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L'aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne



1. Entre en vigueur

1.1 Le document que voici nonce la politique adopte le 10 fvrier 2000, qui entre en vigueur immdiatement.

2. Avant-propos

2.1 Par l'adoption de la prsente politique, le gouvernement souhaite optimiser le processus par lequel on aline les biens meubles en surplus de la Couronne, conformment aux objectifs plus gnraux voulant qu'on modernise la fonction de contrleur et qu'on recoure davantage aux services du secteur priv, quand la chose est ralisable et justifiable, sur le plan montaire.

2.2 La Loi sur les biens de surplus de la Couronne (S.R., c. S-20, art. 1) a t modifie en 1993 pour donner plus de latitude aux ministres qui aimeraient se dfaire de biens meubles en surplus, sous rserve des conditions tablies par le Conseil du Trsor du Canada. Paralllement la modification de la loi, le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (SCT) a autoris six projets pilotes visant tablir la faisabilit d'autres mcanismes d'alination. Le SCT a ensuite effectu des analyses pousses et a abondamment consult les ministres aux paliers national et rgional en vue de dterminer quelles conditions seraient appropries. Par la suite, le Conseil du Trsor a donn son aval la politique et aux lignes directrices ci-dessous afin d'orienter et de guider les ministres et les organismes gouvernementaux sur l'alination des biens meubles en surplus de la Couronne.

3. But de la politique

3.1 Permettre au gouvernement canadien de retirer le maximum des biens meubles en surplus dont il veut se dpartir, de sorte que :

3.1.1 la valeur nette la plus leve soit ralise l'alination;

3.1.2 les Canadiens et les Canadiennes se voient offrir la possibilit de participer l'alination des biens en surplus de la Couronne;

3.1.3 le processus soit caractris par la circonspection, la probit et l'intgrit;

3.1.4 la sant et la scurit des personnes et la protection de l'environnement soient assures;

3.1.5 les biens patrimoniaux soient traits comme il se doit.

4. nonc de politique

4.1 Les biens en surplus de la Couronnesont vendus publiquement leur valeur marchande. Dans les circonstances dcrites dans la partie 5 de l'annexe A, le ministre qui rend des comptes sur la gestion d'un ministre au Parlement peut autoriser l'alination d'un bien en surplus de la Couronnepar un don, par la vente sur un march restreint ou par la vente un prix autre que la valeur marchande. Le ministre qui a la garde ou le contrle d'un bien (le gardien) identifie et signale les biens dont il n'a plus besoin. Le gardien assume les frais relatifs la proprit d'un bien durant la vie utile de ce dernier (planification, acquisition, exploitation et alination) et touche le bnfice net ou absorbe la perte nette qui rsulte de son alination.

4.2 Dans la mesure du possible et si la chose est rentable, les biens en surplus de la Couronne sont vendus la population par un entrepreneur du secteur priv. La vente s'effectue dans le cadre des marchs et des offres permanentes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) auxquels recourent tous les ministres. Quand la vente par un sous-traitant est irralisable ou prohibitive, TPSGC doit se dfaire des biens en se chargeant lui-mme de leur vente. Les bnfices et les frais rsultants seront affects directement au gardien correspondant dans la mesure o il est possible de le faire.

4.3 Des mcanismes, des filires et la description des travaux relatifs l'alination des biens en surplus de la Couronne sont labors, en consultation avec les reprsentants des ministres utilisateurs, runis en comits d'alination. (Les ministres utilisateurs sont ceux qui possdent de tels biens ou des biens semblables.) Il incombe aux comits d'alination de rpondre aux besoins des utilisateurs rapidement et avec efficacit. Le gardien qui dsire implanter un mcanisme diffrent soumet sa proposition au comit d'alination pertinent pour qu'il l'examine. Si la proposition est retenue, TPSGC met en place le nouveau mcanisme afin que les ministres viss puissent y recourir. Si le comit d'alination n'accepte pas la proposition, le ministre qui en est l'origine peut demander au Conseil du Trsor de l'autoriser recourir un autre mcanisme. La prsentation doit tablir clairement que le mcanisme envisag rapportera globalement plus la Couronne que ceux instaurs par le comit d'alination. Elle doit aussi exposer le processus de vrification auquel aura recours le ministre pour s'assurer que les avantages se sont concrtiss.

4.4 Si l'alination d'un bien entrane des cots estimatifs (dcrits dans la section 9 de l'annexe A) qui seront probablement suprieurs au produit de la vente, le gardien peut choisir de ne pas vendre le bien, mais de s'en dpartir comme suit:

4.4.1 en le cdant gratuitement une socit d'tat ou une autre administration publique;

4.4.2 en le donnant une oeuvre de bienfaisance ou une organisation sans but lucratif reconnues;

4.4.3 si le bien ne se trouve pas au Canada, en le remettant gratuitement une administration publique, une oeuvre de bienfaisance ou une organisation sans but lucratif reconnues par le pays hte, par une organisation dont le Canada fait partie en vertu d'un trait et/ou par l'Organisation des Nations Unies;

4.4.4 en le dtruisant pourvu qu'ainsi on ne dtriore pas l'environnement et que la population n'y trouve rien redire.

4.5 Les biens en surplus sont vendus, donns ou cds tels quels, l o ils se trouvent, sans garantie aucune quant leur tat et la possibilit de les rparer ou de les utiliser. Le gouvernement n'assume aucune responsabilit pour les accidents, les traumatismes ou les pertes qui peuvent rsulter de l'usage des biens en question aprs qu'il s'en est dparti.

4.6 Le gardien s'assure que les restrictions relatives l'alination du bien qui faisaient partie des conditions d'achat (p. ex. accords ou traits internationaux, exigences d'une licence, etc.) sont respectes et que les acheteurs subsquents ventuels sont tenus d'en faire autant. Il incombe au gardien de s'assurer qu'on peut compter sur l'acheteur pour respecter pareilles obligations. Quand les biens sont cds un muse ou sont destins aux rebuts, le gardien fait en sorte qu'ils ne puissent plus jamais tre utiliss, la satisfaction des parties qui ont sign l'entente originale, l'achat.

4.7 Le gardien doit tenir compte de la valeur patrimoniale des biens surnumraires. Au besoin, des spcimens reprsentatifs d'quipement surnumraire seront conservs et mis la disposition d'organisations telles que les muses fdraux, provinciaux, municipaux et sans but lucratif, les municipalits, les lgions canadiennes et les associations d'anciens combattants. l'exception d'articles destins des muses fdraux et aux muses des Forces canadiennes, tous les quipements mortels (p. ex. les armes utilises par les militaires ou la police et les systmes de lancement d'engins) doivent tre rendus inoprants de faon permanente.

5. Application

5.1 La prsente politique s'applique tous les ministres dfinis l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et facultativement, aux organismes fdraux dfinis l'article 2 de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, leur discrtion.

6. Normes

6.1 Il y a lieu de crer des comits d'alination composs de reprsentants des principaux ministres utilisateurs et de TPSGC.

6.2 Si un ministre pilote a conclu avec le secteur priv un contrat de services d'alination qui est en vigueur au moment de l'entre en vigueur de la prsente politique, le ministre peut continuer de recourir ce contrat pendant une priode de cinq ans compter de la date d'entre en vigueur de la prsente politique, condition que ce recours soit conforme au protocole d'entente d'origine du projet pilote.

6.3 Les mcanismes d'alination du secteur priv qui ont t jugs efficaces dans le cadre de projets pilotes doivent tre utiliss dans toute la mesure du possible pour mettre en place des mcanismes permanents l'intention de tous les ministres. Quand le comit pertinent le juge appropri et dans la mesure o les rglements relatifs aux contrats l'autorisent, les dispositions d'alination mises en place conformment aux projets pilotes peuvent tre tendues afin d'accommoder les exigences d'alination d'autres ministres et servir de fondement aux activits ultrieures. Le cas chant, le comit d'alination pertinent se charge de l'largissement des dispositions d'alination avec la collaboration de TPSGC.

6.4 Le gardien prend les mesures voulues pour surveiller les ventes et en rapprocher le produit, pour tous les biens vendus par l'intermdiaire d'un entrepreneur de TPSGC.

6.5 Le gardien implante des mthodes comptables appropries pour les revenus et les dpenses issues de l'alination des biens, de faon satisfaire les exigences des politiques et des pratiques du Conseil du Trsor en la matire. (Voir l'article 14.1 de l'Annexe.)

7. Surveillance

7.1 Aux fins d'valuation de la politique, de l'information sera recueillie de diverses sources, dont les runions des comits d'alination, l'examen des recettes et des frais rsultant de la vente des biens en surplus, les donnes de contrle fournies par le ministre responsable, les vrifications internes et l'valuation des programmes.

7.2 La politique fera l'objet d'une valuation interministrielle dirige par le Secrtariat du Conseil du Trsor dans les trois ans qui suivent la date d'entre en vigueur de la prsente politique.

8. Renseignements

8.1 Prire d'acheminer les demandes de renseignements sur l'application de la politique l'adresse suivante:

Conseiller principal en matriel,
Division de la gestion du matriel et des projets,
Direction de la fonction de contrleur,
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada.
Numro de Tlphone: (613) 957-0205
Numro de Tlcopieur: (613) 952-1381


Annexe - Lignes directrices

1. Introduction

1.1 Les lignes directrices que voici aideront les ministres grer l'alination de leurs biens. En gnral, pareille activit suppose le recouvrement des fonds rsiduels investis par le gouvernement dans les biens dont il n'a plus besoin. Il arrive nanmoins que l'intrt du public prime sur la ralisation de la valeur maximale du bien dont on veut se dfaire. Dans d'autres cas - quand ils n'ont plus de valeur rsiduelle, par exemple -, on s'efforcera de se dbarrasser des biens au cot le plus bas pour le gouvernement.

1.2 Les lignes directrices nonces plus bas pousent les principes gnraux que voici:

1.2.1 Les biens surnumraires devraient normalement tre vendus leur juste valeur marchande, et leur alination devrait entraner les meilleures recettes et les frais les plus bas pour le gouvernement. Dans la mesure du possible et lorsque c'est rentable de le faire, la vente doit tre effectue par un entrepreneur du secteur priv.

1.2.2 Dans des circonstances exceptionnelles, les biens surnumraires qui gardent une certaine valeur peuvent tre donns ou cds un prix infrieur leur juste valeur marchande si le ministre qui en est le gardien ou la personne dsigne par lui estime que l'intrt du public est mieux servi ainsi.

1.2.3 Les biens sans valeur ou ayant trs peu de valeur peuvent tre donns ou dtruits d'une manire acceptable sur le plan environnemental si le ministre qui en est le gardien ou la personne dsigne par lui estime qu'il s'agit de la mthode la plus rentable de s'en dpartir et que la population n'y trouvera rien redire.

1.2.4 Dans la mesure du possible, la population devrait pouvoir acheter les biens en surplus de la Couronne.

2. Lois et rglements applicables

2.1 Le gardien devrait veiller ce qu'on se dpartisse des biens conformment aux lois et aux rglements fdraux, y compris mais sans s'y limiter le Code criminel du Canada, la Loi sur la gestion des finances publique, la Loi sur les biens en surplus de la Couronne, la Loi sur le contrle de l'nergie atomique, la Loi sur les explosifs, la Lois sur les produits dangereux, la Loi sur les produits antiparasitaires, la Loi sur les langues officielles, la Loi sur les Archives nationales, le Code rgissant les conflits d'intrts et l'aprs-mandats' appliquant la fonction publique, les rglements sur les marchs du gouvernement, les autres politiques du Conseil du Trsor ainsi que les rglements et les lois applicables des autorits provinciales, municipales et locales. Les taxes applicables (la TPS, la TVP ou la TVH ainsi que toute taxe locale applicable au Canada et, pour les alinations hors du Canada, toute taxe applicable dans le pays d'accueil) doivent tre perues et remises sur toute vente.

3. Dontologie

3.1 L'alination des biens en surplus de la Couronne est une activit qui attire considrablement l'attention du secteur priv et de la population. Les fonctionnaires et les sous-traitants qui s'en occupent devraient toujours faire preuve de circonspection, de probit et d'intgrit. On prendra soin de ne pas se retrouver dans une situation relle ou apparente de conflit d'intrts.

4. Traitement des biens surnumraires

4.1 Valeur des biens

4.1.1 Qu'il ait ou non une valeur marchande, garder un bien entrane des frais. Si ce dernier n'a pas une grande valeur, les frais d'entreposage, de manutention et d'administration peuvent s'avrer rapidement prohibitifs. Par ailleurs, la valeur montaire de biens onreux ne peut tre engage dans d'autres dpenses. Pour ces raisons, il est imprieux d'identifier les biens en surplus et de s'en dpartir en temps opportun.

4.2 Cession un autre ministre ou organisme

4.2.1 S'il est commode et rentable de le faire, le gardien qui estime ne plus avoir besoin d'un bien le propose d'autres ministres avant de le dclarer surnumraire. Si le bien en question peut servir ailleurs au gouvernement, on peut prendre des dispositions pour qu'il soit cd directement d'un gardien l'autre, les frais d'expdition, de manutention et les cots administratifs entrans par la cession tant la charge du gardien qui doit disposer du bien.

4.3 Dclaration d'un bien surnumraire

4.3.1 Les biens dont le gouvernement n'a plus l'utilit devraient tre dclars surnumraires rapidement et on devrait prendre des dispositions pour s'en dfaire. Les raisons habituelles d'une telle mesure comprennent les suivantes:

4.3.1.1 le bien n'est plus ncessaire cause d'un changement apport aux oprations;

4.3.1.2 le bien est technologiquement dsuet ou n'est pas compatible avec d'autres biens;

4.3.1.3 le bien est parvenu au point o il est plus conomique de s'en dpartir (ge, usage, kilomtrage, etc.) si on veut rduire les cots de son utilisation;

4.3.1.4 rparer le bien s'avrerait prohibitif;

4.3.1.5 il est impossible de justifier le cot du capital immobilis, de l'entreposage, de la manutention et ainsi de suite face au cot d'autres solutions tels la location ou l'achat en temps opportun;

4.3.1.6 le bien droge aux normes en matire de sant ou de scurit publiques, renferme des substances dangereuses, etc.

4.4 Prparatifs en vue de l'alination

4.4.1 Il incombe au gardien d'inspecter soigneusement le bien avant d'en autoriser la cession ou la vente, en vue de trouver et d'en retirer ce qui suit:

4.4.1.1 les marques indiquant qu'il s'agit d'un bien appartenant au gouvernement ou un ministre, les tiquettes d'inventaire, etc.;

4.4.1.2 les munitions, les artifices, les mdicaments et les autres substances dangereuses ou rglementes;

4.4.1.3 les produits dangereux (voir la partie 10);

4.4.1.4 les renseignements confidentiels, protgs ou dlicats sous forme imprime ou stocks sur un support lectronique, sur une microfiche ou d'une autre faon et qui, s'ils taient divulgus, pourraient entraner une infraction la Loi sur les secrets officiels ou la Loi sur la protection de la vie prive, ou mettre le gouvernement dans l'embarras (voir l'article 8.2.4 pour savoir comment effacer le contenu des disques rigides et des disquettes d'ordinateur);

4.4.1.5 l'quipement confidentiel, comme l'quipement de chiffrement Tempest ou autre et les coffres-forts de grande scurit;

4.4.1.6 les articles de valeur ( savoir, espces, valeurs mobilires, mtaux prcieux, outils, gabarits et appareils d'clairage, etc.) dans les rceptacles tels un coffre-fort, une armoire, un classeur, une bote outils, etc. censs tre vide au moment de la vente.

5. Mthodes d'alination

On en compte cinq, en gnral:

5.1 Vente: On recourra cette mthode pour les biens dont la vente rapportera plus qu'elle pourrait coter ( savoir, frais de transport, de manutention et d'entreposage s'il y a lieu, publicit, prparatifs et vente proprement dite, enregistrement et rpartition du produit de la vente, etc.) et pour lesquels le gardien dsire obtenir le prix en vigueur sur le march. On se dpartira de tels biens conformment aux procds labors par le comit d'alination pertinent.

5.2 change: On procdera ainsi lorsqu'il s'agit de biens offerts partiellement en paiement du prix des articles neufs. Les biens seront cds dans le cadre du march relatif l'acquisition du nouvel article. (REMARQUE : Ne sont pas autoriss les changes de voitures de tourisme, de voitures familiales et de camions lgers, d'ordinateurs et d'quipements connexes numrs l'article 8.2, Programme des ordinateurs pour les coles ci-aprs).

5.3 Vente sur un march restreint ou sous la valeur marchande: Cette mthode s'applique aux biens que le gouvernement dsire vendre un groupe d'acheteurs particulier, ventuellement un prix infrieur au cours du march, en vue de respecter les exigences gnrales ou spcifiques d'un programme public (p. ex. artefacts vendus un prix nominal aux muses vritables). Le ministre qui rend des comptes sur la gestion du ministre au Parlement doit approuver les conditions de la vente. Cette dernire serait habituellement effectue par un agent de TPSGC. On ne devrait pas recourir un entrepreneur dans des circonstances normales.

5.4 Don de biens de valeur: Don de biens ayant une valeur marchande un bnficiaire qu'un ministre responsable dsigne en vue de rpondre aux buts gnraux ou spcifiques d'un programme gouvernemental. Certains dons sont pr-autoriss en vertu d'un programme public permanent (p. ex. Programme des ordinateurs pour les coles). Dans les autres cas, le don doit tre sanctionn par le ministre qui rend des comptes sur la gestion du ministre au Parlement. Les dons sont habituellement effectus par un agent du ministre concern. On vitera de recourir un entrepreneur pour cela.

5.5 Alination en vue de rduire les cots: Cette mthode s'applique aux biens de peu de valeur quand le cot estimatif de la vente dpasse ce qu'on prvoit en retirer. En pareil cas, le gardien peut disposer des biens en les proposant une socit d'tat, un organisme fdral, une autre administration publique voire une oeuvre de bienfaisance ou un organisme sans but lucratif. Sinon, le gardien prendra des dispositions pour que les biens soient recycls ou limins sans qu'il y ait de risque de dtrioration de l'environnement, et en s'assurant que la population n'y trouve rien redire. C'est le ministre concern qui s'en occupe habituellement. (REMARQUE: on n'oubliera pas de tenir compte des rebuts accumuls, c'est--dire de la ferraille, dont on peut tirer un certain prix et qui peuvent tre alins conformment l'article 5.1 Vente et la partie 6).

5.6 Artefacts militaires : Le ministre de la Dfense nationale ou une personne qualifie qui a t dsigne par ce dernier peut autoriser l'alination des artefacts militaires par l'entremise d'un transfert titre gratuit, d'une vente un march limit ou d'une ventre une valeur autre que la valeur marchande. Cette autorisation vise l'alination des articles militaires aux fins patrimoniales, historiques, musologiques ou d'exposition statique des bnficiaires comme des organisations communautaires (p.ex.,les Lgions royales canadiennes), les muses, les autres paliers de gouvernement ou les organismes sans but lucratif. Toute alination devrait comporter une interdiction de transfert ou de vente ultrieurs sans avoir obtenu la permission expresse du ministre de la Dfense nationale.

6. Vente

6.1 Processus :

6.1.1 Les ministres et organismes gouvernementaux qui vendent les biens surnumraires (article 5.1, ci-dessus) recourront aux processus instaurs par TPSGC. Les processus d'alination seront labors de concert avec les comits d'alination nationaux et rgionaux, composs de reprsentants des ministres et organismes utilisateurs. Un reprsentant du SCT sigera aux comits nationaux et peut siger aux comits rgionaux. Les comits identifieront et tabliront des filires et des mcanismes, et rdigeront des descriptions de travail l'intention des entrepreneurs, appropris pour les biens surnumraires nationaux ou rgionaux dont ils auront la responsabilit. Lorsque c'est ralisable et rentable, TPSGC retiendra les services d'entrepreneurs privs pour transporter, manutentionner, entreposer, mettre en march et vendre les biens, puis recueillir et remettre le produit de leur vente.

6.2 Responsabilits du gardien

Le gardien qui dclare un bien en surplus et dcide de s'en dfaire en le vendant assume les responsabilits suivantes:

6.2.1 il communique avec l'agent appropri qui s'occupera de l'alination du bien (un entrepreneur ou TPSGC ainsi que l'a dtermin le comit d'alination) afin qu'il organise la vente;

6.2.2 il dtermine les prparatifs ncessaires en vue de retirer la plus grosse somme possible de la vente en consultation avec l'agent dsign et tablit qui effectuera le travail ventuel;

6.2.3 il fixe un prix minimum acceptable pour le bien - facultatif, sa discrtion;

6.2.4 il renseigne l'agent dsign sur l'tat dans lequel se trouve le bien et lui fournit la documentation qui l'aidera le vendre;

6.2.5 il remet le bien l'agent dsign au moment, l'endroit et dans l'tat convenus;

6.2.6 il suit les progrs de la vente, en touche le produit, effectue les rapprochements et rgle les frais et les dpenses affrents;

6.2.7 il rsout les litiges et rpond aux demandes de renseignements ministrielles sur la vente de ses biens par l'entrepreneur;

6.2.8 il garde les registres comptables appropris, conformment la politique pertinente du Conseil du Trsor (lire la partie 14);

6.2.9 il signale TPSGC et au comit d'alination les difficults ou les problmes rencontrs durant l'exercice et coopre avec TPSGC ce qui est de surveiller les activits de l'entrepreneur;

6.2.10 il participe aux travaux du comit d'alination pertinent titre de membre ou lui procure son aide en tant qu'utilisateur;

6.2.11 il exige que les gestionnaires du matriel suivent la formation voulue en gestion du matriel et soient certifis en consquence.

6.3 Responsabilits de TPSGC relativement la vente de biens

Dans le cadre de la vente de biens, TPSGC assume les responsabilits suivantes:

6.3.1 il met sur pied et prside des comits d'alination et offre son expertise sur les processus d'alination des biens et assure un soutien administratif ces comits;

6.3.2 il collabore la gestion du processus d'alination et des services connexes;

6.3.3 il dispense des conseils techniques, procduraux et stratgiques sur l'alination des biens publics;

6.3.4 il passe des marchs de services et implante des offres permanentes pour l'alination des biens auxquels les ministres pourront recourir et il prend des dispositions pour que les ministres possdent les autorisations voulues en ce qui concerne l'excution des marchs, les actes de vente et les documents pour la cession de la proprit;

6.3.5 il procure des services de vente directs, y compris la gestion des produits de la vente, quand le recours un entrepreneur s'avre irralisable ou prohibitif;

6.3.6 il surveille la performance des entrepreneurs afin de s'assurer que les clauses et les conditions des contrats ont t respectes, que les tches requises ont t accomplies en temps voulu et que le processus de vente est transparent. Cette surveillance se fait l'aide de rapports (lectroniques si cela est possible et commode) provenant des utilisateurs et des entrepreneurs.

7. change

7.1 Le gardien peut changer des biens surnumraires en paiement partiel des nouvelles acquisitions. Ce faisant, il devrait s'assurer que la somme crdite reflte la juste valeur marchande du bien et que le contrat d'achat stipule clairement les conditions de l'change. Le gardien devrait faire en sorte qu'on garde les dossiers appropris sur l'change, aux fins de comptabilit et de vrification. Ne sont pas autoriss les changes de voitures, de familiales ou de camions lgers, ou d'quipement informatique numr dans l'article 8.1 Programme des ordinateurs pour les coles.

8. Vente sur un march restreint ou don

8.1 Quand la valeur marchande d'un bien dpasse le cot estimatif de la vente, la dcision de s'en dfaire un prix infrieur sa valeur marchande ou de l'offrir gratuitement constitue un don du gouvernement au bnficiaire. Renoncer une recette ventuelle revient dpenser des fonds. Pareille dcision incombe au ministre qui doit rendre des comptes sur la gestion du ministre au Parlement. La personne qui approuve la vente ou le don devrait s'assurer qu'il n'y a pas de meilleure manire d'utiliser le bien et que la population n'y trouvera rien redire.

8.2 Programme des ordinateurs pour les coles

8.2.1 Le gouvernement fdral s'est engag faire du Canada le pays le plus branch頻 du monde. Le Programme des ordinateurs pour les coles (POE) d'Industrie Canada joue un rle dterminant dans la ralisation de cette promesse. L'objectif consiste recueillir les ordinateurs portatifs et personnels en surplus, ainsi que les logiciels connexes, de les rnover et de les offrir en bon tat de marche aux coles primaires et secondaires et aux bibliothques publiques. Une procdure rigoureuse a t instaure afin de garantir une rpartition quitable de ces biens au Canada.

8.2.2 Les micro-ordinateurs (MS-DOS/Windows et MacIntosh) et les moniteurs, les claviers, les souris, les imprimantes, les modems, les serveurs, les centres de commutation, les cartes rseau, les systmes d'exploitation de disque et les priphriques qui les accompagnent et dont le gouvernement n'a plus besoin sont remis intacts Industrie Canada dans le cadre du POE. Le gardien ne peut vendre, changer, donner ni aliner ces biens d'une autre manire avant de les avoir offerts Industrie Canada. Il revient ensuite au gardien de se dfaire du matriel refus en vertu du POE.

8.2.3 Dans le cadre du POE, on examine et note soigneusement la configuration des nouveaux ordinateurs. Le gardien devrait s'assurer que les ordinateurs surnumraires ne sont pas pills ou rendus inutilisables avant leur cession. La pratique qui consiste retirer le disque rigide, la mmoire vive (RAM) et d'autres composantes essentielles des ordinateurs avant leur envoi devrait se restreindre aux rares cas o les exigences de scurit l'exigent.

8.2.4 Les donnes contenues sur les disques rigides reus aux installations du Programme sont mticuleusement effaces, puis les disques sont remis en forme. Le gardien dont les ordinateurs renferment des donnes dlicates peut demander au centre local du POE un logiciel approuv par la GRC en vue d'effacer les donnes contenues sur les disques rigides avant l'envoi de l'ordinateur. Dans la rgion de la capitale nationale, le gardien peut demander qu'un technicien du POE se rende sur les lieux pour effectuer ce travail. Le POE offre aussi la possibilit d'effacer en vrac les disques magntiques amovibles.. Le gardien qui envisage de retirer le disque rigide d'un ordinateur pour des raisons de scurit devrait communiquer avec le POE afin d'explorer les solutions de rechange avant de prendre cette mesure.

8.2.5 La prsente ligne directrice n'a pas pour but d'interdire le prt d'un ordinateur aux employs pour qu'ils puissent travailler chez eux quand les oprations justifient une telle pratique. En outre, elle ne vise pas non plus les ordinateurs principaux.

8.2.6 Pour obtenir d'autres renseignements sur le Programme des ordinateurs pour les coles, il suffit de composer le 1-800-268-6608.

9. Alination en vue de rduire les cots

9.1 Quand il estime que la valeur marchande d'un bien est infrieure ce qu'il en coterait pour le vendre (frais de manutention, de transport et d'entreposage directs, mise en march, honoraires et commissions, cot du personnel, etc.), le gardien peut procder comme suit:

9.1.1 Cder gratuitement le bien une socit d'tat, un organisme fdral, l'administration d'une province, aux Premires Nations, une municipalit ou une commission scolaire du Canada;

9.1.2 Cder gratuitement le bien une oeuvre de bienfaisance ou une organisation sans but lucratif reconnues du Canada;

9.1.3 Cder gratuitement les biens qui ne se trouvent pas au Canada un bnficiaire semblable ceux mentionns aux articles 9.1.1 et 9.1.2, s'il est reconnu par le pays hte, par l'organisation dont le Canada fait partie en vertu d'un trait et/ou par l'Organisation des Nations unies;

9.1.4 S'il n'y a pas d'autres options pratiques, envisager de se dpartir du bien tel un rebut, pourvu que ce faisant, il ne dtriore pas l'environnement.

9.2 Les ministres gardiens qui cdent gratuitement des biens de faible valeur aux termes des articles 9.1.1 9.1.3 ci-hauts, doivent prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que les bnficiaires sont slectionns d'une manire qui sera perue par le public comme juste, quitable et transparente. Il faut tenir des dossiers appropris pour ce type d'alinations et les soumettre priodiquement une vrification ou un examen. Les ministres devraient crer d'autres contrles internes pour viter les abus rels ou perus, selon le besoin. Ces mesures pourraient inclure ce qui suit, sans toutefois s'y limiter:

9.2.1 On pourrait demander que deux personnes approuvent les alinations effectues en vue de rduire les cots.

9.2.2 Au moins deux personnes, diffrentes de celles ayant approuv l'alination en vue de rduire les cots pourraient se charger de slectionner le bnficiaire. On pourrait inviter des reprsentants du secteur priv, d'autres paliers gouvernementaux ou du public ne tirant aucun avantage du processus de slection participer celui-ci.

9.2.3 On pourrait obtenir une signature d'approbation finale pour la cession gratuite des biens d'une personne autre que celles ayant approuv l'alination en vue de rduire les cots ou ayant slectionn le bnficiaire.

10. Substances et produits dangereux

10.1 Parmi les produits dangereux se retrouvent ceux susceptibles de renfermer du gaz comprim, des matires inflammables ou combustibles, des oxydants, des substances toxiques ou infectieuses, des agents corrosifs, des ractifs dangereux ou des liquides huileux, des graisses lourdes ou des cires contamins. La manipulation de ces produits est dcrite dans la Loi sur les produits dangereux, et le Systme d'information sur les matires dangereuses utilises au travail (SIMDUT) donne plus de dtails au sujet des produits.

10.2 Les substances dangereuses comprennent les drogues vises par la Loi sur les aliments et drogues, le matriel radioactif couvert par la Loi sur le contrle de l'nergie atomique, les explosifs mentionns dans la Loi sur les explosifs et les pesticides cits dans la Loi sur les produits antiparasitaires.

10.3 Avant de se dbarrasser du matriel dangereux, le gardien s'assure que les biens sont tiquets conformment aux exigences du SIMDUT et qu'une fiche signaltique les accompagne. Il incombe au gardien de faire tester, avant de s'en dpartir, les biens surnumraires afin d'y dceler des produits ou des liquides dangereux et de payer le cot de ces tests.

10.4 Les comits d'alination qui laborent les procdures concernant l'alination des substances et des produits dangereux demandent conseil la Direction gnrale des services immobiliers, Secteur des services d'architecture et de gnie, Direction des services de l'environnement de TPSGC.

11. Alination de biens uniques

11.1 L'alination de livres, de priodiques et d'autres document de ce genre est assujettie la Loi sur la Bibliothque nationale et la Loi sur les Archives nationales du Canada.

11.2 L'alination d'objets d'art doit se faire en consultation avec la Banque d'oeuvres d'art du Conseil des arts du Canada.

11.3 La proprit intellectuelle qui appartient la Couronne est assujettie la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, et son alination peut se faire en conformit avec les directives nonces dans ce texte.

11.4 Lorsqu'un coffre-fort est dclar surnumraire, il doit tre inspect par la Section des techniques de scurit (STC) d'un dtachement de la GRC, qui dterminera s'il peut tre vendu dans le commerce ou doit demeurer sous contrle gouvernemental. Les coffres-forts conformes aux spcifications gouvernementales qui sont utilisables doivent tre conservs au ministre qui en a la garde ou transfrs un autre ministre ou organisme du gouvernement fdral. Les coffres-forts conformes aux spcifications gouvernementales qui ne sont plus utilisables doivent tre dmonts par des employs d'une STS du GRC, qui conservera les parties du mcanisme considres comme devant tre gardes en lieu sr. On peut ensuite se dfaire du bloc du coffre-fort en recourant aux mcanismes d'alination dcrits plus haut.

12. Alination dans des endroits loigns et hors du Canada

12.1 Lorsque c'est pratique, les gardiens qui ont des biens surnumraires des endroits loigns et hors du Canada devraient les vendre. Dans les rgions o TPSGC est prsent, celui-ci devrait conclure avec des entrepreneurs canadiens ou trangers des marchs l'intention de ministres ou organismes.

12.2 Autrement, si cela est rentable, les organismes d'alination de gouvernements trangers peuvent tre utiliss par l'entremise de dispositions ngocies par TPSGC.

12.3 Toutefois, l o TPSGC est absent, les ministres peuvent prendre des dispositions directement avec des entrepreneurs ou des organismes canadiens ou trangers. Dans de tels cas, il serait prfrable de consulter le comit d'alination pertinent.

12.4 Quand ni l'une ni l'autre des options de vente ne convient, les biens devraient tre transports dans la ville canadienne la plus proche pour y tre vendus, seulement si l'on estime que le produit de la vente sera suprieur aux frais de dplacement et de mise en vente.

12.5 Lorsque la vente de biens surnumraires n'est pas pratique et que leur transport n'est pas rentable, le ministre gardien devrait avoir recours aux options dcrites dans l'article 9.1, selon le cas. Dans un pays tranger, le bnficiaire ventuel pourrait tre le gouvernement du pays d'accueil, un organisme humanitaire ou un groupe sans but lucratif, qui est reconnu par le pays d'accueil, par une organisation internationale dont est membre le Canada ou par les Nations Unies. Le ministre gardien peut adapter la procdure pour rpondre aux coutumes et aux conditions locales, condition que cette procdure respecte les normes d'thique canadiennes et locales et la scurit de l'environnement. Le ministre gardien doit s'assurer que l'autorisation ncessaire est accorde aux gestionnaires de centres de responsabilit sur place.

13. Autorisation dpenser le produit de la vente

13.1 Les sommes issues de la vente des biens en surplus de la Couronne sont remises au Receveur gnral du Canada et verses au Trsor. Les ministres ont l'autorisation de dpenser un montant quivalent au produit net de la vente (c.--d., le produit brut moins les frais et les dpenses directs de l'entrepreneur et de TPSGC). Les montants reus peuvent servir uniquement dfrayer des cots d'alination et d'exploitation et des dpenses en immobilisations et ne peuvent servir financer des paiements de transfert. L'autorisation de dpenser n'est pas accorde lorsque le bien a t confisqu aux termes d'une loi promulgue par le Parlement.

14. Recettes des ventes / Mthodes comptables

14.1 La Loi sur les biens de surplus de la Couronne prvoit le transfert d'une somme quivalente au produit de la vente des biens surnumraires du Trsor au ministre concern, sous rserve des conditions tablies par le Conseil du Trsor. Il ne s'agit pas d'une autorisation de crdit net. Les revenus issus de la vente sont verss au Trsor, titre de recette non fiscale du ministre. Les dpenses effectues en vertu d'une telle autorisation seront dfalques du Trsor et le ministre les rapportera comme s'il les avait effectues en vertu d'une autorisation lgislative des Comptes publics (lire les articles 3, 14 et 15 de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne de 1992). La mthode comptable que voici s'applique:

14.1.1 Le Receveur gnral ouvrira deux comptes pour chaque ministre ou organisme dans les comptes nationaux. Le premier, Produit de l'alination des biens en surplus de la Couronne, indiquera les recettes non fiscales issues de l'alination des biens et la hausse annuelle de l'autorisation permise aux termes de la Loi sur les biens en surplus de la Couronne. Le numro du compte sera signal au ministre. Le second, Utilisation du produit de l'alination des biens en surplus de la Couronne, consistera en un compte de dpense tabli par autorisation permanente lgislative et servira noter l'usage des fonds octroys durant l'anne financire aux termes de la loi prcite.

14.1.2 Les ministres toucheront le produit de la vente directement de l'entrepreneur qui s'en est occup, rapprocheront la somme remise des biens alins et inscriront le montant reu au compte Produit de l'alination des biens en surplus de la Couronne.

14.1.3 Si le cot de l'alination dpasse les recettes perues, le ministre vrifiera la facture de l'entrepreneur pour s'assurer que le contrat de service a bien t respect, puis rglera la facture au moyen des fonds appropris.

14.1.4 L'entrepreneur remettra TPSGC une copie de tous les relevs d'oprations fournis au gardien, lesquels sont exigs par TPSGC afin de vrifier s'ils sont conformes aux contrats.

14.1.5 Les ministres prlveront les sommes requises du compte Produit de l'alination des biens en surplus de la Couronne et les inscriront au compte Utilisation du produit de l'alination des biens en surplus de la Couronne.

14.1.6 Les ministres dtermineront qui peut effectuer des dpenses en vertu de cette autorisation et implanteront les contrles habituels applicables aux engagements et aux dpenses. Ils suivront la progression de l'autorisation, ainsi que les montants utiliss ou non durant l'anne financire. Le cas chant, les crditeurs la fin de l'exercice (CAFE) peuvent tre pays partir de cette autorisation.

14.1.7 L'autorisation de dpenser une somme quivalente celle dpose au compte Produit de l'alination des biens en surplus de la Couronne sera reconduite l'anne financire suivante, sous rserve des conditions tablies par le Conseil du Trsor.

14.2 En principe, le ministre ou l'organisme se sert de l'autorisation de dpenser accorde aux termes de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne l'anne o elle a t accorde. Si les fonds issus de l'alination des biens surnumraires ne sont pas entirement utiliss la fin de l'anne financire, l'autorisation sera reconduite mais uniquement pour un an.

14.3 Prire d'adresser les questions sur les mthodes comptables dcrites plus haut comme suit:

Politique et gestion de la trsorerie:

Division de la gestion de la trsorerie, Bureau du Contrleur gnral
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada

Comptes nationaux:
Direction de la comptabilit centrale et des rapports, Receveur gnral du Canada



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