Guide sur les paiements à titre gracieux et des versements à titre gratuit

La Directive sur les paiements définit un paiement à titre gracieux comme étant un :

« paiement de secours versé par l’État accordé seulement dans le cas où il n’existe aucun instrument législatif, réglementaire ou stratégique pour effectuer un tel paiement. Le paiement est effectué dans l’intérêt public au titre de pertes subies ou de dépenses engagées dans les cas où l’État n’a aucune obligation juridique ou autre, ou lorsque le réclamant n’a droit à aucun paiement ni à aucune forme d’indemnisation ».

Les paiements à titre gracieux devraient être gérés avec prudence étant donné qu'ils s'apparentent étroitement à des cadeaux. Voici les principaux points à prendre en considération pour l'utilisation des paiements à titre gracieux :

• les paiements à titre gracieux ne devraient être utilisés que dans des circonstances exceptionnelles ou d'urgence;
• les paiements à titre gracieux ne sont pas destinés à servir de mécanisme pour exécuter un programme et ne sont pas appropriés pour effectuer des paiements récurrents;
• les fins auxquelles le paiement à titre gracieux est destiné doivent relever du mandat du ministère;
• un paiement à titre gracieux ne peut pas être utilisé s'il y a des restrictions légales en ce sens (par exemple, la loi habilitante d'un ministère peut interdire d'effectuer des paiements pour certaines dépenses, comme le paiement d'intérêts);
• des paiements à titre gracieux ne devraient pas être utilisés pour traiter les réclamations ou les situations où des obligations juridiques existent (se reporter au Guide sur les réclamations pour de plus amples renseignements).

Le tableau 1 présente les diverses autorités auxquelles il faut recourir pour le versement d'un paiement à titre gracieux. S'ils envisagent d'effectuer un paiement à titre gracieux, les dirigeants principaux des finances (DPF) devraient consulter leurs services juridiques. Ils peuvent également consulter le secteur des programmes pertinent au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le Bureau du contrôleur général pour déterminer l'autorité compétente.

En tant que mandataires de l'État, les ministres peuvent être en mesure d'exercer le pouvoir de l'État d'autoriser des paiements à titre gracieux relativement aux questions relevant de leurs mandats.

Lorsqu'il souhaite effectuer un paiement à titre gracieux en vertu d'une autorité ministérielle, le DPF du ministère devrait confirmer que :

• l'équipe des services juridiques du ministère a déterminé que le paiement à titre gracieux proposé s'inscrit dans le mandat du ministère;
• le Bureau du contrôleur général a été consulté et a formulé des commentaires sur les politiques et procédures de gestion financière applicables.

Le ministre doit aviser, par écrit, le président du Conseil du Trésor lorsque le paiement à titre gracieux a été effectué. Dans sa lettre au président, le ministre devrait indiquer pourquoi le paiement à titre gracieux a été fait, à qui il a été fait, ainsi que le montant et la nature du paiement.

La décision d'utiliser les mécanismes ci-dessous devrait être évaluée au cas par cas.

• Autorité du Conseil du Trésor : le ministère peut demander au Conseil du Trésor d'autoriser le paiement conformément au Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux [(C.P. 1991-8/1695), septembre 1991] (voir l'annexe du présent guide), au moyen d'une présentation au Conseil du Trésor.
• Décret du gouverneur en conseil : le ministère peut demander une autorisation du paiement par l'intermédiaire d'un décret précis du gouverneur en conseil au moyen d'une présentation au gouverneur en conseil.

Le secteur des programmes pertinent du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait être consulté avant et pendant l'élaboration de la présentation au Conseil du Trésor ou de la présentation au gouverneur en conseil visant un paiement à titre gracieux.

Afin de déterminer le montant approprié d'un paiement à titre gracieux, les gestionnaires doivent tenir compte des éléments suivants :

• les coûts sous-jacents des montants payés dans des situations comparables;
• ce qui est juste dans les circonstances;
• les facteurs contributifs, y compris les actions ou les omissions du bénéficiaire potentiel.

Le gestionnaire délégué du ministère devrait également déterminer si le bénéficiaire peut recevoir une indemnisation d'autres sources raisonnables telles que les suivantes :

• des lois fédérales ou provinciales;
• des programmes privés ou publics;
• des dispositions contractuelles;
• des clauses d'une assurance commerciale ou des mécanismes de recouvrement auprès d'un tiers.

Tous les paiements à titre gracieux sont déclarés dans les Comptes publics du Canada au cours de l'exercice pendant lequel ils ont été versés aux bénéficiaires, conformément à la section « Procédures des Comptes publics du Canada » du Manuel du receveur général. En vertu de l'alinéa 3(l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les paiements à titre gracieux sont des avantages facultatifs et ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Les versements à titre gratuit sont des paiements volontaires pour des services rendus versés à une personne qui n’est pas un employé du gouvernement, et à qui des paiements ne sont pas légalement ou traditionnellement exigés. Ils ne sont pas destinés à être utilisés fréquemment ou comme un mécanisme pour exécuter un programme, particulièrement sur une base permanente. Des cadeaux de remerciement offerts à des conférenciers bénévoles ou lors de consultations avec des groupes autochtones sont des exemples de versements à titre gratuit.

Les versements à titre gratuit ne constituent pas un mécanisme approprié pour obtenir des services. En règle générale, les versements à titre gratuit sont effectués par les ministères pour montrer leur gratitude. Ils ont une faible valeur individuelle et peuvent être faits sous forme monétaire ou de biens. Il faut demander des autorisations spéciales avant d’effectuer le versement à titre gratuit, que ce soit fait sous forme monétaire ou de biens. Lorsqu’ils prennent la forme monétaire, ils peuvent être effectués au titre d’un programme de paiements de transfert.

En résumé, les versements à titre gratuit :

• ne représentent pas un contrat de service;
• ne sont pas un droit, puisqu'aucun paiement n'est attendu pour les services rendus;
• ne sont pas des paiements récurrents à la même personne.

La figure 1 présente un arbre de décision pour aider les ministères à déterminer le moyen le plus approprié d'effectuer les paiements en question. Les sous-sections suivantes contiennent des renseignements détaillés sur le choix du mécanisme de paiement approprié à utiliser.

Figure 1 - Arbre de décision pour déterminer le mécanisme de paiement approprié

Figure 1 - Version textuelle

La figure 1 commence par une première question : « le paiement est-il sous forme monétaire ou de biens? »

Si la réponse est sous forme monétaire, la prochaine question est la suivante : « le but de la transaction est-il d’offrir une rémunération pour des services rendus? » Si la réponse est oui, envisager le recours à un contrat.

Si la réponse à cette question est non, la prochaine question est la suivante : « le paiement peut-il être effectué au titre d’un programme de paiements de transfert? »

Si la réponse à cette question est oui, le paiement constitue une dépense admissible selon les modalités d’un programme de transfert.

Si la réponse est non, consultez les services juridiques du ministère pour connaitre les autorisations pour les versements à titre gratuit. Cette autorisation peut se trouver dans la législation du programme ou du ministère, ou être obtenue par l’entremise d'un décret ou d’une présentation au Conseil du Trésor.

Si la réponse à la première question est sous forme de biens, la prochaine question est la suivante : « le paiement peut-il être effectué en vertu d’une banque de cadeaux existante? »

Si la réponse à cette question est oui, conclure un protocole d’entente avec l’autre ministère afin d’avoir accès à sa banque de cadeaux et faire transférer le bien ou les biens.

Si la réponse est non, un décret pourrait être requis pour transférer des biens publics à un ou plusieurs bénéficiaire(s) (voir le paragraphe 61[2] de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Les ministères qui effectuent des paiements sous forme de biens (par exemple, cadeau) sont assujettis à l'article 61 de la Loi sur la gestion des finances publiques concernant l'aliénation de biens publics. Par conséquent, les ministères doivent obtenir une approbation pour le transfert par les moyens suivants :

• un décret en conseil pour le transfert de biens publics;
• une banque de cadeaux existante (un protocole d'entente est nécessaire si la banque de cadeaux concernée est détenue par un autre ministère).

Les versements à titre gratuit sous forme monétaire ne devraient être envisagés qu’après avoir examiné la pertinence de procéder avec un contrat de service. Un contrat de service devrait être établi lorsque l’on s’attend à ce qu’une rémunération soit accordée pour un service rendu, même dans les cas où le paiement peut être négligeable. Des contrats de service devraient aussi être envisagés lorsque le paiement est de nature permanente ou récurrente (c’est-à-dire que la même personne reçoit des paiements répétés). Les gestionnaires ministériels devraient consulter la Politique sur les marchés et leur fonction d’approvisionnement afin de déterminer le type de contrat qui s’impose (verbal ou par écrit).

Ce type de versements devrait toujours être gratuit. La décision de faire un versement à titre gratuit ne devrait avoir aucune influence sur la décision de la personne de participer ou de donner de son temps. Il n’y a aucune obligation légale de faire le paiement, et le bénéficiaire n’a pas de droit légal au paiement.

L’autorisation d’émettre des versements à titre gratuit se trouve dans les lois du programme ou du ministère, ou dans une autre approbation spéciale comme le décret. Les gestionnaires ministériels devraient consulter leurs services juridiques afin de confirmer l’autorisation d’effectuer des versements à titre gratuit.

Les versements à titre gratuit peuvent être effectués dans le cadre d’un programme de paiements de transfert lorsqu’une telle dépense est inscrite comme dépense admissible aux termes des modalités (voir la Politique sur les paiements de transfert).