Directive sur le filtrage de sécurité

Veille à ce que le filtrage de sécurité au gouvernement du Canada soit effectué d’une manière efficace, rigoureuse, uniforme et équitable, et permet d’améliorer la transférabilité du filtrage de sécurité d’un ministère à l’autre.
Modification : 2025-01-07

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Annexe B. Procédures obligatoires pour la gestion des renseignements personnels aux fins de filtrage de sécurité

B.1 Date d’entrée en vigueur

  • B.1.1Les présentes procédures entrent en vigueur le 6 janvier 2025.

B.2 Procédures

  • B.2.1Les présentes procédures fournissent des renseignements sur les exigences énoncées aux paragraphes 4.1.1.1, 4.1.1.4 et 4.1.1.5, 4.1.1.6, 4.6.1, 4.6.3 et 4.6.4 de la Directive sur le filtrage de sécurité.
  • B.2.2Voici les procédures obligatoires.

    La sécurité des renseignements personnels

    Collecte et création de renseignements personnels : fichiers de renseignements personnels

    Formulaires et modèles de filtrage de sécurité

    • B.2.2.3Recueillir des renseignements personnels en utilisant les formulaires et les modèles prescrits par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

    Consentement concernant la collecte, l’utilisation et la communication

    • B.2.2.4Conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements, obtenir un consentement éclairé de ce qui suit :
      • B.2.2.4.1de la personne; ou
      • B.2.2.4.2du parent ou tuteur légal lors d’un filtrage de sécurité pour des personnes de moins de 18 ans.

    Absence de consentement ou d’information

    • B.2.2.5Lorsqu’une personne ne donne pas son consentement, qu’elle le retire ou qu’elle ne fournit pas les renseignements requis pour le filtrage de sécurité, cesser les activités de filtrage et :
      • B.2.2.5.1lorsque le filtrage de sécurité porte sur un filtrage de sécurité initial ou amélioré :
        • B.2.2.5.1.1informer la personne que :
          1. le filtrage de sécurité ne peut avoir lieu sans le consentement ou les renseignements requis;
          2. le défaut de fournir le consentement et les renseignements requis aura pour effet que la personne concernée ne sera plus prise en considération pour la nomination, le poste, le contrat, l’affectation ou toute autre entente en question;
        • B.2.2.5.1.2annuler le processus de filtrage pour des raisons administratives jusqu’à ce que le consentement et les renseignements requis soient obtenus;
        • B.2.2.5.1.3aviser l’autorité contractante lorsque le filtrage de sécurité est mené à l’appui d’un contrat.
      • B.2.2.5.2lorsque le filtrage de sécurité concerne une mise à jour :
        • B.2.2.5.2.1informer et consulter le gestionnaire de la personne;
        • B.2.2.5.2.2évaluer le risque associé au maintien en poste de la personne;
        • B.2.2.5.2.3quand la personne ne fournit pas les renseignements requis, et que le filtrage de sécurité :
          1. ne peut être effectué en raison des renseignements manquants; ou
          2. ne peut être effectué avant l’expiration de la cote ou de l’autorisation; et
          3. présente un risque de sécurité inacceptable pour le ministère ou le gouvernement du Canada :
          • B.2.2.5.2.3.1consulter la direction des ressources humaines ou informer l’autorité contractante;
          • B.2.2.5.2.3.2suspendre la cote ou l’autorisation et entamer une révision pour motif valable; ou
        • B.2.2.5.2.4lorsqu’une personne ne donne pas son consentement ou le retire :
          • B.2.2.5.2.4.1documenter le refus de la personne et aviser cette dernière des conséquences du défaut de fournir le consentement;
          • B.2.2.5.2.4.2suspendre la cote ou l’autorisation de la personne;
          • B.2.2.5.2.4.3révoquer la cote ou l’autorisation de la personne 30 jours après la suspension si le consentement n’a toujours pas été fourni.

    Gestion des dossiers de filtrage de sécurité

    • B.2.2.6Créer et tenir à jour un dossier pour chaque personne faisant l’objet d’un filtrage de sécurité contenant des renseignements personnels pertinents, notamment :
      • B.2.2.6.1copies numériques ou papier original des formulaires et des questionnaires sur le filtrage de sécurité dûment remplis;
      • B.2.2.6.2résultats pertinents de toutes les activités de filtrage de sécurité, vérifications, enquêtes et évaluations, tous datés;
      • B.2.2.6.3analyse des résultats et de tout conseil ou toute recommandation à l’appui de la prise de décisions;
      • B.2.2.6.4décisions d’octroi, d’octroi sous conditions, de refus, de révocation, de suspension en attendant une enquête ou d’annulation pour des raisons administratives d’une cote ou d’une autorisation de sécurité;
      • B.2.2.6.5renseignements pertinents liés aux conditions, à l’accès temporaire, à la révision pour motif valable ou à l’enquête, et à toute décision qui en découle.
    • B.2.2.7Mettre à jour les dossiers de filtrage de sécurité dans les cas suivants :
      1. Un changement dans la situation personnelle de la personne est signalé, comprenant au moins un des éléments suivants :
        1. changement de statut du casier judiciaire;
        2. démêlés avec la justice;
        3. association avec des criminels;
        4. changement significatif de la situation financière;
        5. changements supplémentaires dans le statut personnel ou juridique d’une personne lorsqu’elle travaille pour une organisation de sécurité ou de renseignement.
      2. Un changement est apporté à la cote ou à l’autorisation de sécurité de la personne;
      3. La cote ou l’autorisation de sécurité de la personne est susceptible d’être revue pour un motif valable.
      4. Une décision est prise par rapport aux éléments ci-dessus.
    • B.2.2.8Veiller à ce que les résultats d’enquêtes propres à un ministère, qui sont effectuées au moyen de sources de données et d’indices propres au ministère, soient uniquement inclus dans le dossier de filtrage de sécurité d’une personne lorsqu’ils sont utilisés pour dissiper un doute.
    • B.2.2.9Retirer des dossiers de filtrage de sécurité les renseignements ayant trait aux actes criminels pour lesquels la personne a obtenu une suspension de son casier, et les éliminer.

    Transfert des dossiers de filtrage de sécurité

    • B.2.2.10Rendre le dossier de filtrage de sécurité de la personne accessible pour faciliter le mouvement temporaire ou définitif :
      • B.2.2.10.1d’une personne au sein d’un ministère ou entre ministères;
      • B.2.2.10.2d’un entrepreneur entre des contrats.
    • B.2.2.11Transférer le dossier de filtrage de sécurité d’une personne :
      • B.2.2.11.1sur demande et en temps opportun;
      • B.2.2.11.2lorsqu’elle change définitivement de ministère;
      • B.2.2.11.3conformément aux exigences relatives à la réactivation et à l’expiration;
      • B.2.2.11.4sauf dans les situations suivantes :
        • B.2.2.11.4.1 toute évaluation de la sécurité classifiée du SCRS, qui doit être retournée au SCRS :
          • B.2.2.11.4.1.1  informer le dirigeant principal de la sécurité du ministère destinataire de l’existence de l’évaluation;
        • B.2.2.11.4.2 une inscription d’absolution obtenue en vertu de l’article 730 du Code criminel ne doit pas être :
          1. transféré à un autre ministère, y compris la reconnaissance de l’existence du dossier;
          2. divulgué, y compris le fait que l’absolution a eu lieu, à moins d’avoir reçu l’approbation préalable du ministre de la Sécurité publique si :
            1. plus d’un an s’est écoulé depuis l’absolution inconditionnelle de la personne;
            2. plus de trois ans se sont écoulés depuis que la personne a été absolue selon les conditions prévues dans l’ordonnance de probation.
    • B.2.2.12À la réception d’un dossier de filtrage de sécurité transféré :
      • B.2.2.12.1mettre à jour les activités de filtrage de sécurité lorsque :
        1. les résultats dépassent la période de validité;
        2. des éléments de preuve donnent à penser que le filtrage de sécurité n’a pas été effectué auparavant conformément à la présente Directive;
        3. la cote ou l’autorisation a des conditions;
        4. les résultats des vérifications du casier judiciaire, des vérifications des dossiers policier ou des évaluations de la sécurité ont été retirés du dossier;
        5. le dossier contient des renseignements défavorables pouvant représenter un risque pour la sécurité du ministère destinataire;
      • B.2.2.12.2consigner les raisons du refus de la cote ou de l’autorisation actuelle dans un dossier de filtrage de sécurité transféré, et reprendre le filtrage de sécurité de la personne.
    • B.2.2.13Lors du transfert de l’autorisation de sécurité d’une personne, aviser le SCRS au moyen du formulaire 4160 – Avis de changement de l’autorisation de sécurité du SCRS.

    Désactivation et réactivation

    • B.2.2.14Désactiver une cote ou une autorisation de sécurité valide lorsque :
      • B.2.2.14.1un employé :
        1. a pris sa retraite ou que son emploi a pris fin d’une autre manière,
        2. a pris un congé autorisé du gouvernement du Canada d’une durée supérieure à :
          1. deux ans pour une cote;
          2. un an pour une autorisation;
        3. s’est absenté sans autorisation du gouvernement du Canada pendant plus de 30 jours;
      • B.2.2.14.2un entrepreneur ou une autre personne a été exclu du contrat ou d’un autre entente; ou
      • B.2.2.14.3le contrat ou l’autre entente est achevé, annulé ou résilié.
    • B.2.2.15Réactiver la cote ou l’autorisation de sécurité :
      • B.2.2.15.1uniquement si la période de validité initiale n’est pas terminée; et
      • B.2.2.15.2si un employé redevient actif et n’a pas :
        1. passé plus de deux ans sans cote de sécurité valide;
        2. passé plus d’un an sans autorisation de sécurité valide; ou
      • B.2.2.15.3si un entrepreneur ou une autre personne n’a pas :
        1. passé plus de deux ans sans cote de sécurité valide;
        2. passé plus d’un an sans autorisation de sécurité valide;
        3. passé plus d’un an sans cote ou autorisation d’accès au site valide.
    • B.2.2.16Lors de la réactivation d’une cote ou d’une autorisation :
      • B.2.2.16.1Revalider l’information confirmant l’identité.
      • B.2.2.16.2Exiger que les personnes rendent compte de leurs activités pendant la période d’absence et des circonstances entourant leur départ.
      • B.2.2.16.3Ne pas prolonger la période de validité.
      • B.2.2.16.4Ne pas réactiver une cote ou une autorisation de sécurité et répéter le filtrage de sécurité dans les cas suivants :
        • B.2.2.16.4.1 les circonstances entourant le départ impliquent ce qui suit :
          1. révision pour motif valable;
          2. suspension en attente de l’issue d’une enquête;
          3. une résolution des doutes en suspens;
          4. motifs disciplinaires;
        • B.2.2.16.4.2 le dossier contient des renseignements ou des conditions défavorables.
        • B.2.2.16.4.3 La cote ou autorisation de sécurité a dépassé sa période de validité.
    • B.2.2.17Annuler pour des raisons administratives une cote ou une autorisation de sécurité ou une autorisation d’accès à un site, une fois que la période de réactivation de la personne s’est écoulée et que le dossier est resté inactif.

    Conservation et élimination des dossiers

    • B.2.2.18Conserver les dossiers de filtrage de sécurité des personnes contenus dans :
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