Analyse des coûts découlant de la mise en application des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels (AIPRP)

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Annexe A - Questions de sondage posées à la collectivité de l'AIPRP

Structure du sondage

Le sondage est constitué de quatre parties :

Partie I Suggestions pour réduire les coûts tout en respectant l'esprit des lois
Partie II Estimation des coûts en 1998-1999
Partie III Pour mieux comprendre les demandes d'AI
Partie IV Pour mieux comprendre les demandes de RP

PARTIE I - Suggestions pour réduire les coûts tout en respectant l'esprit des lois

Une série de questions ouvertes ont été posées, notamment :

• Comment le processus d'approbation peut-il être simplifié pour réduire les coûts?
• Comment les pratiques de gestion de l'information peuvent-elles être améliorées pour réduire les coûts?
• Comment votre ministère utilise-t-il les technologies de pointe pour faciliter l'accès à l'information?
• Quels genres d'améliorations doivent être apportées aux politiques et aux règlements pour réduire les coûts?
• Avez-vous d'autres observations à présenter?

PARTIE II - Estimation des coûts en 1998-1999

• Quel a été le total des coûts engagés en 1998-1999 par votre ministère à l'appui de l'exploitation de votre unité de l'AIPRP? Les personnes interrogées ont été invitées à classer les coûts engagés et à répartir les coûts entre l'AI et la PRP.
• Combien d'équivalents temps plein (ETP) ont été utilisés par l'unité de l'AIPRP à l'appui de l'administration des lois sur l'AIPRP pour l'exercice 1998-1999? Les personnes interrogées ont été invités à répartir les ETP entre l'AI et la PRP.
• Les personnes interrogées ont été invitées à attribuer un pourcentage des frais de F et E (salaires et autres) aux activités suivantes :
  • Coûts de traitement des demandes d'AIPRP
  • Traitement des plaintes
  • Administration et gestion générales
  • Formation et orientation du personnel à l'extérieur de l'unité
  • Orientation du personnel de la gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG) et liaison avec celui-ci
  • Préparation des rapports annuels
  • Autres coûts engagés.

• Les personnes interrogées ont été invitées à estimer le temps consacré au nom de leur organisation à répondre à une demande moyenne en heures de travail. Il a été demandé d'estimer le temps consacré par le BPR, par l'unité de l'AIPRP et par d'autres. Il a été demandé d'établir une estimation pour les demandes d'AI et une autre pour les demandes de RP.
  
  Nature des activités de l'unité de l'AIPRP et du BPR
• Les personnes interrogées ont été invitées à attribuer un pourcentage du temps consacré par l'unité de l'AIPRP et par le BPR aux activités suivantes :
  • Recherche de l'information
  • Préparation de l'information
  • Examen de l'information au titre des exemptions et des exclusions
  • Administration
  • Autres

• Les répondants ont été interrogés au sujet des systèmes et des pratiques servant à consigner les demandes d'AIPRP et les coûts afférents et à en assurer le suivi.

PARTIE III - Pour mieux comprendre les demandes d'AI et Partie IV - Pour mieux comprendre les demandes de RP

Des questions semblables ont été posées pour chacun des programmes afin d'évaluer les tendances actuelles, la source des demandes et des plaintes, les raisons invoquées, les répercussions sur les coûts, la fréquence des demandes par demandeur, la complexité des demandes et l'existence ou la possibilité d'autres moyens d'accès à l'information.

Plus particulièrement, les personnes interrogées ont été invitées à :

1. Présenter des observations sur les analyses ou les études menées par leur unité au sujet de la nature des demandes reçues, le cas échéant.
2. Décrire et à expliquer les raisons des tendances en cours dans les trois dernières années, sous l'angle de la complexité des demandes, du nombre de demandes, du coût des réponses et du temps de réponse.
3. Déterminer les sources des demandes et à fournir de l'information sur les motifs des demandes par source. Des sources ont été suggérées pour l'AI et elles incluaient les médias, les universitaires, les entreprises, les députés, le public et d'autres. Aucune suggestion n'a été avancée pour les demandes de RP.
4. Classer les demandeurs par la fréquence des demandes présentées.
5. Déterminer la source des plaintes et leurs motifs.
6. Évaluer le pourcentage de tous les coûts liés au traitement des demandes et des plaintes pour chaque source.
7. Classer la complexité relative des demandes en comparaison d'une série d'affirmations, comme suit :
   • L'information demandée est immédiatement accessible; l'examen requis est nul ou superficiel.
   • L'information demandée requiert temps/effort/consultation auprès d'autres unités pour être extraite ou préparée; l'examen requis est superficiel.
   • L'information demandée requiert temps/effort/consultation auprès d'autres unités pour être extraite ou préparée, et un examen détaillé est requis. La consultation des Services juridiques n'est pas requise.
   • L'information demandée requiert temps/effort/consultation auprès d'autres unités pour être extraite ou préparée, et un examen détaillé est requis. La consultation des Services juridiques est requise.

8. Déterminer la mesure dans laquelle d'autres moyens d'accéder à l'information existent ou pourraient être établis en fonction des scénarios suivants :
   • L'information demandée est déjà publique.
   • L'information demandée n'est pas déjà publique, mais il serait possible qu'elle le soit.
   • L'accès à l'information est prévu par une autre loi. Les personnes interrogées ont été invitées à nommer cette loi, le cas échéant.
   • L'accès à l'information est fourni par les tribunaux par l'entremise du cours normal de procédures judiciaires.
   • L'accès à l'information est possible selon d'autres moyens. Veuillez préciser ces moyens.
   • Pour les demandes d'AI, une motion visant la production de documents relatifs à une question soulevée par un député a également été reçue.

Annexe B - Réponses de sondage fournies par la collectivité de l'AIPRP

Introduction

La présente annexe résume les réponses fournies par la collectivité de l'AIPRP pour les parties I, III et IV du sondage. Les taux de réponse sont fournis pour permettre au lecteur de connaître la fréquence des réponses et évaluer l'intérêt pour des questions données.

Les réponses à la partie II du sondage ont été analysées afin d'établir des estimations des coûts des programmes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Les résultats de cette analyse se trouvent à l'annexe C.

Taux de réponse au sondage

Nota:   Le chiffre dans la colonne de droite indique le nombre de répondants dont les observations sont groupées dans l'autre colonne. Le chiffre entre parenthèses indique le nombre de répondants ayant présenté essentiellement la même observation ou suggestion.

Partie I - Résumé des observations présentées par les coordonnateurs de l'AIPRP en réponse aux questions ouvertes sur la façon de réduire les coûts tout en respectant l'esprit des lois

Introduction aux parties III et IV

Pour les parties 3 et 4 du sondage, certains résultats sont présentés sous deux formes :

1. Pourcentage du total des réponses à chaque question.
2. Pourcentage du total des réponses à chaque question à partir d'un facteur de pondération qui tient compte du nombre de demandes terminées par le ministère en 1998-99. Ces données donnent un poids plus élevé aux ministères ayant terminé un plus grand nombre de demandes et elles ne donnent pas de poids aux ministères qui n'ont pas terminé de demandes en 1998-99. Le tableau suivant illustre de quelle façon les facteurs de pondération sont déterminés.

Partie III - Pour mieux comprendre les demandes d'AI

Partie IV - Pour mieux comprendre les demandes de renseignements personnels

Annexe C - Estimation des coûts généraux

Introduction

Notre estimation des coûts est fondée sur les sondages reçus en date du 10 novembre 1999. À ce moment-là, nous avions reçu plus de 70 réponses à notre sondage auprès de la collectivité de l'AIPRP et 13 réponses de l'unité des Services juridiques (voir la Liste des répondants à l'annexe D). Parmi les unités de l'AIPRP ayant répondu au sondage, 15 faisaient partie des 28 organismes qui sont tombés sous le coup des lois sur l'AIPRP en 1999-2000. Notre champ d'application global des personnes interrogées, d'après les demandes d'accès à l'information et de renseignements personnels terminées pendant l'exercice 1998-99, est d'environ 88 % pour les demandes d'AI terminées et de 99 % pour les demandes de RP terminées.

Hypothèses sur lesquelles reposent nos évaluations des coûts

Comme en fait foi notre analyse précédente, les données nécessaires pour évaluer les coûts qu'assume le gouvernement pour la mise en application des deux lois ne sont pas disponibles et utilisables facilement. Même si les unités de l'AIPRP demandent de l'information sur le temps consacré à une demande par le bureau de première responsabilité (BPR), il est difficile sur le plan pratique de garantir que les coûts sont toujours saisis et consignés de la même façon. C'est la raison pour laquelle, aux fins de l'analyse actuelle et de la précédente, nous avons demandé aux membres de la collectivité de l'AIPRP de fournir une estimation du temps consacré par le BPR et de décrire les activités menées pendant ce temps. En demandant aux unités de l'AIPRP de faire part de leurs commentaires, nous avons obtenu des données objectives et une vue d'ensemble qu'il n'aurait pas été possible d'obtenir si nous avions mené un sondage plus général auprès des BPR.

Pour garantir l'uniformité, nous avons repris les facteurs relatifs aux coûts ayant servi à l'analyse de 1993-94 pour évaluer les coûts de main d'oeuvre, à la lumière du temps consacré par le BPR. Le taux de la main d'oeuvre est fondé sur un salaire annuel de 40 000 $ plus avantages; ce taux ne tient pas compte du temps consacré par le BPR à examiner les données recueillies pour donner suite à une demande. Lorsque l'évaluation comprend le temps d'examen d'un BPR, nous avons utilisé un taux salarial de 70 000 $. Nous étions d'avis que ce taux correspondait davantage au salaire d'un cadre supérieur dont la tâche principale consiste à examiner des documents. Selon les unités de l'AIPRP et d'autres groupes de soutien spécialisés qui sont typiquement trouvé au ministère de la Justice et au SCT, le coût des locaux s'élève à environ 7 000 $ par employé et a été calculé uniquement pour les équivalents temps plein.

Coûts généraux

D'après les résultats de notre sondage, nous avons évalué que les coûts généraux assumés par le gouvernement pour appuyer le Programme d'accès à l'information pour l'exercice 1998-99 étaient d'environ 24 945 000 $, somme qui ne comprend pas les 3 900 000 $ servant à appuyer les activités du Commissariat à l'information (CI). Les coûts du Programme d'accès à l'information semblent augmenter à un rythme d'environ 7 % par année. Ce chiffre correspond à l'augmentation annuelle de 8 % du nombre de demandes terminées. L'augmentation globale des coûts totaux depuis 1993-94 est d'environ 41 %. Le nombre de demandes terminées a grimpé de 46 % pendant la même période. Les coûts liés au CI ne semblent pas avoir progressé au même rythme que le taux global d'augmentation dans les ministères et organismes. Les coûts relatifs au CI n'ont augmenté que de 11 % depuis 1993-94.

Selon les 14 340 demandes terminées en 1998-99 :

• le coût moyen de traitement d'une demande terminée est estimé à 1 130 $.
• le coût total moyen, sans les coûts liés au Commissariat, s'élève à 1 740 $.
• le coût total moyen, en incluant les coûts liés au Commissariat, se chiffre à 2 010 $.

Les coûts moyens estimatifs de traitement ont chuté de 8 %, traduisant une baisse significative du temps de recherche. Les gains réalisés au chapitre du temps de recherche sont partiellement compensés par l'augmentation du traitement de plaintes. Les coûts moyens estimatifs, y compris les coûts indirects, ont baissé de 3 %. Cela traduit surtout les coûts accrus engagés par le Bureau du Conseil privé. Les coûts moyens estimatifs globaux, incluant les coûts du CI, ont reculé de 7 %, traduisant en cela l'augmentation sensiblement inférieure des coûts engagés par le CI depuis 1993-94. Avec une moyenne de 20 $ reçus par demande terminée, en incluant les droits et les coûts récupérables, les recettes produites par ce programme demeurent peu élevées, soit environ 1 % des coûts directs du programme.

Dans le cas du Programme de protection des renseignements personnels, les coûts s'établissent à environ 15 035 000 $, somme qui ne comprend pas les 4 760 000 $ servant à appuyer les activités du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Les coûts globaux des demandes de renseignements personnels semblent être stabilisés dans les ministères et les organismes. En tenant compte des coûts relatifs au CPVP, les coûts généraux pour le gouvernement ont augmenté d'environ 4 % depuis 1993-94. Les coûts du CPVP se sont accrus à un rythme annuel de 5 %, soit environ 30 % depuis 1993-94. Pendant la même période, le nombre de demandes terminées a chuté de 6 %.

Selon les 36 133 demandes terminées en 1998-99 :

• le coût moyen de traitement d'une demande terminée est estimé à 270 $.
• le coût total moyen, sans les coûts liés au Commissariat, s'élève à 420 $.
• le coût total moyen, en incluant les coûts liés au Commissariat, se chiffre à 550 $.

Les coûts moyens estimatifs de traitement des demandes ont reculé de 10 %. À la différence des demandes d'accès à l'information, le temps de recherche semble avoir augmenté en réponse aux demandes de renseignements personnels. Dans ce cas, les baisses traduisent une diminution importante du temps d'examen. En incluant les coûts indirects, les coûts moyens estimatifs ont progressé de 5 %. Cette situation est attribuable aux augmentations importantes des coûts des locaux et des coûts d'administration générale des unités de l'AIPRP. Les coûts moyens estimatifs généraux, en incluant les coûts relatifs au CPVP, ont augmenté de 12 % depuis 1993-94, faisant état des répercussions des coûts accrus du CPVP.

Le coût total pour les deux programmes, y compris les coûts liés aux commissariats, est de 48 640 000 $ (ou 39 980 000 $ sans les coûts liés aux commissariats).

Coûts relatifs au Programme d'accès à l'information

Voici, d'après notre analyse, la répartition en terme de coûts des 24 945 000 $ dépensés par année par les ministères et organismes pour ce programme :

Analyse des coûts admissibles et récupérables

Selon le tableau ci-après, le taux global des coûts récupérables est d'environ 1,4 % du total des coûts liés directement au traitement des demandes d'accès à l'information. Même si le recouvrement global des coûts admissibles et récupérables est d'environ 25 %, ces coûts récupérables sont fondés sur un taux horaire de 10 $ l'heure. Si on utilisait un taux horaire de 30 $, pour faire état d'un salaire de 40 000 $, le taux de recouvrement ne serait que d'environ 8 %.

Remarque A : La Loi prévoit jusqu'à cinq heures de recherche et préparation gratuites, mais le temps de recherche moyen s'établit à 3,8 heures. Par conséquent, nous avons déterminé que 80 % du temps de recherche ne serait vraisemblablement pas récupérable.

Remarque B : Le total des droits comprend les 66 910 $ en droits de demande, qui ne se récupèrent pas des coûts engagés. Ces droits sont déduits pour déterminer le taux réel des coûts récupérables pour les coûts engagés.

Aux termes de l'actuel régime de recouvrement des coûts, le recouvrement maximal est d'environ 900 000 $, soit 5,6 % du total des coûts de traitement (22,5 % du coût du temps de recherche et de préparation).

Si le taux horaire pour le temps de recherche et de préparation était augmenté à 30 $, le recouvrement maximal serait haussé à 2 700 000 $, soit 16,7 % du total des coûts de traitement (67,4 % du coût du temps de recherche et de préparation). Selon l'expérience en cours des coûts récupérables réels, le total des droits, selon un taux horaire de 30 $, serait d'environ 750 000 $, soit 4,6 % du total des coûts de traitement (18,7 % du coût du temps de recherche et de préparation). Ces données partent du principe selon lequel une augmentation de la sorte ne modifierait pas la demande ou la rigueur avec laquelle les ministères et organismes essaient de recouvrer les coûts admissibles, ni le taux de recouvrement.

Coûts relatifs au Programme de protection des renseignements personnels

Voici, d'après notre analyse, la répartition en terme de coûts des 15 035 000 $ dépensés par année par les ministères et organismes pour ce programme :

Comparaison des analyses de 1993-94 et de 1998-99

Évaluation des coûts découlant de la mise en application de la Loi sur l'accès à l'information

L'évaluation globale des coûts liés à la Loi sur l'accès à l'information pour 1993-94 était fondée sur les résultats d'un sondage mené auprès de dix ministères. Ces organismes avaient terminé 59 % de l'ensemble des demandes. Le coût pour les autres 41 % a été extrapolé en partant du principe selon lequel le coût cumulatif pour le traitement des demandes individuelles serait sensiblement le même pour tous les organismes gouvernementaux. Pour 1998-99, tous les ministères et organismes ont participé au sondage. La présente analyse des coûts est fondée sur les données fournies par 45 différents organismes, qui ont terminé 88 % des demandes.

Nous avons constaté une augmentation de 12 % des coûts généraux lorsque nous avons comparé les résultats du sondage de 1998-99 à ceux de 1993-94, consignés dans l'analyse de 1995. Cette augmentation ne semble pas raisonnable compte tenu de l'augmentation de 46 % du nombre de demandes terminées et de la hausse de 66 % de l'ensemble des coûts, comme l'ont déclaré les unités de l'AIPRP pour 1998-99. (Voir les annexes E et F pour obtenir des précisions sur les tendances des dix dernières années.) D'après une analyse comparative des données figurant dans les deux sondages menés auprès du groupe témoin, formé de sept ministères importants, les coûts de traitement des demandes de ce groupe sont d'environ le double du coût déclaré par les autres organismes. Par conséquent, nous avons rajusté les totaux de 1993-94 en fonction des résultats de 1998-99 pour pouvoir effectuer une comparaison directe des résultats des deux sondages.

En outre, l'analyse du temps consacré par le groupe témoin pour effectuer des recherches a permis de constater une réduction considérable du temps requis pour obtenir l'information voulue afin de répondre à une demande.

Évaluation des coûts découlant de la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'évaluation globale des coûts liés à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 1993-94 était fondée sur les résultats d'un sondage mené auprès de six ministères. Ces organismes avaient terminé 85 % de l'ensemble des demandes. Les organismes ayant participé au sondage de 1998-99 ont terminé 99 % des demandes. Le profil des coûts semble aller de pair avec les tendances constatées au cours de la période écoulée entre les deux sondages. C'est la raison pour laquelle aucune autre analyse des coûts n'a été effectuée. (Voir l'annexe G pour de l'information sur les tendances des dix dernières années.)

Annexe D - Répondants

Répondants d'AIPRP 1998-99

Administration de pilotage de l'Atlantique Canada
Administration de pilotage des Grands Lacs Canada
Administration du pipe-line du Nord Canada
Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne de développement international
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Agence spatiale canadienne
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
Archives nationales du Canada
Banque du Canada
Bibliothèque nationale du Canada
Bureau de l'Inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité
Bureau du vérificateur général du Canada
Centre canadien de gestion
Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail
Centre de recherches pour le développement international
Centre international des droits de la personne et du développement démocratique
Citoyenneté et Immigration Canada
Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada
Commission canadienne des droits de la personne
Commission de contrôle de l'énergie atomique
Commission de l'immigration et du statut de réfugié
Commission du droit d'auteur Canada
Commission du droit du Canada
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Conseil de recherches médicales du Canada
Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
Conseil national de recherches Canada
Construction de Défense Canada
Corporation du Pont International de la voie maritime, Limitée
Défense nationale
Développement des ressources humaines Canada
Gendarmerie royale du Canada
Industrie Canada
Ministère de la Justice Canada
Ministère des Finances Canada
Musée canadien des civilisations
Musée national des sciences et de la technologie
Office des transports du Canada
Office national du film du Canada
Patrimoine canadien
Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée
Ressources naturelles Canada
Santé Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor
Service canadien du renseignement de sécurité
Service correctionnel Canada
Société d'assurance-dépôts du Canada
Société canadienne des postes
Solliciteur général Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Tribunal canadien du commerce extérieur

Répondants d'AIPRP 1999-00

Administration portuaire de Montréal
Administration portuaire de Port-Alberni
Administration portuaire de Prince-Rupert
Administration portuaire de Sept-Îles
Administration portuaire de Toronto
Administration portuaire de Vancouver
Administration portuaire de Windsor
Administration portuaire du fleuve Fraser
Administration portuaire du North-Fraser
Administration portuaire du Saguenay
Agence canadienne d'inspection des aliments
Conseil canadien des relations industrielles
Office des terres et des eaux du Sahtu
Réseau du leadership
Société des ponts fédéraux limitée

Annexe E - Demandes d'accès à l'information

Perspective de dix ans sur les coûts, les années-personnes et les demandes de renseignements personnels

Annexe F - Demandes d'accès à l'information par source

Perspective de dix ans

Annexe G - Demandes de renseignements personnels

Perspective de dix ans sur les coûts, les années-personnes et les demandes

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