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Obligation de rendre compte en matière de gestion financière - questionnaire à l'intention des gestionnaires



avril 1992

Table des matières



Introduction

Le présent questionnaire est divisé en cinq thèmes qui correspondent au cadre de responsabilité en matière de gestion financière approuvé par les administrateurs généraux et par les agents financiers supérieurs. Les cinq thèmes (gestion, information et conseils, contrôle, obligation de rendre compte, et organisation et procédés) sont décrits dans la brochure Obligation de rendre compte en matière de gestion financière dans les ministères et organismes. Le questionnaire vous permettra de vous familiariser avec les principaux éléments de ce cadre et de vous situer par rapport à eux. Nous souhaitons que ce questionnaire vous aide à développer une approche proactive à l'endroit de vos responsabilités en matière de gestion financière et qu'il vous évitera ainsi d'être confrontés à des surprises, tant dans le cadre de vos opérations courantes qu'à la suite de vérifications.

Nous savons tous que la gestion financière n'est qu'un élément du système intégré de la gestion, mais, au sein du gouvernement, c'est un élément tout particulièrement important. On s'attend donc à ce que les gestionnaires maîtrisent la gestion financière et rendent compte de leurs décisions et pratiques à cet égard. Pour ce faire, divers moyens sont à la portée des gestionnaires. Ils disposent d'instruments (information, conseils, directives) qui peuvent avoir un impact significatif sur leur facilité à bien s'acquitter de leurs responsabilités.

Les résultats au questionnaire pourraient signifier que certains gestionnaires se situent bien par rapport au cadre; dans leur cas, l'exercice renforcera leur confiance dans leur style de gestion. D'autres pourraient y trouver des choses à améliorer et, dans tous les cas, l'exercice facilitera les échanges sur la question de la gestion financière.

D'abord et avant tout, nous espérons que ce questionnaire aura une influence constructive et qu'il vous permettra de saisir toute la portée de vos propres pratiques de gestion financière.

En plus de servir d'instrument d'auto-évaluation, le questionnaire peut être utilisé par les ministères pour obtenir un aperçu des pratiques de gestion financière. En étudiant les résultats d'ensemble, les cadres supérieurs pourront identifier les aspects où des améliorations s'imposent. À ce niveau, dans chaque ministère un responsable impartial sera appelé à faire un bilan des réponses données sous le couvert de l'anonymat.

Le questionnaire est d'abord et avant tout un instrument d'auto-évaluation. Les résultats doivent donc demeurer confidentiels.


Instructions

Chacune des cinq sections du questionnaire renferme des questions dites principales, numérotées de 1 à 45, et parfois suivies, en italique, de Considérations utiles. Ces dernières, présentées sous forme de questions supplémentaires, visent à préciser la question principale et à vous aider à y réfléchir. Elles sont cependant de nature générale et pourraient donc très bien être remplacées par des questions qui auraient un rapport plus direct avec votre ministère ou avec votre situation. Il n'est pas nécessaire de répondre à ces questions en italique; elles vous serviront simplement à faire un choix de réponses plus éclairé.

Vous ne devriez pas mettre plus d'une heure pour répondre au questionnaire. Toutefois, le temps n'a aucun effet sur les résultats.

Chaque question comporte une échelle en quatre points ([4], [3], [2], [1]). Nous vous demandons de répondre à chaque question en termes de Degré ou Fréquence de la façon décrite ci-dessous.

Degré

Degré

[4]

Totalement

Pour une très grande part ou complètement

[3]

De façon importante

Pour une bonne part ou beaucoup

[2]

Partiellement

Jusqu'à un certain point ou un peu

[1]

À peine

Pas beaucoup ou pas du tout

Fréquence

[4]

Habituellement

De 80 % à 100 % du temps (comprend toujours et presque toujours)

[3]

Très souvent

Environ 55 % à 70 % du temps

[2]

Parfois

Environ 30 % à 45 % du temps

[1]

Rarement

De 0 % à 20 % du temps (comprend jamais ou presque jamais)

La dernière page du questionnaire servira, une fois détachée, à consigner vos réponses. Cette feuille réponse sera également utilisée lors de la compilation et de l'interprétation de vos résultats.


Gestion

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que vous livrez vos programmes tout en vous efforçant de tirer le meilleur parti possible des ressources mises à votre disposition.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

Ces attentes sont associées au fait que les gestionnaires ont la responsabilité de prendre des décisions éclairées quant à l'affectation et à l'utilisation des ressources. Si vous étudiez toutes les possibilités qui s'offrent à vous avant d'affecter des ressources et si vous avez recours à de bonnes procédures d'analyse, vous rendrez votre sphère de responsabilité plus efficiente et plus efficace. Parallèlement, vous rentabiliserez les deniers publics qui vous sont confiés si vous prenez des décisions qui optimisent les mouvements de trésorerie et qui minimisent les frais d'intérêt et les autres coûts.

Les questions qui suivent vous aideront à déterminer si vos pratiques vont dans le sens de ces attentes.

1. Est-ce que le choix de la meilleure façon de fournir des services et des produits, ou d'effectuer des opérations se fait en tenant compte des répercussions financières?

2. Existe-t-il de bonnes raisons de prendre des décisions qui permettent d'affecter des fonds supplémentaires à d'autres fins?

3. Est-ce que je demande l'avis d'experts concernant la viabilité financière des propositions qui nécessitent des dépenses importantes?

4. Les examens et les analyses à caractère financier améliorent-ils mes plans et mes propositions?

5. Les aspects financiers sont-ils bien examinés avant que je soumette et fasse approuver mes plans et propositions?

6. Mes plans et mes propositions sont-ils conformes aux attentes des personnes appelées à les examiner et à les approuver?

7. Mon plan opérationnel me sert-il pour prévoir ou rajuster les ressources dont j'aurai besoin durant l'année?

8. Mes décisions en matière de dépenses reflètent-elles de saines pratiques de gestion de la trésorerie?

9. Mes pratiques de gestion de l'actif me permettent-elles de faire le meilleur usage possible des deniers publics?

10. Tirons-nous le maximum des recettes générées par ma sphère de responsabilité?

COMMENTAIRES


Information et conseils

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que vous prenez des décisions à la lumière de renseignements, d'analyses et de conseils financiers opportuns, pertinents et sûrs.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

L'information est l'une des ressources les plus importantes des gestionnaires. Une information fiable et pertinente facilite tous les aspects des tâches de gestion, de la prise de décisions au contrôle. Lorsque l'information fait défaut, la gestion est basée sur des hypothèses ou sur des suppositions. Parce que l'information peut être trop volumineuse ou difficile à assimiler, et que toutes ses implications ne sont pas toujours évidentes, il est souvent sage et nécessaire de faire appel aux conseils et aux analyses d'experts.

Les questions qui suivent vous aideront à vous situer par rapport à cet aspect de la gestion financière.

11. Est-ce que je reçois l'information financière pertinente en temps opportun et sous une forme qui convient?

12. L'information financière que je reçois est-elle déjà intégrée (ou est-il facile de l'intégrer) à des données opérationnelles pour faciliter la prise de décisions, la planification, le contrôle et les rapports?

13. Suis-je satisfait des mécanismes utilisés pour communiquer l'information financière que je reçois?

14. Puis-je partager électroniquement avec d'autres systèmes les données des systèmes financiers?

15. La qualité des rapports de gestion financière que je reçois me satisfait-elle?

16. Les rapports financiers que je reçois me permettent-ils de prendre des décisions plus éclairées?

17. Suis-je conscient du fait que les gens de l'extérieur de mon centre de responsabilité ont besoin d'être renseignés sur ma méthode de gestion financière?

18. Jusqu'à quel point serais-je confiant de confirmer l'exactitude et l'intégralité de l'information de gestion financière que je communique?

19. Puis-je compter sur l'aide de spécialistes pour m'aider à m'acquitter de mes responsabilités en matière de gestion financière?

20. Les conseils financiers que je reçois m'aident-ils à prendre des décisions plus éclairées?

COMMENTAIRES:


Contrôle

Votre administrateur général doit avoir l'assurance qu'il existe des mécanismes de contrôle efficaces, adaptés au contexte gouvernemental, permettant de protéger les éléments d'actif et de garantir la probité.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

Les contrôles devraient vous aider à réagir de façon cohérente aux situations et à respecter le niveau de vos ressources. Ils peuvent vous aider à éviter certaines erreurs et complications.

Les questions qui suivent vous aideront à évaluer vos pratiques de gestion financière à ce niveau.

21. Mes pouvoirs financiers et ceux de mon personnel sont-ils bien compris?

22. Les pouvoirs qui me sont délégués sont-ils compatibles avec mes responsabilités financières et opérationnelles?

23. Ai-je une idée précise du niveau de risque associé aux pouvoirs qui me sont délégués?

24. Mes pouvoirs financiers me donnent-ils la marge de manoeuvre nécessaire pour utiliser mes ressources le mieux possible et pour atteindre mes objectifs?

25. Les mécanismes de contrôle interne de ma sphère de responsabilité conviennent-ils à la nature de mes opérations et à mon style de gestion?

26. Les opérations dont je suis responsable sont-elles dûment autorisées et codées?

27. Est-ce que je comprends clairement mes responsabilités en matière de garde des biens publics?

28. Les mesures prises pour protéger les éléments d'actif dont j'ai la garde cadrent-elles avec leur valeur et le niveau de risque associé?

29. Savons-nous, mon personnel et moi, ce qu'il faut faire si nous croyons qu'il y a eu vol, fraude ou mauvaise utilisation de fonds ou de biens publics?

COMMENTAIRES:


Obligation de rendre compte

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que vous saisissez toute la portée de vos responsabilités en matière de gestion financière et que vous en rendez compte de façon appropriée.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

Ces attentes portent sur l'obligation de rendre compte des responsabilités et des pouvoirs qui vous sont dévolus. Il est essentiel que chaque gestionnaire comprenne et accepte ces attentes. Les gestionnaires peuvent s'acquitter de cette obligation en présentant des énoncés (parfois appelés déclarations de la direction) et en donnant des garanties sur l'état de la gestion financière.

Les questions qui suivent vous aideront à évaluer vos pratiques de gestion financière à ce niveau.

30. Est-ce que je comprends bien mes responsabilités en matière de gestion financière?

31. Est-ce que je reçois la formation et l'information appropriées pour rester à jour quant à mes responsabilités en matière de gestion financière?

32. Est-ce que je connais mon rendement en matière de gestion financière?

33. Est-ce que j'atteins les objectifs financiers fixés pour ma sphère de responsabilité?

34. Jusqu'à quel point les vérifications et les examens permettent-ils d'obtenir des renseignements pertinents, crédibles et objectifs sur l'efficacité de mes pratiques de gestion financière?

35. Jusqu'à quel point suis-je ouvert aux vérifications et examens?

36. L'obligation de rendre compte de mes pratiques de gestion financière est-elle officialisée dans des ententes de gestion, des accords sur l'obligation de rendre compte et d'autres ententes?

37. Quelle est la qualité de mes rapports sur mes responsabilités aux niveaux de gestion successifs ainsi qu'à mes commettants et à mes clients?

38. Mon obligation de rendre compte est-elle proportionnée aux pouvoirs qui me sont attribués?

COMMENTAIRES:


Organisation et procédés

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que l'organisation, les systèmes et les procédés de gestion financière du ministère permettent de répondre aux besoins actuels.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

La présente section a trait à l'infrastructure qui appuie vos responsabilités en matière de gestion financière. Des services de soutien rentables peuvent améliorer la mise en oeuvre de votre programme de gestion. Une infrastructure appropriée est requise pour faciliter votre accès aux ressources, pour que vous puissiez communiquer adéquatement vos décisions, et pour vous aider à suivre de près l'état d'avancement et l'atteinte des objectifs. À mesure que vos besoins évoluent, il faut que l'organisation, les systèmes et les procédés s'adaptent aux nouvelles priorités et approches utilisées.

Les questions qui suivent vous aideront à évaluer vos pratiques de gestion financière à ce niveau.

39. Les rôles, les objectifs et les politiques en matière de gestion financière sont-ils dûment communiqués en ce qu'ils s'appliquent à moi-même et à ma sphère de responsabilité?

40. Est-ce que je sais comment fonctionnent les services qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière?

41. Ces services sont-ils bien adaptés aux besoins actuels de mes opérations?

42. Les services qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière sont-ils efficients?

43. Est-ce que je tire le maximum des nouvelles technologies dans le but d'améliorer l'efficacité de mes pratiques de gestion?

44. Est-ce que j'encourage l'élimination ou la réduction du double emploi et du chevauchement dans les procédés et les produits qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière?

45. Est-ce que mon personnel et moi avons accès à la formation et aux outils dont nous avons besoin pour exploiter pleinement les systèmes et les services qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière?

COMMENTAIRES:

 


Compilation des résultats

Maintenant que vous avez répondu aux questions, vous pouvez déterminer vos points pour chaque section, de même que votre résultat global, en vous servant de la grille située dans le coin inférieur droit de la feuille réponse. L'information requise pour l'interprétation de vos résultats se retrouve au verso de la feuille réponse.


 

Obligation de rendre compte en gestion financière

Questionnaire - feuille réponse

Chaque question comporte une échelle en quatre points ([4], [3], [2], [1]). Nous vous demandons de répondre à chaque question en termes de fréquence OU de degré, selon ce qui est indiqué pour chacune, de la façon expliquée ci-dessous.

Degré

Degré

[4]

Totalement

Pour une très grande part ou complètement

[3]

De façon importante

Pour une bonne part ou beaucoup

[2]

Partiellement

Jusqu'à un certain point ou un peu

[1]

À peine

Pas beaucoup ou pas du tout

Si une question ne s'applique pas à vous (par exemple, la question porte sur les recettes, mais les recettes ne concernent pas votre poste), ne faites aucun choix pour cette question.

Fréquence

Fréquence

[4]

Habituellement

80 % à 100 % du temps (inclus toujours et presque toujours)

[3]

Très souvent

Environ 55 % à 70 % du temps

[2]

Parfois

Environ 30 % à 45 % du temps

[1]

Rarement

0 % à 20 % du temps (inclus jamais ou presque jamais)

GESTION

GESTION

1. Répercussions financières?

Totalement

4  3  2  1

À peine

2. Bonnes raisons?

Totalement

4  3  2  1

À peine

3. Avis sur la viabilité des plans?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

4. Plans améliorés par les examens?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

5. Aspects financiers examinés?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

6. Plans conformes aux attentes?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

7. Plans utiles pour prévoir/ajuster?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

8. Saine gestion de la trésorerie?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

9. Meilleur usage des deniers publics?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

10. Maximum des recettes générées?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

Total partiel

 

 

 

INFORMATION ET CONSEILS

11. Information pertinente... forme?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

12. Information financière intégrée?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

13. Satisfait des mécanismes?

Totalement

4  3  2  1

À peine

14. Partage électronique de données?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

15. Satisfait des rapports?

Totalement

4  3  2  1

À peine

16. Rapports améliorent les décisions?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

17. Besoins externes d'information?

Totalement

4  3  2  1

À peine

18. Confiant de l'exactitude?

Totalement

4  3  2  1

À peine

19. Aide de spécialistes disponible?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

20. Conseils améliorent les décisions?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

Total partiel

 

 

 

CONTRÔLE

21. Pouvoirs financiers compris?

Totalement

4  3  2  1

À peine

22. Équilibre pouvoirs/responsabilités?

Totalement

4  3  2  1

À peine

23. Idée précise du niveau de risque?

Totalement

4  3  2  1

À peine

24. Marge de manoeuvre suffisante?

Totalement

4  3  2  1

À peine

25. Pertinence des contrôles internes?

Totalement

4  3  2  1

À peine

26. Opérations dûment autorisées?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

27. Garde des biens publics?

Totalement

4  3  2  1

À peine

28. Protection vs valeur & risque?

Totalement

4  3  2  1

À peine

29. Sait quoi faire lors d'acte illicite?

Totalement

4  3  2  1

À peine

Total partiel

 

 

 

OBLIGATION DE RENDRE COMPTE

30. Responsabilités financières comprises?

Totalement

4  3  2  1

À peine

31. Formation permet de rester à jour?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

32. Rendement en gestion financière connu?

Totalement

4  3  2  1

À peine

33. Objectifs financiers atteints?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

34. Vérifications et examens efficaces?

Totalement

4  3  2  1

À peine

35. Ouvert aux vérifications et examens?

Totalement

4  3  2  1

À peine

36. Obligation de rendre compte effective?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

37. Intégralité de mes rapports de gestion?

Totalement

4  3  2  1

À peine

38. Rendre compte vs pouvoirs d'agir?

Totalement

4  3  2  1

À peine

Total partiel

 

 

 

ORGANISATION ET PROCÉDÉS

39. Rôles et objectifs dûment communiqués?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

40. Au courant des services financiers?

Totalement

4  3  2  1

À peine

41. Services adaptés aux opérations?

Totalement

4  3  2  1

À peine

42. Qualifie les services d'efficients?

Totalement

4  3  2  1

À peine

43. Tire le maximun des technologies?

Totalement

4  3  2  1

À peine

44. Réduit le double emploi/ chevauchement?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

45. Accès à la formation et aux outils?

Habituellement

4  3  2  1

Rarement

Total partiel

 

 

 

GRAND TOTAL

 

 

 

Compilation des résultats

1. Additionnez les points pour chaque section et inscrivez les totaux en (A).

2. En (B), inscrivez le nombre de questions répondues dans chaque section.

3. Additionnez les totaux des colonnes A et B, et calculez les moyennes.

Nombre de questions

Moyennes

Total de vos points

(A / B)

A

B

Gestion

 

 

 

Information et conseils

 

 

 

Contrôle

 

 

 

Obligation de rendre compte

 

 

 

Organisation et procédés

 

 

 

Totaux

 

 

Moyenne globale (total pour A divisé par le total pour B)

 

Voir Interpretation


Interprétation

Pour bien interpréter ces résultats, il convient de se rappeler que de nombreux facteurs exercent une influence sur vos pratiques de gestion financière. Vous pouvez contrôler certains de ces facteurs, mais pas d'autres. Par exemple, les systèmes et politiques de gestion financière qui répondent aux besoins d'un grand nombre de gestionnaires peuvent ne pas être entièrement compatibles avec vos besoins et préférences propres. Les résultats traduisent donc vos pratiques de gestion financière, mais à la lumière du contexte dans lequel vous opérez. La présente analyse pourra vous servir à amorcer des discussions et des changements en vue de mieux satisfaire vos besoins et ceux d'autres gestionnaires de votre organisation. Les interprétations qui suivent s'appliquent autant à la moyenne de chaque section qu'à la moyenne globale.

Une moyenne globale proche de 4 dénote des pratiques de gestion financière et des services de soutien très sains, par rapport au cadre de responsabilité en matière de gestion financière. Vous ne devriez pas hésiter à vous en inspirer pour vos déclarations de gestion. Il serait peut-être approprié d'identifier des sources de renseignements qui viendront appuyer ces déclarations, le cas échéant.

Une moyenne globale proche de 3 est un signe de saines pratiques de gestion financière. Même s'il y a place pour l'amélioration, vos pratiques sont efficaces. Il serait peut-être indiqué de revoir vos réponses pour déterminer si certains aspects de vos pratiques devraient être modifiés ou étudiés de façon plus approfondie. Si l'on vous demandait de présenter des déclarations de gestion par rapport au cadre, il faudrait vous demander si des réserves s'imposent, pour certains aspects.

Une moyenne globale proche de 2 indique la présence de lacunes; vous devriez par conséquent accorder une attention particulière à vos pratiques de gestion financière et aux services de soutien. Il serait à conseiller d'en faire une analyse et un examen plus approfondis. Il pourrait être utile de revoir vos réponses pour déterminer les points faibles qui ont trait à des aspects sur lesquels vous avez un certain contrôle. Vous devriez vous préoccuper de ces divers aspects, même s'il n'y a pas nécessairement lieu de vous alarmer. Vous devriez envisager la possibilité de vous entretenir avec des collègues et avec les responsables de l'organisation et des procédés qui appuient vos pratiques de gestion financière. Vous pourriez conclure que certains aspects de vos pratiques de gestion financière sont relativement sains, alors que vous éprouvez des difficultés pour d'autres. Vous auriez probablement des réserves à formuler, si vous étiez appelé à présenter des déclarations de gestion face au cadre.

Une moyenne globale proche de 1 dénote des difficultés manifestes pour certains aspects de vos pratiques de gestion financière. Vos pratiques et les services de soutien s'éloignent actuellement beaucoup des attentes exprimées dans le cadre de responsabilité en matière de gestion financière. Une analyse plus minutieuse serait de mise. Dans les circonstances, il serait peut-être indiqué d'envisager un examen plus systématique. Vous devriez parler de ces difficultés avec votre supérieur, vos collègues ou votre conseiller en gestion financière.

Si nous n'avions qu'un message à vous livrer, ce serait que presque toutes vos décisions ont des répercussions sur vos pratiques de gestion financière. La ligne de démarcation entre de saines pratiques de gestion et la gestion financière elle-même est de plus en plus atténuée, et elle tend même à disparaître. Ceci est dû en partie à l'évolution de la culture organisationnelle de la fonction publique et aux mesures qui en découlent, mais aussi à l'amélioration de la technologie de l'information qui offre aux gestionnaires une plus grande marge de manoeuvre et plus de pouvoirs que ce qui était possible il y a quelques années à peine.

Nous espérons que cet exercice vous a informé au sujet des attentes qui ont cours actuellement dans le domaine de la gestion financière et qu'il vous aura aidés à vous situer par rapport à ces attentes.

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