Archivée [2020-04-01] - Directive sur la gestion du rendement

La présente directive vise à valoriser l'importance attachée par les gestionnaires, les employés et leurs organismes au maintien d'une culture axée sur la recherche d'un rendement élevé au sein de la fonction publique.

5.2.1 Créer un milieu de travail sain respectant les valeurs de la fonction publique et favorisant le leadership, la détermination et l'obtention de résultats;

5.2.2 Veiller à ce que les employés soient productifs, qu'ils fournissent un excellent service aux Canadiens et qu'ils possèdent les connaissances, les habiletés, les comportements, les compétences et la détermination nécessaires afin de s'acquitter de leurs tâches;

5.2.3 Examiner et régler rapidement les cas de rendement insatisfaisant dans les organismes;

5.2.4 Tenir à jour les dossiers sur le rendement des employés au sein des organismes et conformément à la Directive sur la tenue de documents, au Cadre stratégique pour l'information et la technologie, à la Politique sur la gestion de l'information et à la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information;

5.2.5 Faire en sorte que les gestionnaires se sentent adéquatement épaulés dans leurs organismes respectifs et fassent preuve des habiletés nécessaires pour gérer les cas difficiles de rendement des employés;

5.2.6 Veiller à ce que les régimes d'examen du rendement des organismes soient justes, équitables et appliqués de façon uniforme dans toute l'administration publique centrale.

6.1.1 Tenir des dossiers relatifs à la distribution des résultats de l'évaluation du rendement des employés dans l'organisme;

6.1.2 Procéder chaque année à une autoévaluation de la qualité de l'exercice de gestion du rendement de leur organisme;

6.1.3 Établir un programme de gestion du rendement de l'employé qui répondra au minimum aux conditions suivantes :

• un système de reconnaissance qui permettra de reconnaître tant officiellement qu'officieusement les employés affichant un bon rendement;
• des objectifs annuels de rendement conclues avec tous les employés et incluant des engagements conformes aux priorités du gouvernement du Canada, des objectifs de rendement et les comportements attendus ainsi que les plans d'apprentissage ou de perfectionnement;
• une échelle ou des échelles d'évaluation adaptées à l'organisme et aux tâches et niveaux des employés;
• des évaluations annuelles écrites du rendement de tous les employés (à l'exception de ceux en période de stage, dont l'évaluation doit avoir lieu durant cette période). Ces évaluations annuelles doivent avoir lieu à la fin de chaque exercice et indiquer où l'employé se situe sur l'échelle d'évaluation établie, compte tenu des résultats atteints, et de quelle manière ces résultats ont été atteints;
• un examen semestriel du rendement de chaque employé (à l'exception de ceux en période de stage) dans le cadre d'un échange informel afin d'examiner les réalisations par rapport aux engagements en matière de rendement, de rajuster les engagements, au besoin, d'obtenir et d'offrir des commentaires et de modifier les plans d'apprentissage, s'il y a lieu;
• une surveillance active des périodes de stage, y compris des attestations selon lesquelles les employés ont réussi leurs périodes de stage;
• Déterminer les cas de rendement insatisfaisant le plus tôt possible et prendre au moins l'une des mesures suivantes, selon le cas :
  • Élaborer et surveiller à des intervalles réguliers un plan d'action pour améliorer le rendement et que ce plan inclue des objectifs de rendement, des comportements attendus et des jalons à atteindre
  • Retenir la prochaine augmentation de salaire prévue pour l'employé
  • Rétrograder l'employé
  • Licencier l'employé
• Toute mesure parmi celles énumérées ci–dessus peut être prise en tout temps au cours du cycle d'évaluation du rendement si, de l'avis de l'administrateur général, elle se justifie par le rendement insatisfaisant de l'employé.
• Le temps écoulé entre la détermination du rendement insatisfaisant et le congédiement ne devrait pas dépasser 18 mois sauf si, de l'avis de l'administrateur général, les circonstances justifient une plus longue période.
• De telles circonstances peuvent inclure mais sans s'y limiter l'obligation d'accommodement ou le fait que l'employé est en congé.
• Garder les dossiers écrits confirmant chaque étape prise pour gérer le rendement de l'employé ainsi que l'avis officiel envoyé à l'employé pour l'informer des répercussions et des prochaines étapes

6.1.4 Incorporer aux programmes de gestion du rendement un comité d'examen ministériel et un processus d'examen des évaluations du rendement effectuées:

• Revoir chaque année le dossier des employés qui ont surpassé les attentes pour s'assurer :
  • qu'un plan de gestion des talents a été établi pour l'employé et que ce plan comprend des perspectives d'affectations de perfectionnement;
  • qu'on a envisagé la possibilité de souligner les efforts de l'employé, de façon régulière officiellement et officieusement;
  • que les capacités et les compétences de l'employé sont prises en compte dans le contexte de la planification des RH et de la planification de la relève.
• Revoir chaque année, ou au besoin, le dossier des employés qui n'ont pas répondu aux attentes pour s'assurer :
  • qu'un plan d'action a été établi pour l'employé et que ce plan comprend des jalons à atteindre et des mesures concrètes à prendre;
  • que le gestionnaire de l'employé présente des mises à jour, telle que requise, concernant la mise en œuvre du plan d'action;
  • que si le rendement de l'employé ne s'est pas amélioré dans les jalons établis dans le plan d'action, le gestionnaire devra présenter des plans envisageant la rétrogradation, le licenciement ou la retenue des augmentations de salaire;
  • que toutes les mesures de suivi concernant l'employé sont bien consignées.
• Revoir, au besoin, les dossiers des employés pour lesquels le gestionnaire a recommandé une rétrogradation, un licenciement ou une retenue des augmentations de salaire en raison d'un rendement insatisfaisant, pour s'assurer :
  • qu'une approche uniforme et juste est adoptée dans l'ensemble de l'organisation pour traiter les cas de rendement insatisfaisant;
  • qu'aucune autre option n'existe en ce qui concerne l'employé.

6.2.1 Reconnaissent l'excellence en matière de rendement;

6.2.2 Offrent du soutien aux employés afin qu'ils se sentent valorisés dans la réalisation de la mission de l'organisme;

6.2.3 Possèdent les compétences nécessaires, incluant l'encadrement et le mentorat, pour gérer un effectif diversifié;

6.2.4 Soient évalués en fonction de leur rendement en matière de gestion des employés qui relèvent d'eux, en conformité avec la présente directive;

6.2.5 Reçoivent la formation et le soutien dont ils ont besoin pour gérer efficacement le rendement des employés, notamment une formation en gestion du rendement telle que déterminée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Cette formation :

• doit être intégrée à tous les objectifs génériques en fonction desquels on peut évaluer le rendement;
• doit être réussi par l'ensemble des gestionnaires et superviseurs qui sont responsables de l'évaluation du rendement des employés et afin que les gestionnaires et superviseurs puissent obtenir et conserver leurs pouvoirs subdélégués en matière de ressources humaines.

6.2.6 Concluent avec chacun des employés relevant directement d'eux, y compris les employés en période de stage, des objectifs de rendement annuels qui comprennent au minimum :

• des engagements liés aux priorités du gouvernement du Canada et de l'organisme;
• au moins un engagement suggéré par l'employé;
• les comportements attendus;
• les plans d'apprentissage ou de perfectionnement;

6.2.7 Offrent aux employés les outils, la formation et le mentorat dont ils ont besoin pour satisfaire aux exigences en matière de connaissances, d'habiletés, de compétences et d'engagement nécessaires à l'exécution de leurs tâches;

6.2.8 Renforcent le rendement individuel des employés grâce à des échanges constants et des commentaires, de l'encadrement et du mentorat offerts avec honnêteté et respect.

6.3.1 S'efforcent d'atteindre l'excellence en matière de rendement;

6.3.2 Saisissent la mission et les objectifs du gouvernement du Canada et de leur organisme et comprennent que la gestion du rendement est un partenariat et une responsabilité qu'ils partagent avec leurs gestionnaires;

6.3.3 Participent activement au programme de gestion du rendement en conformité avec leurs droits en matière de langue de travail;

6.3.4 Aient les connaissances, les habiletés, les compétences, les comportements requis (y compris la constance et le comportement respectueux attendus dans un milieu de travail professionnel) et la détermination nécessaires pour exécuter leurs tâches et pour respecter les valeurs et l'éthique dans la fonction publique fédérale;

6.3.5 Comprennent les conséquences d'un rendement insatisfaisant.

6.4. Les responsabilités des administrateurs généraux ou de leurs délégués sont les suivantes :

• exercer une surveillance pour s'assurer que l'organisme se conforme à la présente directive ainsi qu'aux normes connexes, apporter les mesures correctives requises, le cas échéant, et les déclarer au terme de leur processus d'examen interne ou d'évaluation;
• veiller à disposer de systèmes à jour pour saisir l'information qui leur permet de rendre compte comme il se doit au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor.

6.4.2 Les responsabilités du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines sont les suivantes :

• s'assurer que les ministères se conforment aux exigences de la présente directive et mènent un examen dans les cinq à huit ans qui suivent sa date d'entrée en vigueur;
• appuyer la promotion et la gestion efficace d'un effectif professionnel, éthique, qualifié, bien formé, diversifié et motivé pour servir la population canadienne;
• offrir aux personnes chargées de mettre en application la présente directive des conseils, des services d'interprétation ainsi que des lignes directrices et des outils administratifs;
• établir, tenir à jour et publier les Normes de connaissances (en cours d'élaboration) destinées aux nouveaux employés et gestionnaires;
• coordonner l'échange de conseils et d'information concernant les pratiques exemplaires au sein de la fonction publique fédérale et au moyen du Tableau de bord de gestion pour la fonction publique;
• fournir des ressources, des outils et des lignes directrices efficaces à l'appui de la gestion du rendement.