No. 1984-02
Date : 01-07-84 

Sujet : Traitement des demandes d'acces aux documents portant sur la vérification

Pour toute question concernant cette notice, prière de s'adresser à la :

Politiques et projets spéciaux
Centre d'excellence en vérification interne
Direction générale de la fonction de contrôleur, SCT
(613) 957-2270

Objet et portée

La présente notice d'interprétation de la politique (NIP) a pour but d'éclairer les vérificateurs internes relativement au traitement des demandes d'accès à l'information. On s'attend à ce que les coordonnateurs de l'accès à l'information demandent conseil aux chefs de la vérification interne au sujet de la communication de documents dont la nature relève de leurs fonctions. S'inspirant des principes fondamentaux de la Loi, la présente notice décrit un procédé décisionnel qui devrait permettre aux vérificateurs principaux de fournir des conseils judicieux, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi, aux coordonnateurs de l'accès à l'information.

Les indications contenues dans cette notice viennent compléter les directives officielles des Lignes directrices provisoires : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels publiées par le SCT (circulaire no 1983-35). Il n'est pas question de proposer ici une autre méthode pour traiter les demandes d'accès aux documents que celle qui est prescrite dans les directives officielles du SCT : la politique officielle du SCT fait autorité en la matière et on est tenu de la respecter, quelle que soit la situation.

Il a été jugé nécessaire de fournir de plus amples indications dans une notice d'interprétation de la politique en raison de l'incidence de la Loi sur l'accès à l'information sur les Normes de vérification interne, en particulier les normes 17, 20 et 22. De fait, les normes relatives à la preuve en matière de vérification, aux rapports sur les tâches de vérification et aux consultations postérieures à la vérification seront touchées par la communication de documents. Il y a donc lieu de procéder à une interprétation plus approfondie de la politique de vérification interne.

Questions a l'étude

Selon le Comité consultatif interministériel sur la vérification interne, il y aurait avantage à adopter, à l'échelle du gouvernement, un mode général de traitement des demandes d'accès aux documents traitant de vérification lorsque les vérificateurs auront à fournir des avis à leurs sous-chefs :

La façon de procéder présentée dans cette notice s'inspire de ces objectifs. Sa précision, sur le plan technique, a été vérifiée grâce à des entretiens avec des conseillers juridiques du ministère de la Justice et avec le Groupe de travail d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor. Elle est fondée sur la volonté des vérificateurs internes de respecter le droit du grand public à l'accès aux documents traitant de vérification et d'être sensible à ses besoins. Cette notice explique également les rares cas où le vérificateur peut être appelé à protéger certaines catégories de renseignements dont la communication causerait un préjudice ou irait à l'encontre de la Loi.

Principes sous-jacents a la notice d'interprétation

Principes

Dans le choix d'un mode de traitement des demandes d'accès aux documents concernant la vérification, un certain nombre de principes ont été formulés. Ils se rapportent surtout à l'interprétation que donnent les vérificateurs internes des exigences de la Loi sur l'accès à l'information, compte tenu du caractère unique des étapes de la vérification interne. Ils devraient servir de fondement logique au choix d'un mode approprié de traiter les demandes. Bien qu'ils aient fait l'objet de recherches approfondies et que leur justesse ait été discutée avec bon nombre de fonctionnaires, dont des conseillers juridiques, ils ne peuvent pas constituer la base définitive d'une méthode avant que les tribunaux aient interprété certaines dispositions de la Loi.

Les principes qui sous-tendent le mode proposé sont les suivant :

  1. une fonction de vérification interne inefficace nuira au mécanisme décisionnel interne d'une institution fédérale. A cet égard, il y a surtout risque de préjudice lorsque les renseignements sur la vérification sont communiqués avant que le vérificateur ait fait connaître ses conclusions suite à une mûre réflexion. La communication pourra alors nuire au sujet soumis à la vérification si elle comporte involontairement des renseignements qui ne reflètent pas la nature et l'état des opérations vérifiées. Elle risque aussi de gêner les échanges entre les vérificateurs et ceux sur qui porte la vérification. Cependant, une fois celle-ci achevée, le risque est sensiblement réduit;
  2. la réflexion du vérificateur qui lui permet d'en arriver à une évaluation globale des méthodes et des systèmes du sujet de la vérification n'est terminée que lorsque ce dernier a eu l'occasion de s'exprimer sur l'exactitude, l'intégralité et la justesse des faits et des conclusions que le vérificateur a présentés dans un rapport provisoire. L'Annexe A définit le mécanisme de vérification comme étant un mécanisme décisionnel et indique la nature de la réflexion du vérificateur;
  3. vu le nombre parfois considérable de documents se rapportant à un sujet donné, les vérificateurs peuvent chercher à savoir, grâce à des entretiens informels avec la personne qui veut être renseignée, pourquoi elle s'intéresse aux renseignements qui ont trait à la vérification. Ce faisant, ils seront plus en mesure de trouver les renseignements demandés, et pourront ainsi éliminer l'examen inutile de plusieurs documents et réduire les frais reliés à la révision et à la demande. Toutefois, ces entretiens informels ne pourront avoir lieu qu'avec l'approbation du coordonnateur de l'accès à l'information;
  4. toute demande de consultation de documents de vérification préparée par le sujet de la vérification ou pour son compte (les sources) lui sera renvoyée. C'est lui qui déterminera s'il y a lieu d'en autoriser l'accès. En vertu du principe dont s'inspire le paragraphe 8(1) de la Loi, l'institution d'où proviennent les données de base est la première concernée, alors que l'intérêt du vérificateur passe en second. Toutefois, le paragraphe 8(1) ne s'appliquerait officiellement que dans le cas où le sujet de la vérification et le vérificateur relèveraient d'institutions fédérales différentes.

L'expression «feuilles de travail» utilisée dans la présente notice est conforme aux descriptions données dans la Notice d'interprétation de la politique no 1983-02, "Feuilles de travail de vérification". Dans le document joint à cette notice, les rapports de vérification provisoires étaient considérés comme faisant partie intégrante des feuilles de travail. Dans son examen des données qui suivent, le lecteur a tout intérêt à comprendre le sens de l'expression "feuilles de travail".

Traitement des demandes d'accès aux documents

Ce document comprend trois manières d'aborder le traitement des demandes d'accès aux documents traitant de vérification interne. Ces cheminements sont fonction de la nature des documents de vérification demandés et de la progression de la vérification au moment où l'on reçoit une demande. Le tableau 1 fait état des observations suivantes sous la forme d'un graphique de cheminements décisionnels.

Cheminement décisionnel 1

Dans le cadre de ce scénario, la demande est reçue lorsque la vérification est terminée et vise clairement à l'obtention d'un rapport de vérification final. Dans ce cas, on propose qu'en règle générale, l'envoi de la version intégrale du rapport de vérification soit recommandé à l'administrateur général. Les recommandations, les réactions de la direction et les plans d'action seraient également communiqués lorsqu'ils font partie du rapport. Toutefois, les vérificateurs peuvent parfois reconnaître que les conclusions et les recommandations contenues dans le rapport final contiennent des renseignements délicats dont la divulgation risque de causer un préjudice certain au processus décisionnel interne des institutions fédérales. Dans de tels cas, il y aurait lieu d'invoquer l'alinéa 21(1)a). Par exemple, s'il apparaît probable que la faculté décisionnelle d'une institution puisse être affectée par la communication des conclusions et recommandations contenues dans le rapport de vérification, on devrait alors protéger ces renseignements jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de risque de préjudice ou de tort. On entend par «préjudice ou tort» tout ce qui porterait atteinte aux intérêts particuliers ou au processus décisionnel, en vertu de l'alinéa 21(1)a). Bien que la communication des conclusions et recommandations des rapports de vérification puisse être la cause de changements administratifs ou d'embarras à des fonctionnaires, les vérificateurs doivent prendre note que de tels effets ne sont pas suffisants en soi pour dénoter un préjudice au processus décisionnel et, qu'en conséquence, ils ne constituent pas des raisons suffisantes de recours à l'alinéa 21(1)a).

On considère que la règle générale de divulgation entière du rapport comporte certains avantages. En premier lieu, la version intégrale du rapport final donne au demandeur une idée plus globale et plus juste des opérations à l'étude, ce qui réduit le risque d'une interprétation erronée. La communication des commentaires émis par le sujet de la vérification, suite aux recommandations des vérificateurs, favorise la crédibilité des faits signalés dans le rapport. La communication des plans d'action suite aux recommandations des vérificateurs prouve que le mécanisme de vérification permet le traitement efficace des demandes. Les coûts liés à une révision du contenu (par exemple, l'omission, conformément à l'article 25) aux fins de communication au grand public se limiteraient à trouver et à extraire les renseignements dits protégés, comme il est indiqué ci-dessus.

On ne peut pas s'attendre à ce que les vérificateurs principaux connaissent toutes les retombées possibles de la communication de renseignements contenus dans les rapports de vérification. Par conséquent, avant de recommander la communication d'un rapport, ils devraient consulter le sujet de la vérification afin de déterminer si, à son avis, il y a lieu légalement d'exclure certains renseignements.

Pour que la communication de la version intégrale des rapports de vérification finals constitue une méthode pratique de donner suite aux demandes d'accès à l'information, le vérificateur doit veiller à ce que soit maintenue la limpidité qui les caractérise actuellement. Il va de soi que, si la haute direction du ministère et le comité de vérification favorisent des rapports de vérification exhaustifs et instructifs, l'utilizé des méthodes employées sera, dans une grande mesure, assurée. Toutefois, les vérificateurs ont aussi un rôle à jouer : ils doivent faire en sorte, tout en sachant que le contenu de leurs rapports est susceptible d'être communiqué au grand public, que leur exactitude n'en soit pas modifiée.

Cheminement décisionnel 2

Dans le cadre de ce scénario, on suppose qu'une demande est reçue lorsque la vérification est terminée, mais qu'elle vise à l'obtention de renseignements qui ne figurent pas dans le rapport final.

Au début, le vérificateur peut juger utile de tenter tout simplement de connaître la nature des renseignements qui intéressent celui qui les sollicite en discutant avec lui. A même les descriptions générales fournies dans le Registre de consultation, le vérificateur peut l'aider à trouver les renseignements dont il a besoin. Le volume des renseignements à examiner et à préparer s'en trouverait réduit, et le demandeur pourrait s'éviter des dépenses excessives. Les entretiens informels ne doivent toutefois pas être perçus comme un moyen de contourner le mécanisme officiel prévu dans la Loi, et les vérificateurs principaux ont tout intérêt à consulter le coordonnateur de l'accès à l'information de leur ministère avant de passer à ce type d'entretiens.

Lorsqu'il est dans l'intérêt du demandeur d'avoir accès aux sources, le vérificateur devrait voir d'abord à ce que le sujet de la vérification puisse fournir les renseignements demandés. Il incombe à ce dernier d'aviser le sous-chef, par l'intermédiaire du coordonnateur de l'accès à l'information, s'il y a lieu ou non de communiquer lesdits renseignements. Lorsque le vérificateur et le sujet de la vérification relèvent d'institutions fédérales différentes, le vérificateur peut recommander au coordonnateur de l'accès à l'information d'invoquer le paragraphe 8(1) de la Loi.

Lorsque le Bureau des services de vérification d'Approvisionnements et Services Canada effectue des vérifications pour des groupes clients, il incombe au ministère client de décider s'il y a lieu de communiquer les renseignements demandés. Le Bureau des services de vérification renvoie au ministère client les demandes qu'il a reçues, conformément au paragraphe 8(1) de la Loi. Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cas où les demandes de renseignement sur la vérification sont reçues directement par le ministère client; toutefois, ce dernier doit prendre les mesures nécessaires pour se procurer tout document qui est entreposé dans les locaux du Bureau des services de vérification.

Lorsque le demandeur veut consulter les feuilles de travail et que les sources ne l'intéressent pas comme telles, le vérificateur doit examiner les documents demandés, à la lumière de la Loi, afin de déterminer s'ils font exception, en vertu tout particulièrement des articles 16, 19, 21 et 22 de la Loi. Ces cas d'exception et leur application sont décrits en détail dans les Lignes directrices provisoires du SCT et devraient être étudiées attentivement par tous les vérificateurs. Bien que ces articles soient plus susceptibles de s'appliquer au contenu des feuilles de travail, il y a toutefois lieu d'étudier à fond tous les autres cas d'exception contenus dans la Loi.

En principe, l'alinéa 21(1)a) peut s'appliquer à certaines parties des rapports provisoires contenues dans les feuilles de travail. En outre, l'alinéa 21(1)b) peut s'appliquer à la documentation relative aux feuilles de travail telle que les notes d'entrevues et les comptes rendus de réunions entre les hauts fonctionnaires. Toutefois, comme il est indiqué dans le cheminement décisionnel 1, le paragraphe 21(1) constitue une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif, et le vérificateur doit prendre note qu'il est préférable de déterminer s'il y a préjudice à l'endroit du processus décisionnel avant d'appliquer cette disposition. Dans ce scénario, les échanges de vues entourant la vérification sont terminés et il est moins probable que l'on puisse prouver que cela nuise au mécanisme de prise de décisions interne. Par conséquent, en règle générale, les alinéas 21(1)a) et b) ne s'appliqueraient pas dans ces cas-là.

Cheminement décisionnel 3

Dans ce scénario, le plus difficile des trois, la demande d'accès aux documents traitant de vérification est reçue avant que soit terminée la vérification. La communication prématurée de renseignements comportant des remarques qui ne sont pas définitives risque d'entraîner involontairement une vision erronée de la nature et de l'état d'avancement des opérations à l'étude. Elle risque en outre de nuire aux échanges de vues entre le vérificateur et le sujet de la vérification et, finalement, à l'efficacité du processus de prise de décisions du vérificateur, laquelle dépend dans une large mesure de l'honnêteté des échanges. Il est tout aussi important d'imaginer le tort considérable, voire irréparable, qui pourrait être causé au sujet de la vérification. La communication inopportune de renseignements risque tout particulièrement de nuire à ses activités et à ses décisions tant qu'il n'a pas eu l'occasion de s'exprimer sur la justesse, l'intégralité et l'exactitude des données et des conclusions du vérificateur consignées dans le rapport provisoire.

Dans ce scénario, le cheminement adopté est fonction du moment où la demande d'accès aux documents est présentée, soit : avant la rédaction du rapport provisoire, pendant que le vérificateur le rédige ou que le sujet dont on vérifie les opérations l'examine à fond ou après que le rapport a été revu par lui. Pour tous les cheminements de rechange prévus dans ce scénario, on suppose que le vérificateur tentera dès le début de connaître plus précisément quels renseignements intéressent le demandeur en discutant avec ce dernier (voir le cheminement décisionnel 2).

Demandes reçues avant la rédaction du rapport provisoire

Les demandes d'accès aux rapports reçues à ce stade de la vérification peuvent être officiellement refusées, conformément au paragraphe 10(1) de la Loi, puisque le document n'existe pas. Toutefois, de façon non officielle, le vérificateur principal peut décider de donner suite à la demande sans tenir compte des exigences de la Loi. Il peut indiquer au demandeur que le rapport qu'il sollicite lui sera transmis dans un délai raisonnable après que la vérification sera terminée. Il est à signaler encore une fois que ces entretiens informels doivent se faire par l'intermédiaire des coordonnateurs de l'accès à l'information des ministères.

En offrant de communiquer de façon non officielle le rapport de vérification terminé, le vérificateur vise à s'assurer que toutes les demandes de communication de renseignements sont traitées équitablement. A cette fin, il doit voir à ce qu'on le termine et qu'on le mette à la disposition du public dans un délai acceptable. Pour ce faire, les vérificateurs estiment qu'en appliquant les lignes de conduite suivantes, il est possible d'y parvenir :

Par l'examen du maintien de la performance relativement aux rapports de vérification, le BCG continuera d'évaluer le caractère raisonnable du délai entre la fin de la vérification comme telle et celle d'un premier rapport provisoire.

Peu importe le caractère raisonnable du délai de deux mois jugé nécessaire pour fournir un rapport de vérification de qualité, les vérificateurs principaux peuvent être tenus, dans certains cas, de fournir le rapport au demandeur dans un délai plus court. Il se peut que celui-ci n'accepte pas l'offre informelle du vérificateur de lui fournir le rapport provisoire dans le délai susmentionné. Il choisira peut-être à la place de présenter une seconde demande formelle à un moment ultérieur, c'est-à-dire lorsque le rapport sera en voie d'être rédigé par le vérificateur ou examiné par celui qui a été l'objet de la vérification. Dans ce cas, dont il sera question ci-après, le vérificateur sera tenu de communiquer le rapport, tel qu'il est, au demandeur en deçà de 30 jours.

Lorsqu'une demande est reçue avant la préparation du rapport provisoire et que le demandeur cherche surtout à consulter les feuilles de travail, le vérificateur devrait l'examiner à la lumière de la Loi, et voir si les articles 16, 19, 21 et 22 en particulier ne s'appliquent pas. Cette méthode, bien que semblable à celle utilisée dans le cheminement décisionnel 2, diffère de ce dernier en ce qu'elle risque davantage de nuire au mécanisme décisionnel interne et à l'organisme qui est l'objet de vérification vu le moment où la demande est reçue, d'autant plus que l'examen attentif et la réflexion du vérificateur ne sont pas terminés. Bien que le recours à des exceptions du vérificateur ne soit pas automatique dans ce cas, le vérificateur peut avoir des motifs plus fondés d'invoquer certaines dispositions en vue de protéger le mécanisme décisionnel (consultations et délibérations) en matière de vérification. Il y a lieu, en particulier, d'invoquer l'alinéa 21(1)b) pour certaines notes d'entrevues, comptes rendus de réunions ou autres comptes rendus de consultations et de délibérations lorsque la communication de ces renseignements risque d'entraver la qualité des échanges entre fonctionnaires et de retarder ainsi la fin de la vérification.

Demandes reçues pendant que le vérificateur prépare le rapport provisoire ou que celui dont on vérifie les opérations l'examine

Lorsqu'une demande de rapport est reçue pendant que le vérificateur prépare son rapport provisoire, celui-ci est tenu par la Loi de communiquer le document au demandeur en deçà de 30 jours. Étant donné que ce rapport est un élément important de la réflexion qui amène le vérificateur à établir ses conclusions, il faut veiller, tout particulièrement à ce stade de la vérification, à ce que la communication de renseignements ne nuise pas au mécanisme décisionnel en cours. La Loi indique de façon implicite qu'il est facile de gêner ce mécanisme en particulier lorsque des demandes sont reçues à ce stade-ci de la vérification. Des parties du rapport provisoire peuvent faire exception dans certains cas mentionnés ci-après, mais cela n'élimine pas entièrement le risque qu'il y a de nuire au déroulement de la vérification.

Les exceptions suivantes peuvent s'avérer importantes si on reçoit une demande d'accès à un rapport avant que le sujet de la vérification l'ait examiné et accepté. Il peut y avoir lieu d'invoquer l'alinéa 21(1)a) pour empêcher la divulgation des avis et des recommandations contenus dans le rapport provisoire si le vérificateur détermine que la communication de ces renseignements nuira aux opérations internes auxquelles ils se rapportent. L'alinéa 21(1)b) peut être invoqué pour protéger les comptes rendus de consultations ou de discussions relatives au contenu d'un rapport provisoire si la communication de ces renseignements risque de nuire, mais le contenu du rapport comme tel ne peut, semble-t-il, être protégé en vertu de cette exception. Enfin, si le vérificateur croit fermement que le délai de 30 jours pour communiquer un rapport de vérification provisoire n'est nettement pas suffisant, le paragraphe 9(1) de la Loi prévoit une prorogation de ce délai si des consultations s'avèrent nécessaires. Toutefois, on considère pour le moment qu'il n'est pas très sûr d'invoquer cette disposition et, en règle générale, elle n'est pas recommandée étant donné l'interprétation très restrictive que lui donne le SCT dans ses Lignes directrices provisoires.

Pour les groupes affectés à la vérification qui confient cette tâche à des experts-conseils du secteur privé, le recours aux exceptions susmentionnées est limité. Selon l'alinéa 21(2)(b), le paragraphe 21(1) ne s'applique pas à un document qui renferme un rapport préparé par un expert-conseil qui, au moment de la préparation du rapport, n'était pas un cadre ou un employé d'une institution fédérale ou un membre du personnel d'un ministre du gouvernement canadien. Le terme «rapport» utilisé dans la Loi ne sera probablement pas appliqué littéralement, mais son sens sera élargi afin de comprendre tous les documents relevant d'une institution fédérale et préparés par un expert-conseil. Toutefois, comme l'indique le présent document, le recours restreint au paragraphe 21(1) par les vérificateurs internes ne sera pas susceptible de créer une distinction importante dans la communication du contenu des documents préparés par des experts-conseils d'une part, et celle, d'autre part, des documents préparés par des vérificateurs fédéraux. Néanmoins, si une demande de communication de renseignements préparés par des experts-conseils est reçue avant la fin de la vérification, il faudra peut-être que ces experts-conseils en vérifient l'exactitude dans le délai de 30 jours prévu pour répondre aux demandes présentées en vertu de la Loi.

Lorsqu'un rapport de vérification provisoire inachevé ou dont l'exactitude n'a pas été établie doit être communiqué, le vérificateur peut tenir à faire connaître ses réserves au demandeur ou à lui indiquer sur quoi est fondé le contenu du rapport à ce stade-ci de la vérification. Le vérificateur peut aussi tenir à indiquer dans le rapport provisoire ses réserves relativement à la précision des observations fournies. Toutefois, la meilleure façon de protéger les échanges de vue qui entourent la vérification est de s'assurer que les vérificateurs déterminent et confirment avec soin, avant la préparation des rapports provisoires, la précision de leurs observations par un dialogue suivi avec celui qui est l'objet de la vérification. La norme 22 des Normes de vérification interne dans le Gouvernement du Canada qui a trait aux échanges de vues portant sur les conclusions et les recommandations de la vérification avec les fonctionnaires responsables, prend de l'importance à mesure que s'accroît le nombre de lecteurs de documents portant sur la vérification.

Demandes reçues après examen et confirmation du rapport provisoire par le sujet de la vérification

La réception d'une demande de communication à ce stade-ci ne cause normalement pas de problèmes aux vérificateurs. Les échanges de vues sont, à toutes fins utiles, terminées et le risque de nuire en communiquant des renseignements est sensiblement réduit. Ainsi, le vérificateur devrait traiter ces demandes comme dans le cheminement décisionnel 1.

Enfin, il y a lieu de se rappeler que tout entretien avec une personne qui sollicite un document doit être soigneusement noté. Il y a non seulement avantage à tenir compte, à des fins administratives, de la nature des demandes et du moment où elles sont reçues, mais ces renseignements peuvent servir à une révision ultérieure du document ou même de la Loi et de la politique du Conseil du Trésor qui s'y rapporte. Ils pourront aussi être utiles également en cas d'intervention du Commissaire à l'information ou de procédures juridiciaires.

Mesures

Les vérificateurs sont invités à faire part de leurs observations sur la présente notice aux responsables de la DÉSEVI. Cette dernière effectuera, dans le cadre de son programme d'examen du maintien de la performance, un suivi des expériences relatives à l'application de la Loi ainsi qu'un examen de la méthode adoptée pour traiter les demandes de communication de renseignements sur la vérification.

Ouvages de référence

Publications officielles du gouvernement canadien :

  1. Circulaire no 1983-35, Lignes directrices provisoires : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels, Secrétariat du Conseil du Trésor, le 1er juin 1983.
  2. Projet de loi C-43, tel qu'adopté à la Chambre des communes le 28 juin 1982.
  3. Normes de vérification interne dans le Gouvernement du Canada, Bureau du contrôleur général, Direction de l'élaboration des politiques, Conseil du Trésor, 1982.

Ouvrage de référence des sections de vérification interne des ministères :

  1. Bureau du contrôleur général, Direction de l'élaboration des politiques, Division des études spéciales et de la vérification interne, Notice d'interprétation de la politique no 83-02 : «Feuilles de travail de vérification».

Le dossier des feuilles de travail en tant que registre du mécanisme décisionnel

Le dossier des feuilles de travail contient tous les documents se rapportant à la phase pratique de la tâche de vérification interne. Le tableau I ci-après illustre le mécanisme décisionnel de la vérification et indique la nature de la réflexion du vérificateur.

On a voulu établir un parallèle entre la vérification et la prise de décisions pour deux raisons. Premièrement, on voulait démontrer que la méthode employée pour la vérification, type particulier de mécanisme décisionnel, comportait les mêmes aspects de consultation et de réflexion que tout mécanisme décisionnel, et que, par conséquent, il pouvait, sur le plan technique tout au moins, faire l'objet d'une exception en vertu de l'alinéa 21(1)(b) étant donné que le préjudice éventuellement causé par la communication de tels renseignements pouvait être prouvé. Deuxièmement, on voulait fournir un cadre pour déterminer quel cheminement adopter pour traiter les demandes d'accès aux documents (voir l'exposé de chacun des cheminements décisionnels 1, 2 et 3).

Tableau I : Le mécanisme décisionnel

Étape du processus Prise des décisions Éléments du processus Travail pratique Feuilles de travail
Définition du problème Définition des problèmes, occasions, contraintes, valeurs, critères de pertinence Planification des missions :  définition de l'étendue du travail, des faiblesses prévues, de l'orientation de l'enquête, des objectifs

 

Plan de la mission
Précision du problème Précision du problème, c'est-à-dire de sa nature, de sa structure, de ses variables, de ses paramètres et des objectifs ou critères de réussite Phase de la revue : description du contexte du sujet de la vérification; élaboration du modèle de contrôle établi (critères de réussite); test préliminaire pour situer le problème, les domaines qui présentent des possibilités et des contraintes et nécessitant la corroboration

 

Description détaillée, graphiques de cheminement des données; modèle de contrôle déterminé à l'avance; liste des faiblesses possibles
Élaboration des solutions possibles Énumération et élaboration des solutions possibles (un genre de contrôle des hypothèses); choix de la meilleure solution

 

Phase de l'évaluation : confirmation des problèmes; analyse des causes et des effets; regroupement des conclusions Justification des analyses, constatations, tests, conclusions
Choix Énumération et élaboration des solutions possibles (un genre de contrôle des hypothèses); choix de la meilleure solution

 

Phase de l'évaluation : confirmation des problèmes; analyse des causes et des effets; regroupement des conclusions Justification des analyses, constatations, tests, conclusions
Rapport Confirmation et justification à l'aide de preuves des résultats de la décision

 

Élaboration des conclusions et des opinions générales Rapport provisoire et rapport final

 En termes simples, la communication du contenu d'un document traitant de vérification interne pendant le processus décisionnel est plus susceptible de nuire au sujet de la vérification et à la fonction de vérification comme telle que si la communication se fait une fois le processus décisionnel terminé. A l'avenir, il y aurait peut-être lieu d'avoir recours à la "lettre de déclaration", utilisée par les firmes de comptables privées, pour déterminer de façon précise à quel moment le processus décisionnel (consultation et réflexion) prend fin.

 

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