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Les communications internes et externes et l'apprentissage
continu am�liorent la compr�hension de la gestion du risque et les
comp�tences voulues pour la pratique de la gestion du risque � tous les
�chelons d'une organisation. Le processus fait appel � une terminologie
commune, guide la prise de d�cisions � tous les niveaux et permet aux
organisations d'adapter leurs activit�s � l'�chelle locale. La
documentation du bien-fond� d'une d�cision renforce la responsabilisation et
t�moigne d'une diligence raisonnable.
Le processus commun de gestion du risque et les activit�s
connexes se d�crivent comme suit :
Identifier le risque
1. Identifier le risque et �tablir le contexte
- D�finir les risques ou les bonnes occasions � venir,
la port�e, le contexte (social, culturel, preuves scientifiques, etc.) et
les questions connexes.
- D�cider quels outils, expertise, personnes et
techniques sont n�cessaires (sc�narios, s�ances de remue-m�ninges, listes de
contr�le).
- Effectuer une analyse des personnes touch�es
(d�terminer les degr�s de tol�rance � l'�gard du risque, la position des
intervenants et les attitudes).
�valuer le risque
2. �valuer les principaux secteurs � risque
- Analyser le contexte et les r�sultats de l'�valuation
de l'environnement op�rationnel et d�terminer les types ou cat�gories de
risques � traiter, les questions importantes pour toute l'organisation et les
questions locales primordiales.
3. Mesurer la probabilit� et l'incidence
- D�terminer le degr� d'exposition aux risques
�valu�s, soit la probabilit� et l'incidence, et choisir les outils
appropri�s.
- Examiner les preuves empiriques, de m�me que le
contexte public.
4. Classer les risques par ordre de priorit�
- Classer les risques en tenant compte de la tol�rance
� l'�gard du risque, en se servant de crit�res ou d'outils existants ou
en en �laborant de nouveaux.
R�pondre au risque
5. �tablir les r�sultats d�sir�s
- D�terminer les objectifs et les r�sultats escompt�s
� l'�gard des risques dont l'ordre de priorit� a �t� �tabli, � court
et � long terme.
6. �laborer des options
- Cerner et analyser les options (fa�ons de minimiser
les menaces et d'optimiser les bonnes occasions), les approches et les outils.
7. Retenir une strat�gie
- Choisir une strat�gie et appliquer des crit�res de
d�cision qui sont ax�s sur les r�sultats et fond�s sur les probl�mes ou les
occasions.
- Le cas �ch�ant, appliquer l'approche pr�ventive
pour g�rer les risques de cons�quences s�rieuses ou irr�versibles dans les
situations d'incertitude scientifique.
8. Mettre en oeuvre la strat�gie
- �laborer et mettre en oeuvre un plan.
Surveiller et �valuer
9. Surveiller, �valuer et rajuster
- Apprendre et am�liorer le processus d�cisionnel et
le processus de gestion du risque, tant au niveau des unit�s fonctionnelles que
dans toute l'organisation, utiliser des crit�res de mesure de l'efficacit�
et pr�senter des rapports sur le rendement et les r�sultats.
Les organisations peuvent choisir les �tapes de base et les
activit�s de soutien qui leur conviennent le mieux pour arriver � une
compr�hension commune et � une mise en oeuvre uniforme, efficiente et
efficace de la gestion du risque. Une approche cibl�e, syst�matique et
int�gr�e tient compte du fait que toutes les d�cisions comportent un volet de
gestion du risque, qu'il s'agisse des op�rations ordinaires ou des
initiatives d'envergure mettant en pr�sence des ressources consid�rables.
I importe d'appliquer le processus de gestion du risque � tous les
niveaux, de celui de l'organisation � celui des programmes, depuis les
grands projets aux syst�mes et op�rations des unit�s fonctionnelles. Bien que
le processus permette une certaine adaptation pour des utilisations
diff�rentes, une approche uniforme au sein de l'organisation permet de
regrouper l'information pour traiter des questions li�es au risque � l'�chelle
de l'organisation.
Il existe de nombreux autres processus communs de gestion du
risque, y compris la norme d'Australie et de Nouvelle-Z�lande, la norme
Q850 de l'Association canadienne de normalisation et celles du Software
Engineering Institute. (On trouvera des liens aux sites Web de ces organismes
sur celui du SCT.) Quel que soit le processus retenu, le nombre d'�tapes ou
la terminologie, tous les processus comportent les quatre volets suivants :
- identification du risque
- �valuation du risque
- r�ponse au risque
- surveillance et �valuation
La plupart des mod�les insistent �galement sur l'importance
des communications tout au long du processus.
Les conseils qui suivent sur l'ex�cution d'un processus de
gestion du risque �toffent les consignes que renferme le CGIR.
Identifier le risque
Rechercher et d�celer les risques avant qu'ils ne deviennent
des probl�mes.
Comment faire
- s�ances de remue-m�ninges
- analyse des forces, des faiblesses, des
possibilit�s et des menaces (FFPM)
- fiches d'identification des risques
- sondage des questionnaires
- entrevues et groupes de discussion
Questions � consid�rer
- Qu'est-ce qui est � risque?
- Quels sont les principaux objectifs?
- Quels sont les risques associ�s � chaque objectif?
- Qui sont les intervenants?
Trucs
- Inclure de l'information contextuelle en plus du
risque lui-m�me.
- Le recours � des �quipes multidisciplinaires
augmente les chances d'identification des nouveaux risques.
- Une communication honn�te et une attitude ouverte
sont essentielles.
- Tenir compte de la tol�rance, des positions et des
attitudes des intervenants � l'�gard du risque.
�valuer le risque
Transformer les donn�es concernant le risque en information
pour la prise de d�cisions en d�terminant les principaux risques, la
probabilit� et l'incidence de ces risques, les liens entre eux et lesquels
sont les plus importants.
Comment faire
- D�terminer le degr� d'exposition au risque en
fonction de la probabilit�, de l'incidence et du calendrier.
- Au nombre des m�thodes qualitatives, citons les
s�ances de remue-m�ninges, l'�valuation � l'aide de groupes
multidisciplinaires, le jugement des sp�cialistes, des entrevues structur�es
et des questionnaires.
- Au nombre des techniques quantitatives, citons l'analyse
des cons�quences, les arbres de d�cision, l'analyse des co�ts du
cycle de vie, les simulations ou la mod�lisation informatique, les analyses
statistiques et les �tudes de march�.
- Classer les risques pour d�cider de ceux � traiter
en premier.
Questions � consid�rer
- Quel est le niveau acceptable de risque?
- Quels sont les contr�les existants?
- Quelles sont les cons�quences possibles de la
survenance d'une situation pr�sentant un risque?
Trucs
- �valuer les principaux domaines de risque en
regroupant les risques d'apr�s leurs caract�ristiques communes, la source,
l'incidence ou une autre mesure quelconque.
- Des matrices d'incidence et de probabilit�
peuvent aider � visualiser l'ensemble des risques.
- Tenir compte � la fois des preuves empiriques et du
contexte public.
R�pondre au risque
D�cider de la r�action face aux risques d�cel�s, en
traduisant l'information sur les risques en des d�cisions et en des mesures d'att�nuation.
Comment faire
- D�terminer les r�sultats souhait�s et d�finir
les objectifs et les r�sultats escompt�s pour les risques dont l'ordre de
priorit� a �t� �tabli, � court et � long terme.
- �laborer des options pour minimiser les menaces et
optimiser les bonnes occasions. Envisager des fa�ons d'�viter le risque;
en att�nuer l'impact ou la probabilit�; le c�der � un tiers; en accepter
la possibilit� et surveiller la situation.
- Retenir et mettre en oeuvre une strat�gie.
Questions � consid�rer
- Dans quelle mesure chaque option est-elle faisable
et rentable?
- Quelles sont les ressources n�cessaires?
Trucs
- Il s'agit d'adopter une approche �quilibr�e
lors de l'�laboration des strat�gies d'att�nuation. Il faut �viter de
planifier ou de simplifier � outrance.
- Il faut garder � l'esprit le r�sultat final
lorsque l'on �labore des plans d'att�nuation.
Surveiller et �valuer
Surveiller les risques et les r�sultats des strat�gies d'att�nuation
en rajustant l'approche au besoin. Tirer des le�ons de l'approche pour
am�liorer la prise de d�cisions et la gestion du risque � l'�chelle des
unit�s fonctionnelles et de l'organisation.
Comment faire
- rapports d'�tape p�riodiques
- analyse des tendances
- rapports sur le rendement et les r�sultats
Questions � consid�rer
- Compte tenu de l'efficacit� de la strat�gie d'att�nuation,
la situation d'un risque quelconque a-t-elle chang�?
- Les hypoth�ses initiales sont-elles encore valides?
- Comment peut-on am�liorer les strat�gies et les
processus en place?
Trucs
- �laborer des mesures d'urgence pour pouvoir les
appliquer au besoin.
- Communiquer les pratiques exemplaires et les le�ons
apprises tant des r�ussites que des �checs.
- Comprendre que la gestion du risque est un processus
continu; il peut survenir de nouveaux risques qui doivent �tre �valu�s et
auxquels il faut r�pondre.
Fournir des ressources, des outils et des techniques
efficaces
Ressources
Consid�rer l'information sur les ressources �num�r�es dans
la section � Documents de r�f�rence � du pr�sent guide, de m�me
que l'information sur les ressources traitant de la gestion du risque ou des
liens pertinents sur le site Web du SCT. Par exemple, le document du CCG,
intitul� Fondements en vue de l'�laboration de strat�gies d'apprentissage
en gestion du risque dans la fonction publique, fournit des renseignements
utiles sous diverses perspectives, comme la compr�hension des risques, les
comp�tences n�cessaires, des exemples de listes d'identification des
risques, de m�me que les obstacles � une saine gestion des risques et des
solutions � cet �gard.
Outils et techniques
- outils informatiques
- outils d'auto�valuation
- trousses de notation des risques
- outils de mod�lisation, comme des analyses de ces
derniers et des mod�les de pr�vision
- des cadres fonctionnels, comme l'approche de
pr�caution (Cadre d'application de la pr�caution dans un processus
d�cisionnel scientifique en gestion du risque) et la gestion du risque
juridique
- des processus syst�matiques, comme la norme Q850 de l'Association
canadienne de normalisation
- le recours aux r�seaux Internet et intranet pour
promouvoir la sensibilisation au risque gr�ce au partage de l'information
� l'interne et � l'externe
- des techniques qualitatives, comme des ateliers et des
questionnaires.
Consultation et communication
Cette �tape est essentielle pour appuyer la prise de d�cisions
saines en mati�re de gestion du risque et doit �tre consid�r�e �
chaque �tape du processus de gestion du risque.
La communication interne est n�cessaire pour assurer le
transfert efficient de l'information � tous les �chelons de l'organisation.
Trucs pour communiquer avec les gestionnaires
- Donner d'abord une vue d'ensemble.
- R�pondre aux questions cl�s.
- Fournir une description qualitative, et non
seulement des chiffres.
- Fournir des exemples r�els et des analogies
�vocatrices.
- Dire non seulement ce que l'on sait mais aussi ce
que l'on soup�onne.
- Faire abstraction des petits d�tails.
- Signaler les endroits o� les donn�es sont
insuffisantes.
- Signaler les �l�ments d'incertitude.
- Pr�ciser la position des intervenants.
La communication externe fait appel aux principaux intervenants
� toutes les �tapes du processus de gestion du risque, selon les besoins, en
conformit� de la Politique sur les communications du gouvernement du Canada.
Les trucs qui suivent s'appliquent � la communication � chacune des quatre
�tapes du processus de gestion du risque.
Identifier le risque
- D�finir les enjeux et identifier les intervenants
potentiels.
- Examiner les besoins, les questions et les
pr�occupations des intervenants.
- D�cider de la fa�on de communiquer avec les
intervenants.
- Formuler des messages initiaux et d�signer un
porte-parole.
- �laborer au besoin des documents d'information
initiaux pour les fonctionnaires cl�s.
�valuer le risque
- Documenter les risques et l'historique des
pr�occupations des intervenants.
- Cerner les pr�occupations, les attentes, les
perceptions, le niveau des connaissances et les besoins des intervenants.
- Anticiper les incidents, les �v�nements ou les
all�gations possibles et pr�voir des r�ponses.
- Veiller � mettre en place des m�canismes de
r�ponse rapide pour donner suite aux reportages dans les m�dias et aux
pr�occupations des intervenants.
- �laborer une strat�gie m�diatique pour appuyer le
processus de consultation publique.
R�pondre au risque
Pour �laborer et analyser les options :
- faciliter la communication continue avec et entre
les intervenants;
- partager les pr�occupations des intervenants avec
autrui;
- d�terminer � quel point les options de r�ponse au
risque sont acceptables pour les intervenants;
- �laborer une strat�gie m�diatique proactive pour
�valuer la r�action du public aux options possibles.
Pour mettre en oeuvre l'option choisie :
- ex�cuter une strat�gie de communication
g�n�rale, y compris un plan m�diatique proactif;
- adopter une strat�gie des plus visibles dans les
endroits cl�s pour faire passer le message et r�pondre aux pr�occupations
du public au sujet du plan d'action;
- mettre la derni�re main � la strat�gie
m�diatique;
- pr�parer des documents d'information pour les
intervenants et les principaux fonctionnaires;
- �laborer un m�canisme de r�ponse rapide aux
commentaires du public.
Surveiller et �valuer
- Surveiller la r�action du public.
- Effectuer des sondages pour mesurer les
pr�occupations et les r�actions du public.
- Analyser la couverture m�diatique pour d�gager les
tendances.
- Peaufiner et remanier les principaux messages en
cons�quence.
- Diffuser les r�sultats � l'interne et � l'externe,
et signaler les probl�mes nouveaux ou possibles.
- Effectuer une �valuation formelle et �laborer des
mesures d'urgence prospectives.
- �valuer l'impact du plan d'action sur les
intervenants touch�s, et comparer aux pr�visions.
Trucs
- La compr�hension commune ne d�bouche pas
n�cessairement sur un consensus.
- La cr�dibilit� et la confiance se b�tissent � long
terme mais peuvent �tre d�molies en un instant.
- Fonder toutes les discussions sur des faits.
- L'appui d'un tiers ind�pendant rehausse la
cr�dibilit�.
- Le risque per�u diff�re parfois �norm�ment du
risque mesur� objectivement.
- Communiquer d�s les premi�res �tapes, et souvent.
Les minist�res et organismes ont diffus� de l'information
sur la communication du risque et la consultation. Pour obtenir des
renseignements compl�mentaires, le lecteur peut visiter le site Web du SCT
ou ceux des diff�rents minist�res et organismes. Par exemple, l'Agence
canadienne d'inspection des aliments a pr�par� un document intitul� La
communication des risques et le gouvernement : Th�orie et application � l'Agence
canadienne d'inspection des aliments, disponible � l'adresse www.inspection.gc.ca. Ce document, qui comprend une liste d�taill�e d'ouvrages
de r�f�rence, a �t� con�u pour examiner la communication des risques
dans la perspective du gouvernement et pour examiner en partie la th�orie
r�cente au sujet de la communication des risques du point de vue des
risques alimentaires et des communications scientifiques.
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