Ligne directrice sur la recherche de courriels chiffrés en réponse à des demandes de renseignements

Lorsqu’il faut effectuer une recherche de documents en vue de répondre à une demande de renseignements, une simple recherche par mots-clés dans une boîte de réception ne permet pas de faire ce qui suit :

• analyser l’information contenue dans le corps des courriels chiffrés;
• faire une recherche dans les pièces jointes des courriels chiffrés.

Dans une recherche par mot-clé simple, les courriels chiffrés n’apparaîtront dans les résultats de recherche que si les mots-clés utilisés dans la recherche se trouvent dans la ligne objet. Par conséquent, les employés doivent effectuer une recherche à la fois dans la ligne d’objet des courriels chiffrés et dans le contenu des courriels. Veuillez prendre note que la fonction de recherche dans la plupart des logiciels de courriel ne permet pas d’effectuer une recherche de texte dans les documents numérisés ou les images.

Il existe divers cas où les institutions gouvernementales sont obligées de chercher et de produire de l’information. Deux exemples méritent d’être soulignés :

• le processus de communication de documents dans le cas d’un litige;
• les demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans ces cas et dans d’autres, les institutions doivent déterminer, conserver et recueillir toutes les ressources documentaires pertinentes à la demande.

La politique du Conseil du Trésor^{Note en bas de page 1} et les pratiques de gestion de l’information (GI) exigent ce qui suit :

• les courriels ayant une valeur opérationnelle devraient être transférés le plus tôt possible à un dépôt ministériel désigné;
• les courriels transitoires doivent être régulièrement supprimés^{Note en bas de page 2}.

Tous les courriels chiffrés ayant une valeur opérationnelle devraient d’abord être déchiffrés et stockés dans le dépôt ministériel désigné d’une manière appropriée à la classification de sécurité et à la sensibilité des renseignements qu’ils contiennent. La présente ligne directrice a été élaborée afin de traiter des situations où les courriels chiffrés qui répondent à des demandes de renseignements demeurent dans une boîte de réception de courriel.

L’obligation de divulguer et de produire des documents s’étend à toutes les ressources documentaires, peu importe les critères ci-dessous :

• leur format (par exemple, électronique ou papier);
• leur statut, c’est-à-dire si elles sont considérées comme des ressources documentaires de valeur opérationnelle ou des documents transitoires;
• l’endroit où ils sont stockés.

Dans le cas des ressources documentaires qui existent sous forme de courriels chiffrés dans les boîtes de réception, le contenu de ces courriels chiffrés doit pouvoir faire l’objet d’une recherche afin de veiller à ce que tous les documents pertinents à une demande de renseignements soient déterminés, conservés et recueillis.

Grâce à des pratiques de la GI normalisées et rigoureuses, les institutions seront en mesure de déterminer, de conserver et de recueillir les ressources documentaires pertinentes lorsqu’elles reçoivent des demandes de renseignements d’une manière qui :

• est complète et rentable;
• réduit au minimum les perturbations dans les opérations ministérielles.

Afin de veiller à ce que tous les renseignements pertinents à une demande de communication de documents préalable ou à une demande de renseignements puissent être déterminés, il est recommandé que les institutions gouvernementales accomplissent ce qui suit :

1. Élaborer et mettre en œuvre des processus et des directives pour aider les utilisateurs à transférer des courriels de valeur opérationnelle, y compris des processus précis pour le transfert de courriels chiffrés de valeur opérationnelle, au dépôt ministériel désigné en temps voulu.
2. Élaborer et de mettre en œuvre des processus et des directives s’appliquant à la recherche dans le contenu des courriels chiffrés. Un exemple de processus de recherche dans le contenu des courriels chiffrés dans Outlook est fourni en annexe. Ce processus :
   • est présenté comme un exemple du genre de processus que les ministères devraient mettre en place pour la recherche de courriels;
   • ne représente pas le processus qu’ils doivent utiliser.
3. Fournir une formation et un soutien aux utilisateurs sur les processus adéquats pour les noms de domaine pour faire ce qui suit :
   • mener une recherche dans le contenu de courriels chiffrés en réponse à des demandes de renseignements;
   • transférer en temps opportun les courriels ayant une valeur opérationnelle au dépôt ministériel désigné.
4. Suivre les bons protocoles de la GI visant la gestion des courriels au départ d’un employé, y compris le décryptage de courriels ayant une valeur opérationnelle et le transfert de ces derniers à un dépôt ministériel désigné d’une façon qui respecte la classification de sécurité et la confidentialité de l’information contenue dans le courriel.

• Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l’information de la gestion de l’information (GI)
• Départ ou transfert d’un employé

Pour toute question au sujet de la présente ligne directrice, veuillez envoyer un courriel à l’adresse DPPN@tbs-sct.gc.ca.

Étape 1 : Avant de commencer à déchiffrer vos courriels, vérifiez qui a accès par procuration à vos dossiers de courriels afin de minimiser le risque d’accès non autorisé au dossier de recherche personnalisé que vous créerez pour vos courriels déchiffrés.

Étape 2 : Pour rendre les sources d’information chiffrées consultables, configurez un dossier de recherche personnalisé.

Étape 3 : Maintenant que vous avez configuré votre dossier de recherche personnalisé de courriels chiffrés et votre sous-dossier de recherche de courriels chiffrés, vous devez ouvrir une séance dans Entrust avant de pouvoir effectuer une recherche dans vos courriels chiffrés.

1. Ouvrez une séance Entrust en procédant de l’une des façons suivantes :
   • en cliquant sur l’icône Entrust Security;
   • en cliquant sur votre dossier de recherche personnalisé Courriels chiffrés ou sur un courriel chiffré.

   La fenêtre d’ouverture de séance Entrust Security Store s’affiche.

2. Dans la fenêtre de connexion, entrez votre mot de passe et cliquez sur OK. Vous serez alors en mesure de lire vos messages chiffrés. *Remarque : Il se peut que votre séance Entrust soit interrompue et qu’on vous demande de vous reconnecter à Entrust.

   

Étape 4 : Maintenant que vous êtes connecté à Entrust, vous devrez copier tous les courriels chiffrés du dossier de recherche personnalisé Courriels chiffrés dans le sous-dossier Courriels chiffrés de votre Boîte de réception.

1. Sélectionnez tous les courriels dans le dossier de recherche personnalisé Courriels chiffrés en entrant Ctrl + A. Copiez ensuite tous les courriels en entrant Ctrl + C.
2. Sélectionnez le sous-dossier Courriels chiffrés dans votre Boîte de réception et entrez Ctrl + V pour coller les courriels copiés dans le sous-dossier.
3. Il y a maintenant des copies de tous les courriels chiffrés dans votre boîte de réception dans un dossier (le sous-dossier Courriels chiffrés dans votre Boîte de réception).

Étape 5 : Maintenant que tous vos courriels chiffrés ont été copiés dans le sous-dossier Courriels chiffrés de votre Boîte de réception, vous devrez les déchiffrer avant de pouvoir effectuer une recherche dans leur contenu.

1. Dans votre boîte de réception, allez dans votre sous-dossier Courriels chiffrés et sélectionnez jusqu’à dix courriels chiffrés à la fois. Pour sélectionner des courriels, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez sur les courriels. Veuillez prendre note que vous ne pouvez pas déchiffrer plus de 10 courriels à la fois.

   

2. Pour déchiffrer les courriels que vous avez sélectionnés, sélectionnez l’onglet Sécurité Entrust dans le ruban Microsoft Outlook et cliquez sur l’icône Annuler la protection. Les courriels sélectionnés sont maintenant déchiffrés. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu’à ce que tous les courriels de votre sous-dossier Courriels chiffrés soient déchiffrés.

   

3. Afin de faciliter la recherche et le tri des courriels dans le sous-dossier Courriels chiffrés, agrandissez votre volet Liste de messages dans Outlook jusqu’à ce que le champ de recherche et le menu déroulant de votre Outlook apparaissent comme ils le font dans la figure ci-dessous.

   

4. À partir de votre sous-dossier Courriels chiffrés, cliquez sur le champ au-dessus des courriels qui indique Chercher un courriel chiffré (Ctrl + E), et saisissez votre terme de recherche. Veillez à ce que l’option Dossier courant soit sélectionnée dans le menu déroulant à droite du champ. Les résultats pertinents seront alors affichés.
5. Sous le champ de recherche et le menu déroulant se trouvent les en-têtes de colonne. Utilisez les colonnes existantes pour vous aider à trier vos résultats de recherche. Quelques rubriques utiles que vous devriez pouvoir voir incluent :
   • De
   • Objet
   • Reçu
   • Importance (!)
6. Une fois que vous avez terminé de préparer votre recherche, vous devez chiffrer à nouveau les courriels du sous-dossier Courriels chiffrés de votre Boîte de réception afin de protéger ces renseignements contre tout accès non autorisé potentiel, conformément à la Directive sur la gestion de la sécurité.
7. Dans le sous-dossier Courriels chiffrés, sélectionnez tous les courriels que vous avez déchiffrés en entrant Ctrl + A. Une fois que vous avez sélectionné tous les courriels qui doivent être chiffrés à nouveau, sélectionnez encore l’onglet Sécurité Entrust et cliquez sur le bouton Sécuriser. De cette façon, les courriels seront de nouveau chiffrés.
8. Une fois que vous avez rechiffré les courriels dans le sous-dossier Courriels chiffrés de votre boîte de réception, vous devez supprimer définitivement ce sous-dossier en sélectionnant le dossier Courriels chiffrés, puis en appuyant simultanément sur les touches MAJ + SUPPR.