Guide sur la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’urgences soutenues d’importance nationale

Le présent guide s’adresse principalement aux autorités contractantes de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et de Services partagés Canada (SPC) qui doivent conclure des marchés de grande valeur en réponse à une situation d’urgence soutenue d’importance nationale (USIN). Dans l’éventualité d’une situation d’USIN, il peut aussi être utile aux gestionnaires et aux fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Cette limite a été annoncée dans l’Avis concernant la Politique sur les marchés 2023-4: Limite contractuelle exceptionnelle applicable à Services publics et Approvisionnement Canada et à Services partagés Canada en cas d’urgences soutenues d’importance nationale.

Il contient une explication de ce qu’est une situation d’USIN et de l’information sur la façon d’obtenir l’autorisation d’utiliser la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN prévue à l’annexe A de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

De plus, le présent guide précise le processus de déclaration de l’utilisation de cette limite contractuelle exceptionnelle.

La pandémie de COVID-19 a permis de constater que le cadre de passation de marchés d’urgence n’était pas approprié pour gérer une situation d’urgence pancanadienne de cette ampleur et de cette durée.

Dans l’éventualité d’une situation d’USIN semblable, le Conseil du Trésor a établi un cadre de réponse qui comprend une limite contractuelle exceptionnelle (limite en cas d’USIN) pour SPAC et SPC à titre de fournisseurs de services communs du gouvernement du Canada.

La limite en cas d’USIN permet aux autorités contractantes de SPAC et de SPC de prendre les mesures suivantes sans avoir à obtenir l’approbation du Conseil du Trésor :

• conclure des marchés d’une valeur illimitée en réponse à la situation d’USIN;
• indemniser l’entrepreneur ou limiter sa responsabilité, et verser des paiements à l’avance qui chevauchent plusieurs exercices financiers pour les marchés liés à une situation d’USIN.

Lorsque la personne à la présidence du Conseil du Trésor approuve l’utilisation de la limite en cas d’USIN, elle peut fixer des conditions à son utilisation.

Une USIN est une situation d’urgence qui ne se produit que dans des circonstances exceptionnelles. Une situation d’USIN représente une menace pour la santé publique, la société, la sécurité et l’économie. Dans une situation d’USIN, le gouvernement a besoin de la capacité et de la souplesse nécessaires pour prendre rapidement des mesures qui lui permettront de faire face à une crise prolongée et évolutive.

La personne à la présidence du Conseil du Trésor tiendrait compte des critères suivants avant d’approuver l’utilisation d’une limite en cas d’USIN :

1. la situation d’urgence présente l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes :
   • pose un risque grave pour la vie, la santé ou la sécurité de la population canadienne,
   • menace sérieusement la capacité du gouvernement du Canada à préserver la souveraineté, la sécurité, l’ordre public ou l’intégrité territoriale du Canada;
2. la situation d’urgence devrait aussi présenter les caractéristiques suivantes :
   • avoir une incidence pancanadienne,
   • nécessiter une approche coordonnée entre plusieurs ministères pour l’acquisition de biens et de services,
   • être accompagnée d’un événement déclencheur (par exemple, pandémie, déclaration de guerre ou déclaration de l’état d’urgence),
   • dépasser la capacité des institutions publiques à intervenir en recourant aux limites exceptionnelles ou en cas d’urgence existantes en raison de la complexité et de la nature évolutive de la situation d’urgence et de sa durée prolongée,
   • être soutenue (bien qu’il n’y ait pas de durée minimale pour qu’une situation d’urgence soit considérée comme soutenue, le terme « soutenue » fait référence à l’émergence de besoins nouveaux, distincts et imprévus à mesure que la situation d’urgence évolue).

Remarque : aucune déclaration en vertu de la Loi sur les mesures d’urgence n’est nécessaire afin de permettre l’utilisation de la limite en cas d’USIN. De plus, une déclaration en vertu de la Loi sur les mesures d’urgence ne requiert pas que l’on demande ou que l’on utilise la limite en cas d’USIN.

Voir l’annexe A. Exemples d’une situation d’USIN du présent document pour obtenir des exemples de scénario dans lesquels l’utilisation de la limite en cas d’USIN peut être approuvée.

Le ou la ministre responsable de SPAC ou de SPC est la seule personne qui peut demander l’autorisation d’utiliser la limite en cas d’USIN lorsque son ministère n’est pas en mesure de mettre en œuvre la réponse du gouvernement à une situation d’USIN dans le cadre de ses pouvoirs actuels.

La demande devrait prendre la forme d’une lettre écrite.

Afin d’étayer la décision prise par la personne à la présidence du Conseil du Trésor, la demande écrite du ou de la ministre devrait comprendre au minimum les éléments suivants :

• la valeur des marchés pouvant être conclus dans le cadre de la limite en cas d’USIN;
• les résultats détaillés des consultations avec d’autres administrations (s’il y a lieu);
• la période d’application demandée pour la limite en cas d’USIN (accompagnée d’une justification détaillée si la période demandée est plus d’un an).

Il appartient à la personne à la présidence du Conseil du Trésor d’approuver la demande de la ou du ministre responsable de SPAC ou de SPC d’utiliser la limite en cas d’USIN et non de déterminer s’il s’agit ou non d’une situation d’urgence. 

Voir l’annexe B. Étapes à suivre pour obtenir l’autorisation d’utiliser la limite en cas d’USIN du présent document pour obtenir d’autres informations.

Dans le cadre de son examen de la demande d’utiliser la limite en cas d’USIN, la personne à la présidence du Conseil du Trésor bénéficierait du soutien des fonctionnaires du SCT. Elle peut également consulter d’autres ministres, organes (comme un comité du Cabinet) ou spécialistes si elle le juge utile. Le délai sera déterminé en fonction de la nature de la situation d’urgence et de l’étendue des consultations.

La personne à la présidence du Conseil du Trésor communiquera par écrit sa décision au ministre ou à la ministre qui a fait la demande, en précisant les conditions indiquées ci-dessous.

• La période d’application de l’approbation, en notant que des prolongations peuvent être accordées sous réserve d’une demande écrite.
• Des rapports sur les marchés, dont la fréquence des rapports, doivent être fournis au secrétaire adjoint ou à la secrétaire adjointe, Secteur des opérations gouvernementales (SOG), et les rapports doivent contenir les renseignements énumérés à l’annexe C.
• Un rapport sur les leçons apprises doit être fourni au secrétaire adjoint ou à la secrétaire adjointe du SOG dans les trois mois suivant l’expiration de la limite en cas d’USIN, y compris toute prolongation accordée, et doivent contenir les renseignements énumérés à l’annexe D. Le but de ce rapport est d’orienter toute modification de la limite en cas d’USIN ou du présent guide qui pourrait s’avérer nécessaire.

La personne à la présidence du Conseil du Trésor peut fixer d’autres conditions.

Pendant une situation d’USIN, tous les ministères doivent continuer de s’acquitter de leurs obligations légales et stratégiques, notamment les suivantes :

• assurer une saine gestion des ressources publiques;
• répondre aux exigences en matière de sécurité;
• répondre aux exigences en matière de langues officielles;
• assurer l’intégrité des fournisseurs;
• respecter les droits des Autochtones;
• invoquer comme il se doit toute exception commerciale ou stratégique applicable (par exemple, les accords commerciaux comprennent généralement des exceptions liées à la sécurité publique, à la sécurité nationale et aux situations d’extrême urgence).

L’autorisation d’utiliser la limite en cas d’USIN ne dispense pas les ministères de s’acquitter de ces obligations.

Pendant une situation d’USIN, tous les ministères doivent réagir dans un délai raisonnable pour assurer une vérification préalable et le contrôle des dépenses. Comme l’exige la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, les circonstances, la justification et le processus décisionnel doivent être bien documentés, notamment les décisions prises pendant la situation d’USIN et toute application non standard des politiques du Conseil du Trésor. Ces renseignements faciliteront le travail des organismes de surveillance comme le Bureau du vérificateur général.

Tous les ministères doivent garder à l’esprit qu’ils doivent, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et au Guide de la publication proactive des marchés, continuer de publier de façon proactive les marchés de plus de 10 000 $ pendant la situation d’USIN. Les ministères devraient faire preuve d’autant de transparence que possible sans compromettre la sécurité nationale ni la sécurité des renseignements personnels.

SPAC ou SPC devrait s’attendre à devoir présenter au SCT un rapport sur son utilisation de la limite en cas d’USIN tous les six mois, sauf si la personne à la présidence du Conseil du Trésor en décide autrement.

Selon la situation d’USIN, la réponse de la personne à la présidence du Conseil du Trésor peut contenir plus d’informations sur les exigences relatives aux éléments de données à utiliser ou au format ou à la fréquence des rapports. Le ou la secrétaire du Conseil du Trésor peut aussi modifier ces exigences ou fournir de nouvelles exigences.

Pour plus d’informations, voir l’annexe C. Éléments de données pour les rapports sur les marchés conclus dans le cadre d’une situation d’USIN du présent document.

Le rapport sur les leçons apprises a pour but d’obtenir l’information nécessaire pour être en mesure d’analyser la façon dont SPAC ou SPC a utilisé la limite en cas d’USIN et, ainsi, d’orienter les réponses futures en cas d’USIN et les modifications éventuelles de la limite ou du guide.

Ce rapport devrait tenir compte de la portée plus large de la période de la situation d’urgence en ce qui concerne les autorités contractantes. Il peut s’agir de la manière dont l’évolution de la situation d’urgence a contribué aux changements dans le volume ou la valeur des marchés conclus par SPAC, SPC ou les ministères clients pendant la durée de la situation d’USIN.

Le rapport devrait également indiquer si SPAC ou SPC auraient besoin de pouvoirs semblables à l’avenir ou si des améliorations internes de la capacité et des connaissances sur les processus d’approvisionnement accéléré ont réduit le besoin continu de procéder à des acquisitions d’urgence de grande valeur en réponse aux situations d’USIN.

Les données sur les marchés, y compris le nombre de marchés conclus par le ministère dans le cadre de la limite en cas d’USIN qui a dépassé les limites contractuelles de base prévues à l’annexe A.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, devraient être fournies dans le dossier du rapport.

Voir l’annexe D. Rapport sur les leçons apprises pour connaître les éléments que SPAC et SPC seraient amenés à fournir dans un rapport sur les leçons apprises.

Le ou la ministre responsable de SPAC ou de SPC peut demander par écrit à la personne à la présidence du Conseil du Trésor l’autorisation de prolonger l’utilisation de la limite en cas d’USIN.

La demande devrait être présentée au plus tard un mois avant l’expiration de la limite en cas d’USIN afin d’éviter toute interruption ou suspension de l’autorisation.

Une demande de prolongation devrait comprendre les éléments suivants :

• une explication de la raison pour laquelle la réponse du gouvernement à la situation d’urgence continue de nécessiter le recours à la limite en cas d’USIN;
• la durée de la prolongation demandée;
• une description des biens ou services qui seront probablement acquis dans le cadre du marché;
• les raisons pour lesquelles le recours à la limite en cas d’USIN sera nécessaire pour mener à bien ces acquisitions.

Il sera ainsi possible d’examiner l’évolution de la situation d’urgence et de déterminer s’il faut prolonger la durée de l’utilisation de la limite en cas d’USIN ou la laisser expirer.

Oui. Selon les dispositions actuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, SPAC et SPC ont le pouvoir de limiter la responsabilité des propriétaires d’entreprise, notamment de les indemniser pour les risques dont ils ont le contrôle dans une situation d’urgence contractuelle pressante, sous réserve de l’approbation du dirigeant principal ou de la dirigeante principale des finances (DPF).

Non. Cependant, si le ministère ne dispose pas de fonds supplémentaires suffisants, la personne à la présidence du Conseil du Trésor a le pouvoir délégué d’affecter des fonds provenant du crédit central du Conseil du Trésor pour répondre aux besoins urgents et imprévus de trésorerie liés à une situation d’USIN. Cette affectation éliminerait la nécessité immédiate d’approuver le budget des dépenses révisé.

Pour demander l’accès au crédit 5 du Conseil du Trésor, les DPF des organisations qui sollicitent ces fonds devraient inclure les éléments suivants dans une demande écrite adressée au ou à la secrétaire aux fins d’examen par la personne à la présidence du Conseil du Trésor :

• de l’information indiquant l’appui de leur ministre responsable;
• le montant du crédit 5 du Conseil du Trésor demandé;
• la source de fonds approuvée pour financer la demande;
• une justification démontrant que l’organisation ne disposera pas d’autorisations votées suffisantes pour satisfaire aux exigences contractuelles (par exemple, le flux de trésorerie du crédit à partir duquel les montants seront versés à SPAC ou à SPC);
• le plan visant à obtenir l’approbation finale du Conseil du Trésor et du Parlement pour le remboursement de l’affectation du crédit 5 du Conseil du Trésor s’il n’y a pas encore d’autorisation de crédit valide du Conseil du Trésor;
• un aperçu des risques, des approbations en suspens ou de tout autre élément qu’il convient de signaler.

Si un ministère prévoit qu’il aura besoin de fonds supplémentaires dès le départ, il faut inclure l’information ci-dessus dans la lettre pour demander l’autorisation d’utiliser la limite en cas d’USIN. Il faut joindre cette information à la lettre, accompagnée d’une attestation du ou de la DPF certifiant que l’organisation n’a pas d’autres fonds à sa disposition.

Si la demande de fonds supplémentaires concerne un ministère autre que SPAC ou SPC, elle devrait être soumise séparément au SCT.

La personne à la présidence du Conseil du Trésor a le pouvoir délégué d’ajouter un élément dans le budget des dépenses afin de faciliter le remboursement des fonds accordés dans le cadre d’une demande au titre du crédit 5 du Conseil du Trésor pour une situation d’USIN si aucune autorisation n’est en place.

Le rapport sur les leçons apprises devrait comprendre les éléments indiqués à l’annexe D du présent guide.

Toute autre question peut être adressée au personnel chargé des demandes de renseignements du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Remarque : si la nature de la situation d’USIN ne permet pas d’utiliser les méthodes de communication habituelles, veuillez suivre le processus de continuité gouvernementale des activités de votre ministère.