ARCHIVÉ - Principes sous-jacents au suivi de la vérification (NIP) - le 1 septembre 1984

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No. 1983-03
Date : 01-09-83 

Sujet : Principes sous-jacents au suivi de la v�rification interne

Pour toute question concernant cette notice, pri�re de s'adresser � la :

Politiques et projets sp�ciaux
Centre d'excellence en v�rification interne
Direction g�n�rale de la fonction de contr�leur, SCT
(613) 957-2270

Objet et port�e

La pr�sente "Notice d'interpr�tation de la politique" (NIP) vise � proposer un ensemble de principes pour les activit�s de suivi qui viennent compl�ter la Norme de v�rification interne no 23. Ces principes sont expos�s en d�tail dans le document de principe ci-joint. Les minist�res peuvent s'y r�f�rer directement pour orienter leurs activit�s de suivi en ce qui a trait � la v�rification interne ou s'en inspirer pour �laborer une politique et des lignes directrices qui leur soient propres.

Questions a l'�tude

les principales questions qui se rattachent aux activit�s de suivi, notons leur �tendue, leur �-propos, leur fr�quence, leur profondeur, enfin, leur r�le et leur objet.

La plupart des minist�res et organismes comprennent et acceptent maintenant assez bien le r�le de la v�rification interne en tant que fonction de contr�le, qui est d'examiner, de v�rifier et d'�valuer d'autres contr�les organisationnels. Toutefois, tous les minist�res n'acceptent pas facile- ment que ce r�le se poursuive au-del� de la pr�sentation du rapport de v�rification. Cela est d� en partie aux divergences d'opinion quant � la nature et � la port�e des activit�s de suivi et quant � la m�thode particuli�re utilis�e pour leur mise en application, ceci n'a rien de surprenant, �tant donn� que la nature et la port�e des activit�s de suivi n�cessaires sont en grande partie fonction de chaque situation particuli�re.

Principes sous-jacents a la notice d'interpr�tation

Les principes propos�s pour orienter les activit�s de suivi au sein des minist�res et organismes sont les suivants:

1. Les responsables de la v�rification interne devraient pr�voir et effectuer un suivi pour toutes les observations et recomman- dations connexes figurant dans les rapports de v�rification interne.
2. L'�laboration et la mise en oeuvre du plan d'action incombent � la direction et l'application des mesures de suivi devrait co�ncider avec les points de contr�le habituels instaur�s par la direction.
3. Le suivi de toute v�rification devrait normalement prendre fin avec le d�but du cycle de planification suivant. Le comit� de v�rification pourra toutefois modifier cette disposition s'il le juge appropri�. Ce principe g�n�ral n'exclut pas la possi- bilit� de reprendre la v�rification d'une m�me entit�.
4. Il est essentiel d'entretenir des relations permanentes avec l'entit� v�rifi�e.

Le document de principe sugg�re que les minist�res et organismes qui ne l'ont pas d�j� fait introduisent dans leur politique et leurs proc�dures de v�rification interne une disposition rendant obligatoires l'�laboration et la mise en oeuvre d'un plan d'action pour donner suite � un rapport de v�rification. En effet, il s'agit l� d'activit�s essentielles � l'efficacit� de la v�rification interne.

Mesures

Les v�rificateurs internes sont invit�s � soumettre � la DESEVI leurs commentaires sur le document de principe ci-joint. On propose que les groupes de v�rification interne comparent leurs pratiques actuelles de suivi avec celles recommand�es dans le document de principe et qu'ils fassent rapport des cas o�, selon eux, les suggestions pr�sent�es ne donneront pas les r�sultats souhait�s.

La position finale adopt�e � l'�gard du suivi de la v�rification interne sera finalement incorpor�e dans les Normes de v�rification interne ou dans le Manuel de v�rification interne du CCIVI, selon le cas. Le contr�le des pratiques des minist�res en mati�re de suivi sera effectu� dans le cadre du programme d'examen du maintien de la performance de la DESEVI et sera fond� sur la position finale adopt�e � l'�gard de la documentation des missions de v�rification.

Introduction

La plupart des minist�res et organismes comprennent et acceptent maintenant assez bien le r�le de la v�rification qui consiste � �valuer les contr�les de gestion. Malheureusement, les gestionnaires ont souvent tendance � ne voir dans cette fonction que la pr�sentation d'un rapport de v�rification interne et oublient d'autres produits d'�gale importance comme le suivi. Par cons�quent, tous les minist�res n'acceptent pas si facilement que ce r�le se poursuive au-del� de la pr�sentation du rapport de v�rification. Cela est d� en partie aux divergences d'opinion quant � la nature et � la port�e des activit�s de suivi et quant � la m�thode particuli�re utilis�e pour leur mise en application. Ceci n'a rien de surprenant �tant donn� que la nature et la port�e des activit�s de suivi n�cessaires sont en grande partie fonction de chaque situation particuli�re.

Objet et port�e

pr�sent document vise � proposer un ensemble de principes pour les activit�s de suivi afin d'aider les minist�res � prendre des d�cisions en ce qui concerne l'�tendue, l'�-propos, la fr�quence et la profondeur du suivi de la v�rification interne, ainsi que le r�le et l'objet de ces activit�s.

Approche

Comme nous l'avons indiqu�, il est difficile d'adopter des r�gles � la fois pr�cises et g�n�rales pour les activit�s de suivi, �tant donn� qu'elles varient selon chaque cas particulier. N�anmoins, on suppose que l'utilit� d'une telle activit� et la n�cessit� de la structurer sont g�n�ralement admises. On suppose encore, qu'il est possible de s'entendre sur des principes g�n�raux qui pourraient orienter leur mise en application.

Les paragraphes suivants pr�sentent un ensemble de principes propos�s � cet �gard et expliquent leur but et leur raison d'�tre. Notre intention est d'arriver, au moyen d'une suite d'entretiens, d'essais et de retours d'information, � �tablir un ensemble de principes qui r�giront l'application d'une m�thode de suivi au sein des minist�res et organismes, sans �gard pour les particularit�s de chaque cas.

Principes propos�s

Prinicpe 1

Les responsables de la v�rification interne devraient pr�voir et effectuer un suivi pour toutes les observations et recommandations connexes figurant dans les rapports de v�rification interne.

�change

Le processus de suivi va de pair avec l'�tape finale de toute mission de v�rification: la r�daction du rapport.

Pour simplifier les choses, on suppose que l'obtention de la r�ponse de la direction (r�action � l'�gard des constatations, des conclusions ou des recommandations) est essentielle � l'�tape de la r�daction du rapport. L'�laboration d'un plan d'action par la direction deviendrait donc la premi�re �tape du processus de suivi, que ce plan soit incorpor� ou non dans le rapport de v�rification interne. Bien que le v�rificateur puisse �tre appel� � clarifier le contenu du rapport au cours de l'�laboration du plan d'action, la premi�re activit� officielle de v�rification interne dans le processus de suivi sera la revue du plan d'action.

La nature, l'�-propos et la fr�quence des mesures de suivi d�pendront de l'importance des conclusions et des recommandations connexes pr�sent�es dans le rapport de v�rification, de l'�tape du processus, des jalons �tablis dans le plan d'action et du degr� de sophistication du processus de gestion du minist�re.

Une partie essentielle de la premi�re �tape consiste � faire confirmer par la direction son intention de prendre des mesures correctives. Cela peut n�cessiter de nombreuses rencontres et n�gociations avec des repr�sentants de tous les paliers de la direction, y compris le comit� de v�rification et, dans des cas extr�mes, l'administrateur g�n�ral. Parmi les autres composantes possibles du processus de suivi, notons:

1. La simple revue des rapports p�riodiques sur l'�tat d'avancement: La fr�quence minimale est �tablie par la politique du minist�re; les cas individuels peuvent �tre d�termin�s par la direction du minist�re ou par le comit� de v�rification; cette revue doit s'effectuer au moins deux fois par ann�e, et m�me plus souvent au d�but, car les d�fauts seront de plus en plus difficiles � corriger avec le temps. Il s'agit l� de la mesure de suivi minimale recommand�e.
2. La revue p�riodique sur place du progr�s des plans d'action: La fr�quence sera d�termin�e en fonction de chaque cas. L'on s'attend � ce que combiner la simple revue avec la revue sur place donne d'excellents r�sultats.
3. La revue sur place: (V�rification de suivi) de la mise en oeuvre du plan d'action afin de d�terminer si les am�liorations pr�vues ont �t� apport�es.
4. Le sondage parmi les gestionnaires: Pour d�terminer si la mise en oeuvre du plan d'action a donn� lieu aux am�liorations pr�vues.
5. V�rification r�guli�re: Dans le cadre de la prochaine v�rification r�guli�re du domaine ou du secteur en question.

Tous ces �l�ments peuvent favoriser la mise en oeuvre du plan d'action et repr�senter des m�canismes de revue qui permettent au chef de la v�rification interne de conseiller l'administateur g�n�ral. Toutefois, les deux revues orient�es vers les r�sultats (alin�as c et d, ci-dessus) et la reprise de la v�rification (alin�as) pourraient �tre utilis�es pour �valuer aussi l'efficacit� de la v�rification interne. En fait, on pourrait m�me affirmer que les revues sur place constituent le moyen par excellence de d�terminer l'efficacit� de la v�rification interne, toutes les autres revues jouant ici un r�le secondaire. Le principal d�faut de cette affirmation serait le probl�me de la responsabilit� partag�e, qui rend difficile la distinction entre la contribution des gestionnaires et celle des v�rificateurs.

Les �l�ments susmention�s ne sauraient tous s'appliquer dans tous les cas. Ainsi, ceux qui demandent une revue sur place entra�nent �videmment plus de frais et ne seraient appliqu�s qu'apr�s avoir examin� les avantages qui pourraient en d�couler. De toute fa�on, la d�cision concernant la port�e du suivi et l'utilisation des r�sultats revient � l'administrateur g�n�ral, sur l'avis du comit� de v�rification et avec la collaboration du chef de la v�rification interne.

Chaque minist�re devrait �laborer une politique de v�rification interne et des proc�dures connexes �tablissant la n�cessit� du suivi, les fonctions et r�les respectifs de tous les agents en cause et la fr�quence minimale.

Principe 2

L'�laboration et la mise en oeuvre du plan d'action incombent � la direction et l'application des mesures de suivi devrait co�ncider avec les points de contr�le habituels instaur�s par la direction.

Principe 3

Le suivi de toute v�rification devrait normalement prendre fin avec le d�but du cycle de planification suivant. Le comit� de v�rification pourra modifier cette disposition s'il le juge appropri�. Ce principe g�n�ral n'exclut pas la possibilit� de reprendre la v�rification d'une m�me entit�.

�change

Le chef de la v�rification interne fait fonction de conseiller aupr�s de la direction, plus particuli�rement aupr�s de la haute direction. Les activit�s de suivi l'aident � remplir ce r�le. Il incombe � la direction de pr�parer un plan d'action, de le mettre en oeuvre et d'en contr�ler l'application. C'est pourquoi les rapports sur l'�tat d'avance- ment re�us par les v�rificateurs internes devraient �tre des "copies" des rapports originaux destin�s aux niveaux sup�rieurs de la direction, plut�t que des rapports "sp�ciaux" �tablis sp�cifiquement pour eux. Les relations normales entre sup�rieurs et subalternes devraient pr�valoir; la pr�sentation d'une copie des rapports au groupe de la v�rification interne aurait surtout pour fin d'aider le chef de la v�rification interne � jouer ce r�le de conseiller qui lui est attribu�. Les revues sur place devraient �tre synchronis�es avec celles de la direction, si possible.

Dans les cas o� l'on peut retracer facilement la mise en oeuvre du plan d'action de l'entit� v�rifi�e dans un domaine ou secteur particulier, tous les �l�ments dudit plan non finalis�s au moment de l'�tablissement du plan suivant doivent automatiquement �tre incorpor�s dans cet autre plan et, par cons�quent, ne n�cessitent plus de suivi de la part des responsables de la v�rification interne. Il s'agit l�, bien s�r, d'une situation id�ale. En pratique, plusieurs raisons peuvent justifier le maintien du suivi. Cette d�cision doit toutefois �tre prise en tenant compte du ressentiment que produit toute interf�rence injustifi�e avec les processus gestionnels courants (ing�rence r�elle ou per�ue comme telle). Quoi qu'il en soit, il est bien connu que les r�percussions des conclusions et des recommandations contenues dans un rapport de v�rification s'amoindrissent avec le temps.

Principe 4

Il est essentiel d'entretenir des relations permanentes avec l'entit� v�rifi�e.

�change

Si la valeur des relations constantes est ind�niable, celles-ci peuvent toutefois rev�tir plusieurs formes. Si un suivi est toujours n�cessaire, il est plus efficace de le combiner � la liaison. S'il n'est pas justifi�, la liaison seule peut se poursuivre sans que soit exerc� le contr�le, avec ce qu'il signifie de n�gatif.

Conclusions

Nous conclurons en mentionnant que, bien que l'�laboration et la mise en oeuvre du plan d'action, r�sultat des recommandations formul�es � la suite de la v�rification interne, soient confi�es � l'entit� v�rifi�e (c.-�-d. la direction), le v�rificateur interne est en outre charg� de conseiller habituellement l'administrateur g�n�ral ou le comit� de v�rification quant � la pertinence des processus utilis�s.

Afin d'�tablir ou de raffermir le processus de suivi, on sugg�re aux minist�res et organismes d'introduire, dans leur politique et leurs proc�dures de v�rification interne, une disposition rendant obligatoires l'�laboration d'un plan d'action et le suivi de sa mise en oeuvre, et pr�cisant � cet effet les r�les et fonctions de la direction et des responsables de la v�rification interne.