres de la haute direction devraient :
•	informer tous les employés de leurs droits en matière de langue de travail et les inciter à exercer ces droits; 
•	permettre à chaque employé de travailler le plus possible dans la langue officielle de son choix et lui fournir l’occasion d’améliorer sa seconde langue officielle; 
•	encourager, le cas échéant, des superviseurs à devenir bilingues; 
•	donner aux employés l’occasion de suivre de la formation linguistique dans leur seconde langue officielle; 
•	encourager les employés à suivre des cours de perfectionnement afin d’acquérir ou de maintenir une compétence fonctionnelle; 
•	veiller à ce que des services de révision de textes soient mis à la disposition des employés; 
•	encourager les employés qui doivent travailler dans les deux langues à rédiger le plus possible leurs textes dans la langue officielle de leur choix; 
•	faire participer les employés à la planification et à la réalisation des objectifs en matière de langue de travail; 
•	tenir compte, dans l’évaluation des superviseurs de tous les niveaux, de leur rendement en égard à leurs responsabilités en matière de langues officielles; 
•	encourager les employés, lorsqu’ils traitent avec eux, à utiliser la langue officielle de leur choix; et 
•	veiller lorsqu’ils président une réunion regroupant des participants des deux groupes linguistiques : 
o	à ce que l’invitation et l’ordre du jour indiquent clairement que la réunion sera bilingue; 
o	à ce que les deux langues officielles soient utilisées dès le début de la réunion et à ce que les participants soient invités à utiliser la langue officielle de leur choix; 
o	à ce que tous les participants puissent participer aux discussions, notamment en répétant une partie de l’information dans les deux langues officielles ou, si cela s’avère nécessaire, en fournissant l’interprétation simultanée; 
o	à engager les discussions dans la langue utilisée le moins fréquemment; 
o	à rappeler aux participants à la fin de la réunion qu’ils peuvent rédiger leurs documents de suivi dans la langue officielle de leur choix; et 
o	à ce que le compte rendu et les documents de suivi soient rédigés dans les deux langues officielles (notamment, dans le cas d’instruments de travail d’usage courant et généralisé), ou en alternance ou partiellement en français et partiellement en anglais mais en s’assurant d’un juste équilibre de l’utilisation des deux langues; 
Lorsqu’un compte rendu ou document de suivi est un instrument de travail d’usage courant et généralisé, il doit être rédigé dans les deux langues officielles.
à titre individuel, les membres de la haute direction devraient :
•	prendre des moyens pour maintenir et améliorer leurs propres compétences dans leur langue seconde; 
•	encourager l’usage d’un bilinguisme « réceptif » ou « passif » (s’exprimer dans la langue officielle de son choix et comprendre une autre personne qui utilise l’autre langue officielle) lorsque cela est opportun ou suffisant pour communiquer; 
•	donner l’exemple en favorisant, par une attitude positive et ouverte, l’usage des deux langues officielles dans leur milieu de travail. 
Superviseurs

Les superviseurs dans les unités où l’on doit travailler dans les deux langues officielles ont un rôle crucial à jouer dans la création d’un milieu de travail propice à l’usage des deux langues officielles. Leur attitude peut donner le ton à l’ensemble de leur unité de travail. Pour encourager les employés à travailler, dans la mesure du possible, dans la langue officielle de leur choix, les superviseurs devraient :
•	mettre tout en oeuvre afin de maintenir et d’améliorer leurs propres compétences dans leur langue seconde, de sorte qu’ils puissent fonctionner efficacement dans l’une ou l’autre des langues officielles; 
•	offrir aux employés l’occasion de travailler le plus possible dans la langue de leur choix en tenant compte dans la répartition du travail des compétences et des préférences linguistiques de leurs employés; 
•	communiquer avec chaque employé, dans la mesure du possible, tant de vive voix que par écrit, dans la langue officielle que choisit ce dernier; 
•	faire tous les efforts possibles pour effectuer l’appréciation du rendement de chaque employé dans la langue officielle de son choix, quelle que soit l’identification de son poste ou de ses fonctions; 
•	encourager les employés à améliorer leur compétence en langue seconde; 
•	donner aux employés des deux groupes linguistiques l’occasion de travailler étroitement ensemble dans les deux langues officielles (p. ex., demander à un employé francophone et à un employé anglophone de rédiger ensemble un document bilingue); 
•	veiller à encourager chaque employé à s’exprimer dans la langue officielle de son choix lors de réunions du personnel; et 
•	demander aux employés de suggérer des moyens innovateurs d’inciter le personnel à maintenir un milieu de travail propice à l’usage des deux langues officielles. 
Employés

Les employés devraient prendre l’initiative de veiller à ce que tous les membres de l’unité de travail puissent utiliser autant que possible la langue officielle de leur choix. Par exemple, ils pourraient :
•	prendre l’habitude de s’adresser dans la langue officielle de leur choix à leurs superviseurs et à leurs collègues bilingues, par exemple au cours des réunions du personnel, même si les autres n’ont que des compétences « passives » dans cette langue; 
•	chercher les occasions de maintenir ou d’améliorer leurs compétences dans leur langue seconde, notamment en communiquant avec des collègues de l’autre groupe linguistique. 
Communications écrites
Les communications écrites au sein des institutions fédérales, ou entre elles, doivent refléter l’égalité de statut des deux langues officielles. C’est en fonction de leur utilisation finale que l’on décidera de les produire dans les deux langues officielles ou dans l’une ou l’autre langue alternativement.
On devrait inciter les employés à rédiger les documents de travail dans la langue officielle de leur choix. Lorsque ces documents sont diffusés à des fins de consultation ou de discussion, ils devraient l’être dans les deux langues officielles lorsque la diffusion se fait à l’échelle du pays ou dans les régions bilingues lorsque les employés consultés appartiennent aux deux groupes linguistiques. La disponibilité des documents de travail dans les deux langues officielles est opportune lorsqu’il s’agit d’une version quasi définitive d’un document qui, par la suite, sera diffusé dans les deux langues officielles.
Des documents peuvent être diffusés dans une seule langue officielle à des fins de consultation, en particulier lorsque la diffusion en est limitée, à condition que le principe d’alternance susmentionné soit respecté. Il faudrait cependant inviter alors les employés à formuler leurs commentaires dans la langue officielle de leur choix.

Bureaux à l’étranger

Les institutions ayant des bureaux à l’étranger où l’on utilise les deux langues officielles comme langues de travail devraient, lorsqu’elles appliquent la politique, tenir notamment compte de la composition linguistique de leur personnel et de l’utilisation que l’on fait du français ou de l’anglais ou des deux langues dans le milieu du travail.