AVIS SUR LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS 2004-1
DATE : le 16 mars 2004
OBJET : Rapport sur les acquisitions pour l’année 2003 (à présenter en 2004)
RÉSUMÉ
Pour l’année civile 2003, les ministères et les organismes sont priés de remettre le plus rapidement possible à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) leurs données sur les acquisitions, mais de le faire au plus tard le 30 avril 2004. TPSGC sera ainsi en mesure de produire, en temps opportun, les rapports sur les acquisitions à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Toutes les exigences concernant les rapports demeurent les mêmes que pour l’année civile 2002.
On note également que, tel que discuté à l'occasion de la réunion du 3 mars 2004 du Comité consultatif du Conseil du Trésor chargé des marchés, il est possible que cette demande soit modifiée en reconnaissance du fait que d'autres demandes d'information importantes seront faites à l'appui de nombreux examens horizontaux et verticaux actuellement effectués pour le compte du Comité d'examen des dépenses du gouvernement et les Secrétaires parlementaires.
La spécificité des demandes sera établie pour les ministères par les équipes responsables des examens.
INTRODUCTION
1. Chaque année, le gouvernement publie sur l’Internet des statistiques sur les acquisitions et les marchés conclus par les ministères et organismes. Le Rapport annuel sur les acquisitions vise à fournir une analyse statistique des processus et des outils grâce auxquels les acquisitions du gouvernement sont effectuées à partir du cadre stratégique du gouvernement. 
PÉRIMÈTRE COMPTABLE
2. Sont tenues de rendre compte les autorités contractantes, telles que définies dans le Règlement sur les marchés de l’État et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), c'est‑à‑dire : 
A. Le ministre compétent, tel que défini aux alinéas 2a), 2a.1) ou 2b) de la LGFP :
a) Dans le cas d'un ministère mentionné à l’annexe I, le ministre chargé de son administration; 
a.1) dans le cas d’un secteur de l’administration publique fédérale mentionné à la colonne I de l’annexe I.1, le ministre mentionné à la colonne II de cette annexe; 
b) dans le cas d’une commission visée par la Loi sur les enquêtes, le ministre chargé de son administration par décret du gouverneur en conseil.
B. Un établissement public figurant à l’Annexe II de la Loi;
C. La Commission de la capitale nationale (figurant à l’Annexe III).
AUTORISATION ET DATE LIMITE
3. Lorsque vous envoyez les données sur les acquisitions à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), il faut indiquer dans le document de transmission électronique le nom et le poste de la personne au niveau de directeur qui a revu et approuvé les données aux fins de diffusion. Sinon les données seront retournées à l’auteur. Les données sur les acquisitions de votre ministère ou organisme pour l’année civile 2003 doivent parvenir à TPSGC au plus tard le 30 avril 2004. Toutefois, les données qui sont disponibles avant cette date devraient être transmises immédiatement à TPSGC. TPSGC a besoin de cette information pour produire, en temps opportun, les rapports sur les acquisitions à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor.
LA PROCÉDURE POUR 2003
4. Toutes les exigences en matière de reddition de comptes demeurent les mêmes que pour l'année civile 2002. Comme l'an passé, nous vous demandons de ne pas signaler à TPSGC les transactions effectuées au moyen d'une carte d'achat. Cette information sera obtenue auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor. En ce qui concerne les offres à commandes, veuillez continuer de signaler la valeur estimative totale des commandes (pour la période visée par l'offre à commandes) pour chaque offre à commandes établie par votre ministère, mais pas pour les offres à commandes établies par d'autres ministères tels que TPSGC. Comptez chaque entente d'offre à commandes comme un élément distinct. Veuillez estimer le montant total des commandes pour chaque offre à commandes.
TRANSACTIONS PAR CARTE D'ACHAT
5. Nous encourageons les ministères et organismes à utiliser la carte d'achat non pas uniquement comme moyen de paiement, mais également comme un instrument d'approvisionnement économique. À mesure que la carte d'achat est de plus en plus utilisée, nous devons nous assurer que le Rapport des acquisitions comprend des données sur tous les achats effectués au moyen d'une carte d'achat. Les ministères doivent veiller à surveiller et à utiliser les rapports de la Banque de Montréal et de la CIBC. Les renseignements qu'ils contiennent seront utilisés par le SCT pour la surveillance et l'examen de la gestion de ces dépenses par les ministères.
DONNÉES SUR LES OFFRES À COMMANDES
6. Par le passé, certains ministères ont signalé qu'ils ne disposaient pas d'un moyen centralisé pour saisir des données au sujet des commandes individuelles faites dans le cadre d'une offre à commandes, étant donné que ces dernières sont gérées directement par les centres de responsabilité individuels. Les ministères réalisent des progrès importants en vue d'établir des méthodes économiques pour saisir ces données. Par conséquent, à compter de l'année civile 2005, les ministères et organismes pourront prévoir que les données sur toutes les commandes faites dans le cadre d'une offre à commandes, y compris celles qui ont été établies par votre ministère et par d'autres ministères tels que TPSGC, feront partie des renseignements qui seront compris dans les rapports futurs.
PROCESSUS D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS
7. Vous pouvez accéder au site Web REG de TPSGC à l’adresse suivante : http://publiservice.tpsgc.gc.ca/sosinfo/text/datacap/main-f.html. Ce site Web vous permettra de trouver le menu de Datacap avec les instructions expliquant comment a) télécharger le programme d’installation de ce logiciel sur votre ordinateur personnel, ou b) comment créer vos propres fichiers en ASCII dans les versions requises. Une fois que vous aurez créé ces fichiers électroniques, veuillez utiliser l’une des deux méthodes décrites et faire parvenir ces fichiers par courrier électronique à l’adresse suivante : ncr.gwprs@pwgsc.gc.ca. Vous pouvez également poster vos fichiers électroniques sur disquettes à l’adresse suivante : TPSGC, 11, rue Laurier, Phase III, étage 14A2, Gatineau (Québec), KIA 0S5, à l’attention de S. Rowe-Hanna. Sur réception, ces données seront transmises au système d’établissement de rapports sur les marchés afin de compiler les rapports annuels pour le Secrétariat du Conseil du Trésor et les rapports prévus par les dispositions des accords commerciaux.
8. Ce site Web a pour objet principal de vous permettre d’avoir accès à la version actuelle de Datacap. On trouve en plus de cela sur le site des documents d’information, tels que le manuel d’utilisation révisé de Datacap et un guide général sur l’établissement de rapports sur les acquisitions, ainsi que les exigences pour les définitions de fichiers ASCII.
SITE WEB DE LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS
9. Le présent avis sera ajouté sous peu à la version de la politique offerte en direct.
10. Accès en direct : toutes les publications du SCT sont offertes en direct, à partir de la page d’accueil du SCT, sur le Réseau d’entreprise du gouvernement (REG). Pour y avoir accès, introduire l’adresse ci-dessous dans le champ approprié de votre navigateur : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/
11. Les Services gouvernementaux de télécommunications et d’informatique (SGTI) gèrent le REG.  Si vous avez besoin d’aide pour accéder au réseau, veuillez communiquer avec les services informatiques ou la bibliothèque de votre ministère. Les publications du SCT, offertes sur le REG, sont également affichées sur Internet, à l’adresse suivante :  http://www.tbs-sct.gc.ca/
12. Vous avez accès au présent avis sur la politique sur les marchés à partir de la page d'accueil, en cliquant sur Sujet de A à Z, puis sur Marchés. À cette page, vous trouverez la liste de tous les avis sur la politique des marchés et des circulaires du CT qui sont encore en vigueur.
RENSEIGNEMENTS
13. Pour toute question concernant le présent avis, vous pouvez communiquer avec la Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, Direction de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada par téléphone, au (613) 957‑2432, par télécopieur, au (613) 952‑1381 ou par courriel à l’adresse suivante : mo.enoch@tbs-sct.gc.ca
Directrice exécutive
Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets
Direction de la fonction de contrôleur
Jane Cochran
Diffusion : TB06, TB07, TB10, T022, T023, T024, T161.