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DOSSIER NO : 3880-000-005
DATE : Le 19 septembre 1996
AUX : Chefs fonctionnels, Administration/Finances de tous les ministères et organismes
OBJET : POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT CONCERNANT LES ENTREPRISES AUTOCHTONES - OBJECTIFS DE RENDEMENT
TOUS LES MINISTÈRES ET ORGANISMES DONT LE BUDGET POUR LES MARCHÉS EXCÈDE 1 MILLION $ DOIVENT SE FIXER DES OBJECTIFS DE RENDEMENT PLURIANNUELS EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT AUPRÈS DES ENTREPRISES AUTOCHTONES ET METTRE AU POINT DES MÉCANISMES DE RAPPORTS À CET ÉGARD.
a) Estimation du nombre de marchés attribués
Les ministères et organismes doivent élaborer un objectif de rendement et préciser le nombre de marchés et de marchés en sous-traitance qu'ils prévoient attribuer aux entreprises autochtones et mentionner les moyens à utiliser pour accroître le nombre de marchés.
b) Estimation du montant en dollars des marchés attribués
Il est possible de combiner plusieurs méthodes pour établir cet objectif. Il faut d'abord préciser la valeur totale des marchés et les marchés en sous-traitance à attribuer à des entreprises autochtones. En outre, on peut préciser des marchés particuliers et des régions ou des secteurs particuliers dans lesquels on cherchera à augmenter les montants des marchés.
c) Estimation des activités concernant le développement des sources d'approvisionnement
Dans le contexte des activités courantes de développement des sources d'approvisionnement dans les ministères et organismes, décrire quels moyens le ministère ou l'organisme entend prendre pour accroître la part de marchés des entreprises autochtones en mentionnant des activités régionales, lorsqu'elles existent.
d) Estimation des répertoires de fournisseurs
Il est reconnu que la création et la tenue à jour de répertoires des fournisseurs autochtones est une responsabilité partagée entre le MAINC et chacun des ministères et organismes. Chacun de ces derniers doit décrire quels moyens il prendra pour augmenter son répertoire, en mentionnant également les activités régionales visées.
Le Secrétaire adjoint et Contrôleur général adjoint
Secteur de la gestion des finances et des marchés
R.J. Neville
Pièces jointes
Diffusion : TB06, TB07, T004, T005, T006, T009, T010 T022, T023, T024, T035, T036, T040, T041, T161
1997
S'il advient que le Ministère entreprenne des activités de mise en valeur des fournisseurs, il devra reconnaître les fournisseurs autochtones et les inclure dans ces activités. Lorsque des fournisseurs autochtones se présentent, ils seront informés de la stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) et de ses répercussions possibles. Les employés chargés de l'approvisionnement du Ministère seront mis au courant de la SAEA et des objectifs de rendement du Ministère, ainsi que de la nécessité d'accroître la capacité des fournisseurs autochtones afin qu'ils puissent faire affaire avec le Ministère.
1998
Le Ministère poursuivra les activités entreprises en 1997. Il devra mettre l'accent sur la création d'un noyau de fournisseurs dans la région de l'Ouest au moyen de publicité dans les journaux et de lettres aux organisations autochtones. Aussi, le Ministère élaborera, dans le cadre de ses activités normales de mise en valeur des fournisseurs, des présentations et de la documentation à l'intention de fournisseurs autochtones éventuels.
1999
Le Ministère poursuivra les activités entreprises en 1997 et 1998. Aussi, il élaborera, dans le cadre de ses activités normales de mise en valeur des fournisseurs, des présentations et de la documentation à l'intention de fournisseurs autochtones éventuels. Il examinera également la capacité des fournisseurs autochtones de la région de la Capitale nationale en matière de services informatiques.
1997
Le personnel du Ministère chargé de l'approvisionnement seront avisés que le Ministère s'est fixé comme objectif de rendement d'accroître le nombre de firmes autochtones dans son répertoire des fournisseurs. Le Ministère étudiera la possibilité de brancher électroniquement le personnel chargé des approvisionnements à la base de données du MAINC. Il modifiera également son processus d'inscription des fournisseurs pour permettre aux entrepreneurs autochtones de s'identifier comme tel.
1998
En étroite collaboration avec le MAINC, le Ministère dressera la liste des fournisseurs autochtones, ou assurera la liaison électronique directe à une base de données reconnue sur les fournisseurs autochtones, et permettra à ses employés chargés des approvisionnements d'y accéder. Le Ministère établira un répertoire spécial des entreprises de construction autochtones dans la région de l'Ouest.
1999
Le Ministère examinera son répertoire des fournisseurs autochtones afin d'en vérifier l'actualité. Cette année, il mettra l'accent sur l'établissement d'un répertoire des entreprises d'imprimerie autochtones.
1997
Le Ministère informera son personnel chargé des approvisionnements des exigences de la SAEA et fixera comme objectif de rendement de conclure xx contrats avec des fournisseurs autochtones.
1998
Le Ministère examinera les contrats adjugés à des fournisseurs autochtones par produit et service. Il s'efforcera, dans les cas où il existe une capacité parmi les entrepreneurs autochtones, d'accroître la participation des firmes autochtones dans ces domaines où elles sont peu ou pas représentées. Le Ministère fixera comme objectif de rendement de conclure xxx contrats avec des fournisseurs autochtones.
1999
Le Ministère examinera ses données relatives aux contrats afin de déterminer si les entreprises autochtones sont bien représentées dans les contrats de toutes valeurs monétaires, qu'il s'agisse de contrats adjugés avec ou sans concours ou d'offres à commandes. Au besoin, il s'efforcera d'accroître la participation des fournisseurs autochtones dans les domaines où ils sont sous représentés. Le Ministère fixera comme objectif de rendement de conclure xxx contrats avec des fournisseurs autochtones.
1997
Le Ministère s'efforcera d'adjuger aux fournisseurs autochtones des contrats ayant une valeur de xx dollars.
1998
Le Ministère s'efforcera d'adjuger aux fournisseurs autochtones des contrats ayant une valeur de xx dollars. Cette valeur comprend aussi les contrats, évalués à xx dollars, adjugés aux entrepreneurs autochtones en construction dans la région de l'Ouest
1999
Le Ministère s'efforcera d'adjuger aux fournisseurs autochtones des contrats ayant une valeur de xx dollars. Cette valeur comprend aussi les contrats, évalués à xx dollars, adjugés aux imprimeries autochtones dans la région de la Capitale nationale.
Qui est admissible ?
PREMIÈREMENT : une entreprise autochtone, qui peut être
dont la propriété et le contrôle sont au moins à 51 p. 100 aux mains des Autochtones,
OU
DEUXIÈMEMENT : une coentreprise comprenant deux ou plusieurs entreprises autochtones ou une entreprise autochtone et une entreprise non autochtone, pourvu que la ou les entreprises autochtones détiennent au moins 51 p. 100 des intérêts et du contrôle de la coentreprise.
Si l'entreprise autochtone a au moins six employés à plein temps à la date de la soumission, au moins 33 p. 100 d'entre eux doivent être des Autochtones, et cette proportion doit être maintenue pendant toute la durée du contrat.
Le soumissionnaire doit certifier dans sa soumission qu'il agit au nom d'une entreprise autochtone ou d'une coentreprise constituée selon les critères définis ci-dessus.
Y a-t-il d'autres exigences auxquelles doivent se soumettre les
soumissionnaires au titre du Programme de marchés réservés aux
entreprises autochtones ? - Oui, trois :
Comment l'entreprise doit-elle prouver qu'elle satisfait aux critères d'admissibilité ?
Il n'est pas nécessaire de fournir une preuve d'admissibilité au moment de la présentation de la soumission. Toutefois, l'entreprise doit être prête à fournir cette preuve en cas de vérification.
Les conséquences civiles des fausses déclarations dans les documents de soumission, de la non-conformité avec les exigences du Programme ou de la non-production d'une preuve satisfaisante pour le Canada en ce qui a trait aux exigences du Programme peuvent prendre la forme d'une saisie du dépôt de soumission, du blocage des retenues, de l'interdiction de participer à de nouveaux appels d'offre du Programme et (ou) de la résiliation du contrat. Dans le cas où le contrat serait résilié à cause d'une fausse déclaration ou du non-respect des exigences du Programme, le Canada se réserve le droit de retenir les services d'un autre entrepreneur pour parachever les travaux et tous les frais additionnels assumés par le Canada devront alors, à la demande du Canada, être remboursés par l'entreprise.
Quelle sorte de preuve peut être exigée de l'entreprise ?
La preuve de propriété et de contrôle exigée d'une entreprise ou d'une coentreprise autochtone peut comprendre les documents de constitution en société, le registre des actionnaires ou des membres, les contrats de société de personnes, les accords de coentreprise, l'enregistrement du nom commercial, les arrangements bancaires, les documents de régie, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des comités de gestion, ou d'autres documents juridiques.
La propriété d'une entreprise autochtone désigne la « propriété bénéficiaire », c'est-à-dire la propriété effective de l'entreprise. Le Canada peut examiner divers facteurs pour vérifier si des Autochtones contrôlent vraiment ou effectivement l'entreprise autochtone. (Voir à l'annexe A la liste des facteurs que peut examiner le Canada.)
Si l'entreprise autochtone a six employés ou plus à la date de présentation de l'attestation et qu'elle est tenue par le Canada de prouver qu'au moins 33 p. 100 des employés à plein temps sont autochtones, elle doit, à la demande du Canada, présenter immédiatement un formulaire d'attestation employeur-employé, dûment rempli, pour chaque employé autochtone à plein temps.
Les pièces justificatives à présenter pour prouver qu'un employé travaille à plein temps et pour attester du nombre d'employés à plein temps peuvent comprendre les registres des salaires, ou les fiches de paie individuelles, les offres d'emploi écrites ou les données sur les salaires conservées aux fins de l'impôt sur le revenu, de même que toute information se rapportant à la caisse de retraite ou à d'autres régimes de prestations.
Un employé à plein temps, selon la définition du Programme, est quelqu'un qui figure sur la liste de paie, a droit à tous les avantages dont bénéficient les autres employés à plein temps dans l'entreprise, tels qu'un régime de pension, des vacances payées et des congés de maladie, et qui travaille au moins 30 heures par semaine. C'est le nombre d'employés à plein temps figurant sur la liste de paie de l'entreprise à la date de présentation de la soumission qui détermine le rapport du nombre d'Autochtones au nombre total d'employés de l'entreprise aux fins de la détermination de l'admissibilité au Programme.
Les propriétaires autochtones et les employés autochtones à plein temps doivent être prêts à prouver leur statut. La Attestation propriétaire-employé, à remplir par chaque propriétaire autochtone et chaque employé à plein temps autochtone, comprend une déclaration de satisfaction aux critères d'admissibilité et une déclaration de véracité et d'intégralité de l'information. La Attestation inclut également un consentement à la vérification de l'information présentée.
La justification du pourcentage des travaux effectués par les sous-traitants peut se faire au moyen des contrats conclus entre l'entrepreneur et les sous-traitants, des factures et des paiements par chèque.
Les pièces à produire pour prouver qu'un sous-traitant est une entreprise autochtone (lorsque cela est nécessaire pour respecter la teneur autochtone minimum du contrat) sont les même que celles que doit présenter l'entrepreneur principal pour prouver qu'il représente une entreprise autochtone.
Un Autochtone est un Indien, un Métis ou un Inuit
qui réside ordinairement au Canada.
Les pièces à produire comme preuve du statut d'Autochtone sont notamment les suivantes :
Comme preuve de résidence au Canada, on peut produire un permis de conduire provincial ou territorial, un bail ou tout autre document pertinent.
Pour plus de détails sur le Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones, communiquez avec la Direction de l'accès aux marchés fédéraux du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien au (819) 997-8383 ou (819) 997-8746 ou, par télécopieur, au (819) 994-0445.
Un soumissionnaire qui présente, au titre du Programme, une soumission ou une proposition en réponse à un appel d'offres doit remplir et présenter le présent formulaire d'attestation. La non-présentation du formulaire d'attestation entraînera le refus de la proposition pour non-conformité.
1. | (i) | Je, soussigné, _________________________________________ (Nom du représentant dûment autorisé de l'entreprise) certifie par la présente que ______________________________ (Nom de l'entreprise) satisfait, et continuera de satisfaire pendant toute la durée du contrat, aux exigences du Programme telles qu'elles sont énoncées dans le document ci-joint intitulé « Exigences relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones », document que j'ai lu et compris. |
(ii) | L'entreprise susmentionnée accepte de faire le nécessaire pour que tout sous-traitant dont les services sont retenus aux fins du contrat respecte, s'il y a lieu, les stipulations énoncées dans les « Exigences relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones ». | |
(iii) | L'entreprise susmentionnée accepte de fournir immédiatement au Canada, sur demande, des renseignements propres à prouver la conformité du sous-traitant avec les exigences du Programme. |
VEUILLEZ COCHER LA CASE APPROPRIÉE
AUX POINTS 2 ET 3 CI-DESSOUS
2. | (i) | L'entreprise susmentionnée est une entreprise autochtone qui appartient à un propriétaire unique, à une bande, à une société à responsabilité limitée, à une coopérative, à une société de personnes ou à une organisation sans but lucratif, [ ] |
OU | ||
(ii) | L'entreprise susmentionnée est une coentreprise formée de deux ou plusieurs entreprises autochtones ou d'une entreprise autochtone et d'une entreprise non autochtone. [ ] | |
3. | L'entreprise ou les entreprises autochtones ont : | |
(i) | moins de six employés à plein temps [ ] | |
OU | ||
(ii) | six employés à plein temps ou plus [ ] |
4. | L'entreprise susmentionnée convient de fournir immédiatement au Canada les pièces que le Canada pourrait lui demander de produire à l'occasion pour étayer la présente attestation. Ces preuves doivent être accessibles pour vérification pendant les heures normales de travail par un représentant du Canada, qui pourra en faire des copies et en prendre des extraits. L'entreprise susmentionnée convient de prendre toutes les mesures nécessaires pour faciliter les vérifications et de fournir l'information demandée par le Canada en ce qui a trait à l'attestation. | ||
5. | Il est convenu que les
conséquences civiles d'une fausse déclaration dans les documents de
soumission, de la non-conformité aux exigences du Programme ou de la
non-présentation de preuves satisfaisantes au Canada concernant les
critères d'admissibilité peuvent prendre les formes suivantes :
saisie du dépôt de soumission; blocage des retenues; exclusion de toute
participation à des contrats futurs au titre du Programme; résiliation
du contrat. Dans le cas où le contrat serait résilié à cause d'une
fausse déclaration ou du non-respect des exigences du Programme ou des
exigences relatives à la preuve, le Canada se réserve le droit de
retenir les services d'un autre entrepreneur pour parachever les travaux
et tous les frais additionnels assumés par le Canada devront alors, à la
demande du Canada, être remboursés par l'entreprise.
|
||
6. |
Date |
Signature | |
Lieu |
Titre (Représentant dûment autorisé de l'entreprise) | ||
Pour: | |||
Nom de l'entreprise |
Les facteurs pouvant servir à déterminer si les Autochtones détiennent au moins 51 p. 100 des intérêts et du contrôle de l'entreprise autochtone sont les suivants :
PROGRAMME DE MARCHÉS RÉSERVÉS AUX ENTREPRISES
AUTOCHTONES
1. Je, soussigné _____________________________________________, suis | ||
Nom |
||
propriétaire et (ou) employé à plein temps de__________________________________, | ||
Nom de l'entreprise |
||
et autochtone, selon la définition du document intitulé « Exigences relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones ». | ||
2. Je certifie que l'énoncé susvisé est vrai
et je consens à sa vérification sur demande du Canada.
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Date
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Signature du propriétaire et (ou) de l'employé | |
Place |