ARCHIVÉ - Traitement des demandes d'access aux documents portant sur la verification (NIP) - le 1 juillet 1984

Cette page a été archivée.

No. 1984-02
Date : 01-07-84 

Sujet : Traitement des demandes d'acces aux documents portant sur la v�rification

Pour toute question concernant cette notice, pri�re de s'adresser � la :

Politiques et projets sp�ciaux
Centre d'excellence en v�rification interne
Direction g�n�rale de la fonction de contr�leur, SCT
(613) 957-2270

Objet et port�e

La pr�sente notice d'interpr�tation de la politique (NIP) a pour but d'�clairer les v�rificateurs internes relativement au traitement des demandes d'acc�s � l'information. On s'attend � ce que les coordonnateurs de l'acc�s � l'information demandent conseil aux chefs de la v�rification interne au sujet de la communication de documents dont la nature rel�ve de leurs fonctions. S'inspirant des principes fondamentaux de la Loi, la pr�sente notice d�crit un proc�d� d�cisionnel qui devrait permettre aux v�rificateurs principaux de fournir des conseils judicieux, conform�ment � l'esprit et � la lettre de la Loi, aux coordonnateurs de l'acc�s � l'information.

Les indications contenues dans cette notice viennent compl�ter les directives officielles des Lignes directrices provisoires : Loi sur l'acc�s � l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels publi�es par le SCT (circulaire no 1983-35). Il n'est pas question de proposer ici une autre m�thode pour traiter les demandes d'acc�s aux documents que celle qui est prescrite dans les directives officielles du SCT : la politique officielle du SCT fait autorit� en la mati�re et on est tenu de la respecter, quelle que soit la situation.

Il a �t� jug� n�cessaire de fournir de plus amples indications dans une notice d'interpr�tation de la politique en raison de l'incidence de la Loi sur l'acc�s � l'information sur les Normes de v�rification interne, en particulier les normes 17, 20 et 22. De fait, les normes relatives � la preuve en mati�re de v�rification, aux rapports sur les t�ches de v�rification et aux consultations post�rieures � la v�rification seront touch�es par la communication de documents. Il y a donc lieu de proc�der � une interpr�tation plus approfondie de la politique de v�rification interne.

Questions a l'�tude

Selon le Comit� consultatif interminist�riel sur la v�rification interne, il y aurait avantage � adopter, � l'�chelle du gouvernement, un mode g�n�ral de traitement des demandes d'acc�s aux documents traitant de v�rification lorsque les v�rificateurs auront � fournir des avis � leurs sous-chefs :

• concernant la communication de renseignements portant sur la v�rification, en tenant compte de l'esprit et de la lettre de la Loi;
• permettant de satisfaire, de fa�on pratique, aux besoins de ceux qui d�sirent avoir acc�s aux documents;
• offrant une m�thode logique de traiter leurs demandes;
• donnant lieu � un traitement efficace des requ�tes;
• assurant l'int�grit� de la fonction de v�rification interne.

La fa�on de proc�der pr�sent�e dans cette notice s'inspire de ces objectifs. Sa pr�cision, sur le plan technique, a �t� v�rifi�e gr�ce � des entretiens avec des conseillers juridiques du minist�re de la Justice et avec le Groupe de travail d'acc�s � l'information et la protection des renseignements personnels du Conseil du Tr�sor. Elle est fond�e sur la volont� des v�rificateurs internes de respecter le droit du grand public � l'acc�s aux documents traitant de v�rification et d'�tre sensible � ses besoins. Cette notice explique �galement les rares cas o� le v�rificateur peut �tre appel� � prot�ger certaines cat�gories de renseignements dont la communication causerait un pr�judice ou irait � l'encontre de la Loi.

Principes sous-jacents a la notice d'interpr�tation

Principes

Dans le choix d'un mode de traitement des demandes d'acc�s aux documents concernant la v�rification, un certain nombre de principes ont �t� formul�s. Ils se rapportent surtout � l'interpr�tation que donnent les v�rificateurs internes des exigences de la Loi sur l'acc�s � l'information, compte tenu du caract�re unique des �tapes de la v�rification interne. Ils devraient servir de fondement logique au choix d'un mode appropri� de traiter les demandes. Bien qu'ils aient fait l'objet de recherches approfondies et que leur justesse ait �t� discut�e avec bon nombre de fonctionnaires, dont des conseillers juridiques, ils ne peuvent pas constituer la base d�finitive d'une m�thode avant que les tribunaux aient interpr�t� certaines dispositions de la Loi.

Les principes qui sous-tendent le mode propos� sont les suivant :

1. une fonction de v�rification interne inefficace nuira au m�canisme d�cisionnel interne d'une institution f�d�rale. A cet �gard, il y a surtout risque de pr�judice lorsque les renseignements sur la v�rification sont communiqu�s avant que le v�rificateur ait fait conna�tre ses conclusions suite � une m�re r�flexion. La communication pourra alors nuire au sujet soumis � la v�rification si elle comporte involontairement des renseignements qui ne refl�tent pas la nature et l'�tat des op�rations v�rifi�es. Elle risque aussi de g�ner les �changes entre les v�rificateurs et ceux sur qui porte la v�rification. Cependant, une fois celle-ci achev�e, le risque est sensiblement r�duit;
2. la r�flexion du v�rificateur qui lui permet d'en arriver � une �valuation globale des m�thodes et des syst�mes du sujet de la v�rification n'est termin�e que lorsque ce dernier a eu l'occasion de s'exprimer sur l'exactitude, l'int�gralit� et la justesse des faits et des conclusions que le v�rificateur a pr�sent�s dans un rapport provisoire. L'Annexe A d�finit le m�canisme de v�rification comme �tant un m�canisme d�cisionnel et indique la nature de la r�flexion du v�rificateur;
3. vu le nombre parfois consid�rable de documents se rapportant � un sujet donn�, les v�rificateurs peuvent chercher � savoir, gr�ce � des entretiens informels avec la personne qui veut �tre renseign�e, pourquoi elle s'int�resse aux renseignements qui ont trait � la v�rification. Ce faisant, ils seront plus en mesure de trouver les renseignements demand�s, et pourront ainsi �liminer l'examen inutile de plusieurs documents et r�duire les frais reli�s � la r�vision et � la demande. Toutefois, ces entretiens informels ne pourront avoir lieu qu'avec l'approbation du coordonnateur de l'acc�s � l'information;
4. toute demande de consultation de documents de v�rification pr�par�e par le sujet de la v�rification ou pour son compte (les sources) lui sera renvoy�e. C'est lui qui d�terminera s'il y a lieu d'en autoriser l'acc�s. En vertu du principe dont s'inspire le paragraphe 8(1) de la Loi, l'institution d'o� proviennent les donn�es de base est la premi�re concern�e, alors que l'int�r�t du v�rificateur passe en second. Toutefois, le paragraphe 8(1) ne s'appliquerait officiellement que dans le cas o� le sujet de la v�rification et le v�rificateur rel�veraient d'institutions f�d�rales diff�rentes.

L'expression �feuilles de travail� utilis�e dans la pr�sente notice est conforme aux descriptions donn�es dans la Notice d'interpr�tation de la politique no 1983-02, "Feuilles de travail de v�rification". Dans le document joint � cette notice, les rapports de v�rification provisoires �taient consid�r�s comme faisant partie int�grante des feuilles de travail. Dans son examen des donn�es qui suivent, le lecteur a tout int�r�t � comprendre le sens de l'expression "feuilles de travail".

Traitement des demandes d'acc�s aux documents

Ce document comprend trois mani�res d'aborder le traitement des demandes d'acc�s aux documents traitant de v�rification interne. Ces cheminements sont fonction de la nature des documents de v�rification demand�s et de la progression de la v�rification au moment o� l'on re�oit une demande. Le tableau 1 fait �tat des observations suivantes sous la forme d'un graphique de cheminements d�cisionnels.

Cheminement d�cisionnel 1

Dans le cadre de ce sc�nario, la demande est re�ue lorsque la v�rification est termin�e et vise clairement � l'obtention d'un rapport de v�rification final. Dans ce cas, on propose qu'en r�gle g�n�rale, l'envoi de la version int�grale du rapport de v�rification soit recommand� � l'administrateur g�n�ral. Les recommandations, les r�actions de la direction et les plans d'action seraient �galement communiqu�s lorsqu'ils font partie du rapport. Toutefois, les v�rificateurs peuvent parfois reconna�tre que les conclusions et les recommandations contenues dans le rapport final contiennent des renseignements d�licats dont la divulgation risque de causer un pr�judice certain au processus d�cisionnel interne des institutions f�d�rales. Dans de tels cas, il y aurait lieu d'invoquer l'alin�a 21(1)a). Par exemple, s'il appara�t probable que la facult� d�cisionnelle d'une institution puisse �tre affect�e par la communication des conclusions et recommandations contenues dans le rapport de v�rification, on devrait alors prot�ger ces renseignements jusqu'� ce qu'il n'y ait plus de risque de pr�judice ou de tort. On entend par �pr�judice ou tort� tout ce qui porterait atteinte aux int�r�ts particuliers ou au processus d�cisionnel, en vertu de l'alin�a 21(1)a). Bien que la communication des conclusions et recommandations des rapports de v�rification puisse �tre la cause de changements administratifs ou d'embarras � des fonctionnaires, les v�rificateurs doivent prendre note que de tels effets ne sont pas suffisants en soi pour d�noter un pr�judice au processus d�cisionnel et, qu'en cons�quence, ils ne constituent pas des raisons suffisantes de recours � l'alin�a 21(1)a).

On consid�re que la r�gle g�n�rale de divulgation enti�re du rapport comporte certains avantages. En premier lieu, la version int�grale du rapport final donne au demandeur une id�e plus globale et plus juste des op�rations � l'�tude, ce qui r�duit le risque d'une interpr�tation erron�e. La communication des commentaires �mis par le sujet de la v�rification, suite aux recommandations des v�rificateurs, favorise la cr�dibilit� des faits signal�s dans le rapport. La communication des plans d'action suite aux recommandations des v�rificateurs prouve que le m�canisme de v�rification permet le traitement efficace des demandes. Les co�ts li�s � une r�vision du contenu (par exemple, l'omission, conform�ment � l'article 25) aux fins de communication au grand public se limiteraient � trouver et � extraire les renseignements dits prot�g�s, comme il est indiqu� ci-dessus.

On ne peut pas s'attendre � ce que les v�rificateurs principaux connaissent toutes les retomb�es possibles de la communication de renseignements contenus dans les rapports de v�rification. Par cons�quent, avant de recommander la communication d'un rapport, ils devraient consulter le sujet de la v�rification afin de d�terminer si, � son avis, il y a lieu l�galement d'exclure certains renseignements.

Pour que la communication de la version int�grale des rapports de v�rification finals constitue une m�thode pratique de donner suite aux demandes d'acc�s � l'information, le v�rificateur doit veiller � ce que soit maintenue la limpidit� qui les caract�rise actuellement. Il va de soi que, si la haute direction du minist�re et le comit� de v�rification favorisent des rapports de v�rification exhaustifs et instructifs, l'utiliz� des m�thodes employ�es sera, dans une grande mesure, assur�e. Toutefois, les v�rificateurs ont aussi un r�le � jouer : ils doivent faire en sorte, tout en sachant que le contenu de leurs rapports est susceptible d'�tre communiqu� au grand public, que leur exactitude n'en soit pas modifi�e.

Cheminement d�cisionnel 2

Dans le cadre de ce sc�nario, on suppose qu'une demande est re�ue lorsque la v�rification est termin�e, mais qu'elle vise � l'obtention de renseignements qui ne figurent pas dans le rapport final.

Au d�but, le v�rificateur peut juger utile de tenter tout simplement de conna�tre la nature des renseignements qui int�ressent celui qui les sollicite en discutant avec lui. A m�me les descriptions g�n�rales fournies dans le Registre de consultation, le v�rificateur peut l'aider � trouver les renseignements dont il a besoin. Le volume des renseignements � examiner et � pr�parer s'en trouverait r�duit, et le demandeur pourrait s'�viter des d�penses excessives. Les entretiens informels ne doivent toutefois pas �tre per�us comme un moyen de contourner le m�canisme officiel pr�vu dans la Loi, et les v�rificateurs principaux ont tout int�r�t � consulter le coordonnateur de l'acc�s � l'information de leur minist�re avant de passer � ce type d'entretiens.

Lorsqu'il est dans l'int�r�t du demandeur d'avoir acc�s aux sources, le v�rificateur devrait voir d'abord � ce que le sujet de la v�rification puisse fournir les renseignements demand�s. Il incombe � ce dernier d'aviser le sous-chef, par l'interm�diaire du coordonnateur de l'acc�s � l'information, s'il y a lieu ou non de communiquer lesdits renseignements. Lorsque le v�rificateur et le sujet de la v�rification rel�vent d'institutions f�d�rales diff�rentes, le v�rificateur peut recommander au coordonnateur de l'acc�s � l'information d'invoquer le paragraphe 8(1) de la Loi.

Lorsque le Bureau des services de v�rification d'Approvisionnements et Services Canada effectue des v�rifications pour des groupes clients, il incombe au minist�re client de d�cider s'il y a lieu de communiquer les renseignements demand�s. Le Bureau des services de v�rification renvoie au minist�re client les demandes qu'il a re�ues, conform�ment au paragraphe 8(1) de la Loi. Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cas o� les demandes de renseignement sur la v�rification sont re�ues directement par le minist�re client; toutefois, ce dernier doit prendre les mesures n�cessaires pour se procurer tout document qui est entrepos� dans les locaux du Bureau des services de v�rification.

Lorsque le demandeur veut consulter les feuilles de travail et que les sources ne l'int�ressent pas comme telles, le v�rificateur doit examiner les documents demand�s, � la lumi�re de la Loi, afin de d�terminer s'ils font exception, en vertu tout particuli�rement des articles 16, 19, 21 et 22 de la Loi. Ces cas d'exception et leur application sont d�crits en d�tail dans les Lignes directrices provisoires du SCT et devraient �tre �tudi�es attentivement par tous les v�rificateurs. Bien que ces articles soient plus susceptibles de s'appliquer au contenu des feuilles de travail, il y a toutefois lieu d'�tudier � fond tous les autres cas d'exception contenus dans la Loi.

En principe, l'alin�a 21(1)a) peut s'appliquer � certaines parties des rapports provisoires contenues dans les feuilles de travail. En outre, l'alin�a 21(1)b) peut s'appliquer � la documentation relative aux feuilles de travail telle que les notes d'entrevues et les comptes rendus de r�unions entre les hauts fonctionnaires. Toutefois, comme il est indiqu� dans le cheminement d�cisionnel 1, le paragraphe 21(1) constitue une exception discr�tionnaire fond�e sur un crit�re objectif, et le v�rificateur doit prendre note qu'il est pr�f�rable de d�terminer s'il y a pr�judice � l'endroit du processus d�cisionnel avant d'appliquer cette disposition. Dans ce sc�nario, les �changes de vues entourant la v�rification sont termin�s et il est moins probable que l'on puisse prouver que cela nuise au m�canisme de prise de d�cisions interne. Par cons�quent, en r�gle g�n�rale, les alin�as 21(1)a) et b) ne s'appliqueraient pas dans ces cas-l�.

Cheminement d�cisionnel 3

Dans ce sc�nario, le plus difficile des trois, la demande d'acc�s aux documents traitant de v�rification est re�ue avant que soit termin�e la v�rification. La communication pr�matur�e de renseignements comportant des remarques qui ne sont pas d�finitives risque d'entra�ner involontairement une vision erron�e de la nature et de l'�tat d'avancement des op�rations � l'�tude. Elle risque en outre de nuire aux �changes de vues entre le v�rificateur et le sujet de la v�rification et, finalement, � l'efficacit� du processus de prise de d�cisions du v�rificateur, laquelle d�pend dans une large mesure de l'honn�tet� des �changes. Il est tout aussi important d'imaginer le tort consid�rable, voire irr�parable, qui pourrait �tre caus� au sujet de la v�rification. La communication inopportune de renseignements risque tout particuli�rement de nuire � ses activit�s et � ses d�cisions tant qu'il n'a pas eu l'occasion de s'exprimer sur la justesse, l'int�gralit� et l'exactitude des donn�es et des conclusions du v�rificateur consign�es dans le rapport provisoire.

Dans ce sc�nario, le cheminement adopt� est fonction du moment o� la demande d'acc�s aux documents est pr�sent�e, soit : avant la r�daction du rapport provisoire, pendant que le v�rificateur le r�dige ou que le sujet dont on v�rifie les op�rations l'examine � fond ou apr�s que le rapport a �t� revu par lui. Pour tous les cheminements de rechange pr�vus dans ce sc�nario, on suppose que le v�rificateur tentera d�s le d�but de conna�tre plus pr�cis�ment quels renseignements int�ressent le demandeur en discutant avec ce dernier (voir le cheminement d�cisionnel 2).

Demandes re�ues avant la r�daction du rapport provisoire

Les demandes d'acc�s aux rapports re�ues � ce stade de la v�rification peuvent �tre officiellement refus�es, conform�ment au paragraphe 10(1) de la Loi, puisque le document n'existe pas. Toutefois, de fa�on non officielle, le v�rificateur principal peut d�cider de donner suite � la demande sans tenir compte des exigences de la Loi. Il peut indiquer au demandeur que le rapport qu'il sollicite lui sera transmis dans un d�lai raisonnable apr�s que la v�rification sera termin�e. Il est � signaler encore une fois que ces entretiens informels doivent se faire par l'interm�diaire des coordonnateurs de l'acc�s � l'information des minist�res.

En offrant de communiquer de fa�on non officielle le rapport de v�rification termin�, le v�rificateur vise � s'assurer que toutes les demandes de communication de renseignements sont trait�es �quitablement. A cette fin, il doit voir � ce qu'on le termine et qu'on le mette � la disposition du public dans un d�lai acceptable. Pour ce faire, les v�rificateurs estiment qu'en appliquant les lignes de conduite suivantes, il est possible d'y parvenir :

• les observations du sujet de la v�rification relatives au rapport provisoire doivent normalement �tre obtenues dans les deux mois suivant la date d'ach�vement du rapport provisoire et �tre incorpor�es dans un rapport r�vis�, s'il y a lieu;
• le rapport de v�rification r�vis� doit �tre mis � la disposition du demandeur au cours de ces deux mois.

Par l'examen du maintien de la performance relativement aux rapports de v�rification, le BCG continuera d'�valuer le caract�re raisonnable du d�lai entre la fin de la v�rification comme telle et celle d'un premier rapport provisoire.

Peu importe le caract�re raisonnable du d�lai de deux mois jug� n�cessaire pour fournir un rapport de v�rification de qualit�, les v�rificateurs principaux peuvent �tre tenus, dans certains cas, de fournir le rapport au demandeur dans un d�lai plus court. Il se peut que celui-ci n'accepte pas l'offre informelle du v�rificateur de lui fournir le rapport provisoire dans le d�lai susmentionn�. Il choisira peut-�tre � la place de pr�senter une seconde demande formelle � un moment ult�rieur, c'est-�-dire lorsque le rapport sera en voie d'�tre r�dig� par le v�rificateur ou examin� par celui qui a �t� l'objet de la v�rification. Dans ce cas, dont il sera question ci-apr�s, le v�rificateur sera tenu de communiquer le rapport, tel qu'il est, au demandeur en de�� de 30 jours.

Lorsqu'une demande est re�ue avant la pr�paration du rapport provisoire et que le demandeur cherche surtout � consulter les feuilles de travail, le v�rificateur devrait l'examiner � la lumi�re de la Loi, et voir si les articles 16, 19, 21 et 22 en particulier ne s'appliquent pas. Cette m�thode, bien que semblable � celle utilis�e dans le cheminement d�cisionnel 2, diff�re de ce dernier en ce qu'elle risque davantage de nuire au m�canisme d�cisionnel interne et � l'organisme qui est l'objet de v�rification vu le moment o� la demande est re�ue, d'autant plus que l'examen attentif et la r�flexion du v�rificateur ne sont pas termin�s. Bien que le recours � des exceptions du v�rificateur ne soit pas automatique dans ce cas, le v�rificateur peut avoir des motifs plus fond�s d'invoquer certaines dispositions en vue de prot�ger le m�canisme d�cisionnel (consultations et d�lib�rations) en mati�re de v�rification. Il y a lieu, en particulier, d'invoquer l'alin�a 21(1)b) pour certaines notes d'entrevues, comptes rendus de r�unions ou autres comptes rendus de consultations et de d�lib�rations lorsque la communication de ces renseignements risque d'entraver la qualit� des �changes entre fonctionnaires et de retarder ainsi la fin de la v�rification.

Demandes re�ues pendant que le v�rificateur pr�pare le rapport provisoire ou que celui dont on v�rifie les op�rations l'examine

Lorsqu'une demande de rapport est re�ue pendant que le v�rificateur pr�pare son rapport provisoire, celui-ci est tenu par la Loi de communiquer le document au demandeur en de�� de 30 jours. �tant donn� que ce rapport est un �l�ment important de la r�flexion qui am�ne le v�rificateur � �tablir ses conclusions, il faut veiller, tout particuli�rement � ce stade de la v�rification, � ce que la communication de renseignements ne nuise pas au m�canisme d�cisionnel en cours. La Loi indique de fa�on implicite qu'il est facile de g�ner ce m�canisme en particulier lorsque des demandes sont re�ues � ce stade-ci de la v�rification. Des parties du rapport provisoire peuvent faire exception dans certains cas mentionn�s ci-apr�s, mais cela n'�limine pas enti�rement le risque qu'il y a de nuire au d�roulement de la v�rification.

Les exceptions suivantes peuvent s'av�rer importantes si on re�oit une demande d'acc�s � un rapport avant que le sujet de la v�rification l'ait examin� et accept�. Il peut y avoir lieu d'invoquer l'alin�a 21(1)a) pour emp�cher la divulgation des avis et des recommandations contenus dans le rapport provisoire si le v�rificateur d�termine que la communication de ces renseignements nuira aux op�rations internes auxquelles ils se rapportent. L'alin�a 21(1)b) peut �tre invoqu� pour prot�ger les comptes rendus de consultations ou de discussions relatives au contenu d'un rapport provisoire si la communication de ces renseignements risque de nuire, mais le contenu du rapport comme tel ne peut, semble-t-il, �tre prot�g� en vertu de cette exception. Enfin, si le v�rificateur croit fermement que le d�lai de 30 jours pour communiquer un rapport de v�rification provisoire n'est nettement pas suffisant, le paragraphe 9(1) de la Loi pr�voit une prorogation de ce d�lai si des consultations s'av�rent n�cessaires. Toutefois, on consid�re pour le moment qu'il n'est pas tr�s s�r d'invoquer cette disposition et, en r�gle g�n�rale, elle n'est pas recommand�e �tant donn� l'interpr�tation tr�s restrictive que lui donne le SCT dans ses Lignes directrices provisoires.

Pour les groupes affect�s � la v�rification qui confient cette t�che � des experts-conseils du secteur priv�, le recours aux exceptions susmentionn�es est limit�. Selon l'alin�a 21(2)(b), le paragraphe 21(1) ne s'applique pas � un document qui renferme un rapport pr�par� par un expert-conseil qui, au moment de la pr�paration du rapport, n'�tait pas un cadre ou un employ� d'une institution f�d�rale ou un membre du personnel d'un ministre du gouvernement canadien. Le terme �rapport� utilis� dans la Loi ne sera probablement pas appliqu� litt�ralement, mais son sens sera �largi afin de comprendre tous les documents relevant d'une institution f�d�rale et pr�par�s par un expert-conseil. Toutefois, comme l'indique le pr�sent document, le recours restreint au paragraphe 21(1) par les v�rificateurs internes ne sera pas susceptible de cr�er une distinction importante dans la communication du contenu des documents pr�par�s par des experts-conseils d'une part, et celle, d'autre part, des documents pr�par�s par des v�rificateurs f�d�raux. N�anmoins, si une demande de communication de renseignements pr�par�s par des experts-conseils est re�ue avant la fin de la v�rification, il faudra peut-�tre que ces experts-conseils en v�rifient l'exactitude dans le d�lai de 30 jours pr�vu pour r�pondre aux demandes pr�sent�es en vertu de la Loi.

Lorsqu'un rapport de v�rification provisoire inachev� ou dont l'exactitude n'a pas �t� �tablie doit �tre communiqu�, le v�rificateur peut tenir � faire conna�tre ses r�serves au demandeur ou � lui indiquer sur quoi est fond� le contenu du rapport � ce stade-ci de la v�rification. Le v�rificateur peut aussi tenir � indiquer dans le rapport provisoire ses r�serves relativement � la pr�cision des observations fournies. Toutefois, la meilleure fa�on de prot�ger les �changes de vue qui entourent la v�rification est de s'assurer que les v�rificateurs d�terminent et confirment avec soin, avant la pr�paration des rapports provisoires, la pr�cision de leurs observations par un dialogue suivi avec celui qui est l'objet de la v�rification. La norme 22 des Normes de v�rification interne dans le Gouvernement du Canada qui a trait aux �changes de vues portant sur les conclusions et les recommandations de la v�rification avec les fonctionnaires responsables, prend de l'importance � mesure que s'accro�t le nombre de lecteurs de documents portant sur la v�rification.

Demandes re�ues apr�s examen et confirmation du rapport provisoire par le sujet de la v�rification

La r�ception d'une demande de communication � ce stade-ci ne cause normalement pas de probl�mes aux v�rificateurs. Les �changes de vues sont, � toutes fins utiles, termin�es et le risque de nuire en communiquant des renseignements est sensiblement r�duit. Ainsi, le v�rificateur devrait traiter ces demandes comme dans le cheminement d�cisionnel 1.

Enfin, il y a lieu de se rappeler que tout entretien avec une personne qui sollicite un document doit �tre soigneusement not�. Il y a non seulement avantage � tenir compte, � des fins administratives, de la nature des demandes et du moment o� elles sont re�ues, mais ces renseignements peuvent servir � une r�vision ult�rieure du document ou m�me de la Loi et de la politique du Conseil du Tr�sor qui s'y rapporte. Ils pourront aussi �tre utiles �galement en cas d'intervention du Commissaire � l'information ou de proc�dures juridiciaires.

Mesures

Les v�rificateurs sont invit�s � faire part de leurs observations sur la pr�sente notice aux responsables de la D�SEVI. Cette derni�re effectuera, dans le cadre de son programme d'examen du maintien de la performance, un suivi des exp�riences relatives � l'application de la Loi ainsi qu'un examen de la m�thode adopt�e pour traiter les demandes de communication de renseignements sur la v�rification.

Ouvages de r�f�rence

Publications officielles du gouvernement canadien :

1. Circulaire no 1983-35, Lignes directrices provisoires : Loi sur l'acc�s � l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels, Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, le 1er juin 1983.
2. Projet de loi C-43, tel qu'adopt� � la Chambre des communes le 28 juin 1982.
3. Normes de v�rification interne dans le Gouvernement du Canada, Bureau du contr�leur g�n�ral, Direction de l'�laboration des politiques, Conseil du Tr�sor, 1982.

Ouvrage de r�f�rence des sections de v�rification interne des minist�res :

1. Bureau du contr�leur g�n�ral, Direction de l'�laboration des politiques, Division des �tudes sp�ciales et de la v�rification interne, Notice d'interpr�tation de la politique no 83-02 : �Feuilles de travail de v�rification�.

Le dossier des feuilles de travail en tant que registre du m�canisme d�cisionnel

Le dossier des feuilles de travail contient tous les documents se rapportant � la phase pratique de la t�che de v�rification interne. Le tableau I ci-apr�s illustre le m�canisme d�cisionnel de la v�rification et indique la nature de la r�flexion du v�rificateur.

On a voulu �tablir un parall�le entre la v�rification et la prise de d�cisions pour deux raisons. Premi�rement, on voulait d�montrer que la m�thode employ�e pour la v�rification, type particulier de m�canisme d�cisionnel, comportait les m�mes aspects de consultation et de r�flexion que tout m�canisme d�cisionnel, et que, par cons�quent, il pouvait, sur le plan technique tout au moins, faire l'objet d'une exception en vertu de l'alin�a 21(1)(b) �tant donn� que le pr�judice �ventuellement caus� par la communication de tels renseignements pouvait �tre prouv�. Deuxi�mement, on voulait fournir un cadre pour d�terminer quel cheminement adopter pour traiter les demandes d'acc�s aux documents (voir l'expos� de chacun des cheminements d�cisionnels 1, 2 et 3).

Tableau I : Le m�canisme d�cisionnel

 En termes simples, la communication du contenu d'un document traitant de v�rification interne pendant le processus d�cisionnel est plus susceptible de nuire au sujet de la v�rification et � la fonction de v�rification comme telle que si la communication se fait une fois le processus d�cisionnel termin�. A l'avenir, il y aurait peut-�tre lieu d'avoir recours � la "lettre de d�claration", utilis�e par les firmes de comptables priv�es, pour d�terminer de fa�on pr�cise � quel moment le processus d�cisionnel (consultation et r�flexion) prend fin.