Annexe D - organigramme qui explique l'utilisation des préavis d'adjudication de contrat

On voit à l'annexe D un organigramme sur « l'utilisation des préavis d'adjudication de contrat ».

La première case de l'organigramme contient la question « Comment répondre à mon besoin? » et deux options sont fournies, soit la recherche de fournisseurs en régime de concurrence et la recherche de fournisseurs autrement qu'en régime de concurrence.

Si l'on opte pour le régime de concurrence, il y a alors trois options, appels d'offres électroniques/appel d'offres public, appels d'offres traditionnels et préavis d'adjudication de contrat (PAC). Sous l'option PAC, on retrouve la question « Quelles sont les principales étapes du PAC? ».

L'organigramme présente trois étapes :

1. Documenter la justification du recours au processus du PAC, ce qui inclut : après avoir consulté la ou les personnes responsables du besoin, comprendre l'énoncé de travail pour être en mesure de préparer les renseignements qui figureront sur l'avis; les exceptions pertinentes prévues au RME et les raisons des appels d'offres restreints, le cas échéant; les décisions prises concernant d'autres politiques, comme celles régissant la propriété intellectuelle et la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones et l'établissement d'un lien entre la justification de l'identification du fournisseur présélectionné et le besoin.
2. Préparer le PAC : l'avis préparé aux fins de l'affichage au MERX doit contenir suffisamment d'information pour que les fournisseurs puissent déterminer s'ils sont en mesure de répondre au besoin qui y est énoncé. S'assurer de fournir les coordonnées appropriées des personnes-ressources.
3. Afficher le PAC au MERX : L'avis doit être affiché pendant au moins 15 jours civils au MERX, l'actuel système d'appel d'offres électronique du gouvernement. Il contient les données décrites dans le Guide pour les gestionnaires â€" pratiques exemplaires liées aux préavis d'adjudication de contrat (PAC). L'organigramme passe ensuite à la question suivante « Avez-vous reçu les énoncés de capacités dans les 15 jours ouvrables? ».

Si la réponse est non, il faut « Passer à l'étape de l'adjudication du contrat en faisant appel aux autorisations du système de soumissions par voie électronique ».

Si la réponse est oui, l'organigramme dresse la liste des mesures à prendre, soit un examen indépendant, une demande éventuelle de renseignements supplémentaires, la prise en compte des énoncés et des demandes avec la personne ayant manifesté le besoin. La boîte suivante de la voie Oui contient la question « L'énoncé de capacités contient-il suffisamment de renseignements pour indiquer que le fournisseur a la capacité de répondre au besoin? ».

Si la réponse est non (si l'énoncé de capacités est rejeté), il faut : informer par écrit le ou les fournisseurs; débreffer sur demande les fournisseurs; après avoir informé le fournisseur de la décision, adjuger le contrat en faisant appel aux autorisations du système de soumission par voie électronique. Si la réponse est oui (si l'énoncé de capacités est accepté), il faut informer par écrit le ou les fournisseurs et leur indiquer les prochaines étapes; annuler le PAC; faire appel au système de soumissions par voie électronique ou traditionnel. L'organigramme précise que la décision de rejeter l'énoncé de capacités d'un fournisseur ne sera pas prise par le même, ou les mêmes agents qui ont décidé à l'origine de procéder par voie d'affichage de PAC. Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un moyen électronique de déterminer les sources des acquisitions.

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